Aftalestyring I Norddjurs Kommune

Transkript

1 Aftaleenhedens udviklingsmål Politiske målsætninger Evaluering Refleksion Læring Ledelsesgrundlag Værdier som arbejdsgrundlag Aftalestyring I Norddjurs Kommune Decentralisering Prioritering og fokusering Motivation og fleksibilitet

2 Indholdsfortegnelse 1 Styringsprincipper...3 Ledelsesgrundlag...4 Værdier som arbejdsgrundlag...4 Dialogen med politikere...6 Årets gang:...7 Økonomi...8 Årsbudget...8 Lønbudget...8 Bygningsvedligeholdelse...9 Indkøb...9 Leje og leasing...9 Overførselsadgang...9 Uforbrugte midler...10 Merforbrug...10 Andet...11 Overordnede retningslinier...11 Regulering af aftalen i aftaleperioden...11 IT support til aftaleenhederne...11 Særlige forhold...12

3 Aftalestyring 2 Indledning Norddjurs Kommunes styringsmodel I takt med den øgede kompleksitet og de stigende forventninger fra borgerne til individuelle løsninger, stiger behovet for, at den enkelte medarbejder har råderum og kompetence til at udøve fleksibel og individuel tilpasset service til brugerne. Samtidig er det Kommunalbestyrelsens ansvar at udvikle kommunens serviceniveau og at styre kommunens ressourceanvendelse ud fra en helhedsbetragtning. Aftalestyring er Norddjurs Kommunes vigtigste styringsredskab i forhold til at guide aftaleenhederne og den enkelte medarbejder igennem de udfordringer, kommunen står overfor de kommende år. Aftalestyring er et redskab, hvor vægten fra kommunalbestyrelsens side er lagt på resultatet/effekten af den kommunale opgaveløsning frem for på, hvordan effekten opnås. Kommunalbestyrelsen styrer udvikling af serviceniveau og ressourceforbrug gennem fastsættelse af mål og rammer for den kommunale opgaveløsning. Det er aftaleenhederne som har ansvaret for at levere de aftalte resultater, hvorimod det er direktionen og aftaleenheden i fællesskab som aftaler, hvordan resultaterne dokumenteres. Dette kan bl.a. foregå ved brugerundersøgelser, evalueringsanalyser m.v. Udover den evaluering som aftales med direktionen, er aftaleenhederne som udgangspunkt fritstillet med hensyn til dokumentationen og interne styringsredskaber. På nogle områder vil det være naturligt at udarbejde en virksomhedsplan, på andre vil en hjemmeside kunne udgøre den nødvendige dokumentation, og på helt tredje områder vil det være naturligt at udarbejde servicedeklarationer. Direktørerne, afdelingscheferne og aftaleenhedslederne fastlægger i fællesskab niveauet for dokumentationen på de enkelte fagområder. Aftalestyringen er således kendetegnet ved, at aftaleenhederne har stor selvstændighed med hensyn til valg af metoder til at nå de politisk fastsatte mål. Dette har som konsekvens, at kommunalbestyrelsen som udgangspunkt ikke kan blande sig i afgørelser truffet i den enkelte aftaleenhed. Kommunalbestyrelsen er derfor nødt til at arbejde overordnet med politikker, strategier og ressourceprioritering. Norddjurs Kommune har en størrelse som gør det nødvendigt med en arbejdsdeling mellem kommunalbestyrelse og udvalg. Det er udvalgene, som har den brede drøftelse med aftaleenhederne og derfor udvalgenes opgave at indstille de politiske udviklingsmål til Kommunalbestyrelsen. Når kommunalbestyrelsen har fastlagt serviceniveau og udviklingsmål, er det direktions opgave at omsætte de politiske mål til aftaler (gerne målbare) med de enkelte aftaleenheder. Aftalen indgås derfor mellem direktion/stående udvalg og aftaleenhedslederne. Styringsprincipper Arbejdsdelingen kan i kort form skitseres således: Central styring og koordinering kommunalbestyrelse, udvalg og direktion Overordnede mål og politikker fastlægges af kommunalbestyrelsen (f.eks. udviklingsmål, servicemål og driftsmål) Koordineret ressourcetildeling Overblik over resultater Sammenhæng i organisationen Fælles vision og værdier for hele kommunen Rationalitet sikres på udvalgte områder ved fælles løsninger (kan være bygnings-

4 vedligehold, indkøb, forsikringer, IT-arkitektur, finansielle forhold mv.) 3 Decentral beslutningskompetence - aftaleenhederne Metodefrihed for aftaleenhederne Det konkrete indhold af ydelser tilpasses lokale forhold Valg af konkret ressourceanvendelse afgøres på grundlag af lokale forhold Resultater afhænger af lokale forhold og vilkår Fælles værdier får mening, når de får indhold på den enkelte arbejdsplads Medindflydelse på egen arbejdssituation Aftaleenhedslederen har det fulde faglige, personalemæssige og økonomiske ansvar Aftalestyring i form af udviklingsaftaler Kommunalbestyrelsen/udvalgene fastsætter udviklingsmål og forventninger, og disse udmøntes lokalt Giver plads til den lokale ledelse Giver medarbejderne mulighed for indflydelse og motivation Skal baseres på sund fornuft, dialog, åbenhed og ligeværdighed Skal indeholde tilbagemeldinger om målopfyldelse Kan kombineres med tilfredshedsmålinger blandt brugere og medarbejdere. Sammenlægningsudvalget i Norddjurs kommune vedtog på sit møde den 11. oktober 2006, den Sammenhængende børnepolitik. Den samlede beslutning kan ses på kommunens hjemmeside - Djurshøj drives af Norddjurs Kommune som en døgninstitution efter Servicelovens 67 stk. 4: 67. Kommunalbestyrelsen skal sørge for, at der er det nødvendige antal pladser på døgninstitutioner for børn og unge, som på grund af sociale eller adfærdsmæssige problemer har behov for at blive anbragt uden for hjemmet. Kommunalbestyrelsen skal herunder sørge for, at der på institutionerne er det nødvendige antal pladser og mulighed for ambulant behandling. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal sørge for, at der er det nødvendige antal pladser på døgninstitutioner for børn og unge, som på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne har behov for at blive anbragt uden for hjemmet. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen skal sørge for, at der er det nødvendige antal pladser på sikrede døgninstitutioner. Stk. 4. Døgninstitutioner kan oprettes og drives af en kommune, jf. 4, af en region, jf. 5, eller som selvejende institutioner, som kommunalbestyrelsen eller regionsrådet indgår aftale med., og jvf. Samme lovs 4: 4. Kommunalbestyrelsen skal sørge for, at der er de nødvendige tilbud efter denne lov. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen opfylder sit forsyningsansvar efter stk. 1 ved brug af egne tilbud og ved samarbejde med andre kommuner, regioner eller private tilbud. Aftaleenheden stiller i rimeligt omfang personale til rådighed i tværkommunale arbejdsgrupper.

5 4 Børn Og Unge Centret Djurshøj, Børne- og Juniorafdelingen samt Unge afdelingen Målgruppe: Normaltbegavede, omsorgssvigtede og udviklingstruede børn og unge samt børn og unge med lettere psykiske handicaps i aldersgruppen 6 - til og med 22 år. Typisk vil det være børn, der kommer fra familier med store vanskeligheder. Børnene skal som udgangspunkt kunne frekventere et normalt skoletilbud. Børnene har ofte adfærdsmæssige problematikker. Tilbud: Der er fortrinsvis tale om længerevarende anbringelser Døgntilbudet omfatter to afdelinger, som er aldersopdelt med plads til 9 børn på hver afdeling samt Ungeafdelingen med 3 pladser: Børneafdelingen er for de 6 til 12/13 årige. Juniorafdelingen er for de 12/13-16/17 årige. Ungeafdelingen er for unge fra Djurshøj s Juniorafdeling, som er 16 år og derover og som mindst har haft et 6 måneders ophold på Djurshøj. Aldersgruppen vil være fra 16 - t.o.m. 22 år Der vil under barnets ophold kunne ske overførsel fra Børneafdelingen til Juniorafdelingen eller fra Junior til Unge afdelingen som et led i tilbudet. Kerneydelse: Længerevarende anbringelser Pædagogisk indsats: Den pædagogiske indsats tager sit udgangspunkt i en helhedsorienteret opvækstmæssig situation, således at der er skabt rammer for, at det enkelte barn/den unge målrettet udvikler færdigheder, som gør det parat til et selvstændigt voksenliv uden for Djurshøj på trods af et evt. svagt netværk. At lære børnene almindelige dagligdags normer og færdselsregler. Samtidig lægges stor vægt på omsorgen og respekten for barnets individuelle alders- og udviklingsmæssige behov - herunder udviser respekt for forældre og pårørende uden at gøre barnet ansvarlig for de voksnes handlinger. At skabe et nuanceret samarbejde med eksterne samarbejdspartnere f.eks.. barnets skole og evt. daginstitutioner/fritidsaktiviteter. Den pædagogiske linie er baseret på kontakt, kærlighed, krav og konsekvens, d.v.s. at en forudsætning for at nå det enkelte barn, er, at den enkelte medarbejder involverer sig i barnet, og at det sker på et kærligt og omsorgsfuldt grundlag. Den voksne stiller krav til barnet i.fht barnets individuelle behov, og at barnet oplever, at der er konsekvenser bag handling. Omsorg: At skabe en tryg hverdag for det enkelte barn gennem en kærlig og konsekvent pædagogisk indsats. Der arbejdes hen imod, at barnet føler sig respekteret, således at der på alle niveauer lægges vægt på basale som følelsesmæssige behov fra personlig hygiejne til bearbejdning af svære følelsesmæssige problemer. Der arbejdes i et anerkendende miljø. Behandlingsplan: Der arbejdes med behandlings, - udviklingsplaner i forhold til serviceloves krav. Dette foregår som en dynamisk proces i samarbejde med sagsbehandler, barnet/den unge og barnets/den unges udviklingsteam. Akut modtagelse:

6 5 Djurshøj kan i enkelte situationer modtage børn og unge som er i akut krise. Børnenes / de unges ophold på afdelingen er midlertidigt, som regel indtil forvaltningen har afklaret det videre forløb.når barnet/den unge anbringes akut tilstræbes den samme varme velkomst/modtagelse som ved en planlagt modtagelse. Forældresamarbejde: Forældre vil mindst én gang pr. uge blive kontaktet af barnets kontaktpædagog, Socialrådgiver tilbyde forældrene en personlig samtale mindst en gang hver 3. måned. Socialrådgiveren orienterer løbende pr. telefon eller brev orientere forældrene om arrangementer i.fb.m. skoler og fritidsaktiviteter m.m. Forældrene orienteresi tilfælde af barns sygdom eller besøg/tidsbestilling hos læge, speciallæge eller hospital. I videst muligt omfang bliver forældrene inviteret til at deltage ved lægebesøg m.v. 2 gange årligt vil der blive afholdt forældredage, hvor alle forældre inviteres. Brugerindflydelse: Ved de halvårlige forældredage vil der forud for arrangementets start blive afholdt forældreinformationsmøde, hvor forældre vil få forelagt orientering om livet på Djurshøj og fremtidige tiltag. Desuden emner til drøftelse vedr. driften og pædagogiske emner. Der afholdes ugentlig husmøder på hver af afdelingerne mellem børnene/de unge og de ansatte, der er på arbejde Undervisning og beskæftigelse: Børnene går i normal folkeskole evt. med specialstøtte, heldagsskole og i enkelte tilfælde specialskole, samt evt. efterskole eller tilsvarende. Fritid: Barnet tilbydes aktiviteter, der normalt tilbydes børn og unge i lokalområdet - hertil kommer enkelte interne tilbud på Djurshøj. Transport: Djurshøj betaler og sørger for transport til og fra forældre, læge, fritidsaktiviteter m.v. Dog kan der normalt ikke tilbydes ledsaget transport til og fra barnets hjem. Udslusning: Støtte ved udslusning til hjemgivelse, familiepleje eller tilsvarende foranstaltning Djurshøj s Ungeafdeling Målgruppe: Unge fra Djurshøj s Juniorafdeling, som er 16 år og derover og som mindst har haft et 6 måneders ophold på Djurshøj. Aldersgruppen vil være fra 16 - t.o.m. 22år. Tilbud: Ophold på eget værelse i selvstændig lejlighed for 3 unge, som er på vej ud i en selvstændig tilværelse. Lejligheden ligger i umiddelbar forlængelse af Juniorafdelingen

7 Kløvervang 3-7. Tilbudet omfatter begrænset pædagogisk støtte. (støtten udgør ca. 14 timer pr. ung pr. uge) Antal normerede pladser i alt: 3 på Ungeafdelingen Omsorg: At give hjælp til en fortsat positiv udvikling mod en selvstændiggørelse af den unge, så vedkommende bliver i stand til at tage vare om sit eget liv på trods af et svagt netværk. Den enkelte unge modtager støtten fra det pædagogiske personale, som vedkommende kender fra sit tidligere ophold på Juniorafdelingen. 6 Pædagogisk indsats: Støtte til at lærer at styre en selvstændig økonomi, at klare sig i hverdagen m.h.t. madlavning, tøjvask og rengøring. Kontakt med offentlige myndigheder, skoler, uddannelsesinstitutioner samt arbejdsgiver. Samtaler om glæder, bekymringer, seksualitet, alkohol, stofmisbrug, socialt-netværk, lektiehjælp mv. Fortsat kontakt med Juniorafdelingen gennem besøg og ved invitation til at være med ved fx. en månedlig fællesspisning i Juniorafdelingen, deltagelse i enkelte ferieture, afholdelse af fødselsdage oa. Behandlingsplan: Der arbejdes med behandlings, - udviklingsplaner i forhold til serviceloves krav. Dette foregår som en dynamisk proces i samarbejde med sagsbehandler,den unge og den unges udviklingsteam. Forældresamarbejde: Forældre vil mindst en gang pr. måned. blive kontaktet af den unges kontaktpædagog, såfremt at den unge der er over 18 år ikke ønsker, at forældrene kontaktes. 2 gange årligt vil der blive afholdt forældredage, hvor alle forældre inviteres. Brugerindflydelse: Se under Børne og Juniorafdelingen. Undervisning og beskæftigelse: Normal folkeskole og i enkelte tilfælde specialskole, teknisk skole, gymnasier, lærepladser, efterskoler, eller alm. arbejdsforhold, praktik eller lignende udenfor Djurshøj. Fritid: Den unge tilbydes aktiviteter, der normalt tilbydes børn og unge i lokalområdet - hertil kommer enkelte interne tilbud på Djurshøj. Tilkøbsydelser: Observartion / udredning / afklaring. Ifbm at en ung flytter på eget værelse ude i byen eller til et uddannelsested med opholdsmulighed eller lign. kan vi tilbyde procentuel indskrivning i en udslusningsperiode efter aftale

8 7 Tilsyn med unge, der har ophold på eget værelse, men som har behov for pædagogisk støtte Specialprojekt eller lignende med en særlig vanskelig ung eller unge. Efterværnsopgaver af tidligere anbragte børn og unge. Aflastningsopgaver vedr. tidligere anbragte børn og unge. Ledsagelse til Ankestyrelse og Landsret i.fb.m. anbringelser uden samtykke Overvåget samvær for børn, der er indskrevet på Djurshøj. Psykologbistand Disse opgaver ligger udenfor Djurshøj s basisydelser, afregning for sådanne opgaver sker udfra specifikke udregninger. Særlige indsatsområder 2007 og 2008 Pædagogisk indsatsområde 2007: KOST & MOTION Personalemæssig indsatsområde 2007: VÆRDSÆTTENDE SAMARBEJDSFORM Indgå i udviklingen af Norddjurs tilbud til vanskeligt stillede unge Yderligere indsatsområder: Udvikling og evaluering af Djurshøj s statusrapporter i samarbejde med ekstern konsulent Evaluering af kvalitetsmål i fht forældrekontakt Evaluering formålet er: At dokumentere aftaleenhedernes resultater. At skabe gennemsigtighed i administrationen ved at give information vedrørende resultaterne til politikere, medarbejdere, brugere og borgere om ressourceforbrug og resultater. At lære af egen virksomheds og andre virksomheders indsats bl.a. ved at diskutere, hvorfor/hvorfor ikke målene nås, og derefter indrette aktiviteterne efter den nye viden. Årsberetning tilbagemeldinger/resultater vil fremgå af Børn og Unge Center Djurshøj s hjemmeside; Ledelsesgrundlag 2007 og 2008 Visionen Ledelsesvisionen for Norddjurs Kommune : Norddjurs Kommune: Har balance mellem borgernes og medarbejdernes forventninger og oplevet serviceniveau. Har en økonomi i balance Kan fastholde og tiltrække kompetente medarbejdere på alle fagområder God ledelse God ledelse i Norddjurs Kommune er kendetegnet ved: Situationsbestemt ledelse - der findes ikke en bedste vej bl.a. fordi borgerne, medarbejderne og udfordringerne er forskellige Værdibaseret ledelse udfordringerne er komplekse og harmonerer derfor ikke med regler og manualer

9 8 Decentralisering af beslutningerne borgerne ønsker individuel service, som kun kan leveres af medarbejdere, der kan træffe beslutninger i en dialog med borgeren Forståelse for at god kommunikation er nødvendig både i forhold til borgere, medarbejdere og politikere. Det vigtigste er dog, at ledelsen går foran mod målet og skaber mening for medarbejderne god ledelse skal genkendes på handlinger. Børn og Unge Center Djurshøjs ledelsesgrundlag Lederne på Djurshøj skal være synlige, koordinerende og delegerende. Den enkelte leder tilhører et ledelsesteam, hvor erfaringsudveksling, problem- og opgaveløsning danner grundlag for læring. Lederteamet bærer ansvaret for synliggørelsen af de bærende værdier og holdninger overalt i organisationen. Lederteamet skal medvirke til eller være katalysator for at frigøre problemløsende og fremadrettede kræfter. Lederen er kendetegnet ved; at være visionær og konfronterende med sædvaner og holdninger. at tage et klart ansvar for eget område/afdeling at beskæftige sig med overordnede opgaver løbende udvikle sin lederprofil at gå i spidsen for at udvikle samarbejdet på Djurshøj at være hurtig til at omstille eget område/afdeling i forhold til nye krav at udvikle sine medarbejdere at synliggøre kulturen internt og eksternt. Ledelsen skal være synlig. Ved synlighed forstås, at ledelsen sikrer, at den enkelte medarbejder kender forventningerne til arbejdets udførelse. Ved synlighed i ledelsen forstås ligeledes, at ledelsen besidder handlekraft, ansvarlighed, overblik samt en faglig og personlig kompetence. Ledelsen sikre, at de ansatte inddrages i udviklings- og beslutningsprocesser. Dette gøres ved en stor grad af åbenhed i og udenfor ledelsen. Ledelsen skal sikre, at den nødvendig og relevante information gives og er til rådighed så tidligt som muligt. Ledelsen sikre, at medarbejderne har størst mulig kompetence til at træffe beslutninger indenfor eget arbejdsområde. Dette sikres ved, at alle beslutninger kan træffes på lavest mulig niveau, og ledelsen sikre, at kompetencen er kendt af alle. Ledelsen sikrer gode arbejdsforhold for de ansatte, herunder godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, samt et bomiljø for børnene, der fremmer tryghed og trivsel. Ledelsen sikre aktiv støtte til medarbejdernes faglige og personlige dygtiggørelse og udvikling under hensynstagen til institutionens overordnede mål. Værdier som arbejdsgrundlag Ved aftalestyring sætter vi fokus på den enkelte aftaleenheds udviklingsmål og resultater, men også på de fælles værdier for kommunen. Formålet er bl.a. at minimere risikoen for, at kommunen opsplittes i uafhængige enheder uden fokus på helheden. Med andre ord ønsker vi at udbygge decentraliseringen og dermed bevare rum og plads for at tage lokale initiativer, samtidig med at vi vil opbygge en modvægt, som skal være med til at sikre balance i forhold til den samlede ledelse og styring af kommunen. Værdierne er tænkt som en form for ledestjerne, som sammen med andre tværfaglige tiltag kan være med at udvikle en fælles kultur i Norddjurs Kommune.

10 9 Værdierne vil blive opbygget i to faser. Første fase er til og med 2008, som er sammenlægningsperioden, hvor grundlaget for Norddjurs Kommune skabes. Anden fase er efter 2009, hvor udfordringerne har en anden karakter, hvilket skal afspejles i værdierne. Værdierne vil derfor blive revideret i andet halvår 2008, hvor der vil blive gennemført en proces med inddragelse af medarbejderne og det politiske niveau. Det arbejde som udføres i Norddjurs Kommune skal give mening. Den sunde fornuft skal være til at få øje på i hverdagen, og begrebet prøvehandlinger skal legalisere, at vi eksperimenterer og opdager nye veje for at forbedre serviceniveauet og opnå effektiviseringer. Derudover er der tidligt i sammenlægningsprocessen blevet udpeget følgende tre ord som er Norddjurs Kommunes værdier: Åbenhed Ligeværdighed Dialog Djurshøj s værdier tager udgangspunkt i Åbenhed Ligeværdighed Dialog Djurshøj s værdigrundlag vil være det generelle udgangspunkt for kvalitetsfastsættelse. Vi vil yde så god en service som muligt overfor vores forskellige brugergrupper. Kvalitetsstyringen skal gennemføres, uden at der sker en nedprioritering af det pædagogiske faglige indhold, men udelukkende at forbedre dette. Djurshøj s kvalitetspolitik er: at skabe størst mulig brugertilfredshed at skabe større arbejdsglæde at skabe tryghed hos børnene/de unge i en omtumlet hverdag at give personalet en optimal faglig bevidsthed gennem interne kurser, andre relevante kurser samt besøg på andre institutioner. at forenkle og overskueliggøre daglige rutiner at målene for de fastsatte kvalitetsmål opnås. Hensigten er; at yde en god service overfor vores brugere, og herved skabe større tryghed og tilfredshed i det omfang, det er muligt, uden det går ud over det faglige og etisk forsvarlige i det pædagogiske arbejde at fjerne uhensigtsmæssige arbejdsgange og fastlægge ansvars- og opgavefordeling. at skabe en fleksibel institution, som i størst mulig omfang imødekommer behov og ønsker fra vores brugere. at kunne dokumentere, at det, vi siger, vi gør, også er det, vi rent faktisk gør. Vi har på Djurshøj sat os det mål, at vi til stadighed vil blive bedre til at udføre vores arbejde. Derfor er det vigtigt, at alle, såvel Djurshøjs ansatte som børn/unge til stadighed videregiver iagttagelser, oplevelser eller informationer, til de personer, som har ansvaret, således at vi af den vej dynamisk og smidigt kan forbedre Djurshøj s ydelser

11 10 Vision Djurshøj skal være en organisation, som til enhver tid er i stand til at give børn og unge omsorg, tryghed og tillid til voksne i overskuelige og udviklende opvækstrammer i et personligt professionelt miljø. Djurshøj s arbejde skal bygge på en grundlæggende respekt for de anbragte børn/unge og deres forældre. Djurshøj skal være en organisation med en medarbejderstab og en bygningsmasse, som vil kunne løse og evt. omstille sig til de til enhver tid givne krav til opgaveløsning indenfor børn- og ungeområdet. Djurshøj skal til stadighed være en organisation, hvor der er sammenhæng mellem det vi siger, og det vi gør. Mål Djurshøj skal sikre sammenhæng og kvalitet i tilbuddet, såvel gennem intern erfaringsudveksling som gennem samarbejde med relevante parter. Djurshøj s ansatte vægter kvalitet, selvstændighed, initiativ og engagement indenfor rammerne af en fælles ansvarlighed for arbejdets udførelse. Djurshøj s tilbud skal til stadighed vurderes og udvikles i et samarbejde mellem børn/unge, medarbejdere og kommuner. Djurshøj skal være et bosted og en arbejdsplads, som er bevidst om sit ansvar i forhold til trivsel og udvikling Djurshøj s tilbud skal tilrettelægges efter hvert barns individuelle behov. Djurshøj skal i arbejdet holde fokus på barnet/den unge, dog uden at gøre det ansvarlig for voksnes problemer. Djurshøj s samarbejde med forældrene sigter på at støtte forældrene til at være forældre i størst muligt omfang. Dialogen med politikere Formål: Medinddragelse og medindflydelse af aftaleenhederne For at sikre et optimalt udbytte af dialogmøderne, skal det stående udvalg og aftaleenhederne forud for møderne have defineret: Formål og indhold Dagsorden og form Deltagerkreds og mødeledelse Dialogen: Dialogen er med det stående udvalg, men der kan være temaer, hvor dialogen foregår med hele kommunalbestyrelsen Direktør og aftaleenhedsleder aftaler, hvilket skriftligt materiale dialogen skal baseres på. De stående udvalg fastlægger frekvensen af dialogmøderne. Børne- og Ungdomsudvalget har på sit møde den truffet beslutning vedrørende dialog. Beslutningen kan ses på kommunens hjemmeside -

12 11 Årets gang: Dialogen med politikere skal ses i tæt sammenhæng med planlæggelse af årets gang, således at processen er tydelig for alle involverede. 1/1 1/10 Årets gang Årets 1/4 1/7 Den yderste cirkel i diagrammet illustrerer, at kommunens virksomhed bygger på kommunikation med borgerne året rundt. Den næste cirklen illustrerer, at fagudvalgenes og kommunalbestyrelsens dialog med aftaleenhederne ligeledes foregår hele året. Dernæst er årets arbejde med budgetlægningen illustreret. Den inderste cirkel er evaluering og dokumentation. Dialogen, dokumentationen og evalueringen gennemføres efter behov i forhold til aktuelle problemstillinger, og i øvrigt når det aftales mellem stående udvalg og aftaleenheder. Dokumentation er derudover styret via lovgivningen.

13 12 Budget: Vedtagelse af budgettet skal være sammenholdt med de politiske mål og mulige udvalgte indsatområder, således at der er en sammenhæng mellem mål og økonomi. Før budgetvedtagelsen skal der være en dialog om eventuelle besparelser med aftaleenhederne, således at der er en medindflydelse på udmøntningen af besparelsen. Den enkelte enhed der laves aftale med, skal i henhold til en flad organisationsstruktur have ansvaret for den fulde budgetramme og mulighed for at disponere frit på tværs af samtlige udviklings- og driftskonti. Politiske mål: Mål og indsatsområder skal fastsættes af kommunalbestyrelsen, efter udvalget har haft en dialog med aftaleenhederne Målene er typisk 2-årige. Økonomi Indledning Aftaleenheden tildeles ved aftaleindgåelsen den vedtagne nettobudgetramme for Årsbudget Aftaleenhedens nettoårsbudget for 2007 udgør ,00 kr. vedrørende drift og 0 kr. vedr. anlæg i henhold til specificeret budget. Børn og Unge Center Djurshøj s budget Personaleudgifter Lønninger Ledelsen ,00 Fagpersonale ,00 Øvrigt personale ,00 Personale med tilskud...0,00 Vikarer ,00 Dagpengeindtægter...0,00 Uddannelse Fødevarer ,00 Øvrige varekøb ,00 Tjenesteydelser uden moms ,00 Tjenesteydelser med moms ,00 Øvrige indtægter...0,00 Øvrige personaleudgifter Fødevarer...0,00 Øvrige varekøb ,00 Tjenesteydelser uden moms ,00 Tjenesteydelser med moms ,00 Øvrige indtægter ,00 Materiale- og aktivitetsudgifter

14 Øvrige varekøb ,00 Tjenesteydelser uden moms ,00 Tjenesteydelser med moms ,00 BØRNEUDGIFTER Fødevarer ,00 Øvrige varekøb ,00 Tjenesteydelser uden moms ,00 Tjenesteydelser med moms ,00 Lomme-, tøj og kostpenge ,00 Ind- og udskrivninger Overførsel til personer... udlignes af indbetalinger fra kommuner Betaling fra kommuner...udligner overførsel til personer IT, INVENTAR OG MATERIEL Anskaffelser...0,00 Øvrige varekøb ,00 Leje/leasing af it, inventar og materiel Tjenesteydelser uden moms...0,00 Tjenesteydelser med moms ,00 Drift og vedligeholdelse Tjenesteydelser uden moms...0,00 Tjenesteydelser med moms ,00 Drift og vedligeholdelse af køretøjer Brændsel og drivmidler ,00 Øvrige varekøb ,00 Tjenesteydelser uden moms ,00 Entreprenør- og håndværkerydelser ,00 Tjenesteydelser med moms ,00 Grunde og bygninger Indvendig vedligeholdelse Øvrige varekøb ,00 Tjenesteydelser uden moms...0,00 Entreprenør- og håndværkeryderlser ,00 Tjenesteydelser med moms...0,00 Udvendig vedligeholdelse ,00 Øvrige varekøb Tjenesteydelser uden moms Entreprenør- og håndværkerydelser Tjenesteydelser med moms Vedligeholdelse af udenomsarealer Øvrige varekøb ,00 Tjenesteydelser uden moms...0,00 Entreprenør- og håndværkerydelser ,00 Tjenesteydelser med moms...0,00 13

15 Forsikringer Tjenesteydelser uden moms ,00 Skatter og afgifter Tjenesteydelser uden moms ,00 Tjenesteydelser med moms ,00 El Brændsel og drivmidler ,00 Varme Brændsel og drivmidler ,00 Øvrige tjenesteydelser...0,00 Vand Tjenesteydelser med moms ,00 Renovation Tjenesteydelser med moms ,00 Betaling fra kommuner ,00 14 Større uforudsete udgifter/indtægter, der ikke beløbsmæssigt eller materielt er indeholdt i nettoårsbudgettet og som aftaleenheden er uden indflydelse på, kan undtagelsesvis forhandles særskilt. Lønbudget Beregning af den lønsum, der indgår i budgetgrundlaget i aftalen, er foretaget i overensstemmelse med den vedtagne model for ressourcetildeling på området. Lønsummen er således beregnet på grundlag af budgettet for 2006 og med korrektioner for tekniske ændringer. Ved beregningen er der tillagt en fremskrivning i henhold til KL s budgetvejledning. Bem.: I det omfang der gennemføres serviceharmoniseringer i 2007, beregnes budgettet for 2007 på grundlag af en harmoniseret ressourcetildelingsmodel. I lønsummen indgår midler til Ny Løn med 1,25 % af den forventede lønudgift i januar 2007 * 12. Aftaleenheden er ansvarlig for opfyldelse af udmøntningsgarantien, og eventuelle strafbeløb for manglende opfyldelse afholdes af enhedens budgetramme. Aftaleenheden skal af sit lønbudget afholde alle lønudgifter til sine ansatte. Der tilføres enheden særskilte beløb til afholdelse af vikarudgifter i forbindelse med barsel og adoption samt udgifter til jubilæumsgratialer og fratrædelsesbeløb ved pensionering. Dagpengerefusioner tilfalder aftaleenheden. Der afsættes centrale puljer vedrørende følgende områder: Barselsfond Jubilæumsgratiale Fratrædelsesbeløb ved pensionering Bygningsvedligeholdelse

16 15 Ansvaret for bygningsvedligeholdelsen er delt mellem aftaleenheden og Byg- og Planafdelingen. Aftaleenheden har alene ansvaret for den indvendige vedligeholdelse, mens Byg- og Planafdelingen har ansvaret for den øvrige vedligeholdelse. Den øvrige vedligeholdelse omfatter udvendig vedligeholdelse, teknisk vedligeholdelse og terræn vedligeholdelse. Af de budgetterede midler til bygningsvedligeholdelse er ca. 40% afsat til indvendig vedligeholdelse, og ca. 60% til øvrig vedligeholdelse. Hvad angår midler til indvendig vedligeholdelse er der afsat en pulje til hvert af direktørområderne, baseret på en fordelingsnøgle for de forskellige typer aftaleenheder. Det enkelte direktørområde fordeler puljen mellem de enkelte aftaleenheder. Hvad angår øvrig vedligeholdelse foretages denne af Byg- og Planafdelingen på baggrund af en prioritering på tværs af aftaleenheder og direktørområder. En gang om året gennemgår aftaleenheden og en repræsentant fra Byg og Planafdelingen bygningen, - både indvendig og udvendig, - med henblik på fastlæggelse af vedligeholdelsesbehovet. Djurshøj s budgetbeløb til indvendig vedligeholdelse i 2007 Se ovenfor Indkøb Aftaleenheden foretager alle indkøb via Indkøbscenter Østjylland for alle varekategorier der er omfattet, og i øvrigt i henhold til bestemmelserne om anvendelse af indkøbssamarbejdet. I øvrige situationer foretages indkøb på den for aftaleenheden mest hensigtsmæssige måde. Leje og leasing (operationel og finansiel leasing) Alle aftaler om leje og leasing skal ske i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets retningslinier. Alle leasingaftaler skal koordineres med Indkøbscenter Østjylland. Finansiel leasing: et aktiv, hvor alle væsentlige risici og rettigheder overføres til kommunen, selv om ejerforholdet ikke formelt overdrages til kommunen. Operationel leasing: svarer til en traditionel lejeaftale. Vedligeholdelsespligten og forsikringsrisikoen påhviler leasingselskabet. Overførselsadgang Uforbrugte midler/overskud: Ved større overførsel end 5 procent af aftaleenhedens samlede nettodriftsramme, skal aftaleenhedslederen kort redegøre for baggrunden for overførslen. Uforbrugte midler/overskud, der skyldes væsentlige afvigelser i budgetforudsætninger eller manglende målopfyldelse skal forhandles mellem lederen af aftaleenheden og direktionen. Merforbrug/underskud:

17 16 Der må max. overføres et merforbrug/underskud på 5% af budgetrammen til efterfølgende regnskabsår. Ved eventuelt merforbrug derudover udarbejder aftaleenhedens leder forinden en redegørelse til direktionen med baggrund for merforbruget og med forslag til indsats for at rette op på forbruget. Hvis løbende budget- og målopfølgning viser, at aftaleenheden har for stort forbrug, skal aftaleenhedens leder kontakte direktøren/afdelingschefen med henblik på at iværksætte tiltag, der kan rette op på forbruget. Som udgangspunkt er rammer og vilkår for aftalen gældende i aftaleperiodens længde. Såfremt den økonomiske situation giver anledning til gennemførelse af besparelser i aftaleperioden, forudsættes disse som altovervejende hovedregel gennemført i vedtagne budgetter i budgetåret. Aftalens resultatmål genforhandles, såfremt der gennemføres en væsentlig indskrænkning af de økonomiske vilkår. Aftaleenhedens/lederens ansvar og råderum Aftaleenhedens leder har ansvaret for: at udgifter og indtægter under den tildelte budgetramme registreres i henhold til gældende retningslinier at legalitet af udgifter og indtægter er i overensstemmelse med gældende bestemmelser at der udføres budgetkontrol og budgetopfølgning, herunder målopfølgning at relevante oplysninger fremsendes til direktion, økonomisk afdeling m.fl. i henhold til gældende retningslinier. Der henvises i øvrigt til godkendte retningslinier i Principper for økonomistyring i Norddjurs Kommune (Kasse- og regnskabsregulativ) samt øvrige bestemmelser på området. Andet Faktuelle dataoplysninger om Børn og Unge Center Djurshøj Der henvises til hjemmesiden; Overordnede retningslinier Som nævnt ovenfor er aftalestyring kendetegnet ved, at aftaleenhederne har stor selvstændighed med hensyn til valg af metode for at nå de politisk fastsatte mål. Aftaleenhedens metodevalg må dog ikke være i strid med de til enhver tid gældende overordnede retningslinier for arbejdet i Norddjurs Kommune. Her tænkes f.eks. på: Personalepolitikken IT-sikkerhedspolitikken Designguiden Alle retningslinierne kan findes på Norddjurs Kommunes hjemmeside.

18 17 Den lovgivning som fastlægger retningslinierne for den kommunale forvaltning og opgavevaretagelse er tilgængelig for lederen af aftaleenheden i elektronisk form på Schultz Infosystem, som er Norddjurs Kommune valgte IT-lovprogram. Her er alle overenskomster og aftaler på det kommunale arbejdsmarked ligeledes tilgængelig. Regulering af aftalen i aftaleperioden Som udgangspunkt er rammer og vilkår for aftalen gældende i aftaleperiodens længde. Da både Norddjurs Kommune og det omgivende samfund er dynamiske enheder i konstant bevægelse, vil ændringer af overordnede retningslinier og lovgivning som udgangspunkt ikke være anledning til at genforhandle aftalen i aftaleperioden. IT support til aftaleenhederne Anskaffelse af programmer og tilslutningssystemer. Anskaffelse af programmer og systemer skal altid foretages i samordning med IT-gruppen, idet det skal sikres, at programmer og systemer kan fungere med kommunens overordnede IT-infrastruktur. IT-chefen skal godkende aftaler og kontrakter inden disse indgås, og IT-chefen opbevarer og registrerer alle aftaler og kontrakter, og er medvirkende ved drøftelser i forbindelse med eventuelle uoverensstemmelser eller fortolkningsproblemer vedrørende aftalen eller kontrakten. Vedligeholdelse og nedbrud e.l. IT-chefen er ansvarlig for, at programmer og systemer vedligeholdes (opdatering o.l.). I forbindelse med nedbrud eller systemfejl o.l. er det IT-gruppens ansvar, at fejlen udbedres hurtigst muligt efter, at gruppen er blevet bekendt med fejlen. Nogle aftaleenheder har systemer, hvor nedbrud kan være særlig kritisk. Derfor kan der i aftaler med den enkelte aftaleenhed f.eks. præciseres, hvor lang tid der må gå, før aftaleenheden modtager nødhjælp fra IT-afdelingen, hvis særlig kritiske systemer bryder ned. Hvis IT-afdelingen ikke i situationen er i stand til at levere den nødvendige assistance, er IT-afdelingen forpligtiget til at rekvirere ekstern bistand. Superbrugere. Aftaleholderen er ansvarlig for, at der på hvert system uddannes det fornødne antal superbrugere, der skal vejlede medarbejderne i brug af programmer og systemer. ITgruppen kan være behjælpelig med råd og vejledning i forbindelse med uddannelse af superbrugere. Særlige forhold I dette afsnit tilføjes evt. særlige forhold gældende for den enkelte aftaleenhed. Disse kunne f.eks. være: Elevforløb

19 18 Særligt ønske om ansættelse af medarbejdere på særlige vilkår eller efter de sociale kapitler i overenskomsten. Dato: Arne Niebuhr Hansen Forstander Børn og Unge Center Djurshøj Finn Byrialsen Børne- og Ungedirektør Leif Lahn Jensen Formand for Børne- og Ungdomsudvalget