DFM Konferencen Sourcing af FM i TDC jan DFM Konferencen 2010

Transkript

1 Sourcing af FM i TDC 1

2 Indhold Erfaringer ved outsourcing TDC Facility Service ydelser til ISS i Next step efter aftalen udløber 2011 Resultat og erfaringer fra outsourcing projekt i 2008 omfattende TDC Facility Management ydelser; teknisk rådgivning teknisk service og drift sikring & vagt ejendomsadministration 2

3 Nøgletal Ejendomme, m2 og antal medarbejdere ca medarbejdere i TDC TDC s ejendomsportefløje Ca ejendomme og m2 Slet Århus m medarbejdere 65 administrations ejendomme 61 butikker centraler mobil site Osv Alle type ejendomme modtager Facility ydelser i mindre/større omfang. Telehøjen m2 540 medarbejdere Borups Alle m2 625 medarbejdere Teglholmen m medarbejdere 3

4 Nøgletal for Facility Service Facility Service - år sites modtager facility services 9 kantiner 7 Serviceteam 5 Postserviceteam 3 receptioner 4

5 Nøgletal for Facility Management Byg & Vedligehold 926 Udv. bygningsgennemgange / syn 353 Planlagte drift opgaver 38 Planlagte anlægs opgaver Akut vedligeholdelses opgaver 136 Ombygnings projekter Ingeniørsektionen 291 ingeniør projekter, bl.a. 22 Teknikhuse 66 Ombygning i central bygninger 39 Ombygning i adm. ejendomme 26 Myndighedsopgaver 4 Indeklimaopgaver 58 Køl og ventilation 15 energibesparelsesprojekter til en årlig besparelse på ca kwh. Bygningsteknik service og drift af køleventilationsanlæg antal CTS målepunkter målere - aflæsning, registrering, opretning af nye service af elevatorer, brandsikringsanlæg, pumpebrønde m2 IT maskinstuer service drift 100 % oppetid Sikring & Vagt Overvåger 100 kameraer og 100 elevatorer Overvåger og servicerer tyverialarmer Administrerer og servicerer lokaliteter med adgangskontrol stk. mediehåndteringer stk. AIA/IVT/ADK fejlretning alarmpatrulje udrykninger genfremstillinger af Id kort stk. funktionsafprøvninger af tekniske alarmer 5

6 Strategiske fokusområder Vi skal fortsat holde fokus på vores tre strategiske fokusområder - Kundernes førstevalg - Enkel og effektiv - Stærkt fundament Styring af omkostninger og investeringer er fortsat i fokus, men nu skal markeds- og kundefokus styrkes og vores evne til at eksekvere skal Et stærkt Operations Kundernes førstevalg Enkel og effektiv forbedres Stærkt fundament 6

7 Fra single-services til FM 7 7

8 Historik Analyse projekter i TDC indenfor Facility Management Fokus på indkøb Årstal Projekt Projektbeskrivelse 2004 Bedste Partner Modenhedsanalyse af FM området ift. outsourcing 2005 Sprint Facility Service området outsourcet til ISS 2005/2006 Fremtidens FM 2006/2007 Skyline Analyse af hele Facility Management leveranceapparatet med henblik på outsourcing TDC sælger 224 TDC ejendomme til en samlet værdi af 4,1 mia. kr. Herunder en vurdering af ejendommens tilstand samt kvaliteten og kvantiteten af de til ejendommene nødvendige Facility Management ydelser. 2008/2009 Camp Afklaring af muligheden for en hel eller delvis outsourcing af TDC s Facility Management organisation. Færre leverandører Fleksibilitet og skalerbarhed Fokus på omkostninger 8

9 Erfaringer ved outsourcing TDC Facility Service ydelser til ISS i Next step efter aftalen udløber 2011 Resultat og erfaringer fra outsourcing projekt i 2008 omfattende TDC Facility Management ydelser; teknisk rådgivning teknisk service og drift sikring & vagt ejendomsadministration 9

10 TDC valgte leverandør Kommercielle overvejelser: Inden endelig afslutning af forhandling med de valgte leverandører var der kommercielle overvejelser - det sidste afgørende for valg af leverandør 2 leverandører stod lige stærkt inden endelig beslutning Tjenestemandspension Prismodel (optioner, regulering) Skalering/ fleksibilitet Bodsbestemmelser Effektivisering (incitament til besparelser) B-besparelser (besparelse potentiale vurderet af leverandøren) Overdragelsesprojekt ISS havde set-up klar og var stærkest i Danmark og udfaldet for valget var at ISS kunne levere full service og et fuldt integreret elektronisk system til at melde fejl/mangler, mødebooking, bestilling af ekstra ydelser (frugt, planter mfl.). 3. November 2005 underskriver TDC kontrakt med ISS Den største Facility Service aftale i Danmark 10 10

11 ISS aftalen starting point FØR ISS aftalen leverandører af facility ydelser (kantine, rengøring mv..) Interne ydelser -receptioner, post levering handymann mfl. Serviceportal med begrænset funktionalitet (ikke muligt at booke online) EFTER ISS aftalen En leverandør Outsourcing til ISS af facility ydelser reception, post, kantiner, handymann Serviceportal med en bred vifte af funktionalitet Lavere omkostninger Fleksibilitet af ydelser og priser En mere effektiv proces 11

12 Forhandlings-/ implementerings organisationen Forhandlingsorganisation, september 2005 Implementeringsorganisation, november 2005 Et spor for hvert område til at forhandle kontrakten endeligt færdig Gennemførte en due diligence. Leverandøren fik adgang til ejendommene, men kun mulighed for at interviewe nøglepersoner udpeget af TDC. Projektledelse Kommerciel Jura Løsning HR Kundeinteraktion Kommunikation I due diligence fasen var formålet at undersøge volumen, mængde, omsætninger mv. som anført i udbudsmaterialet

13 Best Practice hvad gør TDC Kontrakt volumen Lave omkostninger baseret på en god kontrakt Eskalerings og enhedspriser ved af-/tilgang af bygninger Synergieffekt stordriftsfordel som giver TDC en årlig _synergi (to cifferet millionbeløb) Fastholder generelt prisniveauet årlig justering på 2,3 % Opsigelse lokaler Lokaler med lav/ingen aktivitet opsiges Kælderlokaler er opsagt Typisk ingen rengøring af tekniske lokaler Ingen rengøring af kantinekøkkener, _rengøringslokaler Ændring af serviceniveau Indført koncept rent på en gang sept i større administrative ejendomme skære i ydelserne uden en daglig oplevelse. Kun ugentlig rengøring af kontorer, gangarealer og, _kopi/printerrum Fortsat daglig rengøring af mødelokaler, toiletter, _tekøkkener Ledige m2 Arealer over 200 m 2 og under 500 m 2 der er _under ombygning eller fraflyttet i mere end en _måned - disponerer TDC over den ledige tid Arealer over 500 m 2 der er under ombygning _eller fraflyttet i mere end en måned - modtager _TDC kreditering fra Leverandøren 13 13

14 Læringspunkter Planlæg tidligt i forløbet størrelse samt personer i retained organisation. Tag aktiv stilling til kompetence fordeling Større retained organisation. TDC har været meget sårbar. Vær bevidst om kompetenceafgivelse sikre at der fortsat har effektivt modspil til leverandør Sikre fastholdelse af fokus hos nøglepersoner også i implementeringsperioden Fokus på tæt samspil med økonomi gennem alle faser. Hvad er omfattet af vederlaget og hvad er rekvirerede ydelser. Outsourcing giver større fleksibilitet netop skaleringsmuligheden har været den væsentligste fordel i denne case. 100 % klarhed omkring ydelser i kontrakten ( faste vederlag og rekvireret ydelser) For sen involvering af HR og Kundesupport i processen Projektets fortrolighed skal vurderes nøje i forhold til medarbejdere som skal overdrages til leverandøren Håndtering af eksisterende leverandørkontrakter skal tænkes ind tidligt i projektet. SLA og KPI ikke veldefineret i kontrakten - ikke opdateret til formålet. Høj risiko ved, at de ikke er målbare og realistiske ( skal afspejle virkeligheden) Sikre udbudsmaterialet er opdateret og afspejler de faktiske forhold. Skal udarbejdes således det er nemt at holde opdateret

15 Nyt udbud 2011 Overvejelser Nytænkning af service områder og skabe bedre værdi for TDC SLA/KPI Sikre tilpasning af pris- og service kontra behov fx flere medarbejder på færre lokationer ift. Space Management En eller flere leverandører i ny kontrakt - konkurrencedygtig priser Overvejelser omkring udvidelse af scope Projekt-, proces- og strategiplan ultimo februar

16 Erfaringer ved outsourcing TDC Facility Service ydelser til ISS i Next step efter aftalen udløber 2011 Resultat og erfaringer fra outsourcing projekt i 2008 omfattende TDC Facility Management ydelser; teknisk rådgivning teknisk service og drift sikring & vagt ejendomsadministration 16

17 Formål Formålet med TDC s Facility Management projekt (projekt [Camp]) er at undersøge potentielle gevinster ved en mulig outsourcing af hele eller dele af TDC s Facility Management funktion Facility Management supporterer TDC s forretningsenheder, men udgør ikke en del af TDC s kerneforretning - derfor er det oplagt at undersøge muligheden for optimering gennem outsourcing/partnerskab på området Målsætningen er, at processen skal gennemføres inden udgangen af 2008 og omfatte Udarbejdelse af in-house case og improvement levers Kontakt til potentielle partnere og indhentelse af bud på partnerskab Beslutning om potentiel indgåelse af kontakt med en eller flere vendors 17

18 Introduktion Udbudsområder: Oversigt over de udbudte områder: De udbudte opgaver løses i dag i de grønne organisatoriske TDC enheder, samt for FM5 vedkommende i TDCs koncernsikkerheds funktion. For at sikre en tilstrækkelig markedsdækning er opgaverne opdelt og samlet i de 5 udbudsområder, vist med blåt i nedenstående figur. Facility Management Ingeniører FM1:Teknisk Rådgivning Ejendomme Bygninger & Teknik Forretnings- og Facility Service Ejendomsforvaltning Ejendomsjura Bygningsteknik Vest Bygningsteknik Øst Facility Service Biladministration Byg & Vedligehold Bygningsteknik Vest FM2:Teknisk Service & Drift Space Management Byg & Vedligehold Indirekte Indkøb Bygningsteknik Øst FM3: Sikring & Vagt In scope Ingeniører Sikring og Vagt Out of scope Udbudsområd er 18 Sikring og Vagt Ejendomsforvaltning FM4:Ejendom sadministrati on FM5: Stiger/brand udstyr

19 Forventninger Markant forbedring af skalerbarheden og fleksibiliteten i ydelserne Skalerbarhed: Prismodellens 1) korte reaktionstid og 2) direkte, 1:1 effekt på størrelsen af TDCs betalinger. Fleksibilitet: Fokus på at levere ydelsen/servicen indenfor de aftalte rammer fremfor fokus på at drøfte/ændre rammerne. Opnå betydelige og garanterede reduktioner i såvel drifts- som anlægsomkostninger (OPEX og CAPEX) Operationelle forventninger Forbedringer fra Dag 1 betyder, at tilbudte, økonomiske forbedringer indregnes i TDCs betalinger fra aftalens start. End-to-end serviceopfattelse og optimering Velfunderet overblik og løbende efterfølgende optimering ud fra en tværgående helhedsbetragtning, således at TDCs Total Cost of Ownership (TCO) kontinuerligt reduceres og sub-optimering undgås. Proaktiv indsats på miljø- og energiområdet Succesfuld medarbejderoverdragelse 19

20 AS IS og Costdrivere Teknisk rådgivning Teknisk service og drift Sikring og vagt Ejendomsadmin. Costdrivere Projekter opdelt på størrelse Antal rådgivningsopgaver, timeopdeling Antal/beløb opgaver fordelt på ingeniør og arkitektydelser Antal ingeniører og arkitekter (FTE) Vedligeholdelsesopgaver fordelt på størrelser. 0-10k, 10k- 100k, 100k-1m, >1m Antal anlæg, målere, sikringsanlæg, short/no-break anlæg, CTS anlæg, køl, vent., elevatorer, vandbehandling osv. Antal kvadratmeter fordelt på type Antal ADK, nøgler, ID-kort, printbrikker. Og antal oprettelser Døgnvagt 2 FTE intern i antal timer + antal FTE ekstern i antal timer Antal døgnvagtalarmer udenfor normal arbejdstid Antal af ejendomme fordelt på typer Antal fakturaer indgående Antal posteringslinier Oversigt økonomi FM1 FM4 DKKm 2008 Antal FTE 73,5 Antal Fleksjob, personer 5 Head count 81 Indtægter fra serviceaftaler 8,3 Omkostninger - Eksterne omkostninger (71,3) - Pers. relaterede ekst. omk. (2,2) Samlede eksterne omk. (73,4) Personaleomk. (33,9) Ledelse 1 (1,0) - Overhead (10,3) - Capex (58,1) Total omkostninger (176,8) 1) Denne omkostning er ikke fordelt på udbud og ej heller repræsenteret i opgørelsen over antallet af FTE. Omkostningen vedrører ikke ejendomsadministrationen. 2) På aktivitets-slides er fleksjob timer omregnet til FTE, hvilket er forklaringen på at der er forskel ift. økonomi-oversigten

21 Markedsscanning TDC FM omfang Leverandørernes dækningsområder Out of Scope Ingeniørsektionen Byg & Ombygninger Ombygning Vedligehold er Drift Drift Bygningsteknik Øst+Vest Ark+Ing: Rambøll, Grontmij Carl Bro, Cowi, Niras, Arkitema, PLH, Bjarrum, SpacePro, mtre, Signal mv. YIT, Glenco, Bravida, Kemp & Lauridsen, T.A.C. mv. In Scope Sikring & Vagt G4S, Dansikring mv. ISS IFS, Facility Network Facility Service ISS, Forenede Service, mv. Johnson Controls, Coor Ejendomsforvaltning Dan-Ejendomme, Kuben, Datea, Difko mv. Biladministration < ALD, Nordania, Nyscan (lastbiler), Dansk Bil Administration mv. 21

22 Det danske marked for FM leverancer 1. Der eksistere ikke leverandører på det danske marked der har ressourcer eller ekspertise i eget hus til at dække alle leverancer i scopet. 2. Ansvaret der følger med den tekniske rådgivning vil være en begrænsende faktor for andre end de tekniske rådgivere. 3. De større rådgivende ingeniør virksomheder vil kunne byde på drift og service på de tekniske anlæg, da medarbejderkompetencerne er nært beslægtede og de er ved at opbygge dedikerede FM afdelinger rette mod dette marked. 4. Inden for ejendomsadministration vurderes der kun at være 3 leverandører der har tilstrækkelig volumen. Ejendomsadministrationsfirmaerne har også byggeafdelinger, men disse varetager kun bygherrerådgivning. Der foretages ikke projektering. 5. Ejendomsadministrationsfirmaerne har tekniske driftsafdelinger, der vil kunne byde på dele af den tekniske service. Det er dog spørgsmålet om de har tilstrækkelige kompetencer til at servicere det meget store omfang af tekniske installationer samt kompleksiteten i dem. Herunder at en del af dem er mission critical. 6. De bydende vil kunne byde i konsortier for at kunne dække flere opgaver med ét konsortie. Dog er der ikke en lang tradition for at arbejde sammen og det vil derfor være spørgsmålet om der reelt kan opnås one-point-of-contact. 7. Inden for Sikring & Vagt vurderes der kun at være 3 leverandører der har tilstrækkelig volumen. 2-3 øvrige leverandører kunne være interesserede, men ville skulle bruge casen som afsæt til udvikling af forretningen. 22

23 Leverandørudvælgelse Processen Evaluering 1: Long list til RFI 19 lev, Evaluering 2: Short list til Bid Pack 9 lev. Evaluering 3: Final list til kontraktforhandlinger 5 lev. 23

24 Resultat NPV-værdi af omkostninger til at drive FM1-FM4 fra juni 2009 og 5 år frem TDKK FM1 FM2 FM3 FM4 Total TDC budget TDC budget 2009 m. Imp.Lev Pct. af TDC budget 2009 TDKK FM1 FM2 FM3 FM4 Total TDC budget % 100% 100% 100% 100% TDC budget 2009 m. Imp.Lev. 99% 98% 95% 100% 98% X - leverandør 101% 97% 101% 110% 100% Y - leverandør Z - leverandør Æ - leverandør 98% 90% 77% Udbudsområder: FM1 FM2 FM3 FM4 Teknisk Rådgivning Teknisk Service & Drift Sikring & Vagt Ejendomsadministration 24

25 Resultat 1. Outsourcing Sikring & Vagt til Dansikring FM3 - Sikring & Vagt outsources til Dansikring Konsekvens: 7 medarbejdere outsourcet til Dansikring 1 medarbejder i retain organisation FM1, FM2 og FM4 forbliver i TDC 2. Intern effektiviseringscase: Samle administrative og økonomiske opgaver for udbudsområderne rådgivning, teknisk service og drift samt sikring og vagt Implementering af nyt projektstyringsværktøj for alle afdelingerne i rådgivning. Reducere/omlægge service på ventilationsanlæg i teknik bygninger Gennemførelse af Lean projekt for ejendomsadm. Genforhandling af kontrakter Konsekvens: Omkostningsreduktion på ca. 10% heraf reduceret med 6,5 medarbejdere Martin K. Omø 25

26 Læringspunkter Planlæg tidligt i forløbet størrelse samt personer i retained organisation Kommunikationsplan Beskriv og prissæt improvement levers. Ansæt de rigtige ressourcer til opgaven og vær realistisk mht. tid. Vær bevidst om kompetenceafgivelse sikre at der fortsat har effektivt modspil til leverandør Fokus på tæt samspil med økonomi og HR gennem alle faser. Vær skarp på projektets spend. 100 % klarhed omkring ydelser i kontrakten. Håndtering af eksisterende leverandørkontrakter skal tænkes ind tidligt i projektet. SLA og KPI samt Bod skal være veldefineret i kontrakten. Check referencer. For klarhed for at leverandøren kan sandsynliggøre besparelser. Indbyg incitamentsstruktur i udbud. Sikre at fleksibilitet op og nedskalering er indbygget i kontrakten 26 26