FORBERED DIT PERSONALEMØDE OM MTU-RESULTATER

Transkript

1 1 FORBERED DIT PERSONALEMØDE OM MTU-RESULTATER Vejledning til lederen Udarbejdet af HR-afdelingen, Sygehus Sønderjylland, november 2011 Inspiration fra bogen Styrkebaseret ledelse Dansk Psykologisk forlag

2 2 INDLEDNING Denne vejledning er skrevet, for at give dig råd og ideer til, hvordan du kan fremlægge resultatet af medarbejdertilfredshedsundersøgelsen i din afdeling (MTU). Vejledningen tager udgangspunkt i den positive psykologi styrkebaseret ledelse. Styrkebaseret ledelse (også mødeledelse) handler basalt set om at få det bedste frem i sig selv og andre. At gøre andre gode. At opsøge og dyrke det, man i forvejen er god til og stærk i og lære at håndtere områder, hvor man ønsker at blive bedre. Vejledningen indeholder de tre trin hvor du: - praktisk forbereder præsentationsmødet, - tilrettelægger mødets forløb og - planlægger opfølgningen. TRIN 1: PLANLÆG DIT PRÆSENTATIONSMØDE Send en spændende invitation ud. Gør personalemødet speciel det er jo medarbejdertilfredsheden i din afdeling, der er i fokus. Ud over de praktiske oplysninger bør din invitation også indeholde noget om det mødeforløb, medarbejderne kan forvente (f.eks. om dine forhåbninger til mødet, deres bidrag, dialog og arbejdsform). Skab nysgerrighed for mødet. Fremhæv eventuelt 1-2 af de resultater, som du finder væsentlig at få drøftet. Eller vis to dilemma-fyldte resultater, som vil være blandt de forhold du gerne vil have vendt på mødet. Der er intet så drænende og hæmmende for en god dialog, som kedelige lokaler med en dårlig bordopstilling. Sørg for at dine medarbejdere kan sidde i små grupper og summe/samtale om dine pointer, og sørg for at mødet kan afholdes uforstyrret. Sørg for at sætte ordentlig tid af til præsentationen én time er sjældent nok, men 2 timer er realistisk. Hvad skal kendetegne den måde, som præsentationsmødet afholdes på? Hvordan vil jeg sikre, at det sker? Hvordan kan jeg gøre det let for medarbejderne at bidrage til en konstruktiv dialog om resultaterne? Print enkelte eksemplarer af hele din tal-rapport, som lægges i jeres personalerum. Alle medarbejdere skal have mulighed for før eller efter din præsentation at læse hele tal-rapporten. Kommentar-rapporten - med de fritekster man kunne skrive til slut i undersøgelsen - offentliggøres ikke. Kommentarerne er afgivet anonymt, og en del kommentarer kan identificere svareren FORMÅL MED AT UNDERSØGE MEDARBEJDERTILFREDSHED: Sygehus Sønderjylland skal som en del af Region Syddanmark årligt måle medarbejdertilfredshed i alle afdelinger. VI TROR en høj medarbejdertilfredshed bidrager til, at vi har tilfredse patienter, at vi er kreative i vores udvikling, har en sund økonomi og udvikler gode medarbejdere VI TROR medarbejdertilfredshed bedst udvikles i det nære arbejdsmiljø derfor er trivselsindsatsen en opgave for alle ledere og medarbejdere.

3 3 Trin 2: FORBERED PRÆSENTATIONEN Du har fået en ledervejledning, om hvordan du selv kunne forberede dig, INDEN du modtog din MTUrapport. Vejledningen indeholdte 2 bilag, som hjælper dig med at prioritere de mange MTU-tal, og hjælper dig til at sætte den ledelsesmæssige retning på udvikling af medarbejdertilfredshed. Med den baggrund og din tolkning af det foreliggende resultat så kan du nu forberede præsentationen af medarbejdertilfredshedsundersøgelsen for dit personale. GIV UNDERSØGELSEN MENING Husk: arbejdsglæde er ikke et mål i sig selv. Arbejdsglæden er et middel, til at I bedre kan lykkes i din afdeling, med de ting der er jeres opgave for sygehuset. Det er din opgave, at skabe sammenhæng mellem undersøgelsen og de ting der i øvrigt optager jer i jeres hverdag. Denne model kan derfor være nyttig, når du planlægger dit præsentationsmøde: 1 BESKRIV FUNDAMENTET - dvs. indled med de ledelsesmæssige udfordringer/ problemer I står overfor som afdeling, og de styrker du som udgangspunkt mener I har 5 AFTAL DE FØRSTE SKRIDT - gør konklusionerne tydelige, nå frem til én indsats den vigtigste (bedre at lykkes med én ting end at stå med mange ufærdige) 2 SÆT DAGSORDEN - beskriv den ønskede fremtid. Tydeliggør hvad din afdeling skal lykkes med i fremtiden. 4 TÆNK FREMAD - skab dialog om hvilket trivselsemne I har størst gavn af at arbejde med. Vær konstruktive, søg mulighederne og arbejd kun med det I har reel indflydelse på. 3 FIND OG FREMHÆV - de stærke resultater og de bekymrende svar i jeres MTU. De resultater du synes er særligt vigtige i forhold til den ønskede fremtid for din afdeling. Disse spørgsmål som måske kan være en hjælp for dig, når du overvejer hvordan dit møde skal forløbe: inden præsentationsmødet Hvilke spørgsmål er vigtige for mig at stille medarbejderne? Hvordan skal jeg stille dem? Hvilke spørgsmål vil de mon stille mig? Hvilke svar vil jeg give dem? Hvad er det vigtigste for mig, at vi taler om på mødet? Hvad er det vigtigste for mig, at vi handler på i fællesskab? Hvad vil jeg selv gøre? Hvad tænker jeg, andre med fordel kan hjælpe med at gøre? Forestil dig, at mødet gik godt Hvad skete der på mødet? Hvad gjorde du, som medførte en god dialog? Hvad gjorde dine medarbejdere? Hvordan og hvad besluttede eller konkluderede i?

4 4 FORTOLK RESULTATET Her er en række spørgsmål som kan hjælpe dig, når du vil fordybe dig i undersøgelsens resultater: om rapporten over medarbejdertilfredsheden i min afdeling Hvad er/var min umiddelbare reaktion på resultatet? Hvilke resultater er jeg mest glad for og stolt over? Hvorfor er det netop dem? Hvordan så resultatet eventuelt ud for de samme spørgsmål sidste år? Hvorfor forandres resultatet? Er der resultater der bekymrer mig? Hvad er den væsentligste årsag til min bekymring? Hvilke spørgsmål er de vigtigste for mig som leder (uanset hvad svarfordelingen er på spørgsmålet)? Hvorfor er det netop disse spørgsmål/temaer, der er vigtige? Hvad synes jeg umiddelbart er den vigtigste ting, der bør fokuseres på i min afdeling lige nu? Hvorfor? Hvad vil jeg gerne opnå? Hvad vil mine medarbejdere, mine lederkolleger, min egen leder og min Direktion gerne opnå? Hvad vil deres reaktion på resultaterne fra undersøgelsen i min afdeling mon være? fordybelse i undersøgelsens konkrete resultater Overvej et par konkrete ting, der kunne gøres, som vil have en positiv effekt på de scorer, der allerede er høje, eller som jeg ønsker bliver højere. Inden for hvilke emner, scores der højt? Hvorfor mon scoren er så høj lige netop her? Hvad er de mulige årsager til den høje score? Hvad gør jeg konkret, som sikrer den høje score? Hvad bidrager ellers til den høje score? Hvordan kan jeg som leder sikre, at der holdes fast i den positive score? Hvad ville medarbejderne, mine lederkolleger og/eller min egen leder kunne bidrage med, der ville fastholde eller have en positiv effekt på scoren? Hvilke kritiske temaer/spørgsmål scorer lavest? Hvorfor er disse temaer/spørgsmål kritiske for min afdeling? Hvad er de mulige årsager til den lave score? Hvad gør jeg selv konkret, som kan være årsag til den lave score? Hvad bidrager ellers til den lave score? Hvorfor mon scoren trods alt er så høj, og ikke endnu lavere? Er der nogen gange hvor den er højere? Hvad sker der i de situationer? Hvad kunne bringe scoren bare lidt højere op? Helt konkret hvad kunne medarbejderne, mine lederkolleger og/eller min egen leder hjælpe med at gøre, der ville have en positiv effekt på scoren? Hvordan ser mit afsnit ud sammenlignet med totalen for min afdeling og for sygehuset? Hvor ligger mit afsnit scorer højere end afdelingens/sygehusets scorer som helhed? Og under? Er det store forskelle? Hvad er mon årsagen til det? Hvad tænker jeg andre med fordel kan gøre Hvilke konkrete ideer har jeg til, hvad vi i fællesskab kan gøre i mit afsnit?

5 5 SØRG FOR GOD MØDELEDELSE Præsentationsmødet kan være et potentielt konfliktfyldt farvand. Så du skal være særlig opmærksom på din lederrolle og mødeledelse, for at mødet skal lykkes. Her er nogle vigtige ting at huske når du leder dit personalemøde: ACCEPTER DEN PERSONLIGE GRÆNSE Den enkeltes vurdering er ikke væsentlig at få frem. Det skal være frivilligt, om man ønsker at bidrage til dialogen. SØG MULIGHEDER FREM FOR SANDHEDER VÆR NYSGERRIG Der findes lige så mange sandheder om en situation, som der er personer tilstede. Diskussioner om, hvem der har ret, og hvem der tager fejl, fører som regel ikke til noget godt. Det gør til gengæld en dialog som viser, at der er forskellige opfattelser af situationen. Når andre gør eller siger noget, som vi ikke forstår, har vi en tendens til at tolke det negativt. En åben og nysgerrig søgen efter andre muligheder åbner døre, som ellers er lukkede. STIL SPØRGSMÅL Svar lukker! Spørgsmål åbner! Der findes ingen grænser for de positive effekter, der er ved at stille spørgsmål. En særligt vigtig effekt er, at spørgsmål tvinger andre til at tænke sig om og så lærer vi som regel noget. LYT Ved at lytte aktivt og reelt vil du opnå, at andre føler sig hørt. Det skaber åbninger i dialogen, og de vil få lyst til at lytte til dig. VÆR ANERKENDENDE OG UDFORDRENDE Accepter og anerkend andres synspunkter. Men ved at udfordre på en respektfuld måde kan du også give dem noget at tænke over. VÆR ÆRLIG Det handler ikke om at føje andre og lade dem tromle os. Du skal fortælle folk ærligt, hvordan deres ord og handlinger påvirker dig. Uden den feedback kan de ikke vide, om de overskrider dine grænser. LED EFTER DET OM- VENDTE VÆR KONKRET HEN IMOD FREM FOR VÆK FRA På den ene side af mønten kan der være et problem eller en frustration prøv at flippe mønten hvad er der på den anden side? Bag ethvert problem er et ønske om noget andet. Så hvad er ønsket bag frustrationen? Tal om det. Det er dér, I kan finde løsningen i fællesskab. Kom med konkrete forslag til, hvad du gerne vil have MERE af (hvad skulle jeg/vi gøre), og hvad du gerne så MINDRE af (hvad skulle jeg/vi holde op med at gøre). Hold fokus på det I selv kan gøre. Ved at fokusere på og stille spørgsmål til ønsker og muligheder i fremtiden frem for at tale om barrierer og frygt/bekymring, så bliver det muligt at skabe en hen-imod-motivation frem for en væk-fra-motivation. Tak medarbejderne for deres engagement og input

6 6 TRIN 3: TILRETTELÆG OPFØLGNINGEN Du skal sikre, at undersøgelsens resultater bliver omsat til en konkret indsats som styrker arbejdstilfredsheden i dit afsnit. Medarbejderundersøgelser har ingen værdi hvis ikke de bliver fulgt op manglende opfølgning vil derimod medføre dalende tilfredshed. Derfor skal man lave opfølgning, også selvom resultatet i undersøgelsen er meget tilfredsstillende i år. Efter præsentationen af medarbejdertilfredshedsundersøgelsen skal I derfor i fællesskab vælge hvilken indsats I vil iværksætte for at fastholde og udvikle medarbejdertilfredsheden i dit afsnit. Inspiration til at gøre dette på et møde kan du finde på Sygehus Sønderjyllands HR-portal: Leder Udvikling- og procesværktøj Kreative teknikker Vælg én indsats til at styrke medarbejdertilfredsheden (Brug evt. brainstorm-teknikker) hellere lykkes med én indsats, frem for at stå med flere ufærdige opgaver. Læg en konkret handlingsplan (Efter SMARTE-teknikken) - opgave, deadlines, medvirkende og vilkår skal fastlægges skriftligt. Værd at huske når du skal lægge en opfølgningsplan: Gør jer klart, hvor afdelingen har sine styrker for så bliver der mere overskud til at sætte en fastholdelse eller forbedringer i værk på det områder I vælger. Sæt fokus på de ting I reelt selv kan gøre noget ved. Sørg for et bredt ejerskab til arbejdet med medarbejdertilfredshed - ikke kun hos Tordenskjolds soldater. Lyt opmærksomt til hvad hver medarbejder siger i forbindelse med præsentationen af din afdelings resultat af tilfredshedsundersøgelsen. Byg videre på de gode ideer og muligheder der kommer frem. Sørg for at der opstilles meget konkrete mål for den aktivitet I sætter i gang. Målet beskriver: - hvad I ønsker - hvordan det ser ud når I har det - hvornår I har det Både du, din egen leder og jeres LMU følger med i og vil understøtte, at der sker udvikling i arbejdsglæden i dit afsnit. Direktion (samt FMU) og HR-afdelingen følger løbende alle initiativer via din afrapportering under overskriften HANDLEPLANER i det link fra Rambøll hvor du fik din MTU-rapport tilsendt. Delegér opgaver og ansvar for trivselsarbejdet. Giv navngivne personer opgaver og gør det let for dem at arbejde med opgaverne. Inspirér til nye måder, opfordr til sjove og kreative metoder. Anerkend synligt de medarbejdere der udfører indsatser for at øge medarbejdertilfredsheden i dit afsnit. Sørg for at alle medarbejdere løbende kan følge med i hvad der sker og besluttes om jeres opfølgning på MTU. Sørg også for, at der hele tiden informeres om hvor langt eventuelle arbejdsgrupper er i deres opgaver. Skab særlig opmærksomhed når milepæle nås. Fejr succeserne. SENEST 14. DECEMBER 2011 SKAL DU HAVE RAPPORTERET DIN HANDLINGSPLAN Værdien af en indsats ligger aldrig i indsatsen i sig selv men i hvad den fører til. Og oplevelsen af at gøre noget der nytter, er en trivselsfaktor i sig selv