JHR og AKA FIA Juni 2015

Transkript

1 Til Økonomi- og erhvervsudvalget Høringssvar til væksttemaet ildsjæle Tirsdag den 26. maj dannede repræsentanter fra Ringkøbing-Skjern Kommune, Ringkøbing-Skjern Kulturcenter og en lang række organisationer Frivilligheds- og Ildsjæleakademiet (FIA). Akademiet støttes af Ringkøbing-Skjern Kommune og Ringkøbing-Skjern Kulturcenter med hver kr. om året i 3 år. Akademiets overordnede formål er at udvikle og styrke frivilligheden i Ringkøbing- Skjern kommune og i Danmark (se også bilag 1 Vedtægter og bilag 2 Tidsplan, lederprofil.. ). Det er planen, at bestyrelsen i FIA har ansat en leder inden sommerferien og at arbejdet for alvor påbegyndes til august På byrådsmødet den 14. april vedtog et flertal i byrådet at støtte ildsjæletanken med vækstpenge. Således blev der for årene 2015 til 2018 afsat midler til en fuldtidsstilling til Nytænkning og opprioritering af frivillighedsindsatsen. Ifølge referatet et beløb på kr. pr. år til en nyoprettet stilling. Desuden blev der afsat en pulje på 2 mio. pr. år i 4 år. Ringkøbing-Skjern Kommune har udarbejdet et administrativt høring- og debatindlæg til, hvorledes disse midler i praksis kan udmøntes. Efter at have deltaget i høringsmødet den 15. juni vil FIA gerne foreslå model 2 og dermed søge om midler ( kr.) afsat til en fuldtidsstilling. Midlerne ønskes benyttet til en Frivillighedskoordinator i FIA. Det er intentionen, at koordinatoren skal indgå i FIAs daglige arbejde med fokus på arbejdsområdet Etablering af tværgående processer (se også organisationsplanen i bilag 2) til styrkelse af foreningslivet og frivilligheden i Ringkøbing-Skjern Kommune. Det er FIAs håb, at en sådan koordinator kan være med til at skabe endnu mere succes både lokalt og nationalt - for Frivilligheds- og ildsjæleakademiet i Ringkøbing-Skjern Kommune, samt styrke foreningslivet og frivilligheden i Ringkøbing-Skjern Kommune. Desuden er det FIAs ønske, at ressourcerne pr. 1. januar 2017 samles i ét fælles center med en samlet bestyrelse, der arbejder med 2 ben: Et frivillig- og ildsjæleakademi og et frivillig/foreningscenter eller kontor (model 3). Yderligere er det FIAs forslag, at puljen på 2 mio. administreres af en foreløbig repræsentativ gruppe af frivillige. Efter samling af ressourcerne pr. 1 januar 2017 kan FIA efterfølgende administrere puljen eller dele af puljen. Med venlig hilsen Jan Holm Rasmussen Formand FIA Alf Kaare Andersen - Næstformand FIA Bilag 1: Vedtægter FIA Bilag 2: Tidsplan, lederprofil. Side 1 af 14

2 BILAG 1: Vedtægter FIA Vedtægter for den selvejende institution Frivilligheds- og Ildsjæleakademiet 1 Navn og hjemsted 1.1 Den selvejende institutions navn er Frivilligheds- og Ildsjæleakademiet. 1.2 Hjemstedet er Ringkøbing-Skjern Kulturcenter i Ringkøbing-Skjern kommune. 2 Formål 2.1 Frivilligheds- og Ildsjæleakademiet formål er at udvikle og styrke frivilligheden i Danmark. 3 Virkefelt 3.1 Frivilligheds- og Ildsjæleakademiet formål søges opnået ved at udvikle et nyt samspil mellem den offentlige sektor og borgerne, hvor borgerne ikke kun ses som brugere, men som partnere og ressourcer til at skabe velfærd og fællesskab det aktive medborgerskab. Det vil ske ved at: inspirere og udvikle frivillige og ildsjæle gennem uddannelse, kurser og foredrag i sportslige, kulturelle, sociale, sundhedsfremmende og mellemfolkelige foreninger og organisationer både lokalt og nationalt. samarbejde på tværs af kommuner, regioner, stat, organisationer og foreninger, samt at skabe inspiration til videreudvikling. understøtte ildsjælene, så de kan tiltrække og inspirere frivillige til hjælp til de projekter, ildsjælene brænder for. skabe anerkendelse af ildsjælenes og de frivilliges indsats i det danske samfund. gennem partnerskab med interessenter skabe synlighed og sammenhæng om de frivilliges indsats på tværs af kommuner, regioner, stat, organisationer og foreninger. uddanne og kvalificere frivillige mennesker til i fællesskab at kunne løfte vigtige opgaver i lokalsamfundet på tværs af organisationer. 4 Repræsentantskabet 4.1 Repræsentantskabet er øverste myndighed i Frivilligheds- og Ildsjæleakademiet. 4.2 Det er repræsentantskabets formål at hjælpe den daglige leder og bestyrelsen med at skaffe arrangementer og andet til institutionen. Side 2 af 14

3 4.3 Faste medlemmer af repræsentantskabet er Ringkøbing-Skjern kommune og Ringkøbing- Skjern Kulturcenter med hver en repræsentant. 4.4 Repræsentantskabet består desuden af 1 repræsentant fra hver af de organisationer og institutioner, der er nævnt i bilag 1. Organisationerne skal have hjemsted i Ringkøbing- Skjern kommune. 4.5 Repræsentantskabet kan herudover optage andre organisationer, hvis der opnås 2/3 flertal herfor i repræsentantskabet. 4.6 Repræsentantskaber kan ligeledes udelukke organisationer, der er optaget under par. 4.5, hvis der 2/3 flertal herfor. 4.7 Repræsentanterne vælges for to år ad gangen, og for hver repræsentant vælges en suppleant, der kan give møde, hvis repræsentanten er forhindret. 4.8 Repræsentantskabet vælger en bestyrelse fra sin midte på førstkommende repræsentantskabsmøde i kalenderåret. 4.9 Repræsentantskabet mødes mindst to gange om året. Repræsentantskabet skal indkaldes ekstraordinært, hvis mindst 40 % af medlemmerne skriftligt fremsætter krav om det over for bestyrelsens formand med angivelse af dagsorden I januar kvartal afvikles det konstituerende repræsentantskabsmøde med mindst følgende dagsordenspunkter: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning fra bestyrelsen til godkendelse. 3. Den daglige leder fremlægger den reviderede årsrapport til godkendelse. 4. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, jf Valg af statsautoriseret eller registreret revisor Det andet møde afvikles i oktober kvartal, hvor budgettet for det kommende år godkendes, og der redegøres bl.a. for halvårsregnskabet samt aktiviteterne i institutionen Repræsentantskabets møder indkaldes med mindst 14 dages varsel Afgørelser i repræsentantskabet træffes ved simpelt flertal. Hvert medlem af repræsentantskabet har en stemme. Ved stemmelighed bortfalder forslaget Repræsentantskabsmøder ledes sædvanligvis af bestyrelsens formand. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden Den daglige leder fører beslutningsprotokol ved repræsentantskabets møder. Side 3 af 14

4 5 Bestyrelsen 5.1 Frivilligheds- og Ildsjæleakademiet ledes af en bestyrelse, der har det samlede ansvar for akademiets drift og virksomhed. Ansvaret omfatter såvel akademiets administration og økonomiske drift samt de aktiviteter, som institutionen ifølge sit formål varetager. 5.2 Bestyrelsen består af 5 medlemmer. Ringkøbing-Skjern kommune og Ringkøbing-Skjern Kulturcenter har hver en fast plads i bestyrelsen. Herudover vælges 3 medlemmer for 2 år ad gangen. Ved første valg vælges et medlem for et år og to medlemmer for to år. Valget følger kalenderåret. 5.3 Bestyrelsen afholder mindst et møde i hvert kvartal, hvoraf det ene afholdes i forlængelse af repræsentantskabsmødet i januar kvartal. Her konstituerer bestyrelsen sig med formand og næstformand. 5.4 Bestyrelsens møder indkaldes af formanden. Formanden (i dennes fravær næstformanden) leder mødet, og den daglige leder fører beslutningsprotokol. Bestyrelsen indkaldes, når formanden eller mindst to bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Bestyrelsens møder indkaldes med mindst en uges varsel. 5.5 Ved hvert bestyrelsesmøde orienterer den daglige leder om institutionens økonomi og andre forhold, der kan belyse institutionens driftsforhold. 5.6 Bestyrelsen ansætter og afskedige institutionens daglige leder og fastlægge honorar for denne. 5.7 Den daglig leder varetager den daglige drift og ledelse under ansvar over for bestyrelsen. 5.8 Den daglige leder indgår i bestyrelsen som sekretær uden stemmeret. 5.9 Bestyrelsen indstiller årsrapporten til repræsentantskabets godkendelse, ligesom bestyrelsen indstiller det af den daglige leder udarbejdede budget for det kommende år til repræsentantskabets godkendelse. Regnskabet aflægges i overensstemmelse med god regnskabsskik. Den godkendte årsrapport skal sendes til orientering til Ringkøbing-Skjern kommune og til Ringkøbing-Skjern Kulturcenter Regnskabet følger kalenderåret Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3/5 er til stede. Bestyrelsen træffer beslutning med almindeligt flertal, dog kræves det altid, at mindst et de faste medlemmer af bestyrelsen stemmer for beslutningen. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende Bestyrelsen varetager akademiets interesser i enhver henseende og sikrer optimale rammer for akademiets virksomhed. Bestyrelsens ansvar og opgaver omfatter tillige at: træffe beslutning om akademiets udbud af aktiviteter og ydelser fastlægge retningslinjer for akademiets virksomhed sikre forsvarlig forvaltning af akademiets midler og aktiviteter Side 4 af 14

5 6 Daglig ledelse 6.1 Den daglige leder har ansvaret for den selvejende institutions drift og refererer til bestyrelsen. 6.2 Den daglige leder udarbejder et årsbudget for akademiets drift og budgetter for de enkelte projekter, aktiviteter og ydelser. Der udarbejdes tilsvarende regnskaber, så det sikres, at tilskudsgivernes regelsæt overholdes. 6.3 Den daglige leder udarbejder årsrapporten til forelæggelse i bestyrelsen til indstilling til godkendelse i repræsentantskabet. 6.4 Den daglige leder ansætter og afskediger personale, ligesom vedkommende fastsætter lønningerne. 6.5 Den daglige leders nærmere opgaver herudover fastsættes i en kontrakt, der godkendes af bestyrelsen. 7 Finansiering 7.1 Ved oprettelen af den selvejende institution indskyder Ringkøbing-Skjern kommune et årligt driftstilskud på kr i tre år jf. byrådets beslutning den16. december Ligeledes indskyder Ringkøbing-Skjern Kulturcenter årligt kr i tre år. 7.2 Den selvejende institution skal arbejde for yderlige økonomisk opbakning fra deltagende foreninger og organisationer i form af kapitaltilførsel eller andre former for ydelser. Ligeledes skal der søges fonde mv. for at øge kapitalgrundlaget med henblik på at fremme den selvejende institutions formål. 7.3 Som modydelse for Ringkøbing-Skjern Kulturcenters indskud, skal aktiviteterne som udgangspunkt lægges i Ringkøbing-Skjern Kulturcenter. 7.4 Der udarbejdes en driftsoverenskomst med Ringkøbing-Skjern Kulturcenter. Driftsoverenskomsten godkendes af bestyrelsen. 8 Tegning og hæftelse 8.1 Den selvejende institution tegnes af den daglige leder i samarbejde med formand. 8.2 Der påhviler hverken bestyrelsen, den daglige leder eller andre nogen hæftelse for de af den selvejende institution påhvilende forpligtelser. 9 Udtræden, vedtægtsændring og opløsning 9.1 Udtræden af bestyrelsen eller repræsentantskab kan ske med en måneds varsel ved brev til bestyrelsen. Udtrædende medlemmer har ikke krav på nogen andel af den selvejende institutions formue. Side 5 af 14

6 9.2 Ændringer af vedtægter kan ske ved vedtagelse i bestyrelsen og efterfølgende vedtagelse i repræsentantskabet samt i Ringkøbing-Skjern Kommune og Ringkøbing-Skjern Kulturcenter. Vedtagelse i bestyrelse og repræsentantskabet sker med almindeligt flertal. 9.3 Ved eventuel opløsning skal en eventuel formue deles ligeligt mellem Ringkøbing-Skjern kommune, Ringkøbing-Skjern Kulturcenter og det frivillige foreningsliv i Ringkøbing- Skjern kommune. 10 Ikrafttræden 10.1 Vedtægterne træder i kraft den Den selvejende institution er stiftet under et møde mellem stifterne den Navnene i Den selvejende institutions repræsentantskab, bestyrelse og revisor ved stiftelsen fremgår af bilag Vedtagelsespåtegning Nærværende vedtægter for Den selvejende institution Frivilligheds- og Ildsjæleakademi er godkendt af Frivilligheds- og Ildsjæleakademis repræsentantskab den Bilag 1: Ringkøbing-Skjern Kommune Ringkøbing-Skjern Kulturcenter Ringkøbing-Skjern Museum DGI Vestjylland Frivilligcenter Ringkøbing-Skjern Frivillighedsrådet Foreningssamvirke Kulturelt Samråd Aftensskolesamvirke Sundhedscenter Vest Landdistriktstrådet Bilag 2: Repræsentantskabet pr Ringkøbing-Skjern Kommune Jan Holm Rasmussen Ringkøbing-Skjern Kulturcenter Alf Kaare Andersen Ringkøbing-Skjern Museum Per Lunde Lauridsen DGI Vestjylland Karen Bak Side 6 af 14

7 FrivilligCenter Ringkøbing-Skjern Claus Brodtkorp Frivillighedsrådet Lizzi Bøgild Foreningssamvirke Kulturelt Samråd Karsten Skov Aftensskolesamvirke Leif Benjaminsen Sundhedscenter Vest Susanne Rystok Landdistriktstrådet Christian Christensen Bestyrelsen pr Formand Jan Holm Rasmussen Næstformand Alf Kaare Andersen Per Lunde Lauridsen Susanne Rystok Claus Brodtkorp Side 7 af 14

8 BILAG 2: Tidsplan, Lederprofil.. FIA-UDKAST Tidsplan, Lederprofil, Organisationsplan, arbejdsopgaver og budget Side 8 af 14

9 Indholdsfortegnelse BILAG 2: Tidsplan, Lederprofil... 8 FIA-UDKAST... 8 Tidsplan, Lederprofil, Organisationsplan, arbejdsopgaver og budget... 8 Tidsplan...10 Personprofiludkast Leder FIA/projektkoordinator FIA...10 Succeskriterier på kort sigt (1 år)...11 Succeskriterier på længere sigt...11 Organisationsplans- og arbejdsopgaveudkast...11 Fundraising...12 Almindelig drift...12 Traditionelle kurser...12 Nye kurser...13 Konferencer, årsmøder og foredrag...13 Etablering af tværgående processer...13 Budget for Omkostninger...14 Indtægter...14 Side 9 af 14

10 Tidsplan 1/5 15/5 1/6 15/6 1/7 15/7 1/8 15/8 1/9 15/9 Første forslag til udarbejdelse af tidsplan, lederprofil, organisationsplan, arbejdsopgaveskitse og budget, Filen tilrettes løbende (Alf) Brev til alle medlemmer af repræsentantskabet (Per) Senest 15. maj: Tilbagemelding repræsentantskabsnavne (Per) Ca. 20. maj: Udsendelse af udkast vedtægter, dagsorden m.m. (Per) 26. maj: Repræsentantskabsmøde. Dannelse af selvejende institution, valg til bestyrelse, konstituering af bestyrelsen, diverse bestyrelsesbeslutninger m.m. (Per) 27. maj: Stillingsopslag + diverse arbejdsopgaver (bestyrelse) Aftale med Fundraiser(e) underskrives Aftale med ekstern økonomifunktion (betalinger, bogføring osv.) 15. juni: Sidste ansøgningsdato 18. juni kl : Bestyrelsesmøde 22. juni efter kl : Samtaler (bestyrelse) Senest 24. juni: Valg af leder (bestyrelse) Personprofiludkast Leder FIA/projektkoordinator FIA - Stærk i mundtlig og skriftlig kommunikation Side 10 af 14

11 - Relationsskabende - Overblik og god til at søge informationer - Ledererfaring - Fleksibel i forhold til ALLE samarbejdspartnere - Evne til at beskrive, igangsætte og styre diverse kurser - Økonomisk overblik og forståelse for, at FIA skal være selvfinansierende efter max. 5 år Succeskriterier på kort sigt (1 år) - Succesfuld opsætning af FIA - Succesfuld i gangsætning af en række kurser Succeskriterier på længere sigt - Øget inspiration af frivillige og ildsjæle - Øget samarbejde og flere partnerskaber mellem FIAs interessenter - Øget hjælp til frivillige - Øget anerkendelse af frivillige og ildsjæle i det danske samfund - Øget uddannelsesniveau af frivillige og ildsjæle - Selvfinansierende - National opmærksomhed Organisationsplans- og arbejdsopgaveudkast Side 11 af 14

12 Leder FIA Beskrivelse, igangsætning og styring af kursusvirksomhed Fundraising Almindelig drift af FIA Traditionelle kurser Nye kurser Konferencer, årsmøder og foredrag Etablering af tværgående processer Bemærk: Arbejdsområdet Etablering af tværgående processer forsøges gennemført i samarbejde med en lang række andre aktører og at der arbejdes på, at oprette en tværgående stilling Fundraising - Fonde - Sponsorer - 18 midler - Sundhedsfremmemidler - Kulturaftalen - LAG Almindelig drift - Kontorfællesskab - Økonomi - Markedsføring (fx #frivillig løbende artikler til frivillige i hele Danmark på facebook, Insta, Twitter osv. selvfølgelig krydret med PR fra FIA) - Tip og tricksbanken gode historier om frivillighed evt. abonnement - Diverse Traditionelle kurser - Fondesøgning - Kunstgræsbanevedligeholdelse - Frivillig i Skjern Å dalen - DGI trænerkurser - Projektledelse - En forenings markedsføring - Sponsortegning - Rekruttering af frivillige - Økonomistyring i foreninger - Et nyt projekt fra start til slut Side 12 af 14

13 - Ledelse i en frivillig forening - Orientering af 18 midler - Hvad kan vi lære af ildsjæle (Tove fra Troldhede, Mark fra Stauning, Mette fra Skjern osv.) - Sådan samler du frivillige - Arbejdsdagen i den perfekte udgave (for skoler, børnehaver, lodsejerforeninger m.m.) - Kunstgræsbaner hvorfor og hvorfor ikke? Nye kurser - Sådan samskaber det offentlige og frivillige ny velfærd for borgerne - Borgere med nedsat funktionsevne som frivillige - Optimering af integration via foreninger som frivillige - Brug af mentorer til svage borgere - Frivillighed som en del af dannelsen i folkeskolen og på ungdomuddannelserne - Humanitære organisationer og førtidspension Konferencer, årsmøder og foredrag - En national frivillighedskonference - Årsmøder inden for det sociale område - Kendte oplægsholdere - Frivilligbørs - Markering af frivillig fredag - Frises årskonference - Træning, dagligdag og mad en ironmans oplevelser Etablering af tværgående processer - Debat mellem integrationsafdeling og fodboldklub - Årlig workshop kommune, virksomheder og foreninger: Debat, kontakter og aftaler i folkeskolen - Et møde pr. kvartal: Efterlønnere og pensionister Hvor er der brug for jer? - 60+, kommunens idrætscentre og nye ideer og tiltag - Enghavens venner og fodboldklubben - erfaringsudvekling Side 13 af 14

14 Budget for 2016 Omkostninger Fuldtidsprojektleder Kontorer Administration og markedsføring I gangsætning af kurser Diverse I alt Bemærk: Leder mellem til afhængig af valgt person Indtægter RKSK RSKC Sponsorer og Fonde Overskud på kurser I alt Bemærk: Fundraiser arbejder på at skaffe midler til en ekstra ansat i FIA dette indgår ikke i budgettet Side 14 af 14