Notat om afslutning og opfølgning på skærpet tilsyn REKTORSEKRETARIATET

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Bestyrelsesmøde nr. 63, 7. juni 2012 Pkt. 09. Bilag 2. Københavns Universitets bestyrelse S A G S N O T A T 21. MAJ 2012 Vedr.: Notat om afslutning og opfølgning på skærpet tilsyn REKTORSEKRETARIATET Sagsbehandler: Rektorsekretariatet Baggrund Med mail af 18. april 2012 tilgik Styrelsen for Universiteter og internationaliserings (SUI) rapport om Skærpet tilsyn bestyrelsen. Rapporten er afslutningen på SUI s skærpet tilsyn, som den daværende videnskabsminister igangsatte på baggrund af Penkowa-sagen. Det var og er KU's vurdering, at Kammeradvokatens rapport om Penkowasagen ikke rejste grundlæggende tvivlspørgsmål vedr. KU's organisering og forvaltning. NØRREGADE KØBENHAVN K DIR trk@adm.ku.dk REF: TRK Kammeradvokatens hovedkonklusion var, at der forvaltningsmæssigt ikke var tale om usaglig sagsbehandling, sådan som det ellers havde været fremført i medierne og fra kritikere i sagen. Kammeradvokaten gav dog samtidig kritik af enkelte konkrete ledelsesskøn - i det i øvrigt lange og omfattende sagsforløb og herudover gjorde Kammeradvokaten opmærksom på specifikke forhold, hvor KU s organisation ikke havde været i stand til at håndtere en sag af denne type. På den baggrund besluttede bestyrelsen at iværksatte den af rektor udarbejde handlingsplan med henblik på at tage at tage hånd om de rejste kritiske forhold. Den daværende videnskabsminister valgte senere at sætte KU under skærpet tilsyn varetaget af Universitets- og Bygningsstyrelsen, den nuværende SUI.

2 Uagtet kammeradvokatens hovedkonklusion valgte styrelsen at lave et skærpet tilsyn med fokus på organisationen, som styrelsen selv benævner "det forvaltningsmæssige spor" og definerer som et forvaltningsmæssigt tilsyn rettet mod de administrative procedurer. I den forbindelse skal det understreges, at styrelsen ikke har foretaget en egentlig organisationsanalyse SIDE 2 AF 5 KU tog dog det skærpede tilsyn til efterretning og har ønsket at bidrage mest muligt. SUI er positive overfor KU s opfølgning på Rigsrevisionens rapport. Nedenfor følger KU s bemærkninger og forslag til opfølgning på rapportens konklusioner fordelt på de tre forhold. Styrelsens bemærkninger til Rigsrevisionens rapport og økonomi omtales ikke, da SUI generelt er positive overfor KU s opfølgning herpå. 1. Linjeledelsen hos rektor på to forvaltningsområder - KU bør løbende have fokus Styrelsen finder, at det bl.a. medfører en risiko for, at koordinationen af administrative forhold skydes uhensigtsmæssigt højt op i organisationen. Det forudsætter delegering og klarhed over rektors rolle i sagerne. KU har allerede ændret i rektors portefølje. HR & Organisation er flyttet fra fra rektor til universitetsdirektøren. Så rektor har nu kun linjeansvaret for uddannelse. KU er dog ikke enig i den opstillede præmis. Generelt er det KU's vurdering, at styrelsen i sine bemærkninger til opgavefordeling, administrativ sammenhæng og koordinering ikke forholder sig til de synspunkter om moderne og tidssvarende virksomhedsledelse i større virksomheder, som KU fremførte under tilsynet. Derfor kommer det til at fremstå som om KU har en "forkert" organisation ude af trit med principper for almindelig god ledelse. KU's direktion har som så mange andre moderne private og offentlige virksomheder fordelt ansvarsområderne mellem sig. Endvidere kan man af rapporten få det indtryk, at KU's direktion er meget detaljeret inde i og inde over alle sager og reelt foretager den konkrete sagsbehandling. Det er KU s opfattelse, at det ved fastholdelse af dette billede overses, at der på alle administrative områder i Fællesadministrationen er

3 ansat vicedirektører, der agerer på direktionens vegne i de konkrete forvaltningsmæssige sager m.v. SIDE 3 AF 5 Opfølgning fra Linjeledelse af HR&O flyttes fra rektor til universitetsdirektør (Er foretaget, jf. bestyrelsens beslutning på mødet den 7. marts) Præcisering af vicedirektørens rolle/kompetencer i forhold til den øverste ledelse og fakulteterne, herunder udfærdigelse af instrukser m.v. 2. Opdelingen mellem den akademiske og den administrativt faglige ledelsesstreng - KU har tilkendegivet, at KU vil være opmærksom på vægtningen af forvaltningsmæssige og administrative hensyn Der mangler i henhold til styrelsen en klar opdeling mellem de to ledelsesstrenge. Sammenblandingen kan medføre, at administrative hensyn tillægges utilstrækkelig vægt i beslutningsprocessen og være en barriere for en let og effektiv sagsgang med fokus på administrative procedurer. KU er ikke umiddelbart enig i at der mangler en klar opdeling rent organisatorisk. Grundlæggende er det KU s holdning, at der er behov for en samlet og sammenhængende organisation, som naturligvis inddrager både de nødvendige akademiske og ditto forvaltningsmæssige/administrative hensyn, når der træffes beslutning i en given sag. Men KU er ikke enig i præmissen om at organisationen skal betragtes ud fra en skarp opdeling mellem to parallelle ledelsessystemer et akademisk og et administrativt, hvilket efter KU s opfattelse er UI s grundpræmis, når den formulerer sig omkring akademisk og administrativ ledelse på KU. KU ser det med andre ord som en fordel at have integreret akademisk og administrativ ledelse, fordi et tæt sammenspil mellem den akademiske og administrative ledelse giver mulighed for strategisk planlægning og for at tænke i helhedsløsninger, der tilgodeser hele organisationens behov. KU er en offentlig myndighed omfattet af forvaltningsloven m.v. og skal således efterleve de forvaltningsmæssige spilleregler m.v. Disse regler må naturligvis ikke sættes ud af kraft, for at forfølge et givent mål (strategisk eller konkret). Ligesom der er mange administrative sager, som ikke har et akademisk overlap. Disse sager forudsættes naturligvis behandlet som sådanne. KU vil naturligvis hele tiden være opmærksomme på at have en organisation, der sikrer de forvaltningsmæssige og administrative hensyn, der måtte være i en given sag.

4 KU finder, at KU med sin organisering og en samlet tæt samarbejdende akademisk og administrativ ledelse er godt rustet til de mange udfordringer, som det globale vidensamfund stiller. Endvidere er det KU's opfattelse, at KU netop med den integrerede ledelse lever op til kravene i universitetsloven, der i revideringerne fra 2003 og efterfølgende i stigende grad har stilet mod at overlade det til universiteterne selv at beslutte deres konkrete organisation. SIDE 4 AF 5 KU bemærker, at universitetet ikke umiddelbart har kendskab til sager på KU, hvor administrative hensyn har veget for andre hensyn. Hverken i Styrelsen eller hos Ombudsmanden er der truffet afgørelser om KU af den karakter. Det er KU s opfattelse, at KU omhyggeligt bestræber sig på at træffe lovlige afgørelser og have administrative procedurer, der er lovlige og tilgodeser alle hensyn, såvel administrative som akademiske. Opfølgning fra Rektor orienterer fakulteterne og vicedirektørerne om SUI s synspunkter og beder disse om løbende at monitorere fakultetet og afdelingernes sager for at hindre at administrative hensyn tillægges utilstrækkelig vægt 3. Koordinering via mødefora - KU skal løbende have fokus på, at procedurerne følges og er ajourførte Det er styrelsens opfattelse, at KU's organisation med en række tværgående fora skal være meget bevidst om at administrativ gennemslagskraft ikke går tabt i diverse mødefora. Det er afgørende, at disse møder foregår under klare, faste og forudbestemte rammer, og at beslutningsgangene omkring koordineringen er klare og velbeskrevne. Det skal understreges, at koordinering ikke udelukkende sker via mødefora. Koordineringen via mødefora er et supplement til koordinering gennem referenceforhold. Tværgående mødefora er et effektivt og nødvendigt organisatorisk greb i en stor og kompleks organisation - ikke mindst når man som KU er i færd med en større forandringsøvelse og kulturændring. KU anerkender, at det forudsætter skarphed på, at procedurerne følges og er ajourførte.

5 Opfølgning fra KU opdaterer og distribuerer internt håndbog for ledelsesbetjening På fakulteterne udarbejdes de nødvendige delegationer, stillingsbeskrivelser m.v. til fakultetsdirektør, institutledere og institutadministratorer, så der klarhed over og ikke er tvivl om kompetence og opgaver hos lederne KU s søjlenotat opdateres SIDE 5 AF 5