2013 Council Meeting Minutes

Transkript

1 Date: 15th and 16 June 2013 Place: MS Minute Taker Birgit Møller Jensen The meeting was conducted in Danish Agenda: 2013 Council Meeting Minutes DRAFT 1. The official opening of the Council Meeting (Åbning af Rådsmødet) a) Election of Moderators (Valg af dirigenter) b) Approval of the agenda and formalia (Godkende dagsorden, tidsrammer og forretningsorden for rådsmødet og valg af stemmetællere og redaktionsudvalg) 2. Reports (Beretninger og rapporter) a) The Chairwoman s Oral Report (Forkvindens mundtlige beretning) b) The Board Report on the rolling political plan (Bestyrelsens rapport om den rullende politiske plan ) c) MS Annual Report 2012 (MS Årsrapport 2012) d) Report from Parliamentary Audit (Rapport fra Parlamentarisk Revision) e) Report from Contact Group (Rapport fra Kontaktgruppen) 3. Annual Accounts 2012 (Årsregnskab 2012) 4. Statute amendments (Vedtægtsændringer) 5. The Rolling Political Plan (Den rullende politiske plan ) 6. Proposals submitted by Council Members (Indkomne forslag) 7. Election: Board and Parliamentary Audit (Valg til Bestyrelse og Parlamentarisk Revision) 8. Approval of state authorised Auditor and presentation of Contract Group members (Valg af statsautoriseret revisor og præsentation af kontaktgruppens medlemmer) 9. Presentation of Board and members of Parliamentary Audit (Præsentation af ny bestyrelse og parlamentarisk revision) 10. AOB (Eventuelt) 11. Closing (Afslutning) 1

2 1. The official opening of the Council Meeting 2013 Trine Pertou Mach (TPM), chairwoman of ActionAid Denmark welcomed Council Members to the Ordinary Council Meeting. TPM proposed on behalf of the Board that Julia Raavad and Kristian Sloth should be elected as the moderators for the Council Meeting. The Council approved the moderators. Thereafter, the moderators took over the leadership of the meeting. They observed that both the agenda and the dates for the Council Meeting had been sent out to all Council members via and to the general membership via on 17 th May, The Council Meeting was therefore legitimately advertised, as according to Statute 7, paragraph 2. Approval of the agenda and formalities The moderators moved on to the establishment of the Vote Count Committee. Here the Board had nominated the following council members for the Vote Count Committee: Frederik Sindberg Walther, Ida Meldgaard, Signe Plejstrup and Andreas Jørgensen with Lea Simonsen as the chairperson. The Council approved the vote count committee. The moderators gave a short introduction to the different papers available to all Council members to this meeting. They presented thereafter: Rules and Procedures Agenda and Timeframe for the meeting The Rules and Procedures and the Agenda and Timeframe were adopted by the Council. Finally the moderators moved on to the establishment of the editorial committee. Here the Board had nominated the following council members for the editorial committee: Helle Munk Ravnborg, Dines Justesen, Gunver Bennekou, Janne Bruvoll and Ellen Buch-Hansen. The Council approved the editorial committee. 2. Reports The moderators informed the Council that the established table groups will have an initial discussion on the reports after the presentations. The feedback from the groups will then form the point of departure for the plenary discussion on the reports. The moderators reminded the Council that it is only The Board Report on The Rolling Political Plan and The MS Annual Report 2012, which have to be formally approved by the Council. The Chairwoman s Oral Report TPM touched among others on the following in her oral report to the Council: Point of departure for the Chairwoman s oral report is the two written reports presented to the Council. She put special attendance to the political challenges, both in Denmark and internationally and other areas, which have been a special priority to the Board or have been subject to specific challenges to AADK during the past year. TPM stressed that the Board had focused on the cross-disciplinary cooperation in AADK and it has been a priority to sharpen the focus on coherence between campaign, knowledge building, policy statements and fundraising. She also informed the Council that the Board has worked thoroughly to secure a better financial management and reporting. A new way of presenting the budget has been established in 2013, which will increase the accessibility significant. This will be used as point of departure for the presentation of the accounts 2013 and be fine-tuned up to next year s Council meeting. TPM next stressed that the Board plays an important political role to provide direction, governance and political legitimacy to AADK political positions in the public debate and in substantial development political connections, but it is also once in a while important to root the policy development in a broader sense. The Board therefore decided to form a working group with council members and external resource persons to prepare an AADK position on the post 2015 process that is the formulation of both new global development and sustainability goals. Here it is important to stress that the development agenda shall focus on sustainability in all three dimensions (social, financial and environmental). It is also important to set an agenda, which is relevant both in north and south. This mean to acknowledge that north has a high degree of responsibility and therefore also has to be an important part of the solution to 2

3 the global development problems. TPM also informed the Council that AADK has participated in the debate about the Danish development political direction and strategy. Development assistance shall not finance Danish companies way into the growth markets. The dubious concerted planning and action between business and development assistance should instead turn back so that the underlying values of the development policy should be an integrated part of the active business-, investment and export drive policy introduced by the government. Next, TPM summarized the outcome of the AADK campaign Tour de Future Stop Fuel for Food which focused on the problem related to land grabbing in e.g. Africa. This is a growing problem due to the demand on the so-called 1 st generation bio-fuel (made out of food) and a growing demand e.g. because Denmark and the European Union in their energy policies include bio fuel as an alternative to fossil fuel. That message was i.e. clearly understood by Martin Lidegaard. AADK was on the other hand criticised to be cheap in our arguments. A criticism, which TPM disagreed with. The AADK criticism addressed the structural problems. The energy policies mentioned above create both hunger and poverty. The demand for biofuel have made investors to press poor farmers away from their fields, where they were growing food and at the same time it also forced the prices on food to go up. AADK had therefore the following demands: Stop using 1 st generation biofuel in our vehicles. Remove Danish and European rules that have created a demand for 1 st generation bio fuel. Find and support reliable alternative sources of energy, which have no negative social consequences for the poor people in the world. TPM finally mentioned that the Board had had a good cooperation with the council members during the development of the implementation plan on the public anchorage and membership democracy. One of the issues has been to clarify the role of the Council and the role of the Board and this has led to the proposed changes in the statutes to be discussed later at the council meeting. The Board Report on the Rolling Political Plan The Board Report on the Rolling Political Plan was distributed to all council members prior to the council meeting and was therefore not presented at the meeting. MS Annual Report 2012 The MS Annual Report 2012 was distributed to all council members prior to the council meeting and was therefore not presented at the meeting. Report from Parliamentarian Audit The Report from Parliamentarian was distributed to all council members prior the council meeting. In their oral presentation the Parliamentarian Auditors mentioned that there have been improvements on the issues raised last year. Highlights from this year s report: 78 % of AADK funds go the South. There is need for more thorough documentations and results of this work. Advocacy is an important activity in AADK and is the village sponsorship the right way of doing this? Partnerships are important and should be strengthened in AAI. It is fine to strengthen the political work in DK and EU, but the Parliamentarian Auditors see a dilemma between the resources available and the strategic ambitions of AADK. Report from Contact Group The Report from the Contact Group was distributed to all council members prior the council meeting and was therefore not presented at the meeting. Plenary discussion The table groups discussed the various presentations and highlighted core subjects of concern in regards to AADK s work in 2012 and forward. Based on these, the moderators proposed that the plenary 3

4 session should focus on the following issues in depth: - Fundraising: The role as partner versus the role as donor; Concern about the supporter programme and fundraising to service delivery. - Campaign work: Knowledge/preparatory work/research; Relationships between the national and international level; Political lobby activities in DK and internationally. - Climate and sustainability: Where is this in the ActionAid Denmark work? How does ActionAid Denmark relate to the overall focus in the development and sustainability agenda? - ActionAid International: More concrete information about what other AA members do and the work in the global south; Partnerships and right based approach how do we sustain focus? Partnerships and the wish to strengthen M&E are the partners able to accommodate it? Concern about small ActionAid Denmark in the bigger ActionAid International. - ActionAid Denmark cooperation with private sector not only critic but also involvement with good cases. - Organisational growth How is the association prepared to handle this? - More activities in the global North; - Is the information work done by returned Global Contact participants good enough? - ActionAid Denmark as a membership organisation: Decrease in the number of members; Possibilities for activities outside Copenhagen? The Council is the supreme authority of the Association what can be done to involve council members between the council meetings? Volunteers, ActionAid Denmark members and council members all want to be involved in the association. Their point of departure is different and how can the association meet their expectations? The moderators decided to postpone the discussion on ActionAid Denmark as a membership organisation to the workshop on membership democracy in ActionAid Denmark 1. Viewpoints expressed during the plenary discussion: Fundraising Village sponsorship The new village sponsorship approach was criticized for not reflecting AADK s rights-based approach to development, but rather being fundraising for service delivery. It is important to remember that the story here is not service delivery, but support to the villagers to claim and receive a better public service. AADK will now provide 7 Communication Advisors based in different AA countries. They shall help to provide the rights based stories from the countries, which can document the results. A new initiative will be to support young people (Activista), who demand a better world. This will initially be tried out as a facer pilot scheme. Here members of the Council showed concern that AADK will use facing for fundraising. It was explained however that this was a pilot project and that AADK will try out an alternative way of facing where the facers are placed at colorful stands and draw people to them instead of approaching people on the street. Supporters More people want to become supporters, because they can deduct their contribution to AADK in their tax. The plan is to grow the supporter base and there are specific targets for this growth. Advertising Fundraising through advertisement is very expensive and often it does not even cover the expenses involved. The Board is very much aware that the focus in all fundraising activities is on violation of rights and that AADK does not present people as victims. 1 The recommendations from this workshop is enclosed as annex 1 (in Danish) 4

5 Campaign work Tax campaign Council members mentioned that it is important that they as council members feel equipped to respond to questions from others regarding tax issues raised in the campaign. There will be courses on tax issues for AADK members. It is important that AADK campaigns build on reliable sources. That is already the case and all AADK campaigns are well documented, but there will always be some, who will question the sources. Climate and sustainability It is important to remember that any legislation on energy influences poor people in the world. The Board supported by a working group is preparing a MS position on sustainability, which will be discussed with interested council members and other before it is finalised before the UN General Assembly in September. ActionAid International Council members expressed that they will like to know more about what is happening in other AA countries, not only the good stories, but also something about what does not work. This will be reflected in coming Annual Reports from AADK, but another possibility is to learn more about other AA countries and AAI on their respective homepages. The partnership is now between AADK and other AA countries. The partnerships are based on common goals and the activities should be in line with AADK priorities. The monitoring and evaluation system in AAI is still weak and AADK supports the International Secretariat in the development of this system to enable the federation to monitor and evaluate the implementation of the strategy. AADK support the democratic development of AA organisations by supporting the AA International Secretariat in this work. The policy is in place now, but reality shows that the implementation differs a lot from one country to another, but all countries have plans for the democratic development. ActionAid Denmark cooperation with private sector It is important also to find good cases and use them in our campaign work. This should be elaborated further during the coming year. Organisational growth AADK is now consolidating both the finance and monitoring and evaluation systems to handle the organisational growth. The main growth area lies with the international global platforms. Finally the Council adopted the Board Report on the Rolling Political Plan and the MS Annual Report 2012 no one voted against. 3. Annual Accounts 2012 Dines Justesen presented the 2012 Accounts to the Council for their approval. He acknowledged that the accounts 2012 still not provide all the information that the Board and the Council would have liked to see. But new principles will be applied from 2013, which will give much better information to both the Board and the Council. Council members expressed that the presentation of principal items in Budget 2013 was very useful and this will be a good point of departure for the reporting to the Council on the Annual Accounts The Council discussed fundraising at length and the Secretary General informed the Council that the number of supporters is increasing and regular givers compose the majority of the supporters. The Annual Accounts were adopted by the Council. 4. Statute amendments The Council discussed the proposal on the role of the Council regarding approval of budget at length, before the voting. The supporters of the proposal to include approval of the budget stressed that the ambition is not to discuss the budget but to visualise the priorities and to secure real influence to the Council. The format given in the presentation of the principal items for 2013 is fine. There is a need to present not only principal items for the coming year, but to include indicative figures for the coming years. 5

6 Others argued that it will be too difficult to make changes to the budget during the year, if needed. AADK is in a process of developing a new budget model and it is important to get some experience with this new model before we make any changes to the Statutes. It is recognised that the annual accounts, shall be closely linked to the budget, when they are presented for the approval of the Council. The role of the Council is also to supervise that the administration of the finances of the organisation is in accordance with the strategic aims and objectives and the actual budget. 6 stk. 2,c. The wording is not as clear as it could be. The paragraph addresses the role of the Council in relation to the Rolling Political Plan, which should be made clear during the Council Meeting in stk. 7 does not reflect that Board members cannot be elected as parliamentarian auditors. This is of course the case and should be made clear during the Council Meeting in The result of the votes on statute amendments is enclosed as annex The Rolling Political Plan The result of the votes on the Rolling Political Plan is enclosed as annex Proposals submitted by Council Members The proposal on timing for the ordinary Council Meeting was withdrawn. 7. Election: Board and Parliamentary Audit Individual Board Candidates Amaila Bosdatter Ellen Buch-Hansen Finnn la Cour Gunver Bennekou Hakon Ask Jensen Nana Gerstrøm Alsted Tea Fromholt Hansen Silas Harrebye Candidates to the Parliamentary Audit Henning Kjær Nils Wiese Tue Magnussen Institutional Board Candidates Anders Hamming (DM) Andreas Dybkjær-Andersson (DUF) 8. Approval of state authorised Auditor and presentation of Contract Group members The Board proposed that Deloitte should continue as the state authorised auditor for ActionAid Denmark. The Council elected Deloitte as the state authorised auditor for ActionAid Denmark. The following Council members wanted to join the Contact Group in : Ane Sommer, Gunver Bennekou, Hakon Ask Jensen, Henning Kjær, Julia Raavad, Lea Lysiane Nshimirimana, Simone Hagensen and Tea Fromholt. 9. Presentation of Board and members of Parliamentary Audit Individual Board members Ellen Buch-Hansen Gunver Bennekou Nana Gerstrøm Alsted Tea Fromholt Hansen Silas Harrebye Amalie Bosdatter (1st Alternate) Hakon Ask Jensen (2 nd Alternate) Finnn la Cour (3 rd Alternate) Institutional Board members Anders Hamming Andreas Dybkjær-Andersson (Alternate Institutional members) Parliamentary Auditors Henning Kjær Nils Wiese Tue Magnussen (one year) 6

7 10. AOB Council members were recommended to establish interest groups or joining already established groups, like the group on sustainability and democracy. 11. Closing TPM thanked the outgoing board members for their contribution to the association. She also thanked council member for their input to the many discussions during the council meeting and the Rolling Political Plan And then she finally thanked the council moderators for their management of the council meeting. Copenhagen, 2 nd September, 2013 Copenhagen, 2 nd September 2013 Kristian Sloth Council Meeting Moderator Julia Raavad Council Meeting Moderator Annex 1: Recommendations from Workshop on Membership Democracy Annex 2: The result of the votes on statute amendments Annex 3: The result of the votes on the Rolling Political Plan

8 Annex 1: RECOMMENDATIONS FROM WORKSHOP ON MEMBERSHIP DEMOCRACY Workshop om medlemsdemokrati på Rådsmødet i juni 2013 Liste med forslag til tiltag, som kan involvere rådsmedlemmerne mere i MS s arbejde: 1. Brug rådsmedlemmerne aktivt i organisationen, fx: - At udvikle en database over rådsmedlemmer med deres kompetencer som kan bruges som netværks- og ressourcebank. - Udarbejde en foredragsliste/afholde en markedsdag: Hvem ved noget om hvad og hvem kan og vil give foredrag om visse emner? - Arrangere interessemøder, hvor rådsmedlemmer kan dele viden også i forhold til de frivillige, evt. i samarbejde med Jonatan (frivilligkoordinator). - Oprette panel(er), der kan være med til at udvikle policy dokumenter og kampagnearbejde. - Udarbejde en liste over ønsker til konkrete bidrag til sekretariatet eller en liste over, hvad rådsmedlemmer kan bidrag med til sekretariatet. 2. Kapacitetsopbygning af rådsmedlemmer, fx - Udvikle og definere en fælles MS fortælling, som rådsmedlemmerne kan bringe videre - Afholde ad hoc Roundtable arrangementer/temamøder med strategisk relevans (evt. med udgangspunkt i skriftlige oplæg) - Invitere rådsmedlemmer til bestyrelsesmøder 3. Andre forslag: - Gøre aktive tiltag i forhold til at fastholde deltagerne fra Global Contact - Optage oplæg og læg dem på hjemmeside. Fra flipcharts på workshoppen 18. september, 2013/bmj 8

9 Annex 2: THE RESULT OF THE VOTES ON STATUTE AMENDMENTS VEDTÆGTSÆNDRINGER VEDTAGET PÅ MS-RÅDSMØDE JUNI 2013 om ikrafttræden og overgangsbestemmelser (nuværende 13) Tilføjelse til 6, stk. 1 MS- Rådet Ny 6, stk. 2 Rådets opgaver Forslag fra Bestyrelsen Ændringer træder i kraft umiddelbart efter vedtagelse, hvis ikke der er indbygget overgangsbestemmelser i de vedtagne ændringer. Bestyrelsens oprindelig forslag Det tilstræbes, at Rådets sammensætning afspejler mangfoldigheden blandt MS s medlemmer. Forslag fra Ole Bang: Tilføjelsen udgår Ole Bang har trukket dette forslag. Nyt forslag fra Bestyrelsen: Det er ønskværdigt, at Rådets sammensætning afspejler mangfoldigheden blandt MS s medlemmer. + tilføjelse til 6, stk. 3 b Det er ønskværdigt, at de opstillede kandidater til sammen afspejler mangfoldigheden blandt MS s medlemmer. Det er Rådets opgave at: a) Fastlægge MS s overordnede og langsigtede poltikker og strategier; b) Vælge Bestyrelsen; c) Behandle og godkende plan for Bestyrelsens arbejde og prioriteringer for det kommende år; d) Godkende MS årsberetning, regnskab og rapport fra Parlamentarisk Revision; e) Vælge parlamentarisk revision og statsautoriseret revisorer; f) Sikre, at der er sammenhæng imellem MS s overordnede målsætninger og strategi og ActionAid Internationals strategi Forslag fra Ole Bang: Ny formulering til pkt. a) a) Fastlægge MS s overordnede poltikker og strategier; Bestyrelsen trækker sit forslag til pkt. a) og støtter Ole Bangs forslag Nyt forslag til pkt. c) c) Behandle og godkende bestyrelsens forslag til plan for MS arbejde og prioriteringer for det kommende år. Bestyrelsen trækker sit forslag til pkt. c) og støtter Ole Bangs forslag Ændringsforslag fra Bestyrelsen Ny formulering til pkt. d) d) Godkende MS årsberetning, og regnskab. Forslag fra Bæredygtigheds- og Demokratigruppen. At indsætte en ny pind mellem punkt c og d: - Behandle og godkende hovedposterne i MS s budget For: 12 9

10 6, stk. 7 valg til MS- Rådet Ny 7, stk. 7 Valg til Parlamentarisk Revision Ny 9 Parlamentarisk Revision Imod: 28 Undlader at stemme: 4 Forkastet Alternativt forslag fra Bestyrelsen At indsætte en ny pind mellem punkt c og d: - Tilse at foreningens økonomi administreres i overensstemmelse med de overordnede strategiske mål med udgangspunkt i regnskabet, det aktuelle budget og rapport fra den parlamentariske revision. For: 37 Undlader: 7 Hele 6. stk. med de vedtagne ændringer til afstemning Indstilling fra Bestyrelsen Opstilling og stemmeafgivelse pr. brev fjernes. Indstilling fra Bestyrelsen a) Rådet vælger på sit ordinære møde 3 medlemmer til Parlamentarisk Revision. b) Valget gælder for 2 år 2. c) Alle rådsmedlemmer er valgbare til Parlamentarisk Revision. Bestyrelsens forslag Stk. 1. Det er den Parlamentariske Revisions opgave at: - Belyse hvorvidt der er transparens i foreningens økonomiske forvaltning; - Drøfte og tilse at de målsætninger og handlepunkter, som er vedtaget politisk er blevet udmøntet i den givne periode; - Følge og revidere om økonomistyring og regnskaber efterlever de politiske målsætninger. Stk.2. Et medlem af Parlamentarisk Revision forbliver medlem af Rådet i hele den periode, hvor vedkommende er medlem af parlamentarisk revision, og derefter indtil første Rådsvalg. Forslag fra Ulla Strøbech og Nils Wiese Stk. 1. Det er den Parlamentariske Revisions opgave at styrke Rådets mulighed for at træffe kvalificerede beslutninger ved at give Rådet indblik i områder, som den parlamentariske revision finder vigtige. Den parlamentariske revision skal blandt andet: - Drøfte og tilse, at de målsætninger og handlepunkter, som er vedtaget politisk, er blevet udmøntet i den givne periode; - Belyse hvorvidt der er transparens i foreningens forvaltning, herunder at følge og revidere om økonomistyring og regnskaber efterlever de politiske målsætninger; - Vurdere om Rådets muligheder for at følge foreningens virke er tilstrækkelige til at Rådet kan udøve dets funktion. Stk.2. Et medlem af Parlamentarisk Revision forbliver medlem af Rådet i hele den 2 Første gang der vælges til Parlamentarisk Revision, vil den kandidat, der har opnået færrest stemmer, kun være valgt for 1 år. 10

11 10, stk. 5 Ny formulering: 11 Årsmødet ny formulering Ny 12 Medlem af ActionAid International periode, hvor vedkommende er medlem af parlamentarisk revision, og derefter indtil første Rådsvalg. Bestyrelsen trækker sit forslag og støtter forsalg fra Ulla Strøbech og Nils Wiese. Forslag fra Bestyrelsen Det er Bestyrelsens opgave at: a) Gennemføre Rådets beslutninger; b) Omsætte de overordnede og langsigtede poltikker og strategier til konkrete implementeringsplaner og budgetter; c) Føre tilsyn med Sekretariatets implementering af de godkendte planer, aktiviteter og budgetter; d) Præcisere de politiske rammer for den eksterne kommunikation og MS s brand-identitet; e) Analysere de politiske og finansielle ændringer i omverdenen og handle på den baggrund; f) Udarbejde oplæg til drøftelse blandt Rådets medlemmer; g) Sikre, at der er sammenhæng imellem MS s konkrete arbejde og ActionAid Internationals strategi. Forslag fra Ole Bang: Indledningen ændres til: Bestyrelsen er ansvarlig for MS s generelle politik og foreningens økonomi. Det er herunder Bestyrelsens opgave at: Bestyrelsen støtter dette forslag. Forslag fra Bæredygtigheds- og Demokratigruppen. Under forudsætning af, at gruppens forslag om, at Rådet skal behandle og godkende hovedposterne i MS s budget er vedtaget. At indsætte en ny pind mellem pkt. b og c: - Behandle og godkende det detaljerede budget for MS. Bortfaldt Hele 10, stk. 5 med de vedtagne ændringer til afstemning Forslag fra Bestyrelsen 11 Medlemsmødet Bestyrelsen skal sikre at der afholdes et medlemsmøde, hvis minimum 50 medlemmer fremsætter et ønske om det. Forslag fra Bestyrelsen Stk. 1. MS er medlem af ActionAid International. Medlemskabet bygger på en medlemsskabsaftale mellem MS og ActionAid International. MS er ActionAid Denmark og dette navn bruges i alle udenlandske sammenhænge. Stk. 2. Bestyrelsen udpeger en repræsentant til ActionAid Internationals generalforsamling. Forslag fra Ole Bang Stk. 1 ændret formulering af sidste afsnit til: MS arbejder også under navnet ActionAid Denmark, dette navn bruges i alle internationale sammenhænge. Bestyrelsen støtter dette ændringsforslag 11

12 Forslag fra Ole Bang Tilføjelse til stk. 1: Eventuelle ændringer i Medlemsaftalen skal godkendes af Rådet. Trukket Ændringsforslag til Ole Bangs tilføjelse til stk. 1 fra Ulla Strøbech og Nils Wiese Eventuelle ændringer af strategisk betydning i medlemsaftalen skal godkendes af Rådet. Rådet skal desuden holdes orienteret om andre væsentlige ændringer. Trukket Forslag fra Bestyrelsen Tilføjelse til stk. 1: Eventuelle ændringer i Medlemsaftalen skal godkendes af Rådet. Dette forslag forudsætter en forståelse i Rådet af, at det kan være nødvendigt i løbet af året (mellem Rådsmøder) at indgå såkaldte side agreements i tillæg til hovedmedlemsaftalen mellem MS og AAI, og at disse efterfølgende skal godkendes af Rådet (i lighed med praksis omkring årsregnskab). Trukket Forslag fra Redaktionsudvalget: Eventuelle ændringer i Medlemsaftalen skal godkendes af Rådet. Dog kan bestyrelsen på vegne af Rådet godkende særaftaler for MS s virke i AAI, der udvider MS s rettigheder i forhold til samme. Orientering om indgåelse af sådanne aftaler skal indgå i bestyrelsens årlige beretning til Rådet. Til afstemning: (2 undlader at stemme) Hele 12 med de vedtagne ændringer til afstemning 12

13 Annex 3: THE RESULT OF THE VOTES ON THE ROLLING POLITICAL PLAN DEN RULLENDE POLITISKE PLAN AFSTEMNINGSRESULTAT MS-RÅDSMØDE 15. OG 16. JUNI Bestyrelsen har til opgave at sikre implementering af MS s strategi Sammen mod Fattigdom. I vil MS i særlig grad prioritere: - Udvikling og vækst i supporterprogrammet; - Opstart af skattekampagne; - Gennemførelse af ny branding af MS; - Konsolidering af T4C og opstart af nye Globale platforme; - Videreudvikling af MS på Nørrebro (GP); - Kvalitet i levering af den delegerede kompetenceudvikling i AAI; - Udvikling af Det Arabiske regionale initiativ; - Aftale om strategiske partnerskaber med omkring 10 AA land; - Udvikling af planlægning, monitorering, evaluering og rapportering i hele organisationen. 2. Med baggrund i statusrapporter fra Sekretariatet på forskellige indsatsområder, skal Bestyrelsen følge implementeringen af strategien og lave de nødvendige justeringer og præciseringer. Bestyrelsen skal sikre, at der fremlægges en Årsberetning til Rådet, der beskriver resultater for de enkelte målsætninger i strategien, samt peger på særlige problemområder eller strategiske problemstillinger, der har relevans for Rådets arbejde. Bestyrelsen skal tage initiativ til at sikre større dybde i informationen om arbejdet i Syd både i forhold til den interne kommunikation i MS og i forhold til omverdenen, f.eks. Danida og andre støtter af vores arbejde. 3. Bestyrelsen skal præcisere og definere de politiske rammer, som MS lægger i forhold til den offentlige debat og i sin lobby- og kampagnevirksomhed, samt bidrage til at markere MS synspunkter i offentligheden. Bestyrelsen skal i sin beretning til Rådet præsentere de hovedsynspunkter, der har været fremført. I bestyrelsesåret skal Bestyrelsen derudover i særlig grad arbejde med følgende områder: 4. Den ændrede kontekst og NGO'erne Udviklingsorganisationerne i den rige del af verden står over for mange nye udfordringer: - Øget ulighed og fattigdomsproblemer viser sig på forskellig måde i de forskellige dele af verden; - I Danmark udfordres udviklingsorganisationerne på evnen til at dokumentere resultaterne af deres arbejde og deres særlige roller og komparative fordele i udviklingssamarbejdet. Udenrigsministeriet skal i 2013 udvikle en ny politik for støtten til civilsamfundet. Her er det vigtigt, at civilsamfundet ikke blot bliver entreprenører for den statslige bistand og ikke presses ind i roller, der relaterer sig til et snævert fokus på økonomisk vækst; - Den private sektor engagerer sig i stigende grad inden for områder, som tidligere var forbeholdt staterne og NGOerne. Bestyrelsen skal følge og bidrage til udviklingen og diskussionerne i NGO miljøet i Europa og i andre dele af verden. Med baggrund i dette skal Bestyrelsen analysere muligheder og udfordringer og udarbejde visioner for, hvor MS og AAI føderationen skal placere sig. Generelt, men specielt i relation til den nu foreliggende evaluering af den danske NGO-bistand og den deraf følgende udarbejdelse af en ny dansk politik på området, skal Bestyrelsen inddrage rådsmedlemmerne i fastlæggelsen af, hvordan MS og AAI skal forholde sig til den ændrede kontekst. Inddragelse kan ske igennem: - speciel invitation til rådsmedlemmer til at deltage i bestyrelsens drøftelser og/eller - arrangere speciel(le) temamøde(r) for rådsmedlemmer og MS s medlemmer i øvrigt, der er interesserede i de konkrete emner målene Bestyrelsen skal følge og analysere diskussionen om nye MDG/SDG målsætninger i FN og Danmarks og EU s rolle i denne, og i samarbejde med AAI påvirke udviklingen af disse. Bestyrelsen skal definere klare MS holdninger og prioriteringer på dette område, samt arbejde for at MS får indflydelse på den danske dagsorden. I den forbindelse skal bestyrelsen inden FN s generalforsamling i 2013 fremlægge et udkast til 13

14 positionspapir, som formulerer MS s holdninger og prioriteringer i relation til FN s Post 2015 dagsorden. Bestyrelsen skal tage initiativ til at udkastet bliver drøftet i Rådet, f.eks. via en skriftlig høring blandt Rådsmedlemmerne og/eller ved et medlemsmøde. 6. Foreningsdemokratiet i MS Bestyrelsen skal i samarbejde med Rådet og kontaktgruppen fortsætte med at udvikle foreningsdemokratiet som beskrevet i implementeringsplanen for udvikling af MS folkelige forankring og medlemsdemokrati. Det indebærer bl.a. at eksperimentere med at udvikle de interne demokratiske processer, således at de får en form, der gør det muligt for alle typer af støtter og medlemmer at deltage og påvirke foreningens arbejde; - At afklare de kollektive medlemmers rolle i foreningen, og hvordan samarbejdet med dem kan udvikles, således at de er med til at styrke den folkelige forankring; - At arbejde for at stimulere et bredt udsnit af MS medlems base til at stille op til Rådet samt øge valgdeltagelsen ved rådsvalget; - At arbejde med, hvordan Rådet kan fungere som rådgivende vidensbase for organisationen, uden at det kompromitterer arbejdsdelingen mellem det strategiske og det daglige arbejde; - At videreudvikle Rådets møde- og arbejdsformer på baggrund af erfaringer og input fra rådsmødet i juni 2013; - At sikre at årsberetningen giver Rådet mulighed for at vurdere implementeringen af Sammen mod Fattigdom ved at der fokuseres på resultaterne af vores arbejde i forhold til målsætningerne, og at der også rapporteres om de dele af indsatsen, hvor der er vanskeligheder og udfordringer med at nå strategiens ambitiøse mål. - At udvikle modeller for, hvorledes Rådet kan få overblik over - og indflydelse på politiske prioriteringers konsekvenser for foreningens budget og ressourceanvendelse. - Bestyrelsen skal invitere Rådets medlemmer til at deltage i budget 2014 diskussion på et bestyrelsesmøde i efteråret 2013 (den samme model som med udvikling af implementeringsplan for udvikling af MS s folkelige forankring og medlemsdemokrati). Forslag fra Mikael Ølgaard Under forudsætning af, at vedtægtsændringen om, at Rådet skal behandle og godkende hovedposterne i MS s budget er vedtaget, ændres den næstsidste pind til: - Udvikle en fælles forståelse af definitionen på hvad der skal indgå i Budgettets Hovedposter, således at Bestyrelsen til Rådsmødet i 2014 kan fremlægge et forslag til Hovedposter for budget 2015 samt indikative budgettal for yderligere to år, som Rådet kan drøfte og godkende. Forslag trukket, da vedtægtsændringen ikke blev vedtaget. Forslag fra bæredygtigheds- og demokratigruppen Under forudsætning af, at vedtægtsændringen om, at Rådet skal behandle og godkende hovedposterne i MS s budget er vedtaget, ændres den næstsidste pind til: - Udvikle en fælles forståelse af definitionen på hvad der skal indgå i Budgettets Hovedposter, således at Bestyrelsen til Rådsmødet i 2014 kan fremlægge et forslag til Hovedposter for budget 2015, som Rådet kan drøfte og godkende. Forslag trukket, da vedtægtsændringen ikke blev vedtaget. Forslag fra Bestyrelsen Under forudsætning af, at vedtægtsændringen om, at Rådet skal behandle og godkende hovedposterne i MS s budget ikke er vedtaget ændres den næstsidste pind til: - Bestyrelsen skal fortsat arbejde med at udvikle budget- og regnskabsformatet, således at det er muligt at uddrage hovedtal for foreningens aktiviteter, som skal bruges både i budgetlægning og regnskabsaflæggelsen. Forslag vedtaget. 7. MS i ActionAid Bestyrelsen skal fortsat virke for, at MS's synspunkter så vidt muligt påvirker udviklingen inden for AAI. Det gælder fx. vigtigheden af: - bæredygtig udvikling som gennemgribende perspektiv; - ligeværdige partnerskaber som tilgang i det konkrete arbejde; - lobby- og kampagnearbejde solidt funderet i programarbejdet; - et M&E system der kan dokumentere resultater; - en stadig dybere demokratisering af hele AAI, nationalt og internationalt; 14

15 - I Danmark skal bestyrelsen sikre at forståelsen af ActionAid føderationen, dens sammensætning og arbejde og MS rolle i dette inddrages i foreningens kommunikation med medlemmer, støtter, donorer og befolkningen i almindelighed. Ikke mindst set i lyset af den fortsatte globale krise og FN-diskussionerne om en Post-2015 Dagsorden vil bestyrelsen bidrage til en bredere debat om nye handlingsmuligheder i forhold til implementeringen af ActionAids og MS strategiske ramme. 8. Branding Bestyrelsen skal følge og evaluere implementeringen af den nye branding kampagne, som lanceres i løbet af efteråret Opprioritering af det politiske arbejde i Nord (nyt forslag fra Nils Wiese) Bestyrelsen skal sikre, at det politiske arbejde i Nord (det vil især sige i Danmark og EU) opprioriteres i overensstemmelse med de strategiske målsætninger under hensyntagen til MS øvrige strategiske målsætninger og aktiviteter. Herunder bør bestyrelsen i samarbejde med andre nationale ActionAid-organisationer i Europa arbejde for at styrke ActionAid Internationals arbejde med at påvirke de relevante EU-beslutninger. Forslag vedtaget (1 imod og 1 undlod) Planen i sin helhed: Planen er vedtaget ingen stemte imod 15