Generalforsamlingsprotokollatet - indhold og anbefalinger

Transkript

1 Generalforsamlingsprotokollatet - indhold og anbefalinger Af advokat Louise Celia Korpela Martiny, advokatfuldmægtig Michael Brichmann Andersen og advokat Klaus Søgaard. 1. Indledning Et selskab skal føre en protokol over forhandlingerne på generalforsamlingen. Variationen over protokollens indhold er i praksis betydelig, og yderpunkterne går fra en ordret gengivelse af alt, der sker og bliver sagt på generalforsamlingen, til en gengivelse af den blotte ordlyd af generalforsamlingsbeslutningerne. Denne artikel indeholder en redegørelse for, hvilke oplysninger et generalforsamlingsprotokollat skal eller bør indeholde. En oversigt er indeholdt i bilag 1. Artiklens fokus er på børsnoterede selskaber, men da lovgivningens krav til protokollater gælder for alle aktie- og anpartsselskaber, vil fremstillingen tillige være relevant for andre selskaber. Der er flere hensyn bag kravet om, at der skal føres en generalforsamlingsprotokol. Et protokollat gør det muligt efterfølgende at klarlægge og dokumentere generalforsamlingens beslutninger og de stedfundne forhandlinger. Protokollatet benyttes desuden i forbindelse med registrering af generalforsamlingens beslutninger hos Erhvervsstyrelsen, f.eks. ved kapitalforhøjelse eller -nedsættelse, ændring af vedtægter eller udskiftninger i ledelsen. Protokollatet udgør således dokumentation for beslutningens lovlige vedtagelse.(1) Protokollatet har ydermere betydning for aktionærernes retsstilling, f.eks. i forhold til indløsningsretten, jf. selskabslovens 110, hvor aktionæren har behov for efterfølgende at kunne dokumentere, at vedkommende har modsat sig den relevante beslutning. Protokollens betydning illustreres ved, at manglende protokollering kan medføre bødestraf.(2) 2. Lovgivningens krav Det fremgår af selskabslovens 101, stk. 3, at der skal føres en protokol over forhandlingerne på generalforsamlingen, samt at alle beslutninger skal indføres i protokollen. Bestemmelsen gælder for alle selskaber.(3) Derudover indeholder selskabsloven ingen nærmere krav til, hvad protokollatet skal indeholde Forhandlinger En direkte ordlydsfortolkning af selskabslovens 101, stk. 3, medfører, at protokollatet ikke kun skal indeholde en gengivelse af beslutninger på generalforsamlingen, men også drøftelserne, der fører frem til beslutningerne.(4) Et protokollat, der alene indeholder en registrering af beslutningerne, er således ikke tilstrækkeligt. Som udgangspunkt skal indlæg eller stillingtagen fra enkelte kapitalejere ikke refereres udtrykkeligt eller udførligt.(5) Kapitalejeren kan dog kræve at blive refereret i protokollatet, såfremt der er taget forbehold overfor eller stemt imod en beslutning. Hvis kapitalejeren er forkert citeret i generalforsamlingsprotokollatet, har vedkommende som udgangspunkt ret til at få protokollatet rettet. Det er dirigenten, der i sidste ende er ansvarlig for indholdet af protokollatet, hvorfor det også er op til dirigenten at vurdere, hvordan protokollatet eventuelt skal tilrettes. Protokollatet bør som minimum indeholde en gengivelse af hovedpunkter fra den forudgående debat.(6) Debatten angives for hvert punkt på dagsordenen. Behandles flere dagsordenspunkter samtidig, vil en gengivelse af debatten dog typisk ske samlet for de respektive dagsordenspunkter.(7) Den stedfundne debat kan fremgå på mange forskellige måder. Lige fra den ene yderlighed med en kort redegørelse for, at der udspandt sig en debat, hvorefter dirigenten konkluderede, at ( ), over mellemløsningen aktionær X, Y, Z stillede spørgsmål vedrørende ( ), hvorefter bestyrelsesformanden svarede ( ), til den anden yderlighed med en ordret afskrift af de enkelte spørgsmål og svar. Ofte ser man, at talere udleverer deres manuskript enten før eller under generalforsamlingen, og i de tilfælde er det almindeligt at indføje en mere udførlig beskrivelse deraf i protokollatet. Selskabet skal dog i det tilfælde være opmærksom på, at alle spørgsmål og svar behandles lige, således at det ikke kun er sådanne indlæg, der gengives i detaljer. Protokollatet bør indeholde oplysning om, hvem der har fået ordet, tillige med en gengivelse i hovedtræk af de enkelte indlægsholderes indlæg. Således må en kortfattet redegørelse som eksempelvis Herefter blev ordet givet til de fremmødte aktionærer. Deres indlæg og spørgsmål blev kommenteret og besvaret af ledelsen. siges at være for summarisk til at opfylde kravet i selskabsloven. 2.2 Beslutninger Alle beslutninger skal protokolleres, både realitets- og formalitetsbeslutninger, herunder bemyndigelser, og uanset om udfaldet er positivt eller negativt.(8) Fremsættes ændringsforslag på generalforsamlingen, skal disse også anføres. Det er særlig vigtigt at få protokolleret beslutninger, som skal anmeldes til registrering hos Erhvervsstyrelsen og få iagttaget de indholdsmæssige krav til beslutningernes indhold, der følger af selskabsloven. Disse beslutningers gyldige vedtagelse skal således kunne dokumenteres som en forudsætning for registrering.(9) Det må være tilstrækkeligt at henvise til de fuldstændige forslag, forudsat disse vedhæftes protokollen Underskrift, fremlæggelse og skriftlighed Selskabslovens 101, stk. 3 og 4, indeholder krav om, at protokollen skal underskrives af dirigenten, og at protokollen eller en bekræftet udskrift skal være tilgængelig for aktionærerne. En form for skriftlighed må derfor være påkrævet, idet en bånd- eller videooptagelse formentlig ikke kan opfylde dette krav. Protokollen bør indeholde en fortløbende nummereret samlet og kronologisk gengivelse af alle protokollater. I aktieselskabslovens 75, stk. 3, var indeholdt et krav om, at protokollatet eller en bekræftet udskrift af dette skulle være tilgængelig for aktionærerne på selskabets kontor senest 2 uger efter generalforsamlingens afholdelse. Dette blev anset som et krav om skriftlighed, da en båndoptagelse af generalforsamlingen ikke kan være tilgængelig for aktionærerne på samme måde som forudsat i bestemmelsen.(10) Samme krav foreligger i selskabslovens 101, stk. 4, men i denne bestemmelse er på selskabets kontor udeladt, hvilket øger fleksibiliteten. Det er således op til selskabet at afgøre, hvordan det ønsker at gøre protokollatet, eller en bekræftet udskrift heraf, tilgængeligt for dets aktionærer. Selskaberne har mulighed for at opfylde dette krav ved at gøre en kopi af protokollatet tilgængelig på deres hjemmeside.(11) I generalforsamlingssæsonen 2013 havde ni C20-selskaber valgt denne mulighed. Copyright 2013 Karnov Group Denmark A/S side 1

2 Det afgørende må være, at et protokollat på selskabets hjemmeside opfylder kravet om at være tilgængeligt på samme måde som forudsat i selskabslovens 101, stk. 4, hvorimod eksempelvis et tilgængeligt webcast eller anden optagelse fra generalforsamlingen ikke vil være tilstrækkeligt. Gøres protokollatet alene tilgængeligt i fysisk form, f.eks. på selskabets kontor, har aktionæren alene ret til at læse, men derimod ikke krav på at kunne kopiere protokollatet eller dele heraf. Gøres protokollatet tilgængeligt på hjemmesiden, skal man være meget opmærksom på, at dette i øget omfang kan blive anvendt af aktionærer, pressen og andre interesserede, hvorfor det er meget vigtigt at tage stilling til, hvor omfattende referatet skal være, og hvordan indlæg fra salen skal refereres. Det kan endvidere skabe øget fokus på indholdet, hvorfor det i højere grad end hidtil kan afstedkomme dialog med indlægsholdere om, hvorvidt de er blevet korrekt og fyldestgørende refereret. På denne baggrund er det vigtigt, at protokolføreren - ofte dirigenten - på forhånd drøfter med ledelsen, hvordan protokollatet ønskes affattet, og hvordan det skal gøres tilgængeligt for omverdenen. Uanset hvordan selskabet vælger at gøre protokollatet tilgængeligt, kan selskabet ikke undlade at føre en fysisk protokol. 2.4 Sprog Protokollatet skal som udgangspunkt udarbejdes på dansk. Generalforsamlingen har dog mulighed for at beslutte, at protokollatet udarbejdes på et andet sprog, herunder engelsk, jf. selskabslovens 100, stk Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at de oplysninger, der skal registreres i Erhvervsstyrelsens it-system, som udgangspunkt skal være på dansk.(12) Otte ud af de ni offentliggjorte protokollater fra C20-selskaberne indeholder en beskrivelse af alle beslutninger og stedfundne forhandlinger, og alle protokollater er udarbejdet på dansk. Et enkelt protokollat gengiver ikke diskussioner/indlæg og synes derfor at være på kanten af lovens krav om, at ikke blot beslutninger, men også forhandlinger, skal gengives. 3. Overvejelser i forhold til protokollatet for den ordinære generalforsamling I praksis må der endvidere kunne opstilles visse yderligere krav til protokollatets indhold, selvom sådanne ikke direkte fremgår af lovens ordlyd, ligesom der er visse oplysninger, det er hensigtsmæssigt at medtage. Selskabslovens 101, stk. 3, giver det enkelte selskab stor fleksibilitet i forhold til protokollatets indhold.(13) Hvor udførligt protokollatet bør være, afhænger derfor af den konkret foreliggende situation, herunder selskabets praksis, hvor væsentlige beslutninger der skal træffes, og om der er uenighed herom.(14) 3.1 Formalia/Opbygning Indledende bemærkninger Indledningsvist bør tid og sted for generalforsamlingen angives, ligesom det bør angives, om generalforsamlingen er ordinær eller ekstraordinær.(15) Såfremt generalforsamlingen er indkaldt på initiativ af andre end bestyrelsen, bør dette tillige angives. Protokollatet kan indeholde en indledende separat angivelse af dagsordenen. I alt otte ud af de ni protokollater fra C20-selskaberne, der er fremlagt på hjemmesiden, indeholder en sådan angivelse af dagsordenen. Protokollatet bør beskrive bestyrelsens (formandens) indledning af generalforsamlingen og valget af dirigent, hvis et sådant foretages på generalforsamlingen, samt oplyse den valgte dirigents navn. Protokollatet bør angive dirigentens konstateringer angående lovlighed (indkaldelsesmåde og -dato, samt indkaldelsens overensstemmelse med lovgivning og vedtægter), hvorimod detaljer herom ikke behøver at blive refereret. Det vil således være nok blot at angive, at dirigenten har konstateret, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt og beslutningsdygtig i overensstemmelse med selskabets vedtægter og lovgivningen. Alle offentliggjorte protokollater fra C20-selskaberne for generalforsamlingssæsonen 2013 indeholder oplysning om valg eller udpegning af dirigent samt angivelse af dennes navn. Derudover indeholder alle protokollater dirigentens konstatering af, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt og beslutningsdygtig. Yderligere bør væsentlig dirigentaktion, herunder f.eks. forening af dagsordenspunkter, ændring af rækkefølgen for dagsordenens punkter, afvisning af forslag, procedurebeslutninger, fratagelse af ordet, bortvisninger og pauser, indføres i protokollatet med angivelse af begrundelse. Det anbefales, at dirigent, bestyrelsesformand, direktør m.fl. omtales ved funktionsbetegnelse i protokollatet i stedet for med navn eller initialer.(16) Fremmøde Det kan være hensigtsmæssigt at angive, hvor mange aktionærer der er til stede, og hvor stor en del af aktiekapitalen, der er repræsenteret på generalforsamlingen. Angivelse af mødedeltagelse vil dog kun være nødvendig, hvis der gælder særlige quorumkrav.(17) Det bør dog alligevel overvejes at medtage oplysning herom i protokollatet. Er aktiekapitalen opdelt i aktieklasser, kan fordelingen på aktieklasser af tilstedeværende henholdsvis brevstemmende aktionærers kapital og stemmer med fordel indføres i protokollatet. I den forbindelse skal det erindres, at tidligere tiders praksis med at anføre, at beslutninger er truffet i enstemmighed i de - mange - situationer, hvor der ikke er opposition i salen, ikke længere er anvendelig. Dette skyldes, at der næsten altid vil foreligge afkrydsningsfuldmagter eller brevstemmer, hvor enkelte stemmer er afgivet imod beslutningen. I alt syv ud af ni offentliggjorte protokollater fra C20-selskaberne for generalforsamlingssæsonen 2013 indeholder en opgørelse over, hvor stor en del af aktionærerne, der var repræsenteret på generalforsamlingen. Hvor udførlig opgørelsen er, herunder om den inkluderer en præcis redegørelse for antal fremmødte, brevstemmer, antal uddelte adgangskort og antal meddelte fuldmagter til bestyrelsen, varierer. Protokollatet kan endvidere indeholde oplysning om, hvilke medlemmer af ledelsen, der har givet møde. Dette er dog ikke et krav, og det er næppe heller sædvanligt. Under hensyntagen til det øgede fokus på corporate governance er det dog en oplysning, der kan forventes efterspurgt. Oplysning om andre tilstedeværende, der ikke har status af aktionær eller fuldmægtig/ledsager, herunder f.eks. revisorer og repræsentanter for pressen, kan ligeledes overvejes anført, men det er hverken krævet eller nødvendigt, og der er heller ikke praksis herfor. Corporate governance anbefalingerne fra maj 2013 indeholder ikke længere en anbefaling om, at samtlige ledelsesmedlemmer skal være til stede på selskabets generalforsamling (i 2011-anbefalingerne fremgik dette af pkt ). Uanset dette bør hele bestyrelsen være til stede. Dette gælder i særdeleshed nye kandidater. Det er derfor også hensigtsmæssigt at give denne oplysning i protokollatet Afslutning Tidspunktet for generalforsamlingens afslutning kan eventuelt angives.(18) I generalforsamlingssæsonen 2013 valgte i alt syv ud af de ni C20-selskaber at medtage denne oplysning i protokollatet. Copyright 2013 Karnov Group Denmark A/S side 2

3 Oplysningen er ikke påkrævet, medmindre dette helt usædvanligt måtte fremgå af vedtægterne. 3.2 Ledelsesberetningen Ledelsesberetningen skal ikke godkendes, medmindre dette fremgår af vedtægterne. Der er således som udgangspunkt ikke tale om en beslutning, og idet ledelsesberetningen ikke har karakter af at være en forhandling, må det antages, at beretningen ikke behøver at indgå i protokollatet. Efterfølgende drøftelser vedrørende beretningen skal dog indgå i protokollatet, jf. selskabslovens 101, stk. 3. Flere selskaber vælger dog at inkorporere hele eller dele af ledelsesberetningen. Dette gælder således syv ud af de ni C20-selskaber, der har offentliggjort protokollatet for generalforsamlingen i Protokollatet for de sidste to selskaber omtaler alene, at ledelsesberetningen blev fremlagt på generalforsamlingen, men det er ikke nærmere refereret, hvad ledelsen berettede. Inkorporering af ledelsesberetningen kan ske på mange måder. Flere selskaber vælger som anført at indsætte den fulde beretning direkte i protokollatet eller at vedlægge den som bilag, mens andre vælger at indsætte et kort referat af den. Det fulde referat vil være det enkleste og mest oplysende, men vil normalt fordre, at beretningen aflægges efter manuskript. Hertil kommer, at en vis form for tilpasning af talesprog til skriftsprog bør foretages. Et kort referat vil også kunne være tilstrækkeligt, eksempelvis med en fremhævelse af de hovedpunkter, der er omtalt under beretningen. Corporate governance-betragtninger vil pege i retning af mere fyldige gengivelser af beretningen. I tilfælde af, at der fremsættes et forslag om at forkaste beretningen, vil dette eventuelt kunne medføre, at generalforsamlingen skal træffe beslutning om at godkende eller forkaste beretningen, uanset at den juridiske betydning heraf er omtvistet.(19) Beslutningen og de bagvedliggende drøftelser skal i et sådant tilfælde fremgå af protokollatet, jf. selskabslovens 101, stk Forelæggelse og godkendelse af årsrapport Det er ikke nødvendigt at gengive hele eller dele af årsrapporten i selve protokollatet. Det er tilstrækkeligt at referere til, at årsrapporten blev forelagt for og godkendt af generalforsamlingen. Debat og spørgsmål skal dog protokolleres. 3.4 Ledelsesaflønning Ledelsesaflønning har i de seneste år været meget omdiskuteret på mange generalforsamlinger. Derudover er der kommet nye lovregler og corporate governance-anbefalinger på området. Dette har givet anledning til forvirring og misforståelser, hvilket undertiden har medført efterfølgende juridisk usikkerhed, idet forskellige forhold, såsom bestyrelseshonorar, vederlagspolitik og retningslinjer for incitamentsaflønning (incentive guidelines) er blevet blandet sammen. Det er derfor meget vigtigt, at selskaber og dirigenter er skarpe, når indkaldelse og dagsorden affattes, samt når der efterfølgende skal udarbejdes protokollat. Generalforsamlingen skal først og fremmest tage stilling til bestyrelsens honorar. For blot få år siden skete dette normalt indirekte og nærmest automatisk uden særskilt fremhævelse. Honorarerne fremgik således som en note til regnskabet og blev godkendt (for det afsluttede regnskabsår) gennem godkendelsen af selve regnskabet/årsrapporten. I dag er det god corporate governance, at generalforsamlingen tager direkte stilling til bestyrelseshonorarerne, hvorfor dette også bør være et separat punkt på dagsordenen. Det er også god corporate governance, at generalforsamlingen ikke (kun) tager stilling til det afsluttede år, men også tager stilling til indeværende år. Det er derfor meget vigtigt, at det klart fremgår, hvad det er, der vedtages, og dette skal kunne ses af indkaldelsen og af protokollatet. I den forbindelse kan det også være relevant, men formentlig ikke påkrævet, at nævne, såfremt honoraret udbetales a conto, og såfremt der i tillæg til honoraret betales eventuelle tilknyttede sociale afgifter/skatter, hvilket f.eks. kan være tilfældet i relation til udenlandske bestyrelsesmedlemmer. Nogle selskaber vælger mellemløsningen med en foreløbig fastsættelse af honoraret for indeværende år og en endelig godkendelse af honoraret for det afsluttede år. I en sådan situation er det selvsagt meget vigtigt med en præcis gengivelse af beslutningen, og der bør være tale om to separate punkter på dagsordenen. Mange selskaber er gået over til at fastsætte et basishonorar, hvor formand, næstformand og udvalgsmedlemmer får forskellige multipler. Såfremt en sådan model anvendes er det vigtigt at få hele modellen beskrevet korrekt i protokollatet. Hvis selskabet benytter - eller ønsker at have mulighed for at benytte - incitamentsaflønning, skal der foreligge generalforsamlingsgodkendte retningslinjer (incentive guidelines) herfor i henhold til selskabslovens 139. En sådan vedtagelse skal ske som et separat punkt på dagsordenen, og dette skal klart fremgå af protokollatet. Endelig er det blevet god corporate governance, at selskaber forelægger deres generelle vederlagspolitik for generalforsamlingen til godkendelse.(20) Den juridiske betydning heraf kan diskuteres. Det er derfor vigtigt, at vedtagelsen ikke blandes sammen med godkendelsen af retningslinjer for incitamentsaflønning eller fastsættelsen af bestyrelseshonorar, og den ønskede retsvirkning (bindende/vejledende) af vedtagelsen bør klarlægges. 3.5 Forslag til resultatdisponering Udbytte, der vedtages af generalforsamlingen i overensstemmelse med bestyrelsens forslag om resultatdisponering, bør gengives i protokollatet. For så vidt angår den resterende resultatdisponering er det tilstrækkeligt blot at henvise til det fremsatte forslag. En fuldstændig gengivelse af hele forslaget til resultatdisponering er således ikke nødvendig. Hvis generalforsamlingen vedtager udlodning af udbytte, der er højere end det af bestyrelsen foreslåede, er beslutningen som udgangspunkt ugyldig, medmindre bestyrelsen tiltræder generalforsamlingens beslutning. I så fald bør protokollatet indeholde oplysning om, hvorvidt bestyrelsen har tiltrådt generalforsamlingens beslutning. 3.6 Valg til bestyrelsen For at sikre, at protokollatet kan anvendes til registrering af generalforsamlingens beslutning om valg af medlemmer til selskabets bestyrelse hos Erhvervsstyrelsen, skal de valgte kandidaters navne gengives i protokollatet. Protokollatet kan derudover med fordel indeholde en bemærkning om, at selskabslovens 120, stk. 3 (vedrørende oplysning om de opstillede kandidaters ledelseshverv ved valg til bestyrelsen) er iagttaget og oplyse om på hvilken måde. 3.7 Forslag Såfremt de fremsatte forslag kræver registrering hos Erhvervsstyrelsen, er det vigtigt at sikre, at protokollatet indeholder alle de oplysninger, som måtte være påkrævet i henhold til selskabslovens regler. Er der f.eks. fremsat forslag om forhøjelse af selskabets aktiekapital, skal protokollatet indeholde de i selskabslovens 158 oplistede oplysninger. Alle delelementer af beslutningen skal være indeholdt i protokollatet, før dette kan danne grundlag for registrering. Copyright 2013 Karnov Group Denmark A/S side 3

4 Ved visse beslutninger (f.eks. beslutning om kapitalforhøjelse) bør det tillige angives, hvilket beslutningsgrundlag, der har været fremlagt for aktionærerne, f.eks. i form af givne oplysninger eller fremlagt skriftligt materiale.(21) Bestyrelsens motiver bag et fremsat forslag behøver imidlertid ikke gengives, medmindre der er en specifik grund hertil. 3.8 Afstemninger Selskabslovens 101, stk. 5,(22) indeholder en ret for aktionærerne i et børsnoteret selskab til at få en fuldstændig redegørelse for enhver beslutning på generalforsamlingen. Dette indebærer, at følgende oplysninger om de trufne beslutninger skal gives, såfremt der er fremsat krav om en fuldstændig redegørelse: (i) hvor mange aktier, der er afgivet gyldige stemmer for, (ii) den andel af aktiekapitalen, som disse stemmer repræsenterer, (iii) det samlede antal gyldige stemmer, (iv) antallet af stemmer for og imod hvert beslutningsforslag, og (v) når det er relevant,(23) antallet af stemmeundladelser. Opfyldelse af disse krav vil i praksis kræve, at der foretages skriftlig afstemning om det relevante dagsordenspunkt.(24) Såfremt blot én aktionær anmoder om en sådan fuldstændig redegørelse, skal protokollatet indeholde de ovenfor nævnte oplysninger. Det bør tillige anføres, hvorvidt kravet gøres gældende direkte på generalforsamlingen, eller hvorvidt kravet er fremsat før generalforsamlingen, eksempelvis på en brevstemme- eller fuldmagtsblanket.(25) Ved angivelse af detaljer om afstemninger er det nærliggende tillige at oplyse detaljer om fuldmagtsforhold. I den forbindelse skal det bemærkes, at Finanstilsynet i en ikke-offentliggjort udtalelse fra 2008 har givet udtryk for, at et selskab i henhold til værdipapirhandelslovens 29 skal flage, hvis bestyrelsen modtager blancofuldmagter for mere end 5 % af selskabets samlede stemmer eller kapital.(26) Det vil derfor være hensigtsmæssigt at præcisere i protokollatet, hvorvidt der er tale om blanco- eller menufuldmagter, så der ikke bagefter kan opstå tvivl om, hvorvidt selskabet har overholdt en eventuel flagningsforpligtelse. Der er set eksempler på, at Finanstilsynet har kontrolleret ordlyden i protokollatet efterfølgende med henblik på at undersøge, om flagning er foretaget korrekt. Ønsker ingen aktionær en fuldstændig redegørelse for afstemningen, jf. selskabslovens 101, stk. 5, skal afstemningsresultatet (for/imod) blot fastslås i protokollatet med henblik på at sikre, at det krævede flertal er opnået. Disse oplysninger fremgår i øvrigt tillige af den selskabsmeddelelse om generalforsamlingens forløb, som børsnoterede selskaber skal udsende umiddelbart efter generalforsamlingen. Såfremt et forslag har været genstand for afstemning, bør de opnåede stemmetal, jf. selskabslovens 101, stk. 5, indføjes i protokollatet, uanset om der har været fremsat krav om en fuldstændig redegørelse. Bestemmelsen i 101, stk. 5, angår i øvrigt formentlig kun beslutninger og ikke valg. Det indebærer således, at selskabslovens 101, stk. 5, ikke giver mulighed for at kræve en fuldstændig redegørelse i relation til valg af medlemmer til bestyrelsen og valg af revisor. I relation til beslutninger finder bestemmelsen derimod anvendelse, uanset om forslaget vedtages eller forkastes.(27) Såvel foretagne valg som trufne beslutninger vil dog under alle omstændigheder skulle protokolleres. Også drøftelserne i forbindelse med et eventuelt forkastet forslag skal indføres i protokollatet, jf. selskabslovens 101, stk. 3, 2. pkt. Mange selskaber vælger under alle omstændigheder at vedhæfte detaljerede oplysninger om stemmeafgivelse, herunder på basis af brevstemmer og modtagne afkrydsningsfuldmagter - også i de situationer, hvor der ikke har været behov for egentlig afstemning på selve generalforsamlingen. Dette skyldes, at selskabet normalt har disse oplysninger tilgængelige i skemaform fra adgangskontrollen, der typisk foretages af VP Investor Services eller Computershare. Oplysningerne er relevante og hensigtsmæssige, men det er vigtigt at oplyse, hvorledes tallene er opgjort. Det bør eksempelvis fremgå klart, hvis alle i salen er anset for at have stemt for et forslag i de situationer, hvor et forslag ikke har givet anledning til debat og derfor blot er taget til efterretning. Bilag 1: Overblik over protokollatets indhold Selskabslovens krav: a. Punkter, som har været til genstand for forhandling. b. Forslag (i) Alle fremsatte forslag, herunder eventuelle ændringsforslag. (ii) En beskrivelse af det fremlagte beslutningsgrundlag, hvis relevant.(28) (iii) Gengivelse af hovedpunkterne i drøftelser om de enkelte forslag, uanset om det vedtages eller forkastes.(29) (iiii) Om forslaget er vedtaget eller forkastet, herunder en oplysning om, hvorvidt eventuelle særlige vedtagelseskrav er opfyldt. c. Valg (i) Alle kandidatopstillinger. (ii) Gengivelse af hovedpunkterne i eventuelle drøftelser. (iii) Hvem der blev valgt. d. Om der er gjort indsigelser imod forslag, behandlingsmåden eller beslutninger, navnlig hvor dette kan være af betydning for den protesterendes retsstilling, jf. selskabslovens 110, stk. 1, og 109, stk. 4. e. Dirigentens, ledelsens og eventuelle andre aktionærers stillingtagen til sådanne protester. Et forsvarligt protokollat bør derudover indeholde følgende:(30) f. Formalia (i) Tid og sted for generalforsamlingen. (ii) Generalforsamlingens art. (iii) Dirigent. (iiii) (iiiii) (iiiiii) Dagsorden. Antal tilstedeværende aktionærer og repræsenteret kapital og stemmer, gerne med særlig oplysning om, hvilken del heraf, der udgøres af brevstemmer. Dette er dog kun nødvendigt at angive, hvis der gælder særlige quorumkrav. Dirigentens konstatering af generalforsamlingens lovlige indkaldelse og beslutningsdygtighed. g. Vedtagelse (i) Eventuelle krav om kvalificeret majoritet. (ii) Om vedtagelse skete med eller uden egentlig afstemning. I tilfælde af afstemning angives afstemningsformen. (iii) Fuldstændig redegørelse, jf. selskabslovens 101, stk. 5, hvis relevant. h. Afslutning (i) Tidspunkt for generalforsamlingens afslutning. Copyright 2013 Karnov Group Denmark A/S side 4

5 (1) Anmeldelsesbekendtgørelsens 17, stk. 7, 1. pkt. (2) Selskabslovens 367, stk. 1. (3) Bestemmelsen viderefører den tidligere aktieselskabslovs (indtil 2010) 75, stk. 2, men gælder nu også anpartsselskaber. Aktieselskabsloven fra 1930 indeholdt intet udtrykkeligt krav om førelse af en protokol, men forudsatte eksistensen af en sådan, jf. 55, stk. 3, 3. pkt. i denne, hvorefter bestyrelsen kunne blive forpligtet til at udlevere en generalforsamlingsprotokol. (4) Jan Schans Christensen, Selskabsloven med kommentarer, 2012, side 324. (5) Erik Werlauff, Generalforsamlingen - håndbog for dirigenter og deltagere, 2. udgave, 2012, side 201 og 202. (6) Erik Werlauff, Generalforsamling og beslutning, 1983, side 385f. (7) På den ordinære generalforsamling behandles dagsordenens første punkter - bestyrelsens beretning, fremlæggelse og godkendelse af årsrapport samt forslag om udbytte - i praksis ofte under et. (8) Erik Werlauff, Generalforsamling og beslutning, 1983, side 385. (9) Anmeldelsesbekendtgørelsens 17, stk. 7 om vedtægtsændringer. (10) Erik Werlauff, Generalforsamling og beslutning, 1983, side 383. (11) Forarbejderne til selskabslovens 101, stk. 4, LFF nr. 170 Aktie- og anpartsselskaber (Selskabsloven). (12) Anmeldelsesbekendtgørelsens 9, stk. 1, om sprogkrav. Der er visse undtagelser til dette udgangspunkt i relation til svensk, norsk og engelsk, jf. anmeldelsesbekendtgørelsens 9, stk Stiftelsesdokument, vedtægter, vurderingsberetning om apportindskud, bestyrelsens erklæring om apportindskud, indkaldelser, meddelelser og erklæringer m.v., som offentliggøres i Erhvervsstyrelsens it-system, fusions-, spaltnings- og omdannelsesplan samt vurderingsmandserklæring om kreditorernes stilling skal dog altid være på dansk, norsk eller svensk. (13) Jan Schans Christensen, Selskabsloven med kommentarer, 2012, side 324. (14) Kristian Mogensen, Håndbog for dirigenter, 1998, 2. udgave, side 128. (15) Det er ifølge Eigil Lego Andersen ikke et krav, at protokollatet indeholder oplysning om, hvorvidt generalforsamlingen er ordinær eller ekstraordinær, men han anser det alene for ønskværdigt. Modsat Erik Werlauff, der mener, at det er påkrævet. Der foreligger på denne baggrund tvivl i litteraturen, og lovteksten er tavs om dette punkt, hvorfor det må være op til en konkret vurdering, om det er nødvendigt at indføre dette i protokollatet. Det må betragtes som god skik at angive dette. (16) Kristian Mogensen, Håndbog for Dirigenter, 1998, side 130. (17) Kristian Mogensen, Håndbog for Dirigenter, 1998, side 128. (18) En angivelse af generalforsamlingens afslutningstidspunkt medfører, at det f.eks. er nemmere at kontrollere, hvorvidt selskabsmeddelelsen om generalforsamlingens forløb er udsendt rettidigt. (19) Der er diskussion i teorien om, hvorvidt der kan stilles forslag om at forkaste en ledelsesberetning. Eigil Lego Andersen mener ikke, at der kan stilles et sådant forslag, men fremhæver, at det for så vidt kan tiltrædes, at et forslag om at forkaste beretningen kan sidestilles med et mistillidsvotum, men at et sådant forslag ikke bør tillades taget under behandling, når det ikke er på dagsordenen. Modsat Erik Werlauff, der antager, at en aktionær kan kræve afstemning om beretningen, hvorved den kan forkastes - dette har dog ingen retlige konsekvenser. Kobbernagel fremfører, at en afstemning om forkastelse af beretningen bør følges op med et forslag om mistillidsvotum. Kristian Mogensen antager, at forsamlingen kan forkaste beretningen, hvilket har virkning som et mistillidsvotum. (20) Corporate governance anbefalingernes pkt (21) Kristian Mogensen, Håndbog for Dirigenter, 1998, side 129. (22) Selskabslovens 101, stk. 5, implementerer artikel 14, stk. 1 og 2, i direktivet om udøvelse af visse aktionærrettigheder i børsnoterede selskaber (Rådets direktiv 2007/36/EF af 11. juli 2007 om udøvelse af visse aktionærrettigheder i børsnoterede selskaber) (23) Relevant i nr. 5 skal forstås som relevant for afstemningsresultatet, jf. Udtalelse af Erhvervsstyrelsen, jf. Lars Bunch og Ida Rosenberg, Selskabsloven med kommentarer, 2010, side 295, note 6. (24) Lars Bunch og Ida Rosenberg, Selskabsloven med kommentarer, 2010, side 295, note 6. (25) Lars Bunch og Ida Rosenberg, Selskabsloven med kommentarer, 2010, side 295, note 7. (26) Margit Rørdam, Bestyrelsens flagning ved modtagelse af fuldmagter, Revision & Regnskabsvæsen, nr. 12, (27) Eigil Lego Andersen, Dirigent og generalforsamling, 2010, side 318. (28) Erik Werlauff, Generalforsamling og beslutning, 1983, side 386. (29) Erik Werlauff, Generalforsamling og beslutning, 1983, side 385. (30) Erik Werlauff, Generalforsamling og beslutning, 1983, side 385 samt Eigil Lego Andersen, Dirigent og generalforsamling, 2010, side 315. Copyright 2013 Karnov Group Denmark A/S side 5