Referat fra ordinær generalforsamling. i ejerforeningen Vejgårdspark

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling i ejerforeningen Vejgårdspark Mandag den 24. februar 2014, kl , afholdtes generalforsamling i ejerforeningen Vejgårdspark på Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum. Til stede var repræsentanter fra ejerlejlighederne nr. 65, 71, 103, 108, 110, 119, 124, 126 og 200. I henhold til indkaldelsen var dagsordenen for generalforsamlingen: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Bestyrelsens beretning for det forgangne år 4. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskabet med revisors påtegninger 5. Forlæggelse og godkendelse af budget 6. Forslag 7. Valg til bestyrelsen 8. Valg af suppleanter 9. Valgt af revisor 10. Eventuelt. Nærværende referat er ikke en ordret gengivelse af det på generalforsamlingen passerede, men en ekstrakt, der gengiver de væsentligste drøftelser og beslutninger. Formanden bød velkommen og præsenterede panelet, der bestod af Ejendomsmester Anders Pflug, Kundechef Tom Frandsen, bestyrelsesmedlem Ole Øberg og bestyrelsesmedlem Karin Thomsen. 1. Valg af dirigent Tom Frandsen blev valgt som dirigent. På forespørgsel præsenterede dirigenten Markedschef Lars Gruby fra Domea og bestyrelsesmedlem Henning Thomsen fra Boligselskabet Farumsødal, der begge mødte som repræsentanter for ejerlejlighed 200. Dirigenten konstaterede herefter, at generalforsamlingen var lovligt varslet og beslutningsdygtig i forhold til samtlige punkter på dagsordenen. 2. Valg af referent Karin Thomsen blev valgt som referent. 3. Bestyrelsens beretning for det forgangne år Dirigenten oplyste, at der fra Michael Klysner var modtaget punkter til behandling på generalforsamlingen, som man havde vurderet skulle behandles under bestyrelsens beretning, men efter denne. Michael Klysners punkter ville således blive behandlet som spørgsmål til bestyrelsens beretning

2 På vegne af bestyrelsen afgav formanden bestyrelsen beretning. Beretningen vedhæftes dette referat som bilag 1. Dirigenten åbnede for bemærkninger. Der blev spurgt til Domea 2015 processen. Betyder oprettelsen af et servicecenter, at deltagernes maskiner bliver overdraget til servicecentret. Dirigenten oplyste, at det er der ikke taget stilling til, men at det er tanken at overdrage maskinerne. Han redegjorde for de overordnede tanker bag Domea Planen er at samle maskiner og andre hjælpemidler i servicecentret for at sikre, at de udnyttes optimalt i stedet for at stå inaktive i respektive afdelinger. Tanken er at samtlige maskiner i afdelingerne overføres til servicecentret eller sælges, ligesom det kan blive nødvendigt at købe yderligere maskiner. Der blev spurgt til hoveddørene: Det har længe været på tale at gøre noget ved dørene, som ser forfærdelige ud. En ejer oplyste, at hun har givet sin dør bilvoks, hvilket har medført at døren fremstår pænt og velvedligeholdt. Hvorfor kan folk ikke passe deres døre, så man kan undgå at de forgår. Det er en udgift som kunne undgås. Faktisk var det sådan at man skiftede dørene for år tilbage, hvilket betød at man skiftede en del døre, som der generelt var tilfredshed med. Formanden oplyste, at der også den gang var en del problemer med de døre, som blev udskiftet. For ham var der ingen tvivl om, at dørene skulle skiftes den gang. Der var ingen garanti for de nuværende døres holdbarhed, og det må konstateres, at de fleste nu er nedslidte. Argumenteret for at man jo kunne bevare de døre, der fortsat er pæne og kan anvendes. Dirigenten konstaterede at bemærkningen var taget til efterretning. En ejer bemærkede, at man bør indhente tilbud på om dørene skal males eller behandles på anden måde (polering). Det er blandt andet et problem med de nuværende døre, at der er kuldebroer som er årsag til is om vinteren, så det er vigtigt at dørene behandles på den rigtige måde. Dirigenten oplyste at bestyrelsen er opmærksom på forholdet, men at indlægget var taget til efterretning. Der blev spurgt til opstartsdato for servicecentret. Det blev oplyst, at opstart tidligst bliver i Det er organisationsbestyrelsen, der skal beslutte overgangen til et servicecenter. Har man kigget på hvad det vil koste at indrette bordtennisrummet til fællesrum? Formanden oplyste, at han har hørt om et overslag, men at han ikke kender indholdet af det. Afdelingen har haft punktet oppe, men det er besluttet at afvente en mere konkret tilgang. Det oplystes at en pris på ca. kr ikke er urealistisk, hvorfor det bør gennemtænkes nøje, før der sættes gang i etablering af fælleslokaler. Der blev spurgt til finansieringen af de anskaffede trailere. Hvor kommer pengene fra, og hvem har besluttet at købe trailere? Beslutningen har ikke været på generalforsamlingen, men er truffet af bestyrelsen indenfor budgettets rammer. Der ønskedes en redegørelse for hvilket hjemmel der skal til for at indkøbe ting, som f.eks. trailerne. Det har været bestyrelsens skøn, at trailerne kunne købes, da der var budgetmæssig dækning for købet. Det er opfattelsen, at alle erhvervelser ikke nødvendigvis skal op på en generalforsamling, men det ligger medlemmerne frit at stille forslag, som kan behandles på en generalforsamling. Bestyrelsen kan træffe beslutninger, der betragtes som sædvanlige for ejerforeningens drift, så længe der er budgetmæssig dækning for beslutningen. Der blev spurgt til, om der kunne siges mere om Flemmings fratrædelse. Formanden svarede, at Flemmings sag er behandlet på et lukket møde i organisationen. Flemmings fratrædelse er en

3 personsag, som ikke kan behandles på generalforsamlingen. De økonomiske konsekvenser af sagen vil dog blive behandlet under gennemgangen af foreningens økonomi. Der blev spurgt til hvad forskellen er på den nuværende og den gamle traktor? Tidligere havde man to maskiner, som anvendtes til to forskellige formål en til stier og en til de større flader. Den nye traktor kan bruges til alle formål. Det blev indvendt at den gamle traktor ikke var brugt ud men kun havde kørt i 4 år. Levetiden blev oplyst til 6 år. Det blev yderligere indvendt, at den nye traktor ikke har den fleksibilitet, som blev oplyst. Ejendomsmesteren oplyste, at traktoren er testet på stierne, men på grund af den varme vinter, er traktoren ikke afprøvet på alle flader i ejerforeningen. Det blev oplyst, at det er forventningen at det vil vise sig at den nye traktor er mere anvendelig. Der er rettelig stier, hvor traktoren kommer ud i græsset, og hvor det er tilfældet, vil der blive udvidet med fliser, så der er plads til traktoren. Den nye traktor kan klare arbejdet hurtigere! Hvad ligger der i det? Det blev oplyst at det er opfattelsen, at den nye maskine kører hurtigere, og at den derfor vil spare en del tid. Det blev oplyst, at det virker bekymrende, at traktoren kommer så tæt på bilerne, når den kører rundt. Man har ikke oplevet at traktoren er kørt på biler, men det må erkendes, at der bliver kørt på cykler ind imellem. Dirigenten oplyste, at det vil blive håndteret, hvis traktoren kører på biler og andet i området. Jan, som kører maskinen, vil tage kontakt til ejeren, hvis der skulle ske skader. Det blev oplyst, at man for at undgå saltskader - bunker, har man som forsøgt indkøbt noget andet salt, som er større i strukturen. Det bliver liggende længere, og har derfor længere virkning. Hvad var det økonomiske rationale bag købet af den nye traktor? Hvad er mellemregningen mellem ejerforeningen og Nordtoft. Indkøbet af traktoren har indebåret en besparelse på DV-planen på omkring kr. Det har været vurderingen, at det var det rigtige tidspunkt at købe den på, da det gav økonomisk god mening da afdelingen kommer ud med et fint overskud og at DV-planen samtidigt bliver lettet for udgiften til traktor mv. videre i de kommende år. Dirigenten medgav, at det ikke har været det pæneste beslutningsforløb, da det gik lidt stærkt. Det var dog dirigentens opfattelse, at det var den rigtige beslutning, og det er forventningen at det vil vise sig at være en god ide i de kommende år. Formanden oplyste, at det er hans forventning, at den gamle traktor købes af Nordtoft, da den repræsenterer en værdi for ejerforeningen. Dirigenten oplyste, at der har været en forhandler ude og vurdere alle maskiner. Dette med henblik på at kunne værdiansætte maskinerne, hvis de til sin tid skal ind i Servicecenteret. Værdiansættelsen af maskinerne vil blive behandlet ordentligt, så der ikke er nogen der bliver snydt. Organisationsbestyrelsen vil fastlægge måden at købe traktorer og maskiner fra afdelingerne. Der blev spurgt til en definition på orden væsentligt? Dirigenten svarede, at det kommer an på sammenhængen. Konkret er traktoren med i drifts- og vedligeholdelsesplanen, som blev behandlet på generalforsamlingen i Principielt er købet af traktoren derfor bevilget af generalforsamlingen. Det blev indvendt, at der er tale om en fremrykkelse af en relativt stor post på drifts- og vedligeholdelsesbudgettet. Det burde vel have været godkendt? Det var opfattelsen, at det ikke var nødvendigt, da sidste års regnskab viste et forholdsvis stort overskud på den almindelige drift, som betød, at der var luft til at købe traktoren, uden at dette fik betydning for andre poster i den

4 samlede økonomi. Set i lyset af de vurderinger, som var drøftet tidligere, var det bestyrelsens vurdering at det samlet set var en god ide at anskaffe traktoren tidligere. Prisen for den nye traktor? Hvad er årsagen til at prisen blev oplyst som den blev, uden moms. Det skyldtes ifølge dirigenten, at han havde begået en fejl. Der blev spurgt til, hvor mange tilbud der blev indhentet? Der blev indhentet et tilbud. Der blev testet flere modeller, som alle var for store. Da man fandt ud af at den pågældende maskine fandtes, valgte man at købe den. Ifølge det oplyste, var der kun den ene forhandler, hvorfor man købte den hos ham. Generalforsamlingen vil senere blive orienteret om den pris, der opnås for den gamle maskine. Man har ikke prøvet at sælge den eksternt, da Nordtoft ønsker at købe den. Overdragelsen af traktoren vil ske i Ejendomsfunktionæren er set i andre afdelinger. Hvordan får man betaling for det? Det oplystes, at ejendomsfunktionæren har kolleger i andre afdelinger. Han kan derfor have flere grunde til at være andre steder end i Vejgårdspark. Han har fejet sne i de andre afdelinger, når ejendomsfunktionærerne hjælper hinanden. Vejgårdspark er et relativt stort område, hvilket indebærer at der anvendes relativt flere mandtimer på snerydning i Vejgårdspark, end i de andre afdelinger. Samarbejdet er således en fordel for Vejgårdspark. På sigt vil der, når servicecentret bliver startet op, blive registreret mandtimeforbrug efter medgået tid, hvilket forventeligt vil betyde, at det bliver dyrere for Vejgårdspark, bl.a. når der bliver ryddet sne. Ejendomsfunktionæren er flere gange set udføre arbejder for lejerne i Vejgårdspark. Han er set med en sækkevogn med et komfur. Dirigenten oplyste, at ejendomskontoret ikke har været bekendt hermed. Det vil blive indskærpet overfor ejendomsfunktionæren i Vejgårdspark, at det ikke ligger i ejendomsfunktionærernes opgaver at løse opgaver for lejerne. Indvendingen blev taget til efterretning. Der blev spurgt til Jans samlede løn? Samlet set inklusive alt udgør hans løn Der blev tilkendegivet et ønske om, at der indhentes en vurdering af om det kan gøres billigere, da der oven i lønnen skal lægges maskinudgifter og forbrug. Dette punkt vil blive taget op af den nye bestyrelse. Der blev spurgt til årsagen til, at udgifterne til ejendomsfunktionærer er overskredet? Der var en budgetmæssigt post på Regnskabet viser en højere udgift på kr , som mere eller mindre kan henregnes til sagen om Flemming. Ejerforeningens andel af den større udgift er ca Der blev spurgt til, hvornår der i 10 års planen er regnet med en vinduesudskiftning? Dirigenten svarede, at der er i vedligeholdelsesplanen afsat samlet ca over de næste 10 år til vedligeholdelse af vinduer. Alternativet til vedligeholdelse er udskiftning. Formanden bemærkede at der ikke er foretaget en overordnet prioritering af de arbejder, der er indeholdt i vedligeholdelsesplanen. Denne vurdering bør foretages inden der tages beslutning, da der kan være mere presserende behov, der bør kommer tidligere. Det blev oplyst, at der ikke i 1o års planen er afsat penge til stamvejen. Der ønskedes dokumentation for, at fejlposteringer i 11/12 og 12/13 er blevet korrigeret. Dirigenten oplyste, at det af regnskabet fremgår at konteringsfejlene er blevet rettet. Aftalen har hele tiden været, at dirigenten skulle gennemgå rettelserne med Michael Klysner, hvilket endnu ikke er sket. Men det vil ske, når Michael Klysner har tid.

5 Det blev spurgt om der er bilag på Domea Web, som ikke burde være der, da det var opfattelsen, at der fortsat er fejl, hvilket dirigenten ikke ville udelukke. Han opfordrede dog til samarbejde og til at man sætter sig ned og går det hele igennem. Energimålerne skal udskiftes og der skal findes den bedste løsning i dialog med bestyrelsen. Det blev oplyst at Michael Klysner har stillet en række spørgsmål, som er rettet videre til Techem, som har afgivet tilbud. Dirigenten foreslog at man opsiger Brunata fra den 1/3, så foreningen står frit for at vælge en anden leverandør. Det blev aftalt at Michael Klysner deltager i et møde med Techem. Bestyrelsens beretning blev taget til efterretning. 4. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskabet 12 / 13 med revisors påtegning Dirigenten oplyste at regnskabet er godkendt af bestyrelsen med forbehold for en udgift til Schneider Electric, som bestyrelsen ønskede at sikre ikke var en del af vaskeriet. Dirigenten oplyste, at denne udgift ikke har noget med vaskeriet at gøre. Dirigenten gennemgik regnskabet. Ordinære vandudgifter er steget med omkring El er som tidligere. Løn til ejendomsfunktionær er ca mod i budgettet. Skyldes personsagen. Det bemærkedes, at kontoplanen er indrettet til det almene segment og ikke til ejerforeninger. Samlede udgifter , med en korrektion på Brunata. Dirigenten oplyste, at bidraget ikke er blevet forhøjet i 2013, som det ellers burde være sket. Det har imidlertid vist sig, at regnskabet er i overskud, hvorfor det ikke har haft en betydning. Regnskabet vil altid ende med at være i balance. Der blev spurgt til, om der slet ikke er blevet reguleret i sidste regnskabsår. Svaret var nej. Ejerforeningen skal betale 10,29 % af udgifterne. Regnskabet blev godkendt. 5. Forelæggelse og godkendelse af budget for Dirigenten bemærkede, at bestyrelsen har spurgt til årsagen til at vandafgiften er faldet ligeledes forsikringer og affald. Dette skyldes at regnskabstallene ikke er kendte, når den almene del budgetterer, hvilket gør at tallene formentlig burde have været højere. Problemet er vedtægterne, som dikterer, at der indkaldes til generalforsamling i ejerforening med 14 ugers varsel, hvilket kan medføre ændringer. Det blev drøftet at det kunne være en ide, hvis bestyrelsen undersøger om det kan betale sig, at lave vedtægterne om, så de to sæt vedtægter nærmer sig hinanden. Bestyrelsen vil undersøge spørgsmålet. Dirigenten gennemgik budgettet: Vandafgift er i forhold til sidste års budget sat til at stige med kr. hvilket nok ikke kommer til at holde, se første afsnit under dette budgetpunkt. Tilsvarende vil forsikringspræmien, som er sat til

6 kr. formentlig blive noget højere. Løn til ejendomsfunktionær m.v. (renholdelse) er sat ned med kr. Udgifter til almindelig vedligeholdelse er sat ned fra kr. til kr. Yderligere blev det bemærket, at udgiften til den såkaldte grundfond også øges. Dirigenten oplyste, at der er foretaget licitation på samtlige forsikringer hos Domeas kunder, hvilket har medført at foreningens forsikringsselskab er det samme, men at præmien stiger med ca. 15 %. Generalforsamlingen godkendte budgettet. Dirigenten oplyste, at han på grundlag heraf vil påse at fællesbidraget bliver korrigeret. Det nye fællesbidrag vil blive opkrævet frem til næste ordinære generalforsamling om et år. 6. Forslag Der var indkommet to forslag til generalforsamlingen Det ene fra Michael Klysner blev behandlet under bestyrelsens beretning. Det andet forslag fra Rene Våg, drejer sig om Optimering af losseplads. Forslaget vedlægges referatet. Bilag 2. Formanden foreslog, at forslaget bliver taget med til afdelingsbestyrelsesmødet og at der vil blive fundet en løsning her. Dette blev bifaldet. 7. Valg til bestyrelsen Valg 2 nye medlemmer fra boligorganisationen. Ejerlejlighed 200 indstillede Markedschef Lars Gruby fra Domea og Henning Thomsen fra organisationsbestyrelsen. Michael Klysner bemærkede, at han var af den opfattelse, at det ikke er i overensstemmelse med ejerforeningens vedtægter at indvælge de to foreslåede kandidater, da vedtægterne udtrykkeligt angiver, hvem der kan vælges til bestyrelsen. Det blev svaret, at vedtægterne er formuleret med henblik på at understøtte en ejerforening, hvor alle medlemmer er ejere. Imidlertid er den største ejer i ejerforeningen den almene boligorganisation, og i henhold til de regler, der er blevet udstedt i forbindelse med salget af de almene boliger, er det organisationsbestyrelsen, eller af den udpegede repræsentanter, der kan deltage i bestyrelsen på vegne af organisationsbestyrelsen. Lars Gruby og Henning Thomsen blev valgt. 8. Valg af suppleanter Det blev oplyst at Ole Øberg udtræder fra bestyrelsen. Ejerlejlighed 200 foreslog Henning Østerby som suppleant. Henning Østerby blev valgt som suppleant. 9. Valg af revisor. Der blev spurgt til sager med BDO. Karin Thomsen nævnte at spørgsmålet har været drøftet i Domea, og at det er besluttet at bede BDO om at forklare sig. Imidlertid slog hun fast at Domea har tillid til sine samarbejdspartnere, som det ser ud nu. BDO vil blive undersøgt. BDO blev genvalgt som revisor. 10. Eventuelt Der var intet under eventuelt.

7 Dirigenten takkede for god ro og orden og hævede generalforsamlingen. Farum, den 28. marts 2014 Karin Thomsen, referent Tom Frandsen, dirigent