Stormøde, generalforsamling og HB-møder v/bitten Warmdahl (D & B) Generalforsamling 2014 v/bitten Warmdahl (O & D & B) Pause Frokost 30 12:30 13:00

Transkript

1 Dagsorden, CISV Danmark HBmøde 24. nov Formalia Bilag nr. Tid: 11:00-17:00 HB møde Sted: DUF, Scherfigsvej 5, 2100 København Ø Min Start Stop Valg af Dirigent, godkendelse af dagsorden. 5 11:00 11:05 O: Orienteringspunkt D: Diskussionspunkt B: Beslutningspunkt Aktivitetsplan 1.1, 4.1 Aktivitetskalender v/bitten Warmdahl (B) 10 11:05 11:15 Møder Stormøde, generalforsamling og HB-møder v/bitten Warmdahl (D & B) Generalforsamling 2014 v/bitten Warmdahl (O & D & B) 20 11:15 11: :35 11:55 Daglig Ledelse & internationalt Assistance til DL? v/dl (D & B) Trustee-rollen fremadrettet v/mette Liebst (O & B) 20 11:55 12: :15 12:30 Pause Frokost 30 12:30 13:00 Økonomi , 5.1 Status på økonomi og regnskab for 2013 v/kasserer Claus Warmdahl (O) Prioritering og fordeling af RTF-pladser v/kasserer Claus Warmdahl (D & B) Det nationale budget 2014 v/kasserer Claus Warmdahl (D & B) 15 13:00 13: :15 13: :35 15:35 Pause Kaffe og the mv :35 15:55 Lokalforeninger 3.1 Brev fra Rikke Randløv 10 15:55 16:05 Støtte til lokalforeninger i forbindelse med afholdelse af større arrangementer 10 16:05 16:15 v/mette Godsk (O & D) Best Practice 30 16:15 16:45 Nationalt Leje af lokaler v/sekretær Line Bloch Kretzschmar (D & B) 5 16:45 16:50 Evt :50 17:00 1

2 Tilstede Mette Liebst-Olsen (DL), Claus Warmdahl (DL), Frederikke Blemings (DL), Natascha Wermuth (DL), Nanna Beiter (DL), Jesper Lykking (DL), Bitten Warmdahl (Hareskov/Værløse LF), Frederik Grønborg Madsen (Hareskov/Værløse LF), Katharina Grøn Brantenberg (Fyn LF), Nanna Hebo schmidt (Nordsjælland LF), jacob Løland (Nordsjælland LF), Winnie Ramsing (Amager LF), Alex Hendriksen (Aalborg LF), Marianne Wamberg (Vestsjælland LF), Zandra Wamberg (Vestsjælland), Eva Helms (Vestsjælland), Nanna Svart (Århus LF), Mette Godsk (Århus LF). Valg af dirigent og godkendelse af dagsorden Jesper åbnede mødet og informerede om ændring af frokostplaner. Alex Hendriksen stillede op og blev valgt til dirigent. Det konkluderes, at der var rettidig indkaldelse til mødet. Dagsordenen blev godkendt. Aktivitetskalender På baggrund af en beslutning på sidste Hovedbestyrelsesmøde om at udarbejde en national og international aktivitetsplan frem til 2020, blev der fremlagt et forslag til de to aktivitetsplaner. Planerne havde på forhånd været sendt ud til lokalforeningerne til kommentering og justering. Det bemærkes, at der er nogle år, hvor CISV Danmark ikke kan afholde fire store internationale camps og derfor kun afholder tre. IPP, Seminar camps og Mosaik var ikke skemalagt. De langsigtede planer mødte generelt stor opbakning fra Hovedbestyrelsen. Der var dog et ønske om, at Mosaik blev sat på aktivitetsplanen, så programmet ikke glemmes og så programmet kan forankres bedre i lokalforeningerne, hvilket er et problem i dag. CISV Danmark har A-status, hvilket har som minimumskrav, at alle programmer afholdes regulært. Den foreslåed -statuskategori, da Mosaik, Seminar og IPP mangler at være regelmæssige. Det bemærkes, at CISV Danmark som et kategori A-land selv skal sørge for at afholde alle programmer. 2

3 Hovedbestyrelsen er enige om, at dét at afholde camps skal være lystbetonet, og at det vil afkræfte lokalforeningerne, hvis planen ikke svarer overens med hvad lokalforeningerne ønsker/magter at afholde. lokalforeningerne ved at godkende planen godkender projekter i den givne størrelsesorden, men ikke om det specifikt skal være Youth Meeting, IPP eller Mosaik, der afholdes. Det konkluderes, at der rettidigt overfor CISV Internationalt skal tages stilling til hvilket program (IPP/YM/Mosaik), der afholdes. På den måde kan Lokalforeningerne og Hovedbestyrelsen i god tid (minimum to år, da vi internationalt er et år foran det nationale budget) vælge hvilket program, der er behov for. På den måde bliver alle udvalgenes programmer prioriteret, og der bliver mulighed for at agere proaktivt og booke skoler i god tid. Hvad angår den nationale aktivitetsplan, så er det altid muligt for lokalforeningerne at bytte internt så længe man tager ansvar for at sørge for, at kontoret opdaterer aktivitetsplanen på hjemmesiden og opdaterer det respektive udvalg. Stormøde, generalforsamling og HB-møder Der skal for det første for fremtiden tages højde for, at Hovedbestyrelsesmøder i foråret ikke falder sammen med helligdage. Der lægges for det andet op til at mødestrukturen for Hovedbestyrelsen, Generalforsamlingen og Stormødet skal gentænkes. Det besluttes, at Hovedbestyrelsesmøder for fremtiden hovedsagligt skal foregå lørdag, og samtidigt rykkes en time frem, så de starter kl. 10:00. Det giver rum til at lokalforeningerne kan mødes fredag aften uden at man bruger hele weekenden på at holde møde. Marts-mødet vil dog fortsat være om søndagen. De to store årlige arrangementer har behov for at fokuseres: De er i den nutidige form ikke målrettede nok, og ender derfor med ikke at ramme nogen. Generalforsamlingen skal klares i løbet af nogle timer, og der skal være aktiviteter og mad før og efter. 3

4 Stormødet vil ændre form, så der for fremtiden afholdes Hovedbestyrelsesmøde om lørdagen og udvalgsmøder om søndagen. På den måde får Stormødet en anden rolle, og Generalforsamlingen vil overtage Stormødets fællesspisning, fest mv.. På den måde opprioriteres Generalforsamlingen, så den kommer til at appellere mere bredt til medlemmerne, og Stormødet gøres til et mindre arrangement, hvor der er frirum og plads til evaluering og planlægning i udvalgene. Efter den udlagte plan falder Hovedbestyrelsesmøderne i november oveni den sidste weekend i måneden, og da det er en særlig hektisk weekend for mange, rykkes november-møderne i til lørdagen før møde møde møde møde Sekretær sørger for at det ovenstående skema lægges op på hjemmesiden. Generalforsamling 2014 Jesper genopstiller som formand for CISV Danmark. Mette går af som Trustee, og rollen ændres til at blive til en International Repræsentant. Det konkluderes, at Generalforsamlingen skal gøres mere strømlinet, selv om det vægtes, at den fortsat skal være en demokratisk og dialogbaseret platform. Bitten, Nanna Hebo, Katharina Grøn Brantenberg med at udvikle konceptet og finde en passende form for næste års Generalforsamling, der afholdes i Nordsjælland med de tidligere fastsatte mødedatoer. Det besluttes, at beretningerne skal udsendes på forhånd efterfulgt af et kort oplæg til Generalforsamlingen. Desuden overvejes det at indføre navneskilte og at indtænke årets tema i workshops rettet mod de menige medlemmer. Assistance til DL Der deles bilag for kontorets arbejdsfordeling ud. 4

5 Da Nanna har orlov i foråret og Mette går af som Trustee, er det væsentligt, at Hovedbestyrelsen tager stilling til, hvordan Daglig Ledelse skal struktureres fremover. Daglig Ledelse giver udtryk for, at det har været en god øvelse at skrive sine opgaver ned, og finde ud af hvad der kan udliciteres. Det konkluderes, at Daglig Ledelses arbejde lettes af, at den nationale og internationale aktivitetsplan nu er fastlagt, at Generalforsamlingen planlægges af medlemmer af Hovedbestyrelsen samt ændringen af Stormøde-konceptet (den lokalforening der afholder Stormødet står for planlægning i samarbejde med udvalgene). Der blev rejst spørgsmål om, hvorvidt der bør være lokalforeningskræfter i Daglig Ledelse. Det blev bemærket, at Daglig Ledelse skal repræsentere Hovedbestyrelsen, og det derfor ikke vil være logisk: Der stilles spørgsmålstegn ved hvor strategiske beslutninger i så fald ville blive taget, da det er meningen, at Hovedbestyrelsen træffer beslutningerne og at Daglig Ledelse arbejder for at understøtte beslutningerne. Man bør derfor i stedet overveje, om Daglig Ledelse skal sammensættes efter at repræsentere de forskellige grupper i højere grad end det gør i dag. Desuden er Daglig Ledelse valgt af medlemmerne på Generalforsamlingen, og det kræver derfor en vedtægtsændring at ændre strukturen. Det følger på den måde demokratiets spilleregler ved, at medlemmerne udvælger de bedste kandidater til Daglig Ledelse. Der blev desuden talt om følgende: Det bemærkes, at Daglig Ledelses struktur er for sårbar som det ser ud i dag, og at der for fremtiden som minimum bør være en suppleant/ekstra ressource. En af Daglig Ledelses arbejdsopgaver har været, at forskønne kontoret. Det foreslås, at dette kan ordnes ved at invitere nogle juniorer ind til oppyntning og hygge. Hvad angår indsamling af børneattester, så overvejes det, om det nødvendigvis skal ligge på kontoret, eller om det kan udliciteres. Det besluttes, at der på næste Hovedbestyrelsesmøde rejses en diskussion af, om børneattester fortsat kun gælder i tre år i CISV sammenhæng, eller om de skal forlænges til at være gyldige 5

6 i resten af ens medlemstid. Sekretær spørger desuden Risk Manager Kenneth Schou, om han vil være inde over børneattester. Trustee-rollen fremadrettet Der skal fortsat være en Trustee-rolle, der dog ændrer karakter og kaldes den Internationale Repræsentant (kaldes National Representative i internationalt regi). Trusteerollen er til forskel fra alle andre procedurer tre-årig, og det har den fordel, at den valgte Trustee har kunne være med på AIM. For fremtiden vil Global Conference overtag hvert tredje år, besluttes det at den Internationale Repræsentant fortsat skal vælges for en tre-årig periode. Det besluttes også, at den Internationale Repræsentant godt kan genvælges efter denne periode, hvilket ikke var muligt i Trustee-rollen. Der er enighed om, at den Internationale Repræsentant skal være en del af Daglig Ledelse, så det er sikkert, at der er de fornødne kompetencer og viden om det internationale område i den daglige ledelse af CISV Danmark. Det konkluderes, at Mette udarbejder et forslag til vedtægtsændring til Generalforsamlingen om, at den nye rolle kaldes en International Repræsentant, er valgt for tre år og er en fast del af Daglig Ledelse. Der er en Global Conference i 2015, og den bliver nok tilrettelagt sådan, at man tager hjem fra Global Conference og kan dele sin viden i stedet for som AIM at kræve meget forberedelse. Det bemærkes, at det passer godt, at den Internationale Repræsentant vælges et år før Global Conference og bliver i rollen et år efter. Status på økonomi og regnskab for 2013 v/claus Warmdahl Claus redegjorde for, at årets resultat forventes at blive et underskud på omkring kr. og at alle opfordres til at holde igen med brug af CISVs midler. Årsagen til det store underskud er bl.a., at der er afholdt et stort internationale program, der ikke var budgetteret med. Fremadrettet er der behov for strukturere budgettet, så det løbende er muligt at opgøre regnskabet. I år er der indført nyt medlems- og regnskabssystem, og det bliver derfor nemmere at regne med fremover. Næste år bliver 6

7 med det samme, og der kommer derfor til at ske optimering af processer over hele linjen. I fremtiden vil man derfor som udvalg kunne se, hvad man har brugt, og hvor meget man har tilbage. Claus store arbejdsindsats anerkendes. Der er rigtig mange budget-omkostninger, der ikke kan reguleres, men på de fremtidige Hovedbestyrelses-møder vil der gøres status på den økonomiske situation, så det er muligt at fordele overskud til områder, der har behov for ekstra støtte. Daglig Ledelse har desuden valgt at opsige samarbejdet med bogholderen på kontoret, og der benyttes for fremtiden en ekstern konsulent. For fremtiden skal man have betalt kontingent før man rejser, og man skal altid have betalt for at rejse, inden man sendes afsted. Der er blevet udmeldt 100 medlemmer sidste weekend, som stadig ikke har betalt. Det er besluttet, at man ikke kan betale i rater. Det bliver på den måde en del af procedurerne. Der stilles spørgsmålstegn ved, om lokalforeningerne efter overgangen til den eksterne bogholder skal dække CISV Danmarks underskud. Bogholderen har dog fået fremlagt, at det er en service man køber fra en lokalforening til en bestemt takst, og at lokalforeningerne derfor ikke kan holdes til ansvar for CISV Danmarks eventuelle underskud. Det bliver en del af revisionen, at bilagene hentes ind fra lokalforeningerne og gennemgås. Revisoren kommer til Hovedbestyrelses-mødet i marts for at fremlægge for Hovedbestyrelsen før der skrives under. I forhold til betaling af programmer, så er det fint, at forældrene/deltagerne betaler det hele på én gang, men Hovedbestyrelsen vægter, at man skal have tid til at spare pengene op. Det besluttes derfor, at 1. februar er deadline for betaling af de fleste programmer, men at man generelt har en måneds frist til at betale efter at man har fået at vide, at man er tilmeldt. Der ønskes nye faktablade til programmerne, der skal fungere som forventningsafstemning om, hvad man får for sine penge. Det skal desuden 7

8 fremgå, hvad er der inkluderet i camp fee og hvad der ikke er. Sekretær sender en mail ud til programudvalgene med Børnebys faktablad som eksempel og en opfordring fra Hovedbestyrelsen om at udarbejde tilsvarende faktablade for eget program. Prioritering og fordeling af RTF-pladser (Regional Training Forum) Daglig Ledelse råder i fremtiden over 3 pladser til RTF. Udvalgene har selv budgetteret internationale repræsentant, så det sikres at økonomiske og indholdsmæssige mest Der skal udarbejdes et overblik over hvem, der er certificeret i forvejen. Medlemssystemet kan registrere hvem der har været på RTF, og der kommer derfor styr på det fremadrettet. Der er søgt om 28 pladser, og det er mange i forhold til, hvor mange CISV Danmark har sendt afsted i de senere år. Det konkluderes, at fordelingen af RTF pladser fremover sker i de enkelte udvalg i tæt samarbejde og koordinering med den nationale repræsentant. Claus og Mette laver en procedure-beskrivelse for, hvordan man kommer af sted på RTF. Den sendes ud over Hovedbestyrelsesmailens godkendelse. Det nationale budget Alle Udvalg i CISV Danmark er blevet bedt om at komme med input og ønsker til budgettet for Samlet set er der ønsker for kr. mere end der er indtægter. Budgettet skal gå i nul, så der skal findes besparelser for kr. i de fremsendte ønsker. Claus gennemgik indtægter og udgifter med følgende særlige bemærkninger: Interchange-udvalget har ikke indsendt deres budget, men i stedet har Claus udarbejdet et grund-budget for udvalget. 8

9 Der var en fejl i udbetaling af aktivitetstilskud der gjorde, at CISV Danmark er blevet nødt til at tilbagebetale penge til DUF. Der er tidligere blevet givet forskellige beløb i tilskud fra de forskellige skal alle programmer betale 250 kr. i tilskud. Vi investerer ca kr. efter tilskud i hvert barn der sendes ud, og 8000 kr. for hvert barn der kommer til Danmark. For at sende børn ud skal man også afholde camps, men det koster at afholde en Børneby, og der er derfor behov for, at dem der sendes ud bliver en del af det regnestykke. Hvis man uddeler udgiften over dem, der sendes af sted, bliver det omtrent 5000 kr. mere for de delegationer, der sendes ud af Danmark. Hvis man ændrer fee på internationale aktiviteter med 5 kr., så sparer man kr.. Det gør stor økonomisk forskel om man som program kan Fødevarebanken eller ej. Herunder følger ændringerne i de ønskede budgetter: CISV Danmark Tipsmidler fra lokale spillebuler er muligvis en kommende indtægtsmulighed. Dagstakster per deltager for de internationale programmer ændres fra 95 til 87,5 kr. Der rejses spørgsmål om, hvorvidt der ønskes internationale stabe. Det gør, at man bliver nødt til at snakke engelsk, og der er nogle vigtige værdier i, at staben ikke kun er dansk. Beløbet til internationale stabe sættes ned fra til 8000 kr. for Børnebyer. Roskilde lokalforening har fået lov til at låne en skole af kommunen til afholdelse af den kommende børneby, og de sparer derfor udgiften til at leje en efterskole. Udgifter til at afholde en børneby i Roskilde mindskes derfor. Budgetmæssigt afsættes der i stedet et rengøringstilskud på , hvilket giver en nettobesparelse på kr. 9

10 Børnebysudvalget har budgetteret med fem pladser til RTF. Hovedbestyrelsen beslutter, at reducere antallet til tre én per Børneby. Det besluttes, at Lokalforeningerne opfordres igen til at søge deres respektive kommuner om Det besluttes, at det i 2014 er lederne, der står for transportstøtte og ikke lokalforeningerne. Der ydes transportstøtte til transportudgifter ud over 100 kr. i det omfang, at de ikke kan blive refunderet af kommunerne. Man kan overveje for fremtiden at placere efter geografi, da det vil spare meget transportstøtte. Der er dog ikke enighed. Der opfordres til at udvalgene sparer på deres udvalgsaktiviteter. NUDD NUDD tilbyder, at koordinere et projekt omkring udannelse i årets tema i stil med Human Right Educators i år , og beder i den forbindelse Hovedbestyrelsen om at overveje; om et sådan projekt er pengene værd, om pengene skal findes nationalt eller lokalt, om træningen skal foregå i KBH eller et andet sted i landet hvad Human Right Educatornes skal forpligte sig på at give tilbage til organisationen/lokalforeningerne hvordan pladserne skal fordeles Hovedbestyrelsen giver udtryk for, at det er vigtigt at prioritere uddannelse i årets tema i næste års budget. Hovedbestyrelsen anerkender, at NUDD, for de kr. der er budgetteret med, kan tilbyde de frivillige god uddannelse. Da der er behov for at spare ønsker Hovedbestyrelsen dog at spare på konsulentarbejdet, og se efter muligheder for at erstatte rollen med frivillige kræfter. Der gives derfor kr. i år 2014 og yderligere kr. i år 2015 til at uddanne medlemmer i årets tema. 10

11 Hovedbestyrelsen håber, at NUDD vil være med til at arrangere et oplæg til Generalforsamlingen 2014 for at præsentere årets tema. Hovedbestyrelsen håber desuden, at NUDD vil holde et oplæg på Stormødet i september 2014 om Content Area i Hovedbestyrelsen vægter, at NUDD kommer ud til så mange medlemmer som muligt. Claus kontakter formanden for NUDD. CFA For fremtiden ønsker Hovedbestyrelsen at staben fortsat ikke skal betale for CFA, men der indføres for fremtiden en betaling på 50 pct. for ledere. I 2014 vil der være 100 deltagere, men kun 20 ledere. Prisen for CFA i 2014, som foregår lørdag-tirsdag bliver 600 kr./deltager og 300 kr./leder. CISV Danmarks budget På nuværende tidspunkt prioriteres Stormødet og Generalforsamlingen nogenlunde ligeligt, men for fremtiden skal Generalforsamlingen beholde det budgetterede beløb, mens Stormødet reguleres til at underholdning slettes, forplejning halveres og transport reduceres til 2000 kr.. Kontoret fungerer uden bogholder til næste år, men i stedet med en ekstern bogholder. Der bliver stillet spørgsmålstegn ved, om organisationen får nok ud af kommunikation til, at denne udgift skal bevares uskåret. Det bliver foreslået, at man kan skære ned på timeantallet. Der gives udtryk for, at mange især i Daglig Ledelse har stor nytte af at kunne få hjælp til kommunikations-relaterede problemer. Nogle af lokalforeningerne gør opmærksom på, at kommunikations-arbejdet ofte er usynligt fra deres perspektiv. Hovedbestyrelsen beslutter på den baggrund at skære kommunikationskonsulenten med en tredjedel af de 10 timer (fra kr. lønudbetaling til kr.). Jesper kontakter kommunikationskonsulenten og aftaler timefordeling (især i relation til Årsskriftet). Hovedbestyrelsen bestemmer, at Updaten for fremtiden ikke skal udkomme ugentligt, og at de kommunikationsopgaver der prioriteres, er i relation til aktiviteterne. Telefonpenge rettes til 0, Elektronisk godkendelse af faktura scanner går fra til 5000 kr.. 11

12 til ekstern konsulent - på sigt ønskes en intern bogholder igen. Lageret i Lov koster omtrent kr./år. Sekretær har indhentet nyt tilbud på et Shurgard lager i Roskilde, som kun koster omkring kr.. Det nye lager godkendes, og sekretær skriver ud i Update og laver en doodle til Jesper og Claus omkring flytning fra Lov til Roskilde. Sekretær siger desuden det gamle lager op. Donation til Fødevarebanken skrues op fra kr.. Hvad angår midler til uddannelse, så søges fem pladser til Leadership seminar, fem pladser til Refleks og 5000 kr. til kurser hen ad vejen. Lokalforeningerne kan få støtte til at sende folk af sted fra den nationale pulje (ikke Daglig Ledelses). Det sendes ud i Update og lokalforeningerne opfordres til at prikke de medlemmer, der har behov på skulderen. IPP Transportudgifter til UWX sænkes, fordi det afholdes i Hareskov/Værløse. Der skæres derfor fra til 4000 kr.. KomUd Det bemærkes, at fordelingen af foldere skal fordeles bedre mellem lokalforeningerne næste år. Stab/lederrekruttering på LinkedIn og Facebook skal spares væk. Mosaik-udvalget Mosaik-udvalget kan sende tre på RTF. Deres afholdelse af nationale aktiviteter på kr. sættes ned til kr. Step Up Der skæres ned fra til 8000 kr. for visionsweekend. I relation til evalueringsdagen indføres der en deltagerbetaling på 100 kr., og Hovedbestyrelsen betaler 150 kr/person for de 70 personer. ÅJBM/T JB Chill skal fortsat køre med deltagerbetaling. For ÅJBM og ÅJBT indføres en deltagerbetaling på 200 kr./person. 12

13 Peace one day postkort/andet skæres ned til Øremærkes ikke. Breve til 15-årige gøres elektronisk, hvilket sparer 5000 kr. Nice og NaJuWo skæres begge med to pladser. To NJRs og en træningskoordinator søger TTT det skæres ned til to og bliver ladt op til udvalget t prioritere. Andre kommentarer Kontor små-anskaffelser skæres med ca kr.. Underholdning til GF skæres fra til 5000 kr.. Postkort for 2500 kr. i alt 5000 kr. på materialer. Budgetprocessen endte med, at der var ca kr. i underskud. Budgettet godkendes af HB. Claus sender budgetark tilbage til alle med forklaring. Claus har dog efterfølgende fundet en fortegnsfejl i en indtægt, så resultatet i stedet blev Brev om manglende inklusion Et medlem har stilet et brev til Hovedbestyrelsen om at kulturen i CISV Danmark ikke er inkluderende nok. Nanna pointerer, at det er et sundhedstegn, at der reageres på en usund social kultur. Der er talt med medlemmet efter at brevet er modtaget, og det fremgår, at der ikke reageres over et specifikt forhold, men en generel tendens af manglende integration. Hovedbestyrelsen anerkender, at CISV Danmark kan være en svær organisation at blive inkluderet i, og at det derfor er vigtigt, at der arbejdes på, at gøre organisationen mere inkluderende. Det kræver muligvis fælles spilleregler for samvær, og Hovedbestyrelsen ser gerne, at NUDD inddrages (eks. ved at opfordre til at styrke inklusionen ved at starte hver aktivitet med et inklusions-statement). Der foreslås, at man i relation til næste års tema kan holde det i fokus. På den måde håber Hovedbestyrelsen på, at der trin for trin skabes en kulturændring. Bitten taler med udvalg mv. Eventuelt Interchange Hovedbestyrelsen ønsker for fremtiden fokus på at styrke Interchange, og vil prioritere en styrkelse af især den administrative del af Interchange. Jesper går videre med det. 13