Referat Den 1. september Glostrup, den 3. september 2015

Transkript

1 Glostrup, den 3. september 2015 Referat Den 1. september 2015 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Afbud Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Afbud Kim M. Buddig Jendig bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Afbud Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) Lars Hansen bestyrelsesmedlem (LH) Per Nygaard bestyrelsesmedlem (PEN) Grete Nielsen Suppleant for GC Lone Lund-Rasmussen Kasper Nørballe Dennis Schultz administrerende direktør direktør driftschef Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Revisionsprotokol 3. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2013/14 4. Forsikringspolitik og murbindere 5. Status erhvervslejemål 6. Udlejningssituation (bilag 1) 7. Udlejningsaftale (bilag 2) 8. Orientering om Kildevængets Børneinstitution 9. Status på byggesagen Mørkhøjvænge 10. Status på LAR i Marielyst (bilag 3 og 4) 11. Status på varmeanlæg og LAR i Kildevænget 12. Politik for investering af likvide midler (bilag 5) 13. Konvertering af forbedringslån, Kildevænget 14. Status for kollektiv råderetssager (bilag 6,7,8 og 9) 1

2 15. Indkøb af ipads (bilag 10) 16. Regulering af telefongodtgørelse 17. Samarbejdsaftale - Optimering af varmeanlæg (bilag 11 og 12) 18. Generel drøftelse af holdningen til skimmelsager 19. Orientering fra administrationen 20. Driftschefens deltagelse på organisationsbestyrelsesmøder 21. Henvendelse fra JS/DANMARK 22. Afdelingernes lønstigninger m.m. 23. Effektivisering af driften (bilag 13) 24. Nyt fra afdelingerne 25. Lukket punkt (bilag 14) 26. Eventuelt 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 2

3 3. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2013/14 Gladsaxe Kommune har ikke behandlet regnskaberne endnu. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 4. Forsikringspolitik og murbindere Punktet har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015 pkt. 6. Politik Camilla Elverdal har i mail af 3. juli 2015 bekræftet, at der ikke eksisterer nogen løbende forsikring på byggesager. Forsikring på byggesager bliver etableret på GAAs anmodning i forbindelse med en byggesag, med det dækningsomfang, som er beskrevet i forsikringspolitikken medmindre, at der bliver givet andre ønsker i forbindelse med indtegningen. Det er administrationen der via byggeforretningsføreraftaler har ansvaret for at der bliver tegnet forsikring i byggesager. Murbindere Willis har fremsendt en skrivelse til administrationen, hvor i de advarer om, at forsikringsselskaberne muligvis ikke vil yde dækning for nedstyrtede mure, hvis dette kan relatere sig til korroderede murbindere. Willis anbefaler, at bygningsejerne (GAA) får lavet en teknisk gennemgang, hvor man undersøger, hvorvidt murbinderne er i forsvarlig stand. Det blev aftalt på sidste møde, at administrationen kommer med et forslag til hvordan gavlene kan undersøges og hvad det vil koste. 3

4 Administrationen har fået det rådgivende ingeniørfirma Holmsgaard til at komme med et forslag til udførelses af en teknisk gennemgang af gavle og en overslagspris på delposterne i GAAs 7 afdelinger. 1) Det anbefales at der, med de afdelinger der ønskes undersøgt, udføres en grovsortering ud fra alder, eksisterende tegningsmateriale og en overfladisk termografi besigtigelse, til vurdering af om der er fast bindere eller trådbindere i den enkelte ejendom. 2) På de ejendomme der vurderes at have trådbindere anbefales det at der udføres en undersøgelse af trådbinderne ved destruktive indgreb. Det anbefales at der laves besigtigelseshuller min. fem steder pr. afdeling til vurdering af binderne. Der tages evt. flere huller såfremt der er store variationer i bebyggelsen. Overslagspris for udførelse af punkt 1 vurderes til ca. kr inkl. moms pr. afdeling. I alt kr inkl. moms. Overslagspris for udførelse af punkt 2, vil vi ud over omkostningen til punkt 1 vurderes til at koste ca. kr inkl. moms pr. afdeling for koordinering af hultagning, besigtigelse og udarbejdelse af tilhørende notat. I alt kr inkl. moms. Herudover vil der til punkt 2 skulle afsættes ca. kr inkl. moms til en murer der skal etablere af besigtigelseshullerne og efterfølgende tilmure dem (pr. 5 huller). I alt kr inkl. moms. Det anbefales at punkt 1 udføres i vintermånederne, da det giver den største værdi for afdelingerne (der er varmetabet størst) og punkt 2 derfor bør vente til foråret at organisationsbestyrelsen beslutter, om der i GAA skal igangsættes tekniske undersøgelser af bygningerne med henblik på murbindernes tilstand. at organisationsbestyrelsen beslutter, om den samlede udgift, der er estimeret til kr inkl. moms, betales af dispositionsfonden. 4

5 Ad1) Organisationsbestyrelsen godkendte, at der igangsættes tekniske undersøgelser af bygningerne. Det blev oplyst, at der i flere afdelinger formentlig findes gammelt materiale, der kan bruges til vurdering af bygningerne. Ad2) Organisationsbestyrelsen godkendte, at dispositionsfonden betaler de udgifter, der er forbundet med undersøgelserne. 5. Status erhvervslejemål Afd. 4, Marielyst Gladsaxevej 130, st. 7, Frisør. Lejemålet er opsagt af frisøren der flyttede ind pr. 15/ Lejemålet er udlejet til anden frisør pr. 1/ at organisationsbestyrelsen tager oplysninger til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 6. Udlejningssituation Administrationen har undersøgt muligheden for, om der kan registreres logning på UNIK når administrationen ændrer ventelistestatus for de opskrevne. Det er ikke muligt som Unik systemet er indrettet på nuværende tidspunkt, da systemet bliver for langsomt ved den form for logning. Administrationen har en løbende dialog med Unik, hvor det bl.a. vil være et emne der tages op, så det forhåbentlig på sigt vil kunne køre mere optimalt. Det kan oplyses, at der ikke er udlejningsvanskeligheder. Som udgangspunkt udlejes størstedelen af boligerne allerede efter 1. tilbudsrunde. Nedenstående vises en statistik for alle boliger i GAA, der er sendt i tilbud d.d. og hvordan fordelingen af antal af tilbudsrunder har været. 5

6 Tilbudsrunder Antal Udlejning efter 1. tilbudsrunde 60 Udlejning efter 2. tilbudsrunde 15 (fortrinsvis Rundgården og stuelejligheder Solnavej) Udlejning efter 3. tilbudsrunde 3 (Rundgården og Søborg Parkalle) Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 31. juli 2015 vedlægges som (bilag 1). at orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning med bemærkning om, at oplysning om tilbudsrunder skal med på næste møde. Det blev bemærket, at administrationen burde modernisere måden hvorpå man opdaterer eget ventelisteskema, når man får tilbudt en bolig. Efterfølgende kan det oplyses, at forholdet er drøftet med UNIK og vil blive rettet. Deadline kendes ikke. 7. Udlejningsaftale, fleksibel På styringsdialogmødet den 18. maj 2015 blev det aftalt, at den nuværende aftale om fleksibel udlejning af boliger i GAA, der er forlænget med 1 år til udløb den 31. december 2015, skal opdateres med henblik på at: Gøre den let tilgængelig for boligsøgende, Vurdere muligheden for at øge kommunens anvisning af små boliger til unge Inddrage Bakkelys ønske om særlig fortrinsret til særlige boliger. Den nuværende aftale vedlægges som (bilag 2). På et møde mellem administrationen og Gladsaxe Kommune den 16. juni 2015 redegjorde Gladsaxe Kommune for sine ønsker til en fremtidig aftale om fleksibel udlejning. Kommunens ønsker var at: Få større adgang til mindre og billigere boliger i Mørkhøjvænge, Kildevænget, Marielyst og Bakkely. Kommunen igen får anvisningsret til Spidshusene i Mørkhøjvænge. 6

7 Der ud over blev muligheden for at udpege bestemte boliger til kommunen i Spidshusene og at friholde bestemte boliger med have og rækkehuse for kommunal anvisning drøftet. Det blev på mødet aftalt at GAA skal komme med et oplæg til en ny aftale efter sommerferien Det er som udgangspunkt ikke GAAs ønske at stille flere end de nuværende 25% boliger til rådighed for Gladsaxe Kommune. Administrationen har følgende forslag til ændringer i den fleksible udlejningsaftale: At kommunen for anvisningsretten til 25% af boligerne i spidshusene, der er særligt udvalgt med henblik på beboersammensætningen (10 ud af 40 1 rums boliger og 4 ud af 16 2 rums boliger). At de resterende 75% af spidshusene anvises efter den nuværende aftale. At der laves særlig intern fortrinsret for beboere i Bakkely der ønsker sammenlægning af boliger. At øvrige elementer i den nuværende aftale forbliver uændret. Administrationen har følgende forslag til drøftelse i organisationsbestyrelsen: At organisationsbestyrelsen drøfter muligheden for at udpege bestemte mindre boliger i afdelinger, hvor der er boliger med have eller rækkehuse, således at der øremærkes små boliger til kommunal anvisning for der imod at øremærke tilsvarende antal boliger med have eller rækkehus til anvisning på GAAs venteliste. At organisationsbestyrelsen drøfter mulighederne i og for en ny fleksibel udlejningsaftale mellem Gladsaxe Kommune og GAA. Organisationsbestyrelsen ønsker ikke at øge den kommunale anvisning til mere end 25%. Organisationsbestyrelsen besluttede at foreslå kommunen, at øremærke 25% af boligerne i Spidshusene for at sikre beboersammensætningen. 7

8 Organisationsbestyrelsen ønsker at fastholde muligheden for sammenlægning i Bakkely. Organisationsbestyrelsen ønsker at fastholde fordelingsprincippet for ledige boliger med 25% til kommunen, 25% til anciennitet og 50% til intern oprykning. Administrationen udarbejder efter ovenstående retningslinjer et udkast til fleksibel udlejningsaftale. Udkastet skal godkendes af Erik Andersen inden det sendes til kommunen. 8. Orientering om Kildevængets Børneinstitution GAA og Gladsaxe kommune har underskrevet skødet digitalt. Skødet er den 11. august 2015 blevet afvist bl.a. på grund af manglende dokumentation for sælger. Dokumentation er tidligere fremsendt til kommunen, der nu fremsender dokumenterne til tinglysningen. Bidrag til refusionsopgørelsen er fremsendt kommunen. Kommunen udfærdiger endelig refusionsopgørelse, når skødet er blevet tinglyst. Administrationen meddeler LBF, at afdelingen er solgt, samt at netto provenuet er tilgået dispositionsfonden. at orienteringen tages til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9. Status på byggesagen Mørkhøjvænge Byggesagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015, pkt. 13. Der er lavet en delvis aflevering den 18. juni Ventilationen er udtaget og vil først blive afleveret når det kører problemfrit og rådgiver kan godkende det. 8

9 Når den endelige aflevering er foretaget og der er afleveret et teknisk byggeregnskab fra rådgiveren, vil administrationen udarbejde det endelige byggeregnskab og fremsende dette til revision, inden det forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse. Administrationen vil med baggrund i det revisorpåtegnede byggeregnskab hjemtage lånetilbud fra Realkredit Danmark, jf. indgået aftale om byggelån. Lånet underskrives af de i GAA tegningsberettigede efter organisationsbestyrelsens godkendelse af byggeregnskabet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ventilationen er ved at blive indreguleret. Byggeregnskab er på vej, men påtegnes af revisor forinden forelæggelse på organisationsbestyrelsesmødet i december. 10. Status på LAR i Marielyst Byggesagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015, pkt. 14. Byggeregnskabet er udarbejdet og underskrevet af administrationen den 29. juni 2015, og er fremsendt per mail til formanden for afdelingsbestyrelsen i Marielyst den 30. juni Byggeregnskab for LAR i Marielyst vedlægges som (bilag 3). I forbindelse med byggesagens afslutning og udbetaling af tilslutningsbidraget har Nordvand fremsendt aftale om udtræden af kloakforsyningen. Aftale om udtræden af kloakforsyning vedlægges som (bilag 4). at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskab for LAR i Marielyst og aftale om udtræden af kloakforsyningen. 9

10 Lars Hansen bemærkede, at noget asfaltarbejde manglede at blive udført. Det arbejdes der på fra administrationens side. Nordvand har mundtligt tilkendegivet, at de betaler udgiften. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskab samt aftalen om udtræden af kloakforsyningen. 11. Status på varmeanlæg og LAR i Kildevænget A - Varmeanlæg Byggesagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015, pkt. 15 A. Der er nedsat et udvalg bestående af Dorte Pihl Madsen, Birgith Hansen, John Ejsing og Erik Andersen, med bemyndigelse til at godkende rådgiveraftale, udbudsmateriale og licitationsresultat. Kommunikationen foregår via mail og der er svarpligt. Ved uddelegering af beslutningskompetence til et udvalg, skal GAAs retningslinjer vedrørende godkendelse af udbudsmaterialer og licitation overholdes. Der er indgået byggeforretningsføreraftale med PAB på sagen. Udbudsmateriale for etape 2 er udsendt til udvalget den 22. maj 2015 og licitationsrapport med indstilling til entreprenør er udsendt den 24. juni Begge dele er godkendt og den vindende entreprenør blev Kridahl VVS. Entreprisekontrakten er udsendt til godkendelse i organisationsbestyrelsen den 3. juli Administrationen har modtaget positiv tilkendegivelse fra et flertal af bestyrelsens medlemmer og kontrakten er underskrevet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10

11 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. B - LAR projekt Byggesagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015, pkt. 15 B. Der er nedsat et udvalg bestående af Dorte Pihl Madsen, Birgith Hansen, John Ejsing og Erik Andersen, med bemyndigelse til at godkende rådgiveraftale, udbudsmateriale og licitationsresultat. Kommunikationen foregår via mail og der er svarpligt. Ved uddelegering af beslutningskompetence til et udvalg, skal GAAs retningslinjer vedrørende godkendelse af udbudsmaterialer og licitation overholdes. Der er indgået byggeforretningsføreraftale med PAB på sagen. Den 6. juli 2015 har administrationen efter anmodning fra udvalget fremsendt en fuldstændig oplistning af alle dokumenter i sagen, der efter tilføjelser fra formanden ser således ud: Tilladelser fra Gladsaxe Kommune: Byggetilladelse af 27. maj (Bilag på 80 sider ikke medsendt). Nedsivningstilladelse af 26. juni 2015 De fornødne tilladelser jf. byggetilladelsens punkt 5, 6, 7, 8 og 9 ansøges løbende af entreprenøren og rådgiver under projektets udførelse. Aftaler der er godkendt og underskrevet: Aftale om etablering af Lokal Afledning af Regnvand (LAR) på Kildevænget oktober 2014, underskrevet af Nordvand den 18. maj Byggeforretningsføreraftale mellem GAA og PAB af 17. september Udbudsmaterialet sendt til udvalget den 25. februar Tilbud fra entreprenør af 29. april Indstilling til valg af Hoffmann som entreprenør af 5. maj Entreprisekontrakt med Hoffmann fremsendt den 3. juli 2015, underskrevet af Nordvand den 2. juli Referat af koordineringsmøde den 23. juni

12 Aftaler der mangler godkendelse af udvalget og underskrift fra GAA: Rammekontrakt vedr. drift og vedligeholdelse af LAR anlæg på Kildevænget. Udkast til deklaration Kildevænget. Udvalget har per mail af 13. juli 2015 meddelt administrationen og organisationsbestyrelsen at de godkender entreprenør Hoffmann samt at Birgith, Dorte og Erik også har godkendt entreprisekontrakten, hvorfor resten af organisationsbestyrelsen nu bedes besvare Dennis mail af 3. juli 2015 vedr. godkendelse af entreprisekontrakten. Administrationen har modtaget positivt tilsagn fra mere end halvdelen af organisationsbestyrelsesmedlemmerne og entreprisekontrakten er derfor underskrevet af administrationen jf. byggeforretningsføreraftalen. Administrationen afventer udvalgets godkendelse af Rammekontrakt vedr. drift og vedligeholdelse af LAR anlæg på Kildevænget og tilbagemelding på det fremsendte udkast til deklaration Kildevænget. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen rykkede udvalget for godkendelse af Rammekontrakten og udkast til deklaration. Udvalget kunne oplyse, at ifølge det fremsendte forslag til Rammekontrakt træder kontrakten først i kraft på tidspunktet for aflevering af anlægget og tinglysningen af deklarationen skal ske senest ved aflevering af anlægget. 12. Politik for investering af likvide midler Sagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015 pkt

13 På mødet besluttede organisationsbestyrelsen, at der til næste møde skal udarbejdes en likviditetsanalyse, således at der kan træffes beslutning om, hvor stort et beløb der skal investeres. Danske Bank vil deltage i bestyrelsesmødet fra kl Her har de 30 minutter til at gennemgå likviditetsanalyse udarbejdet den 27. juni Analysen er vedlagt som (bilag 5). at organisationsbestyrelsen drøfter hvordan organisationens frie midler skal investeres. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der investeres maksimum kr. 15 millioner i obligationer med en løbetid på 2-3 år. På december mødet opgøres selskabets likviditet på ny med henblik på at vurdere, om der skal investeres yderligere. 13. Konvertering af forbedringslån, Kildevænget Sagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsens møde den 24. februar 2015 pkt. 9. Realkredit Danmark havde oplyst til administrationen, at der i afdeling Kildevænget kan opnås en besparelse på i alt kr ved konvertering af to ustøttede forbedringslån, hvilket organisationsbestyrelsen godkendte. Det viste sig imidlertid at lånene var udregnet med baggrund i F1 lån, hvilket GAA tidligere har besluttet ikke at ville optage. På et møde med Danske Bank den 26. juni 2015 tog administrationen ovenstående op med banken, der i den forbindelse gjorde opmærksom på, at man kunne optage et flexlån med rentetilpasning efter hhv. 5 og 6 år, som er restløbetiden på de 2 lån i Kildevænget. 13

14 Dette betyder, at der godt nok er tale om flexlån, men risikoen for renteændringer er helt elimineret, da rentetilpasning ikke finder sted i lånenes restløbetiden. Administrationen bad efterfølgende Realkredit Danmark om at beregne en eventuel besparelse på omlægning af de 2 lån. Lån 1 hovedstol del af den oprindelige finansiering. Her udviser beregningen en samlet merudgift på , hvortil kommer administrationshonorar for omlægningen på inkl. moms. Lån 2 hovedstol lån til udskiftning af forsyningsrør. Her viser beregningen en samlet besparelse på i den resterende løbetid. Herfra skal trækkes administrationshonorar for låneomlægningen på inkl. moms. Årsagen til, at besparelserne er mindre end de oprindelige beregninger er, at F6 og F5 renten er højere F1 renten, som lå til grund for den oprindelige beregning, og at løbetiden er forlænget med ½ år, da flexlån altid løber i hele år. at der hjemtages lånetilbud på lån 2 i Kildevænget og at det konverteres hvis det samlede provenuet er over kr at administrationen fremover hjemtager tilbud på omlægning af lån i GAA, når en konvertering inkl. gebyrer til realkreditinstituttet og FA09, vil give et samlet provenuet på mindst kr at godkendelse af omlægning af lån uddelegeres til den respektive afdelingsbestyrelsesformand og organisationsbestyrelsesformanden. at organisationsbestyrelsen orienteres om omlægningen på det efterfølgende bestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte: at der hjemtages lånetilbud på lån 2 i Kildevænget. Lånet konverteres hvis der er en besparelse på ca. kr årligt. at administrationen fremover kan hjemtage tilbud på omlægning af lån, såfremt den årlige besparelse er ca. kr

15 at godkendelse af omlægningen foretages af den respektive afdelingsbestyrelsesformand og organisationsbestyrelsesformanden. Ved uenighed forelægges sagen for organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen orienteres om omlægningen på det efterfølgende bestyrelsesmøde. 14. Status for kollektiv råderetssager Sagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015, pkt. 17. På bestyrelsesmødet den 3. december 2014 besluttede bestyrelsen, at alle kollektive råderetssager i GAA stopper pr. 31/ Administrationen har adviseret alle beboere om dette ultimo Når de sidste råderetssager er færdig behandlet af administrationen, hjemtages lånetilbud fra realkredit Danmark til finansiering af disse. Organisationsbestyrelsen bemyndigede på mødet den 24. februar 2015 de tegningsberettigede i GAA til at godkende og underskrive lånetilbud fra Realkredit Danmark til endelig finansiering af de pr. 31. december 2014 afsluttede råderetssager i GAA, når disse foreligger. Der er udarbejdet byggeregnskaber for råderetssager i afdeling Højebo, Marielyst, Kildevænget og Mørkhøjvænge. Byggeregnskaberne vedlægges som (bilag 6,7,8 og 9). at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender byggeregnskaberne. 15

16 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte byggeregnskaberne med bemærkning om, at administrationen i referatet skal redegøre for hvorfor gennemsnitsprisen pr. køkken i Højebo er kr , idet der er fastlagt en grænse pr. køkken på kr De 6 køkkener i afdeling Højebo har alle kostet under kr inkl. administrationshonorar. Når den gennemsnitlige pris i byggeregnskabet udgjorde mere end kr skyldes det to forhold. 1. At der i byggeregnskabet var medtaget udgifter til fire gamle køkkener fra KABs tid, med en restsum på kr Disse køkkener er færdigbetalt i henholdsvis 2015 og 2018, hvorfor de ikke medtages i et revideret byggeregnskab og derfor heller ikke bliver en del af låneoptagelsen. 2. At der oven i de kr er udgifter til lånefinansiering og eventuelle byggelånsrenter. Der er ikke optaget byggelån i sagerne, da det efter aftale er GAA der har mellemfinansieret sagerne. Der er således kun beregnet renteudgifter mellem afdelingerne og selskabet i byggeperioden. I de huslejeberegninger der er lavet ved godkendelsen af de respektive sager, er der taget højde for eventuelle forskelle i både omkostninger og den samlede ydelse (renter, afdrag og bidrag). Alle lejere vil senest med udgangen af indeværende års regnskab blive varslet den endelige huslejestigning og reguleret i forhold til den endelige finansiering. 15. Indkøb af ipads Sagen blev sidst behandlet på organisationsbestyrelsens møde den 9. juni 2015, pkt. 18. På organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015 blev det besluttet at administrationen skulle spørge revisor om de skattemæssige forhold der er gældende, hvis man vælger at få IPads med simkort. 16

17 Administrationen har per mail af 15. juni 2015 forespurgt René Hattens til reglerne for organisationsbestyrelsesmedlemmers mulighed for at få stillet en ipad med simkort til rådighed som arbejdsredskab. Som det fremgår af vedlagte svar der er sendt til administrationen per mail af 7. juli 2015, er det afgørende for om organisationsbestyrelsesmedlemmerne kan få en ipad med indsat simkort (så de kan gå på nettet) stillet til rådighed uden beskatning om de hjemmefra kan anses for at have adgang til programmer og dokumenter på arbejdsstedets netværk på samme måde og niveau, som hvis de var på arbejdsstedet. Administrationen har i mail af 4. august 2015 til René Hattens spurgt om, et webbaseret netværk (bestyrelsesweb), hvor organisationsbestyrelsen kan logge ind og se alle afdelingernes økonomi, ind- og udflytning, regnskaber, budgetopfølgning, bilag mv, kan betragtes som at de hjemmefra kan anses for at have afgang til programmer og dokumenter på arbejdsstedets netværk. René Hattens svarer i mail af 18. august 2015 at han klart vil mene, at ovenstående situation som beskrevet opfylder krav om netværksadgang og dermed skattefrihed. Svar fra René Hattens af 7. juli og 18. august 2015 vedlægges som (bilag 10). Administrationen har undersøgt priser for indkøb af ipads med og uden mulighed for brug af simkort. Priserne er dagspriser inkl. moms. 1. stk. 11. stk. IPad Air 2 WI-FI 16GB (uden simkort). kr kr IPad Air 2 WI-FI 16GB (med simkort 4G). kr kr Administrationen har mulighed for at tilbyde et 4G - 20 GB data abonnement via SKI aftalen for ca. kr. 125 pr. måned. 17

18 at organisationsbestyrelsen beslutter, hvem der vil have IPads samt bestyrelsesmateriale tilsendt elektronisk og om det skal være med eller uden simkort. Organisationsbestyrelsen besluttede at indkøbe IPads med simkort og cover med tastatur til følgende organisationsbestyrelsesmedlemmer, i alt 9 IPads: Erik Andersen, Birgith Hansen, Dorte Pihl Madsen, Birgit K. Nielsen, Henrik Segato, Kim M. Buddig Jendig, Kurt Kristensen, Lars Hansen, Per Nygaard. Alle bestyrelsesmedlemmer, bortset fra Erik Andersen, Birgith Hansen, Dorte Pihl Madsen, Gunnar Christensen, Per Nygaard og Per Nielsen får bestyrelsesmaterialet elektronisk. 16. Regulering af telefongodtgørelse På organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015 blev der spurgt om hvorfor at den skattefrie telefongodtgørelse ikke blev reguleret jf. SKATs takster. Konklusionen var at der ikke var truffet en beslutning om dette og at det derfor skulle tages op på næste bestyrelsesmøde den 1. september Hvert år vedtager SKAT satserne for skattefri godtgørelse til foreningsfrivillige. Satser for 2015 er: Telefon- og internet kr at organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter om den skattefri internet- og telefongodtgørelse årligt skal reguleres efter SKATs satser. Organisationsbestyrelsen besluttede, at den skattefri internet- og telefongodtgørelse årligt skal reguleres efter SKATs satser. 18

19 17. Samarbejdsaftale - optimering af varmeanlæg Gladsaxe Kommune har et mål om at nedsætte CO 2-udledningen i Gladsaxe med 40% inden udgangen af Kommunen har i den forbindelse tilbudt afdeling Mørkhøjvænge og Ved Stadion en samarbejdsaftale med henblik på at optimere boligafdelingens varmeanlæg for at opnå en bedre afkøling og udnyttelse af fjernvarmen. Her under instruktion og uddannelse af ejendomspersonalet i at betjene anlægget. Samarbejdsaftalerne er vedlagt som (bilag 11 og 12). Udgifterne udgør maksimalt kr inkl. moms per afdeling og fordeles med 1/2 til GAA, 1/2 til Gladsaxe Kommune. Det vil være A/I-gruppen der udfører rådgivningsarbejdet jf. rammeaftale med Gladsaxe Kommune. Rammeaftale mellem Gladsaxe Kommune og AI-gruppen, kan rekvireres i administrationen. Hvis GAA beslutter at indgå i dette samarbejde vil der efterfølgende blive udarbejdet en delaftale mellem A/I-Gruppen og Gladsaxe Kommune, hvor ydelsen bliver beskrevet. at organisationsbestyrelsen godkender aftalerne. at Mørkhøjvænge og Ved Stadions andele på i alt kr betales af arbejdskapitalen jf. tidligere aftale i organisationsbestyrelsen om mulighed for at give afdelingerne tilskud til energifremmende foranstaltninger. Organisationsbestyrelsen godkendte aftalerne og at Mørkhøjvænges og Ved Stadions andele betales af dispositionsfonden. På næste organisationsbestyrelsesmøde skal der følges op med status på, hvad der er sket. Der skal ligeledes gives en tilbagemelding vedrørende Marielyst. 19

20 18. Generel drøftelse af holdningen til skimmelsager På organisationsbestyrelsesmødet 24. februar 2015 blev det besluttet, at organisationsbestyrelsen skal have et fast punkt på dagsordenen, hvor der skal drøftes nye ideer til bekæmpelse af skimmelsvamp. På organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2015 blev det besluttet at Dennis Schultz skal udarbejde en handlingsplan sammen med ejendomsmestrene for så vidt angår problemet med de løse fliser. Det aftales med den enkelte afdelingsbestyrelse, hvilke præventive forholder der skal laves. Organisationsbestyrelsen skal løbende orienteres om beslutningerne. Det blev yderligere besluttet at der til bestyrelsesmødet den 1. september 2015 skal forelægges en uddannelsesplan for ejendomsfunktionærerne vedrørende håndtering af skimmelsvampsager som besluttet på bestyrelsesmødet den 24. februar Handlingsplan for løse fliser Der er samlet set udsendt 1194 skemaer og der er kommet 630 skemaer retur. Ud af de 630 skemaer har 135 lejemål tilkendegivet, at de har ødelagte fliser. 361 lejemål har tilkendegivet, at de er i tvivl om hvorvidt deres fliser er i stykker og ønsker besøg. Afdelinger Mørkhøjvænge Højebo Ved Stadion Marielyst Kildevænget Udsendt Modtaget Ingen fejl Ønsker besøg Fliser ødelagt Besøg i alt På de kommende afdelingsbestyrelsesmøder vil udfordringerne med ødelagte fliser blive taget op til drøftelse. Hvis afdelingerne ikke har afsat midler på deres DV-plan vil administrationen anbefale at dette ved næste års budgetforhandling. Samlet i GAA skal der foretages 361 besøg og efterfølgende sagsbehandling a 40 minutter. Det betyder, at der samlet skal bruges 240 mandetimer på besøg og sagsbehandling. 20

21 Ejendomsfunktionærerne er påbegyndt besøgene. Når disse er afsluttet vil beboerne blive orienteret om den videre proces. Uddannelsesplan for ejendomsfunktionærer Udledt af at varmeværkslederordningen blev nedlagt i 2014 har ejendomsmestre og assistenter i GAA løbende været på kurser i håndtering af skimmelsvamp. Kursus 1. Datologgere og skimmelsvamp den 8. maj 2014 (Lotte Pia Uttrup) Elma-dataloggere. Hvor og hvordan bruges loggerne? Brug af data fra loggerne Stuetemperatur og luftfugtighed Hvad kan gøres? Kursus 2. Svampe- og skimmelkursus den 25. marts 2015 (Willis) Hvorfor skal GAA interessere sig for skimmel? Hvad er skimmel (svamp)? Hvordan forebygger man skimmelangreb? Hvad dækker svampeskadeforsikringen? Beboerhåndtering, hvordan følger man procedurerne og styrer sagen? Hvordan skadehåndteres skimmelangreb i praksis? Det næste kursus i uddannelsesplanen er "Håndtering af skimmel i boliger" som udbydes af Goritas (datoen er ikke på plads). Dette kursus er særligt rettet mod boligselskaber som i stadig stigende grad skal håndtere skimmelsager i boliger. Målet er at give ejendomsfunktionærerne i GAA den bedst mulige værktøjskasse til vurdering af skimmel i boliger, samt til håndtering, udbedring og forebyggelse af skimmelangreb. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. 21

22 Dennis Schultz oplyste, at hvor der er tale om misligholdelse kommer beboerne til at betale for opretning af fliser Det skal overvejes om man skal lave en folder om vedligeholdelse af boligerne i boperioden. Oplysningerne fremgår af afdelingernes vedligeholdelsesreglement, men disse bliver sjældent nærlæst af beboerne. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne skal have en orientering om det foreløbige resultat af undersøgelsen og orienteres om tidsplanen for det videre arbejde. Der skal være opfølgning på punktet på næste organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 19. Orientering fra administrationen Indmelding i FA09 FA09s repræsentantskab har på repræsentantskabsmødet den 25. juni 2015 godkendt GAA som nyt medlem i FA09 med virkning fra 1. oktober GAAs formand er født medlem af FA09s bestyrelse og repræsentantskabsmedlemmet er suppleant for denne og dermed suppleant til FA09s bestyrelse. GAA skal således vælge en til at være medlem af FA09s repræsentantskab og en suppleant for repræsentantskabsmedlemmet. Antennegebyr FA09s bestyrelse behandlede under budget 2016 indstilling om ændring til ydelseskataloget vedrørende gebyret for udarbejdelse af antenneregnskab og budget. Beslutningen blev at gebyret ændres fra at være 3% af de samlede udgifter, til at være 3% af udgifterne, dog maks. kr inkl. moms. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. at organisationsbestyrelsen vælger repræsentantskabsmedlem og suppleant til FA09s repræsentantskab. 22

23 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Birgith Hansen blev valgt som repræsentantskabsmedlem i FA09 og Henrik Segato blev valgt som suppleant. 20. Driftschefens deltagelse på organisationsbestyrelsesmøder På organisationsbestyrelsesmøde 4. september 2013 blev det vedtaget, at prøve at lade driftschefen deltage i møderne i organisationsbestyrelsen et halvt år, hvor efter der skulle træffes endelig beslutning om driftschefens deltagelse i organisationsbestyrelsesmøder. at organisationsbestyrelsen drøfter og træfferbeslutning om driftschefens fremtidige deltagelse på organisationsbestyrelsesmøderne. Et flertal i organisationsbestyrelsen besluttede, at Dennis Schultz fortsat skal deltage i møderne. 21. Henvendelse fra JS/DANMARK JS/DANMARK har rettet henvendelse til organisationsbestyrelsesformanden, for at høre om GAA kunne være interesseret i at få udarbejdet en brochure der beskriver GAA og afdelingerne. Brochuren er gratis for GAA da den finansieres ved reklamer fra forskellige leverandører, håndværksfirmaer mv. at organisationsbestyrelsen drøfter muligheden for at få lavet en brochure af JS/DANMARK. 23

24 Organisationsbestyrelsen besluttede ikke at få lavet en brochure. 22. Afdelingernes lønstigning m.m. Af nedenstående tabel fremgår det, at der ved en sammenligning af afdelingernes budget for 2014/15 med budget for 2015/16, er meget stor forskel på, hvor meget udgifterne på konto i de enkelte afdelinger er steget med i procent og hvor meget den enkelte afdelings udgifter er pr. bolig m 2 / pr. lejemål. 2014/ /16 Stign. i kr. Stign. i % Antal m2 Pr. m2 i kr. Antal lejemål Pris pr. lejemål Højebo , , Ved Stadion , ,40 53, Bakkely , ,80 101, Marielyst , ,21 585, Kildevænget , ,01 474, Mørkhøjvænge , ,71 87, Bondehavevej Gennemsnit: 114, Lejemål er angivet med lejemålsenheder Pris pr. lejemål er prisen pr. år i kr. pr. lejemålsenhed i 2015/16 Administrationen vil gerne analysere på disse forskelle og ser i den forbindelse to hovedspørgsmål: 1. Hvorfor er der så stor forskel i udgiftsstigningerne fra budget 2014/15 til 2015/16 til løn i de respektive afdelinger? 2. Hvorfor er der så stor forskel på hvad det koster pr. m2 / bolig at få renholdt i de forskellige afdelinger? Administrationen kan gennemgå alle budgetter og aftaler der er lavet med afdelingsbestyrelserne omkring bemanding, afløsning, trappevask mv. og dermed komme med et svar på spørgsmål 1. 24

25 Supplerende dagsordenstekst med besvarelse af spørgsmål 1, vil blive udsendt inden formødet hvis det er muligt, - dog senest inden organisationsbestyrelsesmødet. Spørgsmål 2 vil derimod kræve en større analyse af en række konkrete forhold i afdelingerne fx: Hvor meget udgør udearealerne pr. bolig m2 / bolig. Hvor meget er udgifterne til trappevask pr. bolig m2 / bolig. Hvor meget laver ejendomsfunktionærerne af håndværksmæssige arbejder mv. Hvordan håndteres dagrenovation. Ovenstående liste er ikke udtømmende, men er blot nogle af de forhold der har stor indflydelse på, hvor mange udgifter en afdeling har til renholdelse. Hertil kommer det serviceniveau afdelingen har valgt og ejendomsfunktionærernes effektivitet. Landsbyggefondens har udviklet et Tvilling værktøj, hvor man kan søge på sammenlignelige afdelinger der er fastsat ud fra en række parametre fx, størrelse, alder, byggemetode (tæt lav, etage, rækkehuse) mv. samt benchmark på regnskabs- og budgettal. Værktøjet kan tilgås fra landsbyggefondens hjemmeside og er beskrevet i LBF ORIENTERER NR. 668 AF 26. FEBRUAR Administrationen kan til næste møde lave en analyse og forklaring på de store forskelle i udgiftsstigningerne og mens en analyse af forskellen pr. m2 / pr. bolig naturligt vil være en del af et eventuelt projekt om effektivisering af driften jf. punkt 23. Supplerende dagsordentekst: I den fremsendte dagsordenstekst fremgår det, at der inden formødet, hvis det er muligt, - dog senest inden organisationsbestyrelsesmødet vil blive fremsendt besvarelse af spørgsmål Hvorfor er der så stor forskel i udgiftsstigningerne fra budget 2014/15 til 2015/16 til løn i de respektive afdelinger? Administrationen har været alle budgetterne igennem og er kommet til følgende konklusion. 25

26 De udgifter der fremgår af budgetternes konto og som sammenlignes i tabellen i dagsordenen dækker over flere forskellige poster, hvilket også fremgår af de noteshæfter der hører til budgetterne. Nogle af stigningerne er procentmæssige jf. overenskomsten for , mens andre er faste eller skønnede udgifter i forbindelse med de samlede ejendomsfunktionærudgifter. Hertil kommer den årlige regulering af feriepengeforpligtigelsen, der er individuel fra afdeling til afdeling. Fra budget 2014/15 til budget 2015/16 har der været følgende overenskomstmæssige stigninger i ejendomsfunktionærernes grundløn, udgifter til pension og fonde mv: Lønstigninger på 1,7% og 1,9%. Pensionen er steget fra 10% til 11%. Udgifter til elevfond (kr. 300 pr. medarbejder pr. år) og kompetencefond (kr. 800 pr. medarbejder pr. år). Disse stigninger er dem der er lagt til grund for udregning af ejendomsfunktionærlønningerne i budgetterne for 2015/16. Derudover kan der være individuelle ændringer i KM-penge, telefon, funktionærboligtilskud mv. Når ikke alle afdelinger er steget præcis det samme i de rene lønudgifter skyldes det, at der i de respektive afdelinger er ændret i medarbejdernes lønforhold fra det ene til det andet budgetår. Dette er sket i nogle af afdelingerne, hvor nye ansatte ikke har fået det samme i løn som dem der er stoppet, hvilket forklarer de små forskelle i afdeling 3, 4, 5 og 6. I afdeling 1 og 2 hvor stigningerne er meget store er der sket den fejl, at man ligesom i Kildevænget og Marielyst har beregnet lønstigningerne ud fra en grundløn der har indeholdt overarbejde. Derudover er der afsat 10% af de samlede lønudgifter til afløsning, - selv om det er aftalt, at der i driftsfællesskabet skal være selvafløsning. Dette forklarer de store forskelle på udgifterne til løn i afdeling 1, 2 og 6 (driftsfællesskabet), der burde have været næsten ens. at organisationsbestyrelsen drøfter afdelingernes udgifter på konto løn, ejendomsfunktionærer m.v. 26

27 Organisationsbestyrelsen anmoder administrationen om at opgøre hvilken indflydelse fejlen har på Højebos og Ved Stadions budgetter. Oplysningerne skal fremsendes på mail til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen vil herefter træffe beslutning om, hvorvidt der skal omvarsles i de to afdelinger. Organisationsbestyrelsens behandling af spørgsmål 2 blev henvist til pkt. 23 på dagsordenen. 23. Effektivisering af driften Kim M. Buddig Jendig har den 14. juli 2015 fremsendt en mail til medlemmerne i organisationsbestyrelsen vedrørende effektivisering af driften og dermed besparelser for beboerne i GAA til. Mail fra Kim M. Buddig Jendig vedlægges som (bilag 13). I mailen opfordres organisationsbestyrelsen til at tage punktet op på et kommende bestyrelsesmøde, så man kan få taget en dialog om emnet med henblik på en udvikling af GAA. Der henvises i mailen til en artikel på Administrationen er i flere andre boligorganisationer ved at kigge på, hvordan man kan effektivisere afdelingernes drift i boligorganisationerne og har i den forbindelse gjort brug af Almen-Nets to første kapitler i projekt En innovativ vej til effektiv drift. Projektet munder ud i i alt 7 kapitler om vejen til en mere effektiv drift. Når alle kapitler er offentliggjort med udgangen af september 2015, vil de blive samlet i én Almen Vejledning, der omfatter nedenstående kapitler: 1. Driftsmodeller og organisering 2. Ledelse 3. Procesvejledning - udkommer i midten af august Beboertilfredshed - udkommer i midten af september Nøgletal og benchmarking - udkommer i midten af september Indkøb og udbud - udkommer i slutningen af september Resultater af forsøg udkommer i slutningen af september

28 Der kan læses mere om projektet via dette link: Kasper Nørballe deltager i Almen Nets konference den 28. september 2015 om effektiv drift i almene boligafdelinger for topledelsen, i samarbejde med Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Konferencen har fokus på organisering, ledelse og forandringsprocesser. Administrationen vil med udgangspunkt i Almen Nets vejledning og input fra konferencen have mulighed for i samarbejde med organisationsbestyrelsen at lave en proces, hvor effektivisering af GAAs afdelinger bliver analyseret og forskellige tiltag og udvikling kan drøftes. at organisationsbestyrelsen drøfter om der skal arbejdes videre med en overordnet proces for udvikling og effektivisering af driften i afdelingerne. Punktet tages op igen på næste møde (december mødet), hvor administrationen fremlægger en proces for, hvordan man kan komme videre med effektivisering af driften. 24. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Alle vinduerne vil blive gennemgået fra den med henblik på smøring og eventuel udskiftning af lister samt kontrol af beslag og funktionalitet. Afd. 2, Ved Stadion Der er lavet et nyt bed bag ved nr Der er blevet lagt granitskærver ud på den ene side af legepladsen. 28

29 Afd. 3, Bakkely Den planlagte ledningsudskiftning (gamle stofledninger) i opgangene er næsten færdigt. Der er udført rensning af højtvands lukkere. Der er kommet nye containere til pap papir. Montering af Velux vinduer er påbegyndt. Der er igangsat maling/rep. af opgangsdøre som forventes afsluttet medio september. Vi har lidt udfordringerne med reparationerne af lyskasserne. Først var for varmt dernæst for vådt og så 2 ugers ferie. Arbejdet genoptages straks. Afd. 4, Marielyst Opgaverne med at nedbringe straffeafgiften på fjernvarmen fortsætter - Afdelingen har nu kommunens ingeniører ind over sagen. I efteråret får afdelingen også det nye CTS anlæg så ejendomskontoret kan overvåge og op- og nedjustere de seks undercentraler. LAR projektet er afsluttet - Driften har overtaget drift og vedligeholdelse af LAR anlægget. I forlængelse af LAR projektet er afdelingen i gang med at planlægge efterårets beplantning. Området omkring vaskeribygningen og en del beplantning i gårdmiljøerne mangler stadig at blive beplantet - Det vil der blive taget hånd om til efteråret. Ejendomskontoret kan som følge af LAR projektet konstatere at vandmængden i kældere ved de store regnskyl er faldende. Der har været en pæn stigning i flyttesagerne Her af en del dødsboer. Renovering af legepladser er i gangsat, - dog mangler der stadigvæk ny kant omkring Rundgårdens lejeplads, hvilken er bestilt og bliver opsat i uge 34.. Afd. 5, Kildevænget Det nye CTS system er oppe at køre. (Det er et godt redskab, med mange muligheder). Alle lamper i gårdene ved parkeringspladser er nu udskiftet af Dong til LED (energibesparelse). Service på vinduer bliver udført fra blok 1 til 8, 15 og 16 i alt 259 lejemål. (Smøring af lister, og beslag, kontrol af funktion) Alle funktionærerne i Kildevænget har deltaget i et foredrag if Gladsaxe Kommune om demens. Det omhandlede hvordan ældre beboere kan ændre sig som følge af svigtende hjernefunktion og hvordan ejendomskontoret kan være opmærksom på den type beboer. 29

30 Afd. 6, Mørkhøjvænge De sidste granitskærver er blevet lagt ud som ukrudtsbeskyttelse under bede og cykelparkeringer. Vi begynder at male resten af træværket (skurer og beklædning på facader) i en stålgrå farve som er godkendt af Gladsaxe Kommune. Det betyder, at Mørkhøjvæge nu skifter karakter (også i lokalplanen) fra at være en lyseblå bebyggelse til nu at blive en ny flot stålgrå bebyggelse hvor tag, træværk, vinduer og granitskæver er i farvemæssig overensstemmelse. På afdelingsmøde blev det oplyst, at de beboer som selv havde kræfter og energi til at male træværk, selv kunne hente maling på ejendomskontoret og male deres eget træværk. Den ordning har rigtig mange beboer benyttet sig af. Ejendomskontoret syner alle de steder hvor beboerne selv maler. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Der henvises til pkt. 8. Afd. 8, Bondehavevej Hovedtrappen som blev renoveret i 2014 er desværre frostsprunget og ødelagt i en sådan grad, at trappen skal renoveres på ny. Muren som har stået for renoveringen har erkendt fejlen og der er forhandlet en erstatning som udbetales til afdelingen. Vi har nu sat en anden murer til at renoverer trappen at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 25. Lukket punkt (bilag 14). 30

31 26. Eventuelt Næste ordinære møde er tirsdag den 1. december 2015 kl Der holdes formøde onsdag den 25. november Huskeliste Organisationsbestyrelsen har et ønske om, at der afholdes flere møder fremover. Det skal der kigges på, når arbejdskalender udarbejdes til december mødet. 31