KRAV TIL BUDGET, REGNSKAB OG REVISION FOR PRIVATE OPHOLDSSTEDER FOR BØRN OG UNGE OG PRIVATE BOTILBUD FOR VOKSNE I IKAST-BRANDE KOMMUNE

Transkript

1 KRAV TIL BUDGET, REGNSKAB OG REVISION FOR PRIVATE OPHOLDSSTEDER FOR BØRN OG UNGE OG PRIVATE BOTILBUD FOR VOKSNE I IKAST-BRANDE KOMMUNE

2 Budget:... 3 Tidsplan:... 3 Indhold og formkrav til budget:... 3 Ændringer i budgetåret:... 4 Andre krav til budgetlægningen:... 4 Lønninger:... 5 Ejendomsudgifter:... 5 Øvrige indtægter/udgifter:... 6 For botilbud for voksne omfatter øvrige udgifter:... 7 Opholdsbetaling for unge over 18 år, der har ophold på et privat opholdssted for børn og unge:... 7 Likviditetsbudget:... 8 Fastsættelse af pladspris:... 8 Overskud:... 8 Regnskab:... 8 Tidsplan:... 9 Indhold og formkrav til regnskab:... 9 Årsberetning (udarbejdes af ejer/fondsbestyrelse):... 9 Revisorpåtegning/regnskabserklæring: Revisionsprotokollat: Resultatopgørelse: Statusopgørelse (balance): Andre forhold: Overskud: Underskud: Afvikling/lukning af opholdssted: Kompetence:

3 Generelt: Pr. 1. januar 2007 er opgaven vedrørende godkendelse og tilsyn med de private opholdssteder for børn og unge og private botilbud for voksne overgået til kommunerne. Ikast-Brande Kommune skal fremover godkende budgetter og opholdspris samt for de private opholdssteder for børn- og unge og de private botilbud for voksne. Der henvises til Socialministeriets bekendtgørelse nr. 621 af 15. juni 2006 og vejledning nr. 7 til serviceloven af 5. december 2006, samt vejledning 2006 fra KL og Danske Regioner. Budget: Tidsplan: Budgetforslag til kommende budgetår skal være indsendt til kommunen inden 1. oktober. Budgetåret følger kalenderåret. Budgetforslaget skal være godkendt og underskrevet af bestyrelse/leder før indsendelse til kommunen. Såfremt opholdsstedet/botilbudet har væsentlige budgetændringsforslag der ønskes godkendt til det kommende budgetår og som vil kræve en længere sagsbehandling, indsendes forslaget til kommunen om foråret og senest 1. august. Kommunen tilbagesender det godkendte budget senest den 1. december. Hvis der er noget i budgetforslaget, kommunen ønsker en afklaring eller ændring af vil det ske i samarbejde med opholdsstedet/botilbudet. Der kan eventuelt holdes et budgetmøde. Indhold og formkrav til budget: Budgettet udformes i overensstemmelse med opholdsstedets/botilbudets godkendelsesgrundlag. Kommunen skal vurdere, om budgettet afspejler aktiviteterne på stedet og giver mulighed for den fornødne kvalitet i tilbuddet i forhold til prisen. Kommunen skal godkende opholdsstedets/botilbudets budgetramme som en helhed. Der er mulighed for at overføre midler mellem enkelte poster på budgettet, såfremt det kan sandsynliggøres, at der er den fornødne sammenhæng mellem pris og kvalitet, og at der ikke finder privat formueakkumulering sted. Det er ikke muligt at overføre midler fra driftsbudget til lønbudget. Budgettet skal indeholde samtlige udgifter og indtægter. 3

4 Budgettet skal være opdelt i de 3 hovedgrupper: Personaleudgifter, ejendomsudgifter og øvrige driftsudgifter. Der skal være særskilte budgetter og regnskaber for det godkendte opholdssted/botilbud og de øvrige aktiviteter med særskilt bevilling. Udgifter vedrørende sideaktiviteter, der ikke vedrører opholdsstedet/botilbudet skal udskilles af budgettet. Sideaktiviteten skal beskrives og fordelingsnøgle mellem sideaktivitet og opholdssted/botilbud skal udarbejdes. Såfremt der er intern skole på opholdsstedet skal de lokale skolemyndigheder godkende indhold og takst. Kommunen har ret til indsigt i skolens budget og takst. Opholdsstedet/botilbudet er forpligtet til at holde opholdsstedets/botilbudets økonomiske midler adskilt fra private midler både i forhold til drift og inventar. Opholdsstedet/botilbudet må ikke foretage større investeringer, der påvirker opholdsstedets/botilbudets økonomi uden forudgående aftale med Ikast- Brande Kommune. Ændringer i budgetåret: Som udgangspunkt behandles budgettet en gang årligt. Opholdsstedet/botilbudet har pligt til at henvende sig til kommunen, hvis der i løbet af budgetåret sker ændringer, der har afgørende betydning for opholdsstedets/botilbuddets økonomi. Der kan kun helt undtagelsesvis godkendes en ændret opholdspris i løbet af budgetåret. Hvis opholdsstedet/botilbudet har behov for en ændring af budgettet i budgetåret, sendes en ansøgning herom. Ansøgningen vil blive behandlet og eventuelt forelagt det politiske udvalg alt afhængig af størrelsen af ændringen. Det samme gælder for ændringer i personalenormeringen. Hvis der godkendes en budgetforhøjelse, der medfører en stigning i opholdsprisen, godkendes der nyt budget med virkning fra en aftalt dato, tidligst 3 måneder efter godkendelsen. En forhøjelse af opholdsprisen skal varsles for betalingskommunerne, hvorfor opholdsprisen ikke kan ændres akut. Andre krav til budgetlægningen: Ændringer i budgettet udover prisstigning i forhold til året før skal beskrives og begrundes. Ændringer der ikke er beskrevet/begrundet vil ikke indgå i budgetbehandlingen. 4

5 Lønninger: Stillinger skal specificeres på antal godkendte stillinger inden for hver stillingskategori. Normeringsændringer skal altid godkendes af kommunen. Opholdsstedets lønsum beregnes af kommunen ud fra antal stillinger i hver stillingskategori x gennemsnitslønnen på området. I forbindelse med godkendelse af lønudgifter kan der tages udgangspunkt i tilsvarende gennemsnitslønninger i offentlige institutionstilbud. Fastlæggelsen af den samlede lønramme beror dog også på en konkret vurdering af bl.a. medarbejdersammensætningen og normering med udgangspunkt i det enkelte opholdssteds/botilbuds særlige målgruppe. Ved fastsættelse af lederlønnen har Ikast-Brande Kommune besluttet, at lederlønnen differentieres efter antal godkendte pladser og antal normerede fuldtidsstillinger jf. nedenstående tabel. Antal Lederløn Antal godkendte pladser < 6 Lav grundlønsindplacering = Antal normerede fuldtidsstillinger <10 Lav grundlønsindplacering Antal godkendte pladser > 6 Høj grundlønsindplacering Antal normerede fuldtidsstillinger >10 = Høj grundlønsindplacering Hvis der i gennemsnitslønnen skal medregnes beløb til pensionsordning, skal opholdsstedet dokumentere, at der er oprettet pensionsordninger for medarbejderne. Dokumentationen skal forevises på forlangende. Personaleudgifter indeholder alle personaleafhængige udgifter såsom ATP, AER, feriegodtgørelse, m.v. Arbejdsskadeforsikring medtages med det faktiske beløb under personaleudgifter og tillægges lønsummen. Udgift til lovpligtig barselsfond kan medtages med det faktiske beløb under personaleudgifter og tillægges lønsummen. Ejendomsudgifter: Opholdsstedets organisationsform samt ejendommens ejerforhold er afgørende for hvilken model, der kan anvendes ved fastsættelse af ejendomsudgifter. Fastsættelse af ejendomsudgifter sker ud fra nedenstående oversigt: Oversigt over udgifter til fast ejendom: 5

6 Organisering Selvejende institution/fond Enkeltmandsvirksomhed/privat Anden selskabsform med begrænset ansvar Ejendommen er ejet af tilbuddet Omkostningsbestemt ejendomsudgift inklusiv afdrag Omkostningsbestemt ejendomsudgift eksklusiv afdrag men inklusiv afkast af indskudt kapital Omkostningsbestemt ejendomsudgift eksklusiv afdrag men inklusiv afkast af indskudt kapital Ejendommen er lejet Markedsleje Markedsleje eller lejefastsættelsesprincipperne i lejeloven henholdsvis boligreguleringsloven Markedsleje Ejendomsudgifter skal være opdelt i husleje, el, vand, varme, vedligehold og eventuelt skatter/afgifter/renovation. Vedligeholdelsesudgifter kan fastsættes efter en konkret vurdering med baggrund i almindelige anerkendte satser for vedligeholdelse med udgangspunkt i bygningernes art, anvendelse og størrelse. Det afsatte budget til vedligehold kan ikke overskrides uden forudgående aftale med kommunen. Der kan ikke godkendes udgifter til udvendig vedligeholdelse af lejede bygninger. Når der i ejendomsudgifterne er udgiftsfordeling mellem privat og opholdsstedet skal den samlede udgift samt den aftalte fordelingsnøgle fremgå. Fastboende personale/leders huslejebetaling skal fremgå af budgettet. Udgifter til leje af fast ejendom må ikke overstige, hvad der anses for normale lejeudgifter for tilsvarende ejendom. I alle tilfælde skal der tages højde for lederens/ejerens og medarbejdernes private brug af ejendommen enten ved hjælp af forholdsberegning af antal hoveder i husstanden eller faktisk antal benyttede kvadratmeter. Øvrige indtægter/udgifter: For private opholdssteder for børn og unge omfatter øvrige udgifter: Administration Afskrivning og renter Supervision/kurser Diverse Forplejning Arbejdsdusør 6

7 Aktiviteter Lommepenge Beklædning Rengøring Bohave/inventar Kørsel Øvrige udgifter er ikke i alle tilfælde i tilstrækkeligt omfang dækket af det maximale beløb, som den gældende taksttabel fastsætter som øvrige udgifter. Det kan eksempelvis være tale om afledte udgifter af det konkrete tilbud såsom landbrug, skovbrug, skibsdrift, ekstraordinære transportomkostninger eller andet. Ligeledes skal der tages hensyn til særlige målgruppers særlige behov. Således dækker begrebet øvrige udgifter også tilfælde, hvor der er behov for en ekstraordinær særlig indsats til behandling og støtte og hvor den ekstraordinære indsats ikke kan finansieres inden for takstabellens rammer. Det kan f.eks. være i relation til - stærkt adfærdsmæssigt afvigende barn og unge - psykisk og fysisk udviklingshæmmede - unge med psykiske lidelser - børn og unge med massive kriminalitetsproblemer - børn og unge med misbrugsproblemer Der bør afsættes en ramme/beløb til særlige behandlingsudgifter eller særlige udgifter i forbindelse med f.eks. supervision af personale mv. For botilbud for voksne omfatter øvrige udgifter: Administration Afskrivning og renter Supervision/kurser Diverse Vederlag til bestyrelsesmedlemmer må ikke overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang. Taksten kan fastsættes med udgangspunkt i niveauet for diæter til den, der uden at være medlem af kommunalbestyrelsen deltager i møder m.v. jf. lov om kommunernes styrelse. Opholdsbetaling for unge over 18 år, der har ophold på et privat opholdssted for børn og unge: Beboere over 18 år, der har ophold i et opholdssted for børn og unge, skal som andre voksne med ophold i botilbud betale en andel af opholdsbetalingen i form af egenbetaling. 7

8 Egenbetaling fastsættes af de visiterende myndigheder med udgangspunkt i den enkelte beboers personlige forhold og i opholdsstedets budget. Hertil udregner opholdsstedet til brug for de visiterende myndigheder forslag til egenbetaling med udgangspunkt i det godkendte budget Egenbetalingen fastsættes med udgangspunkt i en andel af de budgetterede ejendomsudgifter, (herunder el, vand og varme m.v.), udgifter til kost, vask, rengøring m.v.. Ved beregning af andel af ejendomsudgifter sondres mellem serviceareal og boligareal. Beboerne betaler som udgangspunkt ikke for udgifter forbundet med servicearealer. For opholdssteder, der har beboere over 18 år, skal der i opholdsprisen for disse voksne beboere korrigeres for de personlige udgifter, som beboerne selv skal afholde i lighed med andre voksne. Der er her tale om udgifter til f.eks. lommepenge, tøj, medicin, indbo-, ansvars og ulykkeforsikringer, telefon, privat kørsel, ferierejser, fornøjelser, personlig pleje (frisør m.v.). Disse udgifter til personlige udgifter er ikke en del af opholdsstedets ydelser til de voksne og er ligeledes ikke en del af beboernes egenbetaling. Såfremt opholdet bliver længerevarende, afholder beboerne ligeledes udgifter til indretning af eget værelse/bolig. Det forudsættes, at opholdsstedet reducerer de samlede udgifter, svarende til omfanget af ovenstående udgifter, som de voksne beboere selv betaler. Likviditetsbudget: Opholdsstedet/botilbudet skal på forlangende indsende likviditetsoversigt/budget. Fastsættelse af pladspris: For så vidt angår opholdssteder for børn og unge er det Ikast-Brande Kommune, der fastsætter pladsprisen i forbindelse med godkendelsen af budgetrammen. For botilbud for voksne fastsættes pladsprisen af botilbuddet på baggrund af det godkendte budget og efter forhandling mellem botilbudet og den visiterende myndighed. For private opholdssteder er pladsprisen som hovedregel fastsat og godkendt ud fra en belægningsprocent på 95 %. For private botilbud for voksne er den beregnede og vejledende gennemsnitlige opholdspris som udgangspunkt fastsat ud fra en belægningsprocent på 95 %. Hvis botilbudet ønsker en anden pladspris end den beregnede gennemsnitlige månedspris, fastsættes prisen efter en forhandling mellem botilbudet og den anbringende myndighed. Overskud: Der kan ikke budgetteres med andet overskud, end det der måtte hidrøre fra, at pladsprisen er beregnet på basis af en belægningsprocent på 95 %. Regnskab: 8

9 Tidsplan: Opholdsstedet/botilbudet sender senest den 1. maj regnskab for året før. Kommunen tilbagesender det godkendte regnskab senest den 1. september. Indhold og formkrav til regnskab: Årsregnskabet skal revideres af en statsautoriseret revisor registreret revisor eller Kommunernes Revision. Revisor skal revidere årsregnskabet i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og herunder foretage en kritisk gennemgang af opholdsstedets eller botilbudets regnskabsmateriale og dets forhold i øvrigt. Revisor skal herunder efterkomme de krav vedrørende revisionen, som måtte blive stillet af kommunen. Kommunen skal således ikke godkende regnskabet, men skal dog: - godkende anvendelsen og henlæggelserne af et eventuelt overskud ved driften, jfr. bekendtgørelsens 11, stk. 2, - tilse, at der ikke er flyttet midler fra budgetposten øvrig drift til løn, - tage stilling til de ekstraordinære dispositioner, der er truffet i løbet af året, - tage stilling til opståede ændringer i de økonomiske forhold, samt - påse, at regnskabet er revideret af en registreret revisor. Kommunen forbeholder sig ret til på forlangende at få indsigt i regnskabsbilag/materiale m.v. Regnskabet skal være underskrevet af bestyrelse/ejer. Regnskabet skal i hovedtræk indeholde følgende elementer: Årsberetning (udarbejdes af ejer/fondsbestyrelse): Årsberetningen skal som minimum indeholde: Beskrivelse af opholdsstedet/botilbud med udgangspunkt i godkendelsen samt evt. godkendte ændringer i tilbuddet i årets løb. Oplysninger om den faktiske personalenormering fordelt på stillingskategorier i regnskabsåret. Oplysninger om den faktiske belægning i regnskabsåret. Regnskabsprincipper, herunder afskrivningsprincipper og anvendte fordelingsnøgler. Beskrivelse af eventuelle ændringer i budgetforudsætningerne, herunder aftaler indgået med kommunen i løbet af regnskabsåret. Årets resultat med forklaringer på afvigelser mellem den, regnskabet og det godkendte budget. Redegørelse for ekstraordinære indtægter og udgifter, relateret eksempelvis til levering af tillægsydelse, personalets betaling for kost m.v. 9

10 Revisorpåtegning/regnskabserklæring: Revisor skal påse, at regnskabet er i overensstemmelse med de godkendte budgetter samt de i øvrigt indgåede aftaler. Revisorpåtegning/regnskabserklæringen skal indeholde følgende: Udførelse. Forbehold. Supplerende oplysninger, herunder at fordelingsnagler og grundlag herfor anses for at være realistiske og i overensstemmelse med de faktiske forhold samt i overensstemmelse med det godkendte. Anmærkninger om at de udsendte vejledninger for budget og regnskab, og andre indgåede aftaler er fulgt, herunder at regnskabet er i overensstemmelse med vilkår i evt. lejekontrakt samt andre godkendte aftaler. Konklusion. Revisionsprotokollat: I henhold til "Bekendtgørelse om statsautoriserede og registrerede revisorers erklæringer m.v." skal revisor føre revisionsprotokol. Det af revisionen udarbejdede revisionsprotokollat fremsendes med årsregnskabet. Resultatopgørelse: Driftsregnskabet skal have samme detaljeringsgrad som budgettet, og der skal opstilles sammenligningstal med det godkendte budget samt sidste års regnskab. Regnskabet skal forklares ved noter og specifikationer, herunder. Indtægter: Opholdsbetalingen opgøres for den enkelte beboer. Eventuelle indtægter fra ikke budgetterede ydelser aftalt med visiterende myndighed. Lønninger: Afholdte lønudgifter skal være specificeret på stillingsforbrug og kroner inden for hver godkendt stillingskategori. Løn til lederen skal fremgå særskilt. Lønudgifter skal på forlangende kunne specificeres på hver enkelt ansat med navn, stillingsforbrug og beløb. Ejendomsudgifter: 10

11 Ejendomsudgifter skal specificeres i overensstemmelse med den godkendte model for ejendomsudgifter. Øvrige udgifter: Der skal i en note til regnskabet laves en opgørelse af øvrige udgifter fordelt på administration og udgifter til beboerne. Afskrivninger: Ved anskaffelser som biler og større inventar, hvor der er valgt at afskrive på anskaffelsesprisen, skal der i en note foreligge en specifikation af afskrivningen. Afskrivninger kan specificeres som: - oprindeligt afskrivningsgrundlag - afskrivningsgrundlag primo - årets afskrivninger - afskrivningsgrundlag ultimo. Investeringsoversigt: Opholdsstedet/botilbudet skal sørge for ajourførte lister over større anskaffelser såsom inventar, køretøjer og aktivitetsmaterialer/redskaber med en beskrivelse af afskrivningsforløbet. Af listerne skal fremgå, hvad der ejes af opholdsstedet, og hvad der er privatejet. Øvrige forhold: Eventuelle udgifter til ikke budgetterede ydelser aftalt med visiterende myndighed. Afholdte udgifter, som er aftalt finansieret af tidligere års overskud. Statusopgørelse (balance): Regnskabet indeholder endvidere en statusopgørelse der alene indeholder poster i relation til opholdsstedet/botilbudet. For lederejede opholdssteder/botilbud kan ejer ikke foretage private udtræk udover lån og lignende (f. eks kørselsgodtgørelse). Der kan dog for lederejede opholdssteder/botilbud vedkommende accepteres et udtræk svarende til eventuel skat af stedets nettooverskud. I den forbindelse vedlægges dokumentation for pålagt skattebetaling, herunder redegørelse for grundlaget for skatteberegningen. Andre forhold: Der kan ikke ske optagelse eller omlægning af lån med konsekvenser for taksten uden godkendelse af Ikast-Brande Kommune. 11

12 Overskud: Som hovedregel skal et overskud anvendes til nedsættelse af pladsprisen for det efterfølgende år. Et opholdssted kan foretage henlæggelser med henblik på konsolidering, udvikling, uddannelse, større vedligeholdelsesarbejder, udvidelse af de bygningsmæssige rammer eller med henblik på at foretage nødvendige reparationer og lignende. Den konkrete henlæggelse skal godkendes af Ikast-Brande Kommune. Kommunen kan afvise at godkende en henlæggelse, hvis det ikke er sandsynligt, at tilbuddet vil fortsætte, eller hvis det vurderes, at de foreslåede udvidelser og forbedringer ikke er økonomisk forsvarlige. Underskud: Ved eventuelt driftsunderskud tages kontakt til Ikast-Brande Kommune med henblik på at aftale afvikling af dette underskud. Afvikling/lukning af opholdssted: Ved afvikling af et opholdssted skal der indsendes et revideret regnskab fra en registreret eller statsautoriseret revisor for driftsperioden. Der skal indsendes en opgørelse over inventar og ejendele der tilhører opholdsstedet. Listen skal indeholde benævnelse af genstande, restværdi samt forventet salgspris. Det skal oplyses hvordan opholdsstedet ønsker at afvikle inventaret. Listen fremsendes umiddelbart efter lukningen. Anvendelse af et eventuelt overskud skal godkendes af Ikast-Brande Kommune. Kompetence: Budgetter og regnskaber behandles administrativt. Særlige forhold, der påpeges overfor opholdsstedet/botilbudet medtages i den årlige afrapportering til det politiske udvalg. 12