For at en virksomhed skal opnå succes med UC&C løsninger, er det nødvendigt at:

Transkript

1 White Paper Samarbejde Sponsored by: TDC Erhverv Jason Andersson November 2013 I DETTE WHITEPAPER Dette Whitepaper er rettet til IT- og forretningsansvarlige i mindre virksomheder. Formålet er at give et indblik i, hvordan brugen af nye IT- og kommunikationsløsninger kan hjælpe mindre virksomheder med at optimere forretningen og blive mere konkurrencedygtige. Mere konkret vil vi diskutere Unified Communication & Collaboration (UC&C), der potentielt kan konsolidere og reducere virksomhedens kommunikationsomkostninger. Desuden giver det mulighed for at forbedre virksomhedens kommunikation og samarbejde på tværs af medarbejdere, afdelinger og geografiske områder og derved øge den samlede produktivitet og endda markant ændre nogle virksomheder og deres processer. Ved implementering af UC&C følger et behov for at demonstrere værdien, fremme forståelsen, mindske kompleksiteten og sikre tilgængelighed af velkvalificeret personale. Resumé Ifølge IDC er IT markedet under forandring, og dette skifte til "den 3. platform vil have stigende indflydelse på små og mellemstore virksomheders IT-investeringer, herunder mobility, cloudtjenester, social teknologi og til dels Big Data. Evnen til præcist at afgøre hvilke UC&C-teknologier man skal vælge og udlede værdi fra samt evnen til at måle og kontinuerligt forbedre disse muligheder, vil i stigende grad gøre virksomheden i stand til at understøtte medarbejdernes arbejde og dermed konkurrere mere effektivt i markedet. For at en virksomhed skal opnå succes med UC&C løsninger, er det nødvendigt at: Identificere de forretningsmæssige fordele, som virksomheder kan opnå ved brug af UC&C - inklusiv telefoni, messaging, presence, audio/webkonferencer, video, mobil og social business. Vær opmærksom på, at hvert skridt mod en samarbejdsorienteret organisation kræver øgede investeringer og ressourceforbrug - ikke bare fra IT-afdelinger og IT-budgetter, men på tværs af afdelinger i virksomheden. Virksomheder kan dog gå frem i eget tempo og til den grad af integration, der er bedst egnet til de forretningsmæssige behov. Det mest avancerede niveau vil give enkel adgang til UC&C funktionalitet og ressourcer samt muliggøre innovation, drevet af ny UC&C-baseret teknologi. November 2013, IDC Samarbejde White Paper for TDC Erhverv

2 INDLEDNING IT og forretningsmæssige mål er tæt forbundet, da IT s væsentligste rolle i enhver virksomhed er at støtte forretningen; og implementeringen af IT-løsninger er primært drevet af forretningsmæssige behov. Prioriteter i små og mellemstore virksomheder IDCs seneste undersøgelser af små og mellemstore virksomheder (SMB) viser, at reduktion af driftsomkostningerne er den vigtigste udfordring. I forhold til tidligere undersøgelser er det endda blevet endnu vigtigere. Eftersom virksomheder i stigende omfang benytter mobile løsninger, bliver beskyttelse af følsom data og IT sikkerhed generelt af stadig større betydning. Endelig ser vi, at i takt med at den økonomiske situation forbedres for de fleste virksomheder i segmentet, får øget omsætning stadig større betydning. Virksomheder har i dag endnu mere behov end tidligere for at forbedre deres konkurrenceevne for blot at bevare deres position på markedet. En nylig IDC undersøgelse af SMB s investeringsplaner i Vesteuropa viste, at 32% af segmentet planlægger at investere i IT ud over vedligehold. Unified Communication & Collaboration er et af tre områder, som små og mellemstore virksomheder vil fokusere mest på, når der investeres i nye løsninger eller udskiftes eksisterende. Efter en længere periode med markeds hype kombineret med en begrænset og noget skuffende faktisk ibrugtagning blandt kunderne, ser IDC fornyet interesse for UC&C løsninger til små og mellemstore virksomheder. Denne interesse bliver i høj grad drevet af udbredelsen af Bring-Your- Own-Device tankegangen og stadig øget interesse for mobility, samarbejdsløsninger, videokommunikation og bedre integration mellem forretningsprocesser og kommunikation. OVERBLIK Der er mange udfordringer i IT-industrien som en følge af de ændringer, der relaterer sig til det, som IDC kalder den 3. platform inden for IT. Denne 3. platform er baseret på brug af mobile enheder (smartphones og tablets) og trådløs infrastruktur, cloud-tjenester, sociale teknologier og Big Data. IDC forventer, at skiftet til den 3. platform vil have stigende indflydelse på små og mellemstore virksomheders IT investeringer, og netop flytte disse over mod mobility, cloudtjenester, social teknologi og til dels Big Data. Det er bemærkelsesværdigt, at to af disse tendenser udspringer fra forbrugerteknologi. Det er de mobile og sociale teknologier. Derimod er Big Data samt cloud-arkitektur og -forretningsmodeller kommet fra erhvervssiden IDC Samarbejde White Paper for TDC Erhverv 2

3 FIGUR 1 Den 3. Platform inden for IT Kilde: IDC, 2013 Enterprise kommunikationsløsninger ændres markant som følge af brugen af cloud-teknologi, mobile enheder og kundeorienterede løsninger baseret på social teknologi. Unified Communication & Collaboration har været en standardbetegnelse gennem mange år, men vi ser nu at branchen konvergerer og giver bedre værktøjer og tjenester med nye typer af teknologi. Brugen af samarbejdsfunktioner på mobile enheder er steget, og leverandører har netop investeret i mobil adgang til disse funktioner. Med væksten i udbredelsen af tablets, er fordelene ved samarbejdsfunktioner øget endnu mere, og IDC forventer, at disse investeringer vil fortsætte med at stige i de kommende år. Minimale IT ressourcer I fremtiden vil de fleste mindre virksomheder ikke have en IT afdeling. IT-ansvar vil ikke engang beskæftige en fuldtidsstilling. IDC forventer, at de fleste små virksomheder vil få de fleste eller alle IT-funktioner leveret som eksterne tjenester, og at den interne styring af sådanne tjenester vil ende hos medarbejdere, der har andre primære opgaver. Slutbrugersupport vil i højere grad bestå af selvbetjening suppleret med support direkte fra cloud leverandører. Fremtidens lille virksomhed vil dog på samme tid være mere IT-intensiv end nutidens små virksomheder, og det vil kræve tilstrækkeligt enkelthed i softwaren at muliggøre et set-up med minimale IT ressourcer IDC Samarbejde White Paper for TDC Erhverv 3

4 Forbedring af konkurrenceevnen Unified Communication & Collaboration er en platform, der kombinerer IP-telefoni, unified messaging, web -, audio - og videokonferencer, instant messaging samt Pervasive Presence Management og Awareness; alle tilgængelige gennem fælles brugergrænseflade på computere og mobile enheder. UC&C-løsninger er designet til at levere, styre og støtte alle de former for kommunikation, som en virksomhed eller medarbejder har behov for, for at understøtte både horisontale og vertikale forretningsprocesser og applikationer. UC&C er et begreb, der understreger den stadig vigtigere rolle, som samarbejdsapplikationer og -tjenester spiller i relation til kommunikations-løsninger. Nedenstående figur viser fordelene ved at investere i UC&C i små og mellemstore virksomheder. Det ses, at øget produktivitet er den klart vigtigste årsag. FIGUR 2 Fordele ved investeringer i Unified Communication & Collaboration Kilde: IDC Nordic CxO Survey, september 2013 (N = 106) 2013 IDC Samarbejde White Paper for TDC Erhverv 4

5 Når en virksomhed implementerer en UC&C løsning, går den gennem fem modenhedstrin: Trin 1: Virksomheden er netop begyndt at udforske UC&C- teknologi; mulighederne og potentialet for øget værdi på tværs af medarbejdere og afdelinger undersøges. Der er typisk begrænset kendskab til UC&C- aktiviteter og i nogle tilfælde er det ikke autoriseret af IT afdelingen eller virksomhedsledelsen. Medarbejdere bruger i starten internetbaserede programmer, der ikke kræver autorisation. De ønsker at blive mere produktive, opfylde produktivitetsmål eller håber at finde mere effektive måder at samarbejde med kolleger på. Trin 2: Virksomheden eksperimenterer med mere standardiserede UC&C-løsninger og søger kortsigtede forbedringer. De fremmer brugen af UC&C-teknologi på tværs af virksomheden og anerkender behovet for en samlet virksomhedsløsning. På dette trin tester virksomheder deres evne til at flytte arbejdsprocesser fra de eksisterende kommunikations- og konferenceløsninger, til nye UC&C-baserede. De evaluerer nye UC&C-løsningers muligheder for at sænke omkostningerne og for at styrke de traditionelle kommunikations- og samarbejdsprocedurer i organisationen. Dygtiggørelsen blandt IT og slutbrugere er i gang, primært learning-by-doing. Trin 3: Virksomheden giver bedre og bredere adgang til UC&C-teknologi og applikationer samt identificerer best practices og øger kontrollen. På dette trin er UC&C- allerede udbredt, og strategi og processer er formelt dokumenteret. Brugerne er begyndt at stole på, at virksomheden sørger for adgang til UC&C-løsninger og -applikationer. Godkendelser og processer, der er nødvendige for at provisionere og idriftsætte UC&C-løsninger, bliver mere automatiseret. Trin 4 : Virksomheden udvider grænserne for, hvordan og hvorfor de bruger UC&C. På dette trin er virksomhedens tilgang til UC&C konsistent og gennemsyrer hele virksomheden. Der gøres stadige forbedringer for derved at øge brugen og forretningsværdien. UC&C- implementeringer er baseret på standarder. Virksomheden samarbejder bedre og ofte både internt og eksternt. Driften bliver mere effektiv, men også mere strategisk. Tilpasningen af forretningsgange og processer til UC&C-teknologien begynder. Trin 5 : Virksomheden skaber innovation gennem ensartet adgang til nye metoder at kommunikere og samarbejde på. På dette trin bruges UC&C til at skære i omkostninger, muliggøre hurtigere beslutningsgange, forkorte virksomhedens time-to-market og til at innovere. UC&C- teknologi har gjort det muligt for virksomheden at være mere åbne og transparente end nogensinde før. Virksomhedens netværk af kunder, partnere og leverandører strækker sig ud over tidligere grænser. UC&C- værktøjer og applikationer er indlejret i dokumenter og arbejdsprocesser IDC Samarbejde White Paper for TDC Erhverv 5

6 UDFORDRINGER / MULIGHEDER For de fleste IT-afdelinger og virksomheder vil det være en udfordring at gøre fremskridt så hurtigt, som de gerne vil gennem de forskellige trin. Vigtigere end hurtigheden er behovet for koordineret fremskridt gennem de forskellige trin. Fokuser på mål og delmål på hvert trin. Sørg for koordineret fremskridt og overvåg nøje fremgangen; sørg for at indsamle og analysere feedback, og gentage efter behov. KONKLUSION IDC forventer, at skiftet til den 3. platform vil have stigende indflydelse på små og mellemstore virksomheders IT investeringer, herunder mobilitet, cloud-tjenester, social teknologi og til dels Big Data. I dag har virksomheder behov for at forbedre sin konkurrenceevne for bare at bevare sin position på markedet. UC&C-løsninger er en måde at levere, styre og understøtte alle former for kommunikation en virksomhed har behov for. Det kan bruges til at øge samarbejdet mellem medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere. Det endelige mål er oftest at reducere omkostninger og time-to-market og samtidig øge indtjening og forbedre nærheden til kunderne. Ifølge IDC undersøgelser planlægger 45% af små og mellemstore virksomheder at øge deres eksterne it-forbrug, mens kun 14% planlægger en reduktion. IT og forretningsmæssige mål er tæt forbundet, da IT s væsentligste rolle i enhver virksomhed er at støtte forretningen; og implementeringen af IT-løsninger er primært drevet af forretningsmæssige behov. Selvom IT-chefer fortsat vil spille en central rolle i beslutningsprocessen - især med hensyn til valget af et bestemt mærke eller leverandør og implementering af IT-løsninger, så er det meget sandsynligt at den endelige købsbeslutning - særlig i mindre virksomheder - vil blive taget af den administrerende direktør, økonomi- eller administrationsafdeling eller line-of-business ledere IDC Samarbejde White Paper for TDC Erhverv 6

7 About IDC International Data Corporation (IDC) is the premier global provider of market intelligence, advisory services, and events for the information technology, telecommunications and consumer technology markets. IDC helps IT professionals, business executives, and the investment community make fact-based decisions on technology purchases and business strategy. More than 1000 IDC analysts provide global, regional, and local expertise on technology and industry opportunities and trends in over 110 countries worldwide. For more than 48 years, IDC has provided strategic insights to help our clients achieve their key business objectives. IDC is a subsidiary of IDG, the world's leading technology media, research, and events company. IDC Nordic (Sweden) Upplandsgatan Stockholm, Sweden idc-insights-community.com Copyright Notice This IDC research document was published as part of an IDC continuous intelligence service, providing written research, analyst interactions, telebriefings, and conferences. Visit to learn more about IDC subscription and consulting services. To view a list of IDC offices worldwide, visit Please contact the IDC Hotline at , ext (or ) or sales@idc.com for information on applying the price of this document toward the purchase of an IDC service or for information on additional copies or Web rights. Copyright 2013 IDC. Reproduction is forbidden unless authorized. All rights reserved.