Mødet afholdt den 28. oktober 2010 kl i Styrelsen for Bibliotek og Medier (mødelokale 1)

Transkript

1 Møde 20 Informationsforsyning Referat Mødet afholdt den 28. oktober 2010 kl i Styrelsen for Bibliotek og Medier (mødelokale 1) Deltagere: Mogens Sandfær (MSA), Lars Nondal (LNO), Niels Jørgen Blaabjerg (NJB), Ellen V. Knuden (EVK), Anders Sparre Conrad (ASC), Ingelise Stæhr (IST), Alfred Heller (AHE), Claus Vesterager Pedersen (CVP), Anna Mette Morthorst (AMM), Karin Lodberg (KLO), Mikael Elbæk (MEL), Lise Mikkelsen (LMI), Bo Öhrström (BOE). Referent: Jakob Nedergaard Mortensen (JNM). 1. Dagsorden og referat MSA foreslog at begrænse orienteringspunkterne til et minimum for bedre at kunne udnytte tiden på drøftelse af ansøgninger samt strategi. Herpå blev dagsordenen godkendt uden ændringer. Referatet var blevet udsendt til gruppen. Havde man rettelser og/eller poleringer, kunne disse eftersendes til JNM efter mødet (se nederst på siden). 2. Gensidig orientering MSA ønskede korte orienteringer om Open Access Udvalget, BFI samt en kort opfølgning på studieturen. Orientering fra DEFF-sekretariatet Først orienterede BOE om nyt fra DEFF-sekretariatet og styregruppen (SG). Man var ikke kommet nærmere en afklaring vedr. dispositionsbegrænsningerne. Der var dog gjort et vist arbejde for at massere departementet, således at der specifikt var blevet gjort opmærksom på ubestridelige poster, som der snarest ønskedes dispositionsret over. Herunder var bl.a. programgruppernes budgetter. Dette var også særligt væsentligt for at kunne lægge en klar strategi for næste SG-møde. Vedr. strategiarbejdet skulle der d.d. afholdes et møde med programgruppeformændene mhp. at koordinere ideer og tanker om fremtidig organisationsstruktur, handlingsplaner og ny DEFF-strategi. Der var sket to interessante ting siden sidste møde. Konsulentfirmaerne DEA og Damvad havde nyligt igangsat afklaringsprojektet, herunder en desk research, vedr. forskningsbibliotekernes potentielle erhvervsorientering. Der skulle initieres pilotprojekter med henholdsvis AAUB og DTIC, hvor samarbejde med det lokale erhvervsliv skulle afprøves. Ideen var at finde et hul, hvor forskningsbibliotekerne kan spille en rolle. DEFF Bibliotek og Medier H.C. Andersens Boulevard København V Danmark Telefon Fax E-post deff@bibliotekogmedier.dk

2 Dette var en konsulentopgave bestilt af SG. CVP stillede sig kritisk til, at dette var muligt, når programgrupperne ikke havde mulighed for at disponere. BOE forklarede, at dette var gamle og allerede disponerede midler, hvorfor øvelsen var mulig. Første del af projektet, piloten, ventedes afsluttet inden jul, hvorefter piloterne i så fald ville fortsætte, hvis der blev givet grønt lys. Der ville herefter blive afrapporteret, hvorefter der ville blive truffet beslutning om, hvorvidt dette skulle have gang på jorden. De eventuelt nye aktører ventedes at blive lokale erhvervsfremmeaktører. Disse skulle siden præciseres. BOE ville efter mødet fremsende projektbeskrivelsen til INFO-gruppen. Den anden væsentlige begivenhed relateret til strategi-arbejdet var, at BOE og Mai Buch havde holdt et møde med DI Videnrådgiverne. Disse havde stillet med en sekretariatschef samt en udviklingsdirektør i COWI, Stig P. Christensen, som begge havde udvist stor interesse for fælles pilotprojekter. Sekretariatet ville snarest følge op på dette potentielle samarbejde. Næste SG-møde var den 22. november. Deadline for ansøgninger var oprindeligt sat til den 3. november, men kunne til nød udsættes til ultimativt den 5. november. FI s bibliometriske forskningsindikator CVP kunne berette, at intet nyt var hændt. Der var nu høstet, og løbet var så at sige kørt, og indtrykket var, at den var landet nogenlunde. Der var jo pt. en udbudsforretning i gang, som der ikke måtte orienteres yderligere om. FI havde meddelt, at den nu ikke længere ville deltage i arbejdsgruppen, hvilket ville afføde en yderligere belastning af formanden for Teknisk Udvalg i praksis LMI. BOE anså dette for potentielt problematisk og ville tage det op på næste møde i udvalget. Open Access Udvalget LMI kunne fortælle, at næste møde var mandag den 1. november. Her ville der foreligge en revideret version af rapporten, som var lavet på baggrund af de indkomne høringssvar. Der var generelt positive høringssvar. Dog var forlagene forventeligt forbeholdne. De havde åbenbar interesse i at sikre sig fremtidige finansieringsmuligheder. Der var desuden udfærdiget et udkast til en kommende OA-strategi for VTU-ministeren, som desuden skulle drøftes på mandagens møde. Medio november skulle begge dokumenter afleveres til VTU-departementchefen, hvorpå ministeren primo december skulle kunne levere en officiel udmelding om en national OA-strategi. Man var altså i den absolut afsluttende fase i forløbet. Andre meddelelser AHE omtalte et meget væsentligt dokument, som en tysk alliance bestående af en række toneangivende interessenter, havde underskrevet for nylig. Dokumentet var en støtteerklæring til fri langtidssikret adgang til alt offentligt finansieret forskning. 2

3 3. Disponering af programgruppens resterende budget: projekt prioritering MSA gjorde det klart, at gruppen formentlig kunne disponere over kr. for i år samt ca. en mio. kr. for Der var nu kort tid til formulering af handlingsplan indeholdende projektideer. Projektansøgninger kunne formuleres nu og også godkendes fagligt af SG. Blot kunne de ikke igangsættes, før SG havde økonomi at disponere over. MSA foreslog at følge eksemplet fra A&M-programgruppen, som havde indskrevet projektideer i deres handlingsplan for Der var formuleret ca. en side pr. projekt og i overskriftsform, hvilket gruppen også opfordredes til. MSA rundsendte A&M-modellen, som var en kort og overskuelig handlingsplan til inspiration og efterlevelse. Der var enighed om at følge dette eksempel. Dernæst fulgte en drøftelse af hvilke projekter, der kunne indgå i en interim handlingsplan. De tre ansøgninger fra forrige møde (Forlængelse af Dansk OA-netværk, Forundersøgelsesprojekt til Journal Options for OA database (JOOAdb) og Opgradering af gsearch til Fedora Commons Repository System) var drøftet igennem. De skulle nu blot indskrive de på møde 19 angivne præciseringer. Forskningsdata og Open Access AHE og NJB ville levere noget vedr. projektet Forskningsdata og Open Access. Input fra Australien data management MSA fandt derudover, at der var meget at hente fra studieturen, som kunne inspirere til handlingsplanen og opfordrede gruppen til gå videre med analyser af de australske erfaringer og bringe disse ud på de danske universiteter. Dette handlede særligt om data management og bibliotekernes mulige rolle heri, herunder på hovedområderne open access og primær data området. Hvad skete der i Danmark på dette område? Hvad var forskernes holdninger? Hvad tænkte ikke mindst lederne på universiteterne om dette visioner og politikker? Der kunne uddrages en række helt konkrete/praktiske erfaringer fra danske institutioner. Forskere og ledere på forskellige institutioner kunne interviewes med baggrund i den indsigt, gruppen havde fået på studieturen. Man havde nu også adgang til en masse folk, der allerede havde lavet dette arbejde. Der var bred enighed om at gå videre med dette på handlingsplansniveau og opnå den nødvendige afklaring. Her lå altså to forskellige afklaringsprojekter. Dels skulle ledelseslagets holdninger afsøges og afklares på de danske universiteter. Dels skulle praksis i marken afsøges jf. det australske Seeding the Commons program. EVK ville skrive et projektudkast (max. en A4-side) til den første del med CVP som kritisk medlæser og skriver. Dette inden for de næste få dage. AHE og NJB ville forsøge sig tilsvarende med den praktiske del. ASC ville svæve over vandene og læse kritisk på begge ansøgninger. DTIC kunne angives som ansøger på begge. Projekt: Virtual Research Environment ASC havde ikke haft den store succes med sine sonderinger. Han havde bl.a. drøftet sammenhængen med LARM-projektet med SB. Ideen var god, men man var endnu ikke langt nok i projektet endnu. 3

4 Således måtte dette stilles på stand by for nu. Han ville dog lige afvente udkommet af et møde med Birte Christensen-Dalsgaard dagen efter dette møde. Projekt: Repository Interoperabilitet MSA orienterede kort om denne projektidé. Han ville tilsvarende formulere noget til handlingsplanen om dette. AMM og LNO erklærede sig meget interesserede i dette. Den første frist for leverancer var internt i gruppen den 1. november. Herefter kunne der reflekteres og kritiseres den november. Gruppens absolutte deadline for leverancer til MSA var torsdag den 4. november, hvorpå MSA ville sammenskrive og fremsende materialet til DEFF-sekretariatet fredag den 5. november. 4. Drøftelse af ny DEFF-strategi MSA orienterede først om det kommende formandsmøde d.d. Herpå redegjorde han for de udsendte kommentarer fra de øvrige programgrupper og deres formænd. Meget indhold var baseret på MSAs udsendte forslag. AHE kommenterede, at der i strategiudkastet (5) manglede meget indhold. BOE erkendte dette, men ønsket var, at programgrupperne ville bidrage med dette fyld til indsatsområder. Han orienterede videre om forløbet, at forventningen nu var, at dokumentet efter SG-mødet den 22. november kunne revideres og udsendes i bred høring. Der skulle i det følgende afholdes emne- og interessentspecifikke møder for at få yderligere input til indsatser. Et folketingsvalg kunne dog stå i vejen for en stor udmøntning ved næste finanslov, men dette var præmissen pt. MSA redegjorde kort for de forskellige programgruppeformænds kommentarer. A&M havde primært fokus på kontinuitet og en interim handlingsplan. Gruppen var overordnet set enig med INFO. MmB udtrykte også overvejende tilslutning til INFO-forslaget til organisering. Der var dog et par sproglige forbistringer, der skulle ryddes af vejen, men dybest set var der enighed. MmB havde udtrykt særligt ønske om at koordinere programgruppernes samarbejde yderligere. Desuden havde gruppen foreslået forskellige måder at organisere samarbejdet på. Dels kunne man organisere sig opdelt efter brugerne/interessenterne (som tilfældet var nu). Man kunne også organisere sig ud fra en brugerlogik, hvilket måske var vanskeligt at implementere i praksis. Slutteligt kunne man også organisere samarbejdet på institutioner. En tidligere nævnt fare ved dette var, at man vanskeligt kunne koordinere samarbejdet. Fra NI-programgruppen var også indsendt et forslag til organisering. Gruppen havde særlige betingelser ift. andre grupper. Der blev foreslået en matrix-løsning opdelt efter arbejdsområder og institutionstyper. Udfordringen ved dette var, hvornår den ene side ville dominere, og hvornår den anden ville. Der lå her en potentiel konflikt mellem hvem og hvad, der skulle gøre hvad. BOE nævnte, at gymnasieområdet stod over for en særskilt udfordring. NI-medlemmerne ville have vanskeligt ved at trække noget igennem på egen hånd, hvorfor de endelig ikke måtte gemmes væk i en anden gruppe. MSA foreslog at lave separate fora for professionshøjskoler, gymnasier og andre. BOE erkendte, at de af Undervisningsministeriet stillede krav til DEFF ville kunne opfyldes andre steder end i en programgruppe. Det følgende formandsmøde ville muligvis kaste mere lys over dette. 4

5 KHA fandt det ligeledes svært at sikre NI-aktiviteter, hvis disse ikke havde en selvstændig gruppe. Hun fandt ligeledes NI-forslaget vanskeligt implementerbart, men det var vigtigt, at NI skulle høres uden at drukne i organisering. KHA kunne forestille sig et bredt projekt med tilførsel af midler, der kunne sikre koordineringen med NI. MSA fandt problematikken vanskelig men vigtig at adressere. Han nævnte, at etablering af netværk kunne være en måde at supplere en anden struktur på. BOE fandt denne idé interessant, idet meget arbejde i programgrupperne var uinteressant for gymnasiesektoren. 5. Programgruppens næste møde(r) Næste styregruppemøde var den 22. november 2010 kl. 10:30 15:00. AHE og CVP ville deltage på vegne af MSA. Endeligt program og dagsorden var endnu ikke på plads, men BOE ville orientere, når dette var sket. Det blev aftalt at forsøge at mødes i december, hvor LNO ville invitere indenfor. JNM ville udsende mødedoodle samme dag ( 6. Eventuelt CVP rundsendte sin bagsideartikel til det kommende nummer af REVY. 5