17. marts DL-møde

Transkript

1 DL-møde DL-møde Bordet rundt og status på aktiviteter Status på økonomi Status på LF Status på udvalgsarbejde Nyt fra international Akutte problemer og andre beslutninger Evt.... 4

2 Mandag d. 17. marts kl Tilstede DL: Natascha Lermiin,Karin Madsen,Frederikke Blemings,Claus Warmdahl og Anders Kristiansen Kontor: Stefan Wachmann og SaraRønning-Bæk Referent: Sara Rønning-Bæk

3 1. Bordet rundt og status på aktiviteter 1. Introduktion af nyt DL, arbejdsopgaver, m.m. Claus: Opfordrer til at DL har en to-do liste på Sharepoint Karin: Pointerer at den kommende tid vil inkludere refleksion over procedurer og den DL. Det kommer løbende, men allerede nu vil hun gerne om opsamlinger efter generalforsamlinger og HB møder kan blive en generel procedure for DL. Til næste gang har Karin udarbejdet et udkast til kommissorium til RM ift. klager og evt. ekskludering af medlemmer, til diskussion. Det vendes kort, hvordan vi kan arbejde aktivt med at inddrage hele landet i CISV, da vi pt. har hoveddelen af vores medlemmer i Region Hovedstaden. Dette vendes igen på næste møde. Til næste møde: Med udgangspunkt i årshjulet og HB forretningsorden diskuteres fremtidige processer, fokusområder og procedurer. 2. Gennemgang og implementering af beslutninger fra HB mødet Ens ansøgningsfrist: Lokalforeningerne sidder med bolden her og kan henvende sig til sekretariatet for markedsføring. Materialer: Claus skriver til NUDD om den nye praksis ift. budget. Event-gruppe: Natascha kontakter Charlotte Fussing for det videre forløb af etablering af eventgruppe. Til næste møde: Anders præsenterer oversigt med arbejdsdeling mellem DL medlemmer (hvem følger op på hvilke udvalg) til mulig brug 2. Status på økonomi Punktet gennemgås ikke, da det netop er gennemgået på HB 3. Status på LF Intet nyt rykkes til næste møde 4. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. Der diskuteres kort, at der ved HB blev efterspurgt en større gennemgang og udskiftning på hjemmesiden, så det danner et hensigtsmæssigt overbliksbillede over nyheder, kontaktoplysninger og aktiviteter. Her kommer DL ind på, hvad hjemmesiden skal indeholde til nye/semiaktive og meget aktive medlemmer. Kontoret sørger for opdatering af kontaktoplysninger, og for at rense siden for forældede nyheder mm. Desuden fjernes træet og danmarkskortet, og disse erstattes af links. Endeligt sørger kontoret for at have ekstra fokus på at holde hjemmesiden opdateret med kommende arrangementer o.l. Datoer for weekend til arbejde med kommunikationsstrategi fastsættes under senere punkt: Visionsweekend 1. Mailsystem rotationsordning på DL-mailen

4 B: Ved henvendelser kan man svare og skrive til resten af DL, at man har taget den. Generelt tages mails ift. emne alt relateret til økonomi tages af Claus, alt relateret til JB tages af NJRs, alt relateret til internationalt tages af Anders, og resten tages af Karin. Årsskrift: Karin og Stefan gennemgår indlæggene indenfor to uger, og sætter det op. 5. Status på udvalgsarbejde Interchange er etableret igen, og de har i løbet af en uge fået styr på arbejdet igen. 6. Nyt fra international 1. Status på Regionalt Møde Anders tager derover selv og rapporterer mere til næste DL møde. 7. Akutte problemer og andre beslutninger 1. Deltager til generalforsamling i ejerlejlighedsforeningen (kontoret) tirsdag, d. 25. marts 2014, kl DL har ikke mulighed for at deltage. 2. Forsikringer RM anbefaler 3 ekstra forsikringer: Retshjælps-, erhvervsrejse- og Netbanksforsikring. B: DL beslutter at sige ja til Netbank Anders kontakter Søren og police mv. sendes til Sara. Derudover undersøger Anders Erhvervsrejseforsikring. nærmere. DL takker nej til retshjælpsforsikring. 3. Procedure for RM check af ledere mv. Lokalforeningerne er ansvarlige for at opdatere stabe, ledere, bestyrelser mv. på CISV portalen ift. administrationshold. Udvalgene skal opdatere ift. udvalg, JCs, o.l. Sara minder lokalforeninger og udvalg om at få dette gjort snarest muligt. 4. Arbejdsweekend Natascha laver en doodle og sender ud snarest. Agendaen indeholder: Årshjul DLs rolle, Forretningsorden/procedurer, samt kommunikationsplan fremadrettet. Claus og Natascha laver et udkast til en mere detaljeret agenda til næste DL-møde. 5. Strukturen af DL På Arbejdsweekenden vil DL diskutere hvordan DL bedst struktureres og køres så det understøtter foreningen. Bl.a. om det vil være fordelagtigt at foreslå en udvidelse af DL. 6. Hvordan DL er en del af HB Talt om på foregående. 7. Bevilling af porto (750 kr.) til Letter to future self fra børneby for 5 år siden. DL godkender. 8. Evt. Ekstraordinær Generalforsamling. Sara og Stefan sender mail ud til alle medlemmer senest 2 uger. inden.

5 Referat fra Ordinær Generalforsamling 14: Sara sender til DL til gennemlæsning, og herefter til Jesper Lykking og Søren Løland (tidl. Formand og dirigent hhv.), til godkendelse og underskrift. Næste DL møde d. 29. april kl.19.00