Udbudsbetingelser. Ringsted Kommune Udbud af ejendomsadministration og ejendomsservice

Transkript

1 Udbudsbetingelser Ringsted Kommune Udbud af ejendomsadministration og ejendomsservice

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed 3 2. Indledning 3 3. Udbudsmaterialets bestanddele 4 4. Opgavens omfang 4 5. Egnethedsvurdering eespd Udelukkelsesgrunde Udvælgelse Økonomisk og finansiel formåen Oplysninger om teknisk og faglig formåen 8 6. Tildelingskriterium 8 7. Forbehold 9 8. Alternative tilbud 9 9. Skriftlige spørgsmål Tilbuddets indhold og udformning Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbud Aktindsigt Tidsplan for udbudsforretningen 13 Side 2

3 1. Den ordregivende myndighed Ringsted Kommune Sct. Bendtsgade Ringsted Kontaktperson under udbudsprocessen er følgende: Aumento advokatfirma Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K hh@aumento.dk 2. Indledning Dette udbud omfatter ejendomsadministration og ejendomsservice på en række af kommunens boliger. Udbuddet er inddelt i to delaftaler. Der kan afgives tilbud på enten den ene af delaftalerne eller begge delaftaler. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven (Lov nr af 15/12/2015). Udbudsmaterialet er tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af kontrakt, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. Kravspecifikation indeholder en detaljeret beskrivelse af den ydelse, som tilbudsgiver skal afgive tilbud på. Kontrakten indeholder juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem aftaleparterne i kontraktens løbetid. Side 3

4 3. Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser (dette dokument vil sammen med spørgsmål og svar indgå i kontrakten som Bilag E) Kontrakt om ejendomsadministration Kontrakt om ejendomsservice Bilag A: Oversigt over ejendomme Bilag B1: Kravspecifikation for ejendomsadministration Bilag B2: Kravspecifikation for ejendomsservice Bilag C: Tilbudsskema Bilag D: Liste over medarbejdere der muligvis skal overtages Det fælleseuropæiske udbudsdokument 4. Opgavens omfang 4.1 Ejendomsadministration (delaftale 1) Kontrakten omfatter administration af en række af kommunens ejendomme, herunder Almindelige boliger Husvildeboliger Pensionistboliger Handicapvenlige boliger (ældreboliger) Der er p.t. i alt 179 private lejemål og 42 erhvervslejemål. Liste over ejendomme på tidspunktet for udbuddet fremgår af Bilag A. Administrator skal varetage den daglige administration af de af kontrakten omfattede boliger, hvilket er beskrevet i Bilag B1. Side 4

5 Kontraktperioden er 4 år med mulighed for at kommunen forlænger med 12 måneder. 4.2 Ejendomsservice (vedligeholdelse og renholdelse) (delaftale 2) Kontrakten omfatter ejendomsservice på en række af kommunens ejendomme, herunder Almindelige boliger Husvildeboliger Pensionistboliger Handicapvenlige boliger (ældreboliger) Der er p.t. i alt 179 private lejemål og 42 erhvervslejemål. Liste over ejendomme på tidspunktet for udbuddet fremgår af Bilag A. Administrator skal forestå al ejendomsvedligeholdelse og renholdelse, i det omfang Kommunen ikke selv forestår det, eller der er indgået aftale med tredjepart, hvilket er beskrevet i Bilag B2. Kontraktperioden er 4 år med mulighed for at kommunen forlænger med 12 måneder. 4.3 Sammenhæng mellem delaftalerne Evaluering foretages særskilt for hver delaftale, hvorfor der kan indgås kontrakt med to forskellige leverandører. Hvis samme tilbudsgiver tildeles kontrakt for begge delaftaler, vil der blive foretaget en sammenskrivning af de to kontrakter, således at der kun er én kontrakt, der omfatter begge delaftaler. I så fald vil kontraktens bestemmelser om forsikring blive tilrettet, således at de angivne dækningssummer i hver kontrakt lægges sammen. 5. Egnethedsvurdering Tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af tilbudsgivernes oplysninger om udelukkelsesgrunde (punkt 5.2) samt udvælgelsesgrunde (punkt 5.3). Side 5

6 5.1 eespd Tilbudsgiver skal udfylde eespd. Vedlagt udbudsmaterialet er en fil benævnt ESPD-Ringsted Kommune. Det er det eespd dokument, som tilbudsgiver skal færdiggøre. Fremgangsmåde for udfyldelse af eespd: 1) Gem det i udbudsmaterielet vedhæftede XML-dokument benævnt ESPD-Ringsted Kommune på dit skrivebord 2) Gå ind på hjemmesiden 3) Vælg sprog 4) Vælg Jeg er en økonomisk aktør 5) Vælg Importere ESPD 6) Tryk på Gennemse og vælg filen ESPD-Ringsted Kommune fra skrivebordet 7) Vælg land 8) Tryk Næste og herefter skal ESPD udfyldes 9) Når ESPD er udfyldt trykkes Udskriv (bemærk at dokumentet ikke dermed udskrives, men når rubrikken Udskriv er væk, kan man højreklikke og vælge udskrift) 10) Det udfyldte og udskrevne ESPD underskrives og vedlægges tilbuddet Der skal ikke medsendes anden dokumentation med tilbuddet, men den tilbudsgiver, der umiddelbart anses for at have vundet udbuddet, vil efterfølgende blive bedt om at indsende dokumentation. Tilbudsgiver opfordres derfor til at klargøre dokumentation, hvilket for danske tilbudsgivere f.eks. kan ske ved at indhente en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, samt klargøre årsrapport og referenceliste. 5.2 Udelukkelsesgrunde Tilbudsgiverne skal udfylde følgende felter i det fælleseuropæiske udbudsdokument: Side 6

7 Del II.A Del II.B Del II.C Del II.D Del III.A Del III.B Del III.C (oplysninger om den økonomiske aktør) (oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter) (oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet) (oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på) (straffedomme) (betaling af skatter, afgifter og bidrag) (insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse) Såfremt tilbudsgiver deltager i udbuddet sammen med andre (konsortium, joint venture eller lignende) skal de andre deltagere fremsendes særskilt ESPD. Såfremt tilbudsgiver i relation til vurderingen af udvælgelsesgrunde ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal disse enheder fremsende særskilt ESPD. 5.3 Udvælgelse Tilbudsgiverne skal udfylde følgende felter i det fælleseuropæiske udbudsdokument: Del IV.α: (samlet angivelse) Økonomisk og finansiel formåen Vedrørende økonomisk og finansiel formåen kræves følgende, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2: 1. Oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal disse oplysninger opgives for hver enkelt økonomisk aktør/virksomhed. Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 3 mio. i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning. Side 7

8 Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning Oplysninger om teknisk og faglig formåen Vedrørende teknisk og faglig formåen kræves oplysning om den økonomiske aktørs betydelige leverancer af den anførte type med angivelse af beskrivelse, beløb, dato og modtager. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen, men oplysningerne behandles samlet. Som mindstekrav kræves 3 referencer, der dokumenterer erfaring med tilsvarende leverancer. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører skal mindstekravet være opfyldt af de økonomiske aktører tilsammen. 6. Tildelingskriterium Tildelingen af kontrakt sker ud fra kriteriet laveste pris. Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene for egnethed, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indgå i bedømmelsen. Der er til brug for evalueringen i tilbudsskema indsat estimerede antal for de forskellige ydelser. På grundlag heraf beregnes en evalueringspris. Den tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med laveste evalueringspris, tildeles kontrakten. Det skal understreges, at de indsatte antal alene anvendes til brug for evalueringen, og er således ikke bindende for Ordregiver i kontraktperioden, idet omfanget af de faktiske arbejdsopgaver kan variere i forhold hertil. Priserne skal angives i danske kroner eksklusive moms. For delaftale 1 (ejendomsadministration) skal der tilbydes en fast månedlig pris pr. lejemål. Side 8

9 For delaftale 2 (ejendomsservice) skal der tilbydes en fast månedlig pris pr. lejemål. Der vil naturligvis være mindre forskelle i omfanget af opgaver mellem de enkelte lejemål, men det findes ikke hensigtsmæssigt at afregne efter en timepris eller på andet grundlag, hvorfor der afregnes et fast vederlag pr. lejemål omfattet af kontrakten. Hvis tilbudsgiver kan se en fordel i at få tildelt begge delaftaler, og således vil afgive en mere attraktiv pris ved tildeling af begge delaftaler, kan der afgives flere tilbud, således at der afgives særskilte tilbud på delaftale 1 og delaftale 2 og et samlet tilbud omfattende både delaftale 1 og Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Såfremt dette sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist. Det beror på en konkret vurdering, hvad der betragtes som grundlæggende elementer. Øvrige forbehold vil så vidt muligt blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Ordregiver vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant anses som grundlæggende. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. 8. Alternative tilbud Tilbudsgiveren har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. 9. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Tilbudsgiver opfordres til at stille skriftlige spørgsmål, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Side 9

10 Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om spørgsmålene giver anledning til justering af udbudsmaterialet. Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet. Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt pr. til kontaktpersonen, jf. punkt 1. Skriftlige spørgsmål i anonymiseret form og besvarelser heraf og eventuelle justeringer af udbudsmaterialet vil løbende blive offentliggjort på kommunes hjemmeside. Spørgsmål, der modtages senest inden den i tidsplanen anførte frist vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 10. Tilbuddets indhold og udformning Tilbud skal afgives på grundlag af vedlagte kontrakt. Tilbud skal være på dansk. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Aumento advokatfirma Attn.: Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K Eller sendes som indscannet dokument pr. til: hh@aumento.dk Side 10

11 11. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for modtagelse af tilbud er fastsat i tidsplanen. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 12. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Ordregiver forbeholder sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. Når Ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der er det bedste i henhold til tildelingskriteriet, kontaktes den pågældende tilbudsgiver med henblik på at fremsende dokumentation for oplysninger i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Når dokumentation er modtaget og accepteret, træffer Ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en samtidig underretning af samtlige tilbudsgivere. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender Ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED, hvorefter udbuddet anses for afsluttet. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Ordregiver er ikke forpligtet til at indgå kontrakt og forbeholder sig adgang til at aflyse udbudsforretningen. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ordregiver uvedkommende, herunder også hvis Ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. Side 11

12 13. Forhandlingsforbud Ved udarbejdelse af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at Ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakt vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Det er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 14. Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for anmodning om aktindsigt, jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver kan i sit tilbud anføre, hvilke dele af tilbuddet der efter tilbudsgivers vurdering skal undtages fra aktindsigt. Denne vurdering er ikke bindende for Ordregiver, men det gør det unødvendigt for Ordregiver at indhente denne vurdering fra tilbudsgiver i tilfælde af at der anmodes om aktindsigt i tilbuddet. 15. Virksomhedsoverdragelse Lov om virksomhedsoverdragelse finder muligvis anvendelse i forbindelse med overdragelse af leveringsansvaret fra tidligere leverandør. I den forbindelse er den eksisterende leverandørs medarbejdere oplistet i Bilag D. Overtagelse af medarbejdere fra tidligere leverandør varetages direkte mellem Administrator og den tidligere leverandør. Side 12

13 16. Tidsplan for udbudsforretningen Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Dato Aktivitet 18. maj Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse 9. juni Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet, kl. 14: juni Svar på spørgsmål 23. juni Tilbudsfrist, kl. 14: juni Indhentelse af dokumentation 3. juli Forventet tildelingsbeslutning juli Standstill periode juli Underskrivelse af kontrakt 1. september Kontraktstart Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Side 13