Bestyrelsens konstituering, herunder valg til udvalg med følgende arbejdsfordeling:

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde nr doc onsdag d. 03. juni 2015 Bestyrelsesmødet havde følgende dagsorden: 1. Konstituering af bestyrelsen 2. Rundvisning på ejendommen 3. Orientering fra formand 4. Økonomi 5. Generalforsamling, evaluering og opfølgning 6. Orientering om igangværende arbejder 7. Tilbagekøbsklausul 8. Referater 9. Orientering fra bestyrelsen til hjemmesiden 10. Næste møde 11. Eventuelt Hele bestyrelsen var mødt. Desuden var suppleanterne Claus Bjerre-Christensen og Peter Lyngmose Nielsen indbudt til at deltage i mødet. Ejerforeningens driftsansvarlige, Jørgen Leth, deltog i mødet. Ad. 1. Bestyrelsens konstituering, herunder valg til udvalg med følgende arbejdsfordeling: Suppleanterne til Bestyrelsen pr. 16. april 2015 Bestyrelsens konstituering Lejlighed pr. 03. juni 2015 Lene Jensen Formand jensenvestervang@youmail.dk 9.56 Jytte Skau Næstformand jytteskau@gmail.com 6.22 S. Baumgarten Sekretær s.baumgarten@webspeed.dk Carsten Petersen Menigt medlem ten@oncable.dk Troels Haahr Graugaard Menigt medlem trohaagra@gmail.com 6.12 Lejlighed Peter Lyngmose Nielsen 1. Suppleant lyngmose@live.dk Claus Bjerre-Christensen 2. Suppleant cbcdoc@webspeed.dk 9.72 Bestyrelsen skal anmode om, at de ejere/beboere, der endnu ikke har oplyst deres adresse, oplyser dette til ejerforeningens kontor, så referaterne kan blive udsendt på mail. De ejere/beboere, der ikke har mailadresser vil selvfølgelig få tilsendt referaterne som hidtil. De ejere/beboere, der ønsker at benytte sig af det, kan komme i forbindelse med ejerforeningen på adressen: vestervang4-10@mail.dk Desuden kan ejerforeningens medlemmer og beboere få oplysninger om foreningens virke på ejerforeningens hjemmeside: Hjemmeside: Post: Mail: Vestervang 9.15, 8000 Aarhus C Vestervang4-10@mail.dk

2 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 2 Ejerforeningens Personale Jørgen Leth Driftsansvarlig j.leth@stofanet.dk - Ivan Pedersen Ejendomsassistent Træffetid (hverdage) Kontaktudvalget med naboejerforeningen består af Lene Jensen og Jytte Skau. Kontaktudvalget tager sig af en række praktiske forhold, der hænger sammen med det nære samarbejde, vor ejerforening har med naboejerforeningen. Kontaktudvalget suppleres ad hoc med andre bestyrelsesmedlemmer, der i særlige opgaver er involveret i disses løsning. Fællesudvalget varetager kontakten med naboejerforeningen, ejerforeningen afsnit 1, der ligger ved Ringgaden, og de nye ejere af afsnit 3. Ejerforeningen er her repræsenteret af Lene Jensen og Jytte Skau. De øvrige bestyrelsesmedlemmer deltager, hvor det er relevant. De overordnede ansvarsområder er fordelt på følgende måde: Koordinering og tilrettelæggelse af bestyrelsesarbejdet mv.: formand Lene Jensen Referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger: sekretær Søren Baumgarten Webmaster og It-opgaver: Claus Bjerre-Christensen og Troels Haahr Graugaard El-arbejdsgruppe: Claus Bjerre-Christensen og Søren Baumgarten Betalinger: Lene Jensen, Jytte Skau samt Søren Baumgarten Ad. 2. Af hensyn til de nye bestyrelsesmedlemmer blev der foretaget en rundgang, så de kunne se ejendommen, og hvordan den er indrettet; teknikrum etc. Ad. 3. Orientering fra formand indeholdt følgende punkter: I. Energiforbruget. Der forelå en opgørelse af energiforbruget for 1. kvartal af Elforbruget viser fortsat et fald. Når vi sammenligner elforbruget af fællesel i de to naboejerforeninger, har vi et markant større elforbrug. Bestyrelsen er opmærksom på dette forhold og vil undersøge, hvad der ligger til grund herfor. For fællesel er der et fald på ca. 5 % i forhold til samme periode (januar-april) sidste år. For det totale forbrug er der tale om et fald på ca. 6,9 % i forhold til samme periode (januar-maj) sidste år. Varmeforbruget viser derimod et merforbrug på ca. 1 % i forhold til samme periode sidste år (januar - marts). Der er her tale om det forbrug, vi afregner efter. Ser man på forbruget omregnet efter graddage, er det tale om et merforbrug på ca. 17 %. 1. kvartal har været mildt om end kold-, og dermed er graddagetallet for kvartalet lavt og burde have givet et noget lavere forbrug. Vandforbruget ligger på små 8 % mindre end samme tidspunkt sidste år. II. Græs og hækklipningsaftale. Bestyrelsen har i samarbejde med naboejerforeningen indgået en ny kontrakt med samme firma som sidste år om græsslåning og hækklipning. III. Ny Rengørings aftale om rengøring af fællesarealer i bygningerne. I forbindelse med, at det hidtidige rengøringspersonale er blevet opsagt, har ejerforeningen i samarbejde med naboejerforeningen indgået en fælles aftale om rengøring. Denne træder i kraft pr. 1. juli 2015, og herefter vil bestyrelsen håndhæve bestemmelserne om, at der ikke må stå cykler og lign. i opgange, altangange mv. IV. Fredning af Botanisk Have. Til generel orientering for ejerforeningens medlemmer, kan det oplyses, at Danmarks Naturfredningsforening har rejst en sag om fredning af Botaniske Have for at sikre, at der ikke sker yderligere indgreb i parken. Der var et møde i Fredningsnævnet d. 22. maj Bestyrelsen kan ikke foretage sig noget i denne anledning.

3 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 3 V. Grill. Det er sommer, og det er fristende at give sig til at bruge grill. Hvis man vil bruge kulgrill, skal det ske på det grønne område bag vestmuren; da det ikke er tilladt at bruge kulgrill på altaner og terrasser, fordi det medfører betydelige lugtgener for ens naboer. VI. Renovering af lejligheder ved ejerskifte. De renoveringer, der typisk finder sted forbindelse med ejerskifte, har forskelligt omfang, og da det i visse tilfælde medfører renovering af de fællesinstallationer, som ejerforeningen har ansvaret for, vil det belaste ejerforeningen økonomi. Der er sket flere handler indenfor de seneste måneder, og bestyrelsen vil på sit møde til september vurdere omfanget i forbindelse med budgetteringen af vedligeholdelsesudgifterne. Ad. 4. Økonomi. Bankudskrifter. Bestyrelsen gennemgik bankudskrifter, hvilket kun gav anledning til bemærkninger af oplysende karakter. I forbindelse med den gennemførte udskiftning af sydfacader påhviler det ejerforeningens medlemmer at afholde en del af udgifterne. Disse udgifter er ved at blive opkrævet hos de respektive ejere. Restancer. Der var ikke restancer for indbetaling af fællesudgifter pr. 1. maj Resultatopgørelse. Bestyrelsen gennemgik resultatopgørelsen for april kvartal Forbruget stemmer med det budgetterede med de afvigelser, der følger af de forskellige betalingsterminer, for de ydelser vore leverandører har. Likviditeten er god, selv når vi tager i betragtning, at der afholdes udgifter til facadeudskiftninger. Forhandling med Nordea A/S. Efter anbefaling fra ejerforeningens statsautoriserede revisor har vi placeret ejerforeningens likvide midler i forskellige pengeinstitutter, så vi ikke overskrider garantigrænsen på ca kr. I den anledning er ejerforeningen i forhandling med Nordea A/S om at placere et beløb på en fast rente i en periode på et år. Dette har ingen indflydelse på foreningens engagement med Danske Bank A/S. Ad. 5. Opfølgning på generalforsamling. Bestyrelsen fulgte op på generalforsamlingen, der var forløbet udmærket. Det er 3 spørgsmål, som bestyrelsen skal forholde sig til: El: Den kritiske revisor anførte, at ejerforeningen havde betalt renter i forbindelse med opkrævningen af el. Ejerforeningen har rettet henvendelse til AffaldVarme Aarhus, der har erkendt, at opkrævningen var sket på et galt grundlag, og det viser sig samtidig, at de opkrævede renter er blevet refunderet i efterfølgende opkrævninger. Skat: Noget lignende gjorde sig gældende for indbetaling af skat, men her har vi taget kontakt til ejerforeningens revisor, så der bliver betalt et aconto beløb, så renteberegningen minimeres. Trelags-termoruder: Der blev under eventuelt foreslået, at ejerforeningen i forbindelse med facadeudskiftningerne valgte en løsning med tre-lags termoruder. Spørgsmålet er tidligere undersøgt, men atter vurderet. Det forholder sig således, at den leverandør, der er valgt, og som af andre årsager er den eneste, der ville fremstille partier, som opfylder facadekravene i Vestervang, ikke kan levere de store ruder, der er over 4,5 m 2 i 3 lags glas. Med 3-lags vil den samlede vægt på de store partier stige fra 268 kg. til 332 kg. Dette vil medføre, at de store partier ikke kan håndteres manuelt, og det vil dermed igen kræve, at der er krankapacitet til rådighed under hele udskiftningsforløbet. Rent bortset herfra er der et problem med frihøjden ved nogle lejlighedstyper, som medfører betydelig højere omkostninger ved en udskiftning. Ligeledes giver det, en ikke ubetydelig, yderlig vægtbelastning på bygningen. Samlet set er det bestyrelsens vurdering, at den energibesparelse, der ved 3 lags glas i forhold til de anvendte 2 lags ruder, ikke står i et rimeligt forhold til de forbundne merudgifter. Bestyrelsesmedlem Carsten Pedersen og Jørgen Leth vil tage en drøftelse med forslagsstilleren.

4 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 4 Ad. 6. Orientering om igangværende arbejder. Facadeudskiftninger: I foråret er der gennemført 1. del af facadeudskiftningerne i altangangshusets opgang 10. De pågældende udskiftninger er forløbet tilfredsstillende, men der er nogle ganske få ekstraarbejder, der udestår. Fra de ejere, der har fået udført facadeudskiftningen, har der kun været positive reaktioner. Betalingsanmodninger vedr. de udgifter, som ejerne skal afholde, er blevet omdelt til de pågældende. 2. del, af facadeudskiftningen vil blive sat i gang efter sommerferien. I naboejerforeningen har de som et forsøg gennemført facaderenovering med isoleringsforbedring af nordfacaden på terrassehuset. Arbejdet er foretaget ude fra, hvilket har vist sig at være lidt dyrere, men til gengæld undgår man en masse gener for de pågældende beboere ved, at der ikke skal arbejdes indvendigt i lejlighederne. Erfaringerne fra dette arbejde kan i et vist omfang benyttes ved både syd- og nordfacaderne i stueetagen i altangangshuset. Ved nordfacaden er der en særlig udfordring med fastgørelsen af de store radiatorer, som er ophængt med gennemgående bolte. Bestyrelsen har fået forespørgsler om tidspunktet for renoveringen af facadeelementer på de etager i de toetagers lejligheder, hvor der ikke skal ske en udskiftning af hele facadepartiet, men alene foretages en renovering. Bestyrelsen vil til mødet i september (jf. det under dette bestyrelsesreferat under pkt. 9 anførte) foretage en vurdering af det videre arbejde. Den gældende planlægning for udskiftninger af de facadeelementer, hvori der er døre, løber til og med 2016, og bestyrelsen vil vurdere, om der skal ske en fornyet henvendelse fordi, der kan være ejere, der er interesseret i at få deres facade udskiftet. Der vil ligeledes på mødet til september blive taget stilling til gennemførelse af renoveringer af de partier, hvor der ikke er døre (alternative etager i de 2 etagers lejligheder), og hvor ejerforeningens andel blot omfatter en åbning af de faste sektioner, udførelse af isoleringsforbedringer og udskiftning af gamle fuger. Ejerforeningen gennemfører kun dette arbejde, hvis ejerne selv afholder den totale omkostning ved udskiftningen af de store ruder. Udgiftsfordelingen vil i dette tilfælde efter al sandsynlighed basere sig på en anden fordelingsnøgle. Brevindkast: De leverede brevindkast i de nye glasindgangspartier ved de 2 etagers lejligheder er ikke af ret god kvalitet. Det var ikke muligt at få bedre brevindkast med de specifikationer, der skal overholdes. Hvis der er ejere, der har defekte brevindkast, kan der ske henvendelse til ejendomsassistenten, hvorefter de så vil blive udskiftet til nye af tilsvarende type. Renovering af terrasser: Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en ejer, der har fået udskiftet sin terrasse og som mener, at en del af udgiften skal afholdes af ejerforeningen. Bestyrelsen bad den driftsansvarlige om at kontakte den pågældende og få afklaret et eventuelt mellemværende. Vedligeholdelse af indgangspartierne i altangangshuset: Indgangspartierne i altangangshusets stueetage trænger til at blive istandsat. Det er de døre, der er udsat for det største slid, men en facadeudskiftning kan først komme på tale, når vi er færdige med facadeudskiftningerne i lejlighederne, da de har en varmebesparende effekt samt en forøget komfort. Den driftsansvarlige vil undersøge, om det er muligt at få udført en midlertidig renovering, eventuelt med ny bundstykker, uden for stor en udgift. Parkeringspladserne: Bestyrelsen har foranlediget afmærket parkeringsfelter på parkeringspladserne med henblik på at forbedre parkeringskapaciteten. Vi må konstatere, at der af og til har været kaotiske tilstande på parkeringspladserne. Samtidig er nedløbsbrøndene på parkeringspladserne blevet renset. Dræning: Vi fik sidste år foretaget dræning vest for opkørslen fra garagerne med afledning gennem muren til et afløb i brønden uden for porten. Det har kun delvis været en succes, og vi forhandler i øjeblikket om en supplering/ændring af det udførte arbejde. Nedsivning i terrassehuset: Ved nogle tværvægge i terrassehuset er der nogle nedsivninger af vand. Det har vist sig at være en vanskelig opgave at få dette afhjulpet. Ved nogle lejligheder be-

5 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 5 tyder det, at det nedsivende vand er fyldt med grønalger og meget snavset pladder. Den primære årsag er, at der ophober sig meget snavs og bevoksning under brædderne på nogle beboeres terrasser. Det er fortrinsvis ved de lejligheder, hvor der er store bevoksninger i plantekummerne. Bestyrelserne i begge ejerforeninger arbejder med, hvordan det kan løses. Bestyrelsen opfordrer til, at beboerne i størst mulig udstrækning holder rent under brædderne. Kloakkerne og rotter: Kloakkerne er blevet repareret, og der er indsat rottespærre og rottefælder af mærket WiseTrap. Det er rottefælder, som slår rotterne ihjel, men igen: Vi undgår ikke rotter, hvis der er beboere, der fodrer fugle og andre dyr. For at begrænse foranstaltningerne ved rottebekæmpelsen, har det været nødvendigt at få adgang til to private garager, for at montere rottespærrer dér. Ad. 7. Tilbagekøbsklausul. Bestyrelsen har været repræsenteret i en møderække om at få udarbejdet et informationsmateriale om, hvordan man kan/skal forholde sig i det tilfælde, hvor man ønsker at gøre brug af frikøb af tilbagekøbsklausulen. Der har fra Aarhus Kommunes side været udarbejdet et forslag til dette informationsmateriale. De forslag til rettelser, som er indsendt til kommunen er ikke blevet taget til efterretning, og det udkast, som bestyrelsen har fået tilsendt er så mangelfuldt i enhver henseende, at vi har måttet meddele kommunen, at de involverede foreninger ikke kan acceptere folderens udformning og ordlyd. Ad. 8. Orientering fra bestyrelsen til hjemmesiden. Oplysninger om ændringerne i bestyrelsessammensætningen er indlagt på ejerforeningens hjemmeside. Ad. 9. Næste møde. Det eneste møde, der er planlagt, er bestyrelsens heldagsmøde lørdag den 5. september Hvis der bliver behov for yderligere møder vil der blive indkaldt til disse. Ad. 10. Eventuelt. Der var intet til dette punkt. Mødet sluttede kl Lene Jensen 9.56 Jytte Skau 6.22 S. Baumgarten Navnene på de bestyrelsesmedlemmer, som har underskrevet referater og lignende fra ejerforeningen, vil kunne ses på hjemmesiden og i mails. Dokumenter med underskrifterne kan ved ønske ses på kontoret.