Referat. HovedMED. Mødedato 12. september 2012 kl. 09:00. Mødelokale. Deltagere. Afbud. Stedfortrædere Jannie Frese.

Transkript

1 Referat HovedMED Mødedato 12. september 2012 kl. 09:00 Mødelokale Deltagere Afbud Projektlokalet, HR/Personalecentret, Vemmeløsevej 40, Dalmose Søren Lund Hansen, Ole Kristensen, Vini Lindhardt, Birgit Dürkop, Berit Paludan, Kim Kruse Rasmussen, Lone Irene Petersen, Per Haugaard, Lene Theill Petersen, Helle Dalsgaard, Rene Bohl, Bjarne Svan-Hansen, Susanne Irene Nielsen, Per Hansen Berg, Allan Gildhoff, Jacob Klinck, Tina Larsen, Leif Borregaard Hansen, Bettina Hinrichsen Rie Perry, Lars Hansen, Jenny Grønsdal, Torsten Ross Stedfortrædere Jannie Frese Mødet hævet 11:00

2 Indholdsfortegnelse HovedMED den 12. september 2012 kl. 09:00 Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden (B) Godkendelse af referat (B) Høring vedr. budget (B) Ny rygelovgivning og stillingtagen til rygning i arbejdstiden (B) HovedMEDs indsatsområde: projekt Det kompetence arbejdsliv (B) Høring - Uddannelsespolitik for Slagelse Kommune (B) Oplæg om årlig drøftelse af det sociale kapitel (B) Jobrotation til fastholdelse (D) APV og trivselsmålinger - implementering af elektronisk system (O) Status Arbejdsmiljø (O) Status på budget 2012 (O) Gensidig orientering (O) Eventuelt (O)... 16

3 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 1 1. Godkendelse af dagsorden (B) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Beslutning Godkendelse af dagsorden. Kommunaldirektøren indstiller, at Dagsordnen godkendes. Godkendt. 2. Godkendelse af referat (B) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Beslutning Godkendelse af referat fra HovedMEDs møde den 28. august Kommunaldirektøren indstiller, at Referatet godkendes. Godkendt. 3. Høring vedr. budget (B) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Beslutning Beslutningstema Den 3. september er indgået budgetaftale mellem A, F, V, C og O. Disse partier er enige om, at stemme for det i budgetaftalen beskrevne budget for 2013 samt budget overslagsårene

4 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 2 Budgetforslaget tager afsæt i det budgetmateriale, der var udgangspunktet for Byrådets budgetseminar den 30. og 31. august Efterfølgende er ovennævnte budgetaftale indarbejdet i materialet. Den vedtagne budgetaftales verbale del, samt udarbejdet specifikationer indeholdende de i budgetaftalen medtagne besparelsesforslag m.m., investeringsoversigt i form af anlægsprojekter og afledt drift af disse fremgår af bilag 1-5. Budgetforslaget tager udgangspunkt i uændrede udskrivningsprocent, grundskyldspromille, og dækningsafgift. Borgmesteren har på baggrund af et flertal i Byrådet d. 31. august 2012 fremsendt ansøgning om skatteforhøjelse på 0,5 % svarende til en ekstra skatteindtægt på ca. 55 mio. kr. Der kan forventes svar på ansøgningen omkring d. 19. september Ministeriets svar på ansøgningen vil kunne indgå i Økonomiudvalgets 2. behandling af budgettet på mødet d. 1. oktober Det skal understreges, at der ikke er taget stilling til evt. skatteforhøjelse, men udelukkende at det nævnte flertal har indsendt ansøgning om, at få andel af puljen til skatteforhøjelser. Såfremt ansøgningen imødekommes, skal det efterfølgende tages stilling til, hvorvidt tilsagnet skal udnyttes. De modtagne høringssvar fremsendes til Byrådet forud for mødet d. 17. september Baggrund I den godkendte budgetproces for budget indgår 2. høringsrunder, hvor denne sidste høring ligger i perioden 6. september til 13. september. Omstillings- og besparelseskatalog er senest behandlet i forbindelse med første høring den 28. august 2012, hvor både SektorMED og HovedMED afgav høringssvar. HovedMED har ligeledes deltaget i Byrådets budgetseminar. Det medsendte høringsmateriale drøftes på mødet. Retligt grundlag Godkendt budgetproces for budget , hvor svarfristen for 2. høringsrunde er 13. september. Økonomiske og personalemæssige konsekvenser De økonomiske konsekvenser fremgår af bilag 1. Der er i foretaget en netto reduktion af anlægsrammerne i forhold til en oprindelig afsat budgetramme på godt 200 mio.kr., endvidere er der besparelsesforslag for 71,8 mio.kr. i 2013 stigende til 114,0 mio.kr. i Pulje til udligning og vision/udvikling reduceres med 21,2 mio.kr. i 2013, og 33,2 mio.kr. i Økonomidirektøren indstiller, at HovedMED drøfter budget samt drøfter fremsendelse af evt. høringssvar. at Såfremt HovedMED vil fremsende høringssvar, beslutter HovedMED, hvad høringssvaret skal indeholde. HovedMED drøftede budget og besluttede at afgive høringssvar.

5 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 3 HovedMED forholdte sig primært til budgettet på det overordnede koncernniveau og til Økonomiudvalgets budgetområde, da de enkelte SektorMED også har mulighed for at afgive høringssvar. På mødet blev det besluttet, hvilke punkter, som skulle fremhæves i høringssvaret. Formand og næstformand udarbejder herefter høringssvar på baggrund af de drøftede bemærkninger. Bilag Følgebrev 2. høring budget 2013 udkast Bilag 1. Budgetaftale 2013 (tekst og resultatopgørelse) Bilag 2. Anlæg Bilag 3. afledte driftsudgifter Bilag 4. Besparelseskatalog Bilag 5. Puljer 4. Ny rygelovgivning og stillingtagen til rygning i arbejdstiden (B) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Beslutning I projekt Implementering af sundhedspolitikken for personalet er rygning og den fremtidige rygepolitik drøftet. Anledningen til dette har været en revidering af Lov om røgfrie miljøer, der er trådt i kraft 1. august Hvorfor skal vi arbejde med rygestop på arbejdspladsen? Rygning er den største risikofaktor i forhold til kronisk sygdom, invaliditet og for tidlig død. Ca dødsfald årligt er knyttet til rygning i Danmark. Til sammenligning dør under 100 årligt på grund af arbejdsulykker, og ca (mænd) dør årligt på grund af arbejdsbetingede lidelser jf. Risikofaktorer og folkesundhed i Danmark Sundhedsstyrelsen/SIF 2006 Desuden medfører rygning et produktionstab for samfundet på grund af sygefravær, førtidspension og tidlig død. Rygning medfører i Danmark årligt mere end 2 millioner fraværsdage på arbejdsmarkedet. For kommunerne medfører rygning udgifter til førtidspension, som i 2012 er opgjort til at være førtidspensioner. For gennemsnitskommunen medfører rygning udgifter for ca. 10 mio. kr. årligt til undersøgelse, behandling og rehabilitering. En lang række undersøgelser og centrale aktører indenfor sundhedsområdet peger på at sundhedsfremmende indsatser på arbejdspladsen nytter. At det er lettere at opnå en adfærdsændring, når forebyggelsesindsatser retter sig mod en gruppe, hvor sociale normer og gruppemekanismer øger den enkeltes incitament til at ændre sundhedsadfærd. Beslutninger og status i Slagelse Kommune Slagelse Kommune har implementeret lov om røgfri miljøer fra 2007 i personalepolitikken således:

6 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 4 Røg Vi er en røgfri arbejdsplads og sikrer alle medarbejdere ret til at arbejde i et røgfrit arbejdsmiljø. Rygning er derfor kun tilladt i udendørs miljøer, og efter gældende lovgivning. Vi vejleder og støtter medarbejderne i deres ønske om rygestop. Hvad gør vi? Vi har lokale aftaler på arbejdspladserne om, hvor og hvornår der må ryges. Vi er tydelige i vores holdning til røg. Der arbejdes med rygning på arbejdspladserne gennem Sund i MUS og APV-sund. Der er udarbejdet dialogværktøjer til arbejdspladserne til opfølgning på APV-Sund, herunder er der udarbejdet dialogkort om rygning til arbejdspladserne. Siden efteråret 2010 har der været særlige tilbud til medarbejderne i Slagelse Kommune om rygestop både individuelle og kollektive tilbud. Siden oktober 2011 har der været et nyt tilbud om gratis rygestop Kom og Kvit for alle medarbejdere i Slagelse Kommune, der udbydes af Center for Sundhed og Omsorg. Desuden tilbydes individuelle samtaler på apotekerne. Der er løbende reklameret for rygestopkurser på InSlag og der er sendt plakater og foldere om Kom og Kvit ud til alle arbejdspladser. Der har været en minimal søgning til disse aktiviteter i 2010/2011, men det skønnes, at flere har benyttet tilbuddene i 2011/2012. En endelig opgørelse for det sidste år er klar til september Ny Rygelovgivning og betydning for Slagelse Kommunes personalepolitik Lov om røgfri miljøer blev revideret i juni Formålet med loven er at udbrede røgfri miljøer med henblik på at forebygge sundhedsskadelige effekter af passiv rygning og forebygge, at nogen ufrivilligt kan udsættes for passivt rygning. Som hovedregel er rygning ikke tilladt indendørs på arbejdspladser, uddannelsesinstitutioner og indendørs lokaliteter, hvortil offentligheden har adgang. På børneinstitutioner, skoler, opholdssteder og lignende, der fortrinsvist har optag af børn og unge under 18 år, er det ikke tilladt at ryge på institutionens område - hverken indendørs eller udendørs. På øvrige arbejdspladser må der ryges på enkeltsmandskontorer, i rygerum og rygekabine. Der er en række særbestemmelser på døgninstitutioner og i private hjem. Slagelse Kommunes personalepolitik matcher den nye lovgivning og understøtter den decentrale beslutningskompetence. Bør HovedMED pege på ændringer på grund af den nye rygelovgivning? Sundhedsstyrelsen har i juni 2012 udsendt en række anbefalinger til kommunernes arbejde med forebyggelse, der giver anledning til en drøftelse. Desuden ser vi, at mange kommuner er i gang med en proces, hvor rygning på arbejdspladsen udfases. Sundhedsstyrelsen har udsendt en række forebyggelsespakker for at understøtte kommunernes arbejde med forebyggelse. En af dem er Forebyggelsespakke tobak. Forebyggelsespakken indeholder Fakta, Anbefalinger, Implementering og opfølgning samt Litteratur og henvisninger. I Forebyggelsespakke Tobak er der en række anbefalinger til kommunale indsatser, herunder: 1. Rammer eksempelvis Kommunal tobakspolitik, Røgfri miljøer indendørs, Røgfri matrikel, Røgfri matrikler for børn og unge, Røgfrihed i arbejdstiden, Generel inspiration til handling indenfor rammer

7 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 5 2. Tilbud eksempelvis til særlige målgrupper 3. Informationsindsatser og undervisning eksempelvis Understøtte nationale kampagner og information, Gennemføre selvstændige informationsindsatser, Information om nationale rygestoptilbud. Hvad sker der i andre kommuner? Rigtig mange kommuner er på vej med at udvide tiltag på arbejdspladserne i forhold til udsættelse for passiv rygning. Sorø, København, Helsingør kommuner har forsøgt sig med røgfrihed på matriklen i arbejdstiden, egenbetaling for rygepauser m.v, men der er ikke truffet endelige beslutninger. I Odense Kommune er der truffet beslutning om totalt røgfri arbejdstid for ansatte fra den 1. september Der må ikke flexes ud i forbindelse med rygning, der må ikke ryges på matriklerne, og der må ikke ryges, når man opholder sig andre steder end den faste arbejdsplads, fx under transport. Man har desuden i relation til sygefraværsindsats kigget på, hvor meget rygning koster i arbejdstid og estimeret dette til 130 mio. kr. årligt. Man har også kigget på barns sygedage, hvor mange børn iflg. Kræftens Bekæmpelse har luftvejssygdomme på grund af forældrenes rygning. En del af beslutningen er, at der samtidigt sættes massivt ind med rygestoptilbud, og at der desuden skal følges op med eventuelle sanktioner, der aftales med de faglige organisationer. I Holbæk Kommune har HU og Økonomiudvalg truffet beslutning om en proces hen imod røgfrihed år Der er aftalt en proces, der involverer pilotprojekter om forskellige rygepolitikker, en ekstraordinær indsats for at øge kendskabet til rygestopkurser, en evaluering af den nuværende rygepolitik og en endelig beslutning om en ny rygepolitik i HovedMED anbefales at drøfte HovedMED opfordres til at drøfte, hvilke rammer der fremover skal gælde for rygning for personalet. Nedenunder opridses 3 forskellige modeller, der kan være udgangspunkt for en drøftelse. a) Rygelovgivningen overholdes og der laves fortsat lokale aftaler. Denne model svarer til det vi gør nu. Styregruppen for projekt Implementering af sundhedspolitikken gør opmærksom på, at dette giver problemer, hvor 2 institutioner deler udendørsarealer, hvor uddannelsessøgende under og over 18 år blandes. Her gælder, at de unge ikke må ryge på udendørsarealer. Det må de voksne gerne, men det kan alligevel ikke lade sig gøre af hensyn til de unge. Dette har vi konkrete eksempler på i Slagelse Kommune, fx Musikskolen og Sprogskolen, der deler udendørsarealer. b) Selvbetalt rygning i arbejdstiden. Der flexes ud i forbindelse med rygning, således at rygerne selv betaler for deres rygepauser. Styregruppen for projekt Implementering af sundhedspolitikken gør opmærksom på, at de praktiske forhold omkring dette først skal afdækkes. c)røgfri arbejdsplads. Dette betyder, at der på arbejdspladsen ikke må ryges hverken indendørs, udendørs eller uden for arbejdspladsen i arbejdstiden. Styregruppen for projekt Implementering af sundhedspolitikken anbefaler denne model. Beslutningsprocessen Styregruppen for projekt Implementering af sundhedspolitikken anbefaler, at HovedMED tager principiel stilling til, hvordan de fremtidige rammer om rygning på arbejdspladsen skal være At SektorMED får forslaget i høring før den endelige beslutning træffes Når HovedMEDs oplæg har været i høring sættes en endelig dato for gennemførelse af evt. nye beslutninger, og den lokale proces og tilbud til denne fastlægges.

8 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 6 HR/Personalechefen indstiller, at HovedMED beslutter, hvilken model der skal være oplæg til de fremtidige rammer for personalet vedrørende rygning på arbejdspladsen. at HovedMED sender oplæg til fremtidig ramme i høring i SektorMED. HovedMED drøftede oplægget til en evt. ændring af personalepolitikken i forhold til rygning. HovedMED ønsker at inddrage SektorMED forud for en beslutning og besluttede derfor at sende de forslåede modeller A og C i høring i SektorMED, idet HovedMED vurderer, at model b ikke vil fungere i praksis. Indsatsen i forhold til rygestop bør desuden tydeliggøres. Bilag ForebyggelsespakkeTobak.pdf Lov om røgfri miljøer 2007.pdf LOv om røgfrie miljøer 2012.pdf skridt til god tobaksforebyggelse - den gode kommunale model.pdf 5. HovedMEDs indsatsområde: projekt Det kompetence arbejdsliv (B) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Beslutning Baggrund Nærværende mødegrundlag præsenterer idébeskrivelsen til Det kompetente arbejdsliv. Projektet er udviklet på grund af HovedMEDs beslutning om at stress er et af HovedMEDs strategiske indsatsområder de kommende år En viden om at der kontinuerligt skal være fokus på nedbringelse af sygefraværet, og med afsæt heri et konkret bidrag til Omstillingskataloget, budget 2013 Om projekt Det kompetente arbejdsliv Formålet med projektet er at øge den sociale kapital, forbedre arbejdsmiljøet og dermed nedsætte stress og sygefravær. Projektet målrettes virksomheder i Slagelse Kommune, der vil arbejde med udvikling af kerneopgaven gennem innovation og nytænkning i forhold til arbejdsmiljøfokus og indsatser. Gevinsten skal være opbygning af social kapital på arbejdspladsen, og her igennem sikre det gode arbejdsmiljø og ruste arbejdspladsen til fremtidige udfordringer. Det fremgår af flere data (se HR redegørelsen), at stress er en væsentlig årsag til fravær, og der er en tæt sammenhæng mellem psykisk arbejdsmiljø og stress. Dette er årsagen til

9 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 7 at HovedMED ved den strategiske drøftelse i feb besluttede at stress sal være et indsatsområde de næste år. Nytænkningen i arbejdet med stress på arbejdspladserne i Slagelse Kommune, vil blandt andet være at sætte fokus på stress, som manglende evne til at mestre livet, herunder arbejdslivet. I projektforløbet skal der anvendes metoder, som får ledere og medarbejdere til at tænke ud af boksen. Det kan være en kombination af metoder, der anvendes i forbindelse med - innovation - social kapital - Teori U Det skarpe fokus på udvikling af arbejdsmiljøet gennem kerneopgaven, betyder en bevægelse væk fra de strukturelle og meget stringente arbejdsmiljøprocesser og hen imod et ændret tankesæt, hvor det er muligt at se udfordringerne fra en skæv vinkel. Der skal derfor også arbejdes med at ændre kulturen på arbejdspladsen, herunder forståelsen af at se med nye øjne på problemer og udfordringer. Inden projektstart fastlægges en baseline og målemetode for måling af fraværsprocenten. Projektet tilbydes alle virksomheder/afdelinger, der har et sygefravær over Slagelse kommunes gennemsnitlige sygefravær i 2011 opgjort til 5,02 % og virksomheder, der oplever en markant stigning i sygefraværet. Antallet af deltagende virksomheder besluttes umiddelbart inden projektopstart under hensyntagen til virksomhedernes størrelse og den organisatoriske bredde. Organisering For at sikre nytænkning i projektet skal der tilknyttes ekstern/e konsulent/er, der afhængigt af deres kompetencer kommer til at fungere som facilitatorer i processerne på virksomhederne. Et væsentligt kriterium for valg af eksterne konsulenter er, at de kan bidrage med en utraditionel tilgang til projektet. Der etableres et Advisory Board, som skal bidrage til en stadig nytænkning af processer og udfordring af ledelsestænkningen. Projektledelsen varetages af HR/Personalecentrets arbejdsmiljøkonsulenter. De eksterne konsulenter forpligtes til at videregive viden og metoder til HR/Personalecentrets konsulenter, således at projektets resultater og metoder forbliver i organisationen, og der udvikles interne kompetencer. Dvs. fra år 3 skal processerne kunne drives internt, og det er således samme model, som anvendes i innovationsforløbet. HovedMED skal ved hvert møde have status fra projektet og involveres i principielle drøftelser. Følgegruppen for sygefravær nedsat af HovedMED foreslås at være følgegruppe for projektet. HR/Personalechefen indstiller, at HovedMED godkender oplægget til projekt Det kompetente arbejdsliv. Projektet har 3 hovedformål nemlig at reducere stress, øge den sociale kapital og at sætte fokus på kerneydelsen.

10 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 8 HovedMED anbefaler, at følgegruppen drøfter, hvorvidt virksomheder, der har været særligt ramt i forhold til stress skal tilbydes at deltage uanset om deres sygefravær iøvrigt opfylder betingelserne. Det kunne være aktuelt at inddrage temaet i forhold til den kommende arbejdsmiljøkonference. HovedMED godkender oplægget. Bilag Fase 1_Idebeskrivelse doc Fase 1 - Kommisorium 6. Høring - Uddannelsespolitik for Slagelse Kommune (B) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Beslutning I forlængelse af beslutningen om den politiske vision, er der igangsat en proces, der skal skabe grundlag for en politisk beslutning om en uddannelsespolitik for Slagelse Kommune; politikken skal målrettes alle borgere samt medarbejdere i Slagelse Kommune. Oplæg til grundholdninger og indhold har undervejs i processen været drøftet i Direktion, Strategisk Chefforum, HovedMED, Uddannelsesrådet og i BUI, og der har i alle fora været opbakning til oplægget, hvor arbejdstitlen har været Et trin højere på alle niveauer. Ligeledes har der været gennemført interview med en række erhvervsvirksomheder i Slagelse Kommune for at høre deres vurdering af behov for de fremtidige kompetencer. Uddannelsespolitikken er forankret i BUI, og BUI har således løbende været involveret i processen med udvikling af politikken. Med afsæt i ovennævnte foreligger nu oplæg til uddannelsespolitikken. Uddannelsespolitikken Uddannelsespolitikkens målgruppe er alle borgere og medarbejdere i kommunen. Det vil sige, at politikken skal være bred og kunne favne alle, fra de helt små til seniorerne. Da der allerede er mange gode uddannelsesinitiativer og indsatser i Slagelse Kommune, skal der ikke nødvendigvis være mange nye indsatser. Politikken skal dog understøtte, at der er indsatser, som sikrer, at alle borgere løftes et trin højere det være sig i form af løft fra en kortere videregående uddannelse til en længerevarende videregående uddannelse, eller et løft af individuelle kompetencer som sprogkundskab eller IT viden. Uddannelsespolitikken kan således ses som en dynamo, der driver de uddannelsesstrategiske indsatser med det overordnede formål at løfte alle et trin. Medarbejderne i Slagelse Kommune indgår som en del af den målgruppe, der udgør de erhvervsaktive. Det betyder, at Slagelse Kommune som arbejdsgiver også skal sikre kompetenceudviklingsinitiativer, der løfter alle et trin.

11 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 9 En del af visionsarbejdet har været at fastlægge en række vigtige effektmål. I forhold til Uddannelsespolitikken er det Vi vil tiltrække flere unge på ungdoms- og videregående uddannelser Vi vil sikre et generelt uddannelsesløft blandt Slagelse Kommunes borgere Arbejdet med opfyldelse af effektmål og mål skal sikre, at Slagelse Kommunes særlige udfordringer imødekommes, herunder at Slagelse Kommunes borgere besidder de kompetencer, som det lokale erhvervsliv forventes at efterspørge indenfor de kommende år. Et særligt fokus i politikken er overgangene, eksempelvis mellem grundskolen og en gymnasial uddannelse, hvor der skal være sammenhæng og brobygning også til erhvervslivet og det fremtidige arbejdsmarked. Fokus på overgangene fordrer netværk, helhedsorienterede indsatser og partnerskaber på tværs af faglighed og mellem uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv og kommune. Politikken bæres af 4 tværgående temaer, der har afsæt i de grundholdninger, som Slagelse Kommune har til livslang læring. Formålet med tværgående temaer er at sikre, at alle borgere kan mestre livet og styrkes såvel uddannelses som sundhedsmæssigt, idet der er en tæt sammenhæng mellem uddannelsesniveau og sundhed. De 4 temaer i uddannelsespolitikken er Kvalitet gennem faglighed Synergi gennem sammenhæng Et trin højere via udvikling af det enkelte menneskes udviklingsparathed Iværksætteri i kraft af den innovative tilgang og tækning Udmøntning af uddannelsespolitikken Uddannelsespolitikken har tæt sammenhæng med Erhvervsudviklingspolitikken og Bosætningspolitikken og skal som disse udmøntes gennem strategier, indsatser og handleplaner. Fælles for de tre politikker er, at de sammen skal realisere visionen for Slagelse Kommune. Når politikken er endeligt besluttet, vil den blive efterfulgt af en handleplan med overblik over indsatser, delmål og ansvarlige for indsatserne. Da politikken er så bred, vil alle centre i Slagelse Kommune i en eller anden grad skulle indgå i udmøntningen. Fælles for alle indsatser er, at et eller flere af de fire temaer skal medtænkes i indsatsen. Da politikken målrettes alle, skal indsatserne samlet set således også målrettes alle dvs. de helt små, de unge, de voksne, de erhvervsaktive, de ledige og seniorerne. I forhold til medarbejderne vil udmøntning bl.a. ske via HR-strategien og øvrige personalepolitiske initiativer som f.eks. indsatsområdet Kompetenceudvikling = kompetent i HovedMEDs strategiplan. Den videre proces BUI har på møde den 12. august 2012 besluttet at sende uddannelsespolitikken i høring i de relevante fagudvalg samt HovedMED inden behandling i Økonomiudvalg og Byråd ultimo oktober. Uddannelsesdirektøren indstiller, at HovedMED drøfter den forelagte uddannelsespolitik og beslutter, hvorvidt de ønsker at afgive høringssvar at HovedMED beslutter et evt. høringssvar.

12 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 10 Uddannelsespolitikken er forankret hos Uddannelsesdirektøren. Uddannelsespolitikken handler i høj grad om at skabe en motivation både hos os selv og hos erhvervslivet og uddannelsesinstitutionerne omkring udvikling af kompetencer for alle. Fra HovedMED udtrykkes der tilfredshed med uddannelsespolitikken både i forhold til medarbejderne og borgerne. En udfordring kan dog blive at sikre den nødvendige styring og fastholdelse af indsatser og fokus. Høringssvar udarbejdes efterfølgende mellem formand og Leif Borregaard. Bilag Uddannelsespolitik høring 7. Oplæg om årlig drøftelse af det sociale kapitel (B) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Beslutning Det har tidligere fremgået af Rammeaftale om det sociale kapitel, at HovedMED årligt skulle gennemføre en generel og overordnet drøftelse om det sociale kapitel. I forbindelse med OK.11 er kravet om en årlig drøftelse bortfaldet. Af den nuværende rammeaftale fremgår alene, at der skal ske en generel og overordnet drøftelse i HovedMED med henblik på at fremme en fælles forståelse af og holdning til beskæftigelse på særlige vilkår, at fastlægge retningslinjer for beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne og ledige, at drøfte retningslinjer og konsekvenser for personale- og arbejdsvilkår for de øvrige ansatte, herunder sikre, at fortrængning eller udstødelse af allerede ansatte ikke finder sted, samt at drøfte opfyldelse af aftalens formål og personalepolitiske tiltag for at forbedre det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, herunder at forebygge sygdom og nedsættelse af arbejdsevnen. HovedMED godkendte den 18. januar 2012 den personalepolitiske retningslinje for ansættelse i løntilskud, hvor ovenstående er indeholdt. Rummelighed indgår som et tema i Slagelse Kommunes personalepolitik ligesom et af de fire indsatsområder, som indgår i HovedMEDs strategiplan for er Modig - Slagelse Kommune den rummelige arbejdsplads. Herudover har HovedMED senest på mødet den 6. juni 2012 drøftet ansættelse i løntilskud. Dermed indgår arbejdet med at udfylde rammeaftalens bestemmelser i forvejen i en række af de drøftelser og beslutninger, som HovedMED træffer.

13 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 11 På den baggrund bør HovedMED drøfte, hvorvidt der også i år ønskes gennemført en årlig drøftelse i forbindelse med HovedMEDs møde i december eller om en evt. drøftelse bør gennemføres forud for igangsættelse af indsatsområdet Modig - Slagelse Kommune den rummelige arbejdsplads. Såfremt HovedMED fastholder den årlige drøftelse på mødet i december 2012, bør Hoved- MED forholde sig til, hvad formålet er og hvilke elementer der bør indgå i drøftelsen. Hvis HovedMED beslutter at gennemføre en drøftelse i december 2012 kunne emner til drøftelsen være Evaluering af indsatsen på området herunder den personalepolitiske retningslinje Drøftelse af målsætninger og visioner i forhold til formålsbestemmelserne i rammeaftalen og herunder evt. barrierer på arbejdspladserne. Opfølgning på ansættelser i løntilskud herunder opfyldelse af kvote, fordeling i forhold til fagområde mv. HR/Personalechefen indstiller, at HovedMED beslutter, hvorvidt der skal gennemføres en årlig drøftelse på mødet i december at Såfremt det besluttes at gennemføre drøftelsen i december, drøftes formål og indhold. HovedMED besluttede, at drøftelsen tages i forbindelse med igangsættelse af HovedMEDs indsatsområde første kvartal Drøftelsen bør være konkret og med udgangspunkt de 3 foreslåede emner og data. 8. Jobrotation til fastholdelse (D) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Drøftelse Beslutningstema Der har fra forskellig side været vist interesse for at drøfte jobrotation, der derfor sættes på dagsordenen til en indledende drøftelse. Baggrund I Aftalen for Finansloven for i år aftalte regeringen og Enhedslisten at styrke brugen af jobrotation med 20 millioner kroner. Midlerne er øremærket til at forpligte kommunerne til at oprette flere jobrotationspladser til ledige ufaglærte og faglærte i Jobrotation er endvidere en indsats, der kan tages i anvendelse i forbindelse med eventuelle besparelsesprocesser, hvor jobrotationsforløb kan reducere/udskyde antallet af afskedigelser. Ved planlægning af jobrotationsforløb indgår en medarbejder i et efteruddannelses/videreuddannelsesforløb i en given periode og erstattes i denne periode af en fastansat

14 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 12 medarbejder (der måske ellers var blevet afskediget) eller alternativt af en ledig faglært/ufaglært. Der er forskellige muligheder for finansiering og tilrettelæggelse af forløb, som kan opkvalificere såvel formelle som uformelle kompetencer. Strategisk anvendelse af jobrotation kan endvidere ses som en væsentlig indsats i udmøntning af uddannelsespolitikken et trin højere for alle. Såfremt det bliver nødvendigt at reducere i antallet af medarbejdere grundet besparelser, vil der blive sat fokus på, hvor og i hvilket omfang jobrotation kan anvendes. I forlængelse af Finanslovsaftalen vil der endvidere komme fokus på jobrotation, hvor ledige indgår i processen som et led i Slagelse Kommunes forpligtelse til at oprette jobrotationspladser, mens der sker en opkvalificering af de fastansatte medarbejdere. HR/Personalechefen indstiller, at HovedMED drøfter formål med og eksempler på jobrotation. Det igangværende forløb på ældreområdet er en succes for både medarbejdere og for de ledige. HovedMED er positive i forhold til at arbejde videre med jobrotation. Dog er det er vigtigt, at jobrotation ikke kommer til at fungere som en skjult normering. Når der er en endelig afklaring i forhold til budgettet, vil der blive gennemført en drøftelse med center-/stabscheferne mhp. at afklare, hvor det særligt kunne være relevant at gennemføre jobrotationsprojekter. Herefter vil det blive drøftet i HovedMED igen. 9. APV og trivselsmålinger - implementering af elektronisk system (O) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Orientering På HovedMEDs møde den 14. december 2011 blev der truffet beslutning om at indkøbe et APV system fra Obisoft, at gennemføre et pilotforsøg i maj/juni 2011 og at gennemføre den første fælles undersøgelse af det psykiske APV/trivsel i september På mødet blev det desuden besluttet at fastholde en tidligere beslutning om, at undersøgelsen gennemføres anonymt. Pilotprojekt Der er gennemført pilotprojekt i maj/juni 2012 med udvalgte virksomheder. Pilotprojektet er evalueret på et møde i juni Efterfølgende er undervisningsmateriale tilrettet på baggrund af deltagernes oplevelse af undervisningen og opsætningen af systemet.

15 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 13 Uddannelse Der er planlagt 44 APV brugerkurser i august/september. Målgruppen for undervisningen er arbejdsmiljøgruppen. Kurset varer 3 timer og har det sigte at træne brugerne i de væsentligste funktioner i APV-systemet. Desuden opsummeres roller, rammer og opgaver i Slagelse Kommune. Arbejdsmiljøkonsulenterne afholder undervisningen. Igangsætning Der er planlagt udsendelse af den første psykiske APV/Trivselsundersøgelse i APV-systemet den 20.september Dataintegration mellem SD lønsystem og det nye APV system har vist sig langt mere komplekst end forventet. Det har været nødvendigt at tilkøbe hjælp til etablering af en daglig dataintegration fra et eksternt IT-firma. Anonymitet Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø anbefaler en grænse på 15 besvarelser for at resultatet kan betragtes som anonymt. Denne grænse benyttes. Det betyder, at en del mindre virksomheder og afdelinger ikke kan få en rapport over besvarelserne. De opfordres til at deltage, da de indgår i den samlede rapport. LokalMED, SektorMED og HovedMED Medlemmer af LokalMED, SektorMED og HovedMED får adgang til at se resultater på det niveau i MED-organisationen, de repræsenterer og kan trække diverse oversigtsrapporter. Der er udarbejdet en særlig kvikguide til dette. SektorMED får mulighed for at få en kort præsentation i forbindelse med en temadag om stress, der afholdes for alle SektorMED i oktober. HovedMED vil få tilsendt en kode og kvikguide. Medlemmer af LokalMED vil få tilsendt en kode, hvis de efterspørger denne. Kommunikation Der er oprettet en side på InSlag under temaet Arbejdsmiljø/Arbejdsmiljøgruppens værktøjer, der opdaterer rammer, roller og opgaver om APV i Slagelse Kommune. Der er desuden udsendt nyhedsbreve, der informerer om opstartstidspunkt m.m. Rammer, roller og opgaver er desuden samlet i Administrativ procedure for gennemførelse af arbejdspladsvurdering og trivselsundersøgelse i Slagelse Kommune. Den administrative procedure vedlægges som bilag. Udsendelse af spørgeskemaer For skoleområdet er der valgt at lade de enkelte skoler beslutte, hvilken mailadresse der benyttes. Dette involverer, at mailadresser indsamles via skolesekretærer og efterfølgende overføres til APV systemet. En lignende løsning er valgt for de selvejende virksomheder, der ikke får lavet løn i SD lønsystem. adresser findes ikke i SD-løn. Det er en forudsætning for at få udsendt spørgeskemaet på , at medarbejderen har indtastet CPR nummer i brugeroplysningsskemaet. Brugeroplysningsskemaet er placeret i værktøjskassen på skrivebordet i mappen værktøjer. For medarbejdere, der ikke har , eller ikke har tastet CPR ind i brugeroplysningsskema, er der også en løsning, men denne kræver, at arbejdsmiljøgruppen aktivt udskriver invitationskort til medarbejderne fra APV-systemet og deler disse ud eller sender dem med brev. Der er informeret om dette i nyhedsbreve, i lederinformationer og på brugerkurset. HR/personalechefen indstiller,

16 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 14 at HoveduMED tager orienteringen til efterretning Orienteringen taget til efterretning. Der er en del virksomheder, hvor beslutningen omkring anonymitet betyder, at de pga. størrelsen ikke vil kunne udarbejdet en rapport og derfor må anvende andre redskaber. Bilag Administrativ procedure APV.pdf 10. Status Arbejdsmiljø (O) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Orientering MED-uddannelse Hold 3 som gennemføres den 2. og 3. oktober samt den 6. november er fyldt helt op (26 deltagere), og der er derfor blevet oprettet endnu et hold den 12. og 14. november samt den 6. december. AM-uddannelse Hold 3 som gennemføres den 4., 5. og 6. december er fyldt op (20 deltagere) og der er tilmeldt 9 til holdet i november. I forhold til den supplerende arbejdsmiljøuddannelse tilbydes der mange forskellige moduler, men interessen har indtil videre ikke været særlig stor, og det har derfor været nødvendigt at aflyse flere hold. Valg af Arbejdsmiljørepræsentanter og medarbejderrepræsentanter Valgperioden for arbejdsmiljørepræsentanter og medarbejderrepræsentanter udløber den 31. december 2012 og der skal derfor gennemføres valg på alle arbejdspladser. Valget skal være afsluttes med udgangen af oktober 2012, og de nyvalgte/genvalgte starter deres valgperiode den 1. januar HR/Personalecentret sørger for at orientere alle arbejdspladser om valget og laver en vejledning til gennemførelse af valg af medarbejderrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Arbejdstilsynet Pr. 23. august 2012 havde Arbejdstilsynet udvalgt 84 P-numre i Slagelse Kommune til et risikobaseret tilsyn og der er gennemført 46 besøg indtil nu i Resultatet fremgår af bilag Reaktioner fra Arbejdstilsynet pr. 23. august HR/Personalechefen indstiller, at Orienteringen tages til efterretning

17 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 15 Orienteringen tages til efterretning. Der er eksempel på en virksomhed, hvor arbejdstilsynet har givet en grøn smiley, selvom medarbejderne oplever problemer på virksomheden. Der er alene tale om valg af MED- og arbejdsmiljørepræsentanter. Der kommer en udmelding i forhold til valg af arbejdsmiljørepræsentanter til HovedMED. I forhold til uddannelserne er det vigtigt, at de enkelte MED-udvalg og SektorMED lokalt drøfter, hvilke uddannelser, der er aktuelle for dem. Det er vigtigt, at SektorMED er opmærksomme på at sikre vidensdeling inden for eget område ved påbud fra arbejdstilsynet. Bilag reaktioner fra arbejdstilsynet pr 23 august 11. Status på budget 2012 (O) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Orientering Beslutningstema På mødet gives en status på indeværende års budget. Økonomidirektøren indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Ved halvårsregnskabet var der tale om et samlet mindreforbrug på 38 mio. Orienteringen tages til efterretning. 12. Gensidig orientering (O) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Orientering Gensidig orientering om

18 HovedMED, den 12. september 2012 kl. 09:00 Side 16 Der er den 3. september 2012 afholdt første møde i arbejdsgruppen vedr. Kommunikation i MED. På mødet var der fokus på at få identificeret problemområderne. Arbejdsgruppen vedr. brug af AKUT midler har første møde den 5. september Der er fortsat udfordringer i forhold til at vi kan trække validt datamateriale vedr. fraværsstatistik fra Silkeborg Data, og tidshorisonten på løsning af problemet er ukendt. Det er overordentligt vigtigt at det er korrekte og valide tal, der er tilgængelige, da disse selvsagt danner udgangspunkt for bl.a. en vurdering af udviklingen af fravær f.eks. i forhold til projekt Kompetent arbejdsliv. Der er fortsat ikke kommet tilbagemelding fra KL på den nye lokale MED-aftale. HR/Personalechefen indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen tages til efterretning. Arbejdsgruppen vedr. kommunikation i MED vil evt. kunne trække på den viden, som den nye leder af kommunikation har, men det er ikke tænkt, at han skal inddrages i selve gruppen. 13. Eventuelt (O) Sagsnr.: Dok.nr.: Åbent Kompetence: Orientering Eventuelt. Der bør udarbejdes nogle overordnede retningslinjer for infektioner og hygiejne herunder i forhold til, hvem der skal tilbydes f.eks. hepatitisvaccinationer. HR/Personalecentret tager kontakt med Sundhed og Omsorg for at afklare behov og ansvarsplacering. Guide til personalepolitiske retningslinjer vil være klar, når og hvis der bliver behov for at gennem personalepolitiske processer.