Udkast af 17. juli Udbud af ejendomsformidlingsydelser Jersie skole TEKNIK OG MILJØ

Transkript

1 TEKNIK OG MILJØ Udkast af 17. juli 2013 Udbud af ejendomsformidlingsydelser Jersie skole Tjenesteydelsesaftale udbud af ejendomsformidlingsydelser i forbindelse med salg af Solrød Kommunes ejendom, Jersie skole, beliggende Åsvej 5, 2680 Solrød. Udbudsperiode: 5. september 9. oktober 2013 Solrød Kommune Solrød Center Solrød Strand Tlf Fax Åbningstider: Mandag-onsdag kl Torsdag kl (BorgerService kl ) Fredag kl

2 Indholdsfortegnelse 1. Ordregiver og kontaktinformation Baggrund for udbud Plangrundlaget nuværende og fremtidige muligheder Beskrivelse af opgaven Besigtigelse Tilbudsfrist og formkrav Tildelingskriterium Dokumentation Krav til vilkår i formidlingsaftalen... 8 Bilag Bilag 1: Tro- og loveerklæring Bilag 2: Kommuneplan Bilag 3: Lokalplan Jersie skole Bilag 4: Udkast til ejedomsformidlingsaftale 2

3 1. Ordregiver og kontaktinformation 1.1 Ejendomsformidlingsopgaven udbydes i henhold til lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 c-15 d. 1.2 Den ordregivende myndighed er: Solrød Kommune Teknik og Miljø Solrød Center Solrød Strand 1.3 Kontaktpersoner hos Solrød Kommune er: Annelise Pedersen, Teknik og Miljø, tlf , Jette Zimmerman Pedersen, Teknik og Miljø, tlf eller på mail teknisk@solrod.dk Alle henvendelse vedrørende udbudsmaterialet, skal ske gennem eu-supply s portal. Alle spørgsmål stillet inden 18. september 2013 vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne dato, vil blive forsøgt besvaret inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil blive offentliggjort på portalen eusupply.com, og tilbudsgivere opfordres til at holde sig orienteret på portalen i tilbudsperioden. Tilbudsgivere skal være opmærksomme på, at Solrød Kommune er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedslovens regler om aktindsigt. 2. Baggrund for udbud 2.1 Jersie skole er beliggende tæt på Jersie By overfor idrætsanlæg/idrætshal i Solrød Kommune. Kommunen er centralt placeret med god infrastruktur og med kort afstand til København. 2.2 Byrådet i Solrød Kommune har vedtaget, at Jersie Skole skal sælges. 2.3 Solrød Kommune udbyder derfor en ejendomsformidlingsopgave med henblik på salg af den af Solrød Kommune ejede Skole, Jersie Skole, beliggende matrikel nr. 9d Jersie By, Jersie, Åsvej 5, 2680 Solrød. 2.4 Ejendommen anvendes i dag til undervisningsformål samt SFO og klub. På nuværende tidspunkt benyttes cirka halvdelen af ejendommen. Brugen af ejendommen ophører i sommeren 2015, før opstart af skoleåret 2015/ Ejendommen ønskes solgt med overtagelse den 1. august Ejendommen vil blive overdraget med ansvarsfraskrivelsesklausul. 3

4 2.6 Solrød Kommune ønsker at indgå aftale med en erhvervsmægler, som skal bistå med udbud og præsentation af ejendommen og gennem salgsbestræbelser at skabe interesse for et salg af ejendommen ikke kun i lokalområdet men generelt i Danmark og måske også i udlandet. 3. Plangrundlaget nuværende og fremtidige muligheder 3.1 Jersie Skole er omfattet af lokalplan 491.2, delområde A1 og A2 til skole og institutioner (byzone), adgangsvej delområde C (byzone) og legeplads (landzone) delområde D. 3.2 Jersie Skole er tillige omfattet af Kommuneplan , jf. rammeområde nr. 491 A, B, C og D. Af anvendelsesbestemmelserne fremgår det, at området er udlagt til offentlige formål (skole, daginstitutioner eller øvrige institutioner), kulturelle formål, boliger og lettere erhverv (op til m² kontor- og servicevirksomheder, kontorfællesskaber, forskning, laboratorier o.lign.). Det nye plangrundlag Kommuneplan blev endelig vedtaget i juni Hvis ejendommen skal ændrer anvendelse til andet end undervisnings- og institutionsformål, forudsætter det udarbejdelse af en ny lokalplan og evt. et kommuneplantillæg. Afhængig af hvilket omfang og anvendelsesændring der ønskes af en ny ejer, kan det kræve en nærmere drøftelse med Naturstyrelsen. Naturstyrelsen har offentliggjort forslag til et nyt landsplandirektiv Fingerplan 2013, og inviterer Solrød Kommune til dialog om at udlægge hele området til ny grøn kile. Fingerplan 2013 er ikke endelig vedtaget, men der må ikke ske anvendelsesændringer, der er i strid med Fingerplanforslaget. 4

5 4. Beskrivelse af opgaven 4.1 Den udbudte opgave omfatter samtlige ejendomsformidlingsydelser forbundet med salget af Jersie Skole. Ejendommen er beliggende i udkanten af Jersie by og anvendes til undervisningsformål samt til SFO og klub. Ejendommen har kapacitet til at optage optil daglige brugere (elever). 4.2 Der skal gives tilbud på formidling og salg af ejendommen, og tilbuddet skal indeholde samtlige opgaver forbundet hermed. Ejendommen ønskes ikke udlejet. 4.3 Solrød Kommune har indhentet to ejendomsmæglervurderinger for ejendommen. Ejendommen skal derfor ikke særskilt vurderes, som en del af Tilbudsgivers opgaver. 4.4 Ejendommen påtænktes udbudt i overensstemmelse med den højeste vurdering kr Den endelige udbudspris fastsættes dog i samarbejde med den valgte Tilbudsgiver. Det overvejes, om den bygning som p.t. anvendes til SFO og klub, jf. pkt. 4.5, kan sælges for sig, hvis dette kan medvirke til en mere effektiv salgsproces. 4.5 Ejendommen består af en sammenhængende bygning der anvendes til undervisning og en bygningen der anvendes SFO og klub. Ejendommen er opført i 1916, 1965 og Ejendommen er væsentlig om-/tilbygget i Solrød Kommune har løbende investeret i ejendommen. 4.6 Ejendommens grundareal: Matriklen 9d, kvm., heraf vej kvm. 4.7 Den offentlige ejendomsvurdering pr. 1. oktober 2012 er af SKAT nedsat til kr. 4.8 Ejendomsformidlingsopgaven skal udføres i henhold til en et-årig formidlingsaftale. Solrød Kommune skal have option til at forlænge formidlingsaftalen med i alt 4 x 6 måneder, såfremt Jersie skole ikke er solgt i løbet af det første år. De nærmere vilkår for formidlingsaftalen er beskrevet i afsnit 9 nedenfor. Ejendomsformidleren vil i formidlingsaftalens løbetid være eneberettiget til at formidle salget af ejendommen. Formidlingen og salg af ejendommen sker på no cure, no pay -basis dvs. at ejendomsformidleren kun er berettiget til at oppebære et formidlingshonorar, hvis ejendommen sælges og salgssummen betales af køber. Solrød Kommunes betaling af markedsføringsomkostninger skal maksimeres inden for perioden på 12 måneder. Det endelige budget til markedsføring fastsættes efter nærmere aftale med tilbudsgiver. Betaling af tilbudsgivers løbende udlæg, herunder markedsføringsomkostninger sker efter regning bilagt dokumentation for udlæggene, og på basis af Solrød 5

6 Kommunes krav til minimumsmarkedsføring og tilbudsgivers markedsføringsplan og annoncestrategi. Annoncering og udbud af ejendommen skal være i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 799 om offentligt udbud ved salg af kommunens henholdsvis regionens faste ejendomme. 5. Besigtigelse 5.1 Jersie Skole kan besigtiges efter nærmere aftale med Solrød Kommune. 6. Tilbudsfrist og formkrav 6.1 Tilbud skal være lagt på eu-supply portalen senest den 9. oktober, kl Tilbuddet kan ligeledes indenfor samme frist fremsendes som vedhæftede filer med en til: teknisk@solrod.dk. Tilbuddet skal være underskrevet i henhold til de tegningsregler, som gælder for tilbudsgiver. Tilbud modtaget efter udløb af ovennævnte frist eller ikke indleveret til ovennævnte angivne steder, vil blive betragtet som indleveret for sent. Tilbudsgivere vil ikke have adgang til at overvære åbningen af tilbud. Solrød Kommune vil dog snarest efter tilbudsfristens udløb vurdere de indkomne tilbud og herefter underrette alle tilbudsgivere samtidigt om, hvilken afgørelse Solrød Kommune har truffet om ordretildelingen. Tilbuddet skal afgives på dansk. Tilbudsgiver bærer selv alle omkostningerne i forbindelse med afgivelsen af tilbud. Der udbetales således ikke vederlag til de bydende. Tilbuddet skal vedstås i 60 dage fra tilbuds-fristen. Solrød Kommune forbeholder sig retten til at ikke at antage nogen af de indkomne tilbud. 7. Tildelingskriterium 7.1 Solrød Kommune vil tildele opgaven til det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra følgende vægtede underkriterier: Kriterium Vægt Honorars størrelse Kvalifikationer Markedsføringsplan og annoncestrategi 50 procent 25 procent 25 procent 7.2 Honorarets størrelse 6

7 Tilbudsgivers pris skal angives som en procentdel af den endelige salgssum dvs. den samlede nominelle overdragelsessum for ejendommen. Procentsatsen skal være fast med maksimalt 2 decimaler. Prisen skal inkludere alle elementer i ejendomsformidlingsydelsen, dog eksklusive de direkte udgifter til markedsføring. Omfanget og udgifternes størrelse beskrives nærmere af tilbudsgiver i annoncestrategien. Herudover skal tilbudsgiver særskilt anslå udgifterne til markedsføring, gerne fordelt pr. måned. 7.3 Kvalifikationer Tilbudsgiver skal redegøre for sine kvalifikationer og erfaring som ejendomsmægler, men Tilbudsgiver skal især beskrive sine erfaringer med tilsvarende eller lignende opgaver med salg af offentlige bygninger som skoler, daginstitutioner, seminarier, sygehuse, rådhuse og lignende. Tilbudsgiver bør oplyse, om Tilbudsgiver har et relevant køberkartotek, og om Tilbudsgiver vil gøre brug af direct-mails og nyhedsbreve og i øvrigt oplyse hvorledes ejendomsformidlingsopgaven påtænkes udført. I vurderingen af tilbudsgivers kvalifikationer lægger Solrød Kommune vægt på følgende parametre i ikke prioriteret rækkefølge: Tilbudsgivers organisation Tilbudsgivers erfaring med tilsvarende eller lignende mægleropgaver Tilbudsgivers beskrivelse af den påtænkte udførelse af mægleropgaven med tilhørende markedsføringsplan og annoncestrategi Relevante referencer Tilbuddet skal vedlægges oplysning om tilbudsgivers ejerforhold, tilbudsgivers seneste årsregnskab samt tilbudsgivers forsikringsforhold. 7.4 Forslag til markedsføringsplan og annoncestrategi Solrød Kommune vil gerne modtage nyskabende og innovative markedsføringsplaner. Tilbuddet skal indeholde en præsentation af, hvorledes ejendommen foreslås udbudt og annonceret, herunder med angivelse af, i hvilke trykte og elektroniske medier, og med hvilken hyppighed, herunder med et overslag på annonceringsomkostninger. Tilbudsgiver bør også fremkomme med forslag til ejendommens alternative anvendelsesmuligheder i det omfang, at Tilbudsgiver vurderer, at dette vil øge køberinteressen og forøge antallet af mulige købere. Forventet tidsplan for markedsføringen skal indgå i tilbuddet. Tilbuddet skal vedlægges 1 3 eksempler på tilbudsgivers salgspræsentationer. Solrød Kommunes betaling af markedsføringsomkostninger skal maksimeres inden for perioden på 12 måneder. Det endelige budget til markedsføring fastsættes efter nærmere aftale med tilbudsgiver 7

8 Solrød Kommune ønsker som minimum følgende elementer medtaget i markedsføringsplanen og annoncestrategien: 1. Overordnet salgsstrategi gerne med nyskabende og innovative markedsføringsplaner 2. Omfanget af mulighederne for direkte kontakt til mulige købere i Tilbudsgivers netværk 3. Evt. overvejelser vedrørende udbudsprisens sammenhæng til det potentielle køberfelts mulige interesser i ejendommen 4. Evt. overvejelser vedrørende en ændret lokalplans betydning for mulighederne for et succesfuldt salgsarbejde 5. Elektronisk annoncering på relevante hjemmesider 6. Annoncering i landsdækkende medier + Hjemmeside 7. Alternative salgsaktiviteter på stedet eller i øvrigt 8. Tilbudsgivers forventninger til Solrød Kommunes bistand under salgsprocessen 9. Skøn over de anslåede, maksimerede omkostninger til gennemførelsen af den overordnede salgsstrategi med markedsføringsplaner/annoncestrategi, som tilbudsgiver foreslår for en 12 måneders periode. Annoncering og udbud af ejendommen skal være i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 799 om offentligt udbud ved salg af kommunens henholdsvis regionens faste ejendomme. 8. Dokumentation 8.1 Tilbudsgiver skal i henhold til Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, fremsende en underskrevet tro og loverklæring (bilag 1) i forbindelse med afgivelse af tilbud. Såfremt dokumentation ikke er vedlagt, kan tilbuddet afvises. Tilbudsgiver skal til tilbuddet vedlægge oplysninger om tilbudsgivers forsikringsforhold. 9. Krav til vilkår i formidlingsaftalen 9.1 Solrød Kommune indgår en formidlingsaftale med den tilbudsgiver, som vinder udbuddet: 9.2 Følgende forhold vil skulle indgå i formidlingsaftalen: Formidlingsaftalens varighed Formidlingsaftalen vil have en varighed på 1 år med en option for Solrød Kommune til at forlænge formidlingsaftalen i optil 4 x 6 måneder i alt optil yderligere 2 år. Det er Solrød Kommunes hensigt, at formidlingsaftalen kan indgås omkring den 15. oktober 2013, betinget af Byrådets godkendelse af aftalen i januar 2014, hvorefter formidlingsaftalen er gældende. 8

9 9.3 Udbudsprisen Solrød Kommune har indhentet to ejendomsmæglervurderinger på ejendommen, og ejendommen skal som følge heraf ikke vurderes af ejendomsmægleren. Ejendommen ønskes udbudt i overensstemmelse med den højeste vurdering kr Den endelige udbudspris fastsættes i samarbejde med den vindende Tilbudsgiver. Solrød Kommune er berettiget til at afslå ethvert købstilbud, hvis tilbudsprisen er lavere end den ovenfor angive udbudspris, og/eller hvis købstilbuddet indeholder vilkår eller projektforslag, som Solrød Kommune ikke kan acceptere. 9.4 Ejendomsformidlingsydelser Det skal fremgå af formidlingsaftalen, at ejendomsformidlingsydelserne indeholdt i aftalen og i ejendomsmæglerens honorar indeholder alle dele af ejendomsformidlingen, herunder, men ikke begrænset til: Medvirke til i samarbejde med Solrød Kommune at udarbejde et relevant udbudsgrundlag med udbudsvilkår, herunder et fyldestgørende salgsmateriale og et godt og interessant salgsprospekt samt løbende opdateringer heraf Udarbejdelse og udførelse af udførlig markedsføringsplan med tilhørende annoncestrategi samt løbende opdatering heraf Formidling/fremvisning til potentielle købere samt orientering til køberkartotek om udbuddet af ejendommen Løbende møder og koordinering med Solrød Kommune Udarbejdelse af købsaftale i samarbejde med Solrød Kommunes advokat Det skal angives i formidlingsaftalen, at ejendomsmægleren er forpligtet til at udfolde alle rimelige salgsbestræbelser og at ejendomsmægleren skal være til rådighed i passende omfang for potentielle købere og løbende foretage afrapportering til Solrød Kommune. 9.5 Annoncestrategi Annoncestrategien for ejendommen skal indgå i formidlingsaftalen, og prisen for annoncering via de respektive medier skal specificeres i formidlingsaftalen. 9.6 Solrød Kommunes brug af salgsmateriale og annonceringsmateriale Formidlingsaftalen skal indeholde et vilkår om, at Solrød Kommune, efter formidlingsaftalens udløb, og hvis ejendommen fortsat ikke er solgt, må gøre brug af ejendomsmæglerens salgs- og markedsføringsmateriale til brug for de videre salgsbestræbelser. 9.7 Ejendomsmæglerens honorar Ejendomsmægleren er først berettiget til honorar, når der er indgået endelig aftale om salg af ejendommen, og handlen er gennemført derved, at den som berigtiger handlen har frigivet salgssummen til Solrød Kommune. Endelig aftale foreligger først, når en købsaftale er underskrevet af både køber og sælger, når alle eventuelle betingelser i købsaftalen enten er opfyldt eller frafaldet samt når Solrød Kommunes byråd endeligt har godkendt handlen i sin helhed. 9

10 Der er mulighed for i formidlingsaftalen at indarbejde økonomiske incitationsmomenter, eksempelvis i forbindelse med et hurtigt salg. Såfremt ejendomsmægleren ikke formår at formidle et salg i formidlingsaftalens løbetid, er ejendomsmægleren ikke berettiget til at modtage honorar for sin bistand. Ejendomsmægleren er berettiget til at få dækket sine positive markedsføringsrelaterede udgifter. Solrød Kommune afholder de nødvendige udgifter til attester, rapporter og andre nødvendige dokumenter, der dog ikke må indhentes uden Solrød Kommunes forudgående samtykke. Såfremt Solrød Kommune afslår et købstilbud, uanset årsag, er ejendomsmægleren ikke berettiget til at modtage honorar for sin bistand. 10