Projektstyring og konflikthåndtering:

Transkript

1 Samarbejde, Læring L og Projektmanagement SLP 10 Projektstyring og konflikthåndtering: Erfaringer fra procesanalyserne Gruppemødet Konflikthåndtering Projektstyring Opgaver Erfaringer fra procesanalyserne: Rimeligt, kan forbedres: Samarbejdsaftale (Mødekultur) Kommunikation Læring Uddelegering af opgaver Dårligt, SKAL forbedres: Konflikthåndtering Projektstyring Projektledelse Andres erfaringer: Arno Kaae ( gruppedoktor på RUC): Mit indtryk er, at gruppedynamikken generelt lider under for dårlig gruppeorganisation, for lidt aktiv lytning og for ringe konfliktbearbejdning. 1 2 Gode råd r d fra procesanalyser, D320: Før et projekt kan gå i gang er det nødvendigt at planlægge det nøje for at alle arbejder mod samme mål. Vi fik et motto, som kom med i vores samarbejdsaftale. Det var FETA: Fleksibilitet, Engagement, Tolerance, Ansvarsbevidsthed Vi holdt et fast fredagsmøde om ugen, hvor man kunne give udtryk for positive eller negative episoder fra den forgangne uge. Fredagsmøderne virkede godt, så man kunne få luft hvis det var tiltrængt. 3 Mødeafholdelse 4 Hvad er en konflikt? Konflikter kan betragtes som»sandhedens øjeblik«i en relation mellem to parter. De kan bære spiren til et destruktivt resultat eller spiren til et tættere og mere udbytterigt samarbejde. Mange mennesker har den oplevelse og indstilling, at konflikter altid er negative. De tror, at konflikter altid skaber stress og uorden, at vi bliver ulykkelige, eller at relationer brydes. Det er ikke konflikter i sig selv, der skaber kaos eller ulykker, men den skadelige og ineffektive måde, de bliver håndteret på. Det er mangel på færdigheder i at håndtere konflikter, der fører til problemerne. Når konflikter håndteres rigtigt, kan de være af stor værdi for alle involverede. Mødeafholdelse 5 6 1

2 Konfliktløsning - Hvorfor? Gennem bearbejdning af konflikter, bliver usynlige grænser og skjulte normer kendt. Uløste konflikter tapper samarbejdet for energi. Personkonflikter/kemi Kommunikationskonflikter Faglige konflikter Rollekonflikter Organisatoriske konflikter Konflikttyper: Mål- og målbestemmelseskonflikter Interessekonflikter Arbejdsindsatskonflikter Holdnings-/normkonflikter Ambitionskonflikter Manglende konflikthåndtering. ndtering. Konflikter vokser hurtigt og udvikler sig til situationer, hvor: Det gælder om at vinde personligt - ikke den kollektive gevinst. Medlemmerne slipper gruppens mål til fordel for deres egne. Medlemmerne bliver følelsesmæssigt engagerede. Det eneste fornuftige svar på dette er en direkte aktion for at løse problemet - uden følelsesmæssige overreaktioner i et forsøg på at finde en rationel løsning og danne et fornyet fælles kort over verden. Jo før der gribes ind, desto bedre. 7 8 Evaluering af den personlige relation Hver 3die uge evaluerer gruppen hinanden én af gangen på følgende måde: Alle forbereder sig på at komme med mindst: - et positivt udsagn og - et konstruktivt kritisk udsagn eller udviklingspunkt til hver af de øvrige i gruppen. Den der evalueres må IKKE kommentere udsagnene, men blot lytte den den konstruktive og loyale kritik Udsagnene skal: Beskrive konkret opførsel ikke fortolke motiver Udtrykke følelser direkte ikke indirekte Være specifikke ikke generelle Kun handle om ting som kan ændres Give plads til forandringer IKKE være fordømmende Være motiveret af et ønske om at hjælpe andre ikke at såre dem Godt råd: prøv udsagnet på dig selv 9 10 Konflikthåndtering: ndtering: jeg-budskaber Jeg-budskabet kommer indefra, og det er ærligt og virkeligt. Det er et klart budskab, forståeligt og ikke maskeret af et indirekte og vagt sprog: Et jeg-budskab mindsker kontrol og bevarer relationer mellem mennesker. Et jeg-budskab udtrykker den måde, du føler indeni, og den måde, du påvirkes af andres adfærd. Et jeg-budskab bebrejder ikke eller nedgør den anden eller fortæller, hvad personen skal gøre. Et jeg-budskab åbner for ærlig kommunikation med den anden person og vedligeholder relationen. Et jeg-budskab kan (men gør det ikke altid) føre til, at den anden person ændrer sig for at fjerne problemet. Jeg-budskabet: opbygning Fase Udgangspunktet Konsekvensen Følelsen Alternativet Udsagn Når du fortæller mig, at mødet er aflyst, Så betyder det for mig, at jeg kommer forgæves, og det betyder at jeg spilder min tid. Det gør mig vred og ærgerlig, og jeg oplever, at du ikke respekterer mig og værdsætter mit arbejde. Hvis du i stedet gav sekretæren besked, så kunne jeg få det at vide fra hende og

3 Konflikthåndtering ndtering movement Konflikthåndtering ndtering movement Under en konflikthåndtering kan man med fordel anvende movement. Det er en metode der har til formål at få spontane, impulsive og vilde indfald med i diskussionen. Normalt møder vi tit andres ideer med et kritisk NEJ hvorefter vi argumentere for hvorfor vi ikke synes om ideen. Vi kan også sige JA MEN hvilket også er en kritisk reaktion. Reglerne for movement er meget enkle. Det eneste man må sige til andres forslag er JA OG hvorefter man spontant tilføjer noget til ideen. Movement er en leg med ideer som får lov til at leve og vokse. Selvom man inderst inde ikke synes om den ide man er med til at bygge videre på, så bliv ved. Pludselig kan det vise sig at ideen bliver et genialt udgangspunkt for en ny platform der kan løse konflikten Kreativ ideudvikling i ledelsesgruppen Klip fra krøniken Klip fra kreativ ideudvikling Hvad foregik der? Hvordan praktiserede man mødeledelse? Var der nogle Nej eller Ja men? Hvordan var stemningen i begyndelsen? Hvorfor blev der en god stemning? Konflikter skal tages op diskuteres. Typiske tegn på, at der er konflikter i gruppen kunne være: Ringe lyst til at gå i dialog, men stor lyst til diskussion. Ingen får tid eller mulighed for at afklare deres kort over verden. Medlemmerne stikker til hinanden og bliver personlige i stedet for at diskutere sagen. Medlemmerne beskylder de andre for ikke at have forstået noget af det hele. Medlemmerne danner kliker. Der er for mange følelser i forbindelse med at vinde eller tabe, og det skader gruppens indbyrdes relationer. 17 Hvad kan en konflikt føre f til? Rigtig brugt kan konflikter være afgørende for at accelerere en gruppes indlæring. Konflikthåndtering kan: Få dig til at forstå, hvad du værdsætter ved andre. Skabe et dybere venskab. Skabe fælles identitet. Udvikle sociale færdigheder og gøre kommunikation lettere. Skabe forandring. Skabe kreativitet. Skabe en mere omhyggelig beslutningsproces. Bringe forskellige sider af en sag op til overfladen. 18 3

4 Hvornår r er en konflikt positiv? En konflikt i en gruppe er positiv, når man bagefter kan sige om den, at den: Skabte styrkede relationer mellem gruppens medlemmer. I arbejder bedre sammen bagefter. Skabte tillid og styrkede venskaber. Såvel du som den anden person er tilfreds med resultatet af konflikten. Skabte tilfredshed bagefter. Såvel du som den anden person føler jer bedre tilpas sammen og med jeres arbejde bagefter. Skabte øget evne til at håndtere konflikter. Konfliktløsning hvornår/hvordan r/hvordan At vinde og tabe er mål for spil ikke for konflikter Konflikter husk! Konflikter er ikke en forestilling. Konflikter er bare. Vi vælger, om det skal være en forestilling - et spil - i hvilket der er vindere og tabere. Vi har livet igennem fået et så indgroet mønster, at vi tænker på konflikter som en konkurrence. At livet bliver en stor scoringstavle. Det at vinde er blevet så vigtigt for os. PAUSE Hvad står der her? OPPORTUNITYISNOWHERE OPPORTUNITY IS NO WHERE OPPORTUNITY IS NOW HERE Adams trust building exercise Projektstyring Projektplaner i en usikker verden/kontekst

5 25 26 Projekter lever med og i usikkerhed Formålet med projektplanlægning og projektstyring er at reducere usikkerhed! Hvad skyldes usikkerheden? (Summemøde) Den operationelle usikkerhed Definition (Galbraith 1979): Operationel usikkerhed = Den informationsmængde der er nødvendig for at udføre opgaven minus Den informationsmængde som på et givet tidspunkt er til rådighed for opgaveudførelsen Operationel usikkerhed

6 Den kontekstuelle usikkerhed Projektplaner laves under forudsætningen at projektets vilkår er kendte og ikke forandres I praksis forandres projekters omgivelser undervejs Jo mere turbulente omgivelser og jo mere udviklingspræg projektet har jo større kontekstuel usikkerhed Eksempler påp kontekstuel usikkerhed En cementfabrik i en afrikansk ørken mangler strøm værtsnationen fik ikke som aftalt ført el frem til fabrikken Utopia det perfekte brugerinddragende softwareprojekt blev overhalet af WP Dora - da DR s nye produktionssoftware endelig var færdigt var deres egne ønsker og behov væsentligt forandret, så projektet blev skrottet Definition af kontekstuel usikkerhed Kontekstuel usikkerhed = Planlægningsgrundlaget: den viden og de præmisser projektet designes og planlægges på minus: Det vidensgrundlag, de præmisser og læringsmuligheder som projektet evalueres på Erfaringer fra P1 I de sidste fjorten dage af projektperioden indlagde gruppen såkaldte Amokdage, hvor man blev på universitetet og arbejdede igennem det meste af aftenen. I den sammenhæng spiste gruppen oftest aftensmad sammen i grupperummet. Amokdagene hjalp os til at komme godt videre med projektarbejdet, idet vi på denne måde kunne have mange timers sammenhængende projektarbejde. Tidsplanen blev fra starten af ikke overholdt og derfor ikke brugt. Vi begyndte i stedet at benytte dag-til-dag -tidsplan, hvor gruppen i fællesskab aftalte, hvad der skulle laves til næste dag og hvornår opgaverne skulle være færdige. Vi havde ikke længere en egentlig plan, men satte på skift gang i arbejdet, når vi følte at være bagud. Dag-til-dag -planlægningen gjorde, at vi mistede overblikket og var nødsaget til at holde amok-dage, i den sidste periode af projektet. I et kommende projekt vil det være en fordel at udarbejde en tidsplan med flere og mindre deadlines. På den måde bliver en deadline mere overskuelig og nemmere at gøre færdig. P1- procesanalyse for gruppe A P1- procesanalyse for gruppe A

7 Diskuter med jeres gruppe Hvilke tidsplanniveauer har man brug for at kunne styre projektet professionelt? Hvor langt bør der være mellem overordnede deadlines? Er der brug for nødplaner? Evt. forslag til nødplaner Opgaver i grupperne 1. Lav en plan for hvilke projekt(tids)planer i har brug for til P2-projektet, på alle niveauer, også nødplaner. 2. Planlæg hvordan projektplanerne skal laves og hvem/hvornår de skal opdateres. 3. Hvordan vil i håndtere konflikter (Konfliktberedskab): 1. Forebyggelse (planer) 2. Akut (konfliktløsningsmodel) 4. Synliggør jeres projektplansplan og konfliktberedskab i grupperummet OG send den til lpj@es.aau.dk