Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 11. maj 2017 Referat af kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Lundebjerggård tirsdag den 2. maj 2017 kl i afdeling Lundebjergs selskabslokaler, Lundebjerggårdsvej 262 Deltagere Afbud Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Allan Bogholdt, Ingelise Buczio, Sven Levitin og Per Mortensen Repræsentantskabsmedlemmer Thomas Larsen, Anne Grethe Guldfeldt, Jette Bork, Yvonne Ahlgreen og Frederik Gylstorff Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Mogens Kjeldstrøm Pedersen og René Hansen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 16. marts Optagne lån i perioden 16. marts 2. maj Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år a. Valg af ny formand OBS! NYT PUNKT 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg b. Afdeling Ravnsletlund c. Boligorganisationen Lundebjerggård d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 6. Budget 2018 Orientering om administrationsbidraget for Renoveringsarbejder Status - renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg 8. Nybyggeri a. Opførelse af rækkehuse på børnehavens areal b. Ejendomskontor 9. Almenbos ordinære generalforsamling den 31. maj 2017 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Jette Bork) b. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse vælges af generalforsamlingen c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 10. Behandling af indkomne forslag 583

2 11. Valg af revisor 12. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 13. Fastsættelse af dato for næste møde 14. Eventuelt. ad 1 Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt og konstaterede, at mødet var indkaldt efter reglerne. ad 2 Godkendelse af referat fra det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 16. marts 2017 Referatet blev godkendt. ad 3 Optagne lån i perioden 16. marts 2. maj 2017 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Næstformanden oplæste nedenstående beretning udarbejdet af formanden: Så er der gået et år og vi står midt i mange udfordringer og der vil komme mange udfordringer i det nye år. Men jeg ved, at ejendomskontoret, afdelingsbestyrelsen og Almenbo vil klare disse udfordringer. Som formand vil jeg takke for kvartalsmødereferater fra Ravnsletlund, hvor det halter en del fra Lundebjerg. Jeg vil foreslå som nuværende formand og til hjælp til kommende formand og bestyrelsesmedlemmer, at årsberetningen bliver lavet om, så formanden vil lave den overordnede årsberetning, Almenbo vil lave en forretningsgennemgang og hver afdelingsbestyrelse vil lave en årsberetning om, hvordan det går i afdelingsbestyrelsen samt fremlægge regnskaber fra afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Jeg vil foreslå, at organisationsbestyrelsen vil få oprettet et rådighedsbeløb. Vi er tæt på at have det endelige forslag på plads til de nye boliger, hvor den gamle børnehave ligger. Der har været et par ekstra organisationsbestyrelsesmøder angående de nye boliger. Den sidste skitse, vi har fået fremlagt, ser meget god ud og bestyrelsen så ud til at være meget tilfredse med de nye boliger; Vi vil få nogle meget flotte og fremtidssikrede boliger. Vi har endelig fået fastlagt, hvor det nye ejendomskontor skal ligge, et meget godt forslag og så midt i Lundebjerg. Der har været forslået på parkeringspladsen ved opgang 14, i gavlen ved X, hvor der ligger nogle af ejendomsfunktionærenes garager, og den gamle børnehave skulle også have været foreslået som nyt ejendomskontor og til sidst var pensionistlokalerne i spil, hvilket mødte meget stor modstand. 584

3 Vi har fået hjemfaldspligten på plads, men mangler lige at få den hjem fra børnehavegrunden. Badeværelsesrenoveringen kan jeg forstå kører godt. Der har været en del rettelser, så de skulle være med i lejlighederne og i kælderen med rør. Genhusningen foregår godt, men der vil altid være nogle, som har problemer, men Finn og drengene klare disse problemer, så det kører. Vores loppemarked var igen i år meget hyggelig og de trofaste beboere var tilstede, dog manglede lidt fremmøde fra ejendomskontoret og Almenbo. Men pga. af regn var det ikke det store fremmøde. Vi har fået bygget et meget flot loppemarked op med nye telte, så der var plads til, at alle kunne sidde ned i tørvejr. Der mangler nogle flere borde/bænke i vores områder og at de har en bedre kvalitet. Jeg må rose alle i afdelingsbestyrelsen, NILS og alle de frivillige for den store indsats. På organisationsbestyrelsens vegne vil jeg gerne takke afdelingsbestyrelsen Lundebjerg og Ravnsletlund, ejendomskontoret, ejendomsfunktionærerne og hele Almenbo. Til sidst vil jeg gerne takke af for 15 år i boligdemokratiet i Lundebjerg. Jeg stopper, fordi at jeg ikke kan blive ved med at leje halvdelen af min bolig ud og når man ikke har en bolig i Lundebjerggård, kan man ikke forsætte som formand i den øverste bestyrelse. Lundebjerg er det eneste sted i Skovlunde, som jeg gerne vil bo i en lejebolig i, og jeg har været med til at gøre Lundebjerg til et skønt sted at bo. Jeg har et meget godt nummer på den interne liste og kommer nu på den eksterne liste, så der går nok år før jeg kommer tilbage til skønne Lundebjerg. Håber I vil passe godt på Lundebjerg og Ravnsletlund. Der var følgende kommentarer til beretningen: Administrationen gjorde opmærksom på, at beretningen ikke kan udarbejdes på den af formanden foreslåede måde, idet det er organisationsbestyrelsen, som skal evaluere administrationens arbejde og ikke administrationen, der skal evaluere sig selv. Regnskab over afdelingernes rådighedsbeløb skal fremlægges på afdelingsmødet og ikke på organisationsbestyrelsesmødet. Organisationsbestyrelsen budgetterer allerede med forbrug til møder, repræsentation m.v. Der blev spurgt om børnehavens hjemfaldspligt. Denne frikøbes i forbindelse med opførelse af boliger på børnehavens areal. Beretningen blev herefter godkendt. Idet det af beretningen fremgik, at formanden udtrådte af bestyrelsen, blev det besluttet at tilføje et nyt punkt 4a Valg af ny formand til dagsordenen. ad 4a Valg af ny formand Bestyrelsen valgte næstformand Allan Bogholdt som ny formand, der sidder den tidligere formands periode ud frem til

4 Suppleant Jette Bork træder ind som medlem af organisationsbestyrelsen og er på valg i efteråret Organisationsbestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Allan Bogholdt, formand Ingelise Buczio Sven Levitin Jette Bork Udpeget medlem: Per Mortensen indtil 31. december 2017 Frederik Gylstorff, suppleant ad 5 Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg Afdeling Lundebjergs regnskab anviser et overskud på kr., der primært skyldes, at der ikke skulle betales bidrag til dispositionsfonden samt et fald i forsikringspræmierne efter nyt udbud. Afdelingens leje blev reguleret pr. 1. januar 2016 med 16 kr. pr. m 2. Afdelingens gennemsnitsleje inkl. forbedringslejeforhøjelser og hjemfaldsydelse udgør herefter 766 kr. pr. m 2. Afdeling Lundebjergs regnskab for 2016 blev godkendt. b. Afdeling Ravnsletlund Afdeling Ravnsletlunds regnskab anviser et overskud på kr., der primært skyldes, at der ikke skulle betales bidrag til dispositionsfonden, fald i forsikringspræmierne efter nyt udbud samt mindre elforbrug på fællesarealer. Afdelingens leje blev ikke reguleret pr. 1. januar Gennemsnitslejen udgør 995 kr. pr. m 2. Afdeling Ravnsletlunds regnskab for 2016 blev godkendt. c. Boligorganisationen Lundebjerggård Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab har i 2016 et overskud på kr., der skyldes opskrivning af værdipapirer. Overskuddet er overført til arbejdskapitalen, der herefter udgør kr. pr Egenkapitalen udgør kr. pr Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab for 2016 blev godkendt. d. Sideaktiviteterne Regnskabet blev godkendt. e. Spørgeskemaet Spørgeskemaet blev godkendt. 586

5 f. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollatet blev godkendt. ad 6 Budget 2018 Boligorganisationens administrationsbidrag for 2018 udgør inkl. moms pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2018 på efterårsmødet. ad 7 Renoveringsarbejder Status renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg Renoveringen er godt i gang og der er nu renoveret ca. 1/3 af badeværelserne. Projektet forventes afsluttet marts Håndværkerne har oparbejdet en arbejdsrutine og udfører opgaverne hurtigere og med færre og mindre fejl og mangler. Der skal dog stadig være fokus på, at fejl og mangler ikke er tiltagende og udbedret korrekt. Entreprenøren ønsker at bevare den nuværende byggeplads, som ligger centralt og let at komme til i forhold til aflevering af materialer. Bestyrelsen udtrykte bekymring for om den store græsplæne, som så skal benyttes som transportvej for håndværkermateriel, ødelægges. Administrationen spørger entreprenøren om et forslag til en løsning, således at plænen ikke ødelægges. Svaret forelægges bestyrelsen. Der blev spurgt, om det er muligt at få lavet individuelle løsninger, f.eks. på de mindre badeværelser, hvor der er meget lidt afstand mellem toilet og håndklædetørrer. Det er desværre ikke muligt at indrette de små badeværelser mere hensigtsmæssigt end på nuværende. Vandmålere påsættes først, når badeværelsesrenoveringen er afsluttet. ad 8 Nybyggeri 587

6 a. Opførelse af rækkehuse på børnehavens areal Børnehaven har opsagt lejemålet pr. 1. januar 2018 dog med mulighed for forlængelse. Ballerup Kommune er i gang med at udarbejde ny lokalplan for arealet, hvor de 28 boliger med tilhørende parkeringspladser skal opføres. Lokalplanen forventes godkendt i oktober Administrationen afholder informationsmøde for beboerne, inden projektet offentliggøres i Ballerup Bladet. Administrationen vil ligeledes udarbejde et kort oplæg til hjemmeside, tekst-tv og til ophængning på info-tavlerne i opgangene i løbet af efterår/vinter. Anvisning og opskrivning til de nye boliger skal aftales med Ballerup Kommune. Administrationen foreslår, at boligerne førstegangsudlejes til boligorganisationens beboere efter anciennitet i afdelingen. Byggeudvalget skal på et kommende møde drøfte, hvordan støjforureningen fra beboerhuset kan mindskes. Byggeriet forventes at starte op i foråret 2018 og tage ca. 1 år. b. Ejendomskontor Der er taget kontakt til flere bygherrer, hvorfra tilbud afventes. Herefter skal bestyrelsen godkende projektet inden fremlæggelse på afdelingsmøderne i september ad 9 Almenbos ordinære generalforsamling den 31. maj 2017 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Jette Bork) Jette Bork blev genvalgt. b. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse vælges af generalforsamlingen Jette Bork blev valgt. c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Valgkort blev udleveret til bestyrelsesformanden. ad 10 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 11 Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt. ad 12 Meddelelser a. Fra Formanden Den nye formand havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingerne Afdeling Lundebjerg Formanden oplyste, at i afdeling Lundebjerg er pt 195 badeværelser færdigrenoverede. Der har fra januar til ultimo april 2017 været 24 fraflytninger i afdeling Lundebjerg, hvilket er et væsentligt højere antal end tidligere år. 588

7 Til referat kan oplyses at fraflytningerne er fordelt således: 7 husstande er flyttet i hus og udenbys, 3 husstande er flyttet på plejehjem, 1 byttelejemål, 5 husstande er flyttet internt og der er 3 dødsbo. Afdeling Ravnsletlund Afdelingen havde ingen meddelelser. c. Fra Kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. d. Administrationen Administrationen oplyste, at der er tilmeldt i alt 10 beboerdemokrater i Almenbo regi (heraf ingen fra boligorganisationen Lundebjerggård) til de almene boligdage, som afholdes i november 2017 i Århus. Almenbo oplyste, at tilfredshedsundersøgelsen er afsluttet og der er modtaget svar fra ca. 30% af alle lejemål. Den forholdsvis høje svarprocent giver et omfattende registreringsarbejde, men administrationen forventer, at en rapport ligger klar i løbet af maj Til referat kan oplyses, at der er modtaget svar fra 31% af afdeling Lundebjergs beboere og fra 50 % af afdeling Ravnsletlunds beboere. Almenbos årlige sommerarrangement sættes i bero på grund af for ringe fremmøde. Derudover afholdes der teambuilding-dag for de ansatte. Arrangementet finder sted fredag den 8. september og dagen betragtes som en arbejdsdag fra kl Almenbo har ansat Susanne Bagh som administrationsmedarbejder pr. 10. januar ad 13 Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde blev aftalt til mandag den 2. oktober kl ad 14 Eventuelt Der blev udtrykt tilfredshed med den nye LED-udendørsbelysning. Mødet sluttede kl Digitalt underskrevet af: Formand Allan Bogholdt Dirigent Claus Sieben Hansen Referent Lene Terpe 589