Notat vedr. eventuelt udbud af rengøring

Transkript

1 Notat vedr. eventuelt udbud af rengøring Indhold Notat vedr. eventuelt udbud af rengøring Indledning Tal og fakta / baseline... 3 Nøgletal og økonomi... 3 Rengøringsstandard... 3 Organisering Risici ved en eventuel konkurrenceudsættelse Formål med Offentligt-privat samarbejde... 6 Forskellige former for offentligt-privat samarbejde... 6 Formål 1: Udbud med henblik på størst mulig besparelse... 7 Formål 2: Udbud med henblik på samarbejde Sociale klausuler, virksomhedsoverdragelse mv Indledning Økonomiudvalget besluttede på udvalgets møde 3. juni 2013, at Der udarbejdes forslag til proces- og tidsplan for eventuelt muligt udbud af dele af rengøring. Notatet er udarbejdet i forlængelse heraf og har som formål at understøtte Økonomi- og Erhvervsudvalgets drøftelse vedr. eventuelt udbud af rengøringen i Silkeborg Kommune. [1]

2 Helt overordnet kan konkurrenceudsættelsesprocessen deles op i fem faser, som angivet herunder: Kilde: Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området / Udbudsrådet 2012 I den tidlige fase, her kaldet Udbudsstrategisk afklaring kan der med fordel fokuseres på tre elementer: 1. Etablering af baseline 2. Risikoanalyse 3. Fastlæggelse af opgavens formål Notatet giver indledningsvis en kort oversigt over baseline for rengøringsområdet, altså tal og fakta på den nuværende varetagelse af rengøringen, hvorefter der følger en analyse af risici forbundet med eventuel konkurrenceudsættelse. Herefter er der et oplæg til to mulige formål med offentligt-privat samarbejde med hertil hørende opmærksomhedspunkter og pejlemærker: 1. Udbud med henblik på størst mulig besparelse 2. Udbud med henblik på samarbejde Under begge de to beskrevne hovedformål beskrives mulig udbudsform, opgavemæssig afgrænsning, organisering under og efter udbudsprocessen, ressourceforbrug, mulig tidsplan mv. Sidst i notatet beskrives en række emner der er fælles for de to formål, herunder sociale klausuler, virksomhedsoverdragelse mv. [2]

3 2. Tal og fakta / baseline Ejendomme rengør i dag størstedelen af kommunens bygninger. Samlet set var der i 2013 udgifter til rengøringen på 59,7 mio. kr., som dækker over rengøring af m2 fordelt på 197 enheder, herunder alle kommunens skoler, dagsinstitutioner og administrationsbygninger, samt nogle af kommunens botilbud, Rusmiddelcentret og Virksomheden, idrætsfaciliteter, bibliotekerne, hjælpemiddeldepotet, Entreprenørgården mv. I det følgende gives et overblik over tal og fakta for den aktuelle varetagelse af rengøringsopgaven, herunder økonomi, rengøringsstandard og organisering. Nøgletal og økonomi I alt er omfanget af og udgifter til rengøringsområdet fordelt som det fremgår af skemaet herunder. Afdeling / område Rengøringsareal (i m2) Rengøringsudgifter 2013 i alt (mio. kr.) Skoleafdelingen Børn- og Familie Administrationen* Kultur- og Fritid Ejendomme Handicap og Psykiatri Sundhed- og Omsorg Job- og Borgerservice Teknik- og Miljø (Entreprenørgården) I alt * Administrationen er ikke regnet med i kategorien i alt, da arealerne er indeholdt i de øvrige afdelinger. Rengøringsstandard Selve opmålingen er baseret på programmeret rengøring hvilket er en standard som definerer rengøringsfrekvensen i de enkelte lokaler. Programmet består af et trecifret tal som beskriver 1) Hvor ofte der foretages rengøring. 2) Hvor ofte der udføres grundig gulvvask. 3) Hvor ofte der udføres grundig inventarrengøring. Nedenfor er som eksempel vist den fastsatte standard for hhv. skoler, dagsinstitutioner og administrationen og som det fremgår, er der stor forskel på standarden på de tre områder. [3]

4 Afdeling / område Rengøringsfrekvens Antal daglige rengøring pr. uge Forklaring Antal grundig gulvvask pr. uge Antal grundig inventarrengøring pr. uge Skoler Daginstitutioner Administration Organisering Rengøringssektionen er opdelt i tre geografiske områder (Nord, Syd og Øst). Der er ansat ca. 225 rengøringsassistenter i sektionen. Tilsynet med rengøringen og den første kontakt til kunderne varetages i hvert af de tre områder, af to serviceledere. De tre geografiske områder er i store træk lige store og har følgende kvadratmetermæssige omfang: Nord: m2 Syd: m2 Øst: m2 De ansatte rengøringsassistenter er alle ansat på almindelige vilkår, men rengøringssektionen oplyser, at der arbejdes med forskellige projekter for at inddrage fx kontanthjælpemodtagere mv. Der er pt. ingen ansat i flexjob el.lign. [4]

5 3. Risici ved en eventuel konkurrenceudsættelse Vurderingen af hvilke risici der er forbundet med konkurrenceudsættelse kan med fordel ske med baggrund i nedenstående risikomatrice. Kommune Er kompetencerne til stede til at opstille relevante krav? Er man parat til at tilpasse sin bestillerorganisation? Er der vilje til at se opgaven løst på en anden måde end den vante? Er den rette kapacitet og kompetencerne til stede til at følge systematisk op på kravene? Er kommunen klar til at styre på en ny måde? Udbud Kontrakt Er leverandørerne teknisk i stand til at afgive bud? Er leverandørerne i stand til at præsentere egne forslag til opgaveløsning? Kan leverandørerne levere i forhold til kravene? Har leverandørerne et ønske om at levere i forhold til en ny type krav? Har leverandørerne et ønske om at tilføre løsningsværdi? Leverandør Kilde: Værktøj til udbud med funktionskrav på facilities management-området / Udbudsrådet 2012 Matricen ovenfor har to akser, som viser kommune-leverandør aksen og udbud-kontrakt aksen. Konkurrenceudsættelse stiller uanset form, en række krav til såvel kommune som leverandør. Internt i kommunen, eventuelt ved hjælp af ekstern bistand, skal der være kompetencer til i første omgang at gennemføre udbudsprocessen og dernæst at vedligeholde kontrakten og varetage opgaven som kontraktholder. Samtidigt bør det tidligt i processen vurderes, om der i markedet er tilbudsgivere, der vil og kan afgive tilbud på baggrund af de givne betingelser, ligesom det skal sikres, at en kommende leverandør har kompetencerne til at løfte opgaven. Da formålet med konkurrenceudsættelsen vil være bestemmende for risikovurderingen, er risikovurderingen af de to mulige formål placeret under beskrivelsen af disse i afsnit 4. [5]

6 4. Formål med Offentligt-privat samarbejde Fastlæggelse af formålet med et eventuelt offentligt-privat samarbejde på rengøringsområdet er helt centralt for den videre proces, da et klart beskrevet formål vil sætte retningen for mange af de beslutninger, der skal træffes fremadrettet. I det følgende præsenteres kort mulige former for offentlig-privat samarbejde og herefter præsenteres to mulige formål for offentligt-privat samarbejde med tilhørende opmærksomhedspunkter og pejlemærker. Forskellige former for offentligt-privat samarbejde Offentligt-privat samarbejde findes i mange forskellige former, som hver især er velegnede til forskellige opgavetyper. Herunder ses seks samarbejdstyper, og hvilke faser de enkelte samarbejdsformer relaterer sig til: Kilde: Seks modeller for offentlig-privat samarbejde en guide til kommuner. KL / Udbudsportalen 2010 Rengøringsopgaven hører under faserne vedligehold eller drift og relevante former for offentligt-privat samarbejde i relation til konkurrenceudsættelse af rengøringsopgaven vil derfor være klassisk udbud eller serviceparnerskab. Klassisk udbud findes i to former: Ved offentligt udbud offentliggøres en præcis og veldefineret kravspecifikation og alle interesserede virksomheder vil have mulighed for at byde på opgaven. Kommunen vil i denne sammenhæng have pligt til objektivt at vurdere alle indkomne udbud som opfylder minimumsbetingelserne. En ofte anvendt variation af offentligt udbud er [6]

7 begrænset udbud, hvor udbuddet gennemføres med en indledende prækvalifikation, hvor virksomheder, der er interesserede i at byde på opgaven indsender ansøgning om prækvalifikation. De prækvalificerede virksomheder får efterfølgende tilsendt udbudsmaterialet med tilhørende kravspecifikation og afgiver derefter bud på opgaven. Servicepartnerskab Ved servicepartnerskab vælges partneren gennem et udbud. Der gennemføres et udbud med fokus på funktionskrav, dvs. outputkrav frem for inputkrav og ofte med tidlig dialog med mulige leverandører. Typisk vil udbudsmaterialet være mindre end i et klassisk udbud. Udbudsformen vil oftest være begrænset udbud (jf. ovenfor). Et væsentligt mål med servicepartnerskab er et konstruktivt samarbejde om levering af ydelsen med fokus på at effektivisere og rationalisere opgaveløsningen undervejs i kontraktperioden. Udfordringer ved denne metode er bl.a., at der er mindre detailstyring af den konkrete opgaveløsning, kravspecifikationen skal kunne beskrives som output og formen kræver større engagement og forberedelse i både udbudsfase og kontraktfase. I det følgende præsenteres to mulig formål med et udbud af rengøringen. Der er et vist sammenfald mellem formål og udbudsform, men ved at fokusere på formålet skabes en retning for flere elementer i udbuddet. For begge formål gælder, at de er beskrevet i idealiseret form. Dette er gjort for at sikre klarhed og overblik, men det vil være muligt at vælge en knap så idealiseret form, med fx opdeling i flere kontrakter, større fokus på sikring af medarbejdere mv., dog bør man være opmærksom på, at sådanne tilføjelser af krav eller nedsættelse af tilbudsgivernes mulighed for selv at tilrettelægge opgaveløsningen, sandsynligvis vil influere på tilbudsprisen. Formål 1: Udbud med henblik på størst mulig besparelse Et udbud har ofte som formål at sikre den bedst mulige pris på det relevante område. Det vil stort set altid være en del af formålet at sikre en besparelse, men i det følgende fokuseres der på et udbud, hvor besparelse er det absolut primære formål og på, hvilken betydning et sådant fokus vil have for sammensætningen af udbuddet. Hvis der arbejdes efter et ønske om størst mulig besparelse, vil udbudsprocessen være rettet mod at skabe størst mulig konkurrence og give mulige tilbudsgivere størst mulig frihed til at tilrettelægge opgaven. [7]

8 Udbudsform Et fokus på besparelse vil pege på et klassisk udbud, da det er den form der er kendt i markedet og da formen samtidig er afprøvet mange steder. Udbudsrådet har gennemført en analyse, hvor de har analyseret en række offentlige udbud af rengøring 1. Analysen fremhæver, at der i alle de analyserede cases er opnået økonomiske besparelser ved at udbyde rengøringsopgaverne. Der er fundet størst procentvis besparelse ved førstegangsudbud, men også positive økonomiske effekter ved fortsat konkurrence. Analysen peger desuden på, det ikke har betydning for den økonomiske effekt af et udbud om det gennemføres som offentligt eller begrænset. Afgrænsning af omfanget Opgavemæssig afgrænsning Ved et udbud af rengøring kan det være relevant at overveje muligheden for at udbyde relaterede opgaver. I relation til rengøringsopgaven vil det dreje sig om opgaver som fx vinduespolering, måtteservice mv. Imidlertid vurderes det, at et udbud af rengøringen alene, vil have volumen nok til at være interessant for alle relevante leverandører og dermed til at sikre tilstrækkelig konkurrence om opgaven. Samtidigt har der været gennemført udbud på måtteservice og indgået kontrakt gældende fra 1. december 2012 til 30. november 2016, hvor måtteservice tidligst kan tages med fra dette tidspunkt. Arealmæssig afgrænsning Principielt er der mulighed for at udbyde alt fra én institution til hele kommunens rengøring. Ved det seneste udbud 2 var der lagt op til at udbyde rengøringen i fire områder i to tempi, sådan at område 1 og 2 blev udbudt med kontraktopstart samtidigt og område 3 og 4 med kontraktopstart samtidigt. Grunden til, at man opdelte i fire områder var, at det skulle være muligt for andre end de allerstørste rengøringsfirmaer at byde ind på opgaven. Samtidig ville hvert af de fire områder stadig have en volumen, der gode det interessant at byde og opdelingen i fire områder gjorde også, at kommunen maksimalt ville få fire leverandører. I forlængelse af den nuværende organisering af området, vil det være relevant at udbyde et af de geografiske områder eller hele rengøringsopgaven (i forskellige tempi; se forslag 1 Effekterne af konkurrence om kommunal rengøring, Udbudsrådet Det seneste udbud refererer til det udbud af rengøringen, som blev annulleret i [8]

9 i udkast til tidsplan). Hvis man vælger at udbyde et geografisk område og senere ønsker at udbyde hele eller dele af den resterende rengøringsopgave, vil man sandsynligvis skulle gennemføre en ny prækvalifikation. Hvis man vælger at udbyde hele rengøringen, men i flere tempi, vil man kunne prækvalificere til hele tilbudsgivningen på en gang. Argumentet for den forskudte opstart er, at det er en meget stor opgave at overtage, uanset hvilken leverandør der vinder og kommunen ville også have lettere ved at håndtere overdragelsesopgaven. Endeligt vil det være muligt at rette eventuelle fejl eller uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet fra første til anden udbudsrunde. Viborg Kommune har gennemført et udbud af rengøringen med kontraktopstart 1.august Udbuddet omfattede en lang række institutioner og enheder i Viborg Kommune og omfattede blandt andet skoler, klubber, dagtilbud, botilbud, tandklinikker, biblioteker og administrationsbygninger. Udbuddet blev opdelt i otte områder. Absolut Rengøring vandt de syv, mens ISS vandt det sidste. Hvis der gennemføres et udbud med et entydigt mål om størst mulig besparelse vil det pege på, at hele den rengøringsopgave, som i dag varetages af rengøringssektionen, udbydes. Den store volumen vil gøre opgaven meget interessant for tilbudsgivere og deres interesse for at vinde kontrakten vil dermed øges. Derudover vil flere m2 alt andet lige gøre den akkumulerede økonomiske effekt større. Organisering og ressourceforbrug Under udbudsprocessen: Kontrolbud o Hvis der vælges et klassisk udbud, hvor hele den rengøring som i dag varetages af Ejendomme udbydes i et antal mindre kontrakter, vil det være naturligt at lade Ejendomme afgive kontrolbud og dermed få mulighed for fortsat at varetage hele eller del af rengøringsopgaven. o Hvis Ejendomme skal afgive kontrolbud fordrer det klare rammer for kommunikationen mellem rengøringssektionen og udbudsorganisationen, og dermed vil der ikke kunne trækkes på rengøringsfaglige kompetencer i rengøringssektionen og der vil derfor være behov for at indhente ekstern rengøringsfaglig bistand til udbudsprocessen. Ressourceforbrug i forbindelse med udbuddet. o Et rengøringsudbud er en omfattende opgave og forudsætter, at der afsættes økonomi til hhv. projektledelse, juridisk bistand og rengøringsfaglig bistand. [9]

10 o Da rengøringssektionen må formodes at skulle afgive kontrolbud vil der skulle være tætte skotter mellem udbudsorganisationen og rengøringssektionen og udbudsorganisationen vil derfor have behov for ekstern rengøringsfaglig bistand. o I lyset af omfanget af opgaven og historien omkring rengøringsudbud vil det også være nødvendigt at tilknytte ekstern juridisk bistand til udformning af materialet. Ved udbuddet i blev der indhentet ekstern bistand fra hhv. en selvstændig rengøringsfaglig konsulent og fra et advokatfirma. Opgaven vil eventuelt kunne varetages af et konsulenthus, hvis det vurderes at have den nødvendige kompetence. Det er vanskeligt på nuværende tidspunkt at sige noget eksakt om ressourceforbruget til et rengøringsudbud, men der vil skulle afsættes ressourcer til følgende: Projektledelse (Viborg Kommune oplyser, at de har brugt ca. 1⅟4 årsværk.) Der var dog tale om et førstegangsudbud med et andet udgangspunkt, så ressourceforbruget må forventes at være noget mindre, men dog betydeligt). Ekstern rengøringsfaglig bistand Ekstern juridisk / udbudsmæssig bistand Derudover vil der være større opgaver internt i kommunen i forbindelse med virksomhedsoverdragelse samt til kommunikation med og til ansatte, leverandører, aftagere af rengøringen mv. Efter udbudsprocessen o Hvis rengøringssektionen ikke vinder udbudsopgaven vil der også efterfølgende være behov for rengøringsfaglige kompetencer internt til bl.a. tilsyn med leverandører. Tilsynsopgaven kræver særlige kompetencer og det vil være nødvendigt at overveje om rengøringssektionen kan / skal varetage tilsynsopgaven, hvis sektionen netop har afgivet kontrolbud på rengøringsopgaven uden at vinde opgaven. o I Viborg Kommune blev rengøringschefen ikke virksomhedsoverdraget, men fortsatte i kommunen som kontraktansvarlig. Decentralt har institutioner og enheder selv kontakten til leverandøren. [10]

11 Risikovurdering Kommunen: Udbudsprocessen: Der er i kommunen god erfaring med at gennemføre klassiske udbud og samtidig var processen ved det seneste udbud af rengøringen så langt, at der stort set var udarbejdet et udbudsmateriale, hvilket samlet set gør, at der vil være gode betingelser for at gennemføre udbudsprocessen tilfredsstillende. Kontraktholderopgaven: Kommunen har ikke erfaring med at være kontraktholder på rengøringsopgaver, da rengøringen varetages af rengøringssektionen. Langt de fleste af de øvrige udbud der har været gennemført i kommune har været indkøb og der er derfor ikke store erfaringer med opgaven som kontraktholder på tjenesteydelser. Det må dog forventes, at opgaven som kontraktholder kan løses af rengøringssektionen, evt. i en anden organisering. Leverandør / marked: Tilbudsgivning: Der er i markedet stor erfaring med at afgive tilbud på klassiske udbud af rengøringsopgaver og der vil derfor være kompetencer i markedet til at afgive bud på opgaven. Der er eksempler på, at virksomheder har presset prisen meget og der er derfor en risiko for, at prisen bliver presset så meget, at det ikke er muligt at levere den kvalitet der er forudsat i udbudsmaterialet. Bodsbestemmelser mv. kan afhjælpe dette, men kun i et vist omfang, da der er set eksempler på, at leverandører har opfattet bod som en kalkuleret risiko i tilbudsgivningen. Det vil være op til udbudsorganisationen at tilrettelægge udbuddet på en sådan måde, at prisen ikke presses længere end at det stadig er muligt, at udføre opgaven med den forventede kvalitet. Et af værktøjerne til det kan være at indføje et tildelingskriterium, som sammenholder den tilbudte kvadratmeterydelse med den forventede kvadratmeterydelse og dermed belønner den leverandør, der ligger tættest på den rengøringstid, som kommunen anser for at være den korrekte balance mellem effektivitet, kvalitet og nedslidning af personalet. Løft af opgaven: Hvis hele rengøringsopgaven udbydes i fx 4 delkontrakter vil det sandsynligvis medfører, at 5-8 danske virksomheder vil kunne løfte opgaven. Hvis det skal være muligt for mindre virksomheder at løfte opgaven, skal der enten udbydes en væsentlig mindre del af opgaven, eller også skal opgaven deles op i væsentligt flere delkontrakter. Den sidste variant kan dog betyde, at arbejdet for kommunen som kontraktholder bliver større, da der kan komme flere leverandører. [11]

12 Mulig tidsplan Udkast til mulig tidsplan Beslutningen om, hvorvidt kommunen vil udbyde hele rengøringsopgaven eller fx et geografisk område vil naturligvis påvirke processen og tidsplanen for gennemførelse af udbuddet, men kun i begrænset omfang. Det der afgør om processen skal gennemføres som et EU-udbud er om kontraktværdien (i.e. samlet værdi i hele kontraktperioden) overstiger den såkaldte tærskelværdi (pt. kr ). Det er ikke tilladt at opdele opgave med henblik på at komme under tærskelværdien). Flere af de store skoler har også udgifter til rengøring der overstiger tærskelværdien, hvilket betyder, at stort set uanset hvilket arealmæssigt omfang der vælges for et udbud, så vil udbuddet skulle gennemføres som et EU-udbud og hovedlinjerne i nedenstående udkast til mulig tidsplan vil derfor kunne anvendes uanset omfanget af udbuddet. Forslaget til mulig tidsplan skal ses som et udkast med store forbehold. Særligt fase 0: politisk afklaring må forventes at kunne skubbe processen. Aktivitet Mulig tidsplan Bemærkninger Fase 0: politisk afklaring Fase 1: planlægning Fase 2: Prækvalifikation Fase 3: Konkurrenceudsættelse Udarbejdelse af beslutningsgrundlag for igangsættelse, herunder bl.a.: Afklaring af sandsynligt potentiale ved udbud Erfaringsindsamling fra andre kommuners udbud (herunder Viborg) Erfaringsindsamling vedr. andre udbudsformer (fx servicepartnerskaber) Drøftelser / inspiration fra potentielle leverandører Valg af udbudsform (klassisk udbud, servicepartnerskab e.a.) Udarbejdelse af projektplan, fastlæggelse af udbudsorganisation (projektledelse, styregruppe, snitflade Ejendomme / udbudsorganisation mv.), tidsplan m.v. Udarbejdelse af prækvalifikationsmateriale Prækvalifikation Udarbejdelse af konkurrenceudsættelsesmateriale Konkurrenceudsættelse af geografisk område 1 (evt. i flere tempi) April 2014 Marts april 2014 Maj august 2014 September 2014 Februar 2015 Ved udbuddet i Silkeborg i 09/ 10 var der projektopstart helt i begyndelsen af 2009 og prækvalifikationsmaterialet blev sendt ud februar 2010; dvs. godt et år fra projektopstart til udsendelse af prækvalifikationsmateriale. I Viborg Kommune prækvalificerede de maj 2012 og udsendte udbudsmateriale i november [12]

13 Fase 4: Kontraktopstart Valg af leverandør og kontraktindgåelse Ikrafttrædelse af første geografiske område Evaluering og evt. tilretning af materiale jf. erfaringer i fbm. 1. kontrakt. Konkurrenceudsættelse af geografisk område 2 3 Valg af leverandør og kontraktindgåelse Ikrafttrædelse af geografisk område 2 3 Maj- juni 2015 I Viborg meddelte de valg af leverandører medio marts januar 2016 I Viborg er der kontraktopstart på alle dele 1. august september 2016 eller senere Formål 2: Udbud med henblik på samarbejde Med et udbud med henblik på samarbejde menes i denne sammenhæng et udbud, der grunder sig i et ønske om at etablere et partnerskab mellem kommunen og en privat aktør, for derefter i fællesskab at løfte opgaven. Formålet med at etablere et sådant samarbejde kan have flere underliggende formål, fx kan der være et ønske om besparelse eller om at udvikle nye opgaveløsninger. Denne form er mere ukendt i markedet og der er ikke mange eksempler på offentlige, der har udbudt rengøringsopgaven på denne måde og derfor vil forundersøgelsesfasen være længere ved et sådant formål, ligesom pejlemærkerne i nedenstående beskrivelse af formål er knap så præcise. Udbudsform Et servicepartnerskab etableres på baggrund af et udbud og den indledende proces vil derfor på lange stræk ligne den proces, der skal gennemføres ved et klassisk udbud. Processen vil dog være kendetegnet af, at der tidligt i processen vil være inddragelse af mulige leverandører og samtidig vil udbudsmaterialet sandsynligvis være mindre og med fokus på funktionskrav. Udbudsrådet peger på baggrund af deres analyse af offentlige cases på, at mulige effekter af et udbud af denne type kan være: - Økonomiske besparelser - Servicepartnerskaber kan give anledning til nye muligheder for medarbejdere - Servicepartnerskaber har større potentiale for udvikling og innovation. [13]

14 Afgrænsning af omfanget Opgavemæssig afgræsning Ved et udbud der har som formål at etablere et servicepartnerskab vil det i princippet være muligt at udbyde alt fra rengøringen af en enhed til hele kommunes rengøring og beslægtede opgaver. Servicepartnerskaber er ofte kendetegnet ved, at den udbudte opgaveportefølje er bredere end ved et klassisk udbud, hvorfor det vil være relevant at overveje, om der er andre relaterede opgaveområder, der skal inddrages i udbuddet. Relaterede opgaver kan i denne sammenhæng bl.a. være vinduespolering, måtteservice og der er også eksempler på, at rengøringen er udbudt sammen med kantinedrift og arealservice. Haderslev kommune har gennemført et udbud af både rengøring og vinduespolering samtidigt, mens Forsvaret gennemfører to store udbud af etablissementsdriften, bestående af rengøring og vinduespolering, kantinedrift, samt arealpleje og simpelt bygningsvedligehold. Silkeborg Kommune har i regi af KomUdbud udbudt måtteservice på en kontrakt gældende fra 1. december 2012 til 30. november Arealmæssig afgrænsning o Principielt er der mulighed for at udbyde alt fra én institution til hele kommunens rengøring. o Det vil kræve nærmere analyse af markedet at afgøre entydigt, hvilket omfang et udbud af denne type bør have, men umiddelbart kan der være ræson i kun at udbyde fx et af de tre område i første omgang, for derved at afprøve den samarbejdsform. Det vil dog samtidigt betyde, at hvis man på et tidspunkt ønsker at udvide samarbejde til at gælde hele opgaven, så vil det kræve et nyt udbud. Organisering og ressourceforbrug Under udbudsprocessen Ressourceforbrug i forbindelse med udbuddet. o Som ved et klassisk udbud forudsætter et udbud med henblik på etablering af et samarbejde, at der afsættes økonomi til hhv. projektledelse, juridisk bistand og rengøringsfaglig bistand. Hvis der vælges en udbudsform med fokus på samarbejde skal rengøringssektionen formodentlig ikke afgive kontrolbud og der vil [14]

15 derfor være mulighed for større grad af samarbejde på tværs af administrationen omkring et udbud. Da et udbud med henblik på indgåelse af et servicepartnerskab vil forudsætte et EU-udbud vil der skulle afsættes midler til at gennemføre dette og da der ikke er konkret erfaring med udbud med henblik på servicepartnerskaber i administrationen vil der være behov for ekstern bistand under hele processen. I lyset af omfanget af opgaven og historien omkring rengøringsudbud vil det også være nødvendigt at tilknytte ekstern juridisk bistand til udformning af materialet. Ved udbuddet i blev der indhentet ekstern bistand fra hhv. en selvstændig rengøringsfaglig konsulent og fra et advokatfirma. Opgaven vil eventuelt kunne varetages af et konsulenthus, hvis det vurderes at have den nødvendige kompetence. Projektledelsesopgaven vil også i denne proces kræve forholdsvis mange ressourcer og det er derfor nødvendigt, at der tages særskilt stilling vedr. projektledelsesopgaven. Der vil ligesom ved et klassisk udbud skulle afsættes ressourcer til projektledelse, ekstern rengøringsfaglig og juridisk bistand, samt til andre opgaver i relation til udbuddet. Det præcise ressourceforbrug er meget vanskeligt at fastlægge på et så tidligt tidspunkt i processen. Efter udbudsprocessen o Hvis der vælges et udbud med henblik på at finde en partner til et servicepartnerskab vil rengøringssektionen efter udbuddet skulle organiseres med henblik på varetagelsen af et sådant samarbejde. Et udbud med dette formål betyder, at de rengøringsfaglige kompetencer i rengøringssektionen i et eller andet omfang vil være i huset og rengøringssektionen vil derfor, evt. i en anden organisering, kunne varetage tilsyn og står for samarbejde med servicepartneren mv. o Et samarbejde med en privat leverandør stiller imidlertid andre krav til kommunen som samarbejdspartner. Hvor kommunens opgave i forlængelse af et klassisk udbud vil være ret tydelig som opdragsgiver, så vil opgaven efter etablering af et servicepartnerskab være mere flydende. Kommunen vil stadig være opdragsgiver, men løsningen af opgaven skal ske i et samarbejde og opgaven for både kommune og samarbejdspartner vil derfor være anderledes. [15]

16 o Udbudsrådet påpeger i analysen af effekterne ved rengøringsudbud, at der er en tendens til en mere centraliseret kontraktadministration ved servicepartnerskaber end ved klassiske udbud. I den sammenhæng er det relevant, at rengøringsopgaven er væsentligt mere centraliseret i Silkeborg end mange andre steder og der vil derfor sandsynligvis ikke være behov for yderligere centralisering. Risikovurdering Kommunen: Udbud: Der er ikke i kommunen erfaring med at gennemføre udbud af tjenesteydelser på denne måde og et sådant udbud vil derfor sandsynligvis kræve flere administrative ressourcer, da der ikke er nogen erfaring at trække på. En del af denne udfordring vil dog kunne afhjælpes ved hjælp af ekstern bistand, lige som der er god erfaring i kommunen generelt med udbud, både juridisk og procesmæssigt, som vi l kunne bidrage til at opgaven blev løftet på en hensigtsmæssig måde. Opfølgning: Etablering af et servicepartnerskab medfører andre udfordringer for samarbejdet mellem privat aktør og kommune. Der vil derfor i udbudsprocessen skulle arbejdes med, hvordan organiseringen i kommunen skal være fremadrettet for at sikre et godt og konstruktivt samarbejde med en kommende samarbejdspartner. Derudover er det ofte et af formålene med et servicepartnerskab, at opgaveløsningen udvikles og ændres løbende for at sikre effektivisering og udvikling. En sådan tilgang til rengøringsopgaven forudsætter, at modtagerne af rengøringen (skoler, daginstitutioner mv) er parate til denne form for samarbejde og opgaveløsning. I et vist omfang er der et kendskab til denne arbejdsmetode, da rengøringen allerede i dag klares efter et princip om dialogbaseret rengøring, hvor den konkrete løsning i et vist omfang aftale på de enkelte enheder. Leverandør / marked: Tilbud: Som nævnt er udbudsformen ikke så kendt i markedet, hvilket medfører en risiko for, at færre mulige leverandører vil kunne afgive fyldestgørende tilbud. Da formen er mere ukendt hos potentielle leverandører kan det endvidere medføre, at kun leverandører af en vis størrelse afgiver bud, da det altid forudsætter en del administration kraft at afgive tilbud og særligt ved nye udbudsformer. Opgaveløft: Det samme gælder for spørgsmålet om potentielle leverandørers mulighed for at løfte opgaven. Ved de to offentlige cases, som udbudsrådet har analyseret, var der mellem 3 og 8 tilbud på opgaverne; primært fra [16]

17 de store kendte virksomheder. Der kan stadig være god mulighed for at finde den rette samarbejdspartner, men det kan have betydning for små virksomheders mulighed for at vinde kontrakten. Mulig tidsplan Udkast til mulig tidsplan Ligesom ved et klassisk udbud forudsætter etableringen af et servicepartnerskab et udbud og tidsplanen vil derfor være tilnærmelsesvis den samme som for et klassisk udbud. Der er dog flere ubekendte ved denne udbudsform og samtidig ligger en større del af arbejdet tidligt i processen, hvor der i nedenstående udkast til tidsplan er sat længere tid af til planlægning mv. Forslaget til mulig tidsplan skal ses som et udkast med store forbehold. Særligt fase 0: politisk afklaring må forventes at kunne skubbe processen. Fase Aktivitet Mulig tidsplan Fase 0: politisk afklaring Udarbejdelse af beslutningsgrundlag for igangsættelse, Marts 2014 herunder bl.a.: Afklaring af sandsynligt potentiale ved udbud Erfaringsindsamling fra andre kommuners udbud (herunder Viborg) Erfaringsindsamling vedr. andre udbudsformer (fx servicepartnerskaber) Drøftelser / inspiration fra potentielle leverandører Valg af udbudsform (klassisk udbud, servicepartnerskab e.a.) Fase 1: planlægning Udarbejdelse af projektplan, fastlæggelse af udbudsorganisation (projektledelse, styregruppe, snitflade Marts august 2014 Ejendomme / udbudsorganisation mv.), tidsplan m.v. Fase 2: Prækvalifikation Udarbejdelse af prækvalifikationsmateriale September december 2014 Fase 3: Konkurrenceudsættelse Prækvalifikation Januar 2015 Udarbejdelse af konkurrenceudsættelsesmateriale Konkurrenceudsættelse af geografisk område 1 (evt. i flere Juni 2015 tempi) Oktober - november 2015 Valg af leverandør og kontraktindgåelse Fase 4: Kontraktopstart Ikrafttrædelse af første geografiske område 1. maj 2016 Evaluering og evt. tilretning af materiale jf. erfaringer i fbm. 1. kontrakt. [17]

18 5. Sociale klausuler, virksomhedsoverdragelse mv Ved udbud af rengøring, som kan føre til udlicitering af rengøringsopgaven, vil en række krav til leverandøren skulle overvejes. Jf. kommunens udbudspolitik stiller kommunen i sådanne situationer altid krav om virksomhedsoverdragelse af personalet. Endvidere er det fx muligt at indføre skærpede krav om arbejdsmiljø (fx arbejdsmiljøcertificering). Derudover vil det være muligt at anvende uddannelsesklausuler, arbejdsklausuler (mhp. at sikre, at leverandørens ansatte ikke har løn- og ansættelsesvilkår, der er mindre gunstige end andre i samme fag) og sociale klausuler. Sociale klausuler kan bruges til at sikre sociale hensyn ved udbud. En social klausul er et krav i en udbudskontrakt, der pålægger vinderen af kontrakten en social forpligtelse og kan sigte mod at integrere ledige på arbejdsmarkedet eller fastholde personer på arbejdsmarkedet. Integration af ledige på arbejdsmarkedet: Kommunen kan forpligte vinderen af et udbud fx på at ansætte et vist antal ledige på særlige vilkår eller til at gennemføre uddannelses- eller praktikforløb. Fastholdelse på arbejdsmarkedet: Kommunen kan stille krav om at leverandører skal have eller udarbejde en personalepolitik, fx om at fastholde nuværende medarbejdere og forebygge nedslidning. Sociale klausuler kan som udgangspunkt kun stilles som et minimumskrav og ikke som et udvælgelseskriterium eller tildelingskriterium (dvs. de tilbudsgivende vil ikke kunne konkurrere på sociale klausuler). Den reelle effekt af klausulerne forudsætter dermed, at leverandøren opfylder de krav der er fremsat i kontrakten. Nogle kommuner har indføjet bodsbestemmelser i relation hertil. Der er en række krav forbundet med sociale klausuler; det handler bl.a. om gennemsigtighed, ikke-diskrimination og proportionalitet. Kravene i eventuelle sociale klausuler skal modsvare kommunens tilsvarende tiltag i relation til skånejobs, flexjobs, revalidering, jobtræning m.v. Som nævnt oplyser Ejendomme, at alle rengøringsassistenter pt. er ansat på almindlige vilkår og det vil derfor kræve ændringer eller ønsker om ændringer i praksis, hvis et udbud skal indeholde sociale klausuler. [18]