Business Communications Manager Servicefunktioner Oversigtskort

Transkript

1 Business Communications Manager Servicefunktioner Oversigtskort 2001 Nortel Networks P Version 02

2

3 Brug af servicefunktionerne i Business Communications Manager Servicefunktionerne er en gruppe funktioner, der kan bruges til at forbedre udbyttet af Business Communications Manager-systemet i små eller mellemstore faciliteter, f.eks. hoteller, moteller og hospitaler. På et hotel kan gæsterne benytte sig af forbedrede serviceordninger via direkte adgang til standardfunktioner, såsom telefonvækning eller påmindelser, og nøjagtig overvågning af lokalets servicekrav. Business Communications Manager-telefoner inddeles i tre typer apparater: Fællesapparat Et fællesapparat kan være en telefon, der findes i en lobby, på et kontor eller på et fællesområde. Det er ikke forbundet med et lokale og har ikke adgang til alle servicefunktionerne. Enhver Business Communications Manager-telefon eller analog telefon, der er forbundet med en analog terminaladapter (ATA) eller et analogt stationsmodul (ASM). Lokaleapparat Et lokaleapparat er en telefon, der er tildelt et lokale. Det kan være en Business Communications Manager-telefon eller analog telefon, der er forbundet med en ATA eller ASM. Op til fem apparater kan tildeles det samme lokale (eller alle kan dele det samme lokalenummer). Administrationsapparat til servicefunktioner Et administrationsapparat til servicefunktionerne er en Business Communications Manager-telefon med to linjer. Et administrationsapparat til servicefunktionerne kan programmeres, så brugeren skal angive kodeordet for skrivebordsadministration, før vedkommende får adgang til administrationsfunktionerne til service. Bemærk: Startkonfigurationen af apparater programmeres ved systemprogrammering. Servicefunktioner Ringetidspunkt ƒ fi Annuller ƒ fi Med funktionen for ringetidspunkt får brugeren mulighed for at benytte et vækkeur på Business Communications Manager-apparater og analoge telefoner, der er forbundet med en ATA eller ASM. Både lokaleapparater og fællesapparater kan programmeres til at udsende en lyd på et bestemt tidspunkt. Der kan programmeres et ringetidspunkt inden for 24 timer på et lokale- eller fællesapparat, og det skal nulstilles dagligt. Når alarmen går i gang, lyder alarmen på alle apparater i det pågældende lokale. Hvis alarmen annulleres på et apparat, annulleres den på alle apparater i lokalet. Hvis der angives et nyt ringetidspunkt på et lokale- eller fællesapparat, overskrives den alarm, der er angivet tidligere. Side 1 - Oversigtskort til servicefunktionerne i Business Communications Manager

4 Sådan programmeres funktionen med ringetidspunktet på en Business Communications Manager-telefon: 1. Tryk på Ä àþ. På displayet vises Ring kl.: 07:00 FRA. Hvis ringetidspunktet er korrekt, skal du trykke på TIL/FRA. På displayet vises Ring kl.:07:00 TIL. Tryk på 8') for at afslutte. eller Hvis du vil angive et nyt ringetidspunkt, skal du trykke på NDR. På displayet vises Indtast tid:. Indtast et ringetidspunkt på 4 cifre. Hvis der bruges et klokkeslætsformat på 24 timer (time: 00 til 23 og minutter: 00 til 59), skal tidspunktet ikke bekræftes. På displayet vises Alarm til tt:mm. Hvis der bruges et klokkelætsformat på 12 timer, vises tt:mm AM eller PM? på displayet. Tryk på displaytasten AM eller PM. På displayet vises Alarm til tt:mm. Ringetidspunkt: analog telefon Sådan programmeres funktionen for ringetidspunktet på en analog telefon: 1. Tryk på û àþ. Der udsendes en tone. 2. Indtast et ringetidspunkt på 4 cifre. Hvis der bruges et klokkeslætsformat på 24 timer (time: 00 til 23 og minutter: 00 til 59), udsendes en tone. Hvis der bruges et klokkeslætsformat på 12 timer, skal du trykke på at vælge am eller for at vælge pm. Der udsendes en tone. På de angivne tidspunkter ringer apparater i lokalet for at vække den pågældende person eller give en påmindelse om den næste begivenhed eller det næste møde. for Annullering af alarmen Deaktivering af alarmen Hvis du vil annullere ringetidspunktet på en Business Communications Managertelefon, skal du trykke på Ä àþ. På displayet vises Alarm fra. Hvis du vil annullere ringetidspunktet på en analog telefon, skal du trykke på û àþ. Når et apparat ringer på det angivne tidspunkt, kan brugeren deaktivere alarmen på følgende måde: Tryk på en tast på en Business Communications Manager-telefon, dog ikke tasten ú. Løft håndsættet på en analog telefon, og læg det på plads igen. Side 2 - Oversigtskort til servicefunktionerne i Business Communications Manager

5 ƒ Kun et administrationsapparat til servicefunktioner kan bruge administrationsalarmfunktionen. Administrationsalarmfunktionen til servicefunktioner bruges kun i lokaler og styrer ikke alarmer på fællesapparater. Administrationsalarmfunktionen kan: rette forespørgsel om det aktuelle eller sidste ringetidspunkt for et lokale. overskrive den tidligere programmering af et ringetidspunkt for et lokale i systemet. tildele et ringetidspunkt for et lokale i systemet. ændre et ringetidspunkt for et lokale i systemet. annullere et ringetidspunkt for et lokale i systemet. Sådan programmeres ringetidspunktet for et lokale med administrationsfunktionen til servicefunktioner: 1. Tryk på ƒ på en Business Communications Manager-telefon med to linjer. 2. Hvis konfigurationen er blevet udført, viser displayet Kodeord:. Angiv kodeordet for skrivebordsadministration. 3. På displayet vises Alle lokale#:. Indtast lokalenummeret. 4. Tryk på VIS. På displayet vises Ring kl.: 07:00 FRA:. Hvis ringetidspunktet er korrekt, skal du trykke på displaytasten TIL/FRA for at aktivere alarmen. 5. Indtast et ringetidspunkt på 4 cifre. Hvis der bruges et klokkeslætsformat på 24 timer (time: 00 til 23 og minutter: 00 til 59), kræves ingen bekræftelse. På displayet vises Alarm tt:mm TIL. Hvis der bruges et klokkeslætsformat på 12 timer, vises klokkeslættet på fire cifre på displayet samt AM eller PM?. Tryk på displaytasten AM or PM. På displayet vises Alarm tt:mm am eller pm TIL. 6. Tryk på tasten Frigiv for at afslutte programmeringen. Ringetidspunkt: Administrationsapparat til servicefunktioner Lokaleforhold Lokaleapparat ƒ fl Administrationsapparat til servicefunktioner ƒ Med funktionen for lokaleforhold kan brugere udveksle oplysninger om de serviceordninger, der gælder for et lokale. Funktionen for lokaleforhold er tilgængelig fra et lokaleapparat eller et administrationsapparat til servicefunktioner. Lokaleapparater kan: angive det forbundne lokales tilstand til Service udført (Serv. udført). angive det forbundne lokales tilstand til Kræver service (Kræver serv.). rette forespørgsel om tilstanden for det forbundne lokale på et apparat med et display. Administrationsapparater til servicefunktioner kan: angive et lokales tilstand til Service udført (Serv. udført). angive et lokales tilstand til Kræver service (Kræver serv.). rette forespørgsel om et lokales tilstand. Side 3 - Oversigtskort til servicefunktionerne i Business Communications Manager

6 Systemet ændrer tilstanden for optagede lokaler til Kræver service dagligt på et angivet tidspunkt, som konfigureret i systemet. Servicepersonalet programmerer forholdet for lokalet til Service udført, når der er udført service i lokalet. Receptionisten kan forespørge eller programmere forholdet for et lokale med et administrationsapparat til servicefunktioner. Business Communications Managersystemet angiver automatisk status for et lokale til Kræver serv., når et lokales optaget-status ændres fra optaget til Ledig. Sådan opdateres lokaleforholdene ved hjælp af et lokaleapparat: 1. Tryk på ƒ fl på en Business Communications Manager-telefon, eller tryk på fl på en analog telefon. 2. Indtast status for lokalet, når du bliver bedt om det. 3. Tryk på på tastaturet for at indtaste App-serv. udført. Indtast evt. kodeordet for lokaleforholdet. eller Tryk på på tastaturet for at indtaste App kræver serv.. Indtast evt. kodeordet for lokaleforholdet. 4. På displayet vises App-serv. udført eller App kræver serv. Sådan opdateres eller forespørges om lokaleforholdet ved hjælp af et administrationsapparat til servicefunktioner: 1. Tryk på ƒ på en Business Communications Manager-telefon med to linjer. 2. Hvis konfigurationen er blevet udført, viser displayet Kodeord:. Indtast kodeordet for skrivebordsadministration. 3. På displayet vises Fh lokale#:. Indtast lokalenummeret, og tryk på OK. 4. På displayet vises rrrrr:ledig. Tryk på displaytasten REVID., og vælg den ønskede status for lokaleapparatet: hvis lokalet er optaget, skal du vælge Serv. udført eller Kræver serv. Hvis lokalet er ledigt, skal du vælge Ledig eller Kræver serv.. Standardindstillingen er Ledig. 5. Hvis du vil opdatere eller rette forespørgsel om andre lokaleapparater, skal du trykke på displaytasten FIND eller NÆST og vende tilbage til trin 3. Hvis der ikke er andre opdateringer eller forespørgsler til lokaleapparater, skal du trykke på tasten Frigiv for at afslutte programmeringen. Lokaleforhold: Lokaleapparat Lokaleforhold: Administrationsapparat til servicefunktioner Lokaletilstand ƒ Med funktionen til lokaletilstand kan receptionister tildele opkaldsbegrænsninger for lokaleapparater og samtidig arbejde med funktionen til lokaleforhold. Opkaldsbegrænsninger for lokaleapparater defineres ved systemprogrammering. Funktionen til lokaletilstand gælder ikke for fællesapparater. Side 4 - Oversigtskort til servicefunktionerne i Business Communications Manager

7 Sådan får du adgang til funktionen til lokaletilstand og angiver tilstanden for et lokaleapparat: 1. Tryk på ƒ på en Business Communications Manager-telefon med to linjer. 2. Hvis konfigurationen er blevet udført, viser displayet Kodeord:. Indtast kodeordet for skrivebordsadministration. 3. På displayet vises Op lokale#:. Indtast lokalenummeret, og tryk på OK. 4. På displayet vises rrrrr:ledig. Tryk på displaytasten REVID., og vælg den ønskede status for lokaleapparatet: Ledig, Basis, Medd eller Fyldt. Standardindstillingen er Ledig. 5. Hvis du vil programmere andre lokaler, skal du trykke på displaytasten FIND eller NÆST og vende tilbage til trin 3. Hvis der ikke er andre lokaler, der skal programmeres, skal du trykke på Frigiv for at afslutte programmeringen. Hvis du programmerer et lokale til tilstanden Ledig, annulleres alle udestående alarmer. Servicekodeord Med servicefunktionen kan du bruge to typer kodeord til at få adgang til forskellige områder af programmering af service. Skrivebordskodeordet bruges til at få adgang til administrationsfunktionerne til service. Med kodeordet til lokaleforhold kan du ændre lokaleforholdene. Standardkodeord oprettes og ændres ved systemprogrammering. Side 5 - Oversigtskort til servicefunktionerne i Business Communications Manager P Version 02

8 Side 6 - Oversigtskort til servicefunktionerne i Business Communications Manager