Udbud på udførelse af Kommunal befordring i Skanderborg Kommune. Spørgsmål/Svar

Transkript

1 Udbud på udførelse af Kommunal befordring i Skanderborg Kommune Spørgsmål/Svar Offentliggjort 11. maj 2017 Spørgsmål nr. Spørgsmål Svar 17 Kan i svare på om de oplyste km er det der er kørt/faktureret eller vi selv skal trække afbud fra antallet? For delaftale 1 er der tale om planlagt kørsel, hvor der kan tages hensyn til eventuelle afmeldinger. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes afsnit 5 hvor følgende er præciseret. Grundlaget er således blot et øjebliksbillede af kørselsomfanget og de nuværende leverandørers planlægning af den i udbuddet omfattede kørsel. Den i bilagene anførte planlægning vil således ikke være retvisende for kørslen ved kontraktstart, men blot vedlagt for at give Tilbudsgiver en indikation af, hvordan kørslen ud fra det nuværende grundlag kan planlægges. og Det forventede antal kørselsberettigede for hver delaftale er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Det forventede omfang af kørsel er således ikke bindende for Ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder/km angivet i tilbudslisten. Ordregiver er ikke forpligtet ud over det konkrete behov. For delaftale 2 er der tale om faktureret kørsel, hvorfor afmeldinger er indregnet.

2 Offentliggjort 9. maj 2017 Spørgsmål nr. Spørgsmål Svar 7 ESPD - Del V, herunder begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere - skal denne del udfyldes (den er forudfyldt med et Nej )? Kan ikke præcist se af punkt 7, hvorvidt det skal udfyldes/kræver stillingtagen. Min umiddelbare opfattelse er, at det ikke skal udfyldes, men vil gerne sikre mig, at opfattelsen er korrekt og/eller forkert. 8 ESPD - Del VI, herunder afsluttende erklæringer - Jeg vil gerne have bekræftet, at I ikke ønsker, at man skriver Skanderborg Kommune i angiv den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed som anført i del I, afsnit A, samt de øvrige felter, hvor der er lagt op til, at man skal skrive noget, da feltet/felterne ikke kan overskrives. 9 ESPD - Del IV, herunder økonomisk og finansiel formåen her vil I gerne, nederst, have oplyst nøgletal. Det er ikke helt tydeligt, hvilke nøgletal I vil have oplyst her? Er det egenkapitalen, I vil have oplyst her? Hvis ja, skal man så i beskrivelse blot skrive, hvilket år det drejer sig om? 10 ESPD - Del IV, herunder økonomisk og finansiel formåen (specifik årsomsætning) er I opmærksom på, at man ikke kan anføre forskudte regnskabsår? Man bliver derfor eksempelvis nødt til alene at påføre 2016 i stedet for 2015/2016 mv. ESPD Del V er ikke relevant, da udbuddet er et offentligt udbud, hvor der ikke er opsat begrænsninger i antallet af ansøgere/tilbudsgivere. Den forudfyldte besvarelse skal derfor beholdes. Ordregiver bekræfter, at Tilbudsgiver ikke skal udfylde de i del VI angivet henvisninger jf. nedenfor. Undertegnede giver udtrykkeligt [angiv den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed som anført i del I, afsnit A] adgang til dokumentation til støtte for de oplysninger, som er blevet afgivet i [angiv den relevante del, det relevante afsnit, det eller de relevante punkter] i dette fælles europæiske udbudsdokument med henblik på [angiv udbudsproceduren: (kort beskrivelse, henvisning til Den Europæiske Unions Tidende, referencenummer)]. Under ESPD Del IV B, Finansielle nøgletal skal Tilbudsgiver angive egenkapitalen for det seneste regnskabsår. I de tilfælde Tilbudsgiver har forskudte regnskabsår accepterer Ordregiver angivelse af afslutningsåret eksempelvis 2016.

3 11 Hvornår skal børnene der køres af leverandør 2 til skolerne hjem, der er kun morgenture listet. 12 Kan kommunen bekræfte at der i dag gælder andre servicekriterier end 60 min, da stort set alle busserne fra leverandør 1 planlægger med mere end 60 min kørsel.? Tillader kommunen at den kommende leverandør kører ruterne på præcis samme måde som nuværende leverandør, dvs planlægger med mere end 60min køretid for eksempelvis skolerne: Nedenstående øverste tur er planlagt med 70 min og nederste tur er planlagt med mindst 75 min Leverandør nr. 2 kører kun eleverne i skole og leverandør nr. 1 kører disse hjem og fremgår af deres planlægning. Det skal indledningsvis bemærkes, at de personhenførbare oplysninger i spørgsmålet er blevet skjult af Ordregiver. Tilbudsgiver skal foretage planlægningen og udfører kørslen i henhold til de i udbudsmaterialet opstillede krav. I bilag 2- kravspecifikationen afsnit 5.1 er følgende anført for specialskoleelver: Den samlede køretid for eleverne må ikke overstige 60 minutter hver vej. Den maksimale køretid gælder, medmindre andet aftales, og de specielle krav til transport, som kan forekomme ved de enkelte elever, skal overholdes. Ved kørsel uden for Kommunen skal kørsel udover 60 min. godkendes af Ordregiver. Det skal præciseres, at de anførte 60 min. ikke er gældende for ruterne, men for de enkelte elever. Som anført ovenfor kan Ordregiver dispensere for længere køretid end 60 min. Dette er eksempelvis tilfældet i den i spørgsmålet henviste rute Stilling sk./niels Ebbesen, hvor forældrene til eleverne har ønsket specifikke afhentningstidspunkter om morgen. Leverandør nr. 1 har præciseret, at de anførte tidspunkter blot er vejledende for planlægningen og at den faktiske udførte kørsel, som udgangspunkt, overholder kravet om 60 min. kørsel. 13 Er det ikke muligt at få udleveret ankomsttidspunkter på Det skal indledningsvis bemærkes, at de personhenførbare

4 eleverne om morgenen, eller kan vi tage for gode varer at e nuværende leverandørers planlægning overholder elevens ankomst tidspunkt? Eksempel: oplysninger i spørgsmålet er blevet skjult af Ordregiver. Tilbudsgiver skal anvende de i kørselsgrundlag bilag 4 delaftale 1- skole - oversigt over skoler anførte tider. Det af Leverandør nr. 1 anførte tidspunkt i eksemplet er Mølleskolens ringetidspunkt. Turen står angivet som ankomst kl 8 (og der gør alle) men i jeres bilag over skoler, står der at eleverne skal ankomme mellem 07:40 og 07:50?

5 14 For at kunne planlægge er det altafgørende at få oplyst hvilke borgere der anvender kørestol. Ellers kan ingen vide om bussernes kapacitet ift antal kørestole overskrides, ligesom tiden der afsættes til den enkelte borger kan være meget forkert Ordregiver kan oplyse, at der i den nuværende kørsel er følgende antal kørestolsbrugere på skoleområdet: Hørning Skolen: 2 Jeksendal Skolen: 1 Skovby Skolen: 1 Mølleskolen: 1 Stensager/Holme Søndergård: 4 På dagcenter områder fremgår brugen af kørestol som udgangspunkt af bemærkningerne i Kørselsgrundlag bilag 1-

6 delaftale 1 dagcenter Borgerdata med kørsel. Det skal dog bemærkes, at oplysningerne mangler eller er ufuldstændige for Havestuen, Dalbogaard, Præstehaven og Friluftsdagcenteret. Der er for nuværende følgende antal kørestolsbrugere: Havestuen: 1 Dalbogaard: 1 Præstehaven: 12 Friluftsdagcenteret: 0 De specifikke navne kan oplyses ved henvendelse til chris.jacobsen@skanderborg.dk. Tilbudsgiver skal være opmærksom på at oplysningerne blot er et øjebliksbillede, som ændre sig løbende. 15 Af udbudsmaterialet fremgår følgende struktur. Må afsnit 1-4 være i samme dokument? De i tilbudsdispositionen anførte afsnit 1-4 må gerne være i samme dokument. 16 Er der krav om at leverandøren skal stille med ledsagere til nogen af borgerne? Og hvis ja hvordan afregnes der for det? Leverandøren skal ikke stille ledsagere til rådighed. Offentliggjort 21. april 2017

7 Spørgsmål nr. Spørgsmål Svar 5 I udbuddet, side 12, står der anført, at fristen for indlevering er 16. maj 2017 kl jeg går ud fra, at det er fristen, side 5, herunder 17. maj 2017 kl , der er gældende. 6 I udbuddet, side 38, er det anført, at solokørsler afregnes med en faktor 2 hvad menes der helt præcis med det? Ja det er fristen, som fremgår af udbudsbekendtgørelsen (2017/S ) og side 5, der er gældende. Fristen for indlevering af tilbud er 17. maj 2017 kl En ny version af udbudsbetingelserne, hvor fejlen på side 12 er rettet, er uploaded på: I de tilfælde, hvor Ordregiver har bevilliget borgeren/eleven solo-kørsel afregnes der med en faktor 2 i henhold til de tilbudte km-priser jf. bilag 3 tilbudslisten. Hermed menes at specifikt for bevilliget solokørsel på delaftale 1, kan der afregnes 2x den km takst man har budt ind med i tilbudslisten. Eksempel: Har Tilbudsgiver budt ind med en km pris på 10kr/km pr. borger/elev indenfor kommunegrænsen, kan man således ved bevilliget solokørsel afregne 20kr/km for den pågældende solotur. Samme princip gælder for bevilligede solokørsler udenfor kommunen på delaftale 1. Det nuværende omfang af bevilget solo-kørsel fremgår af udbudsbilag D kørselsgrundlaget. Offentliggjort 19. april 2017 Spørgsmål nr. Spørgsmål Svar

8 4 I punkt 7,1,2 fremgår følgende mindstekrav på kr. i omsætning indenfor de seneste 3 regnskabsår. Hvorledes skal dette punkt forstås? Hvis min klient har en samlet omsætning i de seneste 3 år på over kr., men hvor en del af denne bl.a. er turistkørsel, vil dette automatisk betyde at det ikke er muligt at blive godkendt som tilbudsgiver, hvis den samlede kørsel når turistkørselen fratrækkes bliver mindre end kr. indenfor de seneste 3 år. Mindstekravet betyder, at man indenfor de sidste 3 år skal have haft en omsætning på samlet kr indenfor det udbudte område (kørsel til dagcentre og specialskoler, læge og genoptræning) for at kunne byde på delaftale 1 alene eller delaftale 1 og 2 sammen. Byder man alene på delaftale 2 er kravet kr over 3 år. Det er ikke et krav, at kørslen skal vedrøre alle de nævnte typer af kørselsordninger jf. kravspecifikationen. Omsætning udenfor disse områder kan derfor ikke tælles med. Kan man ikke leve op til omsætningskravet, er der mulighed for at afgive tilbud via et konsortie jf. afsnit 7.2 eller basere dele af sin løsning på andre enheders formåen jf. afsnit 7.3. Det skal dog bemærkes, at baserer Tilbudsgiver sig for en del af tjenesteydelsen på en kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk. 3. Kontrakten dækker et komplekst område, samtidig med at der er en betydelig volumen. Det vurderes derfor, at for at kunne håndtere opgaven, kræver det en vis størrelse og erfaring med området organisatorisk. Mindstekravet er derfor medtaget for at beskytte både Tilbudsgiver og Ordregiver. Offentliggjort den 12. april 2017 Spørgsmål nr. Spørgsmål Svar 1 I bilag 1 borgerdata med kørsel er der fx skrevet ud fra hver De oplyste tidspunkter er de tidspunkter, hvor borgeren skal

9 borger vil det sige, at borger skal møde 9.30 og hentes 12.45? henholdsvis være på dagcenteret klar til aktivitet og træning og hentes fra dagcentret. Jf. bilag 2 kravsspecifikationen afsnit 5.2 gælder følgende i forbindelse med aflevering og afhentning: Borgerne må ankomme max. 10 min. før det aftalte tidspunkt og ikke senere end 5 min. efter det aftalte tidspunkt. Lige som borgerne ikke må afhentes senere end 5 min. efter afhentningstidspunktet fra dagcentret. 2 Der er i skemaet over hvilken ugedag der køres skrevet 1 eller 2 hvad betyder disse tal? Hvis der står 1 er der så kun enten fremkørsel eller hjemkørsel? Hvis ja, hvordan ved man om det er en frem eller tilbagekørsel? I ovenstående citat henvises til det aftalte tidspunkt eksempelvis Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at de nuværende kørselstidspunkter kan blive ændret. I udbudsbilag D- kørselsgrundlaget er følgende anført: I oversigten indgår en kalender for februar måned med angivelse af enten et 1 tal eller et 2 tal for en given dato. Et 1 tal betyder, at borgeren enten er blevet kørt til dagcentret eller hentet fra dagcentret. Et 2 tal betyder, at borgeren både er kørt til og hentet fra dagcentret. Det kan således ikke oplyses, hvorvidt borgeren kun er kørt til eller fra dagcentret. 3 Er de skoler, som du får nævnt i bilag D ift. kørselstider et overblik over ALLE skoler i udbuddet, eller er det de skoler, som har meldt tilbage? Der mangler feks. Bjedstrup skolen, og Højboskolen. Det er Ordregivers opfattelse, at der ved planlægningen skal tages udgangspunkt i de oplyste afleverings- og afhentningstidspunkter i ugekalenderen eksempelvis Det er disse tidspunkter som borgeren er tilmeldt. Den indsatte månedskalender er med for at give Tilbudsgiveren et indblik i omfanget af afmeldinger og eventuelle ændringer. Det er ikke alle kommunens skoler der er oplyst i Kørselsgrundlag bilag 4, men alle skoler med specialklasser og specialskoler med fast kørselsbehov. Herudover kan der i mindre omfang være kørsel til øvrige skoler. I øjeblikket er der

10 kørsel til Bjedstrup Skole, Bjedstrupvej 1, 8660 Skanderborg Knudsøskolen, Tulstrupvej 80, 8680 Ry Morten Børup Skolen, Møllegade 45, 8660 Skanderborg Højboskolen, Toftevej 53, 8362 Hørning (p.t. tosprogede elever) Holmstrupgård, Holmstrupgårdvej 39, Brabrand Kørsel til skoler uden specialtilbud er kørsel af elever, der skal befordres på grund af afstand eller trafikfarlig vej, men ikke har mulighed for skolebus eller kollektiv trafik. Der er ikke faste køretider, men i princippet maksimalt samme antal ankomst- og afgangstider som for specialtilbuddene. Kørslerne på skoleområdet fremgår af planlægningen, som kan findes i kørselsgrundlag bilag 5 og 6.