Administration m.v. Opgaverne skal løses i tæt kontakt med politikere, bysamfund, virksomheder, organisationer og magistratsafdelingerne i kommunen.

Transkript

1 Administration m.v. 1. Ydre vilkår, grundlag og strategi Sektor dækker Borgmesterens Afdeling. Borgmesterens Afdeling varetager de overordnede og tværgående opgaver i Aarhus Kommune inden for betjening af det politiske niveau, økonomi, HR, jura, digitalisering, løn og personale, indkøb og udbud, integration, erhvervs- og byudvikling samt udsatte boligområder. Borgmesterens Afdelings mission er at hjælpe den politiske ledelse med at lede og udvikle organisationen Aarhus Kommune, samt at udvikle bysamfundet Aarhus. I forlængelse heraf er Borgmesterens Afdelings konkrete mission at understøtte, at der skabes vækst og beskæftigelse i kommunen, samt gennem innovation, udvikling og nytænkning at modernisere og forny kommunens opgavevaretagelse. Opgaverne skal løses i tæt kontakt med politikere, bysamfund, virksomheder, organisationer og magistratsafdelingerne i kommunen. Borgmesterens Afdelings udførelse af opgaverne bygger på Aarhus Kommunes værdigrundlag: Troværdighed, Respekt og Engagement. Værdierne er udgangspunktet for det daglige arbejde og for måden, hvorpå lederne og medarbejderne møder borgerne, politikerne, magistratsafdelingerne, bysamfundet, virksomheder og hinanden på. 4. Beskrivelse af ydelser I henhold til styrelsesvedtægten er Borgmesterens Afdelings kerneopgaver at varetage sekretariatsopgaver for Byrådet, Magistraten og Borgmesteren. I forhold til Byrådet består opgaverne i forberedelse af Byrådets møder. Borgmesterens Afdeling varetager endvidere på vegne af Byrådet kommunens overordnede juridiske funktion og det almindelige tilsyn med kommunens forvaltning. Opgaverne for Magistraten består med udgangspunkt i Økonomi- og Indenrigsministeriets bevillingsregler at sikre, at der er bevilling til alle udgifter og indtægter, at der anvises finansiering i forbindelse med anlægsbevillinger osv. I forbindelse hermed udarbejder Borgmesterens Afdeling forslag til Borgmesterens påtegning på alle indstillinger til Magistraten og Byrådet, som vedrører kommunens overordnede økonomiske, planlægningsmæssige eller administrative forhold. Herudover varetager Borgmesterens Afdeling i henhold til styrelsesvedtægten kommunens overordnede løn- og personalefunktion, kommunens IT-strategi og organisation, kommunens tværgående integrationsindsats, kommunens erhvervspolitiske aktiviteter, samt repræsentative opgaver og generel information.

2 Byrådet har desuden i budgettet og i særskilte byrådsindstillinger godkendt, at Borgmesterens Afdeling udfører fælles opgaver for hele kommunen inden for indkøb, ITdrift, personalegoder, og arbejdsskade- og forsikringsadministration, samt opgaver inden for udsatte boligområder, bybranding og større byevents. 5. Organisation Borgmesterens Afdeling ledes af Stadsdirektøren, med reference til Borgmesteren. Afdelingsledelsen består af Stadsdirektøren og tre afdelingschefer den Juridiske Chef, Erhvervschefen og Økonomidirektøren De konkrete ydelser leveres af de forskellige afdelinger med tilhørende opgaveområder, jf. nedenstående organisationsdiagram: BORGMESTERENS AFDELING AARHUS KOMMUNE BORGMESTER Jacob Bundsgaard STADSDIREKTØR Niels Højberg JURIDISK ØKONOMI- ERHVERVS- CHEF DIREKTØR *) CHEF Christian Mølgaard Peter Pedersen Jan B. Schmidt-Sørensen FÆLLES SERVICE Flemming Nielsen Byråds- og HR Udsatte Budget og Økonomistyring IT og Indkøb og Erhverv og By Ledelsessekr. Boligområder Planlægning og Finans Digitalisering Udbud Lise Uhre Per Per Anne Jan Rasmus Anette Marianne Pless Jensen Frølund Knudsen Trosborg Ry Juhl Gjerløv Nielsen Winther Lars Sønderby Medborgerskab Juridisk Løn og Brugerservice og Event Service Personale Jørn Maibritt Niels Jesper Sønderkjær Møller Lucassen Dannerfjord Christensen Struktur og Samarbejdskultur *) Stedfortræder for Stadsdirektøren. Pr. 1. maj 2014 Borgmesterens Afdelings økonomi er som følge heraf opdelt i fem sektorer: Sektor 0.31 til decentraliserede/styrbare udgifter Sektor 0.33 til ikke-decentraliserede/ikke-styrbare udgifter Sektor 0.34 til ikke-decentraliserede/styrbare udgifter (anlæg) Sektor 0.37 til personalegodeprojektet (decentral./styrbar) Sektor 0.38 til seniorjob (decentral./styrbar) (selvstændig sektor pr. 1/1 2014)

3 Den decentraliserede sektor 0.31 for Borgmesterens Afdeling er opdelt i to hovedafsnit, ét til de enkelte afdelingers udgifter til løn og øvrige administrative udgifter, og ét til tværgående udgifter som vedrører hele kommunen. Den ikke-decentraliserede/ikke-styrbare sektor 0.33 omfatter kommunens udgifter til tjenestemandspensioner, arbejdsskader m.v. Sektor 0.34 anvendes til anlægsprojekter under Borgmestrens Afdeling. Sektor 0.37 omfatter udlæg i forbindelse med personalegodeprojektet. Byrådet godkendte i 2009 en decentraliseringsordning for personalegodeprojektet. Personalegodeprojektet skal over en årrække være selvfinansierende, og for at holde økonomien adskilt fra Borgmesterens Afdelings øvrige styrbare økonomi er der en oprettet selvstændig sektor. Sektor 0.38 indeholder de udgifter til seniorjobbere, som konteres og budgetlægges centralt for hele Aarhus Kommune. Seniorjobbere på den gamle ordning, dvs. hvor aftalerne er indgået før 18. februar 2013, betales fuldt ud centralt, mens seniorjobbere efter denne dato kun delvist dækkes af den centrale konto. 7. Ressourcer 7.1 Tidligere år Sektor 0.30 s regnskabsresultat for årene 2010 til 2013 og budget for 2014: R 2010 R 2011 R 2012 R 2013 B antal fuldtidsansatte - Nettodriftsudgifter Nettoanlægsudgifter Gennemsnitl. personaleforbrug Stigningen i tallet fra R2013-resultatet og til B2014 skyldes bl.a. budget til kommunens innovationspulje og øget budget til seniorjobbere. Den store indtægtspost under nettoanlægsudgifter på 196,7 mio. kr., skyldes indløsning af tilbagekøbsklausuler vedrørende frikøbsaftalen med boligforeningerne i Aarhus Kommune på i alt 218 mio. kr.(2015-priser). Herforuden er der udgifter på andre anlægsprojekter. 7.2 Kommende år Sektorens budget for 2014 til 2018: Opr B 2014 B 2015 BO 2016 BO 2017 BO antal fuldtidsansatte - Nettodriftsudgifter Nettoanlægsudgifter Gennemsnitl. personaleforbrug *) Budget 2014 er fremskrevet til 2015-priser med KL s vægtede fremskrivningsprocenter

4 Det relativt høje budget i 2015 skyldes hovedsagligt en stigning i budgettet til seniorjob på 31 mio. kr. i Med hensyn til udgifterne til seniorjob er der vedtaget et lovforslag om midlertidig arbejdsmarkedsydelse, der dog endnu ikke er DUTforhandlet med KL. En vurdering af eventuelle merudgifter til seniorjob fra 2016 og frem afventer resultatet af disse forhandlinger. Den resterede stigning i udgifterne fra år til år skyldes hovedsaligt udgifterne til kommunens tjenestemænd. Den forventede relativt store stigning i personaletallet til 2015 skyldes blandt andet samling af kommunens indkøbsfunktion og fælles IT i Borgmesterens Afdeling samt opprioritering af indsatsen på erhvervsområdet som følge af budgetforliget. Nedenfor følger budgettet for de respektive underrammer: Sektorens ramme, underramme 0.31 Borgmesterens Afdelings interne administration og tværgående udgifter og overskud/underskud for 2014 til 2018: Forventet ramme 1) Nettobudget Forventet overskud/underskud 2) Status, ultimo 3) ) Status ultimo korrigeres fra år til år med overskud/underskud og rentetilskrivning. Ultimo 2015 forventes opsparingen på sektor 0.31 at være på i alt 82,8 mio. kr. Heri indgår bl.a. opsparing på koncernkontiene Innovationspuljen (13,9 mio. kr.) og Barselsudligningsordningen (42,2 mio. kr.). Ses bort fra disse er opsparingen indenfor sektorens udsvingsgrænse på 20 %. Sektorens ramme, underramme 0.37, Personalegodeprojektet og overskud/underskud for 2014 til 2018: Forventet ramme 1) Nettobudget Forventet overskud/underskud 2) Status, ultimo 3) ) Status ultimo korrigeres fra år til år med overskud/underskud og rentetilskrivning. Personalegodeprojektet skulle over en 4-årig periode fra være selvfinansierende. I sig selv kommer ordningen til at give et underskud. Dette skyldes ikke mindst, at der i 2012 er tilbagebetalt 5,1 mio. kr. til Skat vedr. avissagen jf. tidligere byrådsindstilling herom. Balancen for den eksisterende ordning opnås ved, at

5 magistratsafdelingerne indbetaler i alt 3,0 mio. kr. og ved, at Personaletilpasningspuljen i Borgmesterens Afdeling dækker det resterende underskud. Fra medio 2013 er Personalegodeordningen fortsat i en betydeligt mindre version. Sektorens ramme, underramme 0.38, Seniorjob og overskud/underskud for 2014 til 2018: Forventet ramme 1) Nettobudget Forventet overskud/underskud 2) Status, ultimo Sektoren er oprettet pr. 1. januar Sektorens over-/underskud reguleres i forbindelse med regnskabsaflæggelsen i forhold til kommunekassen, så status ultimo kommer til at går i nul.