Bestyrelsesmøde mandag den 3. oktober 2016 kl i bestyrelsens lokaler Engvej 70, 2791 Dragør

Transkript

1 REFERAT 754 Engparken Dragør boligforening Bestyrelsesmøde mandag den 3. oktober 2016 kl i bestyrelsens lokaler Engvej 70, 2791 Dragør Bestyrelsen: Kim Carlsen, Gunnar Weber, Kim Pedersen, Klaus Østergaard, Ole Schwartz, Camilla Corneliussen, Helle Borch og Helle Jungsted. Fra Boligkontoret: Gitte Weien og Allan Kepler samt til pkt. 3 byggeafd. ved Søren Møgelgaard og Suna Uldbjerg Udsendt den 26. September 2016 Indhold 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde 19. september Renoveringssag Aktuelle driftssager Styringsdialog med kommunen Evaluering af afdelingsmødet 27. september Forretningsorden Eventuelt Næste møde... 7 side 1/8

2 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde 19. september 2016 Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Som indstillet. 2 Renoveringssag Projektlederne Søren Møgelgaard og Suna Uldbjerg deltager på mødet. De præsenterer byggesagsforløb og status for den aktuelle renoveringssag i Engparken. På OB mødet den 2. februar 2016 er der refereret følgende: Byggesager Torben Eriksen orienterer om renoveringssagens stade og gennemgår tilbud på udarbejdelse af helhedsplan. Arbejdsgruppen vedrørende gavlvinduer giver en status på arbejdet. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og træffer beslutning om evt. accept på tilbud på udarbejdelse af en helhedsplan. Jørgen Honoré orienterede om sagen og oplyste, at han havde fået et tilbud fra Alectia på kr for diverse undersøgelser, og at han havde deltaget i et møde den 21. januar 2016, som han kort redegjorde for. Bestyrelsen accepterede tilbuddet fra Alectia. Torben Eriksen gennemgik kort tilbuddet fra BDK på udarbejdelse af helhedsplanen til en pris på kr som Søren Møgelgaard Jensen fra BYG havde redegjort nærmere for. Bestyrelsen accepterede også dette tilbud. Alle de hermed forbundne omkostninger finansieres indtil videre af dispositionsfonden. Markedsanalyse for Engparken vil også blive gennemgået med hovedkonklusionerne: Konklusion Boligforeningen Engparken har i dag en god udlejningssituation. Foreningen har en pæn og stigende venteliste, en generel lav fraflytningsprocent, og der sendes omkring tilbudsbreve pr ledig bolig. Samtlige boliger bliver lejet ud hurtigt. I gennemsnit er der omkring 33 års ventetid for en bolig i Engparken. Der ses blandt de boligsøgende et klart tilvalg af den almene lejebolig som kommende boform, hvormed konkurrencen til ejerboligmarkedet og det private lejeboligmarked er lav. Dog er der en forholdsvis stor konkurrence til det øvrige almene boligmarked i Dragør, idet næsten halvdelen af ventelistemedlemmerne er medlem af andre boligorganisationer ud over Engparken. Det er derfor vigtigt, at Engparken hele tiden har et fokus på at holde huslejeniveauet stabilt, for dermed at bevare sin stærke konkurrencemæssige position, når der alene konkurreres på prisen. Samtidig er det relevant, at boligforeningen aktivt søger at vedligeholde og renovere til nutidens standarder for også at være en attraktiv boligforening om 10 og 20 år. De boligsøgende er medlem af flere boligforeninger i Dragør, hvorfor Engparken på sigt kan overveje en profilerings- /differentieringsstrategi for forsat at være et attraktivt tilvalg, og ikke blot en af flere. Lige nu er der rigeligt på ventelisten, hvorfor boligforeningen med fordel kan vente hermed. side 2/8

3 At boligforeningen har op mod 33 års ventetid er både godt og skidt, og en faktor der er vigtig at holde skarpt øje med. Det er vigtigt, at boligforeningen får formidlet vigtigheden i at skrive sig op i god tid for at kunne få en at foreningens attraktive boliger, når man har brug herfor, dette særlig over for ejerboligfolket der ønsker at sælge hus i fremtiden. På nuværende tidspunkt er der omkring 20 % af de nyopskrevne ventelistemedlemmer, der forlader ventelisten igen. Der ligger derfor også et vigtigt arbejde i at fastholde disse ventelistemedlemmer og fortælle dem, at deres anciennitet er afgørende på den lange bane. Adskillige ventelistemedlemmer påpeger nemlig stor uforståenhed over for de lange ventetider. Engparken kan overveje at arbejde med fleksibel udlejning for netop at gøre boligforeningen attraktiv for personer, der ikke har 30 års anciennitet. Den fleksible udlejning kan fx tilgodese personer i Dragør kommune, der sælger hus. Dette giver både boligforeningen en række ressourcestærke beboere, og samtidig er det med til at gavne kommunens boligrotation. De ældre borgere, der har boet i ejerbolig i Dragør det meste af deres liv, og som gerne vil blive boende, får mulighed for at komme over i en attraktiv lejebolig, samtidig med at de frigiver deres ejerbolig og gør det muligt for yngre familier at flytte dertil. Analysen bekræfter i høj grad en efterspørgsel efter et øget boligudbud af attraktive almene lejeboliger i og omkring Dragør. Såfremt boligforeningen ønsker at arbejde videre hermed, anbefales det, at boligudbuddet lægger sig op af den dokumenterede efterspørgsel. Der bør alt andet lige bygges til efterspørgslen, frem for at der skal ud og skabes en ny efterspørgsel. Analysen beskriver en række placeringsmæssige fordele, såsom tæt på indkøb, offentlig transport og naturskønne omgivelser, som boligforeningen bør stræbe efter at tilgodese i det omfang det er muligt. Efterspørgslen er størst efter 3 rums boliger på mellem m2, hvorfor andelen heraf bør være størst. Befolkningsprognoserne viser en vækst i befolkningstallet og samtidig en aldersforskydning mod flere ældre borgere i kommunen. Selvom der umiddelbart ikke tegner sig nogen væsentlig efterspørgsel efter boliger med øget tilgængelighed, da blandt andet elevator er et relativt lavt krav hos de boligsøgende, er det alt andet lige fordelagtigt, at boligforeningen indarbejder tilgængelighed i deres kommende arbejder. I takt med befolkningstilvæksten og aldersforskydningen i kommunen vil der komme en naturlig øget efterspørgsel efter senior- og ældrevenlige boliger. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og nedsætter nyt byggeudvalg samt stillingtagen til hvilken retning en Landsbyggefondsansøgning skal gå. Søren og Suna afleverede byggemapper, pjecen byggeven og status vedr. renoveringssagen til hele bestyrelsen. Hertil ubs nøgle med rapporter. Byggeudvalg blev nedsat bestående af hele bestyrelsen, og der blev aftalt, at første byggeudvalgsmøde i den 7. november 2016 kl. 17, hvor bygningsrapporten er modtaget og gennemgås. Inspirations materiale fremsendes af bdk byg inden. Herudover drøftes indholdet af LBF ansøgningen. Bestyrelsesmøde i december 2016 konverteres også til byggeudvalgsmøde. Byggeudvalget skal mødes over tre måneder for at sammensætte LBF ansøgning og forberedelse til beboermøde. Beboermøde afholdes når helhedsplan er klar fra byggeudvalg og OB, hvor beboer skal godkende, at der ansøges til LBF. Søren opridsede forløbet: Den første sag vedr. tagbelægning har der været rådgivere på og gav anledning til LBFsagen, da det var uforholdsmæssigt dyrt alene at vedligeholde taget i henhold til at opfylde bygningsreglementet. Helhedsplan er en sag ved LBF, som kræver yderligere undersøgelser og arbejder. Jeres murværk har konkrete skader, som en LBF sag kræver. Termografering skal vise kuldebroer. Bygningsgennemgang har Alectia foretaget og der arbejdes pt. på rapporten. Konklusionerne er samlet i status vedr. renoveringssagen. Tidsplanen er, at der sendes ansøgning ind til LBF til næste år, og så gives der forhåbentlig et tilsagn inden for 5-7 år. Der skrives i ansøgningen, at taget ikke kan vente, så alle skader/arbejder skal registreres og meldes ind til LBF. LBFsagen skal indholde: 1. Ombygning side 3/8

4 2. Forslag om tilgængelighed skal også indeholdes i LBFsagen f.eks. beboerhus, ejendomskontor, boliger ved elevatorer mv. 3. Forslag om udearealer herunder parkeringspladser. 4. Bygningsgennemgangen og vedligeholdelsesplanen samt økonomien i boligafdelingen. Markedsanalyse viser befolkningen i kommunen og demografien og ventelisten mv. i Engparken. Søren oplyste den økonomiske status: Der er givet tilsagn om kr kr , heraf er der betalt kr til rapporterne inkl. forslaget til tagudskiftning, herudover kommer der bdk honorar kr og honorar til Alectia kr Det anslås, at udgifterne til ansøgningsarbejderne vil være på til 2-3 mio. kr. inden skema A ansøgning. Det drejer sig bl.a. om fotografering, beregninger, tegninger til ansøgningen. Alle udgifter medtages i ansøgningen til LBF, men det er Engparken, som lægger pengene ud. Alt materiale findes også på byggeweb og almennet. App hertil oplyses på byggeudvalgsmødet. Termografirapport og bygningsgennemgang udleveres til alle. Herudover har LBF en pulje til energirenoveringer. Det er en særskilt ansøgning, som der kan søges tilskud til, ansøges inden 25. januar Et forslag kunne være solceller, jordvarme o.l. 3 Aktuelle driftssager Bjørn deltager og gennemgår aktuelle sager. - Hæk priser - Ansøgning om overdækning af kælderskakt behandles. Ansøgning af 1. september er vedlagt som bilag. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og træffer beslutning vedr. ansøgningen om kælderskakt overdækning. Allan orienterede om aktivitetsplaner. Aktuelle sager er - udskiftning af riste - arbejde på en beboers trappe er igangsat - Dør til kælder ved nr. 120 trænger fortsat til reparation Medarbejderdag 3. november 2016 sammen med Strandparken, hvor Boligselskab Sjælland i Roskilde besøges for at erfaringsudveksle mellem ejendomskontorer. Denne dag er ejendomskontoret lukket men der er vagt telefon. Efter markvandringen er der nogle steder, hvor der ikke er vedligeholdt som henstillet pr. brev. Ejendomskontoret følger op på de breve, som er afleveret. side 4/8

5 Sager om råderet herunder køkken, overdækning, terrasse mv. skal ansøges om inden arbejderne igangsættes. Der er en aktuel sag om råderet vedr. terrasse og køkken, hvor driftschefen har aftalt at aflægge besøg hos beboerne, så sagerne bringes i orden. En anden aktuel sag om overdækning af trappenedgang er der ansøgt dispensation om af beboeren til bestyrelsens behandling. Under behandlingen af sagen deltog Ole Schwartz ikke, da han selv anså sig som inhabil. Der blev ikke givet dispensation til overdækningen, men opfordret til at stille forslag på beboermødet, så overdækningen kommer under råderetten. 4 Styringsdialog med kommunen I forlængelse af regnskabets godkendelse på repræsentantskabsmødet udfyldes dokumentationsrapporten til anvendelse på styringsdialogmødet med kommunen. Rapporter Rapporten for selskabet og afdelingen er vedlagt og udfyldes på mødet. Det er pt. udfyldt med teksten fra sidste år. Når rapporten fremsendes til kommunen er der vedlagt regnskabet, revisionsprotokollen og årsberetning. Herudover kan boligorganisationen med fordel også vedlægge egenkontrollen, hvilken bestyrelsen skal tage stilling til. Emner og deltagere på mødet Bestyrelsen skal som forberedelse til mødet med kommunen tage stilling til, hvilke emner boligselskabet ønsker på dagsorden til det individuelle møde, som herefter fremsendes til kommunens tilsyn. Herudover skal bestyrelsen drøfte hvem der skal deltage til mødet både fra boligorganisationens side, men også hvem fra kommunen som boligorganisationer gerne vil i dialog med, så de relevante modtagere allerede kan være til stede på mødet. Orientering i boligorganisationen Når mødet er afholdt, fremsender kommunen referatet til kommentar og godkendelse. Dette behandles på et efterfølgende bestyrelsesmøde, hvor det samtidig skal aftales, hvor der orienteres om mødet i resten af boligorganisationerne. Der afholdes en årlig styringsdialogkonference af BL og KL, hvor alle kommuner og boligorganisationer kan deltage. Tidligere har Boligkontoret hertil udarbejdet en inspirationspjece med styringsdialogens årshjul og eksempler fra 11 kommuner i landet. Pjece til styringsdialog Bestyrelsen skal udfylde dokumentationsrapporten, vælge om egenkontrollen skal fremsendes til kommunen og tage stilling til, hvilke emner boligselskabet ønsker på dagsorden til det individuelle møde. Bilag: Rapporten for selskabet Rapporten for afdeling Egenkontrol for 2015 side 5/8

6 Deltagere: Kim, Ole og Camilla Emner: - Flygtninge anvisninger herunder begrænsninger til opgangssammensætning - renoveringssag med deltagelse chef for byggeafd. - gavlvinduer. Ansøgning er fremsendt 28/9 - vejbump forsøgsordning udløber i år og der vil være høring Rapporterne blev udfyldt og fremsendes sammen med egen kontrollen til kommunen. Bdk sender mail til kommunen med emner og deltagere og beder om en dato for mødet. En torsdag kl Evaluering af afdelingsmødet 27. september 2016 Der har været afholdt afdelingsmøde 27. september 2016 og bestyrelsen evaluerer mødets forløb og aftaler evt. opfølgning. Opfølgning vedr. de ikke fremsatte forslag: Gavlvinduer Forslaget om gavlvinduer i både rækkehuse og etage vil bestyrelsen arbejde videre med og fremlægge på et kommende afdelingsmøde. Imellem tiden ansøges kommunen konkret, og materialet gøres klart. Men bestyrelsen vil gerne orientere om ansøgninger og tegninger med to vinduer i stueetage i rækkehuse, og et i etagebyggerierne. Hertil skal råderetskataloget rettes, som samtidig kan opdateres herunder skur modeller. Hulmursisolering Hulmursisoleringen stilles ikke, da det allerede er godkendt i råderetskataloget, og der har været tale om, det er omfattet af renoveringssagen. 12 meters reglen Vedligeholdelsesreglementet vil bestyrelsen gerne gennemarbejde, så det fremlægges sammen med 12 meter reglen. Bestyrelsen drøfter afdelingsmødet. Referatet er under udarbejdelse og afsnit om medlemsnr. medtages. Det er aftalt, at bestyrelsen gennemarbejder vedligeholdelsesreglementet. Ansøgning om gavlvinduer er fremsendt til kommunen og der følges op på ansøgningen til styringsdialogmødet. 6 Forretningsorden Som aftalt på mødet i august er forretningsorden rettet til og forelægges nu bestyrelsen til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkender den nye forretningsorden. Forretningsordenen blev godkendt og underskrevet. 7 Eventuelt Nyhedsbrev fra bestyrelsen - Kontoret lukker for aften åbent side 6/8

7 - Medlemsnr. forklaring Drøftelse om karens tid på et år både for intern flytning og bytning. Der blev oplyst forslaget fra beboermødet i 17. juni 2014 hvor begge dele blev behandlet. Tema dag 19. november med dagsorden evt. om helhedsplan, råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement. 8 Næste møde Dato Mandag den 7. november 2016 kl. 17 Mandag den 5. december 2016 kl. 17 Mandag den 2. januar 2017 kl. 17 Dagsorden Byggeudvalgsmøde med deltagelse af Søren og Suna. Byggeudvalgsmøde med deltagelse af Søren og Suna. Følg og forklar 10 punkter Mandag den 6. februar 2017 kl. 17 Vedligeholdelsesreglement (12 meters reglen) Mandag den 6. marts 2017 kl. 17 Råderetskatalog (gavlvinduer) Mandag den 3. april 2017 kl. 17 Regnskabet 2016 Mandag den 8. maj 2017 kl. 17 Markvandring til afd. budget Maj 2017 Mandag den 12. juni 2017 kl. 17 Generalforsamlingen for alle beboer (godkendelse af regnskab og valg af bestyrelse) Konstituering af bestyrelsen Mandag den 7. august 2017 kl. 17 Selskabets budget 2018 Afdelingens budget 2018 Indkaldelse til beboermødet Mandag den 4. september 2017 kl. 17 Forberedelse af beboermødet September 2017 Mandag den 4. oktober 2017 kl. 17 Beboermødet for alle beboer (godkendelse af budget for afdelingen) Styringsdialog Referent Gitte Weien side 7/8

8