NOTAT. Allerød Kommune Økonomi og It Udbud og indkøb Bjarkesvej Allerød

Transkript

1 NOTAT Allerød Kommune Økonomi og It Udbud og indkøb Bjarkesvej Allerød Dato: juli 2016 Sagsbehandler: boju Tlf Administrativ kontraktstyringsstrategi i Allerød Kommune ansvar og overblik 1. Baggrund for strategi Allerød Kommune har en kontraktportefølje med private leverandører med en estimeret årlig samlet kontraktsum på 200 mio. kr. Tilgangen til at styre kommunens eksisterende aftaler er i dag til en vis grad baseret på tiltagene i den enkelte virksomhed, afdeling eller enhed. Denne strategi udgør rammerne for en mere ensartet og struktureret administrering, styring og opfølgning på kontrakter og leverandører i Allerød Kommune. Strategien gælder som udgangspunkt for alle kontrakter i kommunen med eksterne leverandører. Leverandørers opfyldelse af krav har sammenhæng med den betaling, leverandøren modtager. Kravene har derfor også betydning for de priser, leverandøren og leverandørens konkurrenter bød ind med i forbindelse med udbuddet. Manglende kontrol af de stillede krav kan give ulige konkurrence, og strategien har derfor også et kommercielt sigte. Uklarhed om ansvaret for kontraktstyring kan føre til forkert ressourceanvendelse i kommunen. Med strategien bliver den interne organisering og eskalationsprocedurer gjort tydeligere. Ressourceallokering til kontraktstyring er en implicit forudsætning for opfyldelse af strategiens mål og for tilstrækkelig styring af indgåede kontrakter. Strategiens sigte er at: Definere betingelser og vilkår for kontraktstyring Klargøre roller og ansvar for kontraktstyring Tydeliggøre niveauet for kontraktstyring Basere kontraktstyring på videndeling og risikovurderinger Kontraktstyring har også et økonomisk sigte. Proaktiv kontraktstyring giver skærpet opmærksomhed på sammenhængen mellem korrekt levering og korrekt betaling, bedre forudsætninger for adækvate reaktioner på mangelfulde leverancer samt vigtig baggrundsinformation om leverandørfeltet, aftaledækning og kommunens brug af indgåede aftaler.

2 Formål og vision Formålet med kontraktstyring i Allerød Kommune er, at administration og styring af kommunens kontrakter og leverandører sker på et oplyst grundlag med standardiserede og strukturerede processer og med så vidt muligt - et begrænset brug af ressourcer. Visionen for kontraktstyring i kommunen er, at kontrakter bliver et aktivt arbejdsredskab, og at kontraktstyring sker bevidst i hele indkøbscyklussen. 2. Strategiske målsætninger Der er knyttet målsætninger til strategiens fire sigtepunkter. Vilkår og betingelser for kontraktstyring Kontraktstyring skal tænkes ind i alle dele af indkøbscyklussen Ophør Behovsafklaring /udbudsstrategi Kontraktudførelse Erfaringsindsamling Udbud (eller anden form for konkurrenceudsættelse) Skema 1 Kontraktstyring og indkøbscyklus Faser i indkøbscyklus Elementer til overvejelse Behovsafklaring/ Hvilke kontraktstyringsredskaber kan bedst understøtte behovet (fx udbudsstrategi dialog/incitamenter, straf/bod, kontrol osv.). Klar beskrivelse af ydelse og krav til ydelse. Opfølgning, fx i form af egenkontrol, lægges så vidt muligt ind som forpligtelse for leverandørerne. Brug evt. kontrolskema med faste Udbud/ konkurrenceudsættelse intervaller. Relevante kontraktstyringsredskaber skal indgå i kontrakten. Ændringsklausuler som kan imødekomme ændrede behov skal indgå i kontrakten. Nogle krav er tidskrævende for leverandørerne at opfylde. Dette gælder fx miljømærker. Tidskrævende krav kan med fordel sættes ind i kontrakten som et krav, der senest skal være opfyldt et bestemt tidspunkt efter kontraktunderskrift. Side 2

3 Kontraktstyring og indkøbscyklus Faser i indkøbscyklus Elementer til overvejelse Kontraktudførelse Rolle og ansvarsfordeling internt for kontraktstyringen skal være klar. Relevante kompetencer skal være tilstede. Ophør og God tid til genudbud eller konkurrenceudsættelse. erfaringsindsamling Opsamling på kontraktstyringsredskaber. Nemme og gnidningsfri overgangs- og exit bestemmelser. Andre overvejelser om, hvordan kontraktstyringen kan optimeres. Roller og ansvarsfordeling for kontraktstyring Der er tre roller forbundet med kontraktstyring i kommunen: Rollen som kontraktejer, rollen som kontraktcontroller og rollen som koordinator. Til hver rolle er knyttet forskellige funktioner og ansvar. De tre roller Kontraktejer Kontraktcontroller Koordinator Målet er, at alle enheder i kommunen tildeler relevante roller til relevante medarbejdere. Rollen som kontraktejer Alle leverancer fra eksterne leverandører udspringer af et behov hos enten borgere eller medarbejdere. Side 3

4 Behov Kontrakt Kontraktejer i relevant enhed Behovet vil administrativt altid være forankret i en enhed i kommunen. Når leverancer fra eksterne leverandører er reguleret via en aftale, vil den enhed, hvor behovet er forankret, have ansvaret for kontrakten. Lederen for enheden får det overordnede ansvar for kontrakten. Denne rolle kaldes kontraktejer. Udbud og indkøb er kontraktejer for kontrakter, som går på tværs af organisationen. Dette gælder ikke itkontrakter. For tværgående it-kontrakter er lederen for den enhed, hvor behovet primært er forankret, kontraktejer. Rollen som kontraktcontroller Kontraktcontrolleren har det grundlæggende ansvar for administration og styring af aftalen. Kontraktcontrolleren har ligeledes ansvaret for, at problemer i den daglige drift så vidt muligt bliver håndteret og løst i den pågældende enhed. Udbud og indkøb har rollen som kontraktcontroller for kontrakter, som går på tværs af organisationen. Dette gælder ikke it-kontrakter. For tværgående it-kontrakter er rollen som kontraktcontroller placeret i den enhed, hvor behovet primært er forankret. Kontraktejer finder kontraktcontroller Kontraktcontroller holder styr på kontraktens historik og forløb Kontraktejer og kontraktcontroller eskalerer om nødvendigt uoverensstemmelser til Udbud og indkøb Rollen som koordinator Udbud og indkøb har rollen som koordinator. Udbud og indkøb sikrer det overordnede fokus på og sammenhæng mellem kommunens kontrakter og leverandørstyring. Desuden sikrer udbud og indkøb, at kontraktstyring bliver systemunderstøttet, således at kontraktcontrolleren og/eller kontraktejeren så vidt muligt automatisk af Outlook bliver underrettet om aftalte milepæle m.v. Når Udbud og indkøb har bistået med at indgå kontrakten, har koordinatoren og controlleren ligeledes ansvaret for, at kontrakten bliver implementeret i relevante enheder i kommunen. Ved mislighold af kontrakter, hvor konflikter ikke kan løses decentralt, eskaleres kontraktstyringen til koordinatoren. Nedenfor er ansvarsområdet for de tre roller gennemgået i skema 2: Skema 2 Rolle Ansvar Kontraktejer Ansvar for at tildele rollen som kontraktcontroller til en medarbejder. Ansvar for at eskalere problemer i kontrakten til Udbud- og indkøb. Dette ved fx ved alvorlig misligholdelse, ved presseomtale, ved politisk m.v. Side 4

5 Rolle Kontraktcontroller Koordinator Ansvar Holde styr på kontraktens historik, herunder start, slut, optioner, forlængelse, prisregulering, forsikring, garanti m.v. Opfølgning på leverancer både over for leverandøren og andre enheder med aftag på kontrakten. Systematisk eller stikprøvevis afstemning af fakturerede beløb mod aftalte priser (frekvensen afhænger af kontraktens karakter, tidligere fejl m.v.). Møder med leverandører, herunder om overholdelse af SLA er, brug af underleverandører m.v. Opfølgning på milepæle i leverancer. Dokumentere eventuelle uoverensstemmelser. Dokumentere uhensigtsmæssige kontraktuelle forhold, som med fordel kan rettes op før ny kontraktindgåelse. Kategorisere kontrakter sammen med controller og lægge milepæle ind i CM Skabe proaktivt overblik over nye muligheder i lovgivning, marked, m.v. Sikre overblik over kommunens leverandører, herunder snitflader mellem leverandører samt uhensigtsmæssige bindinger. Sikre særligt fokus på kommunens vigtigste leverandører (segmenteres på vigtighed, risiko og potentiel gevinst). Etablere standardiseret proces for statusmøder og opfølgning med leverandører. Have generelt fokus på forbrug og compliance. Have fokus på udvikling af nye og bedre prismodeller. Tilretning af kontraktstandarder samt eventuel tilretning af konkrete kontrakter. Fastlægge SLA og mulige kontrolforanstaltninger ved implementering af kontrakt. Opfølgning på mislighold af kontrakten. Årligt møde med alle controllere og evt. kontraktejere. E-kataloger. Niveauet for kontraktstyring Niveauet for kontraktstyring fastlægges i forbindelse med implementeringen af kontrakten. Udbud og indkøb gennemgår og udfylder sammen med kontraktcontrolleren kontraktmanualen (bilag 1). Ved implementeringen anlægges en risikovurdering ud fra nedenstående matrix. Risikovurderingen har betydning for typen og omfanget af opmærksomhed kontrakten skal have. Fokus på kontraktstyring skal være størst, når manglende kontraktstyring kan betyde store økonomiske tab og/eller kan betyde, at kommunen ikke blive understøttet i udførelse af kerneopgaver. Udbud og indkøb har også sit primære fokus på kontrakter med stor vigtighed for kerneopgaven og med stor økonomisk værdi. Side 5

6 Ø k o n o m i s k v æ r d i Moderat risiko og Lille risiko og Stor risiko og Moderat risiko og Vigtighed fx for kerneopgaven Da alle kontrakter udspringer af et behov, vil manglende opfyldelse få betydning for, hvordan behovet understøttes. I forbindelse med behovsafklaringen og også ved implementeringen skal lægges en plan for, hvilke tiltag enheden vil iværksætte, såfremt kontrakten bliver misligholdt og i værste fald hævet. Dette gælder navnlig, hvor leverancesikkerheden er meget kritisk for kommunens kerneopgaver. Styring, videndeling og risikovurdering For at opsamle viden om og løbende udvikle kommunens kontrakter og kontraktstyring, bliver alle kontrakter registreret i et kontraktstyringssystem (bubo24). Ved oprettelsen skal kontraktens milepæle og styringspunkter ligeledes registreres, og kontraktcontrolleren vil herefter automatisk få advis i Outlook om de registrerede milepæle. Alle kontrakter og relevante bilag er tilgængelig i bubo24 og Aktuelt. De tre roller har ansvaret for, at alle relevante erfaringer (både gode og dårlige) bliver journaliseret i Acadre efter Udbud & Indkøbs journalvejledning. Side 6