Handlingsplan for Danmarks Domstole 2014

Transkript

1 December 2013 Handlingsplan for Danmarks Domstole Fokusområder og indsatsområder i 2014 På baggrund af drøftelser i Ledelsesforum i september og november og efterfølgende beslutning i Domstolsstyrelsens bestyrelse i december er følgende fokusområder valgt for 2014: 1-årige: 1. Klar, Parat, Digital 2. Tekstudvalgene 2-årige 3. Kvalitet gennem videndeling 4. Digitale retsmøder 3-årigt 5. Den digitale retsproces 1.1 Fokusområder i 2014 Fokusområde 1: Klar, Parat, Digital 1-årigt Fokusområdet skal sikre, at alle retter har de fornødne digitale kompetencer til al skriftlig kommunikation og dokumenthåndtering og er klar til at leve op til de sagsgange, der kræves efter en forventet afskaffelse af underskriftkravet og indførelse af JFS Berammelse, dvs. betjening af Outlook-kalender og sikker mail, digital arkivering og digital håndtering af persondata i overensstemmelse med persondataloven. De digitale kompetencer skal endvidere understøtte højest mulig kvalitet og effektivitet ved indførelse af digitale løsninger. Fokusområdet bidrager til målet om tidssvarende kommunikation og understøtter endvidere digitale sagsgange, en øget effektivitet og dermed kortere sagsbehandlingstider. Samtidig vil en kompetenceindsats skabe et fælles ståsted og ligeledes understøtte mere ensartethed i opgaveløsningen. Indsatsområde 1: Behovsanalyse At identificere målgruppen og ved førmåling kortlægge dens eksisterende kompetenceniveau m.a.o. finde ud af, hvem der har behovet, og hvor stort behovet er både for gruppen og på individniveau. Indsatsområde 2: Kompetenceindsats Kompetenceindsatsen skal sikre et fælles fundament af digitale kompetencer, så alle relevante medarbejdere kan Outlooks funktioner mht. kalender og mail, gemme dokumenter digitalt (f.eks. i Dokumentarkiv eller via JFS-portalen) og anvende metoder til digital håndtering af personoplysninger, der lever op til persondatalovens krav. Løst antaget skønnes ca. 1/4 af medarbejderne at have behov for løft af basale it-kompetencer og ca. ½ af medarbejderne at have behov for oplæring i de nævnte mere specifikke kompetencer. Indsatsområde 3: Effektmåling

2 Måle, at alle i retternes relevante medarbejdergrupper har opnået de forventede digitale kompetencer. [2] Fokusområde 2: Tekstudvalgene 1-årigt Fokusområdet har to formål. For det første skal arbejdet i de tre tekstudvalg styrkes, så tekstudvalgene bedre kan sikre, at teksterne i domstolenes sagsbehandlingssystemer er tidssvarende og ensartede, og at forslag til nye koncepter eller tekster hurtigere kan behandles. For det andet skal der som led i forberedelsen af digitaliseringen af domstolenes arbejde ske en gennemgang, udvælgelse og bearbejdning af de nuværende tekster i den eller de sagstyper, der både ved byretterne og de overordnede retter vil blive digitaliseret først. Dette skal ske med henblik på at sikre, at teksterne svarer til den sagsbehandling, der vil være, når vi går fra papirsager til digitale sager fx vil der ikke skulle sendes fremsendelsesbreve, da det vil være systemmeddelelser ligesom mange dokumenter ikke vil blive sendt, men formentlig blive gjort tilgængelige på en hjemmeside, hvorfra de så kan læses. Det vil også være hensigten at identificere behov for ændringer af Retsplejeloven som følge af digitale sager, og at man om muligt tilstræber at reducere antallet af koncepter i sagsbehandlingssystemerne. Fokusområdet har direkte forbindelse med domstolenes overordnede mål om mere ensartethed i opgaveløsningen. Bedre koncepter vil således på sigt kunne føre til, at der vil blive gjort mindre brug af egne specialtilpassede koncepter. Det må tillige forventes, at en styrket indsats på tekstområdet vil kunne føre til, at kommunikationen i breve og retsbøger fra retterne opleves mere tidssvarende, idet breve og retsbøger m.v. i højere grad end i dag vil blive baseret på fælles og tidssvarende koncepter, der så vidt muligt omfatter både byretter og de overordnede retter. Det er afgørende for, at de nye sagsbehandlingssystemer bidrager mest muligt til bl.a. korte sagsbehandlingstider, at der sker en kvalificeret gennemgang af alle tekster forud for digitaliseringen. Indsatsområde nr. 1: Styrkelse af tekstudvalgene Formålet er at sikre, at der findes relevante, tidssvarende og opdaterede koncepter til breve og retsbøger i domstolenes sagsbehandlingssystemer, og at det opleves, at relevante og begrundede forslag til ændringer i disse implementeres hurtigt i sagsbehandlingssystemerne. Dette skal blandt andet ske ved, at tekstudvalgene udbygges med flere medlemmer og ved, at arbejdet i tekstudvalgene lægges ud til retterne, således at forslag, der sendes til tekstudvalgene i højere grad er gennemarbejdet. Indsatsområde nr. 2: Forberedelse af digitalisering på tekstområdet. Som led i digitaliseringen af domstolenes arbejde skal der så vidt muligt ske en gennemgang, udvælgelse og bearbejdning af de nuværende tekster i den eller de sagstyper, der både ved byretterne og de overordnede retter vil blive digitaliseret først (civilområdet). Gennemgang, udvælgelse og bearbejdning vil kunne være en ressourcekrævende opgave for både retterne og styrelsen. En sådan gennemgang skal bl.a. fastsætte, hvilke tekster der fortsat skal eksistere som dokumenter, når sagen bliver digital, og hvilke tekster som kan indgå i de nye systemer på anden vis, fx en meddelelsesboks. Dette skal ske med henblik på at sikre, at teksterne svarer til den sagsbehandling, der vil være i et mere digitalt system, men også med henblik på at reducere 2

3 antallet af koncepter i sagsbehandlingssystemerne. Sideløbende skal det så vidt muligt undersøges, i hvilket omfang der er behov for tilpasninger af lovgivningen for at kunne sagsbehandle digitalt. [3] Fokusområde 3: Kvalitet gennem videndeling - 2-årigt Formålet med fokusområdet er at arbejde med kvalitet gennem systematisk videndeling på tværs af Danmarks Domstole samt at bidrage til faglig udvikling og mere ensartet opgaveløsning. Dette skal ske ved at arbejde struktureret med at udvælge, opsamle, systematisere, kvalificere, formidle, dele og dermed nyttiggøre domstolsspecifik viden. Fokusområdet skal bidrage til at skabe en struktur for og et incitament til struktureret og systematisk videndeling ved Danmarks Domstole. En stor del af den domstolsspecifikke viden er i dag gemt og fordelt på mange forskellige måder, som gør det umuligt at få den fulde fælles nytteværdi. Ved systematisk at gøre mere og mere af denne viden tilgængelig for alle, der har brug for den, kan Danmarks Domstole øge nytteværdien af den samlede viden i systemet. Videndeling sker både gennem videnopsamling og videnskabelse. Videnopsamling er et vigtigt element, da megen viden udveksles mellem enkeltpersoner eller faggrupper. Mere viden skal løftes fra at være konkret til at være generisk, så den kan udnyttes i mange sager og ved mange retter. Kendetegnende for videnopsamlingen er således, at viden enten allerede er til stede og blot skal samles op for at kunne deles, eller at informationer alene ved at blive systematisk samlet og tilgængelige kan blive til værdifuld viden for de relevante fagpersoner. Videnskabelse er også et centralt element, da der er brug for en fælles faglig indhentning, bearbejdning og kvalificering af relevante informationer og fælles beslutninger inden for et givent fagområde. Herved kan domstolsjurister skabe ny og relevant viden til gavn for opgaveløsningen ved alle eller mange retter. Dette kan være med til at løfte kvaliteten, lette arbejdet og skabe større ensartethed i opgaveløsningen. Fokusområdet bidrage til alle fire overordnede mål. Indsatsområde 1: Videndeling i Hverdagen Formålet med dette indsatsområde er at bidrage til, at både systematisk og mere ad hocpræget videndeling bliver en del af det, vi gør ved Danmarks Domstole. Indsatsområde 2, 3, 4 og 5: Juridisk og administrativ videndeling på straffe-,civil-, foged- og skifteområdet Indsatsområdet skal bidrage til at systematisere og tilgængeliggøre administrativ og juridiskfaglig viden, procesmæssig viden samt værktøjer, der understøtter den juridiske arbejdsproces og bidrager til kvalitetsudvikling og mere ensartet opgaveløsning til gavn for dommeres og andre domstolsjuristers arbejde ved retten og dermed for Danmarks Domstole som helhed. Indsatsområdet har til formål at udvælge, kvalificere og formidle viden inden for straffe-,civil-, foged- og skifteområdet 3

4 [4] Fokusområde 4: Digitale retsmøder 2-årigt Det digitale retsmøde bidrager til en modernisering af retternes arbejdsmåde og understøtter ønsket om at være en åben, lydhør organisation. Muligheden for at afvikle digitale retsmøder er en vigtig del af den generelle digitaliseringsindsats, når sager bliver digitale. Hurtigere og smidigere retsmøder bidrager til at opnå korte sagsbehandlingstider. Digitale retsmøder er en måde at kommunikere tidssvarende med rettens brugere, f.eks. ved brug af video samt i kraft af den åbenhed, der er over for borgere og presse ved fremvisning på storskærm. Indsatsområde nr. 1: Indretning af retslokaler med AV-udstyr mv. Formålet med indsatsområde 1 er at understøtte opbygningen af infrastrukturen ift. digitale retsmøder. Hermed menes indretning af flere retslokaler med AV-udstyr, evt. indkøb af flere tablets, samt tilslutning af tablets til sikkerhedsløsningen. Indsatsområdet er vigtigt, idet infrastrukturen er en nødvendig forudsætning for flere digitale retsmøder. Indsatsområde nr. 2: Bedste praksis arbejdsgange ved afvikling af digitale retsmøder Formålet med indsatsområde 2 er, for det første at understøtte arbejdet med at overgå til digitale retsmøder for dokumenttunge sager (typisk nævningesager). Derudover er formålet også at udvide brugen af digitale retsmøder til andre sager såsom øvrige civile sager og øvrige straffesager. Indsatsområdet er vigtigt, for at kunne afholde mere moderne og effektive retsmøder. Indsatsområde nr. 3: Snitflader med anklagemyndighed og forsvarere Der er i forbindelse med projektet Digitale retssager med brug af tablets udarbejdet en implementeringspakke til retterne. Denne implementeringspakke indeholder bl.a. et forslag til en samarbejdsaftale med anklagemyndigheden ifm. digitale retssager. Der er dog behov for yderligere afklaringer af snitflader herunder processer, roller og ansvar, økonomi mv. mellem retterne, anklagemyndigheden og forsvarere. Formålet med indsatsområde 3 er, at afklare og beskrive disse snitflader mellem de involverede parter. Fokusområde 5: Den digitale retsproces 3-årigt Den digitale retsproces er grundlaget for digitaliseringen af retternes arbejde, idet den etablerer mulighed for digital kommunikation med eksterne parter via en portal samt understøtter fuldt digitale sager fra start til slut, til gavn for både dommere, øvrige jurister og sagsbehandlere. Den digitale retsproces bidrager til realisering af alle fire overordnede mål, jf. digitaliseringsstrategien. Indsatsområde nr. 1: Digital understøttelse af det civile område Formålet med indsatsen er at sikre, at retterne kan overgår til at arbejde med digitale sager i stedet for papirsager med henblik på at arbejde effektivt og fortsat sikre høj kvalitet i arbejdet, samtidig med at Danmarks Domstole følger med udviklingen og anses for at være en lydhør og respekteret organisation. Kravene til digitalisering stiger i takt med at retternes brugere (og medarbejdere) bliver mere og mere digitale. 4

5 [5] Indsatsområde nr. 2: Mobile digitale arbejdspladser I takt med at arbejdet i øget omfang kommer til at foregå digitalt, får vi brug for at have adgang til den digitale sag, uanset hvor vi måtte befinde os. Derfor er arbejdspladsen i fremtiden i højere grad mobil. Formålet med den mobile digitale arbejdsplads er, at udstyret følger med organiseringen af arbejdet, således at de digitale sager kan tilgås fra kontoret, mødelokalet, retssalen, eller hjemmefra uden særligt besvær. Dette understøtter effektive arbejdsprocesser og sikrer kvaliteten i arbejdet, at sagen altid kan tilgås og kun findes ét sted (undgå kopier). Indsatsområde nr. 3: Digitale betalinger og godtgørelser mv. Formålet er at forenkle processen ved betalingen af afgifter m.v. for de enkelte sagstyper. Betalingen er i dag manuel, og der vil ligge en stor ressourcebesparelse samt øget sikkerhed og kvalitet i en automatisk proces. Det er i øvrigt et krav fra regnskabsbekendtgørelsen og Lov om offentlige betalinger, at betalinger skal kunne udlignes elektronisk. En sidegevinst er, at retterne næsten kan gøres kontantløse og tilbydes de statslige systemer Navision Stat og IndFak. For at fokusområdet kan realiseres fuldt ud kræves ekstra bevilling. 2. Indsatsområder i 2014 der understøtter de overordnede mål Udover de indsatsområder, der er beskrevet ovenfor, er følgende øvrige indsatsområder også på dagsordenen i 2014: Samarbejde i straffesagskæden gennemførelse af større projekter, opfølgning på udvalgsarbejderne, bunkebekæmpelse på Grønland, udrulning af intranet og folkemødet på Bornholm. Indsatsområdernes kobling til Danmarks Domstoles overordnede mål er skitseret nedenfor. Korte sagsbehandlingstider Samarbejde i straffesagskæden gennemføre to større projekter Opfølgning på udvalgsarbejderne, herunder IT foranalyse samt implementering af lovforslag Stabilisering af sagsbehandlingen på Grønland Digital understøttelse af det civile område (Fokusområde 5) Digitale betalinger og godtgørelser mv. (Fokusområde 5) Mere ensartethed i opgaveløsningen Videndeling i hverdagen (Fokusområde nr. 3) Juridisk og administrativ videndeling på straffe-,civil-, foged- og skifteområdet (Fokusområde nr. 3) Bedste praksis arbejdsgange ved afvikling af digitale retsmøder (fokusområde 4) Snitflader med anklagemyndighed og forsvarere i samarbejde om digitale retsmøder (fokusområde 4) Forberedelse af digitalisering på tekstområdet. (fokusområde 2) Effektmåling af kompetenceindsats (fokusområde 1) Styrkelse af tekstudvalgene (fokusområde 2) 5

6 [6] Tidssvarende kommunikation Udrulning af intranet Folkemødet på Bornholm Indretning af retslokaler med AV-udstyr mv (fokusområde 4) Fortsat være en attraktiv arbejdsplads Behovsanalyse vedr. digitale kompetencer (fokusområde 1) Kompetenceindsats med fokus på digitale arbejdsgange (fokusområde 1) Mobile digitale arbejdspladser (fokusområde 5) 3. Øvrige opgaver i 2014 Udover de fokusområder der særligt prioriteres i 2014 (som er beskrevet ovenfor), så arbejdes der, i det omfang der er ressourcer tilstede, også med nedenstående områder i Tidssvarende kommunikation med ikke-professionelle brugere Formålet med fokusområdet er at forbedre den kommunikation, der møder borgere og brugere i de situationer, hvor de står alene, altså er uden advokater eller andre, der kan hjælpe dem igennem og forklare situationen og mødet med domstolene. God økonomistyring Formålet med fokus på god økonomistyring er navnlig at sikre opmærksomhed på behovet for ændret adfærd som følge af de nye retningslinjer, herunderopfølgning på budgetter. Et styrket samarbejde mellem retterne og styrelsen Formålet med fokusområdet er at fremme og styrke samarbejdet mellem styrelsen og retterne for at understøtte implementeringen af mål og værdier og højne arbejdstrivslen. Tillid til domstolene Formålet med fokusområdet er at holde fokus på, at det kræver vedvarende arbejde og udvikling at bevare den høje grad af tillid til domstolene. 6