1. Indledning nyt i Sentinel s Hvis du ønsker historiske data slettet s Tag stilling til din opsætning af Sentinel s.

Transkript

1 VEJLEDNING til praktiserende øjenlæger Ny Sentinel Marts 2017 Indholdsfortegnelse 1. Indledning nyt i Sentinel s Hvis du ønsker historiske data slettet s Tag stilling til din opsætning af Sentinel s Tilmeld dig de regler for indsamling, som skal gælde i din klinik s Tilmelding til Pop-up s.6 6. Visning/ændring af registreringer s Quick-guide: Jeg skal fortsat rapportere til Diabase s Adgang til egne kvalitetsdata indgå databehandleraftale s Hvis du vil vide mere om, hvordan Sentinel fungerer s Hvis du har brug for hjælp s. 12 SUPPORT telefon: Sagsnr

2 VEJLEDNING 1) Indledning nyt i Sentinel Det er blevet lettere for lægen at administrere og kontrollere, hvilke data der gemmes lokalt, og hvilke data der udveksles. Alle de nye muligheder er at finde i administrationsmodulet, som er integreret i det journalsystem, der benyttes i praksis. Funktionaliteten i Sentinel er den samme som hidtil, hvis du har brug for nærmere beskrivelse heraf se bagerst i denne vejledning. Der er lavet funktioner i Sentinel, som gør det meget nemmere og mere synligt for den dataansvarlige læge i egen klinik at kontrollere programmet. Det er de øjenlæger, der er indehavere af et ydernummer, der er dataansvarlig læge. Hvis der fx er 2 øjenlæger, der ejer et ydernummer i fællesskab, er begge således dataansvarlige. Når man tager stilling til opsætning af administrationsmodulet og underskriver en databehandleraftale, så er det på vegne af de læger, der er indehavere af ydernummeret Det har siden efteråret 2014 ikke været muligt at se egne data fra rapporteringen til kliniske kvalitetsdatabaser. Det åbnes der nu op for igen. Det kræver at dataansvarlige læge indgår en databehandleraftale med DAK-E, som er leverandør af Sentinel. I akkrediteringen (standard 2, indikator 7) er der krav om at lægen forholder sig til egne resultater fra kliniske kvalitetsdatabaser. De nye muligheder er fordelt over 3 faneblade i administrationsmodulet: Praksis opsætning: Her kan den dataansvarlige læge angive hvordan praksis ønsker at benytte Sentinel. Der skal tages stilling til 1) man ønsker at benytte Sentinel som hidtil, eller 2) der skal opstilles begrænsninger. Det handler om, hvilke data der skal gemmes lokalt via Sentinel, som en del af lægens eget journalsystem. Data som gemmes lokalt, er de data, der danner grundlag for triggere/pop-upper og forudfyldning af felter i indberetningsskemaer. Regel tilmelding: Her kan den dataansvarlige læge tilmelde eller framelde udvekslingsregler for praksis. Der udveksles ingen data, hvis den dataansvarlige læge ikke aktivt er tilmeldt en udvekslings regel. Her kan den dataansvarlige læge også framelde sig regler, så der ikke længere udveksles data. For at Sentinel kan hjælpe med obligatoriske indberetninger, skal den dataansvarlige læge tilmelde sig de tilhørende udvekslingsregler. For at få adgang til en kvalitetsrapport skal man også tilmelde sig denne under regel tilmelding Visning/ændring af registreringer: Dette faneblad er ikke nyt, men er udvidet med en funktionalitet, hvor man kan søge i data, der er gemt lokalt, og dermed få vist hvilke patientdata, der er udvekslet, samt hvornår og i henhold til hvilken udvekslingsregel, at udvekslingen har fundet sted. Sagsnr

3 2) Hvis du ønsker historiske data slettet Hvis du allerede har Sentinel kørende i den gamle version, har du mulighed for at få slettet de data, der er samlet i Sentinel lokaldatabasen i eget læge system, men som ikke indrapporteres til den kliniske database. De speciallæger der ønsker, at slette disse historiske data kan ringe til DAK-E support på telefon , hvor der bookes en tid ved en udvikler. Sletning af data vil foregå ved fjernopkobling, hvor klinikken er lukket. Opgaven vil tage ca. en time. Du kan få lavet denne rensning af data inden der tages stilling til praksis opsætning i forhold til den nye Sentinel version. Sentinel har hos praktiserende øjenlæger hele tiden fungeret fuldt lovligt. Der er derfor inden grund til at få slettet de historiske data. En sletning vil forringe datakvaliteten på sigt i forbindelse med at få forudfyldt oplysninger til indberetning, hvis der fx kommer ændringer til de indikatorer, som skal indberettes. Endvidere vil det ved nye projekter tage længere tid at samle data til visning. 2

4 3) Tag stilling til din opsætning af Sentinel Den dataansvarlige læge skal tage stilling til praksis opsætning inden programmet kan benyttes. Der skal tages stilling til opsætning af administrationsmodulet på én computer, så gælder det for hele klinikken (samme ydernummer). Uanset hvad der vælges på dette faneblad, vil det ikke resultere i nogen form for udveksling af data. Udveksling af data styres udelukkende på fanebladet Regel tilmelding (se side XX). 1. Hvis Fortsæt med Sentinel og lokaldatabasen vælges fortsætte Sentinel som hidtil. Det gemmes kopi af alle strukturerede data fra patientjournalen i lokaldatabasen. Der udveksles kun de data, du har tilmeldt dig under regel tilmelding. 2. Gem kun indberetning relateret data lokalt vælges hvis du ønsker, at det kun er data vedrørende den pop-up du er tilmeldt, der skal gemmes i den lokale database. Det betyder, at hvis datagrundlaget for pop-uppen skulle ændres eller hvis der skulle komme nye områder, hvor Sentinel bruges til rapportering eller som beslutningsstøtte, vil der gå noget tid før data kan forudfyldes i pop-uppen. 3. Hvis Slet lokal database vælges sletter du tidligere gemte data i din lokale 3

5 database. Det betyder, at Sentinel ikke kan forudfylde data i pop-up og Sentinel kan ikke hjælpe med obligatorisk indberetning til kliniske kvalitetsdatabaser. Du kan ikke opfylde lovkravet om rapportering til kliniske kvalitetsdatabaser og standard 2 i akkrediteringen. SLETNING ER PERMANENT OG DATA KAN IKKE GENSKABES. 4. Hvis Slå Sentinel fra vælges, fungerer Sentinel ikke længere i dit lægesystem. Alternativt kan Sentinel afinstalleres af dit systemhus. Du kan ikke opfylde lovkravet om rapportering til kliniske kvalitetsdatabaser og standard 2 i akkrediteringen. 5. Når de ønskede valg er truffet, skal den dataansvarlige læge bekræfte valget ved at bruge knappen Jeg har foretaget de ønskede valg. Du kan altid ændre din praksis opsætning, hvis du ønsker at ændre hvilke data der gemmes lokalt. Hvis den lokale database slettes er dette permanent og kan ikke ændres. Under den option for opsætning af Sentinel administrationsmodulet du har valgt, vil der stå tilvalgt samt en dato for, hvornår du har foretaget valget. 4

6 4) Tilmeld dig de regler for indsamling, som skal gælde i din klinik Der sendes ikke data, hvis praksis ikke tilmeldes udvekslingsregler. Dette foregår på fanebladet Regel tilmelding. Man kan til enhver tid til- eller framelde sig regler. Hver regel indeholder en beskrivelse af hvilke data der udveksles, samt inklusionskriterier for egne patienter. Når reglen er markeret, kan beskrivelsen læses i det blå felt nederst i vinduet. Vælg Oejenlaeger for rapportering til diabase. Vælg kvalitetsrapport_diabase, hvis du ønsker kvalitetsrapport med overblik over din patientbehandling i forhold til screening af diabetisk retinopati og maculopati. Udvekslingsreglen kvalitetsrapport_diabase vil først være tilgængelig i administrationsmodulet, nogle timer (op til 8 timer) efter praksis har indgået en databehandleraftale med DAK-E. Læs også på side 9-10 om adgang til egne kvalitetsdata. Regeltilmelding gælder for alle brugere, der er tilknyttet ydernummeret. For at tilmelde: 1) For at tilmelde markeres de regler der ønskes tilmeldt i venstre liste. 2) Tryk på knappen med > For at framelde: 1) For at framelde markeres de regler der ønskes frameldt i højre liste. 2) Tryk på knappen med < 5

7 5. Tilmelding til pop-up For at rapportere til Diabase, skal du være tilmeldt en pop-up. Dette foregår på fanen pop-up tilmelding, hvor du skal tilmelde dig Diabase pop-up. Pop-up tilmelding gælder for alle brugere, der er tilknyttet ydernummeret. For at tilmelde: 3) For at tilmelde markeres den pop-up der ønskes tilmeldt i venstre liste. 4) Tryk på knappen med > For at framelde: 3) For at framelde markeres de regler der ønskes frameldt i højre liste. 4) Tryk på knappen med < 6

8 6. Visning/ændring af registreringer På fanebladet Visning/ændring af registreringer kan man søge efter alle data, der er gemt lokalt. Efter at have skrevet cpr og valgt søgekriterier, trykkes på knappen Søg. Man kan nu se alle pop-upper, diagnoser, laboratorieværdier, medicin og ydelser på den givne patient. Hvis en oplysning er udvekslet, fremgår udvekslingstidspunkt samt hvilken regel, der gav anledning til udvekslingen, i kolonnerne Godkendt og jf. regel. 7

9 7. Quick-guide: Jeg skal fortsætte rapportering til Diabase For at fortsætte din rapportering til Diabase som hidtil skal du gøre nedenstående i din opsætning af Sentinel i administationsmodulet. Åben administration af Sentinel Vælg fanen Praksis opsætning og foretag følgende valg: Sæt kryds øverst udfor Jeg er dataansvarlig læge, eller har fået tilladelse af dataansvarlig læge til at foretage nedenstående valg Vælg: Fortsæt med Sentinel og lokaldatabasen Eller Vælg: Gem kun indberetning relateret data lokalt Tryk på nederste grønne knap Jeg har foretaget ønskede valg stop advisering Vælg fanen Regel tilmelding Vælg Oejenlaeger i mulige udvekslingsregler og klik på pilen i midten, så den kommer til at stå under tilmeldte udvekslingsregler. Vælg fanen Pop-up tilmelding Vælg Diabase i mulige pop-upper og klik på pilen i midten, så den kommer til at stå under tilmeldte pop-upper. For at få en kvalitetsrapport med overblik din patientbehandling i forhold til screening af diabetisk retinopati og maculopati: Indgå en databehandleraftale med DAK-E - læs hvordan på side Efter du har indgået databehandleraftalen vælg fanen Regel tilmelding Vælg Kvalitetsrapport_diabase i mulige udvekslingsregler og klik på pilen i midten, så den kommer til at stå under tilmeldte udvekslingsregler. NB. Der kan gå op til 8 timer fra du har indgået databehandleraftalen til du kan vælge kvalitetsrapport_diabase. 8

10 8. Adgang til egne kvalitetsdata indgå databehandleraftale Du kan få vist en kvalitetsrapport, der giver overblik over din patientbehandling inden for det område, du har rapporteret data. Dette skal du bruge for at opfylde kravet i akkrediteringen standard 2, indikator 7. Du er som læge dataansvarlig for de data, du har samlet i dit journalsystem om dine patienter. For at få adgang til egne kvalitetsdata skal du indgå en databehandleraftale med DAK-E, så DAK-E har lov til at behandle dine data. Hvis man er flere læger, der arbejder under samme ydernummer, så er det kun én af lægerne, der skal underskrive en databehandleraftale, men det sker på vegne af de andre læger, der er tilknyttet ydernummeret. I databehandleraftalen beskrives grundlaget for aftalen og den skal sikre at DAK-E overholder de gældende regler om datasikkerhed. Aftalen er juridisk vurderet og godkendt i FAPS bestyrelse. Du indgår en databehandleraftale med DAK-E i forbindelse med adgangen til Kvalitetsdata. For at få adgang skal du klikke på akkrediteringssite/kvalitetsdata på forsiden af Her skal du logge på med digital signatur. Klik på fanen Databehandleraftale. Marker prikken ud for aftalen. 9

11 Der åbnes en side med mulighed for at signerer aftalen. Her kan aftalen læses og signeres med digital signatur. Du har på fanen databehandleraftaler adgang til at se den databehandleraftale du har med DAK-E. Du kan til enhver tid annullere en indgået databehandleaftale igen. Når du har indgået databehandleraftale får du i fanen kvalitetsrapporter adgang til at se data fra rapportering til Diabase. Der kan gå et par timer (op til 8 timer) før du kan se din kvalitetsrapport, da indgåelse af databehandleraftalen skal synkroniseres med valg i Sentinel administrationsmodul, hvor praksis skal have tilmeldt sig udvekslingsreglen kvalitetsrapport_diabase. Du kan se en demo af en kvalitetsrapport her: Tidligere har kvalitetsrapporterne indeholdt benchmark data, så du kunne se egen performance i forhold til aggregerede data fra dine kollegaer inden for specialet. Der arbejdes på afklaring af, hvordan dette kan fortsætte. 10

12 9. Sådan fungerer Sentinel Der er med den nye version ikke ændret på, hvordan Sentinel fungerer i dit lægesystem. Det der er ændret er synligheden af funktionerne i Sentinel og hvordan udvekslingen mellem Sentinel i dit system og DAK-E foregår. Nedenstående figur giver overblik over hvordan Sentinel fungerer. Det gule i figuren viser hvordan Sentinel fungerer i dit eget lægesystem. Det er disse funktioner der er gjort tydeligere med den nye version. Opsætningen af dette er beskrevet i denne vejledning og du gør dette i administrationsmodulet på fanerne: praksis opsætning, regel tilmelding og pop-up tilmelding. SQL-databasen er det der i vejledningen er omtalt som den lokale database eller at data er gemt lokalt. Det grå i figuren er det, der er reguleret via lovgivning, dvs. godkendte landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser. Det orange i figuren er den feedback, rapportering af data kan give tilbage til lægen. For at data kan behandles af DAK-E til at give patientoverblik skal den enkelte speciallæge indgå en databehandleraftale med DAK-E. Det foregår i forbindelse adgange til kvalitetsdata, der findes på 11

13 Det sorte i figuren viser, hvordan DAK-E kan lave benchmark data, således at din kvalitetsrapport med patientoverblik kan indeholde aggregerede data fra kollegaer inden for specialet. Denne funktion findes ikke i øjeblikket, idet der afventes afklaring af lovgrundlaget. 10. Hvis du har brug for hjælp 12