Sager til beslutning... 4

Transkript

1 Køge Boligselskab Sager til behandling på bestyrelsesmøde nr Langelandsvej 32, Køge kl Onsdag den 17. juni 2015 Sager til beslutning... 4 Pkt. 21. Forretningsorden og underskriftblad 4 Pkt. 22. Bestyrelseshonorar 5 Pkt. 23 Valg af medlemmer til formandskollegiet og KBK (Køge Boligselskabs Kulturudvalg ) 6 Pkt. 24 Valg af medlemmer til forum og styregruppe vedrørende boligsociale indsatser 7 Pkt. 25 Ny helhedsplan Pkt. 26 Mødeplan for 2015/ Pkt. 27. Byggeri ved Søndre Havn 10 Pkt. 28. Underskriftsblad 10 Pkt. 29. Eventuelt 11

2 KBS bestyrelsesmøde d. 17. juni 2015 Formandens initialer side 2 DAGSORDEN... Side Sager til beslutning... 4 Pkt. 21. Forretningsorden og underskriftblad 4 Bilag: Gældende forretningsorden... 4 Pkt. 22. Bestyrelseshonorar 5 Bilag: BL informerer Pkt. 23 Valg af medlemmer til formandskollegiet og KBK (Køge Boligselskabs Kulturudvalg ) 6 Bilag:... 6 Pkt. 24 Valg af medlemmer til forum og styregruppe vedrørende boligsociale indsatser 7 Bilag:... 7 Pkt. 25 Ny helhedsplan Bilag:... 8 Pkt. 26 Mødeplan for 2015/ Pkt. 27. Byggeri ved Søndre Havn 10 Pkt. 28. Underskriftsblad 10 Pkt. 29. Eventuelt 11

3 side 3 Selskabsbestyrelsesmøde i Køge Boligselskab Bestyrelse: Bestyrelse: Formand Martin Hoffmann Valgt af repræsentantskabet indtil 2017 Næstformand Mads Andersen Valgt af repræsentantskabet indtil 2017 Medlem Ole Lund Valgt af repræsentantskabet indtil 2017 Medlem Pia Sølyst Valgt af repræsentantskabet indtil 2016 Medlem Dennis Hedegaard Valgt af repræsentantskabet indtil 2016 Medlem Mikkel Henderson Valgt af repræsentantskabet indtil 2016 Medlem Torben Andersen Valgt af medarbejdere indtil 2017 Suppleant Ansatte: Forretningsfører: René Nielsen Øvrige: Referent: Afbud: Fraværende:

4 side 4 Sager til beslutning Pkt. 21. Forretningsorden og underskriftblad Baggrund: Gældende forretningsorden gennemgås. Endvidere skal der tages stilling til, om 1 ste suppleanten skal indkaldes til møderne fremover. Bilag: Gældende forretningsorden Beslutning Gældende forretningsorden godkendt. Suppleant indkaldes fremover.

5 side 5 Pkt. 22. Bestyrelseshonorar Baggrund: I henhold til gældende lov kan der udbetales et bestyrelseshonorar eller tabt arbejdsfortjeneste for et samlet beløb på kr. Første 100 lejemålsenheder x 68,86 = 6.886,00 Øvrige lejemålsenheder 1641 x 41,91 = ,31 Samlet maks honorar = ,31 Bestyrelsen kan dog beslutte, at honoraret reguleres i takt med lønindeks for den private sektor. Med indeks for 2. kvartal 2009 = 116 som basis. Indeks for 2. kvartal 2014, som har virkning for 2015 regnskabet = 125,90 Samlet indekseret honorar = kr ,53. I øjeblikket udbetales der alene et honorar til formanden på kr ,-. Bilag: BL informerer 4214 Beslutning Mads Andersen foreslog en ændring af honorarudbetaling: Formand skal have udbetalt kr årligt Medlem skal have udbetalt kr årligt I alt kr årligt Udbetaling: Medlemmer 1 gang årligt i december. Formand aftales med forretningsføreren.

6 side 6 Pkt. 23 Valg af medlemmer til formandskollegiet og KBK (Køge Boligselskabs Kulturudvalg) Baggrund: Formandskollegiet er vedtægtsbestemt 15. Formandskollegiet består af 2 fra hver afdelingsbestyrelse samt 3 udpeget af boligorganisationens bestyrelse, hvoraf mindst 2 skal være valgt af beboerne. Stk. 2. Formandskollegiet indkaldes i august måned. Mødet indkaldes af de af boligorganisationen udpegede medlemmer. På mødet drøftes og indstilles til organisationsbestyrelsen fordeling af midler fra egen trækningsret fra landsbyggefonden. Der aftales det kommende års ordinære møder med angivelse af dato og klokkeslæt. Stk. 3. Formandskollegiet er et forum, hvor der debatteres fælles anliggender mellem boligorganisationen og dets afdelinger, samt fælles anliggender afdelingerne imellem. Selskabsbestyrelsen skal vælge 3 medlemmer, hvoraf mindst de 2 skal være beboere. KBK har tidligere fungeret som et udvalg til arbejde med kulturelle og sociale aktiviteter på tværs af afdelingerne. I de senere år har der kun været 3 arrangementer: Sct. Hans bål som arrangeres af helhedsplanen, men betales af KBS. Tysklandstur for pensionister, arrangeret af selskabet formand. Juletræsfest arrangeret af et medlem udpeget på bestyrelsen. Bilag: Behandling: Formandskollegiet: Martin Hoffmann, Mikkel Henderson og Pia Sølyst blev valgt. KBK: Det blev besluttet at nedsætte et aktivitetsudvalg, der forestår fælles arrangementer. Bestyrelsen vælger 3, og der suppleres op på formandskollegiet. Pia Sølyst, Ole Lund og Dennis Hedegaard valgt for selskabet.

7 side 7 Pkt. 24 Valg af medlemmer til forum og styregruppe vedrørende boligsociale indsatser Baggrund: Udpegelse af et medlem til Det politiske koordinationsforum for boligsociale indsatser i Køge Forummet koordinerer den samlede boligsociale indsats i Køge, herunder den fælles helhedsplan. Forummet består af en politiker fra hver af de politiske partier i Køge byråd, politiet, samt en udpeget fra hver at selskaberne i helhedsplanen. De øvrige selskaber har valgt afdelingsformændene fra afdelingerne i helhedspalen. Køge Boligselskab har hidtil valgt selskabets formand, fordi det er selskabet i KBS der betaler og koordinerer den samlede boligsociale indsats i Køge og har fundet det vigtigt, at det var selskabet, der repræsenterede, når vi taler om en samlet boligsocial indsats i Køge. Udpegelse af to medlemmer til den lokale styregruppe i Hastrupparken. Den lokale styregruppe består af 2 udpeget af selskabet, 2 udpeget af bestyrelsen i HP, samt 2 valgt af beboerne i HP: Behandling: Bilag: Beslutning: Formand Martin Hoffmann indtræder i det politiske koordinationsforum og i den lokale styregruppe for Hastrupparken. Pia Sølyst fortsætter i den lokale styregruppe for Hastrupparken.

8 side 8 Pkt. 25 Ny helhedsplan Baggrund: På sidste møde i selskabsbestyrelsen drøftede man, at det ville være en god ide, hvis de øvrige afdelinger i KBS også kunne modtage tilsvarende tilbud, som Hastrupparken modtager via helhedsplanen. Den løsning der blev drøftet var, at vi skulle give tilskud til helhedsplanen til en fast boligsocial medarbejder i helhedsplanen samt ansætte en i KBS til de øvrige afdelinger. På mødet i styregruppen for den nuværende helhedsplan har vi drøftet hvordan man kunne inddrage flere afdelinger end de nuværende fire. (Styregruppen består af 1 embedsmand fra hvert selskab samt 1 fra kommunen. Vi har ansvaret for at økonom og målsætninger følges i Helhedsplanen.) Et forslag kunne være en samlet helhedsplan for Køge: KAB/DAB, der deltager med Ellemarken i dag, udvider sine afdelinger med de store afdelinger fra Herfølge. Boligselskabet Sjælland, der deltager med Karlemoseparken, udvider til også at omfatte Borup. Lejerbo deltager med Søparken og ønsker forsat kun at deltage med denne afdeling. Køge Boligselskab deltager med Hastrupparken, udvider til at omfatte alle afdelinger. Økonomi: I dag betaler vi ,- årligt , Osama = ,- Ny fælles helhedsplan ,- plus egen boligsocial medarbejder ca ,- = ,- Ny samlet Køge helhedsplan ,- = ,- Fordelen ved en samlet helhedsplan, hvor vi indgår med alle afdelinger, er følgende: Helhedssekretariatet vil blive større, det vil medføre flere aktiviteter Alle vores afdelinger vil kunne deltage i aktiviteterne Alle vores beboere vil kunne modtage rådgivning fra helhedsplanen Vi vil kunne trække på helhedspalen til vores egne aktiviteter Erfaringsudveksling med flere afdelinger i Køge Bestyrelsen skal tage stilling til hvilken model, der skal arbejdes videre med. I forbindelse med den nye helhedsplan skal der være en workshop i oktober, hvor hvert selskab kan stille med 3 beboerdemokrater og 2 ansatte. Bestyrelsen skal vælge 3 til at deltage. Behandling: Bilag: Beslutning: Formanden fremlagde sagen. Der arbejdes videre med en Køge Helhedsplan. Martin Hoffmann, Pia Sølyst og Dennis Hedegaard deltager i workshop.

9 side 9 Pkt. 26 Mødeplan for 2015/2016 Baggrund: Bestyrelsen vedtager altid på det konstituerende møde en mødeplan for det kommende år, samt drøfter, om der skal være større møder og særlige sager til debat i løbet af året. Der skal afholdes 4 årlige ordinære møder om året i henhold til den vedtagne forretningsorden. Forslag til mødeplan: Budgetmøde september 2015 torsdag Ordinært møde november 2015 mandag Ordinært møde februar 2016 onsdag Regnskabsmøde maj 2016 mandag Repræsentantskabsmøde 2016 torsdag August møde i formandskollegiet 2015 mandag Beslutning: Mødeplan vedtaget.

10 side 10 Pkt. 27. Byggeri ved Søndre Havn Beslutning: Pkt. 28. Underskriftsblad Baggrund: Boligorganisationen og dens enkelte afdelinger forpligtes ved underskrift, enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand i forening med forretningsføreren. Behandling: Beslutning: Underskrevet.

11 KBS bestyrelsesmøde d. 17. juni 2015 side 11 Formandens initialer Pkt. 29. Eventuelt Underskrift af protokollen I henhold til forretningsorden for bestyrelsen underskrives protokollen af alle bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i bestyrelsesmødet.

12 Pkt. 21 Gældende forretningsorden Forretningsorden for Køge Boligselskab 1. Stk. 1. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, 6 beboere valgt på det ordinære repræsentantskabsmøde, og 1 valgt af de ansatte i selskabet. Stk. 2. Bestyrelsen afholder 4 ordinære møder om året. Bestyrelsen indkaldes af formanden, eller i dennes fravær næstformanden. Ekstraordinært møde kan indkaldes hvis formanden eller 2 af selskabets bestyrelsesmedlemmer begærer dette, med angivelse af emne for mødet, møderne indkaldes så vidt som muligt skriftligt med mindst 1 uges varsel. Hvert år på bestyrelsens første møde efter det ordinære repræsentantskabsmøde, aftales de ordinære møder med angivelse af dato klokkeslæt. Derudover udpeger bestyrelsen repræsentanter til nedsatte udvalg mv. som bestyrelsen er repræsenteret i. Regnskabsmøde afholdes senest 6 mdr. efter regnskabets afslutning. På det årlige regnskabsmøde behandler bestyrelsen bestyrelsesforhold, regnskab, revisionsprotokollat, årsberetning og driftsforhold. Budgetmøde for næste år afholdes inden 3 måneder før regnskabsårets udløb. På det årlige budgetmøde behandler bestyrelsen punkternes budget og driftsforhold for henholdsvis hovedselskabet og samtlige afdelinger. 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et selskabsbestyrelses møde, meddeles dette til formanden inden mødets afholdelse. I referatet anføres for hvert enkelt møde hvilke medlemmer, der har været tilstede og hvilke, der har været fraværende. 3. Dersom et medlem senest 8 hverdage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne på dagsordenen. Formanden foranlediger, at der senest 5 hverdage inden et ordinært møde afholdes, udsendes en kommenteret dagsorden til bestyrelsesmedlemmerne, samt alle relevante bilag for sagernes bedømmelse. Dagsordenen opdeles i en åben og lukket dagsorden efter forslag fra formanden. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang bestyrelsesmedlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet. 4. Stk. 1. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 2. Formanden og i dennes forfald næstformanden, leder møderne. Vedkommende træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedr. forhandlingernes ledelse, samt

13 iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer F/NF de punkter om hvilke, der skal stemmes. Stk. 3. Sagerne behandles i den rækkefølge, som mødelederen, formanden, bestemmer og kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Bestyrelsen afgør dog, i hvilen rækkefølge sagerne skal behandles hvis 2 medlemmer fordrer afstemning herom. 5. Dersom bestyrelsen finder at en sag bør overvejes i et særligt udvalg, nedsættes et sådant med det antal medlemmer, som bestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde. Der vedtages endvidere et kommissorium og de økonomiske rammer, som udvalget skal arbejde efter. 6. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesser i en sag er af en sådan beskaffenhed, at vedkommende er udelukket fra at deltage i bestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet. Hvorimod m/k ikke er afskåret fra at deltage i bestyrelsens behandling og afstemning om hvorvidt m/k skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling. Stk. 2. Et medlem skal underrette bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet. 7. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under disse. 8. Alle afstemninger afgøres ved alm. stemmeflerhed. Ved personvalg gælder absolut flertal af de afgivne stemmer. Opnås sådant flertal ikke ved første afstemning, foretages ny afstemning mellem de 2 der har fået flest stemmer. Her gælder ligeledes alm. flertal. Sår stemmerne lige trækkes der lod. 9. Stk. 1. Selskabsbestyrelsens beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af bestyrelsens sekretær. Formanden tilkendegiver hvad der skal indføres. Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort ført til referat. Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det skrevne er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde værge sig ved at underskrive protokollen. Referatet udsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest 8 dage efter møde. Efter hvert ordinært møde udsendes der et nyhedsbrev til afdelingsbestyrelser, repræsentantskabet og ansatte hvori der refereres fra mødet. Endvidere er protokollerne tilgængelige for repræsentantskabet. 10. I møderne deltager foruden bestyrelsen, selskabets repræsentanter fra administrationen. 11. I de måneder hvor der ikke afholdes bestyrelsesmøder holder formanden og næstformanden møder med forretningsføreren, efter behov.

14 12. Denne forretningsorden træder i kraft den Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i 2 ordinære bestyrelsesmøder. Nærværende forretningsorden er vedtaget af bestyrelsen den og

15 Pkt. 22 BL informerer BESTYRELSESVEDERLAG FOR LEJEMÅLSENHEDER I DRIFT Forside BL informerer Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift Bestemmelserne om det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen findes i 13, stk. 1, i Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. nr af 15. december 2009 med senere ændringer. Det fremgår heraf, at det samlede årlige vederlag til bestyrelsen i et regnskabsår ikke må overstige 69,86 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 41,91 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. Bestyrelsen kan dog beslutte, at disse beløb hvert år reguleres i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik beregnede lønindeks for den private sektor med indekset for 2. kvartal 2009 = 116,0 som basis. Danmarks Statistik har opgjort lønindekset for den private sektor for 2. kvartal 2014 til 125,9. Ovennævnte 69,86 kr. og 41,91 kr. bliver ved regulering i overensstemmelse hermed til henholdsvis 75,82 kr. og 45,49 kr. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Med venlig hilsen Bent Madsen / Frans Clemmesen