Rapportering til regionsrådet om kvalitetsfondsprojekter

Transkript

1 Rapportering til regionsrådet om kvalitetsfondsprojekter Rapportering Marts, Indledning om den generelle status for kvalitetsfondsprojekterne, ekspertpanelets arbejde mv. Alle 3 kvalitetsfondsprojekter er overordnet i gang med at specificere projekterne. Efterhånden som detaljerne for de enkelte projekter bliver nærmere fastlagt, skabes der et mere præcist bud på de enkelte projektudgifter og dermed den samlede projektøkonomi. På tilsvarende vis bliver tidsplanerne mere detaljerede. Alle 3 projekter oplever derfor også i øjeblikket større eller mindre ændringer til projektet, eksempelvis placeringer af afdelinger på hospitalet eller til hvordan en sengestue indrettes. Den efterfølgende rapportering skal derfor også læses med det udgangspunkt, at projekterne i øjeblikket befinder sig i en proces, hvor ændringer er en naturlig del af processen. 2. Rapportering om de enkelte projekter Nedenstående er statusrapporteret for de enkelte projekter Nyt Universitetshospital i Odense Udbygning af Kolding Sygehus Udbygning af Aabenraa Sygehus ud fra følgende generelle disposition a) Staderapportering, fremdrift og økonomi b) Redegørelse for kritiske forudsætninger og risikoforhold c) Milepæle for projektet i det næste halve år Herunder kan ses en overordnet status for projekterne. Forklaringen til de enkelte projekter kan læses i de efterfølgende afsnit. Projekt Økonomi Udvikling Tid Udvikling kvalitet Udvikling Nyt OUH Aabenraa Kolding 1

2 Forklaring Projektet er indenfor rammerne. Projektet er inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed. Projektet har overskredet rammerne. Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau 3. Generelle risikoforhold for kvalitetsfondsprojekterne De generelle risikoforhold for projekterne har ikke ændret sig siden sidste rapportering og udgør derfor fortsat de to nedenstående forhold a. Udbygning af styrings og dokumentationssystemer Udbygningen af styrings og dokumentationssystemer omhandler dels opbygning af et økonomisystem som kan håndtere udgiftsregistrering, budgetstyring og udbetalinger og dels opbygningen af et dokumenthåndteringssystem som kan håndtere de mange dokumenter tegninger, beskrivelser, kontrakter og korrespondance mv. som udveksles mellem byggeriets mange parter. Det er administrativt besluttet, at både økonomisystem og dokumentationssystem skal opbygges på basis af regionens allerede eksisterende systemer, og dette nødvendiggør etablering af en særlig snitflade overfor de kommende eksterne brugere hos eksterne rådgivere og leverandører mv. Det nødvendige arbejde er allerede igangsat, men det kan konstateres, at opbygningen af systemerne skulle have været igangsat tidligere, da projekterne allerede efterspørger de nævnte støttesystemer. Der er i den forbindelse etableret midlertidige løsninger der dækker det nuværende behov. b. Konjunkturforhold på tidspunktet for udbud af byggearbejder i licitation For alle byggeprojekterne gælder, at de lagte budgetter bygger på de erfaringer og forventninger rådgiverne har opnået på baggrund af tidligere gennemførte projekter. Det kan konstateres, at en væsentlig del af prisdannelsen i forbindelse med licitationerne afhænger af de konkurrenceforhold som gør sig gældende i licitationsøjeblikket. Det kan fx konstateres at licitationspriserne i har været væsentligt lavere end i Der har i visse tilfælde været tale om priser som i 2009 lå % lavere end i 2007 Hvorvidt kvalitetsfondsprojekterne kan gennemføres indenfor de budgetter der arbejdes med, vil derfor være meget afhængige af de konjunkturforhold, som vil gælde i perioden Fra regeringens side er beskrevet at regionerne i deres projekter skal beskrive hvorledes man 2

3 vil håndtere disse udfordringer også kaldet change requests. Der er herved peget på, at man i sit planlægningsarbejde skal opstille et katalog af tilpasningsmuligheder, således at man ved reduktioner i fx byggeriets omfang, udstyrsniveauet eller kvalitetsniveauet kan imødegå merudgifter både som konstateret i forbindelse med licitationer og/eller i den konkrete projektrealisering. Denne metode vil indgå i styringsmanualen for udbygningen af Aabenraa sygehus, der fremlægges regionsrådet i forbindelse med ansøgning til ekspertpanelet. 3

4 Statusrapportering for kvalitetsfondsprojekter: Nyt Universitetshospital i Odense 1. Staderapportering, fremdrift og økonomi: Endeligt tilsagn fra Ekspertpanelet: Ekspertpanelet har i marts 2011 indstillet til regeringen at der gives endeligt tilsagn til etableringen af Nyt OUH med en investeringsramme på 6,3 mia. kr. (09pl). Som en særlig forudsætning for dette tilsagn er der i lighed med Kolding projektet henvist til Sundhedsstyrelsens anbefalinger om visiteret adgang til akutbehandling. Byggeriets fremdrift Regionsrådet vedtog den 31. januar 2011, at udpege 3 vinderforslag i projektkonkurrencen for Nyt OUH og SUND(Det sundhedsvidenskabelige fakultet ved Syddansk Universitet). Beslutningen blev offentliggjort på et pressemøde den 1. februar De 3 vinderforslag danner baggrund for processen udbud med forhandling med henblik på valg af projekt og totalrådgiver i løbet af foråret Processen udbud med forhandling indebærer, at de tre vinderkonsortier har mulighed for at tilrette og revurdere deres projekter. Endvidere skal de tre vinderkonsortier komme med bud på kompetencer, organisation og honorar for projektet. Processen forløber i foråret 2011 over tre omgange. Første gang frem til den 14. marts med efterfølgende forhandling den marts, anden gang frem til den 18. april med efterfølgende forhandling maj og endelig tredje gang med aflevering den 16. maj uden efterfølgende forhandling. Herefter indstiller forhandlingsgruppen til regionsrådet og UBST / SDU hvilket konsortium der bør udpeges som vinder af projektkonkurrencen og totalrådgiver for projekt Nyt OUH og SUND. 2. Redegørelse for kritiske forudsætninger og risikoforhold: Processen i foråret 2011: Udbud med forhandling Som nævnte under punkt 1 pågår processen udbud med forhandling i foråret Denne proces har bl.a. til formål, at de deltagende konsortier forbedrer deres projekter med udgangspunkt i dommerkomitéens bemærkninger. Intentionen er, at projekterne for såvel hospital som for universitet forbedres på tilfredsstillende vis. Risikoen er, at de deltagende konsortier ikke formår på tilfredsstillende vis at forbedre deres projekt. 4

5 Økonomiske forhold Det er en helt eksplicit forudsætning for de 3 deltagende konsortier, at der er en ramme på m 2 for 6,3 mia. kr. (ekskl. Psykiatri) der skal overholdes. Der er tre usikkerheder forbundet hermed. For det første er der en usikkerhed i forhold til at de fremtidige licitationspriser ikke kendes. For det andet er det usikkert om arealrammen på m 2 kan overholdes, fordi der består en udfordring i at få behandlingsdygtige rum samtidigt med at den fastsatte arealstandard for disse rumtyper overholdes. For at nedbringe denne risiko er der i efteråret 2010 i G10 Center for Innovation gennemført afprøvninger af visse af de arealstandarder som Ekspertpanelet har udmeldt. De foreløbige afprøvninger har vist, at det er muligt at opnå funktionsdygtige rum der overholder arealstandarden. For det tredje er der en usikkerhed omkring brutto/netto faktoren. Brutto/netto faktoren betegner forskellen mellem behandlingsarealer og gangarealer, teknikrum, tekniske funktioner mm. Erfaringer fra nyere sygehusbyggeri viser en anvendt brutto/netto faktor på 2,1 2,2, men en eksplicit forudsætning fra regeringens ekspertpanel er, at der anvendes en faktor på 2,0. I den revidere projektansøgning for nyt OUH til ekspertpanelet er der anvendt en brutto/netto faktor på 2,0. Overordnet status for samlet projekt Økonomi Tid Kvalitet Der vil ikke blive valgt et projekt der ikke forventes at kunne opfylde de rammer, der er sat for Nyt OUH. Den overordnede status for projektet er derfor i grøn. 3. Milepæle for projektet i den kommende periode Udpegning af totalrådgiver Totalrådgiveren skal forestå projekteringen og opførelsen af Nyt OUH, og skal derfor være en samarbejdspartner for regionen igennem mange år. Udpegelsen af totalrådgiver vil ske i juni 2011 og umiddelbart herefter vil der blive underskrevet kontrakt med totalrådgiver. Opbygning af domicil for bygherren og totalrådgiver Totalrådgiver og projektorganisationen for Nyt OUH samlokaliserer sig i løbet af efteråret Fra dette tidspunkt og resten af projektperioden frem til ibrugtagningen af Nyt OUH vil projektets bygherre, bygherrerådgiver og totalrådgiver således være at finde under samme tag. Infrastruktur og landskabsforhold I 2011 forventes der en række væsentlige beslutninger for projektet. Der forventes en principbeslutning i Odense Kommune vedrørende etablering af en letbane. Endvidere forventes der VVM redegørelse for Munkebjergvejs forlængelse samt for motorvejsafkørsel. På byggegrunden vil der i 2011 blive foretaget udgravninger af de arkæologiske screeninger, der blev foretaget i

6 Statusrapportering for kvalitetsfondsprojekter: Udbygning af Aabenraa sygehus 1. Staderapportering, fremdrift og økonomi: Rapportering for Aabenraa Sygehus er udarbejdet på grundlag af godkendt dispositionsforslag mv. på regionsrådsmødet 31. januar 2011 samt på grundlag af godkendelse af projektforslag i den lokale styregruppe, SHS 24. februar Der arbejdes fortsat på den endelige tilpasning af projektet i forbindelse med ansøgningen til ekspertpanelet. Denne rapportering adskiller sig derfor ikke væsentligt fra rapporteringen til regionsrådet den 31. januar Udbygningen af Aabenraa Sygehus sker med baggrund i generalplanen som blev vedtaget af regionsrådet den 22. juni Generalplanen har et samlet budget på mio. kr, men det foreløbige tilsagn der er udmeldt fra ekspertpanelet den 17. november 2010 er på mio. kr. Dette sætter økonomien og den ønskede kvalitet under pres og der arbejdes derfor på, at lave en tilpasning af projektet. Udbygningen af sygehuset er delt op i to faser. Udbygning Fase 1: Denne fase indeholder hovedsageligt den fælles akutmodtagelse, familiehus, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Udbygning Fase 2: Denne fase indeholder den fulde udbygning af Aabenraa sygehus til akutsygehus. Detailplanlægning og projektering for denne fase er endnu ikke opstartet. 2. Redegørelse for projektets særlige kritiske forudsætninger og risikoforhold: Den økonomiske ramme I forbindelse med foreløbigt tilsagn fra regeringen blev projektet reduceret med 189 mio. kroner i forhold til det foreslåede projekt. Der er derfor en risiko for, at projektet ikke kan realiseres som ønsket, såfremt der ikke tilføres yderligere finansiering. Evt. nødvendige omprojekteringer vil også forlænge tidsplanen. Denne risiko anses for at være den største for projektet pt. Der udarbejdes byggeprogram for det samlede kvalitetsfondsprojekt, som forelægges for regionsrådet ved forelæggelse af endelig ansøgning til ekspertpanelet ultimo maj Samtidig byggeri af somatisk og psykiatrisk sygehus Det er en risiko for projektet, at der skal udføres to byggeprojekter på matriklen på samme tid (psykiatri og somatik). Dette komplicerer byggeprocessen og kan resultere i længere byggeperiode og dermed øgede udgifter. For at mindske risikoen foretages der løbende koordinering imellem den to projekter. Afklaringer af forsyningsmæssige koncepter. Der er en risiko for at nødvendige konceptafklaringer ikke er gennemarbejdet, når de bliver kritiske for byggeprojektet. Dette kan betyde, at der er effektiviseringsgevinster, der ikke kan opnås. Dette kan eksempelvis skyldes, at det ikke er fuldt klarlagt hvordan AGV er skal anvendes og dermed om gangarealer er brede nok. For at minimere denne risiko er det tilknyttet eksterne rådgivere til processen. Endvidere har SHS iværksat en masterplan for den samlede udbygning. Et delelement i dette er planlægningen af driften/logistikken. 6

7 Overordnet samlet projektstatus Økonomi Tid Kvalitet Det mindre forventede tilsagn fra Kvalitetsfonden har medført et behov for projekttilpasninger og dermed et forøget pres på økonomien og/eller en risiko for en lidt lavere kvalitet. Projektet forventer at kunne tilpasse projektet således at den økonomiske ramme overholdes og at kvaliteten fortsat lever op til de fastsatte krav. Dette vil blive fremlagt regionsrådet i form af den endelige ansøgning til ekspertpanelet den 30. maj Tidsplan for etape 1 for udbygningen af Aabenraa Sygehus, hvorved dele af det nye sygehus ibrugtages medio 2013, følges. Den økonomiske ramme for fase 1, som er godkendt på regionsrådsmødet 31. januar 2011 følges. 3. Milepæle for projektet i den kommende periode Udarbejdelse og godkendelse i regionsrådet i løbet af 1. halvår 2011 af endelig ansøgning til ekspertpanelet, der overholder rammen på mio. kr. Herunder Udarbejdelse af samlet byggeprogram for fase 1 og 2 Udarbejdelse af styringsmanual og risikovurdering mv. for det samlede projekt Færdiggørelse af koncepter for en række områder: plejekoncept, bespisningskoncept, kontorkoncept og linned og forsyningskoncept Udarbejdelse af for og hovedprojekt med henblik på afholdelse af licitation for fase 1 i løbet af sommeren

8 Statusrapportering for kvalitetsfondsprojekter: Udbygning af Kolding Sygehus. 1. Staderapportering, fremdrift og økonomi: Kolding Sygehus arbejder med følgende 4 projekter, som er finansieret af kvalitetsfondsmidler: Udbygning fase 1 mor barn center Udbygning fase 2 og 3 akutmodtagelse, ny sengebygning og ny hovedindgang Udbygning fase 4 renovering og ombygning af eksisterende bygninger. Finansiering af projektafdelingen Afholdelse af projektkonkurrence Udbygning fase 1: Den 28.september 2009 blev generalplanen for Kolding sygehus godkendt. På samme møde godkendte Regionsrådet byggeprogram for Mor Barn centret fase 1 i generalplanen. Den 26. april 2010 godkendte Regionsrådet en tillægsbevilling til fase 1. Fase 1 excl. tillægsbevilling, der omhandler etablering af Mor Barn center med en bevilling på 71,336 mio. kr., omfatter udvidelse og renovering af pædiatrisk sengeafdeling, etablering af ny ankomstbygning ved afdelingen, renovering af obstetrisk sengeafdeling samt tilpasning af det eksisterende patienthotel. Udvidelsen af den pædiatriske sengeafdeling blev færdig ultimo januar 2011 og er taget i brug. Den 24. februar 2011 var der rejsegilde på den nye ankomstbygning. Projektet er i god gænge og forventes færdigt ultimo 2011 som planlagt Tillægsbevilling til fase 1 29,665 mio. kroner omfatter en kontoroverbygning på pædiatrisk afdeling samt en flytning af børneambulatoriet til Mor Barn centret. Projektet er ikke igangsat, idet det har afventet nødvendige tilretninger, som følge af projektkonkurrencen. Tilretningerne er nu foretaget og planlægningen af byggeriet er startet. Den endelig sluttermin for denne sidste del af fase 1 kendes endnu ikke. Den samlede økonomi for fase 1 følger budgettet jvf. økonomioversigten. Udbygning fase 2 og 3: I forbindelse med fase 2 og 3 har der været afholdt en projektkonkurrence og Regionsrådet har den 27. september 2010 udpeget vinderprojekt udarbejdet af NIRAS A/S. Projektet er efterfølgende tilpasset blandt andet med et nyt kapel, tilretninger i FAM og billeddiagnostikområdet samt i sengebygningen. Tilpasningen er foretaget således, at det arkitektoniske helhedsudtryk bevares. Den 31. januar 2011 godkendte regionsrådet en anlægsbevilling på 63,9 mio. kr. til totalrådgiverydelsen for perioden Det samlede projekt er indtil nu er kørt planmæssigt. Der er sket en tidsforskydning på 3½ måned i forhold til rammetidsplanen begrundet i tilpasninger i projektet, samt beslutning om udarbejdelse af koncepter. Brugergruppeforløbet er igangsat og forløber tilfredsstillende. Innovationscentret i Odense er inddraget i forbindelse med indretning af sengestuer. Den samlede økonomi for fase 2 og 3 følger budgettet efter projekt og økonomitilpasninger. Projektet lever op til de fastsatte kvalitetskrav og det valgte vinderprojekt har medført yderligere forøgelse af fleksibiliteten. Udbygning Fase 4: ikke igangsat. 8

9 Oversigt over den samlede økonomi Budget 2009 priser i 1000 kr Summer 1) Forbrug pr Disponeret 1 Forbrugs % Disponeret % Projektafdeling ,4 15,4 Projektkonkurrence ,0 83,0 Fase ,6 56,9 Mor Barn Center ,4 80,6 Kontoroverbygningen Fase ,3 0,3 Anlægsudgift Totalrådgivning ,3 2,8 Fase 4 incl. medicoteknik, kunst, m.v. fase 2 4 3) Samlet økonomisk oversigt ,5 6,9 1 Et disponeret beløb angiver at man kontrakteligt er forpligtet af denne udgift. 2 Budget for projektafdelingen dækker alene perioden frem til Budgettal excl. Udgift til medicoteknik, kunst m.v. 4 Budgettal indeholder udgift til Finansiering af projektafdelingen efter 2012 samt projekttilretninger under fase Redegørelse for kritiske forudsætninger og risikoforhold: Der er udarbejdet en risikohåndbog med angivelse af risikoparametre alle vurderet efter sandsynlighed, konsekvens og tiltag. De største risici i projektet omhandler tidsplanen. Bygning af et nyt kapel er en afgørende forudsætning for at kunne starte på udbygningen, fase 2, og den ønskede placering samt indhentelse af byggetilladelse giver udfordringer i forhold til Kolding Kommune. Herudover udgør færdiggørelsen af VVM redegørelsen en risiko, idet kommunen stiller store krav til udredning og indhold. Manglende specifik økonomiopfølgningssystem samt dokumenthåndteringssystem opleves som en risiko. De økonomisk og kvalitetsmæssige risici i projektet følges tæt og behandles løbende i styregruppen. De enkelte risici vurderes løbende i samarbejde m. projektorganisationen for sygehusbyggeri, således at eventuelle tiltag foretages rettidigt. Overordnet status for samlet projekt Økonomi Tid Kvalitet Der er fokus på udgifterne i projektet og det er derfor besluttet at afsætte 1,55 mio. kroner i fase 1 til evt. ændringer i de kommende faser. Rammetidsplanen er forlænget med 3½ måned for fase 2 og 3, men det forventes fortsat at tidsplanen for det samlede projekt kan overholdes. 3. Milepæle for projektet i den kommende periode. Godkendelse af udarbejdede koncepter. Gennemførelse af brugerprocesser Udarbejdelse af byggeprogram samt politisk bevilling til nyt kapel. Udarbejdelse af byggeprogram for fase 2 og 3 9

10 10