InsuBiz. Business case over Horsens Kommune: Return On Investment (ROI) for en dansk kommune der er skiftet fra EASY-systemet til InsuBiz EASY modul

Transkript

1 InsuBiz Business case over Horsens Kommune: Return On Investment (ROI) for en dansk kommune der er skiftet fra EASY-systemet til InsuBiz EASY modul

2 Om Horsens Kommune Horsens Kommune Horsens Kommune har et indbyggertal i nærheden af personer efter kommunalreformen 1. januar 2007, hvor Brædstrup, Gedved og Horsens blevet sammenlagt. Horsens Kommune er styret af en borgmester og et kommunalråd bestående af 31 politisk udvalgte medlemmer. Horsens Kommune dækker over et samlet areal på 542 km 2. Horsens Kommunes ansvarsområder: Daginstitutioner og børnehaver. Skoler for børn i alderen 7 til 17 år. Biblioteker, sportsfaciliteter og andre kulturelle aktiviteter. Ældrehjem og hjemmepleje. Social ydelser til kontanthjælp, efterløn og invaliditetsydelser Integration af flygtning og andre tilkomne Aktiveringshjælp og praktikordninger for ikke-forsikrede borgere. Offentlige forsyningsvirksomheder, miljøforanstaltninger og beredskabstjenester.

3 Om EASY: baggrund Afdelingsleder for Forsikringsadministration Jacob Alsing fortæller: Alle virksomheder i Danmark skal anvende det elektroniske anmeldesystem EASY til registrering af arbejdsulykker. Også det offentlige, herunder kommunerne. Dette gør, i sagens natur, at anvendere af systemet er afhængige af systemets funktionalitet, herunder tilgængelighed og oppetid på internettet. Ligeledes har arbejdsmiljøgrupperne i de enkelte virksomheder brug for præcise og uddybende statistikker i forbindelse med forebyggelsesarbejdet. EASY har historisk ikke kunnet levere til vores tilfredshed. Jacob Alsing fortsætter: Processen i forbindelse med anmeldelserne strækker sig over 8 sider, hvor risikoen for fastfrysning, i hvert fald hos os i Horsens Kommune, har været ganske betragtelig. Dette til stor irritation for de medarbejdere i organisationen der skulle anmelde arbejdsulykkerne. Horsens Kommune indledte derfor en dialogrunde med flere udbydere af systemer der kunne kommunikere og levere data til EASY, således at forpligtelserne til at anvende dette system var opfyldt. Der var flere ønsker/krav til et sådant system. Disse krav var der kun én leverandør der kunne opfylde fuldt ud: InsuBiz.

4 Hvorfor InsuBiz? Hvorfor InsuBiz EASY modul? Vi valgte at investere i InsuBiz EASY modul af flere årsager. Valget blev truffet fordi: Økonomien i tilbuddene fra de forskellige udbydere var stort set den samme, når man lagde indkøbspris samt løbende licenser sammen. Anmeldelse af arbejdsulykker kunne foretages på én side indeholdende alle nødvendige data. Oppetiden på internettet er stort set 100%. Statistikfunktionen i systemet er meget omfangsrig. Tidsforbruget, både hos de der anmelder, men også hos os der sagsbehandler anmeldelserne, reduceres væsentligt. Der kan foretages målrettede forebyggende tiltag pga. de yderst valide statistikker. Supportbehov indfries stort set omgående.

5 Hvorfor InsuBiz? (fortsat) Ønsker til udvikling af funktionalitet efterkommes i stor udstrækning og indenfor en meget rimelig tidshorisont. Anmeldeplatformen er den samme som for skader på øvrige brancher (= genkendelse for anmelderne). Håndtering af præmieallokeringer foretages let og enkelt uden brug af voldsomt store regneark. Konkrete og fremtidige erstatningsforpligtelser i forbindelse med skader synliggøres let og enkelt i systemet. Vi er fri for kommunikation via traditionel post, idet systemet sender alle til skaderne knyttede dokumenter til eksempelvis Arbejdsskade/Ankestyrelsen elektronisk. De eksterne anmeldere bruger ikke unødvendig tid på anmeldelserne, men kan frigøre tid til deres kerneområder.

6 Horsens Kommune: Lessons learned Jacob Alsing fortæller: Implementering af nye systemer afstedkommer ofte udfordringer, både på forhånd kendte, men også uforudsete. Dette har InsuBiz været meget behjælpelige med at løse. Ligeledes har de haft en stor andel i konverteringen af skader fra vores gamle skadehåndterings-- system til det nye således vores database indeholder valide data fra en lang historik. Et ligeså vigtigt aspekt i forbindelse med implementeringen er vores eksterne brugeres opfattelse af systemets funktionalitet. Dette har været en succes over al forventning. Problematikken omkring EASY s lange svartid og hyppige nedbrud er fuldstændig elimineret. Hvor det før kunne tage en halv time at anmelde en hændelse, kan det nu gøres på under 5 min. Dette sparer tid, både hos os i den centrale enhed, men som sagt i endnu højere grad i det eksterne landskab. Samtidigt har den veludbyggede statistikfunktion gjort at forebyggelsesarbejdet i de decentrale sikkerhedsgrupper er blevet harmoniseret og nu udføres efter fælles standarder. Et kvantespring fremad i det forebyggende arbejde. Arbejdsmiljøgruppernes indsats er blevet systematiseret så de tager udgangspunkt i de data repræsentanterne selv kan hente i systemet. Ud over dette er den økonomiske gevinst betragtelig. En analyse har vist at besparelsen ved at anvende EASY-modulet kontra direkte anvendelse af EASY ligger i omegnen af kr. pr. år.

7 ROI ved brug af InsuBiz EASY modul Horsens Kommune har leveret alle data til beregningerne i denne ROI beregning, der er opdelt i før og efter implementeringen af InsuBiz EASY modul. De processer der ligger til grund for beregning af besparelsen er: 1. ROI ved registrering og anmeldelse af arbejdsulykker 2. ROI ved analyse og administration af arbejdsulykker. ROI beregningen viser, at Horsens Kommune opnår væsentlige besparelser på registrering og anmeldelse af arbejdsulykker ved at bruge InsuBiz EASY modul: Registrering og anmeldelse: kr pr. år Analyse og administration: kr pr. år Total besparelse: kr pr. år Hertil skal knyttes faktorer som stærkt øget brugertilfredshed og fordelene ved at have alle risiko-, skade- og forsikringsdata samlet i én database, der kan tilgås online 24/7...

8 ROI ved brug af InsuBiz EASY modul Variable Antal rapporterede arbejdsulykker Opfølgning Estimerede tal for Horsens Kommune 400 pr. år 12 gange pr. år Pris pr. arbejdstime Kr. 300

9 ROI ved brug af InsuBiz EASY modul Registrering og anmeldelse Minutter før InsuBiz Minutter med InsuBiz Kommentarer Registrering af hændelse decentralt 30 5 Mail, papirblanket Registrering af hændelse centralt 10 0 Database, regneark, ESDH Indhentning af manglende informationer 15 2 Telefon & mail Løbende synkronisering med EASY 15 2 Standardbreve: Tid per brev (oprettelse, brevflet, udsendelse) Opgørelse af omkostninger og fravær Opbygning af journal på sag 10 2 Subtotal minutter Fx hvis en oplysning skal rettes efter anmeldelse 10 2 Manuel flet vs. flet i InsuBiz Omkostninger pr. arbejdsulykke Kr. 600 Kr. 140 Omkostninger pr. år Kr Kr Total besparelse pr. år Kr

10 ROI ved brug af InsuBiz EASY modul Analyse og administration Minutter før InsuBiz Minutter med InsuBiz Kommentarer Fremsøgning af sag 1 1 Få et samlet overblik over status på sager 20 2 Overblik Få et samlet overblik over status på handlingsplaner Udtræk et regneark med valgfrie data på hændelser Afrapportering - fx antal ulykker per afdeling 15 0 Pr. Rapport/statistik Subtotal minutter 81 8 Omkostninger per overblik Kr. 405 Kr. 40 Årlige omkostninger (12 gange pr. år) Kr Kr. 480 Årlig besparelse Kr