Referat af SU-møde. Afbud: Deltagere: LM, PH, PN, MLM, HOM, PG, BRK, EHN Referent: CGLA. Mødedato: Mødetid:

Transkript

1 Referat af SU-møde Sagsnr.: [Sagsnr.] Dokumentnummer: [Dokumentnr.] Mødedato: Mødetid: Mødested: Kroghstræde 3, lokale Deltagere: LM, PH, PN, MLM, HOM, PG, BRK, EHN Referent: CGLA Afbud: 1 Godkendelse af dagsorden Ingen kommentarer 2 Godkendelse af referat Ingen kommentarer 3 Økonomi Økonomiopfølgningen blev gennemgået på ITS niveau. Forbrugsomkostningerne stiger og især på personaleområdet er forbruget steget på kurser, m.m.. Det indmeldte estimat, som ØA fik tilsendt i september, forventes overholdt, hvilket vil give et mindre-forbrug på 12 mio.kr. ved årets udgang. Budget 2015 vil blive gennemgået på næste SU-møde d. 18/ Meddelelser fra ledelsen LM efterspurgte feedback på det netop afholdte medarbejdermøde den 22. oktober. Umiddelbart er det 1

2 ledelsens vurdering, at den anvendte metode med indlæg fra LM efterfulgt af en status fra hver enkelt afdeling er en farbar vej for kommende medarbejdermødet. LM planlægger i næste uge sammen med ASP en cyklus for de kommende møder. Medarbejderrepræsentanterne vil komme med eventuel feedback på næste SU møde. Ydermere orienterede LM om et fælles initiativ i Adm.ledergruppen med henblik på en konsolidering af forskellige praksis på arbejdstidstilrettelæggelse (herunder politik for over- og merarbejde). Hvis det lykkes at finde fælles fodslag, vil det næste skridt være at involvere de respektive SU er. 5 Meddelelser fra medarbejdere Det stillingsopslag der på nuværende tidspunkt er slået op på AAU s hjemmeside, kan kun søges af akademikere og ikke af PROSA ansatte. Det er der blevet stillet spørgsmålstegn ved i blandt nogle af de ansatte, som har henvendt sig til tillidsrepræsentanterne. Medarbejdersiden foreslår, at nye stillingsopslag eller ændret stillingsopslag rapporteres til 2

3 tillidsrepræsentanterne, så alle regler og procedurer overholdes af kvalitetsmæssige årsager. LM tager den med retur. Ansættelsesproceduren skal tages op på et senere SU-møde, så alle er bekendte med fremgangsmåden. 6 Kvartalsrapport Kvartalsrapporten er et ønske fra rektor, for at få ITS på dagsorden en gang i kvartalet. I chefteamet er det blevet drøftet, hvordan den også kan bruges i ITS. Afrapportering kommer ikke af sig selv, så chefteamet er opmærksomme på, hvordan den kan produceres så fakta-baseret som overhovedet muligt, uden at den kommer til at fylde for meget. Det er Per Hejgaard og Anne Sofie Mørk Puggaard, som arbejder tæt sammen om at få den produceret. Kernerapporteringer i kvartalsrapporten: Projektdel - KSA Dagligdrift og support løbende måling. PBS og MC. Øvrige leverancer som ikke indgår i de andre emner. Kvartalsrapporten kommer på dagsorden i direktionen d. 17. december. På næste SU-møde d

4 november, tager vi punktet op igen. 7 Ressourceroverblik Noget af det vi i ITS har meget behov for på nuværende tidspunkt, er bl.a. et forecast til hvilke driftsopgaver og projekter vi skal arbejde på, men også hvordan vi kan sandsynliggøre i et ressourceoverblik, hvor mange kræfter vi bruger på drift og hvor mange ressourcer vi kan sætte i nye projekter. Målet er også, at medarbejdere får mulighed for selv at byde ind på relevante opgaver. Det er drøftet på chefmøde, at vi kan sætte ressourceoverblik i et årshjul, så vi fremadrettet kan skabe os et overblik over ressourcer og kompetencer i gentagende større support- og driftsopgaver. Chefteamet arbejder videre med emnet, men det er et område, hvor vi skal have en konsulent til at hjælpe os. Lige nu går chefteamet efter et helt pragmatisk ressourceoverblik. Der er ambitioner om, at første skridt er taget inden nytår og en konsulent er allerede kontaktet. Punktet kommer på dagsorden igen på et senere SUmøde. 8 Liste over leverancer for SU Status på telefonpolitik: Der var en god dialog omkring 4

5 status på punkter oplægget. PN renskriver til næste møde. Status på flekstid: Der var uenighed i arbejdsgruppen om hvorvidt der skulle indgå fikstid i flekstidsoplægget. Derudover er der en uklarhed omkring, hvor snitfladen skiller imellem flekstid og overarbejde. Det er dog stadig besluttet, at flekstid og overarbejde foregår i to arbejdsgrupper, som det var meningen i udgangspunktet. Emnet kommer ikke på dagsordenen med et beslutningsoplæg d. 18. november PN kommer med nyt oplæg til arbejdsgruppen. Status på receptioner, m.m.: Der er ikke nogen ny status på emnet, da arbejdsgruppen hovedsageligt har arbejdet med telefonpolitik og flekstid. PN indkalder til møde, hvor nuværende oplæg drøftes. Beslutningsoplægget forventes stadig klar på mødet d. 18. november. Status på kompetencestrategi: PN har indkaldt Trine Bovbjerg fra HR til et møde. Herefter indkalder PN arbejdsgruppen til et opstartsmøde. Status på tovholder på emnet overarbejde og vagtordning: MC er tovholder på emnet overarbejde og PBS er tovholder på emnet vagtordning. Status på fleksjobber, m.m.: PH er tovholder på punktet. BRK og EHN vil tage fat i arbejdsgruppen med elever, for om de vil fortsætte i arbejdsgruppen omkring DRAM (Det Rummelige ArbejdsMarked). 5

6 Det er forslået at PH deltager i værdi-arbejdsgruppen. Det drøfter LM og PH efter mødet. 9 Evt. Medarbejdersiden ønsker en opfølgning på kompetencegrupperne i support services. Punktet tages evt. op på næste SU-møde. Medarbejdersiden efterspørger trivselsmålingen, som skal ud i blandt de ansatte. Chefteamet mener, at vi skal revurdere Benchmark-metoden, da spørgsmålene er meget negativt ladet. LM har bedt MC tage udgangspunkt i TekNat -modellen i stedet. Medarbejdersiden ønsker en status på stress-ramte medarbejdere. Går det den rigtige eller den forkerte vej og er det et emne vi skal have mere fokus på. 6