Statusrapport pr. 15. januar 2013 vedrørende medlemssystem til DBS og fælles regnskabssystem til DBS og BiD

Transkript

1 Danske Baptisters Spejderkorps IT-udvalget Statusrapport pr. 15. januar 2013 vedrørende medlemssystem til DBS og fælles regnskabssystem til DBS og BiD Udarbejdet af IT-udvalget i Danske Baptisters Spejderkorps Korpskontoret Gl. Gugvej Aalborg itu@dbs.dk Side 1 af 6

2 Danske Baptisters Spejderkorps IT-udvalget Formål Formålet med denne statusrapport er at informere ledelserne i hhv. DBS og BiD om de gennemførte undersøgelse. Endvidere er det vores håb, at ledelserne vil komme med en udmelding om, i hvilken retning de ønsker arbejdet fortsat. Dette kan eventuelt ske efter en yderligere diskussion af mulighederne. IT-udvalget er meget forbeholdne med at anbefale den ene løsning frem for den anden: Det handler i høj grad om ambitionsniveauet og hvor mange ressourcer (økonomi/personale), man vil bruge på at opfylde ambitionerne og i mindre grad om den teknik, vi kan hjælpe med. Baggrund Igennem længere tid (et par år) har DBS arbejdet med at finde et medlemssystem og siden efteråret 2012 har DBS og BiD arbejdet på at finde en fælles regnskabsløsning. I denne statusrapport redegøres for udviklingen på begge områder, da vi i en periode har arbejdet med løsninger, der integrerer medlems- og regnsskabsystemer. I DBS har vi kigget på adskillige prisbillige systemer. Den overordnede konklusion omkring disse er, at de er velegnede til foreninger, men ikke kan håndtere landsorganisationer, der er sammensat af flere juridisk selvstændige foreninger. Vi fandt et enkelt system, Conventus, der efter leverandørens udsagn kunne bruges af såvel foreninger som landsorganisationer. Prisen var gunstig og vi brugte en del ressourcer i DBS på at lave opsætninger og afvikle test. Konklusionen blev imidlertid, at Conventus der er udviklet i samarbejde med idrættens organisationer og bruges i mange kommuner ikke kan håndtere en landsorganisation som DBS. I øvrigt var den tekniske support og interessen for at samarbejde fra Conventus side mildest talt begrænset. Fælles regnskabssystem Sammen med BiD s regnskabsansvarlige Ulla Holm (der også varetager bogholderi-/regnskabsopgaven for DBS) har vi i løbet af efteråret kigget på forskellige fælles regnskabsløsninger. Det primære fokus har været at finde en løsning, der nok var fælles, men ikke bandt organisationer mere sammen, end at det ville være muligt at adskille regnskaberne igen, hvis aftalen om fælles bogholderifunktion skulle ophøre. Endvidere har fokus været på at få flyttet den fysiske opbevaring af data og program væk fra hhv. korpskontoret og BiD s sekretariat, ud i skyen, så vi ikke længere selv skal rode med softwarevedligeholdelse og back-up. Der har tegnet sig to typer løsninger: 1. Løsninger, hvor en virksomhed har udviklet sit eget regnskabssystem og tilbyder dette som en hosted løsning til kunder. Virksomheden driver en service som kunderne tilgår via internettet. En af de største udbydere er i øjeblikket e-conomic ( Korpskontoret Gl. Gugvej Aalborg itu@dbs.dk Side 2 af 6

3 Danske Baptisters Spejderkorps IT-udvalget 2. Løsninger, der er baseret på mere standardiseret software ( et relativt begreb). Softwaren kan enten købes og installeres på egen server eller tilgås som en internetservice hos en udbyder. Microsoft Dynamics C5 er et af de mest udbredte produkter i denne kategori. Vi har kigget på adskillige type 1 løsninger, der sikkert kan anvendes alle sammen. Den væsentligste indvendig mod at gå videre ad dette spor er, at man i alle tilfælde hænger på en enkelt typisk mindre - udbyder af løsningen og at systemerne sjældent når en størrelse, hvor man kan tale om standardløsninger. I tilfælde af konkurs har mange af de virksomheder, vi har set på, ikke været af en størrelse, hvor man kan være sikker på, at andre udbydere vil opkøbe og drive forretningen videre. e-conomic er en undtagelse: Med flere end kunder er der tale om en markedsdominerende aktør. E- conomic kan uden tvivl anvendes, men vi opnår ingen synergi-effekt, da der skal afregnes for hvert enkelt regnskab. Dette betyder også, at BiD s små (fonds-)regnskaber bliver uforholdsmæssigt dyre. e-conomic mener, der kan findes en løsning på behovet for at have flere små regnskaber: Deres forretning udvikler sig imidlertid mere mod at håndtere større regnskaber og egentlige koncernregnskaber, så der vil være tale om en specialaftale. Type 2-løsninger baseret på Microsoft Dynamics C5 er meget udbredte som service, der tilbydes at et utal af virksomheder samtidig er det muligt at køre programmet som en lokal installation. Da C5 er en defacto-standard for regnskabsprogrammer til mindre virksomheder kan man tale om et standardiseret produkt. Det medfører, at en enkelt udbyders konkurs nok kan give problemer, men det vil være muligt at flytte regnskaber til en anden udbyder eller flytte fra en ekstern udbyder til intern drift. Gamle data kan tilsyneladende uden problemer flyttes til C5 (mod betaling!). Prismæssigt vil en fælles BiD/DBS C5-løsning med forskellige nødvendige tilvalg ligge mellem kr. og kr. om året. Initiale udgifter til opsætning m.v. er ikke undersøgt (kræver et egentligt tilbud). Der vil komme omkostninger for DBS til integration med en eventuel medlemssystem-løsning og for BiD, hvis der ønskes integration med eksterne systemer (f.eks. Vennedatabasen?). Den totale løsning CAMPonline Helt tilbage i 2011 havde vi den første kontakt til firmaet ComputerCAMP senere bare CAMP (se Vi vurderede dog, at de tilbudte løsninger økonomisk var helt uden for vores formåen. I foråret 2012 blev vi kontaktet af Søren Meldgaard, CAMP: Han var interesseret i en eller anden form for samarbejde, da CAMP efter at have solgt til Røde Kors og Ungdommens Røde Kors, havde fået øje på foreningsmarkedet og især de mindre foreninger. Alle CAMPs løsninger er baseret på Microsoft Dynamics AX: Microsoft Dynamics AX er Microsfts flagskib inden for administrative løsninger til håndtering af de administrative behov i mellemstore og større organisationer og virksomheder et såkaldt ERP-system. Der er altså tale om at system, der kan håndtere regnskab, lager, personale kort sagt alt muligt i en virksomhed. Ovenpå dette standardsystem har CAMP bygget et meget omfattende medlemssystem, et eventstyringssystem og meget andet. Der er således tale om en løsning, hvor et standardprodukt er udbygget med en specifik løsning på den måde får man kombine- Korpskontoret Gl. Gugvej Aalborg itu@dbs.dk Side 3 af 6

4 Danske Baptisters Spejderkorps IT-udvalget ret alle fordele og alle ulemper! Det er vores vurdering, at CAMP ud fra referencerne er en af de tungere virksomheder på dette marked og den forretningsmæssige risiko ved at bruge dem vil være begrænset. Efter en præsentation i august 2012 har vi deltaget i to seminarer i hhv. oktober og november, med henblik på udvikling af en foreningsbrugerflade til at vedligeholde medlemsinformationer: Dette er selvfølgelig mest relevant for spejderkorpset, men adgang til et medlemssystem vurderes også at være relevant for mange baptistmenigheder. I øjeblikket arbejder CAMP på at finde en pris på udviklingen af foreningsbrugerfladen og på at beskrive en forretningsmodel for finansiering af denne i forhold til de foreninger, der foreløbig har udtrykt interesse Ulla Holm, BiD, har kigget på regnskabsløsningen. En beskrivelse af CAMPonline findes i bilag 1. Specifikationen for en webbrugerflade til foreningsbrug findes i bilag 2 og endelig findes et tilbud i bilag 3. Priser Meget kort kan økonomien beskrives således, at de initiale omkostninger for BiD og DBS udgør kr kr. Herefter anslås de årlige udgifter til ikke under kr. afhængig af, hvor mange udvidelser og licenser, der ønskes. Den årlige licens for en lokalforening, der skal have adgang til at vedligeholde sine medlemmer kendes ikke. Et gæt er, at prisen lander et sted mellem kr. og kr. pr. forening. Der er i udvalget overhovedet ikke tvivl om, at man får en Rolls-Royce-løsning fra CAMP. Der er tale om et meget gennemarbejdet og professionelt system baseret på markedsledende software. CAMP s medarbejdere virker også utroligt professionelle og med overraskende god indsigt i og interesse for foreningsproblem-stillinger (De har f.eks. fuldstændigt styr på DUF s krav og forskellen på DUF-foreninger og andre foreninger). men Rolls Royce r får man sjældent på tilbud ;-) Referencer CAMP har solgt deres online-system til PBU (Pinsebevægelsens Børne- og Unge) i november 2012: Her kan Bjarne Ekmann givetvis bidrage med nogle erfaringer. Endvidere er systemet i efteråret også solgt til flere andre foreninger. Systemet blev tidligere anvendt af Det Danske Spejderkorps, der skiftede til en medlemsløsning fra cbrain som DDS er ved at forlade igen. Jeg er sikker på, at CAMP forsøger at komme på banen igen. Endvidere er CAMP i dialog med De grønne Pigespejdere, der efter vores oplysninger aldrig har fået kontingentopkrævningen sat i drift i deres nuværende specialudviklede medlemssystem. Udviklingsspor Udvidet samarbejde med firmaet StandOut Web Missionsforbundets Børne- & Unge fik for nogle år siden udviklet et medlemssystem baseret på websystemet TYPO3 (som både DBS og BiD m.fl anvender til websider). Systemet blev udviklet af Lorenzen IT, der Korpskontoret Gl. Gugvej Aalborg itu@dbs.dk Side 4 af 6

5 Danske Baptisters Spejderkorps IT-udvalget også har udviklet Congresso. I forbindelse med, at Lorenzen IT lukkede i foråret 2011, overtog firmaet StandOut Web support og udvikling af Congresso. Medlemssystemet, MedlemLive, blev ikke længere udviklet, men flere af de organisationer, der havde systemet, fik det flyttet til og hostet hos StandOut. Da Lorenzen IT lukkede havde De grønne Pigespejdere bestilt en videreudvikling af deres i forvejen specielle udgave af MedlemLive. De har siden anvendt StandOut til den udviklingsopgave, der, jf. forrige afsnit, endnu ikke er afsluttet. Samtidig har MBUF, Metodistkirkens Børne- og UngdomsForbund fået udviklet deres egen udgave af Medlem Live også hos StandOut! Sammen med StandOut tilbyder MBUF nu dette medlemssystem til andre organisationer. MedlemLive har en integration til C5, der gør, at der kan fortages central kontingentopkrævning via C5 på baggrund af lokalforeningernes registreringer. Ifølge MBUF fungerer deres nye udgave af MedlemLive i dag uden problemer. Vi (ITU) har tidligere afvist MedlemLive som løsning med henvisning til, at det simpelthen ikke virkede overbevisende. BBU, MBU og MBUF har da også haft store problemer, hvilket har været medvirkende årsag til, at MBUF har ofret penge (i størrelsesordenen kr.) på en videreudvikling. Senest har StandOut fået øje på en forretningsmulighed ved at kombinere enten et medlemssystem, de selv har udviklet eller MedlemLive med Congresso og et økonomisystem i en samlet pakke. De sælger ikke dette endnu, men er stærkt interesserede i dialog. Nærmere beskrivelse af StandOut Webs eget medlemssystem findes i bilag 4. Systemet er MedlemLive på steroider, men mangler den - for DBS meget vigtige integration til et økonomisystem. På beskrivelsen i bilag 4 er det svært at se, hvor meget systemet er fokuseret på medlemshåndtering i forhold til kontingentopkrævning. Status på dette udviklingsspor er derfor, at vi relativt ukompliceret og for en beskeden investering (i størrelsesordenen ,- kr.) kan købe MedlemLive, få det sat op hos StandOut Web eller på egen server, skifte økonomisystem til Microsoft Dynamics C5 og i løbet af måske 6 måneder være oppe at køre med en løsning. Der vil sandsynligvis være mulighed for at baptistmenigheder også kan anvende MedlemLive: Kan man forestille sig at vores menighedsbidrag i fremtiden opkræves via Nets som kontingentbetaling så er systemet helt perfekt! Men ellers kan det blot anvendes til at holde styr på medlemmer. Alternativt - eller sideløbende - kan man etablere et samarbejde med StandOut Web og de andre interesserede organisationer om at tilpasse StandOut Webs eget medlemssystem til vores behov. Som ved tidligere løsninger er der fordele og ulemper ved at gå ind i et samarbejde med StandOut Web: Den væsentligste indvending må være den forretningsmæssige risiko: Det er ikke verdens største firma! Sekundært kan man indvende, at der er tale om, at alt er egenudviklet kode, ikke som hos CAMP, videreudvikling på en standardiseret platform. I tilfælde af konkurs kan det have store omkostninger for os, at få andre til at overtage supporten. På positiv-siden tæller, at vi kun har gode erfaringer med Congresso og at MBUF s MedlemLive fungerer fint. Til gengæld er De grønne Pigespejderes opfattelse af StandOut Web ikke så positiv, men det er jo noget, vi kan bore i, hvis det ønskes. Korpskontoret Gl. Gugvej Aalborg itu@dbs.dk Side 5 af 6

6 Danske Baptisters Spejderkorps IT-udvalget Samarbejde med Det Danske Spejderkorps Der er etableret en aftale med Det Danske Spejderkorps om, at vi er med på sidelinjen i deres arbejde på at få etablere et nyt medlemssystem. Til dato har vi været inviteret til et enkelt møde (meget sen invitation og vi kunne ikke deltage). Siden har vi intet hørt. Hvis dette samarbejde skal op at køre, skal der etableres nogle personlige kontakter og måske et overordnet Letter of Intent mellem korpsledelserne. Med mindre man fra starten betragter dette medlemssystem som et tilbud til andre end DDS forekommer det utopisk at tro, at vi kan have indflydelse. Det er oplagt, at DDS vil finde eller få udviklet et system med en meget stærk integration til deres økonomisystem og måske også andre systemer. I DBS skal vi så overveje, om vi ønsker at købe hele pakken Med mindre DDS giver særlige rabatter til DBS er det nærliggende at antage, at omkostningsniveauet på drift ligger tæt på CAMP s løsning. Bilag 1. Beskrivelse af CAMPonline 2. Oplæg til webbrugerflade til lokalforeningsløsning 3. Tilbud på CAMPonline løsning til BiD og DBS 4. Info om systemidé fra StandOut Web Korpskontoret Gl. Gugvej Aalborg itu@dbs.dk Side 6 af 6

7 BILAG 1 Møde med Danske Baptisters Spejderkorps 8. august 2012 Inspirationsmøde omkring it-understøttelse af foreningernes medlemsrettede processer

8 ComputerCamp a s Historie Kernekompetencer Grundlagt medarbejdere Microsoft Silver Partner Microsoft certificerede konsulenter Fokus på foreninger. Alle ansatte har unikke kompetencer vedrørende foreninger/organisationer Vi taler kundens sprog Skalérbar løsning Fleksibel løsning Modulbaseret standardløsning skabt sammen med en række foreningskunder for at understøtte og optimere foreningens mange processer Løsningen håndterer simple såvel som meget avancerede opgaver CAMPridge CAMPonline

9 Referencer Samarbejdspartnere Verdensnaturfonden WWF Danske Advokater Microsoft Maskinmestrenes Forening DELL JetReports Røde Kors Dansk Magisterforening Dansk Folkeparti Juniper Networks DANA Dansk IT Comendo exformatics Kopenhagen FUR Det Konservative Folkeparti Finansforbundet Grafisk Arbejdsgiverforening 2andC Lessor løn Dansk Musikpæd. Forening CAMPridge CAMPonline

10 Return on investment gennem Effektive forretningsgange Overskuelighed Valide data Aktivitetsstyring og påmindelser Håndtering af store transaktionsmængder Cloud State of the art - Microsoft platform Opfyldelse af lovkrav gennem opdateringer Sikkerhed for investering SQL-platform Fremtidssikker teknologi Data base Gennemtænkt funktionalitet Én forretningslogik - én database Historik Avanceret udtræksfunktionalitet Fuld sporbarhed CAMPridge CAMPonline

11 Løsningsområder og opbygning Løsnings områder EP-bruger Kredsbruger Rollestyret Aktivitet og dokument styring Kampagne Arrangement Opslag Udvalg Andre IT løsninger Portal Intranetbruger Udvalg Communities Outlook bruger Kun med CAMPridge Enterprise Opkrævning Medlem Arrangement Medlemsdata Klik bruger Økonomi Microsoft Dynamics AX platform (Motor) SQL Database Tilmelding Opdateringer Andre data Web services CAMPridge CAMPonline

12 Moduler Funktionalitet Portalstyring Intranet Communities Web service moduler Business Intelligence Lokalforeningsløsning Event- og Arrangementsstyring Udvalg Løn Kampagne Aktivitetsstyring Tillidsrepræsentanter Opkrævninger Jobkort Nets/FI-kort Medlemsadministration Funktionalitet Finans - Debitor - Kreditor - Projekt CAMPridge CAMPonline

13 CAMPridge funktionalitet Udvalgsstyring Udvalgshierarkier af centrale og decentrale udvalg Udvalgsmedlemmer med udvalgsfunktioner, start- og slutdato, valgperioder o.m.a. Økonomisk afregning på udvalg Basis for rettigheder i ekstern medlemsadministration Udtræk og lister Communities/Netværk CAMPridge CAMPonline Retur

14 CAMPridge funktionalitet Event styring Overblik Møder, kurser, konferencer Optioner Tilmelding Ventelister Avanceret prisstruktur Fakturering Tilmelding via web Bekræftelser Masseudsendelser Deltagerlister Communities CAMPridge CAMPonline Retur

15 CAMPridge Udtræk og Kampagne Udtræk Ubegrænsede kriteriemuligheder Gem og genanvend handlingssæt Simpelt udtræk og eksport Brevfletning, Flettede mails, masse s, SMS CSV-output Trimbare flettedata Kampagner FI-kort Blad med/uden FI-kort Phoner lister Invitationer Måling af respons Statistik CAMPridge CAMPonline Retur

16 CAMPevent - kurser, møder konferencer mm. Arrangementet: Møder, kurser, konferencer Lokalebooking Hotelbooking Tilmelding - intern Tilmelding via web Afvikling af arrangementet Communities CAMPridge CAMPonline Retur

17 CAMPevent - bl.a. Afdelingsopdelt mødeoversigt En eller flere arrangører Tilmelding og venteliste Deltagergrupper bestemt af medlemssystemet Priser og maks. per deltagergruppe Bekræftelse Fakturering Aflysning (møde eller deltager) Kreditering Deltagerlister Optioner Optioner (tilvalg) Mødeforløb Lokale og ressourcebooking Outlook interface Hotelbooking Ledsagerstyring Spørgeskemainterface Andet Interface til web-løsning Dubletkontrol Community integration Brevfletning Bekræftelser Bordkort Etc. Integreret debitoroprettelse Flytning og kopiering

18 CAMPridge Udtræk Excel Gem og genanvend csv Ubegrænsede kriteriemuligheder Brevfletning, flettede mails, masse s, SMS Brugerdefinerede flettedata CAMPridge CAMPonline

19 CAMPhosting Basis 1 Server Firma 1 Firma 2 Firma 3 Etc. Backup, tages hver dag 24 timers overvågning Høj sikkerhed Brand og tyverisikret Datasikkerhed i top Overholder alle datatilsyntes regler Der skal ikke tænkes på båndbrede Der skal ikke tænkes på tab af data CAMPhosting Enterprise Ingen server- og IT driftsomkostninger Ingen opdateringsabonnement Automatisk opdatering til nyeste version (CAMP vurdere hvornår dette er mest hensigtsmæssigt) Skalerbar løsning. Der kan skrues op og ned for antal brugere og funktionalitet efter behov Ingen begrænsning i databaseforbrug Adgang til systemet uanset hvor du befinder dig. Der skal bare være internetadgang Professionelt standardsystem med mulighed for udvidelse med en række ekstra moduler Medlems- og økonomisystem i ét Dynamics AX, finans, debitor og kreditorstyring Fast månedlig ydelse Valide data Effektive forretningsgange Fremtidssikker teknologi (Tryghed) Gennemtænkt funktionalitet med optimalt workflow Ingen begrænsninger i oprettelse af interessenter/debitorer, posteringer, kreditorer, finanskonti CAMPhosting Pro CAMPridge CAMPonline

20 CAMPhosting Professionel 1 Server Et Firma Comendo Cura Online backup, Tages hver dag 24 timers overvågning Høj sikkerhed Brand og tyverisikret Datasikkerhed i top Overholder alle datatilsyntes regler Der skal ikke tænkes på båndbrede Der skal ikke tænkes på tab af data CAMPhosting Enterprise Ligger i eget separat hosted driftsmiljø Ingen opdateringsabonnement Adgang til nye versioner Fast månedlig ydelse til serverdrift Skalerbar løsning. Der kan skrues op og ned for antal brugere og funktionalitet efter behov Ingen begrænsning i databaseforbrug Adgang til systemet uanset hvor du befinder dig. Der skal bare være internetadgang Mulighed for specialtilretninger Professionelt standard system med mulighed for at vælge mellem alle CAMPridge konceptets optionelle funktionsmoduler Medlem-, og økonomisystem i ét Dynamics AX, med adgang til alle standard modulerne: Finans, debitor, kreditor, lager, ordre, projekt, time/sag, CRM, HRM m.fl. Fast månedlig ydelse Valide data Effektive forretningsgange Fremtidssikker teknologi (Tryghed) Gennemtænkt funktionalitet med optimalt workflow Ingen begrænsninger i oprettelse af interessenter/debitorer, posteringer, kreditorer, finanskonti Ved løft til nye versioner Skal der påregnes konsulentassistance til løft af tilretninger og version CAMPridge CAMPonline

21 CAMPhosting Enterprise 1 til flere brugere Købt løsning i separat hosted driftmiljø 1 til flere brugere Købt løsning og egen server, men outsourced til CAMP 1 til flere brugere Købt løsning driftes i eget hus CAMPridge CAMPonline

22 Rollecenter Retur Retur

23 Browser Retur

24 Outlook Retur

25 BILAG 2 CAMPlokal v.1.0 Med udgangspunkt i de skærmbilleder, der er vist og drøftet i de to afholdte workshops, ønsker CAMP jeres accept af de muligheder / indhold som den første version af CAMPlokal skal indeholde. CAMPlokal henvender sig kun til administratorer af lokale enheder og viser kun data om interessenter og grupper, der er knyttet til enheden. I den første version af CAMPlokal vil der kun være én brugertype, der vil have adgang til hele CAMPlokal. I første version vil CAMPlokal kun indeholde medlems- og gruppeadministration. De decentrale enheder opdaterer og bruger interessent og gruppedata. Den centrale administration tager sig af al opkrævning, bogføring og samlet indrapportering til - f.eks. DUF. CAMPlokal tilgås med tilsendt brugernavn og password via en Webbrowser. Brugernes tilknytning til en enhed og en bestyrelse sikrer, at kun data fra denne enhed er til rådighed. Kun aktuelle data vises. Den centrale administration har adgang til historik også om, hvem der har ændret data og hvori ændringerne bestod. Tanken med CAMPlokal er, at det skal være let og at tilgå og ændre data. Det kræver, at den centrale administration har gode værktøjer i systemet til at overvåge/kontrollere/korrigere data og det er naturligvis muligt i CAMPonline. 1

26 Medlemsoversigten På denne side er det muligt at: Se en medlemsoversigt Se udvalgte data om medlemmer Finde et medlem ved at søge på hele eller dele af navn Åbne stamdatakort om udpeget medlem Oprette nyt medlem Danne en masse - udsendelse til alle medlemmer Danne en SMS til alle medlemmer* Få dannet en fil med data om alle medlemmer i ;-separeret fil Åbne side, hvor den lokale enheds kontingentsabonnement og/eller tilskudsstatus vises* *) Disse vises kun, hvis foreningen har valgt det (parameterstyret) 2

27 Kasserens side Meningen med denne side er at: Data om kontingentet vises Foreningens saldo ift. den centrale administration vises Opsætning af fremtidigt kontingent kan redigeres Dato til næste kontingentkørsel kan angives (bruges som godkendelse af at de aktive på medlemslisten opkræves)* Data om tilskudspulje vises* *) Disse vises kun, hvis foreningen har valgt det (parameterstyret). 3

28 Stamkortet På denne side kan man: Se og redigere data om en interessent Foreningen får fire felter til rådighed, de selv kan navngive og anvende (f.eks. til nærmeste pårørendes navn og nummer, kaldenavn, fravalg, ) Dato for modtaget børneattest vises (kan kun redigeres centralt) Indmelde nye medlemmer (blank side tilgås) Udmelde medlemmer (ved at angive en udmeldelsesdato medlemmet bliver derpå genindmeldt som interessent) Melde dødsfald ved at angive en udmeldelsesdato og en årsag i notatfeltet. Derpå skal den centrale administration fjerne tilknytningen til afdelingen Se og redigere en interessents tilhørsforhold til grupper Se interessents betalingsstatus 4

29 Grupper På denne gruppeside, kan en gruppes data ses. En gruppe kan være alle andre enheder, end medlemmer (der har en side for sig selv). På denne side er det muligt at: Se og redigere data om gruppen Se og redigere data om et abonnement specifikt til denne gruppe. Godkende at de aktuelle gruppemedlemmer opkræves for deltagelse fra en angivet dato Oprette ny gruppemedlemmer Oprette nye grupper (blank side tilgås) Danne fil med data om alle aktuelle gruppemedlemmer i ;-separeret fil Sende SMS eller til alle medlemmer af gruppen 5

30 Indhold af filer Medlemsfil Gruppemedlemmer Interessenter Nummer Nummer Nummer Navn Navn Navn Fornavn Fornavn Fornavn Mellemnavn Mellemnavn Mellemnavn Efternavn Efternavn Efternavn Adresselinje 1 Adresselinje 1 Adresselinje 1 Adresselinje 2 Adresselinje 2 Adresselinje 2 Adresselinje 3 Adresselinje 3 Adresselinje 3 Postnummer Postnummer Postnummer Bynavn Bynavn Bynavn -adresse -adresse(r) -adresse Mobil/SMS Mobil/SMS Mobil/SMS Valgfri 0 Valgfri 0 Valgfri 0 Valgfri 1 Valgfri 1 Valgfri 1 Valgfri 2 Valgfri 2 Valgfri 2 Valgfri 3 Valgfri 3 Valgfri 3 Fødselsdag Fødselsdag Fødselsdag Køn Køn Køn Alder Alder Alder DUFalder DUFalder Oprettet dato Oprettet dato Oprettet dato Medlem siden Medlem siden Gruppens navn Medlem frem til dato Tidligere medlem i Funktion Udmeldelsesårsag Senest betalt den Startdato Tidligere medlem i Senest betalt beløb Slutdato Aktiv i følgende grupper Seneste rykkerstatus adresse(r) Aktiv i følgende grupper 6

31 Accept/Kommentarer Angiv venligst i nedenstående skema om I er enige i forhold til denne første version af CAMPlokal. Overskrifterne henviser til dokumentets overskrifter. Overskrift OK Evt. bemærkninger Definition af decentral enhed Definition af bruger Medlemsoversigten Kasserens side Stamkortet Grupper Indhold af filer, der kan udtrækkes Forening : Danske Baptisters Spejderkorps Aalborg, den 10. januar 2013 Dette dokument tjener alene som grundlag for, at CAMP kan udfærdige en løsningsbeskrivelse med prisestimat samt en tidsplan for en CAMPlokal løsning v1, som dækker de basale behov de deltagende foreninger har i lokalforeningerne. Der er ikke med dette dokument indgået nogen anden aftale. Projektansvarlig 7

32 BILAG 3 Løsningsforslag Som aftalt fremsender vi forslag til en CAMPonline foreningsløsning til DBS centrale administration samt Baptistkirken i Danmarks økonomifunktion. Som option er vist modul til styring af arrangementer (møder, konferencer, mv.). Via tilkøb af valgfri funktionsmoduler, vil løsningen senere kunne udvides med moduler til selvbetjening via integration med hjemmesiden samt den decentrale administrationsløsning, der er under udarbejdelse. Beskrivelse af løsningen CAMPonline er en komplet, integreret løsning som samler alle foreningens medlemsdata og foreningsaktiviteter i ét system, inklusive finansbogholderi og kreditorregnskab. CAMPonline er en såkaldt Cloud løsning som tilgås direkte via internettet. CAMPonline drives i et professionelt hosted IT-miljø hos en CAMP samarbejdspartner. CAMPonline indeholder som standard et MS Dynamics AX forretningssystem med finans- debitor- og kreditorbogholderi samt et fuldt integreret medlemssystem med alle grundlæggende funktioner, herunder: Medlems- og interessentdatabase, opkrævningsmodul, Nets Basis/Total, udtræk, bladudsendelse, avanceret adressevalidering, dubletkontrol mm. Vedligeholdelse af medlems- og interessentdatabase I CAMPonline oprettes og vedligeholdes stamdata f.eks. navn, adresse og kontaktoplysninger på medlemmer og andre interessenter. Endvidere registreres og benyttes data om medlemmers abonnementer, opkrævninger, betalinger, rykkere, segment, bladudsendelser, gruppering/segmentering, tilknytningsforhold til lokale foreninger eller afdelinger og mange andre tilknytningsforhold til foreningen. Alle data gemmes, det vil sige, at medlemmets historik (ind-/udmeldelser, abonnementer, adresser, aktiviteter) kan findes og bruges aktivt. CAMPonline indeholder effektive søge- og filtreringsmuligheder, så man hurtigt kan finde det eller de medlemmer, der opfylder et eller flere kriterier. Mange tilvalgsmuligheder Endvidere tilbydes et antal funktions moduler, som giver mulighed for at skræddersy løsningen til den enkelte forening - herunder til styring af møder, kurser og konferencer, udvalg, kontingentindberetning til SKAT og Web services til integration med CMS (hjemmesiden) CAMPonline fordele Godt overblik - løsningen integreres i alle foreningens forretningsgange Brugervenligt, enkel, logisk og fleksibelt med rollebaseret brugerinterface Én central database, altid valide data - skal kun vedligeholdes ét sted Økonomisk i anskaffelse, man kender de månedlige driftsomkostninger Skalérbar løsning, der kan skrues op og ned på antal brugere og moduler efter behov Ingen udgifter til opdateringsabonnementer - automatisk opdatering til nye versioner Ingen udgifter til egne servere o.l. Automatisk backup af alle data hver dag Standard løsning baseret på fremtidssikker teknologi (tryghed) ComputerCamp a. s Færgeparken 21, 1. sal 3600 Frederikssund Tlf.: Info@computercamp.dk

33 Ubegrænset oprettelse af debitorer/interessenter, finanskonti, kreditorer, finansposteringer Ingen begrænsninger i databaseforbrug Adgang til systemet - uanset hvor du befinder dig - kræver kun internetadgang ComputerCamp a. s Færgeparken 21, 1. sal 3600 Frederikssund Tlf.: Info@computercamp.dk

34 Konfiguration og priser Løsningsforslag til Baptisternes Spejderkorps (DBS) Løsningsforslag er udarbejdet med i alt 2 Windows brugere samt funktionsmodul til Udvalg. Som option er der tilbudt modul til Mødeadministration. CAMPonline Windows brugere Pris pr. md. dkr. Samlet pris pr. måned uden mødemodul Samlet pris pr. måned med mødemodul Bestående af nedennævnte moduler: Klient moduler - pr. bruger Antal Pris Beløb Basis Windows bruger indeholder: 2 * Dynamics AX økonomisystem med udvalgt funktionalitet til finans-, debitor- og kreditorbogholderi. Fuldt integreret medlemssystem med alle grundlæggende funktioner, herunder medlemsdatabase, opkrævningsmodul, Nets Basis/Total, udtræk og bladudsendelse. Avanceret adressevalidering samt dubletkontrol. Office klient anvendes til bl.a. fletning med MS Office Valgfri Funktions moduler - pr. løsning Antal Pris Beløb Udvalg I dette modul registreres foreningens udvalg og bestyrelser. Fuld historik på tidligere medlemmer. Handelsmodul Kredsautomatik Arrangement styring (Møder, konferencer mv.) OPTION Mødeadministration, bl.a. indeholdende: - Oprettelse og vedligeholdelse af stamdata - Tilmeldingsfunktion med mulighed for eksterne - Prissætning styret af medlemstype - Pladskontrol og venteliste - Fakturering, bekræftelse, deltagerlister mv. og meget mere Løsningsforslag til økonomifunktionen hos Baptistkirken CAMP anbefaler Baptistkirken i Danmark at benytte økonomimodulerne i CAMPonline. Når DBS er i drift med CAMPonline, vil Baptistkirken i Danmark kunne tilgå ekstra regnskaber i CAMPonline, med henblik på drift og administration af økonomifunktioner. CAMPonline Windows brugere Pris pr. md. dkr. Valgfri Funktions moduler - pr. løsning Antal Pris Beløb Flere regnskaber, pr. regnskab Ekstra regnskaber ud over det medfølgende i CAMPonline * Eventuelle ekstra brugere til administration i Baptistkirken i Danmarks regnskaber, kan tilbydes til en lavere brugerpris, end DBS Basis Windows bruger, da disse brugere vil have behov for at tilgå færre moduler. DUF rabat (er fratrukket de viste priser) Ved leje af 2-4 funktionsmoduler ydes der 25% DUF rabat på den mdl. leje. Ved leje af 5 eller flere funktionsmoduler ydes der 35% DUF rabat på den mdl. leje. På konsulent timeprisen (dkr ) ydes der 10% rabat). Alle beløb er i danske kroner ekskl. moms. ComputerCamp a. s Færgeparken 21, 1. sal 3600 Frederikssund Tlf.: Info@computercamp.dk