Gode råd og overvejelser til EUansøgningen

Transkript

1 Gode råd og overvejelser til EUansøgningen Der er mange fordele ved at deltage i EU-støttede projekter. Ved deltagelse i sådanne projekter er der udsigt til at opnå ny viden, erfaring med ny teknologi, anderledes metoder til at overkomme problemer på og et internationalt netværk. Modsat kan det være en tidskrævende og besværlig proces at skrive en projektansøgning til et EUprojekt. Men om udfaldet af arbejdet er positivt eller negativt afhænger i høj grad af, hvorvidt man har skrevet en god ansøgning og hvorvidt de almindeligste fejl er blevet undgået. Hvis en ansøgning derimod går igennem vil det sandsynligvist vise sig at være al tiden værd. Det kræver erfaringsmæssigt 3-5 måneder at skrive en succesfuld ansøgning. Desuden skal der måske indregnes en tur til Bruxelles til et infomøde eller rundt i Europa for at tale med potentielle partnere. Dette notat fungerer som en vejledning til projektansøgning til EU-projekter, hvor gode råd til projektudviklingen bliver præsenteret. Denne vejledning er baseret på Anders Bjerrums Sådan skriver du en succesfuld EU-ansøgning og Robert Porter s Crafting a Sales pitch for your Grant proposal og What do Grant proposer really want, anyway. Formålet med nedenstående er at skabe en vejledning, der kan skabe overblik over, hvilke faser der er i projektansøgnings-processen, hvilke fejl der skal undgås, og hvordan du får din ansøgning til at skille sig ud fra mængden, så netop dit projekt kan modtage EU-støtte. Helt overordnet er der to faser i en ansøgningsproces. I den første fase laves alt forarbejdet til ansøgningen dvs. researchforarbejdet, partnersøgningen og fastlæggelse af projektstruktur. Den anden fase er selve skriveprocessen, hvor der først laves et første udkast, der gennemlæses og kommenteres på, derefter laves den endelige ansøgning og til slut indsendes ansøgningen. Dette notat er struktureret ud fra disse to faser. 1

2 Forarbejdet til ansøgningen Inden du går i gang med en ansøgningsproces, er det vigtigt at være opmærksom på hvilke krav, der stilles til projekter, der modtager EU-støtte og hvordan processen omkring en EU-ansøgning foregår. Projekter der støttes af EU skal opfylde nogle grundlæggende krav, hvor de to væsentligste er: (1) at de skaber europæiske merværdi og (2) at projekterne er innovative. Derudover skal det nævnes at der som hovedregel, ikke gives støtte til større anlægsprojekter. Når du så er kommet på en ide der opfylder de ovenstående krav, er der tre faser som en projektide skal igennem, inden selve ansøgningen skal skrives. De tre faser er: Researchforarbejdet Partnersøgningsprocessen(skal ikke som sådan være overstået inden ansøgningen kan skrives, men partnerne skal være fundet, når ansøgningen indsendes) Projektstrukturen De tre faser vil blive beskrevet yderligere herunder. 1. Researchforarbejdet For at søge om EU-støtte er det først og fremmest nødvendigt med en projektide, der lever op til kravene om innovation og europæisk merværdi. Derefter kan det anbefales at undersøge om der findes EU-projekter, der tidligere har omhandlet samme emne. Findes ideen allerede er det vanskeligt at få EU-støtte, da projektet derfor ikke vil leve op til kravene om at være innovativt og skabe merværdi i EU. Er der derimod et lignende projekt, som er længere fremme i ideudviklingsfasen, kan et alternativ være at søge om at blive partner i det projekt. Det Syddanske EU-kontor kan ofte være behjælpelige med at facilitere kontakt i sådanne situationer. Derefter skal der laves et resume af projektet, hvor formålet i korte træk bliver beskrevet. Det kan for det første være godt at få sat ord på, hvordan projektet skal udformes. Desuden kan resumeet bruges både, når der skal søges partnere og som et udgangspunkt for den endelige ansøgning. Derefter skal der findes et åbent topic/call, hvor projekt-ideen passer ind. Det kan i forbindelse med dette være relevant at kontakte den nationale kontakt person inden for dette område eller en Project Officer i Kommissionen for at undersøge, hvorvidt det valgte topic/call passer til din projekt-ide. I nogen tilfælde har kommissionen en specifik idé om hvilke projekter, der kan støttes inden for et 2

3 givent call, men calls ene er ikke altid formuleret så klart, og kan derfor være en smule misvisende. En samtale med den nationale kontakt person eller en project Officer kan være med til at skabe den fornødne klarhed over, hvad målet med call et er. De kan desuden vurdere om dit projekt-forslag matcher beskrivelsen af scope og expected impact og dermed opfylder kriterierne fra call et. 2. Partnersøgningen Næste skridt på vejen mod en ansøgning er at finde partnere til projektet. Som hovedregel skal der deltage partnere fra tre nationer for, at et projekt kan modtage støtte. 1 Det kan endvidere være en god ide at have forskelligartede partnere. Myndigheder, virksomheder og organisationer i forskellige størrelse og fra forskellige lande er ønskværdigt, når man søger partnere, da det gør replikabiliteten større. Det er dog heller ikke en god ting med for mange partnere, og det er vigtigt, at alle partnere udfører en opgave, som er væsentlig for projektet som helhed. Det kan være godt at starte med at finde egnede partnere fra Danmark eller fra ens eget netværk. I første omgang er det ikke nødvendigt, at man finde partnere fra andre lande, men det er fint, hvis det lader sig gøre. Derefter kan man bruge de første partneres netværk til at finde nye europæiske partnere, som kan indgå i partnerskabet. Det hensigtsmæssige ved den fremgangsmåde er, ideelt set, at man har et mere dybdegående kendskab til de partnere, man får gennem netværket. Det kan dog stadig være vanskeligt at identificere, hvem der er de gode partnere, og hvem der ikke er. Hvis der stadig mangler partnere efter søgningen i netværket, kan man lave en reel partnersøgning, som kan sendes ud til relevante organisationer, virksomheder eller myndigheder. Her fortæller man hvilke partnere man søger, og hvad projektet i grundlæggende træk går ud på. Det er også her resumeet, som er omtalt ovenfor, kan bruges. 3. Projektstrukturen Når de forskellige partnere er fundet skal strukturen for processen aftales. Det betyder helt konkret, at der aftales møder med partnerne, hvor arbejdsplanen skal aftales, de forskellige partneres kompetencer skal kortlægges og det input, som de forskellige partnere skal levere til det endelige produkt, skal aftales. Her skal det desuden også aftales hvem der er projektleder. Skype og andre lignende tjenester kan bruges til mange indledende øvelser, men man skal nok regne med mindst en rejse (og måske flere) for at få arbejdsplanen på plads med de forskellige partnere. Kort sagt er det her arbejdsfordelingen for projektet bliver fastlagt. 1 Der er dog varierende regler og de specifikke krav kan variere fra call til call. 3

4 Ansøgningsprocessen Når alle de ovenstående foranstaltninger er på plads, kan ansøgningen skrives. Her er det vigtigt, at du holder for øje, at konkurrencen er hård, og at der er omkring konsortier, der afgiver tilbud om at udføre en opgave. Af dem bliver ca konsortier udvalgt. Så når en EU-ansøgning sendes ind på vegne af hele konsortiet, skal ansøgningen gerne ramme plet på alle de kriterier, som kommissionen vurderer projektet på. I de følgende afsnit vil det blive gennemgået, hvorledes man optimerer sine chancer for at modtage støtte ved at skrive en god ansøgning. 4. Første udkast til ansøgningen Rent praktisk er der forskellige ansøgningsprocesser på forskellige programmer, og det er altid væsentlig at være opdateret omkring hvordan ansøgningsprocessen er på det konkrete program. I Interreg programmerne er der identificeret fire prioritetsområder. Disse fire områder har alle forskellige Call for applications, (max. samlet to om året), hvor der kan sendes en ansøgning inden for det åbne call. Når det kommer til Horizon 2020, er der dog lidt andre regler. Overordnet set er der to slags Horizon 2020 ansøgninger, nemlig en et-fases- og en to-fasesansøgning. I en et-fases ansøgning er omfanget ca sider, der sendes til evaluering i kommissionen, hvor den enten bliver godkendt eller afvist. Er det en to-fases ansøgning skal der først skrives en concept-note på ca. 15 sider. Går denne ansøgning igennem, skal der laves en Horizon ansøgning på sider, hvor projekt-ideen foldes yderligere ud. Derefter vil den endelige ansøgning blive evalueret og derpå enten godkendt eller afvist af kommissionen. Uanset om det er en et-fases eller to-fases ansøgning, skal der skrives et første udkast til ansøgningen. Når dette er gjort kan ansøgningen sendes ud til de vigtigste partnere til gennemlæsning og kommentering. Det er dermed godt at være klar med første udkast i god tid inden ansøgningsfristen, da denne proces kan være tidskrævende. Andre EU-programmer har andre ansøgningsprocesser, som typisk kan findes på de relevante programmers hjemmeside. 5. Skriv den færdige ansøgning Når den endelige ansøgning skal skrives, er det vigtigt, at man rammer plet med ansøgningen, da konkurrencen om at modtage støtte er ganske stor. I det følgende afsnit vil det blive beskrevet 4

5 hvordan man sælger sin ansøgning, hvilke typiske fejl man helst skal undgå i sin ansøgning og hvordan man skal formulere sin ansøgning. Sæt scenen for projektet I starten af ansøgningen gælder det om at vække evaluatorens interesse og nysgerrighed ved at præsentere sine guldkorn tidligt i ansøgningen. Dermed kan du overbevise evaluatoren om, at netop dit projekt er værd at støtte, og at dette projekt skiller sig ud som værende exceptionelt godt. - (1) Fang evaluatorens interesse fra starten. Da evaluatorerne læser mange projekt-forslag igennem, er det formålstjenligt at vække evaluatorernes interesse fra starten af ansøgningen. Derfor er det vigtigt at man i starten af ansøgningen viser, hvorledes projektet vil have betydning for samfundet og skabe den føromtalte europæiske merværdi. Her skal evaluatoren overbevises om, at dette projekt er værd at beskæftige sig med, og at det skiller sig ud fra mængden. - (2)Understreg vigtigheden af projektet: Det kan desuden være favorabelt at vise hvorfor dette projekt er relevant at udføre og hvilke samfundsmæssige udfordringer der løses med projektet. Det kan især gøres ved at understrege hvorledes at projektet vil løse et problem som er anerkendt af EU. Det kunne f.eks. være at henvise til EU s politikker, strategier og målsætninger på det pågældende område. - (3) Beskriv begrænsningerne ved nutidens viden I dette afsnit er det meningen at du skal beskrive de meste moderne teknikker og teknologier for evaluatoren og beskrive, hvorfor vi ikke skal være tilfredse med disse eller hvorfor disse er problematiske. - (4) Beskriv udfordringerne ved at løse de nuværende problemer og de potentielle fordele. Dette hænger tæt sammen med ovenstående. Afsnittet skal gerne skabe endnu mere forståelse hos evaluatoren for, hvordan den nuværende praksis ikke løser problemerne på en tilfredsstillende måde. Dette skal føre til, at evaluatoren bliver åben for en ny tilgang til at løse disse problemer. 5

6 Introducer din løsning på problemet Nu hvor scenen er sat, og man har fået evaluatorens opmærksomhed, er næste skridt at præsentere projektet og forklare, hvordan man har tænkt sig at løse de problemer, som er beskrevet i det ovenstående. - (5) Præsenter projektet som en troværdig løsning på problemet Her er det bedst at præsentere projektet simpelt, men på en overbevisende måde. Her skal blandt andet den overordnede projektstruktur beskrives og det skal beskrives, hvorledes man har tænkt sig at udvikle feltet og overkomme de svagheder, der har været i tidligere tilgange til en lignende problemstilling. - (6) Beskriv kernen i projektet Dette kommer i forlængelse af foregående afsnit. Dette skal være kernen i præsentationen af projektet, hvor alle de foregående afsnit bindes sammen og en overbevisende løsning på det omtalte problem bliver præsenteret. Her skal du også komme ind på, hvorfor netop dit konsortium er det mest ideelle til at gennemføre projektet. Formålet med afsnittene indtil nu har været: (1) at introducere et væsentligt problem og (2) finde en appellerende løsning på dette problem. Samlet set skal de foregående afsnit fremstå så overbevisende evaluatorens svar vil blive positivt. Skab en vision: Selv hvis evaluatoren finder projektet spændende og relevant, er det ikke helt tilstrækkeligt for en god ansøgning. Det er også meningen, at ansøgningen skal skabe en vision om projektets gennemslagskraft og hvilken effekt, projektet vil have ude i samfundet, når det implementeres. Der skal altså kunne etableres en forventning om, at projektet vil føre til det forventede outcome. Det gøres i to skridt. - (7) Vis hvordan projektet vil skabe fremskridt inden for det pågældende felt Her skal det kort og godt forklares, hvorledes projektet vil skabe fremskridt inden for det pågældende felt, og hvordan projektet udvikler området. - (8) Forklar hvilken betydning projektet vil have i EU, når det implementeres 6

7 Her skal man se projektet i et større perspektiv. Her skal der ikke fokuseres på projektets fremskridt inden for feltet, men på hvordan projektet vil bidrage til at skabe mer-værdi i EU. Dermed vises det også, at en investering i projektet vil være en god investering for samfundet som helhed. Hvis man følger de ovenstående 8 skridt i sin ansøgning, vil projektet blive præsenteret favorabelt fra starten, og dermed bør det øge projektets chancer for at blive udvalgt. Herefter skal ansøgningen registres i Participant Portal, hvor Part A skal udfyldes online. Det er en liste over partnere og budget og det overordnede formål med projektet. Generelle råd til skriveprocessen Det følgende afsnit vil indeholde mere generelle råd til hvordan man skal udarbejde sin ansøgning og hvilke overvejelser man skal gøre sig, inden projektansøgningen sendes af sted. Her er det blandt andet relevant at tænke på, hvem der er modtageren af ansøgningen, hvordan man sammensætter og strukturerer sin ansøgning og ikke mindst, hvordan ansøgningen er formuleret. Når ansøgningen skal skrives, er det væsentligt at sætte sig ind i og forstå læserens situation og baggrund. Som nævnt i det ovenstående er de primære læsere evaluatorerne, og der er 3-4 evaluatorer som gennemlæser og bedømmer hver ansøgning. Som regel er der én specialist på området, mens de andre evaluatorer vil have et bredt kendskab til emnet. Af samme grund er det også nødvendigt, at ansøgningen ikke er alt for teknisk, men skrevet i et klart sprog, så alle evaluatorerne uden problemer vil kunne forstå, hvad ansøgningen drejer sig om. Bruges der f.eks. mange forkortelser i ansøgningen, kan det være behjælpeligt med en ordliste, hvor forkortelserne er forklaret. Endvidere bliver der sat pris på, at ansøgningen er skrevet i et levende og aktivt sprog, da en sådan ansøgning er mere læsevenlig og nemmere at komme igennem for evaluatorerne. Det kan igen betyde, at ansøgningen modtager en bedre evaluering. Derudover er det vigtigt at læse call-teksten grundigt igennem, og sørge for, at projektet adresserer de problemer, der er lagt ud i call et. Det er endvidere relevant, at forsøge at bruge samme sprog og udtryk som findes i call-teksten for at vise, at der er overensstemmelse mellem formålet med call et og projektet. Indholdsmæssigt er det meget væsentligt at få det hele med i ansøgningen. Selv om ansøgningen bliver meget lang, bliver man sjældent straffet for at skrive for meget i sin ansøgning, men hvis der derimod mangler noget eller ansøgningen har huller, vil den få en dårligere evaluering. 7

8 Sidst, men ikke mindst, er det godt at finde på en god forkortelse for projektet. Det skal gerne være lidt catchy, og samtidig både lyde godt og vise, hvad projektet omhandler. Når ansøgningen er skrevet færdig, er det en god ide at få den læst igennem af en kollega eller lignende, som ikke har været inde over ansøgningsprocessen. Dette gøres for at sikre, at den er forståelig og ikke fyldt med fejl. Når denne første gennemlæsning er klaret, er det formålstjenstligt at lade konsulenterne på South Denmark European Office læse ansøgningen igennem og kommentere den for at optimere ansøgningen. Typiske ansøgningsfejl Herunder vil typiske fejl og mangler i EU-ansøgninger blive præsenteret og der vil desuden være forslag til hvordan en projektansøgning kan forbedres hvis en af fejlene optræder. Sproget i ansøgningen er uklart og vagt formuleret og ustruktureret. Modsat kan sproget også blive for akademisk, og skrevet på samme måde som en akademisk opgave. Ansøgningen skal gerne være bygget indbydende op og må gerne have modeller, figurer og på andre måder visualisere ansøgningen. Sproget skal gerne være levende og aktivt. Målene og kravene i call et bliver ikke opfyldt i projektet. Call-teksten skal gennemlæses grundigt, inden ansøgningen skrives færdig! Mht. kravene i call et: Det er meget vigtigt, at disse læses grundigt, og at alle krav opfyldes. Hvis bare et enkelt krav ikke opfyldes, bliver ansøgningen afvist. Mht. målene i call et: Disse skal læses meget grundigt, da de omhandler hvilken effekt projekt skal have. Det kan være fordelagtigt at finde en måde, at hvorpå resultaterne bliver målbare og så måle de resultater, man kommer frem til. Hvis målsætningen i et projekt er at nedbringe CO2 udslippet i en by, kan det være fordelagtigt at kunne måle på hvor meget man har nedbragt det ved projektets slutning, samt at have et mål om hvor meget det skal nedbringes. Der mangler overblik over, hvad projektets resultater skal bruges til. Det er desuden meget væsentligt, at ansøgningen indeholder en plan for hvordan resultaterne skal udbredes og udnyttes, når projektet er færdigt. Dette skal igen gøres for at vise hvorledes der skabes europæisk merværdi. 8

9 Budgettet er uspecificeret eller tilskuddene er ulige fordelt mellem enkelte partnere og lande. Hvis budgettet er for lidt specifikt, kan det være en ide at indsætte tabeller med budgetspecifikationer fra Excel, for at skabe overblik over budgettet. Som en tommelfingerregel skal ingen medlemslande modtage mere en 40% af tilskuddet fra EU. Sørg derfor for at fordele tilskuddene mellem de forskellige lande og partnere, så denne grænse ikke overskrides. Foruden det ovenstående er det også vigtigt at være opmærksom på: at konsortiets kompetencer er overbevisende; at man har slutbrugere af resultatet med i projektet(evt. også beder om deres input); at der er en klar projektstruktur og tidsplan; at projektet kan lade sig gøre og ikke er for ambitiøst. For at opsummere skal den gode ansøgning indeholde følgende: Den skal være godt struktureret, uden sproglige fejl. Den skal være skrevet i letforståeligt og letlæseligt sprog, og ikke alt for teknisk. Ansøgningen skal leve op til kravene i call-teksten og henlede opmærksomheden på hvilke mål EU vil opnå med dette projekt. Ansøgningen skal vise, at projektet fører til ny viden inden for det pågældende felt. Ansøgningen skal udstråle entusiasme og engagement omkring projektet. Slutteligt skal en ansøgning indeholde en gennemførlig arbejdsplan og et passende budget. 6. Indsend ansøgningen Når ansøgningen er færdigskrevet, er det en god ide at sende ansøgningen til en kollega eller til konsulenterne i South Denmark European Office(SDEO), så de kan tjekke om alt er velbeskrevet og forståeligt. Konsulenterne i SDEO har desuden ekspertise og erfaring med gennemlæsning af ansøgninger, og de har som regel en klar ide om, hvad en ansøgning skal indeholde. Når denne sidste proces er færdig, er der blot tilbage at indsende den færdige ansøgning. 9