Håndbog for Frivillige i M.G.U. Fitness.

Transkript

1 Håndbg fr Frivillige i M.G.U. Fitness. 1

2 Håndbg fr frivillige i M.G.U. Fitness. Indhld: Indhld.. s. 2 Medlemskab: Indmeldelse af nye medlemmer, genindmeldelse m.m.. s. 3 Nøglekrt s. 5 Serviceflk. s. 7 Rengøring s. 8 Indr-cycling... s. 9 Styrketræning.... s. 11 Retningslinjer fr styrketrænings-instruktører i M.G.U Fitness s. 13 Intrtime til nye medlemmer.. s.14 Vedligehldelse af viden.. s. 16 Intrduktin til nye styrketræningsinstruktører. s. 17 Styrketræningsinstruktører: vagter, sygdm g ferie. S. 18 2

3 Indmeldelse af nye medlemmer: Indmeldelse: Fregår ved at møde p i centret på det anviste tidspunkt fr indmeldelser. Ansvarlig fr indmeldelse: Inga Odefey Arbejdspgaver Prcedure ved indmeldelse: Indmeldelsesblanket udfyldes af det nye medlem Blanketten gøres færdig med priser mv. Alle medlemskaber starter enten til d. 1 eller 15 i måneden. Der aftales tid fr intrtime Der gives instruktin i: Betaling Hvad der skal ske på intrtimen Det nye medlem får udleveret den nederste slip af indmeldelses-blanketten Blanketten sættes i mappen Data på medlemmet skrives i medlemslisten på pc. Nøglekrt gøres klar til intrtime (udleveres først ved selve intrtimen) Intrtimeaftalen skrives på instruktørugeplanen Prcedure ved genindmeldelse: (efter afbrudt medlemskab) Medlemmet pdateres på medlemslisten med de nye dater. Ny pris sættes i beløbsfeltet. Og betaling ja/nej slettes. Nyt nøglekrt laves / gammelt nøglekrt pdateres. Intrtime tilbydes hvis der ønskes nyt prgram. Brtkmst af nøglekrt Udlevere nyt adgangskrt ved persnligt fremmøde g betaling af gebyr. Andre pgaver: Opdatering af instruktør ugeplanen Pauser i medlemskab registreres i databasen. 3

4 Mapper: Indmeldelse indehlder: Tmme indmeldelsesblanketter Udfyldte indmeldelsesblanketter Returnerede nøglekrt. Nøglekrt i ber. Medlemslisten på PC: Alle data skrives på listen. Husk altid markering i længde af medlemskab g udløbsdat. Udløbsdat skrives: År.Måned.Dat. f.eks Aktive medlemmer har srt farve Ikke aktive medlemmer har Rød farve Brtviste medlemmer har Lilla farve. Frnyelse af medlemskab: Ansvarlig: Helle Birck Arbejdspgaver Krt før medlemskabet udløber, sendes en mail eller brev til medlemmet med pfrdring til frnyelse af medlemskabet. ( kpi af brevet findes på databasen i cmputeren. ) Den ansvarlige følger p på betalinger via netbank, g pdaterer en liste med hvem der frlænger g hvem der ikke har frlænget. Når der mdtages en liste med alle medlemmer laves en kpi, hvr alle frivillige, samt udmeldte medlemmer slettes Derefter laves en klnne, sm kaldes ny slutdat i en klnne lige efter den første slutdat. Derefter srteres medlemmerne efter klnnen slutdat Medlemmer m har ca. 2-4 uger tilbage af medlemskabet sendes en påmindelse til. Der laves et strt X i feltet ny slutdat, g tidligere betalinger slettes Opkrævningsliste laves ca. hver 14. dag På netbank findes nye betaliner under psamlingsknt knvertibel. Derefter går man ind g finder de indbetalinger, sm gamle medlemmer har indbetalt. Når medlemmet har betalt, bliver alt teksten fr den pågældende farvet mørk grøn. Ud ver det skrives den nye slutdat i feltet fr ny slutdat, samt hvr meget den pågældende har betalt i rubrikken betaliner. Denne liste sendes med jævne mellemrum til den ansvarlige fr betalinger. Minimum 2 gange pr. måned. 4

5 Betalinger: Ansvarlig: Birgitte Nørskv Pedersen Arbejdspgaver: Der tjekkes jævnligt m nye medlemmer / genindmeldte medlemmer har indbetalt deres kntingent g indmeldelsesgebyr. Dette gøres via netbank. Medlemslisten på pc. pdateres med JA i betaling. Der skal sendes reminder ud til medlemmer, sm ikke betaler til tiden. (gøres først 1 uge efter deadline) Der mdtages liste fra den ansvarlige fr frnyelse af medlemskab. Ud fra denne liste pdateres medlemslisten på pc med frlængede medlemskaber g udmeldte medlemmer. Udmeldte farves røde Husk at slette markeringen i længde på medlemskab. De udmeldte medlemmers træningsprgrammer tages ud af henhldsvis herre g dame-mappen Der sendes en liste til den ansvarlige fr nøglekrt fr at få krt spærret. Bghlderifunktin: Ansvarlig: Lisbeth Jørgensen Arbejdspgaver Betaling af regninger Overførsel af udlæg Andre betalinger / verførsler. Bgføring af pster i Cnventus Overførsel af indtægt fra skleje til Fusin Sprt Gøres altid til månedsskifte. Pengene fra pengekassen sættes ind på vres knt i Handelsbanken Alle regninger, bilag mv. lægges i mappe i aflåst skab til Bghlderen. 5

6 Nøglekrt: Udleveres ved første instruktin. Skal altid anvendes ved adgang til centret gså selv m døren er åben eller man følges flere ad. Vi kan på den måde finde frem til, hvem der har været i centret hvrnår. Nøglekrtet er persnligt g må ikke lånes ud. Misbruges krtet bliver medlemmet ekskluderet fra MGU Fitness. Opdatering af nøglekrt: Gøre nye krt klar til bruge medlemsnummer påklistres med dym Sladrehanken (lgbg ver alle døråbninger) kan pdateres ved behv Udmeldte medlemmers nøglekrt spærres listen mdtages fra ansvarlige fr betalinger Opdatering g vedligehldelse af PC g andet teknisk udstyr ad hc Prblemer ved nøglekrt: Medlemmet kan henvende sig til den ansvarlige fr indmeldelser på indmeldelses-aftner fr at få prblemet løst. Eller krtet lægges til den ansvarlige fr indmeldelser. Der aftales, hvrdan krtet leveres tilbage til medlemmet. Nøglekrt brtkmmet: Nyt nøglekrt udleveres ved kntant betaling sm anført (pr. 19. nv 2010 kr. 50,00) Ved udmeldelse vil vi gerne have nøglekrtet retur 6

7 Serviceflk: Arbejdspgaver: Servicegruppen udfører check på cykler g maskiner Opslagstavlen i centret benyttes af medlemmer g instruktører til at give beskeder til servicegruppen. Alle maskiner efterses jævnligt mindst én gang pr uge Alle maskiner hldes rene g smøres efter anvisning fra Techngym Bdy bikes efterses g smøres én gang pr. måned Evt. fejl g mangler meldes fra medlemmer, instruktører på pslagstavlen til servicegruppen, sm hurtigt retter p på dette. Frdeling af vagter: Servicegruppens vagtfrdeling hænger i centeret på pslagstavlen Sygdm g ferie: De frivillige afløser hinanden indbyrdes 7

8 Rengøring: Arbejdspgaver: Alle maskiner g spejle rengøres grundigt hver uge Gulvene støvsuges g vaskes t gange pr uge (Gulvvaskemiddel bestilles hs rengøringsgrssiten via Per i hallen Børge skal have besked) Spinningsrummet rengøres 1 gang m ugen (gulve, cykler tørres f g skl sættes i rden) De små tiletter rengøres 1 gang m uge. Der fyldes p med tiletpapir g papir i håndklædeautmaten. Køkken rengøres 1 gang m ugen Vask af klude efter behv Skema ver hvem, der har arbejdspgaverne hænger i rengøringsskabet Frdeling af vagter g krdinering: Aftales i samråd med kntaktpersn i bestyrelsen: Børge Jørgensen Kntaktpersn i bestyrelsen er ansvarlig fr, at pgaverne er uddelegeret g der er rengøringsmidler g relevant udstyr til rådighed. Sygdm g ferie: De frivillige afløser hinanden indbyrdes Børge Jørgensen tager initiativ til vagtfrdeling i ferieperider. I sklernes smmerferie reduceres antallet af rengøringer. 8

9 Indr-cycling: Instruktørerne tilstræbes at have gennemført /have planer m at gennemføre DGI s 40 timers Indrcycling instruktøruddannelse. Samarbejdsaftale med instruktører Instruktørfunktinen hs M.G.U.-Fitness indebærer: Minimum 1 times instruktørfunktin pr. uge At instruktøren følger Retningslinjer fr instruktører At instruktøren deltager i vagtplanlægningsmøder med bestyrelsens repræsentant ca. 2 gange årligt Mulighed fr fri træning samt kursustilbud Det frventes, at instruktøren er en del af M.G.U.-Fitness i minimum ét år. Afbrydes samarbejdet indenfr det første år gælder følgende: Instruktøruddannelse afviklet indenfr det sidste år afdrages m. 50 % af kursusprisen Instruktøren frventes ikke at bruge sin instruktøruddannelse i andet regi end M.G.U.-Fitness Ovenstående kan individuelt vurderes af bestyrelsen Arbejdspgaver: I den enkelte indr-cycling time er det instruktørens ansvar, at lkalet er pryddet g skraldespandene er tømt samt spritflasker er klar med indhld. Frdeling af vagter: Hldene planlægges i samråd med instruktørerne sm inviteres til planlægningsmøder i frbindelse med sæsnskifte. Kntaktpersn fra bestyrelsen er ansvarlig fr at tage initiativ til dette. Sygdm g ferie: Det er den enkelte instruktørs ansvar at finde en afløser. 9

10 SAMARBEJDSAFTALE INSTRUKTØR M.G.U.-Fitness Navn: Instruktør fr indr-cycling Pr. dat Adresse: CPR: Mail: TLF: Instruktørfunktinen hs M.G.U.-Fitness indebærer: I gennemsnit en times instruktørfunktin pr. uge At instruktøren følger Retningslinjer fr instruktører Mulighed fr fri træning samt kursustilbud Det frventes at instruktøren er en del af M.G.U.-Fitness i minimum ét år. Afbrydes samarbejdet indenfr det første år gælder følgende: Instruktøruddannelse afviklet indenfr det sidste år afdrages m. 50 % af kursusprisen Instruktøren frventes ikke at bruge sin instruktøruddannelse i andet regi end M.G.U.-fitness Ovenstående kan individuelt vurderes af bestyrelsen Mejrup, den M.G.U.-Fitness Instruktør 10

11 Styrketrænings-instruktører: Samarbejdsaftale med instruktører Instruktørfunktinen hs M.G.U.-Fitness indebærer: I gennemsnit 1 times instruktørfunktin pr. uge At instruktøren følger Retningslinjer fr instruktører Mulighed fr fri træning samt kursustilbud Det frventes, at instruktøren er en del af M.G.U.-Fitness i minimum ét år. Afbrydes samarbejdet indenfr det første år gælder følgende: Instruktøruddannelse afviklet indenfr det sidste år afdrages m. 50 % af kursusprisen Instruktøren frventes ikke at bruge sin instruktøruddannelse i andet regi end M.G.U.-Fitness Ovenstående kan individuelt vurderes af bestyrelsen 11

12 Navn: SAMARBEJDSAFTALE INSTRUKTØR M.G.U.-Fitness Instruktør fr Styrketræning Pr. dat Adresse: CPR: Mail: TLF: Instruktørfunktinen hs M.G.U.-Fitness indebærer: I gennemsnit en times instruktørfunktin pr. uge At instruktøren følger Retningslinier fr instruktører Mulighed fr fri træning samt kursustilbud Det frventes at instruktøren er en del af M.G.U.-Fitness i minimum ét år. Afbrydes samarbejdet indenfr det første år gælder følgende: Instruktøruddannelse afviklet indenfr det sidste år afdrages m. 50 % af kursusprisen Instruktøren frventes ikke at bruge sin instruktøruddannelse i andet regi end M.G.U.-fitness Ovenstående kan individuelt vurderes af bestyrelsen Mejrup, den M.G.U.-Fitness Instruktør 12

13 Retningslinjer fr styrketrænings-instruktører i M.G.U.-Fitness: Sm instruktør i M.G.U.-Fitness frventes det, at du: Er ansvarlig fr at give intrduktinstime til alle nye medlemmer gså til tidligere fitness-udøvere I intrduktinstimen rienterer m centerets regler Bærer unifrm, når du er på vagt Der må gerne trænes i unifrm, hvis du vil signalere, at medlemmerne må spørge m råd Er til rådighed fr medlemmerne, når du er på vagt Så vidt muligt deltager i instruktørarrangementer Overhlder samarbejdsaftalen Ved vagtstart hilser på alle brugere samt løbende hilser på nytilkmne Er pmærksm på medlemmernes ændrede behv fr træningsprgram Er pmærksm på hensigtsmæssig brug af maskinerne Skaber en gd g imødekmmende atmsfære Er pmærksm på defekter ved maskinerne g rienterer servicegruppen Er pmærksm på lkalernes tilstand g rydder p efter behv Tømmer affaldspser ved vagtens slutning Håndhæver reglerne i centeret Er pmærksm på evt. dpingmisbrug i centeret Ved mistanke m dpingmisbrug kntakter bestyrelsesfrmanden 13

14 Intrtime fr nye medlemmer: Rundvisning Indgang udefra (bruges kun udenfr hallens åbningstid) Husk sk tages af inden adgang til centret Indgang fra hallen Bruges når hallen har åbent Husk at tage nøglekrt med ud så du kan kmme ind igen Tiletter ved indgangen Opslagstavle Kntaktpersner til frskellige spørgsmål Bestyrelse Instruktører Serviceflk mv. Orientering m nødvendige reparatiner Ris g rs pstkassen Orientering m åbningstider g bemandingstider Åbent Bemanding se hjemmeside Gennemgang af medlemsregler Fkus på prydning af vægte mv. Afspritning af maskiner, vægte m.m. Underskrift af medlemsregler Tmme blanketter ligger i skuffe 2 Sættes i mappen: Underskrevne medlemsregler i rækkefølge efter medlemsnummer Persnlig prgramlægning Tag udgangspunkt i medlemmets ønsker fr træningen. Ønsker medlemmet ikke et persnligt prgram skal det blt vises, hvrdan man bruger de frskellige statinære maskiner på krrekt måde (fr at frebygge skader) Opret medlemmet i Exrcise Organizer (fremgangsmåde ligger i skuffe 3) Navngiv prgrammet med aktuel dat fr prgramlægningen Udskrivning af prgram g anvisning af plads i mapperne Srteres efter frnavn (sættes i plastiklmme) Infrmer m, at man altid er velkmmen til at få gennemgået / ændret / frnyet sit prgram Indr-cycling Frklar krt hvrdan man bker en cykel på Senest 2 timer før start meldes til eller fra Skleje 10 kr. 14

15 Man bør medbringe håndklæde g vand Nøglekrt udleveres Nøglekrtet findes i skabet i hvid æske. Er klargjrt i frbindelse med indmeldelse. Samme krtnummer sm medlemsnummer(vigtigt) Gør pmærksm på følgende: Nøglekrtet er persnligt Og skal vises på frlangende Nøglekrtet skal bruges inden adgang til centret Også selv m man følges 2 g 2 Misbrug af nøglekrt medfører ekskludering 15

16 Vedligehldelse g udvikling af viden: - Planlagte arrangementer fr frivillige mhp erfaringsdeling - Instruktørerne har DGI's instruktørkursus - Løbende pdatering af instruktører via kurser, besøg i andre centre, erfaringsdeling el. lign. - Instruktørerne frtsat er aktive dvs. afvikler intrtimer, lægger prgrammer samt deltager i mødeaktiviteter i freningen. - Fkus på mulighederne indenfr funktinel træning. 16

17 Intrduktin af nye styrketræningsinstruktører: Gennemgang af: Samarbejdsaftale fr instruktører herunder underskrift af aftale Retningslinjer fr instruktører Vedligehldelse g udvikling af viden Kntaktpersn til bestyrelsen. Nyhedsbreve efter bestyrelsesmøder. Udlevering af liste ver frivillige Intrduktin til Exrcise Organizer Hvrdan åbnes g lukkes døren til centret Kdning af nøglekrt til skab evt. udlevering af nøglekrt Hvr findes affaldspser, sprit, papirruller m.m. Refusin af udgift til medlemskabet Intrtime af nye medlemmer. Styrketræningsmaskiner, hvis det er nødvendigt Indhld i skabe g skuffer: diverse mapper, papirer, kalender, nyhedsmappe, sprit, klude m.m. Planlægning af vagter Børneattest udfyldes Billede til hjemmeside Unifrm 17

18 Frdeling af vagter: Der tilstræbes, at vi kan tilbyde instruktin indenfr en uge efter indmeldelse Alle hlder fri på helligdage. Vi frventer, at instruktøren i gennemsnit kan tage en instruktin m ugen afhængig af behvet Der kan i perider være behv fr instruktin fr hld. Der tages udgangspunkt i, hvad den enkelte instruktør kan tilbyde. Sygdm eller fravær: Ved sygdm er man selv ansvarlig fr at tage kntakt det medlem, man har en aftale med g få ændret aftalen. Ved planlagt ferie lægges besked til Inga Odefey i gd tid, så der ikke bkes aftaler i periden (besked kan lægges i plastlmmen i skabet eller sendes til Inga Odefey, mail: i@h-ark.dk eller tlf.: ). Inga er ikke ansvarlig fr at finde en afløser. Ferie: Det frventes ikke, at instruktøren tager vagter i sin ferie. Giv Inga besked i gd tid. I sklernes smmerferie reduceres tilbuddet m instruktiner. Smmervagtplanen planlægges i samarbejde med et bestyrelsesmedlem.. 18