Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 2. juli 2014 Kl Sted: Hotel Scandic, Østergade, Aarhus

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 2. juli 2014 Kl Sted: Hotel Scandic, Østergade, Aarhus Til stede: Hanne Vedel Sterndorf, Pia A. Rubin-Grøn, Michael Tettinek, Patricia Pischke, Winnie O. Sørensen, Bente Jacobsen (via Face Time) og Linda Kyllesbech (referent) Afbud: Allan El-Zayat Dagsorden: 1. Indledning Bestyrelsen startede mødet med en uformel runde om, hvem der var hvem, og hvilke ønsker og tanker hver enkelt har til bestyrelsesarbejdet. 2. Konstituering Indledning hvad forventer vi af næstformand, sekretær, kasserer og kontaktpersoner? Næstformand - Tager over, hvis formanden står for fald. Sparringspartner for formanden. - Bente Jacobsen. Kasserer - Har kontakt med Linda, Spia, Revisor, står for den årlige afrunding og budgettering - Winnie O. Sørensen Sekretær - Er ikke referattager, men læser korrektur på referaterne. Laver også gerne uddrag til Facebook og LinkedIn - Patricia Pischke. Kontaktpersoner til: Tolkeudvalg: Bente Jacobsen Kursusudvalg: Pia Rubin-Grøn Lodtrækning bland ny-/genvalgte bestyrelsesmedlemmer om længden af valgperiode. 2 bestyrelsesmedlemmer for 1 år - Michael Tettinik, Allan El-Zayat 3 bestyrelsesmedlemmer for 2 år - Patricia Pischke, Winnie O. Sørensen og Pia Rubin-Grøn 1

2 3. Gennemgang af referat af bestyrelsesmødet den 29. april 2014 Referatet blev godkendt uden kommentarer og lægges herefter på hjemmesiden. For at få referaterne hurtigere ud til medlemmerne vil vi se, om følgende procedure kan lade sig gøre: 1) Referatet tages på mødet og skrives af Linda Kyllesbech. 2) Referatet fremsendes til Patricia Pischke for grammatisk gennemlæsning. 3) Referatet fremsendes til bestyrelsesmedlemmerne for indholdsmæssige kommentarer. 4) Referatet rettes til af Linda Kyllesbech, som lægger samme på hjemmesiden og udsender referatet i nyhedsbrev. 5) Referatet opsummeres og lægges i forkortet udgave i vores lukkede grupper på Facebook og LinkedIn. 4. Gennemgang af referatet fra generalforsamlingen Der blev talt om referatet. 5. Økonomi Dette punkt er usædvanligt omfangsrigt, hvilket skyldes dels overdragelse til ny bestyrelse, dels det igangværende oprydningsarbejde. Det meste er blot til orientering. Økonomipunktet burde kunne begrænses fremover, når alt kører på skinner! Selvangivelse indsendt Orienterende Efterangivelse af moms opkrævning fremsendt og betalt. Anmodning om bindende tilsagn om foreningens status som brancheforening. Vi har ikke hørt noget endnu. Anmodning om bindende svar fra Skat til Translatørforeningen) - Revisor Jørn Haagensen regner med, at sagen nu er lukket hos SKAT. Kontingentopkrævning juni 2014 status v/linda - Kontingentet er sendt til opkrævning hos PBS på nær for dem, som skal opkræves manuelt. Kontingentafstemning status ved Linda - er i gang, men det er en langsommelig proces. Ikke alle har længere adgang til de oplysninger, der skal bruges, og det har ikke været helt let at få et samarbejde i gang med Translatørforeningens tidligere samarbejdspartnere. Samarbejdet er nødvendigt for at skaffe de filer fra PBS, som gik tabt ved indbruddet i Et medlem havde spurgt, om det ikke var at mistænkeliggøre medlemmerne, at der igen kontingentafstemmes for årene 2011 og I retrospekt kan vi se, at det ville have været nyttigt at klarificere, at det ikke er for at mistænkeliggøre medlemmerne men for at finde ud af, hvor det ellers er gået galt i systemet. Jørns regning af 27. maj der er i alt 3 regninger fra Revisor Jørn. Bestyrelsen gør alt, hvad vi kan, for at holde udgifter til Revisor Jørn nede. Yderligere udgifter til advokat og revisor - Der er lavet en aftale med Revisor Jørn om, at han informerer Hanne, når han har brugt 5 timer. Vi har et tilbud pr. mail fra Spia. Mail til og fra Allan. Med timebegrænsning. Winnie O. Sørensen får mailen videresendt og tager kontakt til Ivan/Spia. 2

3 Samarbejde med Spia Status for ajourføring af regning til dato v/linda - Spia arbejder støt fremad, men det har vist sig at være en mere kringlet opgave, end de havde forudset. Læseadgang til netbank - Linda skal have læseadgang Adgang til e-post - Winnie skal have adgang til e-post Fuldmagter hos banken hvor mange og hvem. Som det er nu: Fuldmagt til beløb < kr.: - Linda Fuldmagt til beløb > kr.: - Bente Jacobsen (midlertidig ordning) Fremover: Ved større beløb skal betalinger godkendes af kassereren + yderligere én. Winnie O. Sørensen får fuldmagt, og Bente Jacobsen godkender store betalinger. 6. Justitsministeriets takster Orientering v/ Michael Tettinek - Michael har talt med kontorfuldmægtig hos Justitsministeriet, som siger, at stigningen svarer til 1,7 %. Michael Tettinek kan dog ikke få dette til at passe med de udsendte tal. Justitsministeriet er i gang med at se på systemet, og vi vil sandsynligvis blive kaldt til høring. Michael har også talt med kontorfuldmægtig om udgifter til parkering og transport, som ikke dækkes af den stigning/aflønningsmetode, der er gældende. Gøsta Svendson - formand for Tolkeforeningen af 1897 (65 medlemmer). Har også kontaktet Michael for debat om samme emne, og det overvejes, hvorvidt vi skal arbejde sammen med dem. Michael arbejder videre med takseringsemnet. Det vil måske være en idé at arbejde i et ad hocudvalg, evt. også sammen med Danske Translatører, som vi har hørt også arbejder på samme. Indtil videre indeholder udvalget Michael og Bente. 7. Årsoversigt og arbejdsfordeling Udarbejde en oversigt over "årets gang i bestyrelsen". Fastlægge mødedatoer for bestyrelsen. Fordele opgaver. Kommende arrangementer/konferencer Det er ikke givet, at vi skal deltage i alle arrangementer, men deltagelse skal overvejes. DHL 2014 : 19/8 Aarhus, 25/8 København 23. september 2014: Sprogdagen og Sprogprisen (se på K&S's hjemmeside) 30. sept 2014: Hieronymusdagen 2014 Oktober: Cafémøde med formanden for EULITA Efterår: Medlemsmøde om den nye forsikring? v/michael Tettinek november 2014: Fagfestival '14, Odense (se fagfestival.dk) november 2014: NTIF i Helsingør (ntif.se) 27. november: Julemiddag i Kbh 4. december: Julemiddag i Aarhus 21. marts EULITA's årsmøde 2015 i Opatija Kroatien Maj: Egen generalforsamling 2015 i Aarhus 3

4 Juni: Sommermiddag i Kbh. Sprog Camp primo 2015 i Hjørring Andet vi ved nu? Michael Tettinek og Pia A. Rubin-Grøn hjælper med at finde gode restauranter i hhv. Kbh. og Aarhus Bente Jacobsen hører Allan El-Zayat om EULITA-arrangementet. Michael Tettinek og medlemsmøderne. Michael Tettinek taler med John Stolberg, om det evt. kan være i forbindelse med julemiddagen. Michael Tettinek vil fortælle om det, vi kan tilbyde, og John Stolberg vil fortælle om yderligere pakker. Michael ønsker ikke længere at opbevare messeudstyret og kan evt. aflevere det samtidig med et møde med John Stolberg om forsikringsmøder. Michael Tettinek taler med John Stolberg, om det er muligt. DHL i Aarhus og København - Hanne V. Sterndorf er med i Aarhus, Allan El-Zayat og Michael Tettinek er med i København. Linda Kyllesbech er med begge steder. SprogCamp - de glæder sig meget til at se os. TalentCamp på Lyngby Private Skole. Linda Kyllesbech hører skolen om målgruppen for arrangementet. Julemiddag i København sidste torsdag i nov. Aarhus første torsdag i dec. Bestyrelsesmedlemmer er velkomne til at deltage begge steder. 8. Sekretariatet Pasning af telefonen i sommerferien. Yderligere drøftelse næste møde. Telefonen lukker i 3 dage i næste uge, Hanne V. Sterndorf svarer telefonen i Lindas fravær i dagene i august. 9. Udvalg Ganske kort kun hvis der er væsentligt nyt. Budgetlægning, evt. kommissorium mv. på næste møde. Tolkeudvalg - Folkemødet Speakers' Corner (optagelse af tale) - Praktikant (Agnethe Calleda Sørensen) - praktikanter inviteres til middage. Udvalget deltog endnu engang yderst flittigt. Talen fra Speakers Corner er lagt på YouTube. 4

5 Praktikant Agnethe Calleda Sørensen er kommet godt i gang. Bestyrelsen blev enige om, at praktikanter skal inviteres til medlemsmiddagene. Danske Translatører har også nedsat et tolkeudvalg, som har kontaktet vores tolkeudvalg. De vil sammen holde et møde i september for at finde ud af, om der er grundlag for samarbejde. Kursusudvalg - Kursuskatalog undervejs? Der er et katalog under udarbejdelse til efteråret Lige nu arbejdes der på 6 kurser/arrangementer. 10. Forretningsorden Foreningen mangler en forretningsorden og en beskrivelse af vores forretningsgang. Vi nedsætter et udvalg, der udarbejder et konkret forslag. Den skal ikke kræve justering flere gange årligt, men kun en årlig gennemgang. Herunder skal udvalget overveje: Skal vores udvalg have et kommissorium samt en formand? Vi har brug for retningslinjer. Disse kunne f.eks. være omkring godtgørelse ved transport i bil, overnatning o.l. Vi skal have fremstillet et regnskabsark til oplistning af bilag/udgifter med specifikation af, hvad udgiften drejer sig om/hvilket arrangement. Udvalg til samme: Hanne og Bente. Forretningsorden og forretningsgang. Denne debat gemmes til næste gang. Udvalg - kommissorium - hvad er de bemyndiget til - hvad er formålet? Denne debat gemmes til næste gang. Det kunne være dejligt med et PR-udvalg. Michael Tettinek ønsker et oversættelsesudvalg forbedring af betingelserne for dem, der laver skriftligt arbejde. Man kunne måske lave nogle kurser, der kunne gøre medlemmerne bevidste om de udgifter, der skal dækkes i en virksomhed. Vi skal udsende et nyhedsbrev for at efterlyse medlemmer, som vil være med i dette udvalg. 11. Meddelelser/Siden sidst Den skandinaviske vinderformel og nabosprogene, der blev fremmede, 3. juni, København v/pia Pia fortalte om den spændende dag. Der er skrevet om samme på såvel Facebook som LinkedIn. Samarbejdsaftale med KS bør gennemgås nærmere. 12. Eventuelt Der var intet under emnet eventuelt. 5

6 13. Næste møde Doodle udsendes af Linda Kyllesbech om møder i september, oktober, december og januar. Møderne er efterfølgende fastsat til: 11. august kl i København. Mødets eneste punkt er her fratagelse af beskikkelse. 15. september kl i København. 23. oktober kl i København. 28. januar i Aarhus 6