Årsrapport for 2014 Næstved Bibliotek & Borgerservice

Transkript

1 Årsrapport for 2014

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Det økonomiske resultat indenfor selvforvaltning Redegørelse for det økonomiske resultat Opfølgning på selvforvaltningsmålene Redegørelse for målopfyldelsen Bemærkninger i øvrigt... 8 Februar 2015 Side 2

3 1. Indledning Årsrapporten er Byrådets styringsredskab for opfølgning på et budgetår i den selvforvaltende virksomhed og en naturlig fortsættelse af den indgåede selvforvaltningsaftale mellem virksomheden og det politiske udvalg/center. I årsrapporten opgøres det økonomiske resultat med overskud eller underskud for det netop afsluttede budgetår. I årsrapporten foretages ligeledes en opfølgning på selvforvaltningsmål for det forløbne år. Virksomheden kan kommentere på både det økonomiske resultat og målopfyldelsen. Årsrapporten danner udgangspunkt for dialog mellem virksomheden og det politiske fagudvalg og center. Samtidig skal årsrapporten ses i sammenhæng med det efterfølgende års selvforvaltningsaftale. 2. Økonomi 2.1. Det økonomiske resultat indenfor selvforvaltning Virksomhedens økonomiske overførsel fra 2013 til 2014 samt den opgjorte overførsel fra 2014 til Overførsel fra 2013 til 2014 Resultat for året 2014 Overførsel fra 2014 til Kr Kr Kr. Procent af bruttobudgettet 0,1 % -= overskud; + = underskud 2.2. Redegørelse for det økonomiske resultat Resultatet skyldes de tiltag der er igangsat for opnåelse af de udmeldte effektiviseringsbesparelser for 2014, først får fuld effekt i Der har på flere områder været en generel tilbageholdenhed i forbruget, samtidig er der ydet støtte fra CKB til implementering af digitaliseringsstrategi hvilket har resulteret i et begrænset underskud, underskuddet afvikles via driften i Opfølgning på selvforvaltningsmålene I nedenstående skema skal virksomheden beskrive målopfyldelsen på selvforvaltningsmålene for Vurderingen af målopfyldelsen sker i form af smileys Under oversigten over målopfyldelsen på selvforvaltningsmålene har du mulighed for at uddybe resultatet. For at sikre et hurtigt visuelt overblik over målopfyldelsen anvendes tre forskellige smileys med følgende betydning. Skriv selvforvaltningsmålet ind i nedenstående oversigt og kopier den relevante smiley ind i skemaet herunder. De tre smileys har følgende betydning: Februar 2015 Side 3

4 Slutopfølgning 2014 Resultatet er nået. Tidsplanen er holdt. Resultatet er i alt overvejende grad nået. Tidsplanen er i alt overvejende grad overholdt. (Forsinkelsen er mindre end 3 måneder) Resultatet er ikke nået Tidsplanen er ikke holdt. Mål ændret Der kan dermed ikke følges op på målet. Kommentarer: Hvis der anvendes røde eller gule smileyer, skal der kortfattet kommenteres på målopfyldelsen: Hvorfor er resultatet/tidsplanen ikke overholdt, hvad er konsekvenserne heraf og hvordan bringer vi os i mål Hvis de anvendes mål ændret skal det beskrives, hvem/hvorfor målet er ændret (ekstern ændring, politisk godkendelse) Nr. Selvforvaltningsmål (navn/titel) Smiley Resultat 1. har et uændret eller lavere sygefravær end i har fokus på energiforbruget og iværksætter initiativer, primært på lokalbibliotekerne, for at opnå den udmeldte årlige reduktion på 2% i Analyse af nuværende biblioteks- & borgerservicestruktur. 4. Styrket indsats for information og uddannelse af borgerne i de digitale selvbetjeningsydelser. Målet er især at sikre kommunens ældre mulighed for at benytte de nye muligheder. 5. Grafikbiblioteket udlån af grafiske værker på hovedbiblioteket. Smiley Tidsplan 6. Etablering af Biblioteksklub Nej Viderefør es målet i 2015? (Ja/nej) Ja, men ikke som selvforvalt ningsmål. Ja, men ikke som selvforvalt ningsmål. Nej Ja, men ikke som selvforvalt ningsmål. Ja, men ikke som selvforvalt ningsmål. Februar 2015 Side 4

5 3.1. Redegørelse for målopfyldelsen Herunder skal du redegøre for målopfyldelsen. Hvis målet ikke er opfyldt i indeværende år og der derfor er anvendt den røde smiley, så skal der i tabellen herunder redegøres for konsekvenserne af, at målet ikke er opfyldt. Herudover er du velkommen til i øvrigt at redegøre for målopfyldelsen. (Tabellen vil udvide sig i takt med, at du skriver) Mål Konsekvenser af ikke opfyldt mål samt evt. redegørelse for målopfyldelsen nr. 1 Næstved Kommunes måltal: 4.80 % Virksomhedens måltal var angivet til 4.0. og det endelige resultat for Næstved Bibliotek og Borgerservice blev: 4.14%. I statistikken for 2013, hvor måltallet var 4.2, var opgørelsen adskilt på henholdsvis bibliotekets personale og personalet i borgerservice. (4.91% og 2.71%). Opgørelsen for 2014 er således den første samlede statistik for virksomheden. Resultatet vurderes til at være tilfredsstillende, set i lyset af en afskedigelsesproces i efteråret samt få ansatte med kritisk langtidssygdom. Sygefravær oplyses fortsat på fælles fraværsoversigt på ERNA. Den nye procedure med at melde fravær til nærmeste leder synes at have en effekt. Sundhedsstrategien blev udmøntet ultimo 2014, hvorfor effekten heraf først måles i Samlet set er målet nået, selvom der af økonomiske grunde ikke er iværksat alle de ønskede foranstaltninger, især på lokalbibliotekerne. Følgende resultat er opnået: På hovedbiblioteket er der fra opnået en besparelse på fjernvarme på 22% og på el: 5%. Vandforbruget har styringsmæssigt et fladt budget, dvs. samme normtal på alle måneder. Det er konstant stigende, men besparelsesprocenten holder. Der er foretaget løbende udskiftning af lyskilder til led lyskilder. På 2. sal er den totale udskiftning foretaget. Glorien på 1.sal fik ledbelysning primo Der er igangsat lavere intervalstyring af ventilationssystemer, hvilket har stor effekt. Elementer, der bruger standby strøm, bidrager ikke til det store i regnskabet, men der er fortsat fokus på området. Lokalbibliotekerne afventer fortsat af få styrebudgetter. (Afgøres af Center Februar 2015 Side 5

6 for ejendomme). De gamle toiletter er udskiftet på Fensmark og Fuglebjerg biblioteker. Det markante el-forbrug på Fuglebjerg Bibliotek blev undersøgt og er under kontrol. Årsag var lysfølerinstallationen ifb. selvbetjent åbningstid. Anbefalingen vedr.: anskaffelse af cirkulationspumper er fortsat gældende, men kræver en stor investering. Dette område er en udgift for Center for ejendomme. 3 Analysen blev gennemført med afsæt i kommisoriets fire temaer: 1. den fysiske struktur 2. selvbetjening og serviceniveau 3. betjening af særlig målgrupper 4. digitalisering (dette har relation til nedenstående pkt. 4) Analysen blev forelagt til politisk behandling ifb. med budgetbehandlingen. Opfyldelsen af mål beror på den politiske beslutning, som først kan måles i Såvel afsluttede som igangværende indsatser i forhold til målopfyldelsen er beskrevet i årsrapportens indledende afsnit. 4 For at kvalificere og styre projektet, blev der udarbejdet et kommisorium. Der blev nedsat en projektgruppe og styregruppe, der navngav projektet: IT-frisk og med fokus på ældresegmentet. Projektet er blevet justeret undervejs, bl.a. som følge af undervisningskravene/behov vedr.: digital post. IT-frisk konceptet går i kort form ud på, at bibliotekets projektpersonale oplærer borgere i netværket, der igen oplærer andre. Derudover deltager personalet aktivt i PC-caféerne, udarbejder relevant læringsmateriale og PR. Indsatserne har været følgende: Netværket: Omfatter 37 frivillige borgere (digitale trænere), der på forskellig vis bidrager til opgaven med at gøre borgerne digitalt selvhjulpne. Netværket får et nyhedsbrev 6-8 gange årligt og mødes ca. 5 gange årligt. Desuden er der deltagelse fra Ældresagen, Sundhedscentret, aftenskolerne, Kommunens Ældredistrikter, Frivilligcentret, Pensionistgruppen i Fuglebjerg m.fl. Effekten ved netværksformen er god i forhold til videndeling og sparring og giver mulighed for at samle en bredere gruppe af mennesker og foreninger, end hvis det bare var et undervisningskorps. Februar 2015 Side 6

7 IT-klubberne: Er et tilbud til de lidt ældre, IT-uvante borgere. En tovholder fra netværket er koblet til hver gruppe. Der er etableret i alt 6 IT-klubber med fast mødetidspunkt i Holme Olstrup, Skovburren, Karrebæk, Næstved Midtby, Lille Næstved og Sydpolen og 3 er under planlægning. Kvaliteten afhænger i høj grad af deltagerne, men borgerne rykker sig rent faktisk og IT-klubberne fungerer efter hensigten, hvor især tryghed og netværk spiller en stor rolle. Effekten har været at mange borgere, der ikke tidligere har turdet melde sig til et kursus, møder op og i fællesskab udvikler deres IT-kundskaber. PC-caféerne: Er etableret på bibliotekerne i Fensmark, Fuglebjerg, Glumsø, samt på Korskilde og Sct. Jørgens biblioteker. Afvikles 1 gang ugentligt hvert sted. Varierende deltagerantal fra 1-15 pr. gang. Stor effekt og udbytte hos borgerne, hvor det ofte er nødvendigt at afsætte længere tid til den enkelte. Til gengæld stort ressourcebrug for personalet. Indholdsmæssigt er der ikke forskel på IT-klubberne og PC-caféerne. Det er formen, der er forskellig. Udstyr: Biblioteket har investeret i forskelligt udstyr bl.a. trådløs netopkobling, routere, ipads og Duka-pc er. Det indkøbte udstyr har bidraget i positiv retning, idet de ældre bliver mere fortrolige med udstyret og tilskyndes til egenanskaffelser. Markedsføring: Der har været en række forskellige tiltag i form af uddeling af foldere, hvor ældre kommer, kontakt til ældrecentre, udkørende plejepersonale, sundhedscentret, aftenskoler og Ældresagen. Annoncering på de blå sider, hjemmeside, plakater samt tilstedeværelse i det offentlige rum med kassecyklen. Projektgruppen har udarbejdet en mere detaljeret evaluering og erfaringsopsamling af projektet. 5 Grafikbiblioteket blev åbnet i august måneder forsinket. Basissamlingen udgør som aftalt 200 værker fra Grafisk Værksted. Værkerne er registreret i Bibliotekets database og tilgængelige på nettet i form af et digitalt fotoalbum. Værkerne kan udlånes af alle borgere, der er Februar 2015 Side 7

8 oprettet som lånere på Næstved Bibliotek. Desuden kan værkerne købes. Veje til målet er gennemført og derudover har Biblioteket investeret i nyt, til formålet fremstillet udstillingsmateriel og hylder. Udlånstallet for 4 måneder udgør: 192. Der er ikke indgået købsaftaler i 2014, men flere har vist interesse ligesom flere borgere og kunstnere har omtalt initiativet med rosende ord. Grafikbiblioteket har projektstatus og er omfattet af en partnerskabsaftale. Evaluering sker juli Som følge af den organisatoriske forandringsproces besluttede vi at parkere etablering af Biblioteksklubben. Begrundelsen er den, at vi ønsker en afklaring af kerneopgaver, ressourcefordeling og fremtidig arrangementsprofil, før der træffes afgørelse om evt. igangsætning. Vi anser i dag biblioteksklubben som en kanal blandt andre kanaler til at nå vores potentielle brugere. Ideen om en biblioteksklub vil således indgå i arbejdet med vores kanalstragegi, men vil ikke blive videreført som selvstændigt mål i Projektbeskrivelse er dog udarbejdet og den tekniske platform incl. systemaftaler er på plads. 4. Bemærkninger i øvrigt (Mulighed for at komme med bemærkninger til virksomhedens daglige drift i 2014, selvforvaltningsaftalen, selvforvaltningsreglerne m.v.) Dato: Karen Delfs Februar 2015 Side 8