REFERAT TIL OFFENTLIGGØRELSE

Transkript

1 Boligselskabet Farumsødal Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag d. 16. november 2010 kl i Fredtofteparkens fælleslokale, indgang fra Farum Hovedgade 43D og 45A, 3520 Farum Dagsorden: REFERAT TIL OFFENTLIGGØRELSE 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Farumsødal Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering om forlængelse af forretningsføreraftale med henblik på momsbesparelse Vedtægtsrevision Forretningsordener for hh. organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet Drøftelse af forretningsgang for godkendelse og fremlæggelse af regnskaber og budgetter Brev fra Furesø Kommune ang. regnskaber 1/10/ /09/ Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea Forretningsgang for tilbudsgivning på byggeopgaver Fælles vagtordning Personaleforhold udeladt pga. personoplysninger Personaleforhold - Revideret seniorpolitik Personaleforhold - Uddannelsespolitik Personaleforhold ansøgning om godkendelse som uddannelsessted for ejendomsservicetekniker Boligselskabets afdelinger To-årigt forsøgsprojekt om fremtidssikring Genfremsendelse af ansøgning til Landsbyggefonden Nordtoft Renovering af ejendommen Vejgårdspark - Fremtidssikringsanalyse Vejgårdspark Orientering om urafstemning Vejgårdspark status for skimmelsvampesag Vejgårdspark status EF Vejgårdspark Vejgårdspark Sammensætning af afdelingsbestyrelse Vejgårdspark samt organisationsbestyrelse i forbindelse med salg af boliger i Vejgårdspark Hesselbækpark - Fremtidssikringsanalyse Servicecenteret Lillevang Afværgeforanstaltninger m. oversvømmelse Ungdomsboliger Ansøgning om fritagelse for ejendomsskatter Stavnsholt Gydevej Ungdomsboliger status på salgssagen Udlejningsaftale Lillevang Plejecenter Institutionerne i Farum- huslejestigning Farum Bytorv - byggeprojekt Mødeplanlægning Eventuelt Side 1 af 19

2 Deltagere fra bestyrelsen: Henning Østerbye, formand Karin Beyer, næstformand Lis Jensen Ole Øberg Kirsten Nielsen Karin Thomsen Heidi Storck Gitte Melchiorsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Jørgen Rasmussen, Domea Kristine Jacobsen, Domea, referent Tinus Lassen, Domea (Pkt.4.5 og 4.6) Der forelå afbud fra: Lis Jensen Udeblevne: Heidi Storck Domea Boligcenter København 2. december 2010 Side 2 af 19

3 Referat: Henning Østerbye indledte mødet med at byde Kirsten Nielsen velkommen i bestyrelsen. 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 2. december 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Pkt. 3.5, 4.5 og 4.6 behandles, når Tinus Lassen ankommer. Pkt laves om til et orienteringspunkt. Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 23. august Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives. Referat: Godkendt. 3 Boligselskabet Farumsødal 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Der er ca. en uge før dagens organisationsbestyrelsesmøde afholdt formandsmøde. Her fik man lejlighed til at drøfte, hvordan det går i de enkelte afdelinger. Desuden blev nogle af emnerne på dagens dagsorden drøftet, f.eks. den fælles Domea dispositionsfond og fælles vagtordning mht. håndværkere. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Karin Thomsen forespurgte, om bestyrelsen havde modtaget invitation til BL-møde om boligaftale. Ole Øberg havde modtaget invitationen, mens andre ikke havde. Dette undersøges af Domea. Side 3 af 19

4 3.3 Orientering om forlængelse af forretningsføreraftale med henblik på momsbesparelse Bilagt er informationsbrev og underskrevet aftale. Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede om arbejdet med at få underskrevet tillæg til forretningsføreraftaler. Der er siden underskrivelsen kommet et lovforslag, der gør, at løsningen med forudfakturering alene ikke er mulig. Domea arbejder derfor nu på en løsning med forudfakturering og forudbetaling. En nærmere melding om dette vil snarest blive givet til organisationerne. Orienteringen taget til efterretning. 3.4 Vedtægtsrevision På bestyrelsesmødet d. 23. august 2010 blev fremlagt nye vedtægter tilpasset repræsentantskabets beslutninger d. 23. marts 2010 og de ændrede regler for almene boligselskaber, der trådte i kraft ved årsskiftet. På bestyrelsesmødet fremkom Karin Beyer med kommentarer til de udsendte vedtægtsforslag og fremsendte efterfølgende et notat til Domea med disse. Vedtægterne er nu tilrettet efter disse kommentarer. I forhold til vedtægterne fremlagt på sidste møde er der foretaget følgende ændringer: Det er tilføjet i 9, at der ikke kan stemmes ved fuldmagt (og dette er i øvrigt også konsistent med lovgivningen). 12 og 18: kommunalbestyrelse er overalt ændret til byråd. 12, stk. 3 er opdateret og begrebet inspektør er derved forsvundet. 12, stk. 5 er opdateret og er nu sprogligt konsistent. 16, stk. 5, 1. punktum: Protokollen er ændret til Referatet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedtægtsforslaget, som herefter forelægges repræsentantskabet til godkendelse på førstkommende møde. Referat: Karin Beyer havde kort for mødet udsendt yderligere kommentarer til vedtægtsforslaget. Disse var ikke nået at blive indarbejdet i et samlet forslag til mødet. Disse kommentarer blev drøftet, og det blev aftalt, at Karin Beyer og Kristine Jacobsen indarbejder disse kommentarer i et nyt vedtægtsforslag. Side 4 af 19

5 Nyt vedtægtsforslag udsendes inden jul og efterfølgende vil bestyrelsen votere pr. mail, således at vedtægtsforslaget er klar til udsendelse til repræsentantskabsmødet. 3.5 Forretningsordener for hh. organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet I forretningsordenen for organisationsbestyrelsen er følgende ændret: Stavefejl rettet (der stod flere steder boligboligorganisationen) Ny 10 med følgende ordlyd: Dagsordener og referater i forbindelse med organisationsbestyrelsesmøder sendes til organisationsbestyrelsen og repræsentantskabets medlemmer. Offentliggørelse af dagsordener og referater overfor afdelingsbestyrelser, beboere og øvrige medlemmer af boligorganisationen sker i henhold til vedtægternes bestemmelser. I praksis vil dagsordener og referater være tilgængelige på ejendomskontoret og, når muligt, på organisationens hjemmeside. I forretningsordenen for repræsentantskabet er følgende ændret: Ny 15 med følgende ordlyd: Ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis en i vedtægterne nærmere angivet andel af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt. Denne andel opgøres i forhold til det samlede antal mulige repræsentanter, jf. vedtægternes bestemmelser om repræsentantskabets sammensætning. Ny 23 med følgende ordlyd: Dagsordener og referater i forbindelse med repræsentantskabsmøder sendes til repræsentantskabets medlemmer. Offentliggørelse af dagsordener og referater overfor afdelingsbestyrelser, beboere og øvrige medlemmer af boligorganisationen sker i henhold til vedtægternes bestemmelser. I praksis vil dagsordener og referater være tilgængelige på ejendomskontoret og, når muligt, på organisationens hjemmeside. Det indstilles til bestyrelsen at godkende og underskrive forretningsordenen for organisationsbestyrelsen, således at denne vil være gældende fra d. 17. november. Det indstilles til bestyrelsen at godkende forretningsordenen for repræsentantskabet til fremlæggelse på førstkommende repræsentantskabsmøde. Referat: Karin Beyer havde forinden mødet forespurgt, om det kan være rigtigt, at de 2/3-dele, skal tælles blandt det fulde potentiale. Er man beslutningsdygtige i forhold til vedtægtsændringer. Tinus Lassen redegjorde for, at det var det fulde potentiale, selvom det ham bekendt ikke havde været prøvet ved beboerklagenævnet. Dette betød, at man måtte to møder igennem. Jørgen Kristian Rasmussen, spurgte om man kunne indkalde til ordinært og ekstraordinært møde med en halv times mellemrum. Dette bekræftede Tinus Lassen. Karin Beyer påpegede flere steder, hvor udkastet til forretningsorden ikke var formuleret færdigt som konsekvens af beslutninger indskrevet i vedtægterne. Kristine Jacobsen udsender et mere gennemarbejdet udkast, som evt. forelægges Karin Beyer i sammenhæng med vedtægtsforslaget. Side 5 af 19

6 3.6 Drøftelse af forretningsgang for godkendelse og fremlæggelse af regnskaber og budgetter Efter ønske fra næstformanden bedes bestyrelsen drøfte forretningsgangen for godkendelse af budgetter og regnskaber i BS Farumsødal. Den formelle forretningsgang er som følger: Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen (Vedtægter 17, stk. 1). Afdelingsmødet godkender afdelingens budget (Vedtægter 14, stk. 2, 2.) og kan træffe beslutning om også at ville godkende afdelingens årsregnskab (Vedtægter 14, stk. 4). Organisationsbestyrelsen godkender årsregnskaber for organisationen og afdelinger, godkender endeligt afdelingernes budgetter samt vedtager organisationens budget (Vedtægter 12, stk. 2). Repræsentantskabet godkender endeligt årsregnskaber for organisation og afdelinger (Vedtægter 6, stk. 1, 3., forretningsorden for repræsentantskabet afsnit 3.). Organisationens budget forelægges repræsentantskabet til orientering (Vedtægter 6, stk. 1, 3.). Det er dog praksis i Farumsødal, at budgettet ligeledes skal godkendes på repræsentantskabsmødet. Det er denne praksis, som næstformanden ønsker drøftet. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte denne fremgangsmåde og træffe beslutning om evt. at ændre denne. Referat: Karin Beyer redegjorde for punktet. Det bør vedtages og føres klart til referat, hvis repræsentantskabet ikke længere skal godkende budgettet. Efter en drøftelse besluttede bestyrelsen, at det af tids- og planlægningsmæssige hensyn fremover vil være sådan, at kun årsregnskabet fremlægges for repræsentantskabet til godkendelse, medens budgettet kun vil være til fremlæggelse. Der bør dog orienteres bedst muligt om budgettet på repræsentantskabsmødet. 3.7 Brev fra Furesø Kommune ang. regnskaber 1/10/ /09/2009 Domea har d. 13. september 2010 modtaget brev fra Furesø Kommune vedrørende regnskabet for Boligselskabet farumsødal i perioden 1. oktober september Regnskabet er taget til efterretning uden særlige bemærkninger. Kopi af brevet vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Kristine Jacobsen omdelte brevet, der ved en fejl ikke var blevet sendt med ud sammen med dagsordenen. Side 6 af 19

7 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.8 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea På regionsmøderne i foråret 2010 blev ideen om en fælles dispositionsfond i Domea præsenteret og drøftet, og på det ordinære repræsentantskabsmøde den 11. juni 2010 blev det besluttet at etablere en fælles dispositionsfond for Domeas administrerede boligorganisationer pr. 1. januar Dispositionsfonden har til formål at sikre boligorganisationernes og de enkelte afdelingers fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social genopretning af boligorganisationen eller dens afdelinger. Fondens midler fremkommer på baggrund af årlige bidrag fra de tilsluttede boligorganisationer baseret på antallet af administrerede boligenheder. De tilsluttede boligorganisationer forpligter sig til med virkning fra den 1. januar at betale et årligt bidrag på kr. 100,00 pr. lejemål (2011-niveau), der vil blive opkrævet sammen med administrationsbidraget til Domea. Alle boligorganisationer, som i dag administreres af Domea, har indtil den 30. juni 2011 mulighed for at tilslutte sig ordningen, og vil fra det tidspunkt hvor beslutningen træffes være omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder. Boligorganisationer, som vælger at tilslutte sig på et senere tidspunkt, har som hoved regel mulighed for dette, men vil være omfattet af 2 års karenstid. Støtte fra fonden kan kun ydes til formål i de tilsluttede boligorganisationer. De nærmere vilkår er beskrevet i vedlagte Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. Hvis boligorganisationen vælger at tilslutte sig den fælles dispositionsfond, skal der udfærdiges et tillæg til den gældende forretningsføreraftale. Eksempel vedlægges. Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea blev drøftet på bestyrelsesmødet d. 23. august, hvor følgende oversigt over Boligselskabet Farumsødals egen dispositionsfond blev fremlagt: Emne: Beløb: Primo saldo 1/ ,00 Ydelser fra udamortiserede lån ,50 Udgifter for renoveringssag på Nordtoften ,24 Salg af almene boliger i Vejgårdspark ,00 Tilbagebetaling af 1. udbudsrunde salg af almene boliger ,00 Tilskud til afdelinger for ejendomsskat ,66 Renteindtægt på lån til afdeling ,00 Renter af dispositionsfonden ,40 Indbetaling til Landsbyggefonden ,00 Ultimo 5. juli ,07 Finansiering af administrationsbygning ,00 Disponibel del af fonden ,07 Arbejdskapitalen er pr. 5. juli 2010: kr ,20. Side 7 af 19

8 Det blev på mødet d. 23. august ligeledes afklaret, at friværdien i ejendommen Nordtoften kan tilskrives egenkapitalen. Beslutningen om tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea blev fastsat til dette møde. Det indstilles til bestyrelsen, at godkende boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, samt at underskrive 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale. Referat: Organisationsbestyrelsen har på formandsmødet drøftet den fælles dispositionsfond med afdelingsformændene, hvoraf ikke mange var for at gå med i dispositionsfonden på nuværende tidspunkt. Pia Christiansen opfordrede til, at sagen blev afgjort nu, da den efterhånden havde været drøftet på organisationsbestyrelsesmødet et par gange. Pia Christiansen bemærkede videre, at netop Farumsødal har haft en skimmelsvampesag, der kunne have lagt organisationens dispositionsfond ned, og at det i det lys muligvis vil være fornuftigt at have en ekstra forsikring i form af tilslutning til Domeas fælles dispositionsfond. Karin Thomsen ville sikre sig, at man under drøftelserne med afdelingsformændene havde orienteret om status på Farumsødals egen dispositionsfond. Dette var der blevet orienteret om. Jørgen Rasmussen gjorde opmærksom på, at der udover den allerede nævnte er flere potentielle sager, der kan komme til at belaste dispositionsfonden. Henning Østerbye vil tage emnet op på endnu et formandsmøde. Dette burde kunne nås, da der er frist indtil 30. juni 2011 til at gå med i den fælles dispositionsfond uden karenstid. 3.9 Forretningsgang for tilbudsgivning på byggeopgaver Vedlagt som bilag er Domeas forretningsgang for samarbejdet mellem boligorganisationen og Domea ved tilbudsgivning på byggeopgaver. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen redegjorde for forretningsgangen og gjorde opmærksom på, at der er tale om en intern forretningsgang. Karin Beyer spurgte, hvad de forskellige forkortelser i forretningsgangen dækkede over. Pia Christiansen svarede, at det var interne forkortelser, og at man ville få tilrettet forretningsgangen mht. interne forkortelser og stavefejl. Karin Beyer påpegede flere tilfælde, hvor forretningsgangen ikke var overholdt. Pia Christiansen anførte, at der er tale om en forretningsgang, som Domea vil overholde fremover. Dette er en udfordring i forhold til samarbejdspartnere, f.eks. kommuner, hvor der ofte er kort frist. Side 8 af 19

9 Gitte Melchiorsen foreslog, at man i forbindelse med nybyggeri fremover i bestyrelsen drøftede hvilke ting, der kunne komme i spil i kommuneplanen. Jørgen Rasmussen foreslog, at man tog dette med på dialogmødet med kommunen. Pia Christiansen foreslog, at man i Boligselskabet Farumsødal snarest fik udviklet en byggepolitik. Henning Østerbye forespurgte om, hvornår i den beskrevne forretningsgang, der ikke ville være nogen vej tilbage mht. at være bygherre. Pia Christiansen svarede, at dette skete, i det øjeblik, hvor boligorganisationen skrev under på at ville være bygherre. Ellers måtte der i tilbuddet stå, at det var med forbehold for organisationsbestyrelsens godkendelse. Et sådant forbehold kunne dog kun være meget kortvarigt, så der skal under alle omstændigheder handles hurtigt. Jørgen Rasmussen bakkede op om, at der burde udformes en byggepolitik. Boligselskabet Farumsødal havde ikke haft en nybyggesag i mange år, så man mangler rutine og erfaring med det. Kirsten Nielsen påpegede, at man ikke kunne bremse op, man burde udvikle sig, ellers gik man i stå. Selvom det ofte blev påpeget, at boligerne var for dyre, men de blev alligevel udlejet. Dette var Karin Thomsen enig i. Bestyrelsen besluttede at der skal afholdes et visionsmøde med tema om byggepolitik. Gitte Melchiorsen understregede, at man burde gøre dette med udgangspunkt i kommuneplanen og derigennem få en mere visionær diskussion. Visionsmødet må gerne være med deltagelse af relevante eksterne kompetencer, f.eks. Domeas byggeafdeling og lokale politikere. Det blev besluttet at afholde organisationsbestyrelsesmøde om byggepolitik mandag d. 21. februar kl. 17. Orienteringen blev taget til efterretning Fælles vagtordning Efter ønske fra Ole Øberg bedes bestyrelsen drøfte muligheden for en fælles vagtordning i forbindelse med akutte skader og nedbrud for alle afdelinger. Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter muligheden for og udformningen af en fælles vagtordning. Referat: Dette har været drøftet på formandsmødet, hvor der ikke havde været interesse for at lave fælles håndværkervagtordning. Efter en drøftelse af forskellige muligheder, herunder at en afdelingsformand skal have mulighed for ved alvorlige uheld at låse sig ind i teknikrum, som i dag kun er tilgængelige for ejendomsfunktionærer, blev det af- Side 9 af 19

10 talt, at Jørgen Rasmussen i samarbejde med ejendomsmestrene opdaterer og genoptrykker vagtlisten. Af vagtlisten skal det fremgå, at man f.eks. kan ringe til vandværket i tilfælde af, at der ryger et vandrør, samt at man om muligt bør have godkendelse fra et afdelingsbestyrelsesmedlem, før håndværkere rekvireres uden for almindelig åbningstid Personaleforhold udeladt pga. personoplysninger 3.12 Personaleforhold - Revideret seniorpolitik På mødet d. 23. august drøftede bestyrelsen et udkast til en seniorpolitik for selskabet. Der fremkom i den forbindelse ønsker til tilrettelser. Den reviderede seniorpolitik vedlægges som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at godkende oplægget til seniorpolitik. Domea vil efter godkendelse udsende politikken til alle ansatte i Farumsødal. Referat: Jørgen Rasmussen orienterede om tilrettelserne i forhold til sidste fremlæggelse af seniorpolitikken. Efter en kort drøftelse godkendte bestyrelsen seniorordningen Personaleforhold - Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i BS Farumsødal. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af Farumsødal - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i Farumsødal får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunk-tionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Side 10 af 19

11 Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr pr. medarbejder pr. år - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Referat: Pia Christiansen orienterede om punktet og baggrunden for uddannelsespolitikken. Efter en drøftelse blev uddannelsespolitikken godkendt. Denne skal meldes ud til afdelingsbestyrelserne Personaleforhold ansøgning om godkendelse som uddannelsessted for ejendomsservicetekniker. Det Faglige Udvalg for Ejendomsservice har meddelt Domea, at Boligselskabet Farumsødal er vurderet og godkendt til at indgå uddannelsesaftale med én elev årligt. Det indstilles, at bestyrelsen på mødet tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 To-årigt forsøgsprojekt om fremtidssikring Genfremsendelse af ansøgning til Landsbyggefonden Side 11 af 19

12 Hareskov-Værløse Andelsboligforening og Boligkontoret Danmarks udviklingsafdeling vil med ministeriets hjælp, forsøge at søsætte det toårige forsøgsprojekt om fremtidssikring på tværs af den almene sektor i Furesø Kommune, i samarbejde med kommunen. Domea har i den forbindelse modtaget en henvendelse fra Boligkontor Danmark, der vil søge Socialministeriets udviklingspulje om midler til projektet, der oprindeligt er fra 2008, nu i en opdateret version. Domea har efter aftale med formanden givet tilsagn til, at BS Farumsødal er positive overfor forsøgsprojektet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. 4.2 Nordtoft Renovering af ejendommen Renoveringen er godkendt ved skriftlig votering. Renoveringen er startet op og forventes afsluttet den 27. januar 2011 jf. bilagte tidsplan. Furesø Kommune er ansøgt om godkendelse af de bygningsmæssige ændringer og om godkendelse af låneoptagelse. Formanden har ønsket, at muligheden for at anvende økonomiske midler fra dispositionsfonden og arbejdskapitalen, som tilskud til renoveringen af Nordtoften, bliver drøftet og besluttet. Renoveringen er budgetlagt til kr. Formanden foreslår, at 50% af renoveringen finansieres over arbejdskapitalen og dispositionsfonden, således at afdelingen skal optage et realkreditlån på kr., der vil blive afdraget med et 20-årigt realkreditlån med en årlig ydelse på ca kr. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om status på renoveringen til efterretning. Det indstilles til bestyrelsen, at træffe beslutning om et tilskud på kr. fra dispositionsfonden og arbejdskapitalen til renoveringen. Referat: Status på renoveringen blev taget til efterretning. Bestyrelsen godkendte, at give et tilskud fra hh. dispositionsfonden og arbejdskapitalen på 50% af udgifterne. På næste møde drøftes prognoserne for dispositionsfond og arbejdskapital. 4.3 Vejgårdspark - Fremtidssikringsanalyse Fremtidssikringsanalyse er blevet udarbejdet af Witraz for Vejgårdspark. Fremtidssikringsanalysen er første skridt i udviklingen af en langsigtet plan for afdelingen. I rapporten gives et overblik over de udfordringer og potentialer, der er i afdelingen, og der udpeges indsatsområder og forslag til tiltag, der kan sikre afdelingens konkurrenceevne. TRE-FOR s bidrag til rapporterne vedr. energi forventes først leveret ultimo Generelt om Vejgårdspark: Side 12 af 19

13 Generelt er Vejgårdspark en velfungerende bebyggelse. Med hensyn til økonomien er henlæggelserne meget lave, og det anbefales at løfte dem. Driftsudgifterne skal holdes nede, men ikke på et niveau, hvor det går ud over vedligeholdelsen af bygninger og friarealer. Huslejen ligger tæt på gennemsnittet. Forslag til tiltag: Genopretning af klimaskærm, indenfor 0-10 år: Udskiftning af vinduer og terrassedøre. Renovering af hoveddøre samt etablering af udhæng. Omfugning af sydvendte gavle (8-10 stk.). Fugning ved betonoverliggere, fornyelse af hulmursisolering mv. Genopretning i øvrigt, indenfor år: Opretning af tagflader (efterisolering og ny beklædning). El-installationer. Vvs-installationer. Boligkvalitet, indenfor 0-20 år: Løbende opgradering af badeværelser (over råderetten). Løbende opgradering af køkkener (delvist over råderetten). Løbende opgradering af diverse interiør (delvist over råderetten). Boligudbud, indenfor 0-10 år: Sammenlægning af seks ældreboliger til fi re store ældreboliger med forbedret tilgængelighed, inkl. køkken og bad og interiør. Tilgængelighed, indenfor 0-10 år: Forbedring af tilgængeligheden i ni ældreboliger, inkl. køkken og bad og interiør. Opretning af belægninger. Miljø og ressourcer, indenfor 0-25 år: Etablering af vandmålere i alle boliger. Implementering af anbefalinger fra DDC. Friarealer og fællesskab, indenfor 0-15 år: Fælleshus hvor der i dag er en boldbane. Lege- og opholdsområder på striben, herunder udendørs-fitness for de unge. Opholdsmulighed ved gavlene (5-10 steder). Identitet og fællesskab, indenfor 0-25 år: Kommunikation, fx nyhedsbreve, beboermappe, hjemmeside, velkomstmøder og infotavle. Uddannelse af driftspersonale og beboerdemokrater til at drive en fremtidssikring af afdelingen. Fælles arrangementer/genindførelse af traditioner Det indstilles med baggrund i rapporten for Vejgårdspark, at bestyrelsen godkender, at der udarbejdes en helhedsplan for afdelingen i tæt samarbejde med afdelingsbestyrelsen og afdelingen, hvor især problematikken omkring tilgængeligheden i ældreboligerne bør have skærpet opmærksomhed. Side 13 af 19

14 Referat: Jørgen Rasmussen orienterede om sagen. Pia Christiansen orienterede uddybedende om, at prisen for en helhedsplan vil være omkring kr. Disse penge returneres, når LB giver tilsagn til projektet. Helhedsplaner bør sættes i gang hurtigst muligt, da der som bekendt er lang ventetid hos LB. Ole Øberg bemærkede, at fremtidssikringsanalysen i sig selv er et godt redskab, som burde udarbejdes for alle afdelinger. Drøftelse af dette medtages på næste møde. Udarbejdelse af helhedsplan for Vejgårdspark godkendt, såfremt udgiften hertil holdes under kr Vejgårdspark Orientering om urafstemning Der har i Vejgårdspark været afholdt afdelingsmøde og urafstemning om udskiftning af vinduer, terrassedøre og frontbeklædning på hoveddøre i hele bebyggelsen, som foreslået i fremtidssikringsanalysen. Forslaget blev ikke vedtaget med følgende stemmetal: For projektet: Imod projektet: Ugyldige 107 stemmer 110 stemmer 1 stemmer Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om urafstemningen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. 4.5 Vejgårdspark status for skimmelsvampesag Pr. dags dato er der anvendt kr. dags dato på honorar til advokatfirmaet Nyborg og Rørdam, som afdelingen har godkendt på to afdelingsmøder. Tinus Lassen deltager under punktet og orienterer om status i sagen på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Tinus Lassen orienterede om, at der er afholdt et møde i sagen og at der umiddelbart ikke er mulighed for en økonomisk forligsløsning. I stedet er det på tale, at benytte en opmand, hvilket kræver, at begge parter er indstillet på at følge dennes afgørelse. Domea har i første omgang forhørt sig om dette hos forsikringsselskabet. Herfra ønskes et møde mere inden sagen evt. sendes til opmand for at drøfte forudsætningerne for dette. Sagen besværliggøres, da afdelingsbestyrelsen pt. er ude af funktion. Orienteringen taget til efterretning. 4.6 Vejgårdspark status EF Vejgårdspark Tinus Lassen deltager under punktet og orienterer om status for de 14 solgte boliger samt status for oprettelsen af EF Vejgårdspark. Side 14 af 19

15 Tinus Lassen vil ligeledes orientere om samspillet mellem Boligselskabet Farumsødal og EF Vejgårdspark fremadrettet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Tinus Lassen orienterede om sagen hidtil og det fremadrettede forløb. Der venter et omfattende forløb, der forventes færdigt ultimo januar Ejerforeningen består af de 14 solgte lejemål og et restlejemål, som er de resterende almene boliger i afdelingen. Tinglysningen er i første omgang blevet afvist pga. det anførte CVR-nr., da tinglysningen åbenbart skulle finde sted uden CVR-nummer. Dette er nu sat i værk. Der er etableret en bestyrelse for EF Vejgårdspark bestående at Henning Østerbye, Karin Beyer og Tinus Lassen. Bestyrelsens opgave er hovedsageligt at underskrive diverse fuldmagter og indkalde til generalforsamling. Det er advokatens anbefaling at vente med at indkalde til generalforsamling, til handlerne er berigtiget. Førstkommende generalforsamling ventes indkaldt i januar. Vedtægterne for Ejerforeningen Vejgårdspark er godkendt og sendt til kommunen. Tinus Lassen omdelte vedtægterne for ejerforeningen og knyttede følgende kommentarer til: - Alle medlemmer af ejerforeningen er stemmeberettigede på en generalforsamling efter fordelingstal. - Ejerforeningen skal bestå af 2-4 medlemmer foruden formanden, hvoraf ejerforeningen er garanteret mindst én plads. Her bør afdelingen sikre sig mindst 3 pladser, da der stemmes efter hoveder. - Tinus Lassen anbefalede, at bestyrelsen fremover sørgede for at repræsentanten fra Vejgårdspark i organisationsbestyrelsen ligeledes sad i ejerforeningens bestyrelse. - Beslutningerne på bestyrelsesmøderne i ejerforeningen træffes af de fremmødte ved simpel stemmeflertal, dvs. ikke efter fordelingstal. - Fremover, når der skal budgetteres for afdelingen Vejgårdspark, vil dette være afledt af ejerforeningens budget, da ejerforeningens bidrag fylder en hel del. - Regnskab og budget for ejerforeningen bør fremlægges for organisationsbestyrelsen, da en væsentlig post i afdelingens budget fremover vil komme fra ejerforeningen, og dermed have stor indflydelse på en af organisationens afdelingers økonomi. - Omkostninger til udvendig vedligeholdelse vil blive pålagt ejerforeningen. Ligeledes snerydning mv. - Samtlige lejlighedsejere og brugere af lejlighederne er forpligtet til at underkaste sig den på generalforsamlingens vedtagne husorden. Dvs. der Side 15 af 19

16 bør være overensstemmelse mellem afdelingens husorden og ejerforeningens husorden. - Overordnet set, vil der være behov for veltrimmet kommunikation mellem organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen og ejerforeningsbestyrelsen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.7 Vejgårdspark Sammensætning af afdelingsbestyrelse Vejgårdspark samt organisationsbestyrelse i forbindelse med salg af boliger i Vejgårdspark Der er kun et bestyrelsesmedlem tilbage i afdelingsbestyrelsen, der ønsker at fortsætte i bestyrelsen. Domea afventer dog svar fra suppleant Frank Wolsted, om han ønsker at indtræde som suppleant. Domea vil snarest indkalde til afdelingsmøde med henblik på nyvalg, herunder udpegelse af medlem af organisationsbestyrelsen fra Vejgårdspark. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Jørgen Rasmussen orienterede om, at der er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde d. 29. november, hvor der bør vælges 5 medlemmer af afdelingsbestyrelsen, eller hvor der kan træffes beslutning om, at bestyrelsen kun kan bestå af 3 medlemmer, da det kan vise sig vanskeligt at mønstre 5 kandidater. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.8 Hesselbækpark - Fremtidssikringsanalyse Fremtidssikringsanalyse er blevet udarbejdet af Witraz for Hesselbækpark. Fremtidssikringsanalysen er første skridt i udviklingen af en langsigtet plan for afdelingen. I rapporten gives et overblik over de udfordringer og potentialer, der er i afdelingen og der udpeges indsatsområder og forslag til tiltag, der kan sikre afdelingens konkurrenceevne. TRE-FOR s bidrag til rapporterne vedr. energi forventes først leveret ultimo Generelt om Hesselbækpark: Hesselbækpark er på mange måder en velfungerende afdeling. Udfordringerne i Hesselbækpark drejer sig især om at skabe økonomisk stabilitet og øge henlæggelserne samt at genoprette nedslidte bygningsdele (især udvendige trapper, vinduer, døre og lette facadebeklædninger. Det vurderes aktuelt, at der laves en fysisk helhedsplan. Forslag til tiltag: Bebyggelse, indenfor 5-15 år: Udvidelse og ombygning af fælleshus (5-15 år) Etablering af vaskeri (5-15 år). Friarealer, indenfor 0-15 år: Afskærmning til skraldecontainere (0-10 år) Etablering af legeområder (0-15 år) Etablering af opholdsområder (0-15 år) Forskønnelse af p-arealer (5-15 år) Opgradering af belægninger (10-15 år). Bygninger, indenfor 0-25 år: Side 16 af 19

17 Udskiftning af vinduer (0-10 år) Udskiftning af døre (0-10 år) Udskiftning af 13 udvendige trapper (0-10 år) Udskiftning eller genopretning af udvendige træbeklædninger (0-10 år) Tagfl ader, genopretning (20-25 år) El-installationer, genopretning (10-25 år) Vvs-installationer, genopretning (10-25 år). Boliger, indenfor 0-25 år: Tilgængelighedsforbedringer i 27 boliger, herunder nyt køkken og bad (0-15 år) Sammenlægning af tre etværelses boliger med tre treværelses boliger til tre store familieboliger inkl. nyt køkken og opgraderet bad (5-15 år) Sammenlægning af fi re etværelses boliger til to totreværelses boliger, inkl. køkken og bad (5-15 år) Udskiftning af 120 køkkener, evt. under råderetten (0-15 år) Opgradering af 120 badeværelser (0-15 år) Etablering af altaner eller franske altaner i boliger, evt. under råderetten (0-25 år) Genopretning af inventar i 120 boliger (10-25 år) Ombygning af overdækninger til pergolaer, evt. under råderetten (0-25 år). Boligsociale forhold, indenfor 0-25 år Kommunikation og beboerinformation (0-25 år) Støtte til etablering af ambassadørkorps (0-25 år) Uddannelse af beboerdemokrater (0-25 år) Gør-det-selv-dage med driften (0-25 år) Vejl. til og workshops vedr. miljøtiltag (0-15 år) Vejl. og støtte til initiativ/arbejdsgrupper vedr. friarealer (0-15 år) Det indstilles med baggrund i rapporten for Hesselbækpark, at bestyrelsen godkender, at der udarbejdes en fysisk helhedsplan for afdelingen i tæt samarbejde med afdelingsbestyrelsen og afdelingen. Referat: Bestyrelsen godkendte, at der udarbejdes en fysisk helhedsplan, såfremt udgiften hertil holdes under kr Servicecenteret Lillevang Afværgeforanstaltninger m. oversvømmelse Den 17. august ramte et kraftigt regnvejr Farum, og dette gav oversvømmelse af regnvand og kloakvand i servicebygningens kælder. Dette gav nogle meget uheldige konsekvenser for servicecenteret, idet kølerum og eltavle er placeret i kælderen. Domea bad øjeblikkeligt det rådgivende Ingeniørfirma Erik Tonsberg ApS om at projektere afværgeforanstaltninger, så tilsvarende hændelser kan hindres fremover. Af hensyn til arbejdet hastende karakter, blev arbejde udført i september - oktober måned, og omfattede følgende: Montering af kloakkontraventiler Flytning af hovedtavle Etablering af pumpebrønd i elevatorskakt Ny pumpe Etablering af kassettefaskinesystem m.m. Side 17 af 19

18 Renoveringen koster kr. og vil blive afdraget med 5-årigt banklån med en årlig ydelse på 7.473,53 kr. pr. måned for afdeling Det indstilles, at bestyrelsen godkender projekt, finansiering og låneoptagelse. Referat: Projekt, finansiering og lånoptagelse godkendt Ungdomsboliger Ansøgning om fritagelse for ejendomsskatter Domea har ved flere møder og skriftligt rykket Furesø Kommune for et svar i sagen, Domea har endnu ikke modtaget noget svar fra kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning Stavnsholt Gydevej Ungdomsboliger status på salgssagen Landbyggefonden har ved brev af 3. november 2010 skrevet til Socialministeriet og anbefalet følgende to løsningsforslag for Stavnsholt Gydevej Ungdomsboligerne: Model 1: Ombygning af boligerne til 2 familieboliger Model 2: Salg af boligerne Model 1: Anser fonden for at være meget bekostelig i anlæg og kapitaltilførelse. Model 2: Har fonden ingen bemærkninger til. Domea afventer ministeriets stillingtagen i sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning Udlejningsaftale Lillevang Plejecenter Furesø Kommune har taget en politisk beslutning om at samle alle kommunens midlertidige pleje pladser i Kornelhaven, så de kontinuerligt anvender pladserne til midlertidige boliger, når en borger fraflytter. Domea har derfor i samarbejde med Furesø Kommune udfærdiget bilagte forslag til udlejningsaftale. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udlejningsaftalen. Referat: Udlejningsaftale med Furesø Kommune vedr. Lillevang Plejecenter godkendt Institutionerne i Farum- huslejestigning Furesø Kommune har godkendt den varslede lejestigning på 8,94%. Furesø Kommune har, som forudsætning for denne godkendelse, ønsket en opsigelse af gartneraftalen pr. 1. november 2010 med 6 måneders varsel, til ophør pr. 1. maj Side 18 af 19

19 Dette medfører en reduktion svarende til kr. pr. år ved huslejeindbetalingen fra 1. maj 2011, fra hvilken dato kommunen varetager den grønne og hvidevedligeholdelse af institutionerne. Dette ønske har Domea valgt at efterkomme. Det indstilles, at bestyrelsen tager huslejestigning og opsigelse af gartneraftalen til efterretning. Referat: Taget til efterretning Farum Bytorv - byggeprojekt Vedlagt er beskrivelse af projektet. Det forventes, at Henning Porsild fra Domeas byggeafdeling deltager under punktet og orienterer nærmere. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om at indtræde som bygherre på projektet. Referat: Jørgen Rasmussen orienterede om, at kommunen tilsyneladende ønsker en konstruktion med ejere. Projektet er derfor ikke aktuelt. Punktet overgår således til for nuværende at være et orienteringspunkt. Orienteringen taget til efterretning. 5 Mødeplanlægning Følgende møder er fastlagt: - Ekstraordinært temamøde d. 21. februar kl Bestyrelsesmøde onsdag den 9. marts 2011 kl i Fredtofteparken Ordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 23. marts 2011 kl i Lillevangspark med efterfølgende konstituerende møde Det er aftalt, at Ole Øberg sørger for reservation af lokale til repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning. Det aftaltes, at fremtidige møder holdes på Nordtoft. Det er en forudsætning, at renoveringen er så langt fremskredet, at arbejdet i forbindelse med adgangs- og toiletforhold er færdigt, hvilket Jørgen Rasmussen oplyste vil være tilfældet. 6 Eventuelt Referat: Intet under dette punkt. Side 19 af 19