Håndbog. Bestyrelsesarbejde. foreningen af vandværker i danmark. for bestyrelsesmedlemmer

Transkript

1 Håndbog for bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesarbejde foreningen af vandværker i danmark

2 Udgiver Titel Tryk Foreningen af Vandværker i Danmark 1. sal Solrød Center 22 C, 2680 Solrød fvd@fvd.dk Tlf Håndbog nr. 1 for bestyrelsesmedlemmer: Bestyrelsesarbejde 3. udgave - 1. oplag August 2012 Zeuner Grafisk A/S Pris Kr. 50,00

3 Forord Denne håndbog for bestyrelsesmedlemmer er tænkt som et redskab for samtlige bestyrelsesmedlemmer. Hensigten med håndbogen er således at beskrive de generelle regler, der findes for bestyrelsens arbejde: Hvordan nedsættes bestyrelsen? Hvilken kompetence har bestyrelsen? Hvilke opgaver har det enkelte bestyrelsesmedlem? Der er ikke noget overordnet lovgrundlag for bestyrelser i private vandforsyninger, men der er lovgivning for de vandforsyningsmæssige opgaver, som bestyrelsen forvalter. Med hensyn til lovgrundlaget henvises til FVD s hjemmeside, hvor alle relevante love kan findes. Hjemmesiden indeholder også mange praktiske råd om eksempelvis målere, takster, forbrugerforhold, med videre. Det er vort håb, at det enkelte bestyrelsesmedlem kan få glæde af håndbogen som opslagsværk, og finde svar på de generelle spørgsmål, som måtte opstå i forbindelse med det daglige arbejde i bestyrelsen. Ole Wiil Landsformand Bent Soelberg Adm. direktør 3

4 Håndbogen er udarbejdet af: Bent Soelberg Steen Hjelm Sørensen Tine Tue Lehmann 4

5 Indholdsfortegnelse 1. Vedtægter og regulativ Vedtægter Regulativ Bestyrelsens ansvar og funktioner Formandens opgaver Næstformanden Kassereren Sekretæren Bestyrelsesreferater Generalforsamling Ordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling Forberedelse af generalforsamling Dirigenten Afstemninger Stemmeret Generalforsamlingsreferat Revision og kontrol Forsikringer Lovpligtig arbejdsskadeforsikring Erhvervs- og produktansvarsforsikring All Risk Erhvervsforsikring Ulykkesforsikring for bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesansvarsforsikring inklusivt underslæb Udvidet graveskadedækning Kombineret entrepriseforsikring Retshjælpsdækning (tilkøb til Erhvervs- og Produktansvarsforsikringen) Drift og administration i en vandforsyning Ledelsesredskaber Takstbladet Vandrådssamarbejde Fælles administration og drift Beredskabsplaner Tinglysning Erstatning Forhåndsaftale og deklaration Øvrige Håndbøger fra FVD

6 6

7 1. Vedtægter og regulativ Vedtægter I dagligdagens samfund er der en række love og bestemmelser, der udstikker reglerne for forholdet mellem forskellige parter. I dette tilfælde vandforsyningen, myndigheder og forbrugere. I et retsforhold vil der altid være to eller flere personer involveret, og da vandforsyninger repræsenterer mange personer, er det nødvendigt, at der findes regler for, hvordan mange fysiske personer kan opføre sig som én juridisk person. Hvem i et fællesskab af flere personer kan man forhandle bindende med? Hvem repræsenterer fællesskabet med bindende virkning? Dette betyder, at disse mange personer må danne et selskab for entydigt at kunne reagere i juridiske sammenhænge. Dette sker ved vedtagelse af nogle vedtægter, der binder medlemmerne sammen i en juridisk enhed. Regulativ Udover vedtægterne, der ikke må stride mod den generelle lovgivning, har vi regulativet, der regulerer forholdet mellem myndighederne og vandforsyningerne. Desuden indeholder regulativet bestemmelser for forholdet mellem den juridiske person, vandforsyningen og forbrugerne som enkeltpersoner, uanset om disse er andelshavere/interessenter eller blot forbrugere uden for medlemskredsen. Populært sagt fastlægger vedtægterne de selskabsretlige forhold, og regulativet fastlægger leveringsbestemmelserne. Selskabsform FVD anbefaler alle vandforsyninger med status som interessentskaber til at ændre deres selskabsform til andelsselskab med begrænset ansvar (a.m.b.a.). Det skyldes, at Skat ved oprettelse af et nyt interessentskab, hvor der er personlig og direkte hæftelse, forlanger oplysning om alle medlemmernes personnumre. Skat har dog ikke forlangt det fra eksisterende interessentskaber endnu, men der er opstået det problem, at adskillige kasserere i interessentskaber er begyndt at modtage en udvidet selvangivelse, der normalt kun bruges af erhvervsdrivende personer. Kassereren kan ikke undgå den udvidede selvangivelse, før han holder op med at være kasserer eller vandforsyningen ændrer selskabsform. Ved ændring af selskabsform fra interessentskab til a.m.b.a. går medlemmerne fra at have personlig, solidarisk og direkte hæftelse til ingen hæftelse at have. I praksis har hæftelsen dog ingen betydning i dag, hverken for medlemmerne eller for eventuelle kreditorer, idet det i Vandforsyningsloven er bestemt, at en vandforsyning skal opkræve så store afgifter hos sine medlemmer, at de kan dække udgifterne. En vandforsyning kan derfor ikke gå konkurs, og en kreditors sikkerhed for et lån er derfor ikke påvirket af medlemmernes hæftelse. 1.1 Vedtægter Vedtægterne er det juridiske grundlag for foreningens virke. Vedtægter er en nødvendighed for, at vandforsyningen overhovedet kan eksistere og foretage forretningsmæssige dispositioner. De er grundlaget for dannelse af den juridiske person vandforsyningen er. Det betyder, at vedtægterne udadtil regulerer forholdet mellem vandforsyninger og andre juridiske personer, og indadtil forholdet mellem medlemmerne vedrørende rettigheder og pligter. Lovkrav til indhold Der findes ingen egentlige lovkrav til indholdet i en vandforsynings vedtægter. Dog er det almindeligvis anset for givet, at de minimumskrav, lovgivningen stiller til aktieselskaber, andelsselskaber, erhvervsdrivende fonde med flere, også kan stilles til vedtægter i vandforsyninger, som er andelsselskaber eller interessentskaber. Som tommelfingerregel bør priser, enkeltdatoer og lignende ikke stå i vedtægterne, fordi man så løbende skal ændre vedtægterne. I stedet bør vedtægterne henvise til takstblad, regulativ eller lignende, hvor de aktuelle oplysninger vil fremgå. De sagsområder, vedtægterne som minimum skal beskrive, er: Indhold af ekstern betydning: Selskabets art Formål Hjemsted Hæftelsesspørgsmål Hvem tegner vandforsyningen Hvem har ret til at blive medlem - og på hvilke vilkår. Indhold af intern betydning: Fordeling af det økonomiske ansvar mellem medlemmerne Bestyrelsens kompetence Formelle procedureregler om generalforsamling, valg, rettigheder, pligter og sanktioner 7

8 Bestemmelser angående vedtægtsændringer Bestemmelser vedrørende opløsning Bortset fra bestemmelserne omkring medlemskab, vedkommer vandforsyningens vedtægter ikke de administrative myndigheder. I tilfælde af retslige tvister er det domstolene, der skal tage stilling til indholdet af vedtægterne. Lovstridigt indhold Vedtægterne må ikke stride mod gældende lovgivning, herunder myndighedsbestemmelser, der er afledt af loven, for eksempel regulativet. Bestemmelser i vedtægterne, der strider mod gældende lovgivning, er ugyldige. Da der ikke findes egentlige bestemmelser til vedtægter for private vandforsyninger, har FVD udformet et sæt standardvedtægter, som opfylder alle krav til indhold af vedtægter. FVD har ved udarbejdelse af disse vedtægter taget udgangspunkt i selskabsretten og mange års erfaring i vandværksdrift. Såvel forslag til vedtægter som vejledning til ændring af selskabsform kan hentes på FVD s hjemmeside. 1.2 Regulativ Et regulativ fastlægger bestemmelserne for levering af vand til forbrugerne, og regulerer forholdet mellem myndighederne og vandforsyningerne. Regulativet skal udarbejdes af vandforsyningen og godkendes af kommunen. Regulativet omfatter (jævnfør Vandforsyningslovens 55): Grundejernes: Ret til forsyning med vand fra forsyningsledninger Krav om måling af forbruget Grundejernes forpligtelser med hensyn til vandindlæg: Takstbestemmelser for anlægs- og driftsbidrag Bestemmelser med almindelig betydning for vandforsyning (for eksempel vandspild). Øvrige relevante bestemmelser om: Autorisation af VVS-mestre. Diverse NORM-bestemmelser vedr. installationer og anlæg (DIF-normer). Diverse bekendtgørelser om bl.a. tilsyn og analyser (MST-vejledninger). Konflikt mellem regulativ og vedtægt Når et regulativ er endeligt udsendt (ankefrister udløbet), er regulativet gældende. Det vil sige, at værkerne skal rette sig efter det, uanset hvad en generalforsamling måtte vedtage eller have vedtaget. Bestemmelser i en vedtægt, som strider mod det udsendte regulativ, er derfor ugyldige og kan fjernes uden vedtagelse på en generalforsamling. Normalregulativ Ifølge Vandforsyningslovens 55 har miljøministeren udfærdiget et normalregulativ. Da der er tale om et normalregulativ, som er tænkt som en rettesnor for udarbejdelsen af regulativet, har vandforsyningerne naturligvis mulighed for, efter aftale med kommunen, at afvige fra normalregulativet. FVD har i sit forslag til regulativ foretaget nogle (nødvendige) ændringer, som de fleste vandforsyninger har medtaget, når de reviderer regulativet. Disse ændringer har været drøftet med Miljøstyrelsen og er godkendt. Ved uenighed mellem vandforsyning og kommune om regulativets indhold, og hvor en kommune ikke vil afvige fra normalregulativet, kan vandforsyningen klage til Miljøklagenævnet. I disse tilfælde skal man dog forvente, at klageinstansen vil tage udgangspunkt i normalregulativets bestemmelser, medmindre der foreligger vægtige argumenter for de foreslåede afvigelser. Fællesregulativ Normalt bliver der udarbejdet et fællesregulativ, der gælder for alle vandforsyninger i kommunen. FVD anbefaler, at vandrådet bliver involveret i udarbejdelsen af et fælles regulativ for alle vandforsyninger i kommunen. Konflikt mellem vandforsyning og forbruger Når regulativet er vedtaget, skal vandforsyningen administrere efter dette. Kommunen er ikke administrativ ankeinstans. Hvis en forbruger er uenig med vandforsyningens fortolkning af regulativets bestemmelser, er det alene domstolene, der kan omstøde vandværkets beslutning. Vandforsyningen har pligt til at henvise til en hjemmeside, hvor regulativet kan læses, eller udlevere det til nye forbrugere. 2. Bestyrelsens ansvar og funktioner Som det fremgår af afsnit 1.1 er vedtægterne basis for forsyningens virksomhed. Vedtægterne fastslår, at 8

9 generalforsamlingen er højeste myndighed, men den daglige ledelse er bestyrelsens ansvar. Naturligvis med ansvar over for generalforsamlingen, og ud fra de retningslinjer, den har udstukket. Bestyrelsen skal, inden for de økonomiske rammer, generalforsamlingen har sat, administrere frem til næste generalforsamling, hvor den kan drages til ansvar, hvis den har overskredet sin kompetence. Dette ansvar kan udmøntes enten ved manglende genvalg eller i yderste konsekvens i et erstatningsansvar, hvis bestyrelsen ved grov uagtsomhed eller forsætligt ( med vilje ) har medført et tab for værket. I retspraksis skeler man til selskabsrettens bestemmelser om ansvar. Direktør Hvis et værk er meget stort og har ansat en daglig leder, der både dækker administration og drift med et selvstændigt ansvar (ifølge vedtægterne), har man i lovsproget en direktør, der har et særligt ansvar ved siden af bestyrelsen. Det er ligegyldigt, om man kalder ham direktør, driftsleder eller forretningsfører. Kollektivt bestyrelsesansvar Bestyrelsen har et kollektivt ansvar. Det vil sige, at alle i bestyrelsen har ansvaret for den måde, ledelsen af værket udføres på, og ansvaret for, at ledelsen udføres inden for de lovmæssige rammer. Grænser for bestyrelsesbeslutninger Alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer har ansvaret for de trufne beslutninger. Bestyrelsen har ansvaret for den daglige ledelse, og kan som sådan varetage alle de nødvendige handlinger inden for vedtægternes rammer. Vedtægterne kan typisk sætte en grænse for, hvor store anlægsarbejder, der kan udføres uden generalforsamlingsgodkendelse, eller for låneoptagelse eller anden gældsætning, som kræver generalforsamlingens bemyndigelse. Det skal understreges, at bestyrelsen (eller formanden) ikke kan handle ud over vedtægter, regulativ og takstblad. Særlige aftaler med forbrugere kan kun udfærdiges, hvis det ikke kan afvente en generalforsamling. Hvis bestyrelsen gør dette, skal den efterfølgende orientere generalforsamlingen om sine dispositioner. Økonomisk ansvar Bestyrelsen har ansvaret for bogføring og formueforvaltning. Det vil sige, at bestyrelsen er ansvarlig for kasse og regnskab over for generalforsamlingen, og for at eventuel formue er anbragt trygt og passende forrentet. Selvom det i praksis oftest er formanden, der varetager den daglige ledelse, påhviler ansvaret alligevel hele bestyrelsen. Det betyder for eksempel, at hele bestyrelsen har ansvar for undladelser (hvis de har været vidende om dem), der pådrager ansvar, med mindre de til referatet har fået tilføjet, at de er uenige (dissens). Formanden har pligt til at orientere Formanden har pligt til at redegøre for sine dispositioner på hvert bestyrelsesmøde, så bestyrelsen kan tage dem til efterretning, ændre dem eller vedtage en anden og mere hensigtsmæssig løsning næste gang. En bestyrelse udøver normalt sin funktion ved møder, hvor man i forbindelse med en vedtagelse beslutter, hvem der skal udføre beslutningen. Opgaven udføres af det bestyrelsesmedlem, der ifølge forretningsordenen har ansvaret for den pågældende opgave, eller af det bestyrelsesmedlem, der bemyndiges i den enkelte sag. Hvis vandværket har en direktør/driftsleder, vil denne normalt deltage i møderne og dermed være ansvarlig for udførelsen af de beslutninger, der falder inden for hans ansvarsområde. Forretningsorden For at sikre at alle i en bestyrelse ved, hvordan beslutninger bliver taget og udført, hvem der gør hvad, hvornår der stemmes, hvornår man er beslutningsdygtig og så videre, bør en bestyrelse have en forretningsorden, der indeholder alle procedurer for bestyrelsens arbejde. Ved konstituering skal forretningsordenen vedtages på ny. Fuldmagt til bindende beslutninger Bestyrelsen har udadtil fuldmagt til at foretage retshandler på værkets vegne, men hvis tredjemand (typisk banker eller tinglysningsretten) finder, at den omhandlede disposition forekommer usædvanlig for selskabet, kan de kræve at se vedtægterne og for eksempel generalforsamlingsreferatet for at konstatere, om bestyrelsen virkelig har en fuldmagt til eksempelvis at optage lån. Hvis et enkelt medlem på vegne af en bestyrelse skal udføre noget, skal hans myndighed fremgå enten af: Vedtægter Forretningsorden En referatført beslutning, taget på et beslutningsdygtigt møde 9

10 2.1 Formandens opgaver Formanden er mødeleder ved bestyrelsesmøderne. Dette betyder, at formanden: Indkalder til bestyrelsesmøder Forbereder de sager, der skal behandles Foranlediger dagsorden udsendt Leder møderne, herunder eventuelt afstemninger Foranlediger vedtagne beslutninger ført ud i livet, med mindre et sagsområde ved forretningsordenen eller bestyrelsesbeslutning er tillagt andre (for eksempel forhandlinger med myndigheder, leverandører og lignende). Hvis ikke andet er anført, skal formanden føre tilsyn med, at alle (bestyrelsesmedlemmer, ansatte eller andre) udfører de opgaver, der er dem pålagt. For eksempel at sekretæren husker at udsende referat, eller at kassereren indeholder kildeskat fra ansatte eller forbereder de regnskabstal, der skal på et bestyrelsesmøde, og så videre. Stillingsfuldmagt Formanden kan underskrive al korrespondance. Direktøren/driftslederen kan derudover være bemyndiget til at underskrive almindelig korrespondance. Formanden og eventuelt kassereren har fuldmagt til at foretage almindelige retshandler på vandværkets vegne. De kan forpligte foreningen over for andre. Det hedder en stillingsfuldmagt. Fuldmagten gælder kun sædvandlige dispositioner. Den gælder ikke usædvanlige dispositioner, der ligger ud over vedtægternes tegningsbestemmelser. Der står i tegningsbestemmelserne, hvem der tegner selskabet. Det er typisk formanden sammen med et andet bestyrelsesmedlem. 2.2 Næstformanden Såfremt der vælges en næstformand, varetager han alle formandens funktioner ved dennes fravær. Næstformanden kan kun udføre forretninger, der ikke kan vente til formanden kommer hjem. Næstformanden skal følge de procedurer, som formanden har vedtaget. Daglig leder Hvis man har en daglig leder med et samlet ansvar for kontoret, har denne normalt kassererens arbejde, og der vil i dette tilfælde oftest ikke være en kasserer i bestyrelsen, fordi den daglige leder har direkte ansvar over for formanden. Det vil så også være den daglige leder, der forelægger regnskabet for bestyrelsen, mens et bestyrelsesmedlem eller den daglige leder, på bestyrelsens vegne fremlægger regnskabet på generalforsamlingen. Det er et bestyrelsesmedlem, normalt formanden, der besvarer spørgsmål til regnskabet fra salen. En del vandforsyninger har endnu ikke ansat personale eller tilknyttet et eksternt regnskabskontor. I disse tilfælde er det kassereren, der udfører: Bogføring. Opstilling af regnskab (periodevis og årsvis). Varetager opkrævning. Ansvar over for bestyrelsen Kasseren betaler regninger, der er påtegnet af formanden. Kassereren er ansvarlig over for bestyrelsen for overholdelse af lovgivning (bogføringslov, skattelov, momslov etc.), økonomiske engagementer, betaling af regninger til tiden, og har pligt til at gøre bestyrelsen opmærksom på, når man nærmer sig overskridelse af de givne budgetter, uanset om disse er vedtaget på generalforsamlingen eller af bestyrelsen. Det er bestyrelsens regnskab - ikke kassererens. Kassereren fremlægger regnskab og budgetforslag, samt forslag til takster for bestyrelsen og for generalforsamlingen på bestyrelsens vegne. Kassereren er ansvarlig over for bestyrelsen (i det daglige formanden), og sammen med resten af bestyrelsen over for generalforsamlingen. Regnskabet og kravene til dette er et kollektivt bestyrelsesansvar, mens kassereren over for bestyrelsen har et personligt ansvar for at udføre sin funktion. Har man ingen næstformand, må formanden sørge for, at et andet bestyrelsesmedlem varetager hans opgaver ved fravær. 2.3 Kassereren Kassererens opgave er at føre tilsyn med, at ansatte eller et eksternt regnskabskontor udfører de givne opgaver i forbindelse med bogføring og regnskabsfunktioner herunder opkrævning og betaling af forfaldne regninger. 10

11 2.4 Sekretæren Sekretæren er bestyrelsens referent. Efter formandens direktiver sørger han for udsendelse af: Indkaldelse til bestyrelsesmøder og generalforsamlinger. Dagsordener. Referater. Eventuel korrespondance. Er der ingen sekretær, er det formandens opgave. 2.5 Bestyrelsesreferater Der skal altid udfærdiges referat af møder i bestyrelsen. Referat Et referat kan enten være et fyldestgørende referat af alt, som er foregået under bestyrelsesmødet, eller et beslutningsreferat, hvor man kort omtaler de behandlede emner og selve beslutningen, eventuelt med korte bemærkninger. Korte bemærkninger kan, for eksempel, være: Besluttet enstemmigt. Udsat. Formanden undersøger nærmere. FVD anbefaler beslutningsreferat. Dokumentation Referatet er et juridisk dokument, der i givet fald skal dokumentere: Om bestyrelsen har behandlet en sag. Hvad bestyrelsen besluttede. Om forelæggelse af en formandsbeslutning er det ikke ligegyldigt, om der i referatet for eksempel står: Tiltrådt. Bestyrelsen accepterede formandens beslutning, men pålagde formanden, næste gang, at følge en anden procedure fremover. Bestyrelsen kunne ikke tiltræde det af formanden besluttede, og pålagde formanden at søge beslutningen ændret. Det har ingen betydning i relation til referatet, hvem der sagde hvad på mødet. Uenighed i beslutning Hvis et medlem ikke er enig, har han altid ret til at få sin afvigende mening ført til referat, især hvis han juridisk vil fralægge sig ansvar for en given beslutning. Dette skal derfor også være kort, for eksempel: NN kunne ikke tiltræde beslutningen. NN stemte imod beslutningen. Husk, hvis et medlem af bestyrelsen vælger ikke at stemme ved en erstatningspådragende beslutning, er det lig med stiltiende accept af beslutningen. Det er væsentligt at huske, at hvis en bestyrelse stiltiende har accepteret en videregående formandsafgørelse, gælder dette ikke i en ny bestyrelsesperiode, hvis der er kommet nye bestyrelsesmedlemmer ind. Så skal emnet tages op til diskussion, fordi man ellers fratager nye medlemmer retten til at protestere. Aktindsigt I den offentlige forvaltning kan enhver, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Det fremgår af forvaltningsloven. Forvaltningsloven gælder imidlertid ikke for vandforsyninger, der er private foretagender. Vandforsyninger bestemmer derfor selv, hvilke dokumenter, de vil udlevere. Men det er selvfølgelig sådan, at referatet fra generalforsamlingen, hvor alle medlemmer har adgang til, enten skal offentliggøres, sendes til alle medlemmer eller udleveres på forlangende. Referater fra bestyrelsesmøder er derimod interne dokumenter, som kun bestyrelsen har krav på at se. Bestyrelsesreferater skal gemmes og være til rådighed for den siddende bestyrelse. Såfremt man ønsker at kassere ældre materiale, anbefales det at overgive dette til lokalhistorisk museum. 3. Generalforsamling Højeste myndighed Generalforsamlingen er vandforsyningens højeste myndighed i alle sager. Det vil sige, at generalforsamlingen i alle sager kan bestemme inden for lovgivningens rammer - forudsat vedtægternes regler om afstemning, beslutningsdygtighed med videre er overholdt. Det betyder, at selv om visse afgørelser ved tidligere vedtagelser eller vedtægtsbestemmelser er overdraget til bestyrelsen, kan sagen altid indbringes for generalforsamlingen. 11

12 Hvis det formelt er bestyrelsens kompetence, kan man sjældent direkte omgøre beslutningen. Men generalforsamlingen kan naturligvis afskedige bestyrelsen og ændre vedtægterne, eller vedtage nye rammer for en bestyrelses kompetence. Hvis en bestyrelses handlingsramme ikke er begrundet i særlige vedtægtsregler men alene på det faktum, at bestyrelsen har den daglige ledelse..., kan beslutningen altid indankes for generalforsamlingen. Alt dette udtrykkes normalt i vedtægterne med, at generalforsamlingen er vandforsyningens højeste myndighed. Vedtægtsændringer En generalforsamling kan godt ændre vedtægtsbestemmelser, selvom det i vedtægterne er anført, at denne bestemmelse kan ikke ændres af nogen generalforsamling. En sådan formulering er ikke ualmindelig i gamle vedtægter fra før 1950, men den har ikke nogen betydning i dag. Mindretalsbeskyttelse Domstolene kan, uanset hvad der står i vedtægterne, omgøre en beslutning, hvis den på en urimelig måde favoriserer et flertal på mindretallets bekostning. Urimelige beslutninger Generalforsamlingen kan for eksempel ikke træffe beslutning om en takststruktur for vandpris, der eksempelvis favoriserer helårshuse i forhold til sommerhuse, eller landbrug i forhold til en-familieboliger. Lighedsprincip Generalforsamlingen skal træffe sine beslutninger i overensstemmelse med lighedsprincippet, så der sikres en rimelig byrdefordeling mellem forskellige typer af brugergrupper. 3.1 Ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling afholdes årligt inden for et vedtaget, fastsat tidsrum, eventuelt også knyttet til en bestemt geografisk lokalitet eller lignende. Det er bestyrelsens pligt at indkalde til ordinær generalforsamling. Generalforsamlingen er det forum, hvor medlemmerne bestemmer, hvordan forsyningen skal drives: Om bestyrelsens administration det sidste år har været i orden (godkendelse af beretning og regnskab) Hvilken udgiftsramme man vil godkende for næste år (budgetvedtagelse) Hvilke personer man ønsker valgt til bestyrelsen Hvilke personer, der skal vælges til revisorer (folkevalgte). 3.2 Ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling, hvis der foreligger en sag, der ikke var forudset ved den seneste ordinære generalforsamling. For eksempel hvis bestyrelsen ønsker yderligere bemyndigelse (lån, ekstra indskud). Der kan naturligvis være en række andre årsager, såsom suppleringsvalg til bestyrelsen ved dødsfald, fraflytning eller i det tilfælde, at en ekstraordinær generalforsamling skal bekræfte en beslutning (oftest en vedtægtsændring), som er vedtaget på den ordinære generalforsamling, men ikke med det kvalificerede stemmetal, som står i vedtægterne. Bestyrelsen kan altid indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Medlemmerne kan i princippet også kræve indkaldelse, men for ikke at få generalforsamlinger i tide og utide, indeholder vedtægterne oftest et minimumskrav til antallet af medlemmer, der skal til for at kunne kræve indkaldelse. Normalt vil det være omkring 20 procent af medlemmerne eller angivet ved et fast antal. Varsel ved ekstraordinær generalforsamling Hvis vedtægterne ikke foreskriver noget specielt varsel til ekstraordinær generalforsamling, gælder det samme varsel som ved den ordinære. Hvis bestyrelsen nægter at indkalde Hvis en kreds af medlemmer (antal jævnfør vedtægterne) ønsker en ekstraordinær generalforsamling, har bestyrelsen pligt til at indkalde med den dagsorden, de pågældende medlemmer ønsker. Hvis bestyrelsen nægter at indkalde, og formalia er i orden, vil kredsen af medlemmer næppe selv kunne indkalde, men må anlægge sag mod bestyrelsen for at gennemtvinge en indkaldelse. 3.3 Forberedelse af generalforsamling Uanset hvem der har foranlediget indkaldelse til en generalforsamling, skal bestyrelsen forberede og foretage indkaldelsen. Hvordan og hvad? På et bestyrelsesmøde i god tid skal der ske følgende: Dato, tid og sted fastsættes. Udkast til indkaldelse godkendes. Regnskab godkendes og underskrives. Eventuel revisionsprotokol godkendes (nævnes i referatet eller underskrives). Budget og takstblad udarbejdes. Opgaver fordeles, for eksempel bestilling af lokale og eventuelt traktement. Udpege referent. 12

13 Beslutte bestyrelsens forslag til dirigent. Eventuelt særligt ømfindtligt problem i beretningen drøftes. Eventuelt forslag til nye bestyrelsesmedlemmer drøftes. Skrivning og udsendelse af indkaldelse. Hvem kontrollerer, hvor mange stemmeberettigede der kommer. Kassereren skal huske, at revisorerne skal have revideret regnskabet inden dette møde, ligesom han skal sørge for stemmesedler (der klart skal være mærkede, så fejltagelser undgås). Formanden skal lave stikord til sin beretning, så intet bliver glemt, og udfærdige huskeliste til dirigenten. Hvad skal bestyrelsen have med på generalforsamlingen? Referat fra sidste års generalforsamling Medlemsliste/kartotek Det reviderede, underskrevne regnskab Bilagsmappe (kontokort og lignende), så uddybende spørgsmål kan besvares Stemmesedler Huskeseddel med paragrafhenvisninger Et antal ekstra vedtægter, regulativer, takstblade og regnskaber/budgetter. Bestyrelsen sørger for opstilling af projektor, tavle eller lignende til at vise navnene på de opstillede kandidater før afstemninger. Gennemførelse af generalforsamling Tidspunkt Generalforsamlingen skal afholdes på det i vedtægterne fastsatte tidspunkt (normalt inden for en bestemt måned). Gyldigheden kan dog normalt accepteres ved mindre afvigelser, når der har været overordentlig gode grunde hertil (for eksempel dødsfald i bestyrelsen som kan have forsinket indkaldelse og lignende). Dirigenten må tage stilling til dette. Det må dog normalt antages, at en ordinær generalforsamling ikke kan rykkes frem, fordi der hos medlemmerne er skabt en forventning om en bestemt periode, ligesom man heller ikke kan flytte generalforsamlingen så langt hen på året, at bestyrelsen arbejder uden lovligt budget eller lignende. Hvis mødeterminen er overskredet, kan den siddende bestyrelse kun foretage det absolut fornødne i forhold til en forsvarlig drift af vandforsyningen. Indkaldelse Der skal være indkaldt på lovlig måde og med lovligt varsel. Dette vil være fastsat i vedtægterne. Hvis der intet står om varsel i vedtægterne, skal et varsel altid være rimeligt, forstået på den måde, at alle medlemmer skal have haft mulighed for at se indkaldelsen og derpå møde op. Det er for eksempel ikke rimeligt indkaldt, hvis en vandforsyning i et sommerhusområde blot annoncerer i den lokale ugeavis, som sommerhusejerne oftest ikke ser. Dagsorden Der skal være indkaldt med lovlig dagsorden, hvilket betyder, at indkaldelsen som minimum skal indeholde alle de punkter, som vedtægterne kræver. Indkomne forslag Hvis der foreligger rettidigt modtagne forslag eller forslag fra bestyrelsen, skal disse også være opført på dagsordenen for at komme til beslutning. Bilag Hvis der er tale om økonomiske forslag eller vedtægtsændringer, skal de fremgå klart af selve indkaldelsen eller være vedlagt som bilag. Regnskab Regnskabet skal ifølge vedtægterne normalt være vedlagt indkaldelsen. Hvis det ikke er tilfældet, skal medlemmerne have mulighed for at gøre sig bekendt med disse på vandforsyningens hjemmeside eller på selve vandforsyningens kontor. Normalt vil regnskaberne også kunne udleveres på selve generalforsamlingen. 3.4 Dirigenten Forløbet af generalforsamlingen er helt og holdent dirigentens ansvar. Dirigenten er diktator Dirigenten leder mødet og træffer afgørelser. Han har ikke pligt til at følge forsamlingen i formelle spørgsmål, men må i så fald lade sig vælte. Han kontrollerer eventuelle fuldmagter og afgør fuldmagtsspørgsmål, jævnfør vedtægterne. Han forestår og har ansvaret for afstemninger, uanset om der er stemmetællere eller ej. Et bestyrelsesmedlem bør ikke være dirigent, blandt andet fordi man så ikke kan tale på vegne af bestyrelsen, og i særlig grad fordi hele generalforsamlingen går ud på kontrollere bestyrelsens forvaltning. 13

14 Referat Dirigenten skal kontrollere, at der er en referent til at tage referat. Han kontrollerer referatet og underskriver det. Afstemning Dirigenten bestemmer afstemningsmetode og forklarer den til forsamlingen, inden der stemmes, og meddeler resultatet efter optælling. Når generalforsamlingen er afsluttet, og formanden har sluttet mødet og takket dirigenten, er den nye bestyrelse, revisorer, suppleanter med videre tiltrådt, med mindre en bestemt tiltrædelsesdato er fastsat i vedtægterne. 3.5 Afstemninger Dirigenten leder alle afstemninger. Disse skal foretages i nøje overensstemmelse med vedtægterne. Tvivl om afstemningsregler Opstår der tvivl om afstemningsreglerne, har dirigenten alene afgørelsen. Dirigenten kan afvise en afstemning, men det bør være undtagelsen. Ved afvisning risikerer han, at forslagsstilleren senere får indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, eller at der vælges en ny dirigent. Stemmesedler Dirigenten drager omsorg for, at der er let genkendelige stemmesedler, og at kun stemmeberettigede afgiver stemme. Stemmetællere Dirigenten sørger for stemmetællere, men har selv det fulde ansvar for afstemningens rigtighed. Skriftlig afstemning Vedtægterne har oftest en bestemmelse om, hvornår og under hvilke omstændigheder en skriftlig afstemning kan forlanges. Afstemningstema Dirigenten har ansvaret for, at afstemningstemaet (dét, der stemmes om) er så tydeligt formuleret, at alle ved, hvad der stemmes om. Han kan om fornødent forlange det skriftligt fra forslagsstilleren. Afstemninger om et forslag bliver normalt afgjort ved simpelt (relativt) flertal (ja eller nej). Det vil sige, at det forslag, der får flest stemmer, er gældende. Afstemningsmetoder Der er utallige måder at afgøre en afstemning på. Herunder er et udpluk af de bedste og helt vandtætte, som selv en urutineret dirigent let kan forklare for en forsamling. Personvalg Én person Valg af én person afgøres ved simpelt (relativt) flertal. Den af de opstillede kandidater, der får flest stemmer, er valgt. Flere personer Valg af flere personer, for eksempel til tre bestyrelsesposter, hvor der er flere kandidater end bestyrelsesposter, gennemføres bedst ved listevalg. Det vil sige, at man stemmer på de tre poster under ét. Der skal på stemmesedlen være anført tre navne - ikke flere og ikke færre (en stemmeseddel vil være ugyldig, hvis dette ikke er opfyldt). De tre, der har opnået højeste stemmetal, er så valgt ind. Ofte lader man de følgende - efter stemmetal - blive suppleanter. Altså de næste to, hvis det er to suppleanter, man skal have. Det er dog en forudsætning, at dirigenten forud for afstemningen til bestyrelsesposterne har opnået accept fra forsamlingen og kandidaterne herom. Det er en god regel at opføre de foreslåede kandidater i den rækkefølge, de bliver foreslået, eller i alfabetisk orden (gerne på et medie der er synligt for alle). Dette for at personer, der er stillet op af oppositionen, ellers vil kunne hævde, at de er dårligere stillede end afgående bestyrelsesmedlemmer, som alle jo kender. Kampvalg Hvis der ved en generalforsamling er optræk til kampvalg, er det klogt af dirigenten, hvis han tilbyder alle kandidater, at de kan få mulighed for kort at motivere, hvorfor de ønsker at stille op. Det antages normalt, at en kandidat skal være til stede for at blive valgt, eller hvis han er forhindret, har afleveret skriftligt tilsagn om villighed til valg eller genvalg. Det er dirigentens ansvar, at stemmetallene bliver indført i generalforsamlingsreferatet. Fuldmagter Stemmeret ved fuldmagt afhænger af vedtægterne. Hvis vedtægterne intet siger herom, må det antages, at der ikke kan stemmes ved fuldmagt. Det antages dog, at man i en økonomisk forening, som en vandforsyning er, altid kan stemme ved personlig fuldmagt. Det vil sige som ægtefælle, gennem sin advokat, forretningsfører eller revisor. Fuldmagter bør i større forsamlinger indkræves ved indgangen, men i alle tilfælde senest inden stemmesedler udleveres. 14

15 Antal stemmeberettigede Modtagne fuldmagter og oplysning om antallet af fremmødte medlemmer skal afleveres til dirigenten, umiddelbart efter dennes valg. Stemmesedlerne er dirigentens instrument. Stemmesedler skal være udformet, så de ikke kan forveksles med en tilfældig lap papir. Ved udlevering af flere forskellige stemmesedler skal de være udformet, så de ikke kan forveksles med hinanden. 3.6 Stemmeret Det skal slås fast, at kun skødehaver har stemmeret og er valgbar. Skødehaver kan være en: Enkelt person Juridisk person Problemerne om stemmeret opstår stort set altid, når skødehaver er en juridisk person. Juridiske personer Når en ejendom ikke ejes af en enkelt person, men af flere i forening, er ejeren altid en juridisk person. De hyppigst forekommende juridiske personer er: Virksomheder Boligforeninger og brugsforeninger Forsamlingshuse Fjernvarmeværker, elværker og så videre Kirken, kommunen, regionen og staten To eller flere personer, som i fællesskab ejer en ejendom (sameje) Juridiske personer har stemmeret på lige fod med øvrige medlemmer, og kan selv bestemme, hvem de vil lade sig repræsentere af på generalforsamlingen (repræsentanten er også valgbar til bestyrelse m.v.). Det skal dog skriftligt meddeles, hvem der er repræsentant, hvis det ikke er formanden (dette kaldes en stillingsfuldmagt). Ægtefællens stemmeret Ægtefæller hæfter indbyrdes solidarisk for husholdningsudgifter - herunder også vandregninger. Derfor kan de selv vælge, hvem af dem, der er stemmeberettiget og valgbar. Denne særregel gælder kun fællesboligen - den gælder ikke, hvis der er tale om erhvervsejendomme. Stemmeret for kirke, kommune og stat Stemmeretten er knyttet til medlemskabet, og det er alene medlemmer, der har stemmeret. vand fra vandforsyningen, medlemmer, og alle ejere har dermed stemmeret også stat, kirke og kommune. I vandværker, som er interessentskaber og andelsselskaber, er det lidt anderledes, idet der her er solidarisk hæftelse for medlemmerne. I sådanne selskaber er staten og dermed kirken aldrig medlemmer, og kommunen er kun medlem, hvis kommunalbestyrelsen har truffet en beslutning om at påtage sig den solidariske forpligtelse. Det vil sige, at stat og kirke aldrig har stemmeret i disse selskaber, og kommunen sandsynligvis heller ikke. Skulle der opstå en situation, hvor det er afgørende, om kommunen har stemmeret eller ej, må man bede kommunen dokumentere, at den har truffet beslutning om at acceptere den solidariske hæftelse. Stemmeantal For god ordens skyld skal det nævnes, at det er personer, der har stemmeret, og at man kun har én stemme, uanset hvor mange ejendomme man ejer, med mindre der specifikt i vedtægterne står: At man har en stemme pr. ejendom, man ejer. Det er altså det gamle andelsprincip, der gælder, at man stemmer efter hoveder og ikke høveder. 3.7 Generalforsamlingsreferat Referatet behøver kun at omfatte de beslutninger, som dagsordenen og de stillede forslag giver anledning til. Referatet er dels et arbejdsinstrument for bestyrelsen, så den ved, hvad generalforsamlingen har accepteret eller pålagt den at gøre, dels et bevismiddel angående, hvem der er med i bestyrelsen. Det vil sige, hvem der har myndighed til at optræde på vandforsyningens vegne. Udover egentlige beslutninger bør referatet under det enkelte dagsordenspunkt indeholde væsentlige indvendinger til beretning, regnskab og lignende, samt de svar, bestyrelsen måtte have givet. For eksempel: Jens Olsen, Byvej, ankede over det store diverse beløb, der overskred budgettet. Formanden forklarede, at man ikke havde en særlig konto for kursus, og at kassererens deltagelse i kassererkursus derfor var opført her. Det skal være en referent, som hverken er formanden, kassereren eller dirigenten. Det kan for eksempel være bestyrelsens sekretær. I vandværker, som er andelsselskaber med begrænset ansvar (a.m.b.a.), er alle ejere af ejendomme, der får 15

16 Dirigentens ansvar Nogle værker udpeger en referent fra forsamlingen. Det er principielt ligegyldigt, hvem der tager referat. Men det er dirigentens ansvar, at det bliver gjort. I referatet anføres naturligvis, hvem der er valgt, og efter en eventuel kampafstemning skal det anføres med stemmetal. Referater Generalforsamlingen ledes af dirigenten, som også skal godkende det endelige referat. Referatet skal underskrives af dirigenten og referenten. Det er en selvfølge, at alle dagsordenspunkter er med i referatet, også selv om det for eksempel er en orientering om planer for nybyggeri. Hvis der i øvrigt ingen kommentarer er, føres det til referat, at orienteringen er taget til efterretning. 3.8 Revision og kontrol Revisorerne er garanter over for generalforsamlingen for, at bestyrelsen i sin forretningsførelse har fulgt gældende love og bestemmelser, og i øvrigt har disponeret i overensstemmelse med det, som generalforsamlingen har vedtaget. Krav i vedtægt Normalt fremgår det af vandforsyningens vedtægter, at generalforsamlingen skal vælge en eller flere revisorer, eller at bestyrelsen skal vælge en registreret eller autoriseret revisor til at foretage en mere detaljeret kontrol med bestyrelsens økonomiske transaktioner. Selv om vedtægterne ikke indeholder nogen bestemmelse herom, må det antages, at generalforsamlingen kan vælge disse. Revisionens formål Revisionen skal sikre, at regnskabet giver et billede af de reelle forhold, og skal kontrollere: At regnskabsmaterialet er korrekt og fyldestgørende At regnskaberne er rigtigt ført og i overensstemmelse med de foreliggende bilag At opgivne beholdninger og aktiver er til stede Revisionen har krav på at få alt relevant materiale og øvrige nødvendige oplysninger udleveret fra bestyrelsen. Revisionen kan foregå løbende, men det normale er, at den finder sted en gang om året, umiddelbart forud for generalforsamlingen. Uafhængigt organ Revisorerne er uafhængige af instruktioner fra bestyrelsen, ligesom revisionens magtmidler er begrænsede. Hovedopgaven bliver således at gøre anmærkninger til det af bestyrelsen fremlagte regnskab. Som regel udmønter dette sig ved, at regnskabet godkendes ved underskrift. Hvis der er anmærkninger til regnskabet, må der udarbejdes en revisionsberetning, som fremlægges på generalforsamlingen. Valgt eller ansat revisor FVD anbefaler, at vandforsyningen - uanset størrelse - ansætter en registreret eller autoriseret revisor. Denne beslutning skal træffes på generalforsamlingen inden for vedtægtens rammer. Den ansatte revisor har det regnskabsmæssige revisionsansvar. Han skal kontrollere bilag, beholdninger, kontering, attestation af regninger med videre, og den ansatte revisor udarbejder normalt også årsregnskabet. Hvis der ansættes en revisor, er det almindeligt, at der på generalforsamlingen kun vælges én folkevalgt revisor, eller eventuelt slet ingen folkevalgt revisor. Kritisk revisor Den folkevalgte revisor er så det, man kalder kritisk revisor, og hans opgave er alene at kontrollere, om bestyrelsens dispositioner er i overensstemmende med intentionerne i generalforsamlingens beslutninger. 4. Forsikringer Det er bestyrelsens ansvar, at vandforsyningen er behørigt forsikret. Brancheaftale FVD kan i samarbejde med Tryg tilbyde en Vandværksforsikring, som dækker hele det behov, en vandforsyning har som virksomhed, både i forhold til lovgivning og gældende erstatningsregler. FVD og Tryg har i løbet af mange års samarbejde udviklet et helt unikt og professionelt forsikringsprodukt til FVD s medlemmer. Der er løbende indført nye forsikringsdækninger, uden at det har medført præmiestigninger ud over almindelig prisregulering, og forsikringspræmien er formentlig markedets laveste. Forsikringens Basispakke Basispakken er obligatorisk, og uden den kan der ikke tegnes tillægsforsikringer. Vandværksforsikringen er en pakkeløsning, som består af følgende forsikringer: Lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Erhvervs- og Produktionsansvarsforsikring. All Risk erhvervsforsikring. 16

17 Tillægsforsikringer I tilknytning til Vandværksforsikringen kan vandforsyningen vælge at tegne følgende tillægsforsikringer: Ulykkesforsikring for bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsesanvarsforsikring med eller uden underslæbsdækning. Udvidet grundejeransvar. Udvidet graveskadedækning. Kombineret entrepriseforsikring på deklarationsbasis. Retshjælpsdækning. Speciel vandværksforsikring Vandværksforsikringen er en forsikring, der udover den almindelige dækning er skræddersyet til at møde de specielle dækningskrav, en vandforsyning har behov for i forhold til andre erhverv. Dækningsomfang Det betyder ikke, at en vandforsyning kan få dækket egne almindelige driftsudgifter ved at forsikre sig mod de udgifter en rørsprængning giver vandforsyningen, eksempelvis til reparation. Forsikringen dækker enten vandforsyningens udgifter til tredjemand i forbindelse med forhold, vandforsyningen har ansvaret for, eller udgiftsdækning for vandforsyningen ud fra handlinger og begivenheder, der påføres vandforsyningen udefra. 4.1 Lovpligtig arbejdsskadeforsikring Alle vandforsyninger har pligt til at tegne en arbejdsskadeforsikring. Det er et krav, selvom vandforsyningen ikke har fastansatte medarbejdere. Den lovpligtige arbejdsskadeforsikring dækker alle, som udfører et arbejde for vandforsyningen, uanset om arbejdsforholdet er midlertidigt, kortvarigt eller permanent, lønnet eller ulønnet. Det er bestyrelsen, som har ansvaret for, at loven overholdes, og som kan gøres ansvarlig, hvis der sker uheld. Overholdes loven ikke, kan det medføre bøde til bestyrelsen. Bestyrelsen er som udgangspunkt ikke omfattet af arbejdsskadeforsikringen. Den vil være omfattet af ulykkesforsikringen for bestyrelsesmedlemmer, se afsnit 4.4. Hvis et bestyrelsesmedlem varetager deciderede driftsopgaver på vandforsyningen, vil personen dog være omfattet af arbejdsskadeforsikringen. Det kan være, hvis han for eksempel renser filtre, slår græs eller rydder sne, hvilket bestyrelsesmedlemmet ikke er valgt til at udføre. 4.2 Erhvervs- og produktansvarsforsikring Erhvervs- og produktansvarsforsikringen omfatter: Person/tingskade. Ingrediens/komponent skade og tab. Fareafværgelse. Forurening. Erhvervsansvar. Erhvervsansvar er det ansvar, vandforsyningen har, hvis dets virksomhed volder skade på andre eller andres ejendom, altså hvis vandforsyningen er skyld i uheldet. Vandforsyningen har eller kan som alle andre juridiske personer pådrage sig et ansvar over for tredjemand i en række situationer. Det er ofte sager, hvor der kan blive tale om meget store beløb. Som eksempler kan nævnes: Der sker i foråret et tøvejrsbrud på en forsyningsledning. Vandet undergraver vejen, så en person eller et køretøj kommer til skade. Der lægges en ledning med stophane og ventiler. I perioden indtil asfalt kan lægges synker gruset, så stophane eller ventil rager op over gruset. En person falder over stophanen og kommer til skade. Der sker et brud på en hovedledning. Vandet er løbet ind i en kælder, og ødelægger indholdet i kælderen. Alle disse tilfælde er forekommet og har medført erstatningsansvar for vandforsyningen, selv om der også findes sager, hvor vandforsyningen af en eller anden grund er frikendt. Men fælles for disse eksempler er, at alle disse erstatninger, var store beløb. Normalt kræver et erstatningsansvar, udover at man er årsag til skaden, også at man har opført sig forkert: Ikke passet ordentligt på. Sjusket med arbejdet, og ikke gjort det efter gældende regler og almindelig sund fornuft (skyld, uagtsomhed, grov uagtsomhed). Normalt vil hændeligt uheld ikke udløse erstatningsansvar, altså hvis man har passet på, og der alligevel sker noget. 17

18 Ansvar En højesteretsdom fra 1983 har imidlertid pålagt Københavns Vandforsyning erstatningsansvar efter et ledningsbrud, selvom vandforsyningen ikke havde begået fejl. En højesteretsdom fra 2000 har endvidere fastslået, at kommuner er objektivt ansvarlige for påregnelige skader, som følge af materialesvigt i kloaknettet. Højesteret fastslår dermed, at der for forsyningsselskaber er et særligt ansvar - også for hændelige uheld (objektivt ansvar). Hvorvidt denne dom har betydning for private vandværker, ved vi ikke, men der er alligevel taget højde for dette i Vandværksforsikringen. Produktansvar Produktansvar er ansvar for skader, der er opstået som følge af fejl ved en ydelse eller et produkt. Ydelser er dog ikke omfattet af lov om produktansvar, og ansvaret reguleres efter retspraksis. Produktansvar er ansvaret for de skader, som egenskaber ved produktet påfører dem, der bruger produktet. For vandværker er vandet produktet. Af produktansvarsloven fremgår det at ansvaret for det leverede produkt, indtræder uanset om man har bearbejdet det eller ej. Loven nævner udtrykkeligt, at naturprodukter er omfattet. Eftersom det naturligvis ikke kan udelukkes, at der kan opstå en sag, hvor vandforsyningen er ansvarlig, er der i vandværksforsikringen tale om en kombineret erhvervs- og produktansvarsforsikring. Under denne forsikring kan der være tale om to slags skader: Personskader. Tingskader. Personskader For personskader har man fuldt ansvar. Tingsskader Loven omfatter kun skade på ting, som efter sin art sædvanligvis er beregnet til ikke-erhvervsmæssig benyttelse og hovedsageligt er anvendt af skadelidte i overensstemmelse hermed. Vandforsyningens ansvar omfatter altså såvel producerede som leverede produkter. Ansvar over for erhvervsdrivende Når der leveres til erhvervsdrivende, reguleres ansvaret af retspraksis, og der kræves det, at der er udvist fejl eller forsømmelser. FVD anbefaler, at den enkelte vandforsyning indføjer en ansvarsfraskrivelsesklausul over for erhvervskunder i sine leveringsbestemmelser, og at denne hurtigst muligt kommer til kundernes kendskab. Dette kan ske ved en skrivelse alene til erhvervskunderne eller i forbindelse med udsendelse af faktura. Herudover bør der indføres en ansvarsfraskrivelsesklausul i regulativet. Klausulen kan lyde således: Ved afbrydelse eller genoptagelse af vandforsyningen og ved anden driftsforstyrrelse, herunder ændringer i tryk og kvalitet, er sælgeren, uanset om denne måtte have udvist uagtsomhed, uden ansvar for købers driftstab, avancetab eller andet indirekte tab. Denne bestemmelse gælder ikke, såfremt sælger har udvist fortsæt eller grov uagtsomhed. Den erhvervsdrivende opfordres til at tegne en driftstabsforsikring. Der er udarbejdet et udkast til et brev til brug for vandforsyningerne, vedrørende leveringsbestemmelser, som skal sendes til alle erhvervskunder, som har et CVR nr., hvori der henvises til bestemmelserne i regulativet og redegøres for ansvarsfraskrivelsesklausulen i forhold til erhvervskunder. Formuleringen er godkendt af Tryg, og kan også benyttes til vandforsyningens hjemmeside. Produktansvar jævnfør lov om produktansvar kræver ikke, at der er udvist forsømmelser, men blot at man har leveret det defekte produkt. FVD mener derfor, at vandforsyningernes risiko er lille, hvis der ikke er tale om grov uagtsomhed eller forsæt. Objektivt ansvar Produktansvarsloven siger, at vandforsyningen er ansvarlig, selv om den passer på - overholder analyser med videre. Det vil sige objektivt ansvar. Det betyder, at det ikke nytter noget at sige, at man har analyseret det antal gange, man skal, hvis vandet lige netop mellem to prøver har en egenskab, der er til skade for modtageren. En vandforsyning har som erhvervsvirksomhed ansvaret for ansattes eventuelle fejl. Ødelagt vasketøj En vandforsyning har umiddelbart ansvar ved for eksempel ødelæggelse af privat vasketøj, når og hvis skadens størrelse og årsagssammenhæng kan bevises. 18

19 Men i Lov om produktansvar har skadelidte en selvrisiko på kroner. Over for ting til erhvervsbrug kræves der stadig en vis skyld fra vandforsyningens side. Som en gylden hovedregel kan man sige: Situation med ansvar Vandforsyningen har som regel ansvaret såfremt: Vandforsyningen ikke har varslet forbrugerne om planlagt ledningsarbejde Men afgørelse vil altid bero på en konkret vurdering. Situation uden ansvar Vandforsyningen har som regel ikke ansvaret såfremt: Der er pludselig opstået et ledningsbrud, og vandforsyningen ikke kan nå at varsle forbrugerne Vandforsyningen har varslet forbrugerne om et planlagt ledningsarbejde Vandforsyningen har fraskrevet sig et sådant ansvar i vandforsyningens regulativ Men det vil altid bero på en konkret vurdering om vandforsyningen er ansvarlig. Grundejeransvar Forsikringen dækker også grundejeransvar (for eksempel ved fald på vandforsyningens fortov), og den dækker op til fem forskellige matrikler. 4.3 All Risk Erhvervsforsikring Bygningsforsikring inklusiv løsøre. Denne forsikringstype dækker: Erhvervsejendomsforsikring, bygninger, maskiner, løsøre, varer og inventar (brand, tyveri, vand, driftstab) på vandforsyningens matrikel. Indbrud i bygning. Hærværk i forbindelse med indbrud i bygning. Simpelt tyveri af løsøregenstande fra skur, lukket carport og redskabsrum, som er forsvarligt indhegnet og aflåst. Maskinforsikring, maskinkasko, driftstab. Edb-forsikring, databærer, meromkostning, sofwaredækning inklusiv hacking via netbank. Edb-anlæg er dækket, hvad enten det står på vandforsyningen eller hjemme hos et bestyrelsesmedlem. Bygningsbrand og stormskader på bygninger under opførelse samt under om- eller tilbygninger. Krav om transientbeskyttelse Efter første skade, som sker på grund af lynnedslag, kortslutning eller induktion, stiller FVD/Tryg krav om, at vandforsyningen installerer lynbeskyttelse/transientbeskyttelse. Imødekommer vandforsyningen ikke dette krav, vil vandforsyningens normale selvrisiko blive forhøjet med en faktor 5 (minimum kroner) ved efterfølgende skader, som forårsages af lynnedslag, kortslutning eller induktion. Termografering Elektriske tavler (herunder styretavler) på selve vandværket bør termograferes, efterses og rengøres mindst hvert andet år. Termograferingen skal udføres af en certificeret termografør. Alvorlige fejl, der kan give produktionsstop og eventuelt forårsage brand, kan afsløres ved denne metode. Fejlene kan være af en art, der kun meget vanskeligt kan findes ved normale eftersyn af tavlerne. Imødekommer vandværket ikke dette krav, vil vandforsyningens normale selvrisiko blive fordoblet. Tillægsforsikringer 4.4 Ulykkesforsikring for bestyrelsesmedlemmer Ulykkesforsikring for bestyrelsesmedlemmer sikrer som tillægsforsikring bestyrelsesmedlemmer under det arbejde, som de er valgt til at udføre, samt under rejser og kurser i vandforsyningens interesse. 4.5 Bestyrelsesansvarsforsikring inklusivt underslæb En vandforsyningsbestyrelse kan stilles personligt ansvarlig for vandforsyningens økonomi og drift. Heldigvis hører de senere års bestyrelsesskandaler hovedsageligt til de sjældne skrækhistorier om, hvor galt det kan gå. Der er da heller ingen grund til at blive bange for at tage det ansvar, der pålægges bestyrelsesmedlemmer i dag, så længe man er sit ansvar bevidst. Denne tillægsforsikring beskytter bestyrelsesmedlemmers private formue, og har til formål at friholde bestyrelsesmedlemmer i situationer, hvor de måtte pådrage sig et juridisk ansvar ved ledelsen af en vandforsyning. Herunder pligten til overordnet at styre vandforsyningen og dets økonomi, føre tilsyn samt sikre, at vandforsyningens aktiviteter holdes inden for det formål, som vandforsyningens vedtægter beskriver. Det kan være på grund af en aktiv handling såvel som på grund af en undladelse. Skader i boringer, dykpumper og disses styringsanlæg uden for matriklen er udelukkende dækket mod elektriske beskadigelser forårsaget af lynnedslag, kortslutning eller induktion. 19

20 Retshjælpsdækning i bestyrelsesansvarsforsikringen Forsikringen indeholder ligeledes udgifter til bistand, når der rejses økonomiske krav (retshjælpsdækning). Hvis for eksempel et medlem lægger sag an mod vandforsyningen og bestyrelsen, så dækkes udgifter til advokat og anden sagkyndig bistand, som skal hjælpe til at løse sagen. Bistand dækkes også, selvom kravet viser sig at være uberettiget, og bestyrelsesmedlemmerne bliver frifundet. Underslæbsdækning Forsikringens underslæbsdækning omfatter desuden de i vandforsyningens tjeneste værende personer, der forud er anmeldt til forsikringsselskabet. Det vil sige, at hvis vandforsyningen for eksempel har en person - som ikke er medlem af vandforsyningens bestyrelse - til at føre regnskabet, så vil denne også være omfattet. FVD anbefaler, at der altid foreligger en skriftlig aftale mellem to parter, da det er vandforsyningens ansvar at dokumentere, at en given person har udført et stykke arbejde for vandforsyningen. Hvis denne person får løn/honorar udbetalt af vandforsyningen, og det fremgår af regnskabet, så vil han være omfattet af vandforsyningens underslæbsforsikring. Men hvis personen selv skriver en faktura - for det arbejde, som han har udført for vandforsyningen - så betegnes han som selvstændig / professionel, og er dermed selv ansvarlig for at have en ansvarsforsikring, og der foreligger ikke en skriftlig aftale mellem de to parter. FVD anbefaler, at vandforsyningen sørger for at se dokumentation for denne persons ikraftværende ansvarsforsikring. Nogle virksomheder synes, det er unødvendigt at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring, og opfatter det måske ligefrem som et forsøg på at fralægge sig ansvaret. Men en forsikring beskytter aldrig mod skandaler og den store personlige pris, der betales ved at blive en del af et ansvarssvigt. Desuden er det vigtigt at være opmærksom på, at i takt med, at det er blevet muligt at forsikre sig med bestyrelsesansvar, er dommene for ansvarssvigt ganske enkelt blevet hårdere, netop fordi dommerne ved, at bestyrelsesmedlemmerne sjældent skal betale pengene ud af egen lomme. Det kan desværre gå temmelig hårdt ud over den, der ikke er forsikret. 4.6 Udvidet graveskadedækning Erhvervs- og produktansvarsforsikringen har som standardbetingelse meddækket uopsættelige graveskader. Det er typisk skader uden for normal arbejdstid, eller hvor vandforsyningen ikke har kunnet få fat i sin normale entreprenør og ikke har haft mulighed for at indhente de fornødne tegninger og oplysninger hos myndigheder. Hvis vandforsyningen selv udfører gravearbejde (og dermed selv indhenter de nødvendige gravetilladelser og ledningsplaner) bør vandforsyningen sørge for at købe tillægsforsikringen: Udvidet graveskadeforsikring hos FVD. Med den udvides dækningen, så vandforsyningen er dækket for det ansvar, det kan blive pålagt som følge af dets fejl eller forsømmelser i forbindelse med arbejdet. Entreprenørens erhvervsansvarsforsikring Når en entreprenør udfører gravearbejde for en vandforsyning, har han en selvstændig forpligtigelse til at kontakte samtlige ledningsejere, som kan tænkes at have ledninger i området, for at få udleveret tegninger eller anvisninger over kablers og ledningers placeringer. Hvis entreprenøren ikke opfylder denne forpligtelse kan han ifalde ansvar og dermed erstatningspligt for den skete skade. Entreprenøren har ansvaret for alt grave-/ledningsarbejde og den efterfølgende reparation og afmærkning, lige indtil der afholdes en afleveringsforretning, hvilket vil sige, indtil vandforsyningen har godkendt entreprenørens arbejde. Bemærk, at det ikke er et lovkrav, at entreprenører skal tegne en erhvervsansvarsforsikring, og FVD anbefaler derfor, at vandforsyningen sørger for at se dokumentation for, at den anvendte entreprenør har en ikraftværende erhvervsansvarsforsikring. Ansvar hvis entreprenøren går konkurs Hvis entreprenører, som ikke har en erhvervsansvarsforsikring, går konkurs eller er ophørt er spørgsmålet, om vandforsyningen hæfter for en skade, som skyldes entreprenørens fejl eller forsømmelser. Hvis der ikke er indgået nogen skriftlig aftale om eventuel hæftelse, så kan vandforsyningen ikke pålægges ansvar og dermed erstatningspligt for skader forvoldt af en selvstændig virkende entreprenør. Vandforsyningens ansvarsforsikring dækker ikke et eventuelt hæftelsesansvar. FVD anbefaler, at vandforsyninger ved brug af entreprenør sørger for at indgå en skriftlig aftale med entreprenøren. Benyt eventuelt den skabelon, som ligger på FVD s hjemmeside 20