Strategi for Hovedudvalget Forfatter: Hovedudvalget Revideret den Dokument nr Sags nr.

Transkript

1 Strategi for Hovedudvalget Forfatter: Hovedudvalget Revideret den Dokument nr Sags nr

2 Indhold 1. Forord Strategisk planlægning af arbejdet i MED-organisationen Strategiseminar Indsatsområder Den attraktive arbejdsplads Samskabelse Innovation Kommunikation og implementering Årlig arbejdsmiljødrøftelse Roadtour Personalemøder Introduktionsarrangement for nyansatte Intranettet Implementeringspakke Handleplan

3 1. Forord 1.1. Strategisk planlægning af arbejdet i MED-organisationen. Med baggrund i Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse, gennemfører Hovedudvalget hvert andet år en strategisk drøftelse af, hvilke indsatsområder og opgaver, som er særligt væsentlige at fokusere på i perioden. Drøftelsen er et led i den strategiske planlægning af arbejdet i MED-organisationen. På baggrund af den strategiske drøftelse fastlægger Hovedudvalget en strategiplan. Den strategiske drøftelse og fastlæggelse af strategiplanen er et supplement til Hovedudvalgets opgaver Strategiseminar 2014 Processen vedrørende udarbejdelse af en ny strategiplan for Hovedudvalget startede d. 30. april 2014 på den årlige arbejdsmiljødrøftelse, hvor Arbejdsmiljøorganisationen, Hovedudvalget samt Område-MED var samlet. Emner og drøftelser på dagen blev sammendraget på møder i Hoveudvalget og Område-MED efterfølgende, og er således baggrund for det program og indhold, der blev lagt for strategiseminaret den 18. november 2014 for Hovedudvalget. På strategiseminaret blev der evalueret på den nuværende strategiplan , der blev talt om, hvilke opgaver og indsatsområder, der er særligt væsentlige at fokusere på og arbejde med i de næste to år, og kommunikation af strategiplanen samt generel kommunikation til og fra MED-organisationen blev drøftet. Strategiplanen er udarbejdet på baggrund af strategiseminaret. I hele processen har alle deltagere været aktive og bidraget med viden, erfaring og visioner. Det vidner om et godt udgangspunkt for en strategiplan, der kan forankres i hele organisationen. Vi glæder os til et bredt og effektivt samarbejde i 2015 og Morten V. Pedersen og Anette Rye Lund, Formand og næstformand i Hovedudvalget

4 2. Indsatsområder Hovedudvalget peger på tre områder, som der skal fokuseres på og arbejdes med i : 1. Den attraktive arbejdsplads 2. Samskabelse 3. Innovation De tre indsatsområder har direkte kobling til Direktionens strategiplan, hvor den attraktive arbejdsplads, innovation, ledelse samt kompetenceudvikling blandt andet indgår. Der er også tæt sammenhæng med Ledelsesgrundlaget. Fælles kurs, koordinering og commitment er en forudsætning for at kunne skabe organisatoriske resultater som f.eks. høj kvalitet, produktivitet, effektivitet, en høj grad af troværdighed, gode arbejdsbetingelser og trivsel. Det gælder for den enkelte organisatoriske enhed, og det gælder for organisationen som helhed. Udgangspunktet for kurs, koordinering og commitment i Nordfyns Kommune er vores kultur som arbejdsplads. En kultur som er præget af vores fire værdier: Ordentlighed Troværdighed Åbenhed Synlighed - og den høje grad af social kapital, som findes blandt os. Der udarbejdes et årshjul for MED-Organisationen, hvor indsatsområderne indgår som temaer. Årshjulet skal være retningsgivende for hele MED-Organisationen fra Hovedudvalget til personalemøder med MED status. Årshjulet og temaerne vil understøtte, at der kommer færre punkter på MED-udvalgsmøderne og det hermed bliver lettere at drøfte og træffe beslutninger samt at kommunikere ud bagefter. I det følgende vil de tre indsatsområder blive beskrevet samt baggrund, mål, leverancer og processen 1. 1 Indsatsområde: sigtet med den strategiske indsats Mål: hvordan vil vi nå indsatserne? Effektmål: fastlægger målbare resultater efter principperne i SMARTE mål (specifik, målbar, opnåelig, relevant, tidsbestemt, evaluerbar) Leverancer: de indsatsområder, som skal til for at vi når de fastlagte effektmål

5 2.1. Den attraktive arbejdsplads 1. Den attraktive arbejdsplads Baggrund: Nordfyns Kommune skal være en attraktiv arbejdsplads med fokus på sundhed og trivsel. Det betyder blandt andet, at der skal gøres en aktiv forebyggende indsats, som sikrer sundhed og trivsel for kommunens ansatte. Alle har et ansvar for et fysisk og psykisk arbejdsmiljø, som giver en tryg og rummelig arbejdsplads, hvor alle yder en engageret indsats. Fokus skal flyttes fra fravær til nærvær. Social kapital og fokus på kerneopgaven skal være med til at fremme nærværet ved at alle ansatte skal føle og opleve retfærdighed, samarbejde og tillid i deres dagligdag. Det gøres blandt andet gennem anerkendende kommunikation, en god balance mellem arbejdsliv og privatliv samt fokus på arbejdsglæde. Gennem kompetenceudvikling skal ansatte i Nordfyns Kommune gøres i stand til at løfte komplekse opgaver, serviceydelser og problemstillinger ved at kunne betragte udfordringen fra flere forskellige vinkler. Viden og fagfaglighed skal bringes i spil på nye, tværorganisatoriske og/eller innovative måder til gavn for os alle. Ledelsen har en væsentlig rolle i forhold til at skabe en attraktiv arbejdsplads. Som leder skal der sikres en fælles kurs, koordinering og commitment, som er de tre grundstene, Nordfyns Kommunes ledelsesgrundlag består af. Mål: Nordfyns Kommune er: En organisation med høj social kapital Danmarks sundeste arbejdsplads En attraktiv arbejdsplads med fokus på fra fravær til nærvær En organisation med fokus på kompetenceudvikling på det organisatoriske, personlige og fagfaglige plan Effektmål: Leverancer: Processen: Nordfyns Kommune bliver i 2015 blandt de 5 udvalgte til prisen som Danmarks sundeste arbejdsplads 2 - og i 2016 Danmarks sundeste arbejdsplads Sundhedscertificering Udbredelse, videreudvikling og evaluering af sundhedspakkerne Trivselsundersøgelsen får en svarpro- Der er gennemført årlig trivselsmåling cent på minimum 70 % i 2015 og 2016 Kommunikation af trivselsmålingen Herunder er målingen af social kapi- og inddragelse af lederne Gennem god planlægning og tal øget med 0,5 procentpoint i 2015 Opfølgning på handleplanerne inddragelse sikres det, at leveran- og bibeholdt i og egen soci- Fortsat italesættelse af social kapital cerne og effektmålene understøt- al kapital er italesat i alle afdelinger i tes med fokus på implementering kommunen Årshjul Sygefraværet målt i kalenderdage Task Force Fravær til Nærvær med Opfølgning nedbringes i 2015 til 11,2 dage for he- fokus på nedbringelse af sygefravær Kommunikation le organisationen og for Område- og forøgelse af trivsel MED: modellen bliver benyttet i hele Familie: 12,5 organisationen 2 Danmarks sundeste arbejdsplads er en pris, som Dansk Erhverv, Dansk Firmaidrætsforbund, Sundhedsdoktor og Nordea Liv og Pension uddeler årligt

6 Rådhusene: 7,8 Social & Sundhed: 15,1 Teknisk Drift: 6,8 Undervisning: 6,9 Sundhed, trivsel og nærvær som fast punkt i MED Justering af personalepolitikken i 2015 Og falder yderligere i 2016 Kompetenceudviklingsstrategien er udbredt og anvendt i hele organisationen Katalog for kompetenceudvikling samt styring/understøtning Evaluering af MUS-konceptet Relancering af Kodeks for god voksenundervisning Arbejdsmiljø: Gennemførelse og anvendelse af projekt Den Digitale Arbejdsmiljøorganisation Reducere antallet af arbejdsskader med 10 % Lancering af ny digital APVhandleplan og løbende opfølgning på denne Udbredelse og anvendelse af den digitale platform på Intranettet for arbejdsmiljøorganisationen Arbejde målrettet med forebyggelse af arbejdsskader 2.2. Samskabelse 2. Samskabelse Baggrund: For at lykkes som MED-organisation, er det væsentligt at MED-organisationen arbejder som en helhed. MED-organisationen er et fællesskab, hvor medindflydelse og medansvar er de bærende kræfter, og hvor der arbejdes på tværs af faggrupper og ledelsesniveau. Sammen skaber MED-organisationen de bedste løsninger ud fra en fælles forståelse af problematikker. MED-organisationen bygger videre på de kendte metoder og skaber nye hvor det giver mening. Samskabelse: 1. er nyskabende og har som mål at skabe fælles løsninger 2. skaber nye kvaliteter gennem kombinationer af forskellige ressourcer og kompetencer 3. er en dialogbaseret proces, hvor man sammen definerer fx problem og handling 4. rummer bevidsthed om gensidig afhængighed 5. forudsætter åbenhed og risikovillighed Mål:

7 Gennem samskabelse skal MED-organisationen have fokus på følgende: Alle skal have mulighed for gennem relationer og involvering at kunne skabe grænsekrydsende opgaveløsning Det tværfaglige samarbejde skal styrkes gennem dialog, fælles møder og fælles struktur for MED-arbejdet Alle skal have adgang til nødvendig information og erfaringsudveksling via Intranettet Effektmål: Leverancer: Processen: Der afholdes fællesmøder for for- Roadtour med strategiplanen mand/næstformand i alle MED- Udvalg (HU, Område-MED og Lokal- MED) Alle medarbejdere har adgang til Alle medarbejdere har adgang via den nødvendige information på int- log-in til Nordfyns Kommunes Intranet ranettet Principper for det gode møde Principper for møder relanceres som efterleves ved alle møder, så der sik- nyhed på intranettet res optimalt udbytte Alle MED-møder afsluttes med en kort evaluering af udbytte fra mødet Færre punkter på dagsorden til MEDmøder, for at sikre tydeligere kommunikation og involvering Gennem god planlægning og inddragelse sikres det, at leverancerne og effektmålene understøttes med fokus på implementering En tydelig struktur i MED - organisationen Organisationsoversigt for MEDorganisationen er tilgængelig på intranettet Årshjul Opfølgning Kommunikation MED-repræsentant byder nye medarbejdere velkommen, og fortæller om MED-organisationen, herunder strukturen De gode erfaringer og succeshistorier udbredes i hele MEDorganisationen gennem fælles erfaringsudveksling. I de tilgængelige fora på intranettet er der 10 indlæg i 2015 og 20 indlæg i Alle mødereferater fra MED-møder er centralt tilgængelige senest 10 dage efter mødedato Der oprettes fora på intranettet for arbejdsmiljø og innovation til erfaringsudveksling og debat Arbejdspladsprisen evalueres og gentænkes

8 2.3. Innovation 3. Innovation Baggrund: Innovation i Nordfyns Kommune skal være både NYT, NYTTIG og NYTTIGGJORT. Det skal virke som: et praktisk redskab, der bl.a. skal forny arbejdsgange og arbejdsformer. en kraft, der skal forandre tanke og selvforståelse mindsettet blandt medarbejdere og ledere en vej, hvorved der kan skabes nye samarbejdsformer og partnerskaber på tværs i organisationen MED-Organisationen støtter op om hverdagsinnovationen, dvs. innovative tiltag, der iværksættes af den enkelte leder og medarbejder med udgangspunkt i deres møde med borgere og kolleger. Det kræver en innovationskultur, der er præget af medarbejdernes motivation og evne til at tænke nyt og kreativt i forhold til egen arbejdssituation og lyst til at lade fagligheden blive udfordret. Nudging kan anvendes som konkret redskab, et kærligt puf, der kan hjælpe de ansatte med at følge deres gode intentioner. Vores handlinger er styret af viden, holdning og adfærd, og nudging kan hjælpe os til en adfærd, hvor der er overensstemmelse med den viden og de holdninger, vi har. Nudging kan eksempelvis bruges til at få de ansatte til at træffe et sundere valg ved at lade det sunde valg være det lette valg. Mål: Der skabes en innovationskultur med vægt på relationer og plads til refleksion og nytænkning Gode idéer og projekter omsættes til konkret handling, der giver effekt og merværdi for borgere, brugere/ansatte MED organisationen støtter op om og er med til at fremme innovationskulturen i Nordfyns Kommune Effektmål: Leverancer: Processen: Der tilbydes løbende kompetenceudvikling inden for innovation, herunder opnået effekt målt gennem temperaturmålingen Gennemført temperaturmåling i 2015, som viser en stigning på alle 6 parametre for en innovationskultur Evaluering af innovationsakademiet Innovationsguide og andre understøttende redskaber, som er simple og motiverer til handling Tre innovationsrum på rådhuset, som hele organisationen kan benytte Innovationsdag for MED Temperaturmåling gennemføres i 2015 Gennem god planlægning og inddragelse sikres det, at leverancerne effektmålene understøttes med fokus på implementering Årshjul Opfølgning Kommunikation Mindst 10 arbejdspladser har anvendt nudging som redskab til at fremme Fra fravær til nærvær I indsatsen Fra fravær til nærvær anvendes nudging som redskab Temamøde om nudging Nudging indlæg ved den årlige arbejsmiljødrøftelse Nudging redskaber/eksempler er

9 tilgængelige på intranettet 3. Kommunikation og implementering Det er vigtigt at MED-organisationens strategiplan udbredes i hele MED-organisationen og resten af organisationen, så der sikres ejerskab og opfølgning på de enkelte indsatsområder. Strategiplanen vil blive formidlet på følgende vis Årlig arbejdsmiljødrøftelse På den årlige arbejdsmiljødrøftelse i 2015 vil Hovedudvalget præsentere hovedtrækkende I den nye strategiplan, og der vil blive arbejdet med strategiplanen i MED-områderne. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse i 2015 afholdes i april/maj, med deltagelse af MEDorganisationen, arbejdsmiljøorganisationen samt tillidsrepræsentanter. På den årlige arbejdsmiljødrøftelse i 2016 vil der blive fulgt op på indsatsområder fra strategiplanen Roadtour Formand og næstformand fra Hovedudvalget besøger alle Område-MED, samt chefgruppen og Lederforum Orientering i Økonomiudvalget Formålet med deltagelsen er at formidle strategiplanen og sikre ejerskab, og omsætte indsatsområder og handleplanerne til de enkelte områder. Strategiplanen behandles i de respektive MED-udvalg. Via MED-referater fra møder sikres det, at MED-organisationen har kendskab til, hvordan de enkelte områder har sikret ejerskab for strategiplanen, og hvordan indsatsområder og handleplanerne er omsat til de enkelte områder Personalemøder Lederne har en vigtig rolle i at formidle strategiplanen til medarbejderne, og sikre ejerskab og medinddragelse. Gennem dialog på personalemøder skal der skabes en fælles forståelse af, at strategiplanen er en vigtig medspiller i forhold til skabe en attraktiv, samskabende og innovativ arbejdsplads. Ord og begreber fra strategiplanen skal omsættes til egne ord og indsatser. Som hjælp til dette udarbejdes der en implementeringspakke (jf. 3.7). Herudover bør repræsentanter fra MED deltage på personalemøder

10 3.4. Introduktionsarrangement for nyansatte Også på introduktionsarrangementet for nyansatte, som afholdes halvårligt, skal strategiplanen indgå, således at alle ledere og medarbejdere er bekendt med og føler medejerskab til strategiplanen Intranettet Strategiplanen formidles via intranettet, hvor den er tilgængelig i sin fulde form. Der oprettes en infotavle på Intranettet: Det sker i MED, hvor Hovedudvalget og Område- MED kan orientere om kommende punkter samt efterfølgende, hvad der i hovedtræk er blevet talt om. Gennem nyhedsformidling og information formidles de gode initiativer, der bygger på indsatsområderne, til fælles inspiration og refleksion Implementeringspakke Som hjælp til udbredelse af strategiplanen for Hovedudvalget udarbejdes spørgsmål for hvert indsatsområde. 4. Handleplan Hovedudvalget samles til seminar i april 2015 for at udarbejde en mere specifik handleplan for de enkelte leverancer. I skemaet nedenfor er listet de leverancer/handlinger der fremgår af oversigten for de 3 indsatsområder: Den attraktive arbejdsplads, samskabelse og innovation. Indsatsområde Handling Ansvarlig(e) Hvornår Den attraktive arbejdsplads: Sundhedscertificering Udbredelse, videreudvikling og evaluering af sundhedspakkerne Der er gennemført årlig trivselsmåling Kommunikation af trivselsmålingen og inddragelse af lederne Opfølgning på handleplanerne Fortsæt italesættelse af social kapital Task Force Fravær til Nærvær med fokus på nedbringelse af sygefravær og forøgelse af trivsel

11 modellen bliver benyttet i hele organisationen Sundhed, trivsel og nærvær som fast punkt i MED Justering af personalepolitikken i 2015 Katalog for kompetenceudvikling samt styring/understøtning Evaluering af MUS-konceptet Relancering af Kodeks for god voksenundervisning Lancering af ny digital APVhandleplan og løbende opfølgning på denne Udbredelse og anvendelse af den digitale platform på Intranettet for arbejdsmiljøorganisationen Arbejde målrettet med forebyggelse af arbejdsskader Samskabelse: Alle medarbejdere har adgang via log-in til Nordfyns Kommunes Intranet Principper for møder relanceres som nyhed på intranettet Alle MED-møder afsluttes med en kort evaluering af udbytte fra mødet Færre punkter på dagsorden til MED-møder, for at sikre tydeligere kommunikation og involvering Organisationsoversigt for MEDorganisationen er tilgængelig på intranettet MED-repræsentant byder nye medarbejdere velkommen, og fortæller om MED-organisationen, herunder strukturen Alle mødereferater fra MED-møder er centralt tilgængelige senest 10 dage efter mødedato Der oprettes fora på intranettet for arbejdsmiljø og innovation til erfaringsudveksling og debat Arbejdspladsprisen evalueres og gentænkes

12 Der afholdes TRIO*- møder x antal gange om året Innovation: Innovationsguide og andre understøttende redskaber, som er simple og motiverer til handling Tre innovationsrum på rådhuset, som hele organisationen kan benytte Innovationsdag for MED I indsatsen Fra fravær til nærvær anvendes nudging som redskab Temamøde om nudging Nudging redskaber/eksempler er tilgængelige på intranettet im- Kommunikation og plementering: Nudging indlæg på årlig arbejsmiljødag Årshjul Årlig arbejdsmiljødrøftelse Indlæg om strategiplan Introduktionsarrangement for nyansatte. Indlæg om strategiplan Infotavle på Intranettet: Det sker i MED Implementeringspakke