Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation udbud af Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer

Transkript

1 Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation udbud af Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer Kravspecifikation Nærværende Rammeaftalebilag omhandler Ordregivers generelle mindstekrav og konkurrenceparameter til de tilbudte produkter og ydelser. der alene vedrører specifikke produkter vil fremgå af tilbudslisten, Rammeaftalebilag 1.2, kolonnen Produktbetegnelse, der således er at betragte som en integreret del af den samlede kravspecifikation. Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi omkring o, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen o Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke konditionsmæssigt o Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene o Der kan ikke tilbydes alternative produkter, som ikke lever op til mindstekravene o Rammeaftalehaver garantere ved afgivelse af tilbud, at samtlige mindstekravkrav er opfyldt o Rammeaftalehaver acceptere mindstekravet ved ja/nej i nedenstående kolonne Konkurrenceparameter o Konkurrenceparameter skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. o Et konkurrenceparameter kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ikke konditionsmæssigt o Rammeaftalehavers redegørelse for graden af opfyldelse og/eller eventuelt måden for opfyldelse af Ordregivers ønsker, vil indgå i tilbudsevalueringen o Rammeaftalehaver besvarer konkurrenceparametrene ved at udfylde nedenstående dertil beregnede kolonner. Alternativt kan Rammeaftalehaver besvare det pågældende konkurrenceparameter på tilhørende bilag. I disse tilfælde skal der være tydelig henvisning til bilaget og hvor i tilbudsmaterialet bilaget findes Alle de gule felter skal udfyldes edoc nr Side 1 af 16

2 Nr. M1 Generelt Rammeaftalehaver garantere at lever op til kravene i det Medicinske Direktiv, jf. BEK 1263 af , med senere ændringer. Rammeaftalehavers accept af mindstekrav ved ja/nej M2 Anskaffelsen af Ortopædisk fodtøj og Ortopædisk fodindlæg samt tilretninger og reparationer til aflastning af foddeformitet sker ifølge 11 og 12 jf. BEK nr. 740 af 13/06/2016 med senere ændringer og jf. bilag 1 Indikationer for hjælp til Ortopædiske sko efter 11 og Ortopædiske fodindlæg efter 12. Vurdering af Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer, skal følge nedenstående prioritering M3 Bevilling af Ortopædisk indlæg eller Ortopædisk tilretning af almindeligt fodtøj går forud for bevilling af Ortopædisk fodtøj, hvis indlægget eller tilretningen i nødvendigt omfang afhjælper foddeformiteten. Bevilling af særligt fabriksfremstillet Ortopædisk fodtøj går forud for bevilling af semiortopædisk fodtøj, hvis det særligt fabriksfremstillede fodtøj i nødvendigt omfang afhjælper foddeformiteten. Bevilling af semiortopædisk fodtøj går forud for individuelt fremstillet Ortopædisk fodtøj, hvis det semiortopædiske fodtøj i nødvendigt omfang afhjælper foddeformiteten. Bevilling af individuelt fremstillet Ortopædisk fodtøj bevilges, når foddeformiteten ikke kan afhjælpes på en forsvarlig måde med nogle af de andre produkter M4 M5 Fakturering af arbejdsløn iht. Position 900 og 901 kan kun forekomme i særlige tilfælde, hvor der udføres ekstra arbejde der ikke fremgår af de definerede varelinjer på Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste til og med position 701. Der kan kun opkræves ét tillæg pr. hjemmebesøg. Tillægsprisen skal være én og samme pris, uanset tidsforbrug og afstand. edoc nr Side 2 af 16

3 Nr. Organisation og personalets faglige kvalifikationer Lokalitet og beliggenhed Rammeaftalehavers accept af mindstekrav ved ja/nej M6 Rammeaftalehaver skal have eller tilbyde faciliteter der som minimum er beliggende i Aalborg Kommune. M7 Personalet hos Rammeaftalehave der fremstiller Individuelt fremstillet fodtøj samt der fremstiller/tilretter/varetager Semiortopædisk, Fabriksfremstillet fodtøj og indlæg skal være Skomagermester uddannet efter FOH s tidligere regler eller Anden medarbejder (fx autoriseret Bandagist, fysioterapeut eller fodterapeut), der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i mindst to år og her deltaget i fodanatomi, fodpatologi og biodynamisk svarende til niveauet på fodterapeutskolen Ovenstående skal dokumenteres med CV er, for hver enkelt af de tilbudte medarbejder, der kommer til at betjene Borgerne udfyldt i Rammeaftalebilag 1.6 Medarbejder CV De fremsendte CV er skal vedrøre det personale, der er tilknyttet aftalen. CV et skal jf. Rammeaftalebilag 1.6 indeholde Grunduddannelse Videreuddannelse Erfaring Arbejdsfunktion Hvilken forretningsadresse(r) de er tilknyttet M8 Rammeaftalehaver skal give Ordregiver besked om udskiftning af medarbejdere, der betjener Ordreiver og Ordregivers Borgere. edoc nr Side 3 af 16

4 M9 Personalet der betjener Borgerne skal kommunikere på forståeligt dansk M10 På Rammeaftalehavers tilbudte forretningsadresser skal der være handicapparkering. M11 Borgeren skal have adgang til handicaptoilet på Rammeaftalehavers tilbudte forretningsadresser. M12 Rammeaftalehavers tilbudte forretningsadresse skal være tilgængelig for gangbesværede og kørestolsbrugere, og er forretningsadresse ikke beliggende i stueetage, skal der være elevator. M13 Borgeren er garanteret diskretion i forbindelse med afprøvning/måltagning i form af separate prøvefaciliteter på Rammeaftalehavers tilbudte forretningsadresse. (Der skal være tale om lukkede rum. Adskillelse ved forhæng er ikke tilstrækkeligt). Nr. Service Rammeaftalehavers accept af mindstekrav edoc nr Side 4 af 16

5 ved ja/nej M14 Rammeaftalehaver accepterer, at konsulentbistand skal stilles til rådighed for såvel Ordregivers personale som Borgere med bevilling i forbindelse med tildelte ordrer. Alle konsulentydelser skal være inkluderet i tilbudsprisen. M15 Rammeaftalehaver accepterer at orientere Borgeren om den eventuelle egenbetaling af prisdifference, der kan opstå, såfremt Borgeren ønsker en anden og dyrere løsning end den, Rammeaftalehavers fagpersonale og i sidste ende kommunen, vurderer til at være den bedst egnede og billigste - og dermed tilstrækkeligt kompenserende - løsning i forhold til Borgerens foddeformitet, jf. Servicelovens 112 stk. 1. M16 Rammeaftalehaver skal i forbindelse med udlevering af ortopædisk fodtøj og ortopædiske fodindlæg yde Borgeren råd og vejledning, f.eks. i forhold til At der i produktprisen er inkluderes justeringer, som er nødvendige for, at produktet kan fungere efter hensigten Anvendelsesmuligheder og begrænsninger Vedligeholdelse- og rengøringsanvisning M17 Spørgsmål til Rammeaftalehavers fagligt kyndige personale, fra såvel Borgere som fra Ordregiver, i forbindelse med bevilling/udlevering af ortopædisk fodtøj og ortopædiske fodindlæg, skal - uanset form (telefon eller mail) - besvares hurtigst muligt og senest arbejdsdagen efter henvendelse, med mindre andet aftales med Borgeren eller Ordregiveren ved henvendelsen. M18 Nr. Rammeaftalehaver skal ved medvirken til Borgers ansøgning om befordringsgodtgørelse i forbindelse med fremmøde på Rammeaftalehavers tilbudte forretningsadresser anføre årsagen til - og dato for - Borgerens besøg, dvs. beskrive specifikt, hvad der er blevet udført ved besøget. Blanketten skal dateres og underskrives af Rammeaftalehavers personale, gerne tilføjet firmastempel. Sortiment Rammeaftalehavers accept af mindstekrav ved ja/nej edoc nr Side 5 af 16

6 M19 Borgeren har på alle Rammeaftalehavers tilbudte forretningsadresser mulighed for at se Rammeaftalehavers fulde sortiment af fabriksfremstillet fodtøj enten i elektronisk form eller i "papir-katalog". M20 Det tilbudte ortopædiske fodtøj skal kunne leveres i forskellige skind-/læder-/materialetyper (uden merpris), så fodtøjet til enhver tid fremstilles i en kvalitet, der på bedste måde tilgodeser Borgerens foddeformitet. Dette gælder for Individuelt fremstillet og Semiortopædisk fodtøj. M21 Rammeaftalehaver skal have materialeprøver jf. M20 af de forskellige skind-/læder-/materialetyper - som Individuelt fremstillet og Semiortopædisk fodtøjer kan fremstilles i, så Borgeren kan se og røre/føle materialet og dermed vælge, hvilket materiale der fortrækkes til fodtøjet. Nr. M22 Garanti Rammeaftalehaver garanterer, at det tilbudte fodtøj er af en kvalitet, så det som udgangspunkt og ved normalt brug har Rammeaftalehavers accept af mindstekrav ved ja/nej edoc nr Side 6 af 16

7 en holdbarhed på minimum 18 måneder M23 Rammeaftalehaver garanterer, at det tilbudte fodindlæg er af en kvalitet, så det som udgangspunkt og ved normal brug har en holdbarhed på minimum 12 måneder M24 Såfremt produktet ikke umiddelbar passer/fungere, forpligter Rammeaftalehaver sig til uden beregning at sikre tilpasning/korrektion, indtil produktet passer/fungerer. Rammeaftalehaver accepterer, at såfremt der inden for 2 måneder efter udlevering og ved normal brug af " et færdigt produkt", jf. punkt 9 i Rammeaftalen, registreres fejl og/eller mangler ved fodtøjet/fodindlæggene, skal disse "straks" afhjælpes omkostningsfrit. M25 Kan fejl/mangler ikke afhjælpes, skal dette konstateres straks og nyt fodtøj/nye fodindlæg fremstilles/udleveres hurtigst muligt dog senest jf. punkt 8.1 uden omkostninger for Borgeren eller for Ordregiver. Indlæggelse eller andre omstændigheder kan bevirke, at ibrugtagning ikke sker umiddelbart efter udlevering. Såfremt Borgeren kan dokumentere dette over for Rammeaftalehaver, forlænges den angivne frist på 2 måneder tilsvarende. M26 Rammeaftalehaver garanterer omkostningsfrit at tilrette eller ombytte fodtøj og/eller fodindlæg, hvis Borgeren eller fagpersoner inden for 2 måneder efter udlevering jf. punkt 9 og ved normal brug af " et færdigt produkt", opdager, at dette er nødvendigt på grund af gener, forårsaget af forkert måltagning og/eller forkert fremstilling. Tilretning/ombytning skal i så fald ske hurtigst muligt dog senest jf. punkt 8.1 og uden omkostninger for Borgeren eller for Ordregiver, efter fodtøjet eller fodindlægget er tilbageleveret til Rammeaftalehaver edoc nr Side 7 af 16

8 Indlæggelse eller andre omstændigheder kan bevirke, at ibrugtagning ikke sker umiddelbart efter udlevering. Såfremt Borgeren kan dokumentere dette over for Rammeaftalehaver, forlænges den angivne frist på 2 måneder tilsvarende. M27 Ovenstående garanti jf. M26 og M27 skal gives ud fra Borgerens normale brug af fodtøjet eller indlægget. Ovenstående garanti finder ikke anvendelse, hvis Borgerens foddeformiteten har udviklet sig væsentligt i den nævnte periode på 2 måneder. M28 Rammeaftalehaver garanterer, at materialer og komponenter i samtlige produkter er i overensstemmelse med de til enhver tid gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt for området. M29 Rammeaftalehaver garanterer, at de materialer, der anvendes ved forarbejdning, herunder farvning, af skindet til alle typer ortopædisk fodtøj samt til fremstilling af fodtøjet i øvrigt, ikke indeholder stoffer, der er dokumenteret allergifremkaldende eller på anden måde er dokumenteret sundhedsskadelige. M30 Rammeaftalehaver garanterer, at det - såfremt en Borger, til trods for ovenstående, viser sig allergisk over for de anvendte materialer - er muligt at anvende andre processer og materialer til afhjælpning heraf. Ordregiver accepterer en tillægspris herfor, jf. Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste. M31 Tilbudsgiver garanterer, at alt særligt fabriksfremstillet fodtøj, Tilbudsgiver forhandler, er CE-mærket og dermed opfylder betingelserne i LBK nr af med senere ændringer om medicinsk udstyr. Konkurrenceparameter Nr. Organisation og personalets faglige kvalifikationer Rammeaftalehavers besvarelse til konkurrenceparameteret edoc nr Side 8 af 16

9 Lokalitet og beliggenhed (- alternativt tydelig henvisning til vedlagte bilag med besvarelsen) Rammeaftalehaver skal beskrive medarbejdersammensætningen i forhold til det fagpersonale, der skal K1 tage mål råde og vejlede fremstille, tilrette og reparere Ortopædisk fodtøj og fodindlæg udarbejde redegørelse til Ordregiver i forbindelse med ansøgningen af/til Borgerne i forhold til produktvalg. Beskrivelsen skal vedrøre det personale der kommer til at betjene Ordregivers Borgere, med reference til vedlagte CV er jf. mindstekrav M7 Hvilke fornødne kompetence fagpersonalet har Hvordan Rammeaftalehaver sikre at de opretholder de fornøden ressourcer til at kunne betjene Ordregivers Brogere jf. M7 Hvor mange års erfaring den enkelte medarbejder har med at foretage faglig vurdering, råd og vejledning af Borgeren K2 Rammeaftalehaver skal beskrive adgangsforholdene på de i tilbuddet omhandlende forretningsadresser. Beskrivelsen skal være pr. forretningsadresse og skal dokumenteres med fotos.. Hvor gode adgangsforholdene er edoc nr Side 9 af 16

10 Hvor let adgang der er uanset handicap Hvilke tiltag der er lavet i forhold til Dansk Handicap Forbunds Huskeliste for Niveaufri Adgang Rammeaftalebilag. 1.5 Hvilke andre tiltag der er lavet for at give gode adgangsforhold K3 Rammeaftalehaver skal beskrive hvilke ydelser de kan udføre på de tilbudte forretningsadresse(r) Hvilke ydelser de kan udføres på adressen Hvor mange ydelser der kan udføres på adressen K4 Rammeaftalehaver skal beskrive prøvefaciliteterne hvor Borgeren bliver konsulteret Beskrivelserne skal vedrøre de i tilbuddet omhandlende forretningsadresser Beskrivelserne skal være pr. forretningsadresse og skal dokumenters med fotos Hvor god plads der er til kørestolsbrugere Hvilke siddepladser der er til Borgeren Hvor god plads der også er til ledsager Hvilke løftepodie/løfteudstyr der er K5 Rammeaftalehaver skal beskrive hvor de har hovedforretningsadresse og hvor de har mindre forretningsadresser/satellitter og de enkelte adressens åbningstider. I hvor mange af de deltagende kommuner Rammeaftalehaver eller dennes underleverandør er tilstede Nr. Rammeaftalehavers besvarelse til konkurrence- edoc nr Side 10 af 16

11 Service parameteret (- alternativt tydelig henvisning til vedlagte bilag med besvarelsen) Rammeaftalehaver skal beskrive hvilken konsulentbistand og rådgivning, i forhold til Borgeren, der ydes Hvilken form for faglig og saglige konsulentbistand og rådgivning der er i forbindelse med valg af produkt Hvordan den bedste og billigste løsning sikres Hvilken vejledning der er i forbindelse med bruge af produktet Hvilken faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning der er til Borgeren efter udlevering af det færdige produktet K6 Hvordan tilgangen og mødet med Borgeren er Hvor meget tid der afsættes til første møde med Borgeren Hvordan den bedste og billigste løsning sikres Hvordan forventningerne til det færdige produkt afstemmes og sikres accept med Borgeren Hvor hurtig responstiden er på Borgerens henvendelse Hvordan Rammeaftalehaver tilstræber, at Borgeren følges af samme personale gennem hele fremstillingsprocessen (fra 1 møde til udlevering) Rammeaftalehaver skal beskrive hvilken muligheder der er for Faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning Undervisning, sparring og opdatering Der gives til det faglige personale i de deltagende kommuner edoc nr Side 11 af 16

12 K7 Hvor hurtig responstiden er på kommunens henvendelser Hvordan kommunens fagpersonale bliver opdateret på trends, udvikling og andre muligheder inde for området Hvordan forventningerne til det ansøgte afstemmes og sikres med kommunens fagpersonale, når der kan være spørgsmål til om det ansøgte er det bedste og billigste produkt Rammeaftalehaver skal beskrive processen med betjening af Borgeren fra den første henvendelse over fremstilling til udlevering og accept af det færdige produkt K8 Besvarelsen skal have fokus på Formål med fremmødet Hvornår fremmødet skal ske Hvor mange gange (minimum 2 gange) i processen det er påkrævet for Borgeren ved fremmøde at kommer på Rammeaftalehavers forretningsadresse edoc nr Side 12 af 16

13 Hvordan arbejdsgangen i forhold til tilpasning af Ortopædisk fodtøj efter fremstilling effektueres og effektiviseres Besvarelsen skal gives for Individuelt fremstillet Ortopædisk fodtøj, Semiortopædisk fremstillet fodtøj og fabriksfremstillet fodtøj Hvordan produktets pasform og kvalitet sikres Hvordan forløbet for Borgeren effektiviseres i forhold til at minimere antal af fremmøder Hvilke muligheder Borgeren har for at se en udgave af det aftalte Individuelt Ortopædisk Fodtøj Hvilke muligheder Borgeren har for at se en udgave af det aftalte Semiortopædiske Fodtøj K9 Nr. Rammeaftalehaver skal beskrive forretningsstedernes åbningstider og mulighed for at tilpasse åbningstiderne efter Borgernes henvendelse. Beskrivelsen skal være pr. forretningsadresse. Antallet af faste åbningsdage Antallet af åbningstimer Hvordan åbningstimerne tilpasses efter Borgernes henvendelse Hvordan åbningstiderne tilpasses for erhvervsaktive Borgere, så det er muligt at få en konsultationstid tidligere end kl eller senere end kl Kvalitet og Sortiment Rammeaftalehavers besvarelse til konkurrenceparameteret (- alternativt tydelig henvisning til vedlagte bilag med besvarelsen) K10 Rammeaftalehaver skal have så bredt et udvalg af Ortopædisk Fodtøj, der er specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer, at det kan dække alle Borgernes behov i forhold til børn af begge køn. edoc nr Side 13 af 16

14 Hvordan der sikres et bredt sortiment af Fabriksfremstillet fodtøj Hvordan der sikres nye sortimenter af Fabriksfremstillet fodtøj Hvordan der sikres et bredt sortiment af Semiortopædisk fodtøj Hvordan der sikres nye sortimenter af Semiortopædisk fodtøj Hvilke lukningsmuligheder der er for ovenstående FF og SF fodtøj Hvilke muligheder der er for forskellige hæle for ovenstående FF og SF fodtøj Rammeaftalehaver skal have så bredt et udvalg af Ortopædisk Fodtøj, der er specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer, at det kan dække alle Borgernes behov i forhold til voksne af begge køn K11 Hvordan der sikres et bredt sortiment af Fabriksfremstillet fodtøj Hvordan der sikres nye sortimenter af Fabriksfremstillet fodtøj Hvordan der sikres et bredt sortiment af Semiortopædisk fodtøj Hvordan der sikres nye sortimenter af Semiortopædisk fodtøj Hvilke lukningsmuligheder der er for ovenstående FF og SF fodtøj Hvilke muligheder der er for forskellige hæle for ovenstående FF og SF fodtøj K12 Rammeaftalehaver skal have så bredt et udvalg af Ortopædisk Fodindlæg der er specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer, at det kan dække alle Borgernes behov i forhold til børn. Det vægtes positiv Hvordan der sikres et bredt sortiment af Ortopædiske Indlæg Hvordan der sikres nye sortimenter af Ortopædiske Indlæg edoc nr Side 14 af 16

15 K13 Rammeaftalehaver skal have så bredt et udvalg af Ortopædisk Fodindlæg der er specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer, at det kan dække alle Borgernes behov i forhold til voksne. Hvordan der sikres et bredt sortiment af Ortopædiske Indlæg Hvordan der sikres nye sortimenter af Ortopædiske Indlæg K14 Rammeaftalehaver skal beskrive hvordan der sikres et bredt og tidssvarende materialeudvalg af skind-/læder-/materialetyper og lign. specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer til individuelt fremstillet fodtøj og semiortopædisk fodtøj jf. M20 Hvilke muligheder der er for valg af forskellige skind-/læder-/materialetyper (der vægtes dog med maksimum 10 forskellige materialer) Hvilke muligheder der er for valg af farve. Farver skal kunne dokumenteres på Ordregivers anmodning. K15 Rammeaftalehaver skal beskrive hvordan der sikres en kontinuerlig kvalitet og føres kontrol med kvaliteten af Ortopædisk fodtøj Ortopædisk fodindlæg Ortopædisk tilretning af fodtøj Reparation af Ortopædisk fodtøj edoc nr Side 15 af 16

16 Hvordan ovenstående udføres Hvordan ovenstående dokumenteres K16 Rammeaftalehaveriver skal beskrive hvordan der sikres en kontinuerlig kvalitet og føres kontrol med de processer der anvendes i forbindelse med fremstilling/udlevering af Ortopædisk fodtøj Ortopædisk fodindlæg Ortopædisk tilretning af fodtøj og fodindlæg Reparation af Ortopædisk fodtøj og fodindlæg Hvordan ovenstående udføres Hvordan ovenstående dokumenteres edoc nr Side 16 af 16