Afdelingsplan 2015 for Indkøb & Udbud

Transkript

1 KONCERNSERVICE Afdelingsplan 2015 for Indkøb & Udbud En del af Koncernservice

2 Indhold 1. Omverdenen og vores rolle Strategiske perspektiver Afdelingens hovedopgaver Afdelingens mål Gevinstmål (mio. kr.), jf. Effektiviseringsstrategien... 4 Udviklingsprojekter og aktiviteter Key Perfomance Indicator (KPI er) for Rammer og struktur Udrulningsplan for realisering af indkøbsgevinster Prioriteret implementeringsplan Organiseringen... 7

3 1. Omverdenen og vores rolle Afdelingsplanen beskriver mål og de strategiske perspektiver for afdelingens virke, samt måden vi har valgt at organisere os på for at nå de formulerede mål. 1.1 Strategiske perspektiver I maj 2010 vedtog det daværende Byråd en Udbudsstrategi for Holbæk Kommune. Denne er indtil videre retningsgivende. Det forventes, at det nye Byråd ( ) vedtager en fornyet strategi og indkøbspolitik primo Det er så vores opgave at udarbejde en plan for, hvordan vi lever op til de givne politikker og målsætninger. Under det strategiske niveau foregår en række taktiske og operationelle overvejelser, som skal tilpasses til strategien når de udøves i det daglige arbejde. Det er vigtigt, at være opmærksom på de overordnede målsætninger, og fokusere og prioritere det daglige arbejde i henhold til den givne strategiske kurs. Principper om gennemsigtighed, ligebehandling, proportionalitet og værdiskabende er de grundlæggende værdier for afdelingens generelle arbejde. 1.2 Afdelingens hovedopgaver Udbuds- og indkøbsopgaven består af en række delopgaver, herunder: - Udbuds- og annonceringsopgaver - Projektledelse - Forbrugsanalyser - Markedsanalyser - Vurdering af udbudsformer - Udbudsdokumentation - Controlleropgaver (brug af aftaler og kontraktopfølgning) - Indkøbssystem - Juridisk sikring og vurdering - Tværoffentligt og privat samarbejde - Strategiarbejde - Potentialeafklaringer ved in- og outsourcing - Totalomkostningsanalyser - Udbuds- og indkøbstekniske opgaver på Bygge- og anlægsområdet (pr. 1. januar 2015) - Kontraktmanagement Afdelingens opgaver er under løbende forandring i takt med at det offentlige indkøb og udbud modnes i Holbæk Kommune. I 2015 skal de udbudstekniske opgaver i relation til bygge- og anlægsområdet implementeres i afdelingens opgaveportefølje.

4 1.3 Afdelingens mål 2015 Formålet med dette afsnit er at beskrive de målsætninger, som Indkøb & Udbud har fokus på at indfri. Det vil sige, at disse målsætninger skal prioriteres, og at de konkrete daglige opgaver skal kunne knyttes til de givne mål. Hvis opgaven (eller delopgaven), uanset årsag, ikke kan begrundes i målsætningerne for Indkøb & Udbud, bør opgaven (delopgaven) stoppes. Målsætningerne er dels givet fra ledelse og/eller politisk vedtaget, dels er de fastlagt af Indkøb & Udbud selv. Gevinstmål (mio. kr.), jf. Effektiviseringsstrategien Budget Optimering af indkøb Holbæk i Fælleskab I alt Der er desuden fremsat forslag om yderligere gevinster på yderligere 3 mio. kr. i hhv. 2016, 2017, 2018 og Ovenstående gevinstmål har højeste prioritet i tilrettelæggelsen af det daglige arbejde. Udviklingsprojekter og aktiviteter 2015 Her er oplistet projekter og aktiviteter, som rækker udover almindelige driftsopgaver og som afdelingen har valgt at sætte særlig fokus på i Implementering af ny udbudslov Overblik over samarbejdsformer, herunder partnerskaber Implementering af bygge- og anlægsområdet Potentialeafklaringer for konkurrenceudsættelse af kommunaldrift, jf. budgetaftale.

5 Key Perfomance Indicator (KPI er) for 2015 I denne afdelingsplan forstås KPI er som målsætninger, der måles kvantitativt og som reflekterer afdelingens succesfaktorer. Der er valgt indikatorer, som forventes årligt tilbagevendende og som dermed gør det muligt at sammenligne resultaterne. 47 annoncerede udbud Årlig udbudsgevinst: 9,6 mio. kr. Compliance på indkøbsaftaler: 70 % i pct. af alle indkøb via indkøbsaftaler med tilknyttet e-katalog, skal foretages via Prisme Indkøb Indikator for konkurrenceudsættelse (IKU): 31 % eller 1. pladsen i regionen Der foretages jævnligt evaluering af årets KPI er. Dette sker på Afdelingsmøderne og Teammøder, ledelsesinformation til Direktion og Chefer samt i forbindelse med status til Byrådet. Team Indkøb og Data samt afdelingsleder sikrer at målinger foretages og kommunikeres. 2. Rammer og struktur Formålet med dette kapitel er at beskrive, hvordan vi har organiseret os og hvordan afdelingens virke er struktureret for at understøtte de opgaver vi har. 2.1 Udrulningsplan for realisering af indkøbsgevinster Udrulningsplan for spendanalyser og handlingsplaner er tiltrådt af Direktionen, august Indkøbsgevinsterne realiseres gennem en række forskellige tiltag: Udnyttelse af køberkraft opnået gennem volumen ved tværorganisatoriske fællesindkøb og smallere varesortiment på standardindkøb fortsættes. Skabe overblik over kommunens kontrakter, som kan bidrage til forbedret tværorganisatorisk planlægning og læring samt målrettet kontraktstyring. Bygge- og anlægsområdet koordineres med indsatsen ved indkøb af varer- og tjenesteydelser Udvidet og mere målrettet udviklingssamarbejde med strategisk vigtige leverandører Færre leverandører Øget fokus på Total Cost of Ownership (TCO) i forbindelse med indkøb. Det hidtidige indkøbs- og udbudsarbejde fortsættes uændret. Dertil lægges et særligt fokus på de øgede ambitioner til indkøbsgevinster. Dette arbejde opdeles i chefområder, der successivt udrul-

6 les i bølger. Fordelen ved dette er, at der kan arbejdes målrettet med færre brancher ad gangen og at de enkelte chefområder i højere grad er afklaret med, i hvilke perioder de skal have særlig fokus på indkøbs- og udbudsområdet. Prioriteret implementeringsplan Organisationsændringen, som træder formelt i kraft 1. januar 2015 giver anledning til ændringer i den oprindelige udrulningsplan (se Afdelingsplan 2014). Ny udrulningsplan fremgår af nedenstående. I udrulningsplanlægningen kan og skal der naturligvis tages en række hensyn. Allerede igangsatte initiativer, organisatorisk- og faglig sammenhæng samt brancheforhold indgår i den konkrete planlægning. Se nedenstående 4 bølger: Bølge 1 (projektledelsen varetages af hhv. Team Jura og Team KK) - delvis gennemført Chefområder: Socialområdet, By og landskab samt Trafik og Ejendomme (Ansvar for fremtiden). Opstart: Oktober Bølge afsluttet Socialområdet overføres til bølge 2 Bølge 2 (projektledelsen varetages af hhv. Team Velfærd og Team ID) Chefområder: Aktiv hele livet samt Læring og Trivsel. Desuden laves der en intern analyse og handlingsplan for Koncernservice. Opstart: Pga. organisationsændring blev første styregruppemøde afholdt 18. december Bølge 3 (projektledelsen varetages af Team Velfærd) Chefområder: Læring til alle unge samt Beskæftigelse og Borgerservice Forventet opstart: Maj 2015 Bølge 4 (projektledelsen varetages af hhv. Team ID og Team Teknik) Chefområder: Økonomi og Effekt, Strategi & Udvikling, samt Kultur- og fritidsområdet. Forventet opstart: Januar 2016 Arbejdsopgaver Indsatsen i det enkelte chefområde vil i samarbejde med Indkøbs- og udbudsafdelingen være: Dialog vedrørende strategisk indkøb generelt Forbrugsanalyse og kategorisering af indkøbet Indsamling og gennemgang af diverse aftaleforhold Tilrettelæggelse af udbuds-, annoncerings- og forhandlingsplan samt efterfølgende realisering Overvejelser vedr. indkøbets påvirkning af produktionskæden, gennemgang af arbejdsgange i forbindelse med det konkrete indkøb, Total Cost of Ownership (TCO) Leverandørdialog, indkøbsstrategi og faglig kravspecifikation Gevinstberegninger Eventuelle særlige indsatser på indkøbsområdet

7 Indkøb- og Udbud, herunder de enkelte teams, vil fungere som projektledere på opgaven. Controller Kasper Skau understøtter arbejdet med datavalidering. Chefområdet må dog forvente en del arbejdspakker forbundet med opgaven, herunder tilvejebringelse eller verificering af indkøbsdata, tilvejebringelse og oplistning af kontraktmateriale, udarbejdelse af kravspecifikationer samt ikke mindst ledelsesmæssig fokus. Cheferne er blevet orienteres om dette ved møder ultimo 2013, samt gentaget ved møder i Styring De relevante teams i afdelingen varetager som nævnt projektlederrollen og varetager den daglige styring indenfor de givne rammer. Der er nedsat en styregruppe med deltagelse af Direktør Erik Kjærgaard Andersen, Økonomichef Claus Strandmark og Chef for Borger- og Organisationsservice Ole Lollike som permanente medlemmer. Desuden deltager Direktør og Chef tilknyttet den aktive bølge. Styregruppens opgave er, at sikre fremdrift i opgaven. Der er udarbejdet kommissorium for styregruppen. Det forventes, at der fastsættes et program for implementering og styring af udbudsrelaterede opgaver i Budgetaftale Programstyringen forventes placeret i samme styregruppe, og kommissorium tilrettes hertil. 2.2 Organiseringen Indkøb & Udbud indgår som en af 5 afdelinger i Koncernservice. Indkøb & Udbud forventes i løbet 2015 at bestå af medarbejdere, samt ekstern bistand i fornødent omfang. Udbud er som udgangspunkt organiseret fladt. Der vil løbende være medarbejdere, der får rollen som projektleder, tovholder eller faglig koordinator, som er en betegnelse for en medarbejder der i en periode har ansvar for en del af opgaveporteføljen i afdelingen og i den forbindelse prioriterer indenfor opgaven eller projektet. Afdelingslederen har det ledelsesmæssige ansvar for afdelingens samlede opgaveportefølje samt personaleansvaret. De der periodevis har rollen som projektleder, tovholder eller faglig koordinator har ansvar over for afdelingslederen, for det projekt eller den opgave som det omhandler. De har også ansvar for at koordinere opgaveløsningen og ressourcerne hos de kolleger og samarbejdspartnere som indgår i projektet/opgaven. Rollerne skifter blandt medarbejderne alt efter opgaven/projektet og indebærer alene et fagligt ansvar. Udbud består i 2015 af 3 teams, som er vist nedenfor:

8 Team Teknik Benn Hee Gade Kasper Tipsmark Nielsen Vakant Vakant Team Indkøb og Data Line E. Christoffersen Rasmus L. Petersen (fretræde 31. januar 15) Morten Holm Kasper Skau Team Velfærd Annette D. N. Rasmussen Siv Kjær Wagner Vakant De 3 teams består af: Team Teknik: Fokus på udbud, aftaler og indkøb under det tekniske område. Forretningskonsulenter for Ansvar for fremtiden samt Kultur og Fritid. Team Velfærd: Fokus på udbud, aftaler og indkøb under social- og ældreområdet samt beskæftigelsesområdet. Forretningskonsulenter for Uddannelse til alle unge, Aktiv hele livet, Beskæftigelse og Borgerservice samt Socialtilsyn Øst. Team Indkøb og Data: Fokus på e-handel, kommunikation, controlling og ledelsesinformation. Fokus på udbud, aftaler og indkøb på IT-området samt typiske E-handelsvarer. Forretningskonsulent for Læring og Trivsel, Økonomi samt Koncernservice. Flydende ind-skifter Afdelingsleder: Felix Dalker. Forretningskonsulent for Strategi og Udvikling. Der er tæt samarbejde teams imellem og høj grad af vidensdeling. Mange værktøjer, data og funktioner har et tværgående sigte. Teamorganiseringen afspejler den årlige tilrettelagte opgaveportefølje. Der er stort behov for fleksibelt i forhold til at tilpasse ressourcerne de aktuelle opgaver. Der er særlig fokus på juridisk sikring og vurdering på tværs af teams. Teamorganiseringen evalueres mindst en gang årligt. Organisationsdesignet er et udtryk for en målsætning om at være forandringsparate, sikre sammenhæng mellem ansvar og kompetence samt ønsket om at opbygge relationer til de faglige funktioner i kommunen. Det overordnede styringsprincip for opgaverne er, at alle har og forventes at bruge deres licens til at handle, altså at have en ansvarstagende adfærd. Med det menes, at det forventes at alle agerer

9 ansvarligt, tager initiativ og selv formår at inddrage kolleger og ledelsen samt øvrige samarbejdspartnere i opgaveløsningen. For at dette kan lade sig gøre, er hver enkelt forpligtet til at informere og kommunikere i afdelingen om, hvad man har brug for af hjælp for at løse sine opgaver. Men også, at man siger til og fra i tide således, at vi sikrer os en sikker opgaveløsning. Der er stor grad af selvledelse.