System overordnet Sidst redigeret:

Transkript

1 System overordnet Sidst redigeret: Mindstekrav Krav Optioner INTEGRATIONER Systemet skal være nemt at integrere Behov for integration til: Navision Navision integrationen skal levere kontoplanen dagligt. Systemet skal kunne validere, at man kun vælger aktive artskonti, sag og sagsopgave. Integrationen skal sende faktureringsoplysninger til Navision dagligt, så fakturaer udstedes i Navision. Fakturaerne skal fremsendes via EAN eller mailadresse fra Navision. Outlook såfremt systemet er til events Tjek&Go ønske ift. automatisk brugeroprettelse og nedlæggelse CRM (kontakt database) såfremt systemet er til events TESTMILJØ Der skal være et testmiljø med samme opsætning/muligheder som i produktionen, som både systemadministratorer og redaktører kan bruge. BRUGERTYPER/BRUGERSTYRING Systemadministrator superbrugerrettigheder til det hele Regnskabsmedarbejder skal kunne tilgå alle oprettede events/varer og have mulighed for at påføre/rette konteringen (moms, artskonto, sag, sagsopgave) Økonomimedarbejder skal kunne tilgå alle oprettede events/varer og have mulighed for at påføre/rette konteringen (moms, artskonto, sag, sagsopgave) - kun inden låsning fra Debitor Redaktør skal kunne oprette events/varer og redigere egne events/varer. Skal kunne tildeles adgang til at redigere andres events/varer. Skal

2 have adgang til skabeloner og kunne kopiere andres events. Medredaktør skal kunne tildeles adgang til at redigere i redaktørens events. Arrangør skal have adgang til at trække Deltager - Tilmeldte deltagere skal kunne logge ind og redigere sine tilmeldingsoplysninger og vedhæftede filer, samt se sine tidligere køb. (flere ønsker dette). Mulighed for at vælge, om deltageren skal kunne logge ind (ønske fra CUL). SØGEMULIGHEDER Der skal være gode søgemuligheder på tværs af alle felter og områder (f.eks. fakulteter), hvis systemet opdeles i områder. Søgemuligheder både for administratorer og brugere. SPROG Dansk og engelsk. Både grænseflade, og mulighed for at oprette arrangementer på dansk og engelsk. Gerne 3 forskellige setups: 1)Samme aktivitet i både dansk og engelsk version 2) Aktivitet kun på dansk 3) Aktivitet kun på engelsk. UDLÆSNING AF DATA TIL EXCEL Mulighed for at forskellige typer brugere kan udlæse data til Excel. Systemadministratorer (og regnskab) skal kunne udlæse data til Excel vedr. alle arrangementer og brugere (f.eks. mailliste med alle brugere). Redaktører skal kunne udlæse alt data til Excel vedr. egne arrangementer, f.eks. også frivillige felter. Der skal være mulighed for at give andre brugere (f.eks. arrangører eller studentermedhjælpere) rettigheder til at trække data (f.eks. deltagerlister) ud på udvalgte events. RAPPORTER/STATISTIK

3 Mulighed for at trække: deltagerlister, betalingslister, arrangementslister, brugerlister. Rapporter til forskellige typer brugere. (Kan måske klares via udlæsning til Excel) LOGNING Logning af data. F.eks. logning af ændringer ved oprettelse af events. Logning af deltagernes ændringer i tilmeldinger. Betalingslogning, hvornår er der betalt, hvornår er der evt. krediteret. BROWSERUNDERSTØTTELSE Systemet skal understøtte de mest gængse browsere: IE, Edge, Chrome, Firefox, Safari Systemet skal være responsivt ved tilmelding/varekøb kunne tilpasse sig mobile enheder, mobiltelefoner og tablets. BRUGERVENLIGHED Systemet skal være brugervenligt både for redaktørerne og deltagerne. Det skal være hurtigt og enkelt at oprette et arrangement/varesalg. Der skal være nem adgang til egne arrangementer. Oplysninger som redaktørerne taster skal gemmes løbende, også selvom man går ud af systemet, så brugeren ikke altid skal huske at klikke på GEM. Links til tilmeldingssiden skal gerne være korte/simple Automatisk hentning af brugerdata/deltager oplysninger ud fra AU ID. Hvis der skal være kobling med AUID er der vigtigt at AUID er koblet til aktiv mailadresse Kan det lade sig gøre? GENERELLE FUNKTIONER Mulighed for at tilmelde flere deltagere ad gangen (systemet skal tælle op på antallet, så man ikke overskrider max antal tilladte deltagere). Alle oplysninger skal kunne angives for hver enkel deltager, der bliver tilmeldt. Samlet betaling for alle tilmeldte. Mulighed for at sende besked til brugerne i systemet. Alternativet er at kunne trække en mailliste over brugerne, så kan der sendes besked via mail. GENEREL OPSÆTNING Enheder i systemet skal ikke adskilles efter fakultet af hensyn til de tværfakultere enheder, f.eks. DANDRITE.

4 Betaling/fakturering/kreditering BETALINGSMULIGHEDER Kreditkort Faktura Skal udstedes fra Navision via integrationen + redaktørerne skal kunne vælge om muligheden for at vælge betaling via faktura skal være synlig MobilePay - angive ens mobilnummer i systemet og få tilsendt beløbet i MobilePay til godkendelse Automatisk mail om fakturering ved udløb af tilmeldingsfristen. PayPal FORSKELLIGE BETALER TYPER Mulighed for at angive forskellige betaler typer i en rullemenu. Hvor er betaleren fra: DK, EU, Øvrige lande Hvem er betaleren: Privat, Virksomhed, Offentlig virksomhed, Eget ministerområde KVITTERING/FAKTURA Kvitteringen skal være udformet som faktura med både betalers og AUs oplysninger, når der betales med kreditkort/mobilepay, eller når arrangementet er gratis Kvitteringen/fakturaen skal automatisk vise hvad de har tilmeldt sig, dato, tidspunkt og sted for arrangementet, derudover skal der være en fritekst som redaktøren kan udfylde. Obligatorisk med EAN og CVR ved virksomheder (validering af, at der ikke er mellemrum og at antal tegn er korrekt). FORTRYDELSESFORMULAR Overholde lovgivningen jfr. forbrugerloven mht. fortrydelsesformular. Fortrydelsesformularen skal ligge på hjemmesiden. Fortrydelsesformularen skal være vedhæftet i ordrebekræftelsen. Ønske om at redaktøren selv kan styre den dato hvor købere har ret til at få penge tilbage (Fortrydelsesret)?

5 KREDITERING Mulighed for helkreditering, delkreditering (valgfrit beløb) og massekreditering. Brugere, der opretter arrangementer, skal have mulighed for at anmode om helkreditering, delkreditering og massekreditering i systemet. Anmodningen skal sendes til regnskab til videre håndtering. Økonomi oplysninger og godkendelse ØKONOMI OPLYSNINGER Mulighed for at påføre artskonto, momskode, sag og sagsopgave på hvert arrangement/vare. Mulighed for at knytte forskellige konteringer til forskellige subarrangementer under samme hovedarrangement. Mulighed for at oprette linjer med og uden moms i samme arrangement. GODKENDELSESFLOW Betalingsarrangementer må ikke kunne aktiveres før de er godkendt af Økonomicentrene og Regnskab. Gratisarrangementer skal ikke gennem godkendelsesflow. Felterne med oplysninger om kontering og moms skal kunne låses efter godkendelse hos Økonomicentrene og Regnskab, så kun økonomi og regnskab kan rette i dem efterfølgende. Øvrig tekst skal fortsat kunne redigeres af redaktøren. Standardspørgsmål/skabeloner der hjælper med at fastsætte moms og artskonto for bestemte typer af arrangementer, for at forenkle processen for godkendelse. Godkendelseshistorik. ANDET VEDR. ØKONOMI Mulighed for periodisering ved årsafslutning. Fx et kursus der ligges i webshoppen i 2016, men først afholdes i 2017, så skal alle indbetalinger, som sker i

6 2016, automatisk periodiseres til (skal tænkes ind i integrationen) Når interne på AU tilmelder sig et arrangement, skal de skrive på tilmeldingen, hvilket projekt, der skal betale for deres deltagelse. Redigeringsmuligheder OPSÆTNING AF ET EVENT Mange muligheder (fleksibilitet) når man opsætter arrangementer, f.eks. vælge type af deltagere, og herefter angive valgmuligheder for den type deltagere. Mulighed for at tilføje værdilister, radio buttons, fritekst felter som deltagerne kan skrive, små tekster som redaktøren skriver til deltageren, osv. når man opsætter tilmeldingen til et arrangement. Det skal være muligt at styre i hvilken rækkefølge felterne vises (samt vis på deltager siden ). Mulighed for at angive hvilke felter deltagerne skal udfylde, og hvilke er frivillige. Mulighed for at indsætte links Mulighed for at indsætte vejviser links Mulighed for at redigere i arrangementet (dog ikke konteringsoplysninger) selvom der er indkommet tilmeldinger. Mulighed for at flere redaktører kan redigere samme arrangement. Mulighed for at formatere teksten fx fed/kursiv skrift

7 BRUGERSTYREDE REDIGERINGSRETTIGHEDER Mulighed for at redigere diverse systemtekster, skal styres på brugerniveau. Mulighed for at låse felter, som redaktørerne ikke må rette i (f.eks. AU's CVR-nr). Redaktørerne skal have mulighed for at redigere deltagernes oplysninger og tilføje nye deltagere via sit administrationsmodul. Mulighed for at tilpasse layout med eget logo, adresse osv. for AU's centre og institutter, også for navneskilte og labels. Redaktør værktøjer OVERORDNET NAVIGATION Samlet oversigt/ liste over aktiviteter (titel, dato, tilmeldingsfrist, antal tilmeldte, kommende og afholdte aktiviteter), så redaktøren kan danne sig et overblik. Mulighed for at se en liste for ens egen enhed, og mulighed for kun at se egne events. Mulighed for at få et overblik over hvem er tilmeldt uden at skulle åbne den pågældende event. Mulighed for let at kunne aktivere/deaktivere events (publiceringsknap). FUNKTIONALITET Mulighed for at adskille gratister og betalere i samme arrangement. Det skal være muligt at se webshop aktiviteten "Live" inden den aktiveres (Preview). Mulighed for at genfremsende en kvittering fra systemet hvis deltageren ikke har modtaget den, f.eks. pga. forkert mailadresse. Mulighed for at se en liste over deltagere, der er blevet fjernet/slettet fra et arrangement. Når arrangement er afholdt skal der være mulighed for at linket automatisk inaktiveres, det skal styres af brugeren. Mulighed for at flytte deltagere mellem arrangementer (kun samme type af arrangementer, arrangementer skal kunne sammenkobles ved oprettelse). Adskille betalingsarrangementer og gratisarrangementer. F.eks. 2 forskellige indgange. Ved overtegnet/slutdato, skal der være mulighed for at tilmelde sig en venteliste eller kontakte arrangøren. Redaktøren skal selv kunne vælge tekst/mulighed. Mulighed for at angive flere kursusdage, f.eks. kursusdag 1 ud af 3, kursusdag 2 ud af 3 og kursusdag 3 ud af 3.

8 Mulighed for at se en liste over deltagere, der har forsøgt at tilmelde sig et arrangement, men som ikke fuldførte tilmeldingen. Mulighed for at angive max-antal deltagere til arrangementer, samt max-antal varer til salg. Mulighed for at bestemme hvor mange deltagere en pris skal tælle hvis man sætter max deltagerantal på arrangementet. Hvis prisen sættes pr. 2 deltagere, skal antallet tælle 2 deltagere pr. tilmelding/betaling. Det skal være muligt at sætte et tidspunkt for, hvornår webshoppen aktiveres og hvornår den lukker (klokkeslæt). Det skal være muligt at angive tidszone. Mulighed for at brugeren, der opretter arrangementet, som redaktør selv kan se tilmeldingsfristen. Mulighed for at forlænge datoer for tilmeldingsfristen. SKABELONER/KOPIERING Mulighed for at oprette skabeloner til de forskellige typer af arrangementer. Mulighed for at kunne gemme sin egen skabelon og dele med andre brugere. Mulighed for at kopiere andres arrangementer/skabeloner. Det skal være nemt at rette i et kopieret arrangement. Mulighed for at oprette/rette delbetalinger i en eksisterende webshop (f.eks. for at give en betaler en særlig pris). Mulighed for at tilmelde sig nyhedsbrev. Mulighed for at udsøge hvem der har tilmeldt sig nyhedsbrevet. Kalender funktion ved oprettelse af events, start, slut, deadline. Det skal være tydeligt hvad der står i autosvaret, så man ikke glemmer at rette det. Mulighed for at kopiere arrangementer med og uden kontostreng.

9 KOMMUNIKATION MED DELTAGERE Udsendelse af bekræftelsesmail (autogenereret) Mailen skal være redigerbar og der skal være mulighed for at vælge sprog både kun dansk, kun engelsk og begge sprog. Mulighed for gensendelse hvis deltagere har mistet bekræftelse eller oplyst forkert mailadresse. Mulighed for at sende en fælles besked ud til deltagerne i forbindelse med arrangementer, f.eks. via mail eller sms. F.eks. påmindelse, eller orientering hvis arrangementet er aflyst. Opsætning og indholdet af påmindelser skal kunne styres af redaktøren. Konference Mulighed for at printe navneskilte, og bord navneskilte (navn på begge sider). Konference "pakke", forskellige priser, værelser, kost osv. Mulighed for forskellige priser afhængig af dato for tilmelding (f.eks. early birdy). Konference app. Automatisk registrering af fremmøde i stregkode QRcode.

10 Varesalg Mulighed for at angive leveringsadresse som er forskellig fra faktureringsadressen. Valgmulighed: afhente varen. Mulighed for at indsætte billeder. Mulighed for at printe adresse labels. En rigtig webshop, med vareoversigt, mulighed for at trække varer i indkøbskurven og betale for det hele samlet. En webshop med mulighed for at udsende elektroniske fakturaer. Mulighed for at sælge pdf er (f.eks. artikler, kompendier mm.) via webshoppen. Det skal være muligt at sende et link til pdf download, eller en pdf pr. mail, til kunder der har betalt. (Obs på copyright il brugerne). Mulighed for at sælge bøger både som en samlet pakke og som enkelte dele. Mulighed for tillægsydelse det virker lidt skævt at have betaling for sengelinned som sub-arrangement. Mulighed for en webshop med abonnementsadministration, som kan udsende elektroniske fakturaer.