Orientering om ny nøgletalsbekendtgørelse for alment byggeri nu også bygherrenøgletal

Transkript

1 Til samtlige kommuner og almene boligorganisationer Departementet Holmens Kanal København K Tlf Fax ism@ism.dk Orientering om ny nøgletalsbekendtgørelse for alment byggeri nu også bygherrenøgletal 1. Indledning 14. januar 2010 J.nr Som et led i regeringens byggepolitik har Indenrigs- og Socialministeriet udstedt bekendtgørelse nr af 15. december 2009 om nøgletal for alment byggeri m.v., der erstatter og sammenskriver bekendtgørelse nr. 248 af 14. april 2008 om nøgletal for alment byggeri m.v. og ændringsbekendtgørelse nr. 237 af 26. marts Bekendtgørelsen træder i kraft for tilsagn meddelt fra den 1. januar Erhvervs- og Byggestyrelsen har samtidig udstedt en ny nøgletalsbekendtgørelse for det statslige byggeri. Med bekendtgørelsen indføres der regler om nøgletal for bygherrer. Nøgletal for bygherrer belyser mangler, arbejdsulykker, forventet energiforbrug, bestillertilfredshed og vurdering af produktet (det færdige byggeri). Nøgletalssystemet omfatter hermed rådgivere, entreprenører og bygherrer. Initiativet i regeringens Byggepolitiske Handlingsplan fra maj 2007 om, at nøgletalssystemet skal omfatte de tre hovedaktører, er således implementeret. Nøgletal skal gennem synliggørelse af præstationer og fremme af mere systematiske læringsprocesser forbedre kvaliteten og effektiviteten i byggeriet. Der vil ske en evaluering og revision af hele nøgletalssystemet, herunder bygherrenøgletal, senest i 2012, jf. afsnit 4. I afsnit 2 præsenteres hovedpunkterne i det nye bygherrenøgletalssystem. Som en del af bygherrenøgletallene indgår en vurdering af produktet. Det er endnu ikke fastlagt præcis, hvordan denne vurdering skal gennemføres, og den er derfor ikke beskrevet nærmere i dette orienteringsbrev. Den endelige

2 udformning af produktvurderingen i det almene byggeri vil blive udmøntet gennem en ændringsbekendtgørelse i foråret Bekendtgørelsens regler om bygherrenøgletal vil endvidere blive uddybet i en revideret vejledning om nøgletal for alment byggeri, som forventes at foreligge i foråret Vejledningen opdateres endvidere i overensstemmelse med forenklingen af entreprenørnøgletalssystemet, som er trådt i kraft med ændringsbekendtgørelsen, bekendtgørelse nr. 237 af 26. marts Herudover suppleres vejledningen med eksempler på, hvordan evalueringen af rådgivere og entreprenører på det konkrete projekt kan tilrettelægges i projekterings- og byggefasen, så den kan danne baggrund for løbende dialog såvel mellem bygherre og rådgiver som mellem bygherre og entreprenør, herunder især omkring kundetilfredshedsmålingen. I afsnit 3 anføres en række forhold i nøgletalsbekendtgørelsen, som bygherren skal være særlig opmærksom på i forbindelse med evalueringen af rådgivere og entreprenører på almene byggeprojekter. Indenrigs- og Socialministeriet har således erfaret, at bekendtgørelsens regler ikke i alle tilfælde bliver overholdt, hvilket vanskeliggør evalueringsprocessen for de involverede parter og medfører en øget ressourcebelastning. 2. Nøgletal for bygherrer Bekendtgørelsens regler gælder ved etablering af almene familie-, ungdoms- og ældreboliger efter 115 i almenboligloven, etablering af selvejende ungdomsboliger efter 117 i almenboligloven og etablering af friplejeboliger med offentlig støtte efter 10, stk. 1, i friplejeboligloven. Reglerne gælder også, når kommunen er bygherre for almene ældreboliger. Bekendtgørelsens regler om nøgletal for bygherrer træder i kraft for projekter med tilsagn fra den 1. januar Bekendtgørelsens centrale krav er her krav om bygherreevaluering (dvs. krav om beregning af nøgletal), med henblik på Byggeskadefondens offentliggørelse heraf. Nøgletallene skal beregnes af en evaluator. Nøgletal for bygherrer på det konkrete byggeprojekt gælder for såvel den almene bygherre samt dennes eventuelle forretningsfører i byggefasen, som varetager bygherreopgaven, herunder en almen administrationsorganisation. 2

3 Når der i det følgende er anført nøgletal for bygherrer, er der således også tale om nøgletal for forretningsførere i byggefasen. Det er altid bygherren, som har ansvaret for indsamling af de nødvendige nøgletalsoplysninger og indberetning af disse i BOSSINF-STB. Dette gælder uanset, om en forretningsfører varetager bygherreopgaven i det konkrete byggeprojekt. Endvidere er det bygherren, som vælger evaluator, og hermed bygherren som indgår kontrakt med evaluator om beregning af nøgletal samt afholder omkostningerne i forbindelse med bygherrens evaluering. Nedenfor gennemgås bekendtgørelsens regler om bygherrenøgletal nærmere Bagatelgrænser Reglerne om nøgletal for bygherrer gælder, hvis byggeprojektets samlede anslåede entreprisesum overstiger 5 mio. kr. ekskl. moms. Konkret bestemmes det med skema A indberetningen, om et alment byggeprojekt er omfattet af reglerne, idet et projekt er omfattet, hvis der indberettes entrepriseudgifter i alt, som overstiger 5 mio. kr. ekskl. moms. Der gælder hermed den samme bagatelgrænse som for reglerne om nøgletal for entreprenører. Er et byggeprojekt omfattet af kravet om nøgletal for entreprenører, er det således også omfattet af kravet om nøgletal for bygherrer. Hvis et byggeprojekt er under bagatelgrænsen er der intet til hinder for, at bygherren kan vælge at lade sig, samt en eventuel forretningsfører i byggefasen, evaluere. Vælger bygherren dette, kræver det også, at bygherren lader entreprenørerne på projektet evaluere og dermed forpligte de medvirkende entreprenører til at indsamle og aflevere nøgletalsoplysninger. Frivillig evaluering af bygherreopgaven og de medvirkende entreprenører skal indberettes i BOSSINF-STB på skema A. Frivillig evaluering forudsætter dog, at kommunen er indforstået med indberetning af oplysninger i BOSSINF-STB. Det er ikke for alle byggeprojekter, at samtlige bygherrenøgletal skal beregnes, idet der for nogle nøgletal gælder særlige regler. Dette er beskrevet i afsnittet nedenfor, hvor de enkelte bygherrenøgletal gennemgås Nøgletal 3

4 Bygherrenøgletal for det almene byggeri omfatter følgende, jf. bilag 6 til bekendtgørelsen: 1. Mangler 2. Arbejdsulykker 3. Forventet energiforbrug 4. Bestillertilfredshed 5. Vurdering af produktet Ad 1. Nøgletal om mangler Nøgletal om mangler opgøres som den skønsmæssige økonomiske værdiansættelse af manglerne sat i forhold til entreprisesummen. Nøgletallet beregnes som et vægtet gennemsnit af entreprenørernes tilsvarende nøgletal, hvor der vægtes med entreprenørernes entreprisesummer. Nøgletallet kan således hentes direkte fra de evaluerede entreprenørers nøgletal. Har en entreprenør ikke nøgletal om den økonomiske værdiansættelse af mangler pga. en hel eller delvis afbrydelse af dennes evaluering, vil bygherren ikke få noget nøgletal herom, hvis der kun evalueres denne ene entreprenør på projektet (eksempelvis på projekter opført i hoved- og totalentreprise). Det vil i stedet for fremgå, at entreprenørens evaluering er afbrudt. Evalueres der flere entreprenører på projektet, vil bygherrens nøgletal blive beregnet på baggrund af nøgletallene for de entreprenører, som ikke har afbrydelser, og det vil endvidere fremgå, at der er en eller flere afbrudte evalueringer. Ad 2. Nøgletal om arbejdsulykker Nøgletal om arbejdsulykker opgøres som antal anmeldte arbejdsulykker sat i forhold til entreprisesummen opgjort pr. milliard kr. Nøgletallet beregnes som et vægtet gennemsnit af entreprenørernes tilsvarende nøgletal, hvor der vægtes med entreprenørernes entreprisesummer, og kan således hentes direkte fra de evaluerede entreprenørers nøgletal. Hvis en entreprenør ikke har nøgletal om arbejdsulykker, vil dette blive håndteret som for nøgletal om mangler jf. ovenfor. Ad 3. Forventet energiforbrug Nøgletal om energiforbrug opgøres som det årlige forventede energiforbrug i kwh pr. m 2. Nøgletallet hentes direkte fra den obligatoriske energimærkningsordning, hvor der som en del af energimærkningen indgår et beregnet energiforbrug. 4

5 Nøgletallet om energiforbrug skal alene opgøres for de projekter, hvor der foretages en energimærkning efter energimærkningsordningens regler for nye bygninger. Ad 4. Bestillertilfredshed Nøgletal om bestillers tilfredshed med bygherreopgaven måles ved at spørge bestilleren om dennes vurdering af bygherrens/ forretningsfører i byggefasens præstation på 5 områder vedrørende det konkrete projekt samt om den betydning, hvert af områderne tillægges. Endvidere spørges bestilleren om dennes samlede tilfredshed med bygherreopgaven. Vurderingen og betydning angives på en skala fra 1 til 5. For spørgsmål 6 angives alene vurdering. Formuleringen af spørgsmålene fremgår af boks 1. 5

6 Boks 1. Bestillertilfredshedsspørgsmål 1. Bygherrens evne til at opstille realistiske budgetter. 2. Bygherrens evne til at opstille realistiske tidsplaner. 3. Bygherrens evne til at indgå i en samarbejdsproces og dialog med bestilleren. 4. Bygherrens evne til at inddrage brugerne/brugerønsker under projekteringen. 5. Bygherrens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under projektering og udførelsen af byggearbejderne. 6. Angivelse af bestillerens samlede tilfredshed med bygherreopgaven. Bestilleren vil på almene byggeprojekter altid være kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor boligerne etableres. Bestilleren skal vurdere bygherreopgaven er det således forretningsfører i byggefasen, som har varetaget denne opgave og ikke bygherre, er det forretningsførerens præstation, som vurderes. Særligt om projekter med kommunal bygherre og friplejeboligprojekter På de projekter, hvor bestilleren og bygherren er en del af samme organisation eller i øvrigt er organisatorisk forbundne, det vil sige hvor kommunen er bygherre, skal der altid foretages en vurdering af bestillertilfredsheden, når kommunens bygherrefunktion er udskilt i en selvstændig forvaltningsmæssig enhed i form af et centralt ejendomscenter/ejendomsenhed eller lignende. På de projekter hvor kommunens bygherrefunktion ikke er udskilt i en selvstændig forvaltningsmæssig enhed, kan kommunalbestyrelsen beslutte ikke at foretage en vurdering af bestillertilfredsheden, hvis det ikke skønnes muligt at gennemføre den på en måde, der giver en retvisende vurdering. Endvidere er friplejeboligprojekter undtaget fra nøgletal om bestillertilfredshed. Ad 5. Vurdering af produktet Vurderingen af produktet (det færdige byggeri) forventes som tidligere anført udmøntet i en ændringsbekendtgørelse til nøgletalsbekendtgørelsens i foråret 2010, og beskrives derfor ikke nærmere her. Det ligger dog fast, at vurderingen skal gennemføres af sagkyndige almene bygherrerepræsentanter, der udvælges blandt et panel af bygherrerepræsentanter, udpeget af Indenrigs- og Socialministeriet efter indstilling fra Byggeskadefonden. Vurderingen vil omfatte byggeriets hovedområder og indberettes i BOSSINF-STB. Vurderingen skal 6

7 endvidere alene gennemføres for projekter med en samlet anslået entreprisesum over 10 mio. kr. ekskl. moms. Supplerende oplysninger til nøgletallene Nøgletallene skal suppleres af oplysninger om byggeprojektets anskaffelsessum pr. m 2. Herudover skal nøgletallene suppleres af oplysninger om helt eller delvist afbrudte entreprenørevalueringer på byggeprojektet. Ved delvist afbrudte evalueringer suppleres endvidere med oplysninger om uenighedens genstand Indsamling af nøgletalsoplysninger og beregning af nøgletal Samtlige oplysninger til brug for beregning af nøgletallene og supplerende oplysninger, samt de nødvendige stamoplysninger om bygherre og eventuel forretningsfører i byggefasen og baggrundsoplysninger om projektet indberettes digitalt i BOSSINF-STB. Det skal i forlængelse heraf bemærkes, at der fra 1. januar 2010 stilles krav om, at bygherren digitalt indberetter skema ABC til kommunen, jf. bekendtgørelse nr af 11. december 2009 om støtte til almene boliger m.v. Indsamling m.v. i forbindelse med tilsagn (skema A) Nøgletallene skal beregnes af en uafhængig evaluator, som bygherren vælger. Konkret indberetter bygherren sit valg af evaluator i BOSSINF-STB, samt bygherrens kontaktperson til evaluator på skema A. Oplysning herom oversendes via BOSSINF-STB til den valgte evaluator, når kommunalbestyrelsen har godkendt skema A. På skema A indberetter bygherren endvidere stam- og baggrundsoplysninger, som tilsvarende overføres til evaluator via BOSSINF-STB. Indsamling m.v. i forbindelse med afslutningen af byggeriet (skema C) På skema C indberettes oplysninger til brug for beregning af nøgletallene og supplerende oplysninger. Bygherren indberetter oplysninger til brug for beregning af nøgletal om forventet energiforbrug. Som en del af den almindelige støttesag indberetter bygherren endvidere oplysninger til brug for beregning af den supplerende oplysning om anskaffelsessum pr m 2. Kommunen indberetter sin vurdering af bestillertilfredsheden forud for godkendelsen af skema C. Oplysninger til brug for beregning af nøgletal om mangler og arbejdsulykker samt supplerende oplysninger om helt eller delvist afbrudte entreprenørevalueringer, er indberettet i forbindelse med evalueringen af de medvirkende entreprenører. 7

8 Samtidig med at kommunalbestyrelsen godkender skema C i BOSSINF-STB, oversendes oplysningerne til den af bygherren valgte evaluator via BOSSINF- STB. Evaluator beregner på den baggrund nøgletallene og overfører dem til BOSSINF-STB. Efter overførelsen giver evaluator bygherre samt eventuel forretningsfører i byggefasen besked herom. Evaluator udformer således ikke et papirbaseret faktablad med de beregnede nøgletal og supplerende oplysninger samt relevante stam- og baggrundsvariable, som fremsendes til bygherre og forretningsfører. Disse oplysninger vil fremgå af BOSSINF-STB, og faktabladet vil endvidere blive offentliggjort på Byggeskadefondens hjemmeside, jf. afsnit 2.4, hvorfra det kan udskrives Offentliggørelse af nøgletal Bygherrens nøgletal og supplerende oplysninger samt relevante stam- og baggrundsdata blandt andet til identifikation af projektet samt bygherre og eventuel forretningsfører i byggefasen (bygherrens faktablad ), vil være offentligt tilgængelige via Byggeskadefondens hjemmeside. På fondens hjemmeside vil det således være muligt at se bygherrens faktablad på et projekt samt et underliggende lag, som kan udgøres af de tilknyttede rådgiveres og entreprenørers faktablade, herunder resultater af kundetilfredshedsundersøgelser, samt andre stam- og baggrundsoplysninger om projektet og de medvirkende parter. Der vil ikke være en forældelsesfrist for offentliggørelsen af faktablade. Dette har givet anledning til en præcisering af bekendtgørelsens bestemmelse om offentliggørelse, jf. bekendtgørelsens Tilpasning af BOSSINF-STB I forlængelse af bekendtgørelsens ikrafttræden og indførelsen af bygherrenøgletal for tilsagn meddelt fra den 1. januar 2010, foretages de nødvendige tilpasninger af BOSSINF-STB. Det forventes, at tilpasningerne er implementeret den 19. februar For de konkrete byggeprojekter omfattet af bygherrenøgletal, som får tilsagn fra den 1. januar 2010 indtil implementeringen af ændringerne i BOSSINF-STB, betyder det, at bygherren ikke på skema A kan indberette dennes valg af 8

9 evaluator samt bygherrens kontaktperson til evaluator. Bygherrens valgte evaluator, vil således ikke få besked herom via BOSSINF-STB. Når tilpasningen af BOSSINF-STB er gennemført, kan bygherren indberette oplysningerne på senere statusser i bygherreklienten. Hvis der ikke er indberettet skema B til kommunen, kan bygherren indberette oplysningerne på status 40-X, som overføres til evaluator samtidig med, at bygherren indberetter skema B til kommunen. Er der indberettet skema B til kommunen, kan bygherren, når kommunalbestyrelsen har godkendt skema B, indberette oplysningerne på enten status løbende 60 eller 70-X. Indberetningen på status løbende 60 overføres i umiddelbar forlængelse heraf til evaluator, mens indberetningen på status 70-X overføres til evaluator samtidig med, at skema C indberettes til kommunen. Hvis bygherren vurderer det uhensigtsmæssigt, at evaluator først modtager oplysningerne efter implementeringen, kan oplysningerne fremsendes til evaluator på anden vis, eksempelvis pr. brev eller mail. Når implementeringen er gennemført, indberetter bygherren de tilsvarende oplysninger i BOSSINF- STB. 9

10 3. Forhold bygherren skal være særlig opmærksom på ved evaluering af rådgivere og entreprenører Bekendtgørelsen stiller krav om evaluering (indsamling af nøgletalsoplysninger under byggeprocessen) for bygherrer, rådgivere og entreprenører. Ved evaluering af rådgivere og entreprenører, er det bygherrens ansvar at indsamle nøgletalsoplysningerne i fællesskab med hhv. rådgiveren og entreprenøren. Når kommunen er bygherre, gælder dette også for kommunen. I den forbindelse gør Indenrigs- og Socialministeriet opmærksom på, at bygherre skal overholde nøgletalsbekendtgørelsens bestemmelser om følgende forhold: 1. Krav om nøgletalsevaluering i udbudsmaterialet og rådgiveraftalen henholdsvis entreprisekontrakten 2. Rettidig indberetning af rådgiverne 3. Anføre kontaktoplysninger som led i indberetning af stamoplysningerne Ad 1. Krav om nøgletalsevaluering i udbudsmaterialet og rådgiveraftalen henholdsvis entreprisekontrakten. Hvis byggeprojektet er omfattet af evaluering, skal bygherren stille krav til den enkelte rådgiver henholdsvis entreprenør i udbudsmaterialet om at medvirke til at indsamle nøgletalsoplysninger under byggesagen til beregning af nøgletal, hvis den konkrete opgave overstiger en bagatelgrænse. Bygherren skal tillige stille krav om, at beregning af nøgletal foretages af en uafhængig evaluator. I kapitel 5 i vejledning nr. 56 af 21. oktober 2008 om nøgletal for alment byggeri m.v. er vist, hvordan dette kan skrives. Ad 2. Rettidig indberetning af rådgiverne Bygherren skal for de rådgivere, som er valgt på tidspunktet for bygherrens indberetning af skema A til kommunen, digitalt i BOSSINF indberette stamoplysninger m.v. til identifikation af rådgivere i forbindelse med skema A indberetningen. For de rådgivere, som først vælges efter bygherrens indberetning af skema A, skal bygherren snarest muligt efter valg af rådgivere indberette oplysninger dvs. gerne inden skema B indberettes til kommunen. Så snart kommunen har godkendt skema A, er det således muligt for bygherren at indberette oplysninger om medvirkende rådgivere i BOSSINF på en særlig status 30, selvom kommunen ikke har åbnet for bygherrens indberetning af skema B. Der kan i mange tilfælde være tale om, at en rådgiver skal evalueres inden byggeriets påbegyndelse. Det er derfor uhensigtsmæssigt, hvis denne 10

11 først indberettes i BOSSINF i forbindelse med indberetningen af skema B til kommunen, og kan betyde, at rådgiveren evalueres for sent. Ad 3. Anføre kontaktoplysninger som led i indberetning af stamoplysningerne Evaluator modtager kontaktoplysninger som led i bygherrens indberetning i BOSSINF-STB og tager på den baggrund kontakt til rådgiveren henholdsvis entreprenøren og bygherren med henblik på at indgå en kontrakt om evaluering. Manglende eller mangelfulde kontaktoplysninger medfører, at evaluator ikke kan rette henvendelse til den relevante person om evalueringen, herunder fremsende aftale om evaluering af opgaven, og evaluator må tage kontakt til bygherren eller rådgiveren henholdsvis entreprenøren for at få oplyst kontaktperson. Dette er tidskrævende for alle parter i evalueringssagen. 4. Evaluering og revision af nøgletalssystemet I lighed med de erfaringer, der er gjort i forbindelse med introduktionen af reglerne om rådgiver- og entreprenørnøgletal, må det forventes, at der på baggrund af konkrete erfaringer kan blive tale om at foretage ændringer i reglerne om bygherrenøgletal. En revision af reglerne om bygherrenøgletal vil ske senest i 2012 parallelt med en revision af reglerne om rådgiver- og entreprenørnøgletal for såvel det almene som det statslige byggeri. I den forbindelse vil evaluators rolle i nøgletalssystemet, entreprenørnøgletallet om antal mangler klassificeret efter alvor, samt de spørgsmål som ligger til grund for nøgletal om bestillers tilfredshed med bygherreopgaven blive evalueret. Endvidere vil det blive inddraget, om bygherrerådgivning skal omfattes af bekendtgørelsen. 5. Spørgsmål eller yderligere oplysninger Spørgsmål eller yderligere oplysninger til bekendtgørelsen kan fås ved henvendelse til Indenrigs- og Socialministeriet, Mette Rudbeck, Allis Ougaard, Jens Hartmann Eisling eller Karsten Gullach på telefon Med venlig hilsen 11

12 Allis Ougaard Specialkonsulent 12