EN VEJLEDNING FRA MAGENTA APS LIBREOFFICE SKABELONER

Transkript

1 EN VEJLEDNING FRA MAGENTA APS LIBREOFFICE SKABELONER Vejledning Copyright 2011

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 LibreOffice Lidt om programmet LibreOffice Gode råd Skabeloner Brug af skabeloner Nedarve typografier Registrere skabeloner Navngivning Lav gode skabeloner Før du starter Tænk på hvem dine brugere er Opret en 'master' Billeder og firmalogoet Makroer Interoperabilitet Platformsuafhængige skabeloner Dilemmaet Billeder og objekter Værktøj Generere indhold Word LibreOffice Sammenlign af resultatet Tjekliste Typografier Fyldformattilstand Nedarvning Tegntypografi Afsnitstypografi Sidetypografi Toptekst og bundtekst Margin Andre indstillinger Flere sidetypografier i et dokument Skift sidetypografi Rammetypografier Felter Sidetal og sideantal Dokumentoplysninger Sti- og filnavn Brugeroplysninger Indtastningsfelter Pladsholder Variable Brugerdefineret felt Indholdsfortegnelser Opdatere Indeks (Stikordsregister) Indeksere teksten Oprette et stikordsregister Sektioner Kædede sektioner Eksempel Beskyttede sektioner Skjulte sektioner Tekstrammer Objekter Ombrydning Forankring Programmering Makroer Makro til opdatering af felter Links (makroer) Bilag Genvejstaster i Writer Genvejstaster for afsnit og overskriftsniveauer Andre genvejstaster Licensforhold...40 Dette værk er udgivet under en Creative Commons Navngivelse Ikke-kommerciel Del på samme vilkår (ShareAlike) (by-nc-sa) licens. Besøg hvis du vil se en kopi af licensen, eller send et brev til Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA.

3 Creative Commons Forfattere...40 Dette værk er udgivet under en Creative Commons Navngivelse Ikke-kommerciel Del på samme vilkår (ShareAlike) (by-nc-sa) licens. Besøg hvis du vil se en kopi af licensen, eller send et brev til Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA.

4 LibreOffice 1 LIBREOFFICE 1.1 Lidt om programmet LibreOffice Husk at tage en kopi med hjem LibreOffice er en gratis og fuldt funktionsdygtig kontorpakke. LibreOffice er både et softwareprodukt og et fællesskab af frivillige som producerer og supporterer programmet. Enhver har lov til at videredistribuere programmet, takket være open source licensen. Kontorpakken LibreOffice indeholder følgende komponenter: Writer (tekstbehandling) Calc (regneark) Impress (præsentationer) Writer er et funktionsrigt værktøj til tekstbehandling, f.eks. brevskrivning, bøger, rapporter, nyhedsbreve, brochurer og andre tekstdokumenter. Du kan indsætte grafik og objekter fra andre OOo-komponenter i Writer. Writer kan eksportere filer til HTML, XHTML, XML, Adobe s Portable Document Format (PDF) og adskillige andre formater, f.eks. Microsoft Word filer. Du kan også få adgang direkte til dit e-postprogram. Calc har alle de avancerede analyse-, diagram-, og beslutningsværktøjer som forventes af et moderne regnearksprogram. Calc indeholder mere end 300 funktioner bl.a. til finansielle, statistiske og matematiske beregninger. Specielle funktioner som Scenarier tilbyder Hvad hvis... - analyser. Calc genererer 2D- og 3D- diagrammer, som kan indsættes i andre OOo-dokumenter. Du kan også åbne dokumenter som er oprettet med Microsoft Excel og gemme dem i Excel-format igen. Calc kan eksportere regneark til Adobe s Portable Document Format (PDF). Impress tilbyder alle de almindelige multimedia-præsentationsværktøjer, såsom specielle effekter, animationer og tegneværktøjer. Impress integrerer de avancerede grafiske funktioner fra OOo Draw og OOo Math. Præsentationerne kan yderligere krydres med FontWorks' specielle teksteffekter samt lydeffekter og videoklip. Impress er kompatibel med Microsofts PowerPoint-filformat, og kan derudover gemme dit arbejde i flere forskellige grafiske filformater, herunder Macromedia Flash (SWF). Draw (vektorgrafik) Draw er et vektorgrafikværktøj som kan producere alt fra simple diagrammer eller flowcharts til 3D-kunst. De smarte forbindelseslinjer tillader dig at definere dine egne forbindelsespunkter. Du kan skabe tegninger til brug i andre OOo-komponenter, og du kan skabe dine egne cliparts og tilføje dem til Galleriet. Draw kan importere billeder fra mange gængse formater og gemme i mere end 20 forskellige formater, herunder PNG, HTML, PDF og Flash. Base (database) Base tilbyder alle de værktøjer du skal bruge i dit daglige databasearbejde, pakket ind i en let forståelig brugergrænseflade. Med Base kan du oprette formularer, rapporter, forespørgsler, tabeller, 1

5 Lidt om programmet LibreOffice oversigter og relationer, så håndtering af en forbundet database sker på samme måde som i mange andre databaseprogrammer. Base tilbyder flere funktioner såsom muligheden for at analysere og redigere relationer fra en diagramoversigt. Base bruger HSQLDB som standardrelationsdatabasemotor. Du kan også benytte dbase, Microsoft Access, MySQL, Oracle eller en hvilken som helst ODBC- eller JDBC- kompatibel database. Base understøtter også en del af ANSI-92 SQL Base. Math (formelredigering) Math er OOo's formelredigering. Du kan bruge Math til at skabe komplekse formler som indeholder symboler eller karakterer som ellers ikke er tilgængelig i normal tekstbehandling. Math benyttes normalt til at bygge formler i andre dokumenter, som f.eks. Writer eller Impress dokumenter. Math kan også bruges som stand-alone værktøj. Du kan gemme formler i standardformatet Mathematical Markup Language (MathML) til indsættelse på hjemmesider og andre dokumenter som ikke er oprettet med OOo. 2

6 Gode råd 1.2 Gode råd Hjælp Support Genvejstaster Der er rigtig meget hjælp at hente i programmets hjælp. Tryk på [F1] eller vælg i menuen Hjælp - LibreOffice Hjælp. Der findes bøger på Amazon om LibreOffice og Open Office. Der findes en række engelske vejledninger her: Hvis du har brug for support, kan du bruge et af vore fora: Dansk forum for brugere og eksperter: Internationalt forum for brugere og eksperter I LibreOffice kan du bruge de genvejstaster, som er standard inden for Windows. Ud over disse, er der en masse genvejstaster, som du vil lære hen ad vejen. Det er en god investering, hvis du bruger lidt tid på at sætte dig ind i genvejstasterne. Det gør arbejdet med LibreOffice lettere og mere effektivt. 3

7 Skabeloner 2 SKABELONER Skabeloner i Writer består typisk af følgende elementer: Tekst Layout Typografi Skabelon Sektion Felt Data Makro Hvis du åbner en skabelonfil på normal vis, vil du ikke redigere skabelonen, men derimod starte et nyt dokument ud fra skabelonen. Hvis du vil oprette eller gemme en ændret skabelon, kan du benytte en af disse metoder: 1. Du kan gemme et Writer-dokument med Gem som og vælge filtypen ODFtekstskabelon (ott), hvorved dokumentet automatisk bliver til en skabelon. 2. En eksisterende skabelon kan redigeres a) Fra LibreOffice med Filer Skabeloner Rediger. b) Fra Windows ved at højreklikke på ikonet og vælge Rediger. Hvis du har et eksisterende Writer-dokument, som du ønsker at lave en skabelon ud af, kan du rette filendelsen (højreklik på ikonet og vælg omdøb). Der er dog visse situationer, hvor denne metode ikke fungerer, og det anbefales altid at lade LibreOffice danne filendelsen på med en af de to nævnte metoder. 4

8 Brug af skabeloner 2.1 Brug af skabeloner Hvis du dobbeltklikker på en skabelonfil (.ott), vil LibreOffice automatisk oprette et nyt dokument. Bedre er det at starte et nyt dokument fra LibreOffice med Filer Ny(t) Skabeloner. Herved åbnes dialogen Skabelonhåndtering: Illustration 1: Vælg skabelon fra registrerede skabeloner Som du kan se af Illustration 1: Vælg skabelon fra registrerede skabeloner herover, er oversigten opdelt i nogle grupper. Dine egne skabeloner vil normalt blive vist i gruppen Mine skabeloner. Du åbner gruppen ved at klikke på oversigtsbilledet og du vil kunne se en forhåndsvisning af skabelonens forside. Når du åbner LibreOffice uden at der er et dokument åbent, vil du som standard se et oversigtsbillede med dine senest anvendte dokumenter. I venstre side kan du vælge Skabeloner, hvorved du skifter oversigtsbilledet, så du ser en oversigt over dine skabeloner. 5

9 Brug af skabeloner Nedarve typografier Når du oprettet et nyt dokument på baggrund af en registreret skabelon, vil du ikke alene opnå at dokumentet er en kopi af skabelonen. Du har også efterfølgende en forbindelse mellem dokumentet og skabelonen. Hvis skabelonens typografier efterfølgende ændres, vil du næste gang du åbner dokumentet, blive spurgt om dit dokument skal nedarve de ændrede typografier fra skabelonen. Denne forbindelse forudsætter at skabelonen fortsat eksisterer med samme filnavn og på samme placering, som da dokumenet blev oprettet. 2.2 Registrere skabeloner Hvis du ønsker at en skabelon skal indgå i LibreOffice's menu Filer Ny(t) Skabeloner og dokumenter, skal skabelonen være registreret i LibreOffice. Skabeloner kan registreres i LibreOffice på mindst tre måder: 1. Som udvidelse, altså hvor skabelonen er en del af en installeret udvidelse. 6

10 Registrere skabeloner 2. Ved at registrere skabelonen i LibreOffice med Filer Skabeloner Håndtèr og derfra benytte kommandoen Importer... 7

11 Registrere skabeloner Navngivning Vær opmærksom på, at skabelonernes navngivning stammer fra skabelonernes dokumentegenskaber, som du kan finde i Filer Egenskaber. Her er det skabelonens titel-felt der bruges som skabelonens navn. BEMÆRK Der kan ikke være flere skabeloner med samme titel i samme mappe eller gruppe i LibreOffice. I så fald vil kun den ene fremgå af oversigten. 8

12 Lav gode skabeloner 3 LAV GODE SKABELONER Når din organisation skifter fra Microsoft Office til LibreOffice er det vigtigt at brugerne tilbydes gode og robuste skabeloner. Hvis dine brugere skal bruge LibreOffice parallelt med Microsoft Office eller hvis brugerne skal samarbejde med andre brugere, som benytter Microsoft Office, må du indrette skabelonerne, så de tager hensyn til behovet for samarbejde. I det tilfælde skal skabelonerne være ekstra robuste. Hvorfor ikke bare åbne de gamle.dot eller.dotx skabeloner med LibreOffice og gemmer dem som.ott? Dette er netop et af de mest udbredte misforståelser. At producere skabeloner til LibreOffice er under ingen omstændigheder en konverteringsopgave: Det er at konstruere skabelonerne fra bunden ved hjælp af det bedste værktøj, nemlig LibreOffice. Hvis du vælger genvejen og konverterer Word-skabelonerne, får du store problemer senere. Erfaringerne viser, at manglende interoperabilitet ofte skyldes skabeloner af dårlig kvalitet. Et andet godt råd: Forsøg ikke at få LibreOffice til at ligne Word. Og forsøg ikke at få dine skabeloner til at ligne Word-skabeloner. Du kan ikke snyde dine brugere. Hvis du kender en ekspert i Word er det måske ikke den rette person at sætte til at lave LibreOffice skabeloner. Du må ikke lade som om LibreOffice er Word. Det er det ikke. 3.1 Før du starter Gør det på den smarte måde. Analysér dine eksisterende Word-skabeloner og find ud af, om de har noget til fælles. Identificer alle fællestræk og kategorisér skabelonerne i logiske familier. Hvis du har flere forskellige brevskabeloner, benytter disse skabeloner sandsynligvis de samme skrifttyper. Forsøg også at få fingrene i organisationens designstrategi eller design guidelines hvis en sådan eksisterer. Større firmaer og offentlige myndigheder har ofte et eller andet fra informationsafdelingen. Bedst er det hvis du har en designspecifikation fra et designbureau, med nøjagtige instruktioner om mål, farvekoder og skrifttyper. Spørg den ansvarlige for Word-skabelonerne om at lave en PDF-version af hver enkelt skabelon, som du kan bruge som reference. Med en sådan reference kan du undgå senere diskussion om, hvordan det rent faktisk skal se ud. Du kan godt danne referencedokumenterne selv, men bedst er det, hvis du får den leveret sammen med de originale Word-skabeloner Tænk på hvem dine brugere er Tro ikke at IT-afdelingen er de bedste til at definere kravene til skabeloner. For det første er det ofte ikke IT-afdelingen, der er de mest hyppige brugere af skabeloner. Personerne er desuden ofte udstyret med en forståelse for IT, der ligger over gennemsnittet, hvilket faktisk diskvalificerer dem som kravstillere. Kravene til funktionalitet skal komme fra de personer, som faktisk skal 9

13 Før du starter bruge skabelonerne i dagligdagen, og kravene til udseendet skal komme fra den afdeling, som har ansvaret for kommunikation. Så kan IT-afdelingen få lov til at bestemme, hvad filerne skal hedde. Brugere er forskellige. Nogle brugere er højt kvalificerede, og har nærmest en uddannelse i kontorautomation, mens andre knap nok ved hvad tekstredigering går ud på. Dine skabeloner skal være så selvforklarende, at dine brugere kan finde ud af det. Nogle skabeloner er meget specielle og indeholder avancerede funktioner, men f.eks. brevskabeloner, bør være særdeles simple at bruge Opret en 'master' Når du har noteret alle fællestræk fra skabelonerne, og sorteret dem i kategorier, kan du begynde med at skabe en eller flere master-skabeloner. Masterskabeloner kommer aldrig til at blive brugt, men du kan bruge den til at opbevare og vedligeholde fællestræk fra dine skabeloner. Alt hvad der kan beskrives med typografier, skal oprettes som typografier i masterskabelonen. Hvis der siden kommer ændringer til disse fællestræk, kan du ændre det i masterskabelon og derefter indlæse masterskabelonens typografier til alle dine skabeloner. Det sikrer konsistens og letter administrationen Billeder og firmalogoet Forsøg altid om du kan få fingrene i kildefiler til billeder i stedet for at hugge billederne fra Wordskabelonerne. Når du benytter originale kildefiler, undgår du kvalitetstab, når du skalerer og komprimerer billederne. Om muligt skal du skaffe billederne i et skalerbart vektorformat, f.eks. som SVG eller Photoshop kildefiler. På den måde, kan du selv generere billeder i præcis den størrelse og med den kvalitet, som du skal bruge. Et logo som ligger på hjemmesiden er f.eks. optimeret til internettet, hvilket blandt andet betyder høj komprimering, hvilket ikke egner sig til udskrivning af et brev. 3.2 Makroer Gør hvad du kan for at undgå makroer. Mange skabeloner udviklet til Microsoft Office for måske ti år siden, har indlejrede eller kædede makroer for at opnår den ønskede funktionalitet. Brugen af makroer indbefatter en risiko for, at dokumentet en dag ender et sted, hvor makroerne ikke er tilgængelige, f.eks. fordi de ikke er tilgængelige, eller fordi makroerne er deaktiveret af sikkerhedsmæssige årsager. Brugen af makroer bør ikke være nødvendig med moderne kontorprogrammer som LibreOffice. Hvis du i dag har systemer af skabeloner som er afhængige af måske flere makroer, bør du overveje om den ønskede funktionalitet kan opnås helt uden at bruge kontorpakken som rammesystem. Sådanne systemer bør indarbejdes i dokumenthåndtering, sagsbehandling, CRM eller lignende system. Hvis du putter forretningslogik ind i komplekse systemer af skabeloner og makroer, løber du en risiko. 10

14 Interoperabilitet 3.3 Interoperabilitet At lave skabeloner, hvor dokumenterne kan bruges på tværs af LibreOffice og Microsoft Office er svært. Det forudsætter en masse ekstraarbejde, specielt når det kommer til test af skabelonerne. Du skal huske at LibreOffice og Microsoft Office er to forskellige programmer, og benytter forskellige filformater. Konvertering mellem de to programmer bliver bedre for hver eneste version af LibreOffice, men er ikke perfekt og det bliver nok aldrig perfekt. Konvertering af dokumenter bør derfor altid være undtagelsen, og derfor er det per definition ikke en god idé at indstille LibreOffice til at benytte.oc eller.docx som generelt filformat. Og round trip konvertering (gentagne konverteringer frem og tilbage)? Glem det. Det virker ikke og kommer aldrig til at virke Platformsuafhængige skabeloner LibreOffice er platformsuafhængig, og det er muligt at bygge skabelonerne så de også fungerer på flere platforme, f.eks. Windows og Mac. De fleste organisationer har politikker for den slags, men det er altid en god idé at gøre sig lidt umage, for det er meget lidt der skal til. Og det kan vise sig, at en enkelt chef alligevel har købt sig en MacBook, selvom politikken ikke tillader det. Fidusen er, at hvis skabelonerne er platformsuafhængige, er de normalt bedre på tværs af LibreOffice og Microsoft Office. Skabeloner der kan bruges på flere platforme er i øvrigt ofte af højere kvalitet, end skabeloner der er bundet til f.eks. Windows Dilemmaet Skal vi lave skabeloner til LibreOffice, så de ligner Word-skabelonerne præcist? De fleste vil nok sige, at jo mere de ligner Word-skabelonerne, jo bedre er det. Men pixel-præcis efterligning er en misforståelse, og af flere årsager: For det første: Er de gamle Word-skabeloner så gode som du tror de er? Måske er de, men sandsynligvis er de udviklet for mange år siden til en tidligere version af Microsoft Office. Så hvis vi efterligner de skabeloner, kommer vi måske til at arve en række gamle misforståelser og dårlig kvalitet. Så lad os benytte muligheden for at lave moderne, gode og robuste skabeloner, nu vi har muligheden. Vi får nok ikke muligheden igen foreløbigt. For det andet: En vigtig regel når det kommer til interoperabilitet, så gælder det at jo mere tilpasning du laver, jo dårligere bliver skabelonernes evne til at kunne bruges på tværs mellem LibreOffice og Microsoft Office. Så arbejdet med at få skabelonerne til visuelt at ligne Microsoftskabelonerne, jo mere interoperabilitet mister du. Forsøg derfor at holde dig til standardværdierne. Et eksempel: Fodnoter i LibreOffice Writer ligner ikke tilsvarende fodnoter i Word. Til gengæld kan de som regel overføres frem og tilbage uden de store problemer, så længe du bruger standardindstillingerne. Hvis du derimod forsøger at tilpasse udseendet i LibreOffice, vil 11

15 Interoperabilitet konvertering til og fra Word ikke fungere uden problemer. Det samme gør sig gældende for andre avancerede funktioner for kontorautomation, f.eks. indholdsfortegnelser og stikordsregistre. At lave gode skabeloner til samarbejde gælder ikke om at få dem til at ligne. Det gælder om at få dem til at fungere på tværs af de to programmer Billeder og objekter Billeder, så som firmaets logo er centrale for enhver skabelon. Disse objekter er på den anden side det der gør det vanskeligt at lave skabeloner, der muliggøre acceptabel konvertering mellem LibreOffice og Microsoft Office. Et af de centrale problemer er objekternes præcise placering på papiret. Problemet er,at LibreOffice og Word har forskellige måder at forankre objekter på. Forankringen er det sted, objektet er placeret i forhold til. Hovedreglen for skabeloner i LibreOffice er, at objekter som skal placeres et præcist sted på papiret, altid bør forankres relativt til siden. Objekter som skal gentages på flere sider, bør forankres til afsnit i sidehoved eller sidefod, men udmåling af placeringen bør være i forhold til side. Brug i øvrigt altid samme forankring for objekter, som logisk hører sammen. Det kan f.eks. være firmaet logo, som skal placeres sammen med tekstrammen med afsenderadressen. Kun hvis objektet skal være placeret relativt i forhold til f.eks. et afsnit, bør du brige forankring til afsnit. 3.4 Værktøj Generere indhold Når du designer og afprøver skabeloner, skal du bruge noget indhold. Du kan bruge den indbyggede dummy tekst, som du får skrevet, ved at skrive dt efterfulgt af et tryk på F3. Alternativt kan du benytte en udvidelse til LibreOffice, som indsætter en passende mængde Lorem ipsum -tekst. Du finder udvidelsen her: Word Brug Word til at se hvordan de originale skabeloner ser ud og hvordan de fungerer. Brug helst samme version af Word, som skabeloner har været brugt sammen med. Eksportér et referencedokument til PDF fra Word LibreOffice Brug LibreOffice til at udvikle nye skabeloner i. Men før du begynder, bør du sætte dig grundigt ind i, hvordan LibreOffice virker. Du vil opleve, at de første skabeloner du udvikler, nok ikke bliver særligt gode. Men undervejs lærer du LibreOffice at kende, og du får erfaringer. 12

16 Værktøj Jeg foreslår at du benytter samme operativsystem under udviklingen, som størstedelen af dine brugere kommer til at benytte skabelonerne med. LibreOffice er platformsuafhængig, men der er nogle små forskelligheder mellem de forskellige operativsystemer. Det sikreste er at bruge det samme operativsystem Sammenlign af resultatet Sammenlign resultatet (som PDF) med referencedokumentet, som er genreret fra Word. Til det formål kan jeg anbefale programmet diff-pdf, som du kan bruge til sammenligning pixel-for-pixel af to PDF-filer. Det sikrer at du har alle mål og placeringer helt præcise. Du kan finde programmet her: Tjekliste Lav selv en tjekliste, som du følger, hver gang du arbejder med skabeloner. Den kan f.eks. se således ud: Før redigering: 1. Opret en arbejdskopi af den seneste udsendte version. Noter dig hvilken dato du har taget kopien. Efter redigering: 1. Kontroller samtlig objekter: a) Korrekt indstilling for Beskyt henholdsvis Placering, Størrelse og Indhold. 2. Kontroller at sektioner har korrekte indstillinger for Skrivebeskyttelse : Beskyt 3. Kontroller skabelonens ID i Filer Egenskaber i feltet Titel. Flere skabeloner må ikke 13

17 Værktøj have samme ID. 4. Nulstil Anvend brugerdata i Filer Egenskaber. 5. Test skabelonen på en anden PC. Efter idriftsætning: 1. Test skabelonen Tilføj selv flere punkter, efterhånden som du får erfaringer. 14

18 Typografier 4 TYPOGRAFIER En typografi er et sæt af formateringer, som du kan knytte til en valgt side, et afsnit, en sektion eller andet element i dit dokument for hurtigt at ændre den måde, elementet fremstår. Når du tilknytter en typografi, tilknytter du en hel gruppe eller samling af formateringer på samme tid. Efterfølgende revidering af typografien, vil automatisk ændre teksten alle de steder hvor typografien benyttes. Typografierne kontrolles fra det flydende værktøjspanel Typografier og formatering. Med de første 5 ikoner i øverste række, kan du skifte mellem de forskellige typer af typografier: Afsnit, Tegn, Rammer, Sider og Lister. For at benytte en bestemt typografi for en markering, skal du dobbeltklikke på den pågældende typografi i listen. For at ændre indstillingerne for en bestemt typografi, skal du højreklikke på typografien og fra højreklik-menuen, vælge Modificer... Herved vises egenskaberne for den pågældende typografi. Egenskaberne er afhængig af, hvilken type typografi du har valgt. Hvis du ønsker at oprette en ny typografi, skal du markere en eksisterende typografi, højreklikke og fra højreklik-menuen, vælge Ny Fyldformattilstand Denne metode er ganske nyttig, når du har brug for at formatere mange forskellige afsnit, celler eller andre elementer med den samme typografi. 1. Vælg den typografi du ønsker at benytte. 2. Klik på ikonet Fyldformattilstand. Musemarkøren ændres nu til dette ikon. 3. Placer ikonmarkøren på afsnittet du ønsker at formatere og klik med musen. Hvis du benytter en tegntypografi, skal du holde musetasten nede mens du markerer tegnene. For at afslutte Fyldformat tilstand skal du klikke på ikonet igen eller trykke på tasten ESC. 4.2 Nedarvning 15

19 Nedarvning Forestil dig, at du har oprettet en ny typografi med udgangspunkt i typografien Brødtekst. Den nye typografi sætter du til at lave Fed skrift. Typografien Brødtekst benytter typografien Times New Roman, hvilket din nye typografi altså 'arver'. Hvis Brødtekst siden hen ændres til skrifttypen Arial, vil også din nye typografi ændre sig. Tegntypografier kan tildeles et eller flere tegn. De ting du kan tage stilling til i tegntypografi, er detaljer, som vedrører hvert enkelt tegn. 16

20 Afsnitstypografi Afsnitstypografi er nok den mest benyttede form for typografi. Årsagen er, at der i LibreOffice Writer er adskillige ekstra funktioner tilknyttet netop denne type typografier. Normalt skal du benytte typografien Brødtekst til teksten og Overskrift 1-10 til overskrifter. Flere af de mest benyttede typografier er på forhånd tilknyttet genvejstaster, hvilket du kan læse mere om i afsnittet Genvejstaster for afsnit og overskriftsniveauer på side 39. Undgå altid at benytte typografien Standard. Denne typografi er grundlaget for alle andre typografier, og ændrer du den, vil det få konsekvenser for andre typografier. 17

21 Sidetypografi 4.5 Sidetypografi Sidetypografier til at organisere strukturen af dokumentet. Følgende detaljer er de vigtigste: Retning (liggende (landskabsformat) eller stående (portrætformat)) Sidehoved og sidefod Margin Udskriftsbakke Sidehoved og sidefod hører til i sidetypografien. Det betyder også, at du kan benytte flere forskellige toptekster og bundtekster. I dialogen Sidetypografi kan du vælge fanerne Sidehoved og Sidefod og derefter vælge indstillingerne for sidehoved eller sidefoden i den pågældende typografi. Du kan også vælge Indsæt Sidehoved [Sidetypografi] eller Indsæt Sidefod [Sidetypografi] i menuen. Derved indsætter du sidehoved eller sidefod med standardindstillinger. For at benytte topteksten/bundteksten, skal du sætte markøren i den grå ramme, som vises øverst eller nederst på siden. Den grå ramme er kun noget du ser på skærmen. De blvier ikke udskrevet når du printer dit dokument. 18

22 Sidetypografi Margin Sidemargin sætter du i dialogen Sidetypografi på fanen Side. Illustration 12:Sidetypografi fanen Side Der er mange andre indstillinger, som hører til i sidetypografien. Benyt F1-hjælpen til at finde flere detaljer om sidetypografierne Flere sidetypografier i et dokument Ofte er der brug for at benytte flere forskellige sidetypografier i et dokument. Det kan være avanceret, f.eks. hvis en bog skal have en forside, en kolofon, højre/venstre side (sidetal og margin for er forskellig for lige og ulige sider) samt en afslutning. Men det kan også være mere simpelt, hvor brevskabelonen skal have forskelligt layout på side et og de øvrige sider. Bemærk muligheden for at sætte Næste sidetypografi (på fanen Administration). Det kan være praktisk at bruge, f.eks. for automatisk at skifte fra sidetypografien Forside til sidetypografien Standard Hvilken typografi er i brug? I statuslinjen nederst kan du altid se, hvilken sidetypografi, der aktuelt benyttes. Bemærk, at det er markørens position, der er afgørende for, hvad du ser. 19

23 Sidetypografi Skift sidetypografi Hvis du skal skrive et større dokument, skal du være omhyggelig med at bruge de rigtige sidetypografier de rigtige steder. Skift af sidetypografi kan ske på to måder: Automatisk Manuelt Automatisk skift af sidetypografi bruges f.eks. i sidetypografien Første side, som altid kun skal bruges på en enkelt side. Et andet eksempel, er hvis du skriver et dokument, som skal indbindes. Her skal hver anden side have bred højremargin og hver anden side bred venstre margin. Sidetypografierne Højre side og Venstre side benyttes skiftevis. Automatisk skift af typografi kan ikke undertrykkes individuelt. For at skifte sidetypografi manuelt, skal du indsætte et manuelt sideskifte (Indsæt - Manuelt skift). I dialogboksen (se Illustration 15:Manuelt sideskift herunder) kan du vælge hvilken sidetypografi, den næste side skal benytte. 20

24 Sidetypografi Illustration 15:Manuelt sideskift Hvis du vil indsætte et manuelt sideskifte uden at ændre typografi, kan du gøre det med genvejstasten CTRL+ENTER. Hvis du f.eks. skriver et dokument, hvor en enkelt eller få sider skal benytte vandret retning, skal du indsætte et manuelt sideskift og vælge typografien Liggende. Når du igen vil skifte tilbage til normal sideretning, skal du igen skifte side manuelt, og nu vælge f.eks. typografien Standard. 4.6 Rammetypografier Rammetypografier afgør, hvordan rammer omkring f.eks. billeder og indsatte objekter ser ud. Men rammetypografier håndterer også, f.eks. hvordan objekter ombrydes i forhold til teksten, og hvordan objekterne forankres. Du kan med rammetypografier styre standardindstillingerne for indsatte objekter. 21

25 Felter 5 FELTER Felter i et tekstdokument er et sted i teksten, hvor indholdet ikke skrives manuelt, men beregnes på baggrund af nogle forudsætninger. Felter indsættes med Indsæt - Felter - Andre (Ctrl+F2). 1. Dokumentoplysninger 2. Krydshenvisninger 3. Funktioner 4. Dokumentinformationer (statistik) 5. Variable 6. Database 5.1 Sidetal og sideantal Sidetal og sideantal indsætter du ved hjælp af Indsæt Felter Sidetal og Indsæt Felter Sideantal. Vær opmærksom på, at sidetal kan manipuleres ved f.eks. at nulstille sidetallet, hvorimod sideantal altid vil være udtryk for det fysiske antal sider. Derfor kan Side [Sidetal] af [Sideantal] blive misvisende, idet sidste side ikke vil matche (Side 17 af 21). 22

26 Dokumentoplysninger 5.2 Dokumentoplysninger Dokumentoplysninger er faktiske oplysninger om det aktuelle dokument, f.eks. dokumentets oprettelsesdato eller hvilken skabelon, der er brugt. Vær opmærksom på, om oplysningen skal beregnes en gang (når dokumentet oprettes) eller hver gang dokumentet genberegnes, f.eks. når det åbnes eller gemmes Sti- og filnavn Markerer du Filnavn kan du vælge mellem forskellige formater, bl.a. Sti- og filnavn eller filnavn Brugeroplysninger Under Afsender kan du benytte de oplysninger, som er registreret under Funktioner Indstillinger Brugeroplysninger. 5.3 Indtastningsfelter Indtastningsfelter er praktiske i standardbreve, hvor brugeren ikke skal skrive hele brevet selv, men blot udfylde enkelte felter med relevante informationer. Det er ofte praktisk at teksten, som felter indgår som en del af, er fastlåst. Dette kan opnås ved at benytte en beskyttet sektion. Se mere i afsnittet Beskyttede sektioner på side 31. Der er to typer af indtastningsfelter: Indtastningsfelt kan udfyldes med en hvilken som helst tekst 23

27 Indtastningsfelter Felterne kan aktiveres enkeltvis ved at dobbeltklikke på felterne eller sekventielt med Ctrl + Skift + F9. For automatisk at aktivere indtastningsfelterne sekventielt, kan du lave en makro. Se afsnittet Makro til opdatering af felter på side 37. BEMÆRK: Visse felttyper overføres ikke korrekt fra Word! 5.4 Pladsholder En pladsholder er et felt, som brugeren kan klikke på, for at få oprettet en bestemt type indhold. Hvis du f.eks. laver et pladsholder-felt for Grafik, vil et klik på pladsholderen automatisk åbne dialogen Indsæt billede fra fil. Pladsholdere benyttes ofte i tilfælde, hvor det ikke er tekst, brugeren skal indtaste. 5.5 Variable Du kan definere en variabel under Variable. Variablen har et navn og en værdi. Variablen kan være usynlig. 24

28 Variable Variabler kan f.eks. bruges til at vise og skjule tekst, sektioner m.m. med variablen som betingelse. Se mere i afsnittet Skjulte sektioner på side Brugerdefineret felt Brugerdefinerede felter fungerer nøjagtigt som Variable som beskrevet herover. 5.7 Indholdsfortegnelser Den bedste måde til at generere en indholdsfortegnelse på er at anvende de foruddefinerede typografier for afsnitsoverskrifter, såsom "Overskrift 1", til de afsnit, som du vil inkludere i din indholdsfortegnelse. Efter at du har anvendt disse typografier, kan du oprette en indholdsfortegnelse. 1. Klik i dokumentet, hvor du vil oprette indholdsfortegnelsen. 2. Vælg Indsæt - Indekser og oversigter - Indeks/oversigt, og klik så på fanebladet Indeks/oversigt. 3. Vælg "Indholdsfortegnelse" i feltet Type. 4. Vælg de indstillinger, som du ønsker. 5. Klik på OK. Hvis du vil bruge en anden afsnitstypografi som indholdsfortegnelseelement, skal du vælge afkrydsningsfeltet Yderligere typografier i området Opret ud fra og så klikke på knappen (...) 25

29 Indholdsfortegnelser ved siden af afkrydsningsfeltet. I dialogen Tildel typografi skal du klikke på typografien på listen og så klikke på knappen [>>] eller knappen [<<] for at definere dispositionsniveauet for afsnitstypografien Opdatere Gør et af følgende: Højreklik i indholdsfortegnelsen og vælg Opdater indeks/oversigt. Vælg Funktioner - Opdater - Alle indekser og oversigter. 26

30 Indeks (Stikordsregister) 5.8 Indeks (Stikordsregister) Et stikordsregister er en af mange typer indekser. Du kan også benytte indekser til at lave en oversigt over alle indsatte illustrationer, tabeller og meget andet. Den mest benyttede anvendelse er dog at lave et stikordsregister. At oprette et stikordsregister består i to arbejdsprocesser: 1. At indeksere sit dokument 2. At oprette et stikordsregister Den første opgave er absolut den mest tidskrævende Indeksere teksten For hvert sted i dokumentet, som skal optræde i stikordsregistret, skal du oprette et indekselement. Indekselementer bliver indsat som felter i dit dokument. For at se felter i dit dokument vælger du Vis og sikrer dig, at Feltskygger er valgt. 1. Dobbeltklik på det ord, du ønsker skal optræde som indekselementet i dit dokument. 2. Vælg Indsæt - Indekser og oversigter Indekselement 4. Bemærk, at du kan lade dialogen være åben mens du indsætter adskillige indekselementer Hvis du efterfølgende vil ændre indekselementet, kan du markere elementet og vælge Rediger - Indekselement og gøre et af følgende: For at ændre elementet indtaster du en ny tekst i feltet Element. 27

31 Indeks (Stikordsregister) For at fjerne elementet klikker du på Slet. For at gennemse indekselementerne i dit dokument klikker du på en af pilene i dialogen Rediger indekselement Oprette et stikordsregister Et stikordsregister kan indsættes i dokumentet på følgende måde: 1. Klik i dokumentet, hvor du vil oprette stikordsregistret 2. Vælg Indsæt - Indekser og oversigter - Indeks/oversigt, og klik så på fanebladet Indeks/oversigt. 3. Vælg "Stikordsregister" i feltet Type. 4. Vælg de indstillinger, som du ønsker. 5. Format a) Formatet Stikordsregister skilletegn 28

32 Indeks (Stikordsregister) Resultatet kan f.eks. se sådan ud: 29

33 Sektioner 6 SEKTIONER Sektioner er navngivne tekstblokke, inklusiv grafik eller objekter, som du kan bruge på flere måder: For at forhindre tekst i at blive redigeret. For at vise eller skjule tekst. For at genbruge tekst og grafik fra andre LibreOffice dokumenter. For at indsætte sektioner af tekst, som bruger et andet spaltelayout end den aktuelle sidetypografi. En sektion indeholder mindst ét afsnit. Når du vælger en tekst og opretter en sektion, bliver et afsnitsskift automatisk indsat i slutningen af teksten. Du kan indsætte sektioner fra et andet tekstdokument eller et helt tekstdokument som en sektion i et andet tekstdokument. Du kan også indsætte sektioner fra et tekstdokument som kæde til et andet tekstdokument eller i det samme dokument. Sektioner rækker normalt fra margin til margin, altså i hele sidens bredde. Det er muligt at oprette sektioner inde i en Ramme, hvorved rammens dimensioner indirekte kontrollerer sektionens størrelse. 6.1 Kædede sektioner Kædede sektioner kan bruges til at indsætte tekst (en sektion) i et dokument, hvis teksten allerede findes (som sektion) i et andet dokument. Derved er det muligt at genbruge sektioner på tværs af dokumenter Eksempel Dokument A er kildedokument. Dokumentet indeholder en sektion med et indhold, som vi ønsker at genbruge. 30

34 Kædede sektioner 1.I feltet Filnavn klikker vi på knappen [ ] til højre og vælger kildefilen (Dokument A) 2.I feltet Sektion kan vi nu vælge mellem alle eksisterende sektioner fra Dokument A. 3.Klik på [Indsæt] hvorefter sektionen fra Dokument A indsættes i Dokument B. 6.2 Beskyttede sektioner En sektion kan beskyttes mod ændringer, hvorved du sikrer, at brugeren ikke kan rette i sektionens indhold. Felter i beskyttede sektionen kan udfyldes. Beskyttelsen kan ske på en måde, hvor brugeren kan åbne sektionen for ændringer. Dette er ofte tilfældet, hvor beskyttelsen oprettes for at undgå fejl. Hvis sektionens beskyttelse derimod er oprettet for absolut at forhindre brugere i at ændre indholdet, skal beskyttelsen oprettes med adgangskode. 31

35 Skjulte sektioner Sektioner i et tekstdokument kan skjules. Formålet kan være, at gemme tekst i dokumentet, som generelt ikke skal være synlig. Angiv den betingelse, som skal være opfyldt for at skjule sektionen. En betingelse er et logisk udtryk såsom "STARTHILSEN EQ Hr.". Hvis du for eksempel bruger formularfunktionaliteten brevfletning til at angive et databasefelt kaldt "Starthilsen", som indeholder "Hr.", "Fr.", eller "Hr. eller fr.", så kan du angive, at en sektion kun udskrives, hvis starthilsnen er "Hr.". 32

36 Skjulte sektioner Et andet eksempel ville være at oprette feltvariablen "x" og sætte dens værdi til 1. Angiv så en betingelse baseret på denne variabel for at skjule en sektion såsom: "x eq 1". Hvis du vil vise sektionen, sæt værdien af variablen "x" til "0". Du kan læse mere om feltvariable i afsnittet Variable på side

37 Tekstrammer 7 TEKSTRAMMER Tekstrammer er en praktisk måde at opbygge en brevskabelon eller formular. Fordelen med tekstbokse er at det er muligt at placere tekstrammen præcist i forhold til andre elementer. Se afsnittet Forankring herunder på side 35. Tekstrammer kaldes også tekstbokse. Det er også muligt at låse forskellige egenskaber for rammer, f.eks. placering, indhold eller egenskaber. Du kan oprette en tekstramme med Indsæt Ramme... 34

38 Objekter 8 OBJEKTER I skabeloner er der ofte brug for at benytte forskellige objekter, f.eks. billeder, billedrammer, tekstrammer eller indlejrede regneark. I skabeloner er det ekstra vigtigt at have fuld kontrol over objekternes placering i forhold til den omkringliggende tekst, idet vi jo ikke ved præcist hvilken tekst der bliver skrevet og hvor lang teksten er. Vi kontrollerer placeringen med to parametre: Ombrydning og Forankring. 8.1 Ombrydning Ombrydning beskriver hvordan teksten skal flyde rundt om et objekt. Hvis du markerer et objekt og højreklikker, kan du fra menuen vælge Ombrydning. Herefter kan du i næste niveau i menuen vælge hvilken type ombrydning du vil vælge. Du kan også markere objektet og i højreklik-menuen vælge objekttypens navn (Billede, Ramme e.l.). Herefter åbnes en dialog, hvor du kan finde fanen Ombrydning. I dialogen er der en række detaljerede indstillinger som du kan sætte. Blandt andet kan du sætte den præcise afstand fra objektet til den omkringværende tekst. 8.2 Forankring Forankring er udtryk for hvor og hvad objektets placering er målt i forhold til. Objekter kan forankres forskelligt alt efter objekttype, men de typiske er Til side Til afsnit Til tegn Som tegn Når du markerer et objekt, kan du se et lille anker-ikon er forankret. det sted i dokumentet, hvor objektet Hvis du indsætter et objekt som er forankret til et afsnit, vil objektet flytte sig hvis det pågældende afsnit flytter sig. Hvis afsnittet er skjult vil objektet også være skjult (selvom objektet ikke er placeret i afsnittet). I skabeloner skal objekter som skal være placeret et fast sted (f.eks. logo eller afsender adresse) altid forankres i forhold til siden. 35

39 Programmering 9 PROGRAMMERING 9.1 Makroer Makroprogrammering i LibreOffice minder lidt om Visual Basic, dog med en del konkrete undtagelser og forskelle. Det er derfor ikke muligt umiddelbart at programmere Visual Basic eller VBA i LibreOffice. Årsagen er, at der er konkrete syntaksforskelle at der er et andet API (UNO) Makroprogrammering er programmering. Hvis du ikke har lavet programmer før, skal du være parat til at investere noget tid i starten. Du skal være parat til at indse, at de opgaver, som øvede udviklere klarer på et par timer, måske ikke lige er noget for dig. Start i det små man skal kravle før man kan gå. Hvis du er programmør, men ikke har arbejdet med LibreOffice før, så er der ikke noget at betænke sig på programmering er programmering. Din største udfordring bliver, at finde dokumentationen. Her er nogle af de ingredienser, som du skal bruge: Som udvikler, er der en bog, som er et must have. Andrew Pitonyaks OpenOffice.org Macros Explained! [1]. Forfatteren har suppleret sin bog med et dokument [2] med notater og gode råd, som han stiller gratis til rådighed. Developers guide [3] er bestemt også en vigtig ressource sammen med Wiki en [4]. Så er der selvfølgelig hele API et [5], som dog kan være lidt uoverskueligt i starten. Dimitri Popov har skrevet en bog OpenOffice.org Basic Crash Course [6], som jeg varmt kan anbefale. Jeg kender Dimitri og kan roligt anbefale den. Der er hjælp at hente på det internationale forum [7], hvor flere af guruerne gerne hjælper til. Se under OpenOffice.org Macros and API og OpenOffice.org Code Snippets. Hold dig ikke tilbage stil bare spørgsmål. Desuden kan man jo altid hente nogle udvidelser fra Extension website [8] og se eksempler. Databaser: En bog, der omhandler databaseprogrammet [9] af Roberto Benitez Extensions (udvidelser): Developers guide vedr. udvidelser [10] sammen med wiki en [11], som desværre er blevet lidt rodet. Sun vedligerholder en rigtig god manual [12] til makroprogrammering og en vejledning [13] til API et. Søg [14] gerne selv videre efter mere information fra Sun. Regneark: En bog [15] med navnet OpenOffice.org Spreadsheet Macro Programming skrevet af Mark Alexander Bain omhandler de specifikke problemstillinger, der er ved programmering i regneark. Den er pædagogisk men går ikke så dybt. 36

40 Makro til opdatering af felter 9.2 Makro til opdatering af felter sub UpdateInputFields rem define variables dim document as object dim dispatcher as object rem get access to the document document = ThisComponent.CurrentController.Frame dispatcher = createunoservice("com.sun.star.frame.dispatchhelper") rem execute... dispatcher.executedispatch(document, ".uno:updateinputfields", "", 0, Array()) end sub [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] 37

41 Links (makroer) [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] col=docs_en&locale=en&qt=staroffice&simplesubmit=search [15] Programming/dp/ /ref=sr_1_1?ie=UTF8&s=books&qid= &sr=8-1 38

42 Bilag 10 BILAG 10.1 Genvejstaster i Writer For at fylde et udvalgt område af celler med den formel som du indtastede i Indtastningslinjen, skal du trykke på Alt+Enter. Hold Alt+Enter+Skift nede for at anvende celleformatet fra indtastningscellen i hele celleområdet. For at oprette en matrix hvor alle cellerne indeholder den samme information, som du indtastede på Indtastningslinjen, skal du trykke på Skift+Ctrl+Enter. Du kan ikke redigere komponenterne i matricen. For at vælge flere celler i forskellige områder af et ark, skal du holde Ctrl nede og trække i de forskellige områder. For at vælge flere ark i et regneark skal du holde Ctrl nede så og klikke på navnefanebladene ved nederste kant af arbejdsområdet. For kun at vælge et enkelt ark i en markering skal du holde Skift nede og så klikke på navnefanen for arket. For at indsætte et manuelt linjeskift i en celle skal du klikke i cellen og så trykke på Ctrl+Enter. For at slette indholdet af flere markerede celler skal du trykke på Delete. Det åbner dialogen Slet indhold, hvor du vælger det indhold af cellen, som du vil slette. For at slette indholdet af markerede celler uden dialogen skal du trykke på Tilbage Genvejstaster for afsnit og overskriftsniveauer Genvejstaster Effekt CTRL+0 Brødtekst CTRL+1 Overskrift 1 CTRL+2 Overskrift 2 CTRL+3 Overskrift 3 CTRL+4 Overskrift 4 CTRL+5 Overskrift Andre genvejstaster Genvejstaster Ctrl+Alt+Pil op Effekt Flyt det aktive afsnit eller markerede afsnit et afsnit op. 39

43 Genvejstaster i Writer Ctrl+Alt+Pil ned Tabulator Skift+Tabulator Ctrl+Tabulator Flyt det aktive afsnit eller markerede afsnit et afsnit ned. Overskriften i format "Overskrift X" (X = 1-9) flyttes et niveau ned i dispositionen. Overskriften i format "Overskrift X" (X = 2-10) flyttes et niveau op i dispositionen. Ved starten af en overskrift: Indsætter et tabulatorstop. Afhængigt af vindueshåndteringen kan Alt+Tabulator bruges i stedet. For at ændre overskriftsniveauet med tastaturet, placer først markøren foran overskriften Licensforhold Creative Commons Dette værk er udgivet under en Creative Commons Navngivelse Ikke-kommerciel Del på samme vilkår (ShareAlike) (by-nc-sa) licens. Besøg hvis du vil se en kopi af licensen, eller send et brev til Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA Forfattere Forfatter År Leif Lodahl, Magenta ApS

44 adresse Studiestræde 14, København K info@magenta-aps.dk telefon (+45)