Pulje til IT-initiativer - oplæg til Økonomiudvalget den 22. juni 2011

Transkript

1 Side1/5 Kommunaldirektøren Digitalisering og Borgerservice Sagsnr Brevid Ref. OLEB/ANNEBJ Dir. tlf Pulje til IT-initiativer - oplæg til Økonomiudvalget den 22. juni juni 2011 I budgetforliget for 2011 indgår en blok 1023, der hedder Pulje til IT-initiativer. Der er tale om en ét-årig pulje under Økonomiudvalget på 1,1 mio. kr. Formålet med puljen er at understøtte investeringer i IT, der kan forbedre kommunkationen mellem kommune og borgerne samt lette arbejdsgange for medarbejderne og dermed serviceringen af borgerne. Forligsparterne ønsker, at forvaltningen udarbejder et beslutningsgrundlag for IT-initiativer i forhold til fx udvikling af elektroniske blanketter, digital registrering og dialog, brug af sms i sagsbehandlingen, aftalepåmindelser eller øget digitalisering af virksomhedsservice. Forligsparterne ønsker endvidere til beslutning senest i juni 2011 en kortlægning af mulighederne for at overgå fra Microsoft-licenser til skyen (netbaserede programmer) samt forslag til investeringer i sundheds-it, der kan fremme kommunens arbejde med genoptræning og pleje af udskrevne sygehuspatienter, eller det generelle arbejde med sundhed og forebyggelse. Forslag til anvendelse af pulje til IT-initiativer Forvaltningen foreslår at puljen på 1,1 mio. kr. i 2011 anvendes således: Chatmodul til kommunens hjemmeside Flere kommuner har investeret i chat-modul tilknyttet kommunens hjemmeside, hvor borgere i kommunens telefon-åbningstid kan få direkte hjælp til at gennemføre digitale selvbetjeninger. Der findes chatmoduler, der fx registrerer, når en borger er gået i stå i en selvbetjeningsløsning, og spørger om borgeren har brug for hjælp. Chatten vil blive administreret fra Borgerservice, hvor medarbejderne skal have en oplæring i at chatte professionelt med borgerne. Det er forventningen at et chatmodul vil reducere antallet af besøgende i Borgerservice og medvirke til at nedbringe ventetiden, som har været stigende den sidste tid kr. Fuldmagtsmodul til Min Kilde Min Kilde er kommunens portal på intranettet, der er målrettet den enkelte borger og hans/hendes familie. Borgeren logger på portalen med NemID, og portalen fanger så oplysninger ind om borgeren fra forskellige fagsystemer, fx sundhedspleje, forældreintra på skoleområdet, byggesagsarkiv, bibliotekslån mv. Indtil videre har knap borgere logget på Min Kilde, og i øjeblikket stiger dette tal med ca. 600 borgere om måneden. Min Kilde er samtidig en forberedelse til at mange flere oplysninger kan vises

2 Side2/5 frem til den enkelte borger, så det bliver det sted, hvor Roskilde Kommune kan vise borgeren, hvad han/hun har fået af afgørelser, er visiteret til osv. Dette forventes på sigt at nedbringe antallet af telefoniske henvendelser fra borgere, der har brug for at høre til egen sag. For at opnå maksimal effekt af Min Kilde vil det være nødvendigt, at en borger kan give fuldmagt til en anden voksen til at få indseende i borgerens sager, fx til bonusforældre eller ægtefæller og voksne børn. Derfor foreslås det, at der afsættes et beløb til indkøb af et såkaldt fuldmagtsmodul. Udvikling af statistikmodul til Min Kilde I dag er der meget lidt adgang til dokumentation for, hvor ofte borgerne benytter Min Kilde og hvilke sider borgerne typisk benytter. Det vil være godt for den videre udvikling af Min Kilde at få udviklet et enkelt statistikmodul, som kan danne grundlag for prioritering af udviklingen af portalen kr. Se din egen sag I fællesoffentligt regi arbejdes i retning af, at borgere skal kunne få digital adgang til at se myndighedens/serviceenhedens afgørelser mv. ift. den enkelte borger, fx kan borgeren se ordineret medicin og sygehusjournaler. I Roskilde Kommune har vi indtil videre med succes åbnet for sundhedsplejesystemet (for nyfødte børn) og byggesagsarkiv. Mange afgørelser ift. borgere er imidlertid journaliseret i KMD-fagsystemer, hvor der endnu ikke er etableret snitflade til at vise oplysningerne frem til den enkelte borger. Med et beløb på kr. vil Roskilde Kommune kunne skubbe på denne udvikling og blive én af de første kommuner, der vender oplysninger ud mod borgerne. Det er samtidig vurderingen, at dette vil reducere antallet af telefoniske henvendelser til kommunen om, hvad borgeren er visiteret til mv. Min Kilde er forberedt til, netop i et NemID-sikret miljø at vise oplysningerne til den enkelte borger kr. Nærdemokrati dagsordenpunkter vist på kort En række sager på de politiske dagsordener drejer sig om lokalplaner, bygninger, arealer på bestemte steder i kommunens geografi. Med det geografiske informationssystem GIS vil det nu være muligt at knytte geografi til dagsordenpunkter og gøre borgere i et lokalområde opmærksomme på, at der er sager på den politiske dagsorden, der vedrører deres lokalområde. Det vil kunne vises direkte til borgerne i Min Kilde, hvor det netop er muligt at sortere oplysninger til borgere efter hvor de bor. Udbygning af den digitale selvbetjeningsløsning KildeByg (for private og erhverv) Kildebyg for erhverv. På Min Kilde kan borgere søge om tilladelse til byggeri. Pt. kan private borgere anmelde såkaldte mindre bygninger. Der kan med fordel udvides med mulighed for, at landmænd får mulighed for at anmelde mindre byggeri på landbrug, og at kloak- og VVS-mestre kan anmelde påbegyndelse af arbejde. Endelig vil det være en fordel at udvikle en generel menu og en kr.

3 Side3/5 generel ansøgningskomponent, som dækker alle de andre bygningstyper, der ikke i dag er omfattet af KildeByg. Den er relevant for både private og erhverv. Endelig vil en udvikling af fuldmagtsmodulet (se ovenfor) på Min Kilde, således at rådgivere kan få fuldmagt til at søge på borgernes vegne på kildebyg være relevant. Skønnet samlet beløb: kr. til udvikling af disse løsninger. Digital erhvervsservice Under innovationsprojektet "samspil imellem erhvervsliv og kommune" planlægger forvaltningen at igangsætte nogle mindre digitaliseringsprojekter. Projektet er pt. i ide-generingsfasen. Nogle af de de foreløbige ideer er: - interaktivt kort til visning af kommunale erhvervsgrunde til salg med nøgleinformationer om grunden; - funktion som kan vise de relevante pt. gældende regler for et givet areal (Hvad Gælder Her) målrettet erhvervslivet; - kalenderfunktion til visning af erhvervsrelevante arrangementer; - adgang til egne byggesager, BBR-oplysninger med meget mere for virksomheder på Min Kilde Erhverv, - funktion som kan vise mulighederne for detailhandel i kommunen. Hen over sommeren skal flere ideer samles og vurderes mhp. prioritering og beslutning i september. Der foreslås afsat et rammebeløb på Adgang til egne afgangskarakterer fra folkeskolen Kommunerne er forpligtet til arkivere afgangsbeviser, der udstedes på deres folkeskoler, i 25 år. Der findes et system, der giver skolerne mulighed for løse den opgave elektronisk. Skolerne vil elektronisk kunne arkivere alle de afgangsbeviser, der er udskrevet. Når afgangsbeviserne er arkiveret, kan tidligere elever selv, via Min Kilde, søge deres afgangsbeviser og udskrive en kopi, hvilket forventes at nedbringe antallet af henvendelserne til skolerne om afgangsbeviser kr. System til SMS-påmindelser Bl.a. på arbejdsmarkedsområdet ift. kontanthjælpmodtagere vil det være relevant at afprøve, om SMS-påmindelser ift. møder med jobcenter/ydelsescenter vil have en positiv virkning på andelen af udeblivelser fra aftaler. Dette kan også være relevant i andre dele af forvaltningen. Der kan indkøbes et enkelt system til gennemførelse af pilotprojekter kr. Ialt 1,1 mio. kr. For alle forslagene gælder, at der er driftsudgifter knyttet til modulerne efterfølgende. Disse afholdes indenfor rammerne og forventes at blive modsvaret af færre telefonhenvendelser, mindre sagsbehandlingstid mv. Muligheder for at overgå til skyen Med henblik på at vurdere mulighederne for udnyttelse af enten open source-baserede programmer og/eller sky-baserede programmer som alternativ til Microsofts kontorprogrammer

4 Side4/5 har kommunen valgt at opsige den løbende betaling for sidstnævnte til Microsoft. Det skete medio Kommunen har ret til at anvende de i 2010 kendte programversioner (Office2007, Office2010), men ikke nyere versioner, som måtte blive frigivet fra Microsofts side. Det betyder, at der inden for den nævnte tidshorisont på 1-2 år ikke vil kunne høstes økonomiske gevinster ved at skifte bort fra Microsofts kontorprogrammer. Kommunens it-afdeling følger udviklingen omkring mulighederne for at udnytte de forskellige former for IT-"skyer", forstået som muligheden for at benytte programmer, som ikke ligger internt i kommunens egen it-infrastruktur men et sted ude på internettet, og hvor betalingen for benyttelsen typisk sker efter forbrug (on demand). Flere udbydere - bl.a. Google og Microsoft selv - tilbyder de gængse kontorprogrammer (dvs. tekstbehandling, regneark og powerpoint) som "sky"-baserede programmer. Det er imidlertid vurderingen, at en udnyttelse af "skyen" i forhold til kommunens administrative systemer ikke ligger lige for, idet der er mange gensidige afhængigheder mellem kontorprogrammerne og fagsystemerne, som p.t. umuliggør en flytning til "skyen". Derimod synes mulighederne bedre på det skolepædagogiske område, hvor vi ikke har de samme afhængigheder mellem programmer. It-afdelingen igangsatte derfor i starten af 2011 et pilotprojekt, hvor netop lærernes og elevernes kontorprogrammer med tilhørende dokumenter er flyttet ud i "skyen". Fordelen på skoleområdet vil på sigt ikke primært være af økonomisk art (da kontorprogrammer fra Microsoft til skoleområdet er forholdsvis billige). Der er i højere grad tale om nogle brugsmæssige fordele, idet lærernes og elevernes dokumenter og regneark kan tilgåes fra enhver pc'er, blot den har adgang til internettet (efter behørig brugeridentifikation). "Skyen" giver således en større fleksibilitet og mobilitet end når kontorprogrammerne er installeret lokalt på skolens pc'ere. Forslag til investeringer i sundheds-it På direktørområdet for social og sundhed er planlagt et udbud i indeværende år af det elektroniske omsorgsjournalsystem (EOJ), som understøtter kommunens opgaver på områderne hjemmepleje, boligadministration og træning. Udbuddet tager sigte mod erhvervelse af et EOJsystem, der ud over muligheder for journalføring og løsning af en række administrative opgaver på området også har indbygget ventelistehåndtering, kørselsplanlægning, booking af træningstider (evt. med adgang for borger til selv at booke) samt borgers/pårørendes adgang til egne data. Systemet vil være operationelt fra mobile enheder, dvs. fra intelligente mobiltelefoner og bærbare pc er. Ved at foretage konkurrenceudsættelse forventes det, at systemet med de nævnte funktionaliteter kan anskaffes inden for eksisterende økonomiske rammer. Roskilde Kommunes digitaliseringsstrategi udarbejdes i efteråret I efteråret afgav Roskilde Kommune høringssvar til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi (Økonomiudvalget den 22. september 2010, punkt 373). Væsentlige element i kommunens høringssvar er: At Roskilde Kommune i høj grad vil forpligte sig til at implementere de fælles mål og fælles løsninger i egne strategier At Roskilde Kommune vil udvikle en digitaliseringsstrategi for kommunen med den fælleskommunale strategi som ramme Efterfølgende er den fælleskommunale digitaliseringesstrategi blevet vedtaget i KL s bestyrelse, og netop i disse måneder er en handlingsplan for strategien under udarbejdelse. Forvaltningen vurderer, at det er relevant at afvente den fælleskommunale handlingsplan, før kommunens egen

5 Side5/5 digitaliseringsstrategi udarbejdes, således at der i videst muligt omgang kan sikres koordinerede indsatser og tidsplan. Afslutningsvis kan det i øvrigt oplyses: - at der ift. folkepension er der opnået en stor succes med at tilskynde borgerne til at søge digitalt. I april måned søgte 2 ud af 3 digitalt. - at kommunen netop har fået godkendt et forsøg via udfordringsretten med at differentiere byggesagsgebyrerne, således at borgere, der benytter den digitale selvbetjeningsløsning, KildeByg betaler et lavere gebyr end borgere, der indsender papirblanketter. Alle borgere har adgang til at ansøge digitalt, idet alle kan få NemID, og kommunen både tilbyder telefonisk vejledning i kommunens byggesagsafsnit og hjælp til at gennemføre ansøgningsguiden ved personligt fremmøde i borgerservice. Indenfor de seneste måneder er godt 20% af byggesagsansøgningerne (indenfor de områder, der findes digital løsning for) kommet ind digitalt, og det er forventningen at en vedvarende markedsføring af denne ansøgningsmetode og gebyrdifferentieringen vil forhøje andelen. ***