Vejledning. Fremskrivning i Lara Hosting

Transkript

1 Vejledning Fremskrivning i Lara Hosting Opdateret 10.marts 2014

2 Indhold Fremskrivning i Lara Hosting Oprettelse af ny sæson Overførsel af data til næste sæson a Fremskrivning af elever... 7 TPR-opdatering b Fremskrivning af personale c Fremskrivning af hold... 9 Side 2 af 9

3 Fremskrivning i Lara Hosting Med denne vejledning finder du tips til, hvordan du kommer nemmest igennem fremskrivningen i Lara Hosting. Det er nu muligt at fremskrive stepvis. Dvs. man kan oprette en ny sæson og overføre data gradvist. Selve oprettelsen af sæsonen er der ikke de store overvejelser omkring. Det kan man bare gøre. Men når vi taler om overførsel af hold med tilmeldinger, elevprofiler mm. så er der grund til lige at stoppe op og overveje, hvad man overfører og særligt hvornår. Kan jeg fortryde mine valg? Ja, det kan lade sig gøre at lave hele processen forfra, hvis vi sletter databasen i kommende sæson for dig. Men du skal starte helt forfra. 1. Oprettelse af ny sæson Start i Filer Opret sæson 2014/15 (senere Fremskriv data til sæson 2014/15) Du opretter i første omgang en 'tom' sæson med grundoplysninger, som stamdata, brugere af Lara, kontakter, kodetabeller etc. Side 3 af 9

4 Som udgangspunkt er det alt, der skal tages med over. Det er sikrest. Afdelinger, hvis I kører med en afdelingsstyret Lara Undervisningssteder og lokaler, som er tabellen med elevskoler og tilhørende lokaler, som man bruger til at sætte på sine hold (vises på hjemmesiden). Vi fjerner automatisk ikke anvendte skolekoder (uden lokaler eller navne). TFkoder og lønarter. Det er en god ide at tage disse med over - og herefter slette de ubrugte TF-koder. F.eks hvis du er overgået til Silkeborg data SD-løn. De kan sagtens slettes i den nye sæson, da de ikke er benyttet endnu. Professioner, som knytter sig til personalet (pædagog, lærer). Beskæftigelse, som knytter sig til eleven (HTX). Holdstatusser, som kan være I gang, Afsluttet osv. Bruges til din statistikindberetning. Kategorier, hvis du kører Lara med webmodul (hjemmeside). Handelsbetingelser, hvis du kører Lara med betalingsmodul. Kontakter, som er de personer, der modtager besked om opdateringer. Side 4 af 9

5 2. Overførsel af data til næste sæson Overførsel af data til næste sæson Først og fremmest skal du vælge hvilke generelle data du vil fremskrive, når du overfører data. F.eks. om du vil nulstille elevprofiler på eleverne. Du kan altid vende tilbage til fremskrivningen på data, du har valgt ikke at fremskrive med det samme. Det er vigtigt at vælge, om du vil nulstille elevernes webprofil. Hvis du nulstiller profilen, vil UNI-login-delen bede om mail og mobil igen. Hvis de ikke bruger UNI-login, så skal de oprette en ny profil. Det gælder for fremskrivning af elever, at når de først er fremskrevet, så kan de ikke fremskrives igen. Elever, der eksempelvis får ændret mobil i indeværende sæson og er fremskrevet, skal altså også rettes i kommende sæson. Tilsvarende - hvis du først har fremskrevet et bestemt hold, så kan dette hold ikke fremskrives igen. Hold, som har løbende indbetalinger/tilmeldinger i denne sæson, og som skal overføres til næste sæson inkl. tilmeldingerne, skal altså fremskrives så sent som muligt. Fremskrivning af elever Det kan være en fordel at fremskrive elever, så sent som muligt før ny sæson. Når du fremskriver elever, skal du vælge, hvilket aldersinterval du vil overføre. Fremskrivning af hold Inden du fremskriver dine hold skal du tage grundig stilling til, hvilke felter du vil nulstille. Herefter kan du trygt overføre de hold, der er helt afsluttede med det samme. Fremskrevne hold forsvinder fra fremskrivningslisten. Du kan så vende tilbage og fremskrive de andre hold senere. Fremskrivning af personale Når du fremskriver personale, vælger du blot de personer du gerne vil overføre. Side 5 af 9

6 Når du fremskriver elever, skal du vælge, hvilke elever du vil overføre. Det gør du ved at indtaste to datoer. De elever der er født mellem de valgte datoer, overføres til næste sæson. Se afsnit 2a. Når du fremskriver hold, kan du vælge blot at fremskrive holdet eller at fremskrive holdet inklusive tilmeldte elever og/eller tilknyttet personale og/eller indbetalinger. Hvis du vælger at fremskrive et hold inklusiv tilmeldte elever, fremskrives alle elever uanset deres alder. Se afsnit 2.c Side 6 af 9

7 2.a Fremskrivning af elever Hvis du bevarer elevernes elevnummer, vil de have det samme elevnummer som i denne sæson. Ellers vil de starte forfra med nummer 1, 2, 3 etc. Ovenfor er valgt et interval med elever, der er ca. 13½ år gamle til ca. 18½ år. Det er altså et 5 års interval med elever, der hhv. fylder 14 og fylder 19 i løbet af Hvis du ikke har valgt at nulstille elevprofiler (se billede s.5), vil disse også blive fremskrevet, og eleverne kan logge sig ind på hjemmesiden med deres gamle profil fra denne sæson. De skal altså ikke oprette nye profiler. Når du først har fremskrevet dine elever, så kan du ikke fremskrive dem igen. Men vælger du at fremskrive et nyt interval, vil disse elever blevet taget med over i ny sæson. Det kan også hænde at nye elever dukker op i din database (f.eks. tilflyttere) og disse kan også overflyttes sidenhen. Generelt kan man sige: Har du stadig elever der tilmelder sig på hjemmesiden, så vent så længe som muligt med at overføre eleverne, så du får deres opdaterede mobil og mailadresser med. TPR-opdatering Selv om du er tilmeldt automatisk TPR-opdatering, så vil den nye database have et behov for et totaludtræk, så du får alle den nye sæsons elever med (som jo ikke er blevet fremskrevet fra indeværende sæson). Du skal derfor lave et totaludtræk i ny sæson med den manuelle TPR-opdatering Det bør gøres i tiden omkring den 1. august. Så dine skoleoplysninger (hvis du er Tabulex TEA kommune) og adresser er korrekte i den nye sæson. Side 7 af 9

8 2.b Fremskrivning af personale Inden du kommer til denne skærm, skal du overveje, om du vil beholde aktivmarkeringer ud for dine lærere og om du vil beholde deres ansættelsesdatoer. Se skærmbillede på side 5. I øvrigt vælger du de lærere, du vil fremskrive, ved at markere dem med flueben. Øverst til venstre kan du markere alle eller fravælge alle. Når lærerne er blevet fremskrevet vil de forsvinde fra denne liste. Du kan på senere tidspunkt gå tilbage til dette billede og fremskrive det resterende personale. Der gælder i øvrigt, at når du har fremskrevet dit personale, så kan de ikke fremskrives igen. Dvs. ændrer du i deres data i indeværende sæson efter fremskrivningen, så skal du også huske at gøre det i kommende sæson. Side 8 af 9

9 2.c Fremskrivning af hold F = Fremskriv hold E = Elevtilmeldinger overføres L = Lærertilknytning beholdes på holdet (læreren fremskrives samtidigt) B = Betalinger overføres Hvis du har brug for at overføre hold der fortsætter i næste sæson med indbetalinger, så vent med at fremskrive dem til sidst på sæsonen. Så får du alle indbetalinger/tilmeldinger med over i den nye sæson. Øvrige hold, der er afsluttet, kan du roligt fremskrive. De vil så forsvinde fra listen, så du nemt kan overskue, hvilke hold, der mangler at blive fremskrevet. Side 9 af 9