ANONYME ALKOHOLIKERE DANMARK STRUKTURHÅNDBOG 2013

Transkript

1 ANONYME ALKOHOLIKERE DANMARK STRUKTURHÅNDBOG 2013 REVIDERET JUNI 2013

2

3 AA Strukturhåndbog for Danmark At bringe budskabet videre - dette ene formål har ligget til grund for ønsket om og nødvendigheden af denne strukturhåndbog for AA i Danmark. Håndbogen er et supplement til Servicehåndbogen med konkrete oplysninger om opgavefordeling, valgte tjenere, tidspunkter for rotation med mere. Håndbogen vil løbende blive tilpasset den servicestruktur, der er gældende for den del af Fællesskabet, der gælder for hele landet. Servicekonferencen har i 2004 godkendt Strukturhåndbogen og bemyndiget Servicehåndbogsudvalget til at vedligeholde den. Beslutninger, som er baseret på gruppesamvittigheden, tjener altid gruppen bedre end de beslutninger, som er taget af enkelte personer. Første udgave 2005 Revideret Opdateret juni 2013 Opdateres efter hvert møde i Hovedservicerådet Side 1

4 Indholdsfortegnelse Servicekonference... 3 Servicekonferenceformand... 3 Servicekonferenceviceformand... 4 Servicekonferenceudvalg... 5 Servicekonferencedelegerede... 7 Daglig Ledelse... 8 Daglig Ledelse (DL)... 8 Formand for Hovedservicerådet... 9 Viceformand for Hovedservicerådet Kasserer for Hovedservicerådet Sekretær for Hovedservicerådet Hovedserviceråd Hovedserviceråd (HSR) Regionsvalgte Hovedservicerådsmedlemmer (12) Internationale delegerede Nordisk delegerede ESM delegerede (European Service Meeting) WSM delegerede (World Service Meeting) Faste udvalg Generelt : Arbejdsform: Beføjelser: Kvalifikationer: Mødested: Box 334 udvalg Erfaringsudvalg IT-udvalg Landsdækkende Informationsudvalg (LIv) Litteraturudvalg Servicehåndbogsudvalg Telefon og Udvalg (TEU) Økonomiudvalg AA s Hovedservicekontor Kontorkoordinator Produktion Bogsalg Bogholderi Revision Arkiv Ansvar for funktionsbeskrivelser AA Danmark Servicestruktur Side 2

5 Servicekonference Betegnelse Servicekonferenceformand Oprettet dato 1990 Valg Ansvarlig overfor Servicekonferencen vælger blandt de delegerede en formand for den efterfølgende servicekonference Servicekonferencen Yvette W Rotationsdato Servicekonferencen 2014 Formål Funktion Kvalifikationer - sikre at servicekonferencen afvikles i overensstemmelse med Servicehåndbogen - leder af Servicekonferenceudvalget - medlem af Hovedservicerådet, dog uden stemmeret - sammensætter sammen med Hovedservicerådet næste års Servicekonferences program og dagsorden Som hovedregel deltager formanden på valgtidspunktet i sin sidste servicekonference som delegeret, samt har mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed Det er hensigtsmæssigt, at den, der vælges til formand, har fungeret som viceformand Side 3

6 Betegnelse Servicekonferenceviceformand Oprettet dato 1990 Valg Ansvarlig overfor Servicekonferencen vælger blandt de delegerede en suppleant for formand for den efterfølgende servicekonference Servicekonferencen Ole K Rotationsdato Servicekonferencen 2014 Formål Kvalifikationer - at følge udvalgets arbejde med henblik på at kunne overtage Servicekonferenceformandens funktioner ved dennes forfald Som hovedregel deltager viceformanden på valgtidspunktet i sin næstsidste servicekonference som delegeret, samt har mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed Side 4

7 Navn Servicekonferenceudvalg Oprettet år Cirka ændret 2010 Formål med udvalget - at tilrettelægge og afvikle Servicekonferencen i det følgende år - at sikre kontinuitet og arbejde imellem servicekonferencerne - at styrke møderne i komiteerne - at planlægge arbejdet i komiteerne - at opfange ideer og tanker fra hele Fællesskabet Arbejdsopgaver - samle op på beslutninger, der er truffet af Servicekonferencen - vurdere forslag til Servicekonferencen, der indsendes til Hovedservicerådet - foretage indstillinger til Hovedservicerådet - udarbejde forslag til dagsorden til Servicekonferencen - udarbejde forslag til program for Servicekonferencen - udarbejde liste over ledige poster, der er på valg ved følgende års servicekonference - vedligeholde Liste over ikke realiserede servicekonferencebeslutninger og indsende den til Hovedservicerådet inden hvert møde i Hovedservicerådet sammen med rapporten til Hovedservicerådet Beføjelser - vurdere forslag og emner til workshops og kommunikere med forslagsstiller, når det er nødvendigt - foretage indstilling til Hovedservicerådet Sammensætning: Formanden for hver komite til den kommende Servicekonference Sekretæren for hver komite til den kommende Servicekonference Servicekonferenceformanden Servicekonferenceviceformanden Et medlem af Daglig Ledelse Antal medlemmer 11 Udvælgelse af medlemmer Komiteformænd og -sekretærer vælges af de enkelte komiteer til følgende års servicekonference. Valgene foregår blandt de 2. og 3. års delegerede (jævnfør Servicehåndbogen side 9) En suppleant fra hver komité til at indtræde ved formandens eller sekretærens varige forfald Rotation Side 5

8 1 år (gælder dog ikke medlemmet af Daglig Ledelse) Mødested Hovedservicekontoret, Thorsgade Forventet antal årlige møder 4-6 Nuværende medlemmer: Komiteen Medier: Formand Sekretær Suppleant Komiteen Økonomi: Formand Sekretær Suppleant Komiteen Service: Formand Sekretær Suppleant Komiteen Visioner: Formand Sekretær Suppleant Marianne N Dorte S Ingen Marie K Niels Otto H Bjarne V Ole K Ernst U D Ingen Vibeke S Eia T Thomas B Servicekonferenceformand Servicekonferenceviceformand Repræsentant fra Daglig Ledelse: 2014: Yvette W 2014: Ole K Vini V J Side 6

9 Betegnelse Servicekonferencedelegerede Oprettet dato 1995 Valgt Ansvarlig overfor Rotationsdato - de delegerede vælges af regionerne til at tjene i en sammenhængende periode på maksimalt 4 år - den delegerede kan erstattes af en valgbar suppleant, hvilket dog ikke medfører en forlængelse af den delegeredes valgperiode. Det er kun muligt at deltage i én servicekonference som suppleant. En suppleant kan altid senere vælges som delegeret med fuld valgperiode - når en delegeret har afsluttet sin fireårige periode, vil han/hun ikke igen kunne vælges som delegeret eller udpeges som suppleant, hverken for den region, som valgte vedkommende eller for nogen anden region Servicekonferencen Hvert 4. år 55 delegerede fra og valgt i de regioner, som Fællesskabet til enhver tid er opdelt i. Indbyrdes fordeling sker efter nedenstående fordelingsnøgle: Antal Formål Kvalifikationer - hver region tildeles 4 delegerede - uanset regionens størrelse - de resterende delegerede op til 55 fordeles efter simpel forholdstalsberegning ud fra de enkelte regioners antal af AA-grupper på tidspunktet for den foregående Servicekonference - ved beregningen benyttes almindelige afrundingsregler. Skulle der herved opstå ét eller flere ubesatte mandater, forårsaget af nedrundinger, fordeles dette/disse med én delegeret til hver af de største regioner, målt i antal delegerede - såfremt der opstår overskud af mandater som følge af afrundingen, reduceres dette/disse med én delegeret i hver af de største regioner, målt i antal delegerede - at deltage i Servicekonferencen og være med til at træffe de beslutninger om AA Danmark, der er henlagt til Servicekonferencen - at deltage i komiteer og afstemninger Det anbefales, at den delegerede har været ædru og aktivt med i AA- Fællesskabet i mindst 2 år Den endelige beslutning om enhver delegerets egnethed bør hvile på gruppesamvittigheden Side 7

10 Daglig Ledelse Betegnelse Daglig Ledelse (DL) Oprettet dato Valg Ansvarlig overfor Formand Øvrige medlemmer - medlemmer af Daglig Ledelse vælges af Servicekonferencen - hver enkelt kandidat præsenterer sig selv for Servicekonferencen - der stemmes enkeltvis om hver post - valgbare kandidater indstilles af Hovedservicerådet til Servicekonferencen gerne med flere kandidater til hver post. - forslag om kandidater skal fremgå af dagsordenen til et Hovedservicerådsmøde Hovedservicerådet og Servicekonferencen Tenna T (Formanden for Hovedservicerådet) Vini V J (Viceformand for Hovedservicerådet), Asgar N (Kasserer for Hovedservicerådet), Henrik R (Sekretær for Hovedservicerådet) Formål - at varetage Hovedservicerådets opgaver på daglig basis Funktion Daglig Ledelse har ansvaret for den daglige ledelse af AA Danmark samt ansvar for, at Hovedservicerådets beslutninger eller arbejdsopgaver forvaltes i overensstemmelse med AA s Traditioner. - ansvar for, at Hovedservicekontorets funktioner fungerer - ansvar for, at udvalg under Hovedservicerådet understøttes i deres arbejde - ansvar for, at der afholdes kontormøder mindst en gang om måneden med deltagelse af Hovedservicekontorets brugere - foranstalter alle indkaldelser til møder i Hovedservicerådets regi og udarbejder tilhørende dagsordener og referater - afholder møder ad hoc Medlemmer af Daglig Ledelse skal have et bredt kendskab til AA strukturen i Danmark og de tilhørende arbejdsgange, der er gældende for AA service på verdensplan Kvalifikationer Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Når et medlem har udtjent sin periode i Daglig Ledelse, kan den pågældende ikke siden vælges til at tjene i en ny periode i Daglig Ledelse Side 8

11 Betegnelse Formand for Hovedservicerådet Oprettet dato 1995 (funktionen har i praksis eksisteret siden 1989) Ansvarlig overfor Servicekonferencen og Hovedservicerådet Tenna T Rotationsdato 2014 Formål Funktion Kvalifikationer - at få Hovedservicerådet til at fungere som en helhed i henhold til vore Traditioner og Koncepter = AA s tredje arv for tjeneste - sikre at Servicekonferencens beslutninger bliver ført ud i livet - lede Hovedservicerådet - medlem af Daglig Ledelse Bør have leder- og organisationsevner Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Side 9

12 Betegnelse Viceformand for Hovedservicerådet Oprettet dato 1995 (funktionen har i praksis eksisteret siden 1989) Ansvarlig overfor Servicekonferencen og Hovedservicerådet Vini V J Rotationsdato 2015 Formål - at bistå formanden og træde i formandens sted ved dennes forfald Funktion Kvalifikationer Medlem af Daglig Ledelse Bør have leder- og organisationsevner Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Side 10

13 Betegnelse Kasserer for Hovedservicerådet Oprettet dato 1986 Ansvarlig overfor Servicekonferencen og Hovedservicerådet Asgar N Rotationsdato 2014 Formål - at varetage AA s økonomi inden for Traditionerne Funktion Kvalifikationer - udgifter betales - indtægter og udgifter bogføres i regnskabsmedie - lagersaldo føres i lagerkartotek - årsregnskaber udarbejdes - reservefond opbygges til passende niveau - følger med i gældende love - budgetforslag udarbejdes med bistand fra Økonomiudvalget - fremlægger regnskab og budget til godkendelse på Servicekonferencen - medlem af Daglig Ledelse - - kendskab til regnskab - kendskab til AA s struktur og virkemåde - kendskab til bankkonti, PC software - mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales - Side 11

14 Betegnelse Sekretær for Hovedservicerådet Oprettet dato 1995 (funktionen har i praksis eksisteret siden 1989) Ansvarlig overfor Servicekonferencen og Hovedservicerådet Henrik R Rotationsdato 2017 Formål - at sikre at kommunikation og administration fungerer Funktion Kvalifikationer - modtage og formidle informationer - varetage - sammen med kontorkoordinatoren - kontorets daglige drift - telefonpasning - postfordeling - besvarelser til offentlige myndigheder - mødeleder på Hovedservicerådets møder - medlem af Daglig Ledelse - lede kontormøderne Bør have leder- og organisationsevner Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Side 12

15 Hovedserviceråd Betegnelse Hovedserviceråd (HSR) Oprettet dato 1995 Hovedservicerådet sammensættes med to repræsentanter fra hver region, valgt af denne og godkendt på Servicekonferencen. Regionsvalgte medlemmer indtræder i Hovedservicerådet ved godkendelse Valg Formand, viceformand, sekretær og kasserer, valgt på Servicekonferencen Servicekonferencens formand, valgt på Servicekonferencen, (dog uden stemmeret) Antallet af medlemmer skal altid kunne udvides eller indskrænkes, hvis der i servicegruppen eller i Fællesskabet opstår behov herfor Ansvarlig overfor Servicekonferencen Formand Tenna T Rotation 2014 Øvrige medlemmer Rotation Region Nordjylland: Niels Chr. T 2016 Region Nordjylland: Vakant Region Midtjylland: Region Midtjylland: Region Syd: Susanne H Ernst U D Kaj C Region Syd: Poul N 2015 Region Øst: Region Øst: Jørgen B Jørn L Region Storkøbenhavn: Region Storkøbenhavn: Jens D Morten B Region Nordsjælland: Region Nordsjælland: Joan K Claus B Viceformand for Hovedservicerådet: Vinni V J 2015 Kasserer for Hovedservicerådet: Asgar N 2014 Sekretær for Hovedservicerådet: Henrik R 2017 Formål - at realisere beslutninger, der er taget af Servicekonferencen Funktion Hovedservicerådet er tilsynsførende i Danmark for Anonyme Alkoholikeres Tolv Traditioner. Som sådan har det forpligtigelse til at sikre sig, at der bliver værnet om Traditionerne samt De Tolv Koncepter for Verdensservice, og at AA-fællesskabet i Danmark forholder sig i henhold til disse. Hovedservicerådet har ansvaret for: Side 13

16 - at Servicekonferencens beslutninger realiseres, og at en rapport fremlægges ved den efterfølgende servicekonference - at informere Fællesskabet om vigtige fremskridt og handlinger, der er et resultat af beslutninger taget på Servicekonferencen, for eksempel gennem publikation i "Box 334" - administration og drift af AA s Hovedservicekontor i Danmark - trykning og publicering af AA-litteratur og brochurer, hvor det er nødvendigt med copyright og overenskomst med AA World Service Inc. (AAWS Inc.) - produktion og publicering af Box AA s hjemmeside - kommunikation med AA i andre lande, herunder med General Service Office (G.S.O) i New York - ekstern kommunikation: Forbindelse med udenforstående institutioner og virksomheder (Fængsler, hospitaler og så videre) samt medierne (presse, tv og så videre) - at uddelegere sine opgaver til udvalg, og så vidt muligt være repræsenteret i alle faste udvalg - at indstille kandidater til de valg, der er henlagt til Servicekonferencen - at udarbejde årsregnskab til godkendelse på Servicekonferencen. - at udarbejde budgetforslag på grundlag af budgetoverslag fra udvalgene og funktionerne til godkendelse på Servicekonferencen. - at være den endelige bevilgende myndighed Medlemmerne af Hovedservicerådet har mødepligt, eventuelt ved en stedfortræder Kvalifikationer Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Side 14

17 Betegnelse Regionsvalgte Hovedservicerådsmedlemmer (12) Oprettet dato 1995 Ansvarlig overfor Rotationsdato Formål Funktion Kvalifikationer Servicekonferencen 4-årig periode beregnet fra godkendelsen på Servicekonferencen - at medvirke konstruktivt til at Hovedservicerådets forpligtelser overfor Fællesskabet i øvrigt opfyldes - at sikre landsdækkende repræsentation - mødepligt ved Hovedservicerådets møder - aflægge rapport fra og til regionen - at fremføre sine synspunkter ved Hovedservicerådsmøderne og udøve sin stemmeret Erfaring fra servicearbejdet på regionsplan Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Side 15

18 Internationale delegerede Betegnelse Nordisk delegerede Oprettet dato 1989 AA Danmark vælger 2 Nordisk delegerede for en 4-års-periode. De vælges, så deres tjenesteperioder lapper over hinanden Valg For indstilling af kandidater til Nordisk delegerede gælder, at forslag skal fremgå af dagsordenen til et Hovedservicerådsmøde De Nordisk delegerede vælges på Servicekonferencen Valgbare kandidater indstilles af Hovedservicerådet til Servicekonferencen - gerne med flere kandidater til hver post Ansvarlig overfor Hovedservicerådet og Servicekonferencen Sune S Gorm T Rotationsdato Sune S ved Servicekonferencen 2014 Gorm T ved Servicekonferencen 2016 Formål - at være AA Danmarks repræsentanter i det nordiske samarbejde. Funktion Kvalifikationer - begge deltage i Nordisk Møde, som finder sted hvert år på skift mellem de nordiske lande - deltage i temamøder der afholdes i værtslandet ca. to måneder efter Nordisk Møde - som hovedregel sender AA Danmark kun en Nordisk Delegeret til hver af de øvrige nordiske landes Servicekonferencer - orientere løbende til Fællesskabet - udbrede kendskabet til det nordiske samarbejde - viderebringe oplysninger til og fra øvrige lande i Norden - aflægge rapport til Servicekonferencen Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Side 16

19 Betegnelse ESM delegerede (European Service Meeting) Oprettet dato 2002 AA Danmark vælger 2 ESM-delegerede for en 4-års-periode. De vælges, så deres tjenesteperioder lapper over hinanden med 2 år. For at sikre overlapningen kan valgperioden på 4 år nedsættes for valget af den nye delegerede Valg For indstilling af kandidater til ESM delegerede gælder, at forslag skal fremgå af dagsordenen til et Hovedservicerådsmøde ESM delegerede vælges på Servicekonferencen Valgbare kandidater indstilles af Hovedservicerådet til Servicekonferencen - gerne med flere kandidater til hver post Ansvarlig overfor Servicekonferencen / Hovedservicerådet Helle V deltager i møderne i 2011 og 2013 Bjarne T deltager i møderne i 2013 og 2015 Rotationsdato Formål Helle V ved Servicekonferencen 2014 Bjarne T ved Servicekonferencen at være AA Danmarks repræsentanter ved ESM. (Se desuden ESM s retningslinjer i Servicehåndbogen side 20) Funktion - deltage i to ESM-møder (ulige årstal), samt løbende deltage i erfaringsudveksling imellem møderne - før ESM mødet udarbejdes Landerapport for AA Danmark på engelsk og tilsvarende resumé til mundtlig fremlæggelse (engelsk). Denne rapport udarbejdes af den førstegangsdelegerede i samarbejde med den andengangsdelegerede og godkendes af Hovedservicerådet - efter ESM mødet udarbejdes rapport til hjemlandet - deltage i Hovedservicerådets møder for at bistå med erfaringer fra andre lande - udbrede kendskabet til det internationale ansvar og samarbejde. - viderebringe oplysninger til øvrige lande i ESM Kvalifikationer Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Side 17

20 Funktionsbeskrivelse for ESM Delegerede AA Danmarks European Service Meeting (ESM) Delegerede April måned i ulige år Kandidaten til førstegangsdelegeret vælges på Servicekonferencen året inden første deltagelse Marts Registreringsanmeldelser for første- og andengangsdelegerede afsendes til York Ultimo maj/ primo juni Materiale vedrørende den kommende konference i oktober måned fremsendes fra sekretariatet i York. Juli/august Arbejdet vedrørende rapporten, som skal medfølge arbejdsmaterialet til konferencen bør påbegyndes. Rapporten på engelsk, er normalt på cirka 3 sider A-4 og skal indeholde en redegørelse om forholdene i AA Danmark, og om hvad der er sket i de forløbne to år siden den seneste konference. Der skal også laves et lille resume på engelsk af rapporten, som det vil vare tre minutter at læse op på konferencen. Rapporten bør sendes til York i løbet af sommeren/sensommeren. August/ september Medio oktober Ultimo oktober/ primo november Januar i lige år Flybilletter bestilles Forberede sig på de emner, der skal behandles i den arbejdskomite og den workshop den pågældende delegerede skal deltage i på konferencen Deltagelse i konferencen i Frankfurt Der udarbejdes en fyldig rapport på dansk om deltagelsen Der aflægges mundtlig rapport på førstkommende møde i Hovedservicerådet Der udarbejdes rapport, som vedlægges materialet til Servicekonferencen, hvor den delegerede også aflægger en mundtlig rapport I hele perioden ESM-delegerede deltager i Hovedservicerådets møder - men uden stemmeret Side 18

21 Betegnelse WSM delegerede (World Service Meeting) Oprettet dato 2002 AA Danmark vælger 2 WSM delegerede for en 4-års-periode. De vælges, så deres tjenesteperioder lapper over hinanden Valgbare kandidater indstilles af Hovedservicerådet til Servicekonferencen gerne med flere kandidater til hver post Valg Det anbefales, at WSM-delegerede først har aftjent en tjenesteperiode som ESM-delegeret For indstilling af kandidater til WSM delegerede gælder, at forslag skal fremgå af dagsordenen til et Hovedservicerådsmøde WSM delegerede vælges på Servicekonferencen Ansvarlig overfor Servicekonferencen/Hovedservicerådet Henrik R deltager i møderne i 2012 og 2014 Helle V deltager i møderne i 2014 og 2016 Rotationsdato Formål Funktion Kvalifikationer Henrik R ved Servicekonferencen 2015 Helle V ved Servicekonferencen at være AA Danmarks repræsentanter ved WSM. Se desuden WSM s retningslinjer i Servicehåndbogen side 20 - deltage i to WSM-møder (lige årstal), samt løbende deltage i erfaringsudveksling imellem møderne - før WSM mødet afholdes, udarbejdes statusrapport for Danmark på engelsk og tilsvarende resumé til mundtlig fremlæggelse (engelsk). Denne rapport godkendes af Hovedservicerådet - efter WSM mødet udarbejdes rapport til hjemlandet - orientere løbende til Fællesskabet - udbrede kendskabet til det internationale samarbejde - viderebringe oplysninger til øvrige lande i WSM Mindst 5 års kontinuerlig ædruelighed anbefales Side 19

22 Generelt : Faste udvalg (ved de enkelte udvalg / funktioner kan være anført særlige beslutninger) Hovedservicerådet beslutter, hvilke udvalg der nedsættes, og udarbejder i samarbejde med udvalgene kommissorium med arbejdsopgaver, beføjelser og sammensætning til samtlige udvalg og funktioner. Personer, der ønsker at indtræde i et af serviceudvalgene, anmoder om dette til Hovedservicerådet. Udvalgene konstituerer sig med formand og næstformand og meddeler konstitueringen til Hovedservicerådet. For udvalgsformænd gælder en rotationsperiode på maksimalt 4 år. For øvrige medlemmer tilrådes udskiftning der tilgodeser såvel tilførsel af nye ideer samt fastholdelse af erfaringer. Udvalgene udarbejder oplæg til budget. Godkendelse af budget anses som godkendelse af almindelige, løbende udgifter. Udgifter til særlige arrangementer bevilges af Hovedservicerådet efter konkret ansøgning. Til hvert Hovedservicerådsmøde indsendes rapport om udvalgets arbejde. En repræsentant fra hvert udvalg deltager i Hovedservicerådsmøderne med mindre andet aftales. Hvert år indsendes rapport til Servicekonferencen. En repræsentant fra hvert udvalg deltager i Servicekonferencen. Arbejdsform: Udvalgene tilrettelægger selv deres arbejde og deres arbejdsform, som normalt vil være møder med dagsorden. Enkeltsager kan behandles via s eller telefonsamtaler, hvis udvalgets medlemmer er enige om det. Der udsendes referat med angivelse af deltagere samt beslutninger til medlemmerne af udvalget og der aflægges rapport til Hovedservicerådets møder samt til Servicekonferencen. Udvalgene kan i særlige tilfælde invitere relevante ressourcepersoner til møderne. Side 20

23 Beføjelser: Udvalgene har de nødvendige beføjelser til at udføre arbejdsopgaverne i overensstemmelse med Tolv Traditioner, Tolv Koncepter og beslutninger i AA Danmarks servicestruktur og er ansvarlige overfor Hovedservicerådet. Kvalifikationer: Den, der melder sig til at deltage i servicearbejdet, bør være indstillet på at udføre den funktion, den pågældende påtager sig, på en ansvarlig og fyldestgørende måde. Bliver funktionen for vanskelig at løse, bør den enkelte dels selv sige fra, dels være villig til at lytte til andres råd. Mødested: Møder finder normalt sted på Hovedservicekontoret i Thorsgade 59, men aftales i de enkelte udvalg. Side 21

24 Navn Box 334 udvalg Oprettet år 1988 Formål med udvalget - at udgive et landsdækkende service- og medlemsblad 6 gange om året - at producere en elektronisk udgave af samme til AA s hjemmeside. Arbejdsopgaver - indsamle stof, formidle og producere bladet - udsende bladet til grupper/abonnenter - formidle kontakt til trykker - besvare henvendelser til bladet - deltage i 6 redaktionsmøder og 6 pakkemøder om året samt i ad hoc møder Beføjelser Redaktionelt ansvar overfor indkomne indlæg, herunder også at udelade indlæg, der efter udvalgets samvittighed og ansvarlighed anses for at være upassende eller skadelig for AA som helhed Sammensætning: Antal medlemmer 8 Kvalifikationer Gerne kendskab til tekstbehandling og layout Forventet antal årlige møder Nuværende medlemmer: Arne N (Formand) - Rotation? Dan Gert K M John P Keld V Kirsten L Mogens N Susanne J Jørn L (Hovedservicerådsmedlem) Side 22

25 Navn Oprettet år 2006 Erfaringsudvalg Formål med udvalget Arbejdsopgaver Sammensætning: Antal medlemmer - at bevare mange års indhøstede erfaringer indenfor Fællesskabet - at videregive disse til de kommende generationer i Fællesskabets servicearbejde - være til rådighed med vejledning for AA i Danmark i spørgsmål om erfaringer AA har gjort såvel i udlandet som i Danmark. Erfaringerne kan være hentet såvel fra litteraturen og konferencebeslutninger som fra praktiske tiltag i nyere tid - erfaringsudvalget kan rette henvendelse til Hovedservicerådet og påpege aktiviteter eller forhold i AA Danmark, som Erfaringsudvalget finder ikke værende i overensstemmelse med Tolv Traditioner, Tolv Koncepter eller andre beslutninger i AA Danmarks forordninger eller som kan være til skade for AA Danmark som helhed Erfaringsudvalget består af 7 medlemmer. Kvalifikationer Det tilstræbes, at Erfaringsudvalget har medlemmer af begge køn og en bred repræsentation fra det geografiske Danmark Personlige kvalifikationer og erfaringer fra AA Danmarks servicestruktur vejer dog tungest Medlemmer af Erfaringsudvalget bør ikke påtage sig nye valgte tillidsposter i AA Rotation Erfaringsudvalgets formand, vælges efter rotation hvert 4. år Mødested Forventet antal årlige møder Nuværende medlemmer: På skift i forskellige landsdele 4 ordinære møder som forsøges lagt under hensyn til HSR møderne. Ad hoc møder efter behov Ib B J (Formand) - Rotation 2015 Ebbe V J Erland D Hans J A Margit G Ole N Morten B (Hovedservicerådsmedlem) IT-udvalg Side 23

26 Oprettet år 2003 Formål med udvalget - at sikre AA i Danmark den optimale IT-struktur - at udarbejde og vedligeholde guidelines til anvendelse af Informationsteknologi Arbejdsopgaver - udvikling og opdatering af hjemmesiden - visioner om fremtidige tiltag på IT området - tilbud om vejledning og rådgivning for regioner og grupper om IT - koordinere IT aktiviteterne i AA Danmark - udpege en WEB master for portalen Sammensætning: Antal medlemmer Kvalifikationer 10 (tilpasses fra 11) Viden om AA s struktur Viden om og interesse for IT Udvælgelse af medlemmer Mødested Der tilstræbes 1 medlem pr. region Webmaster for AA s hjemmeside Repræsentant for AA data Formand for udvalget Repræsentant fra Hovedservicerådet Hovedservicekontoret Forventet antal årlige møder 4-6 (efter behov) Nuværende medlemmer: Formand: Lone L Rotation 2014 Region Nordjylland: Vakant Region Midtjylland: Niels O Region Syd: Erik G Region Øst: Mogens J Region Storkøbenhavn: Frank V Region Nordsjælland: Simon S WEB-master: Niels Erik J AA Data: Hovedservicerådsmedlem Peter K Asgar N Claus B Navn Landsdækkende Informationsudvalg (LIv) Oprettet år 2001 Side 24

27 Formål med udvalget - at sikre information om Anonyme Alkoholikere til offentligheden og udadtil skabe et synligt budskab, i overensstemmelse med AA s traditioner og retningslinjer - at tilbyde støtte og rådgivning til regionernes informationsudvalg og øvrige AA-forbindelser Arbejdsopgaver - etablere og vedligeholde gode relationer til fagfolk og professionelle institutioner - etablere og vedligeholde gode relationer til medlemmer af de forskellige medier og journalister - øge kendskabet til AA programmet i offentligheden og i professionelle kredse - forestå en effektiv kommunikation med Fællesskabet omkring informationsarbejde - skabe og vedligeholde en effektiv informationsdatabase til registrering af informationsmateriale og begivenheder, så der blandt andet sikres kontinuitet i det nuværende og fremtidige informationsarbejde - udvalget kan henvise løsningen af forskellige informationsopgaver til det eller de relevante informationsudvalg i regionerne, eller i givet fald løse opgaven selv Arbejdsform - udvalget mødes 4 gange om året på skift i de forskellige regioner - mødeindkaldelse med dagsorden skal være udvalgets medlemmer i hænde senest 14 dage før mødet - ved hvert møde aftales mødedatoer og sted for de kommende 2 møder. Sammensætning: Antal medlemmer 8 Kvalifikationer Minimum 2 års ædruelighed og kendskab til informationsarbejde Side 25

28 Udvælgelse af medlemmer - hver region vælger en repræsentant - herudover vælges en formand - næstformanden vælges blandt medlemmerne Rotation 4 år Mødested Møder afholdes på skift mellem de forskellige regioner Forventet antal årlige møder 4 Nuværende medlemmer: Rotation Formand: Per B 2014 Region Nordjylland: Ole J? Region Midtjylland: Keld F 2014 Region Syd: Hans R 2016 Region Storkøbenhavn: Vakant Region Øst: Mogens J Region Nordsjælland: Simon S 2014 Hovedservicerådsmedlem: Ernst U D Side 26

29 Navn Litteraturudvalg Oprettet år 1986 Formål med udvalget - at redigere og sørge for godkendelse af oversat litteratur - sikre at AA-litteratur i form af lydbøger er indtalt i god overensstemmelse med det originale manuskript Arbejdsopgaver - foranstalte revision og opdatering af oversat litteratur - være koordinerende organ for oversættere og korrekturlæsere - videresender materialet til godkendelse i GSO i New York - indtaling af AA-litteratur - gennemlytte indtalt AA-litteratur, med henblik på rettelse af eventuelle fejl Arbejdsform Arbejdsmøder hvor vi sammenholder oversættelse med original tekst og gennem diskussion kommer til beslutninger At sikre, at AA-litteratur i form af lydbøger er indtalt i god overensstemmelse med det originale manuskript Sammensætning: Antal medlemmer 9 Kvalifikationer - tre års kontinuerlig ædruelighed - ønskeligt er fem års aktivt AA-liv - grundigt kendskab til engelsk og dansk samt flair for sprog - godt kendskab til dansk AA-sprog Rotation 2011 Mødested Forventet antal årlige møder Henholdsvis Hovedservicekontoret og i Kolding Pr. gruppe omkring Nuværende medlemmer: Michael F (formand) - Rotation 2016 Bente R Birgit J Gorm T Inger B Knud D Tenna T Kaj C (Hovedservicerådsmedlem) Side 27

30 Navn Servicehåndbogsudvalg Oprettet år 1990 Formål med udvalget - at udarbejde og vedligeholde Servicehåndbogen med gældende beslutninger om Servicekonferencen, Hovedservicerådet og udvalgene - at udarbejde og vedligeholde Strukturhåndbogen Arbejdsopgaver - ajourføre oplysningerne i Servicehåndbogen efter Sammensætning: Antal medlemmer 6 Servicekonferencen - løbende ajourføre oplysningerne i Strukturhåndbogen - være opmærksom på uhensigtsmæssigheder og ændringer i AA-Danmarks struktur - trække på erfaringer fra det internationale samarbejde - vurdere indsendte forslag og deres konsekvenser - indsende forslag til Hovedservicerådet og Servicekonferencen - vejlede i spørgsmål om servicestrukturen i Danmark - aflægge rapport til Servicekonferencen Kvalifikationer Viden om og erfaring med servicearbejde Rotation 4 år for formanden. Nuværende formand roterer ud ved Servicekonferencen 2015 Forventet antal årlige møder Nuværende medlemmer: Normalt 4-5 årlige møder Helle V (Formand) - Rotation 2015 Bente F Charlotte T Svend H Søren B A Poul N (Hovedservicerådsmedlem) Side 28

31 Navn Telefon og Udvalg (TEU) Oprettet år 2010 Formål med udvalget - at modtage og besvare henvendelser via og telefon - at formidle kontakt til lokale kontaktpersoner - at yde service til AA er om møder med videre Arbejdsopgaver - vedligeholde Håndbog for vagter - administration af kontaktpersoner - udarbejde statistik - afholde 3 erfaringsudvekslingsmøder Arbejdsform Sammensætning: Telefonvagten åben fra 8-24 alle dage vagt tilstræber at besvare inden 24 timer Formand 6 regionsrepræsentanter 4 vagtkoordinatorer 1 Hovedservicerådsmedlem Antal medlemmer 12 Kvalifikationer - mindst 3 års kontinuerlig ædruelighed anbefales - kendskab til telefon- og vagten Mødested Hovedservicekontoret og i Jylland. Forventet antal årlige møder 2 udvalgsmøder. Nuværende medlemmer: Formand: Tom B P* Rotation 2016 Region Nordjylland: Ann S Region Midtjylland: Ernst UD Region Syd: Mogens H Region Øst: Peter Å Region Storkøbenhavn: Henrik He Region Nordsjælland: Johnny D O Side 29

32 Vagtkoordinatorer: vagten: Ole P Hjemmevagtplan: Ingerlise H Koordinatorer stedfortræder: Tom B P* Kontorvagten: Jane P Hovedservicerådsmedlem: Jørgen B *= flere funktioner Side 30

33 Navn Økonomiudvalg Oprettet år 1986 Formål med udvalget - at være rådgivende for Hovedservicerådet og Kassereren - at bistå Hovedservicerådet og Kassereren i forbindelse med: - økonomiske vurderinger - konsekvensberegninger - budget Arbejdsopgaver - bistå ved udarbejdelse af budget for kommende år og ved de - kvartalsvise budgetopfølgninger. Relevant talmateriale leveres af Kassereren, der også forelægger det udarbejdede materiale for Hovedservicerådet - foretage økonomisk vurdering og indstilling til Hovedservicerådet vedrørende indkomne ansøgninger, herunder budgetønsker fra udvalg med videre - holde sig orienteret om den økonomiske status Sammensætning: Antal medlemmer 4 I møderne deltager Kassereren for Hovedservicerådet og efter behov Revisoren Kvalifikationer - Kendskab til balanceudskrifter, erfaring med AA s økonomi - Mindst 1 års ædruelighed Mødested - Hovedservicekontoret, Thorsgade 59 3.tv København N - via - Forventet antal årlige møder 4 Nuværende medlemmer: Vakant (Formand) Marianne S Poul N Preben H Svend H Susanne H (Hovedservicerådsmedlem) Side 31

34 AA s Hovedservicekontor Thorsgade 59, 3. v København N www. anonyme-alkoholikere.dk E-post: TUaa@anonyme-alkoholikere.dkUT Tlf.: AA s Vagt-telefon Åben alle dage fra kl AA s vagt TUkontakt@anonyme-alkoholikere.dkUT Kontorfunktioner Funktionsbeskrivelser Kontorkoordinator - telefontid mandag til fordeling af indgående post - arkivering af breve, regnskaber - administrering af nøgler - administration af mødelokalet i Thorsgade - administrering af KRIM-ordningen - kontorhold (indkøb af kaffe og andre fornødenheder), rengøring, vinduespudser, vedligehold lokaler, blomster, vasketøj - praktisk arrangement af møder, herunder indkøb af forplejning, borddækning og oprydning ved Hovedservicerådsmøder, Kontormøder, møder i Daglig Ledelse med flere - nytårshilsener - servicekonferencen: Indlogering, aftaler med stedet hvor Servicekonferencen afholdes. - deltagelse i møder: Daglig Ledelse - Kontormøder - Hovedserviceråd - Servicekonferencer - ad hoc udvalg - vedligeholdelse af arbejdsbeskrivelser - samarbejde med andre funktioner Side 32

35 Produktion - trykning af mødelister - vedligehold af trykkeriet - indkøb af forbrugsmaterialer til kopimaskiner - service af kopimaskiner - bestillingsarbejder (regioner, grupper) - lydbøger (produktion) - samarbejde med Litteratursalg om fakturering af bestillingsopgaver - adresseringsbreve og indstik til Box bladet - trykkeopgaver på Servicekonferencen, referat fra Servicekonferencen - deltagelse i kontormøder - trykning af håndbøger - adresseændringer fra postvæsenet (mail ugentlig) rettes på basen + Summa Summarum - deltagelse i kontormøder - vedligeholdelse af arbejdsbeskrivelser - samarbejde med andre funktioner Bogsalg - samling af lydbøger, nykommerkuverter, lægekuverter - startpakker nye grupper - samarbejde med trykkeri (Internt og externt) - indkøb af litteratur, kaffe, forbrugsvarer konto - udsendelse af al post - salg og forsendelse af litteratur - oprettelse af private Box 334 abonnenter + frieksemplarer - udarbejde budget og investeringsoversigt - lagerstyring af litteratur, status og værdiansættelse i samarbejde med kassereren - samarbejde med litteraturudvalget - telefontid/ekspeditionstid mandag og onsdag kl telefonsvarer bogsalg - kontakt til udlejer - salgsstand på landsmøder. Stand på Servicekonferencen - deltagelse i kontormøder - vedligeholdelse af arbejdsbeskrivelser - samarbejde med andre funktioner Bogholderi - kontering og bogføring af betalte bilag - registrering af indbetalinger - afstemning af bankkonti - fakturering af Box samarbejde med kassereren om rykkere - deltagelse i kontormøder - vedligeholdelse af arbejdsbeskrivelser - samarbejde med andre funktioner Side 33

36 Revision - kontrollere at Fællesskabets økonomiske transaktioner finder sted i overensstemmelse med de i Fællesskabet vedtagne retningslinjer - påse at lovmæssige krav til regnskabsaflæggelse og bogføringskrav er opfyldt - kontrollere at Fællesskabets aktiver er til stede og forsvarligt værdiansat - revidere og underskrive det af Daglig Ledelse udarbejdede Årsregnskab med revisorpåtegning over den udførte revision - aflevere en rapport (revisionsprotokol) til Hovedservicerådet over de revisionshandlinger der er udført i årets løb med eventuelle forslag til at foretage ændringer i procedure eller forretningsgange som revisionen har givet anledning til for at optimere økonomien - medvirke i dagligdagen efter behov i løsning af økonomiske spørgsmål eller sager med baggrund i forespørgsel fra Fællesskabets funktioner AA-Data Indkøb, installation og vedligeholdelse: - hardware (Server og arbejdspladser) - netværk (Router, switches m.v. til faste og trådløse netværk) - standard Software (Styresystemer og Office) - applikationssoftware (Økonomisystemer...) - inventarliste - licenser til software - etablering af WEB-server og kontakt til leverandør - samarbejde med IT-udvalg og WEB-redaktion (koordinering af opgaver) Backup funktioner: - server data - WEB data og hjemmeside - database data Administrativ databehandling: - SQL database, etablering og vedligehold hos WEB-leverandør - applikationsudvikling (pkinfo) - servicekonferencesupport (lister, labels m.v.) - servicekonferencetilmelding (formularer, lister m.v.) - AA-møde informationer - Mødelister - data til søgning af møder på nettet - elektronisk Til Daglig Eftertanke - Telefonvagtdata (personer, lister m.v.) - Kontaktpersondata (personer, lister m.v.) - administration af KRIM kort - mails og labels til diverse udsendelser (AA-møder, Funktioner, Regioner, Udvalg) - Elektronisk post - Data vedrørende andre personer i service (Regioner, Hovedserviceråd, udvalg, funktioner) Side 34

37 Servicekonferencesupport:: - anskaffelse og forberedelse af PC'er - håndtering af arbejdsdokumenter til komiteer - samkøring af resultat af komitearbejde - check ind, labels, bordkort, navneskilte, konferencemapper, stemmesedler. - optælling af grupper. G-mail funktioner Support udvalg Udarbejdelse af budget og investeringsoversigt Deltagelse i kontormøder Vedligeholdelse af arbejdsbeskrivelser Samarbejde med andre funktioner Arkiv - dokumentation af AA møder, Landsmøder, Nordiske møder, Servicekonferencer og Hovedservicerådsmøder (indkaldelser og referater) - referater og materiale fra udvalg, regionsmøder, regionsudvalg - godkendt litteratur og andet materiale - oprettelse/vedligeholdelse af bibliotek med AA litteratur - amerikansk litteratur på originalsprog - udenlandsk litteratur og anden relevant litteratur - ad hoc undersøgelser - liste over Servicekonferencebeslutninger fra årligt møde efter Servicekonferencen med kontorkoordinator med henblik på arkivering af post med videre - deltagelse i kontormøder - vedligeholdelse af arbejdsbeskrivelser - samarbejde med andre funktioner Ansvar for funktionsbeskrivelser Daglig Ledelse. Funktionsbeskrivelserne tages op hvert år efter Servicekonferencen Side 35

38 AA Danmark Servicestruktur Side 36