Praktiske oplysninger til præhospitale organisationer i forbindelse med eksternt survey

Transkript

1 Den Danske Kvalitetsmodel Praktiske oplysninger til præhospitale organisationer i forbindelse med eksternt survey Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ændringer foretaget inden ekstern survey Tjekliste til forberedelse af eksternt survey Surveyplanens elementer Efter eksternt survey... 7 Side 2 af 7

3 1. Indledning Nedenstående er supplerende oplysninger af praktisk karakter samt oplysning om, hvilke dokume n- ter der skal ligge klar til surveyteamet før eksternt survey og ved surveyets start. 2. Ændringer foretaget inden ekstern survey Eventuelle ændringer foretaget inden eksternt survey Hvis organisationen efter indsendelse af baggrundsinformationen har foretaget nogle af nedenstående ændringer, skal dette meddeles til projektleder for det præhospitale område i IKAS senest en måned før gennemførelse af eksternt survey. 1. Ændringer i organisationens navn eller ejerskab 2. Betydelige ændringer i omfang af tilbudte ydelser 3. Nye ydelsestyper 4. Betydelige ændringer i organisationens bygninger/fysiske anlæg. Ændringerne bedes markeret i den allerede udfyldte og fremsendte baggrundsinformation. 3. Tjekliste til forberedelse af eksternt survey Denne tjekliste kan anvendes til at kontrollere, om organisationen har husket alle opgaver til det eksterne survey. Emne (organisationens opgave) Forklaring Vejledning Ca. tre måneder før eksternt survey: Dokumenterne Baggrundsinformation om organisationen og Baggrundsinformationer stationer udfyldes Baggrundsinformationerne er bl.a. oplysninger om organisationen, antal akutlægebiler og ambulancer og antal stationer. Baggrundsinformationen skal benyttes til planlægning af surveyet Dokumenterne findes i Håndbog i DDKM for det præhospitale område på under afsnittet Før eksternt survey til højre under supplerende materiale. De udfyldte dokumenter mailes til IKAS til mailadressen prahospital@ikas.dk Ca. 8 uger før eksternt survey: Modtaget endelig surveyplan 4 uger før ekstern survey: Dokumentation til standarder, der Surveyplanen er et arbejdsværktøj for surveyteamet, som kan ændres af surveyteamet under surveyet. Dokumentationen omfatter dokumenter i følgende standarder: IKAS anbefaler, at såfremt surveyplanen gø res tilgængelig for organisationens ansatte, informeres de om, at surveyteamet kan ændre i planen under surveyet afhængig af fund. Listen over dokumenter, der knytter sig til indikatorer, der vurderer Side 3 af 7

4 Emne (organisationens opgave) Forklaring Vejledning sætter rammerne for organisationens ledelse, kvalitetsovervågning og forbedringstiltag, risikostyring og dokumentstyring, uploades i DDKM surveydok Ledelse Kvalitetspolitik Kvalitetsovervågning og forbedringstiltag Risikostyring Dokumentstyring forekomsten og indholdet af dokumenter findes på under afsnittet Før eksternt survey til hø jre under supplerende materiale. Inden upload af dokumenter i kundeportalen vil den akkrediteringsansvarlige i organisationen modtage en mail fra IKAS med oplysninger om kundeportalen, herunder link til portalen samt brugernavn og adgangskode. Vejledning Brugervejledning kundeportal findes under afsnittet Før eksternt survey til højre under supplerende materiale. På første survey dag: Relevante dokumenter, der gælder for organisationen som helhed, på udvalgte standarder. Øvrige dokumenter, kvalitetsovervågninger og handleplaner Surveyteamet skal have tilgang til en nogle dokumenter, der gælder for organisationen som helhed på fø rste survey dag. Disse dokumenter er knyttet til en række standarder og indikatorer. Surveyteamet skal have mulighed for at få adgang til: Oversigt over kvalitetsovervågning og resultater fra disse Handleplaner Liste over dokumenter, der knytter sig til indikatorer, der vurderer forekomsten og indholdet af dokumenter, findes på under afsnittet Før eksternt survey til hø jre under supplerende materiale. I dokumentets hø jre kolonne fremgår hvilke dokumenter, der skal være tilgængelige på fø rste surveydag. Organisationen kan vælge, at dokumenterne er tilgængelige elektronisk (intranet eller internet) eller i papirform. Øvrige dokumenter skal kunne forevises surveyorne på forlangende, fx ved at en ressourceperson fremfinder dokumentet på organisationens intranet eller lignende. Dette skal kunne ske når som helst under surveyet. Det vil sige i tilslutning til interviews, under traceraktiviteter og ved surveyornes møder inden afslutning af det officielle dagsprogram. Arrangeret mødelokale og forplejning Organisationen stiller et mødelokale til rådighed for surveyteamet med en internetadgang og mulighed for nødstrøm til hver surveyor, som selv medbringer pc. Surveyor medbringer selv en pc med 3G-kort, som kan opnå forbindelse til internettet, men det vil være en stor fordel, at surveyteamet får adgang til en fast eller Side 4 af 7

5 Emne (organisationens opgave) Forklaring Vejledning Organisationen sø rger for surveyteamets forplejning, mens de er i organisationen. Forplejning uden for organisationen samt logi arrangeres af IKAS. trådløs netværksforbindelse, da en mobil bredbåndsforbindelse er mindre stabil og har mindre kapacitet. Sikret at der er stifindere til rådighed En stifinder er en person, som kan være surveyoren behjælpelig med at færdes i organisationen og tilknyttede enheder. Der skal være 1 stifinder pr. surveyor. Arrangeret transport mellem enheder Den ansvarlige for akkrediteringen i organisationen er til rådighed Efter eksternt survey: Sagsbehandlingsforløb I præhospitale organisationer med flere enheder skal surveyorne besø ge et udvalg af disse. Organisationen kan stå for transporten, eller surveyorne kan benytte taxa. Organisationens ansvarlige for akkreditering skal stå til rådighed for surveyteamet under hele surveyet. Når surveyet er gennemført, følger et sagsforløb på seks uger. Der er i denne periode en række tidsfrister og et forventet tidspunkt for behandling i Akkrediteringsnævnet mv. der er vigtige for organisationen Kortlægning af kørselsbehovet og formen sker i et samarbejde mellem organisationen og IKAS på statusmødet før eksternt survey. På IKAS hjemmeside under Deltagere i DDKM, Præhospital bliver der løbende opdateret aktuelle sagsbehandlingsforløb 4. Surveyplanens elementer Nedenstående er en gennemgang af elementer under survey. Surveyteamets ankomst Organisationen anviser lokale, pc, inter og evt. intranetadgang og hjælper surveyorne i gang med at få adgang til organisationens dokumentation. Indledende møde med den præhospitale organisation Surveyorne vil allerede under det indledende møde med organisationen stille uddybende spørgsmål, og surveyet begynder her. Teammøde forberedelse til traceraktiviteter Ved teammødet foretager surveyoerne den nødvendige gennemgang af dokumenter, så de får et billede af organisationen før traceraktiviteterne påbegyndes. Herefter kan traceraktiviteterne påbegyndes. Side 5 af 7

6 Planlagte interviews Organisationen udvælger en deltagerkreds, som er repræsentativ for organisationen i relation til formålet med interviewet, men ikke nødvendigvis således, at alle organisationens implicerede personer er til stede. For nærmere beskrivelse af formål, indhold og deltagerkreds angivet for de enkelte interviews, se Oversigt over planlagte interviews i højre side under supplerende materiale under afsnitte Før eksternt survey i håndbog i DDKM for det præhospitale område, 2. version. Traceraktivitet Traceraktivitet i surveyplanen kan indeholde forskellige aktiviteter og udvælges af surveyteamet. Det er surveyteamet, som beslutter, om den afsatte tid til traceraktiviteter skal bruges til at trace, beskrivelse af fund, eller andet. I traceraktivitet kan aktiviteten være: Patienttracer, hvor et bestemt patientforløb følges gennem flere enheder Systemtracer, hvor en bestemt proces (fx medicinering) undersøges i flere enheder Modificeret systemtracer, hvor der besøges én enhed for at belyse et udvalg af processer Traceraktiviteter skal belyse implementeringsgraden i organisationen. Traceraktiviteterne skal også bruges til at belyse den lokale opfyldelse af de indikatorer, der vurderer kvalitetsovervågning. Interviewene skal have sigte på at afdække, hvorledes organisationens systemer fungerer. Teammøder Under survey benyttes teammøderne til at give det samlede surveyteam overblik over, hvilke indikatorer og enheder der på nuværende tidspunkt er afdækket. Teammøderne anvendes ligeledes til at planlægge, hvilke enheder der skal besøges næste dag, og hvilke indikatorer der særligt skal være i fokus samt valg af tracere. Frokost Frokosten er en arbejdsfrokost og afholdes uden deltagelse af organisationen. Opfølgning på fund Surveyteamet kan her følge op, hvis de har behov for at tale med yderligere medarbejdere eller ledere, eller hvis de har behov for at se yderligere dokumenter. Feedback til organisationen Ledende surveyor er mødeleder. Surveyteamet giver en tilbagemelding til organisationen om de fund, de har gjort under survey i relation til de enkelte standarder. Side 6 af 7

7 5. Efter eksternt survey Organisationen modtager en mail med et link til et spørgeskema til evaluering af akkrediteringsprocessen. Side 7 af 7