VEJLEDNING TIL OPFØLGNING, EVALUERING OG AFRAPPORTERING PÅ MÅLAFTALE - CENTER

Transkript

1 VEJLEDNING TIL OPFØLGNING, EVALUERING OG AFRAPPORTERING PÅ MÅLAFTALE - CENTER Guldborgsund Kommune Økonomi og IT, Styringsenheden 10. februar 2017

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING 2 OPFØLGNING, EVALUERING OG JUSTERING 2.1 INDSAMLING OG VURDERING AF DATA 2.2 JUSTERING AF BIDRAG 3 AFRAPPORTERING 3.1 BIDRAG TIL AFRAPPORTERING PÅ INDSATSEN BILAG Skabelon til opfølgningsskema til inspiration 2

3 1. INDLEDNING Centerchefen har ansvaret for, at der bliver fulgt op, evalueret og afrapporteret på bidragene til indsatserne i centrets målaftale. Det vil sige, At følge op på og vurdere om centeret når de fastsatte milepæle og den forventede effekt. At justere i bidraget, hvis opfølgning og evaluering viser, at der er behov herfor. Såfremt det ikke er muligt med justeringer at opnå den forventede effekt, skal centerchefen tage kontakt til koordinatoren for indsatsen. At afrapportere til koordinator for indsatsen på, hvordan det går med udvalgte milepæle og den forventede opnåelse af effekten. Det anbefales, at centerchefen udpeger en tovholder for centerets målaftale. Formålet med at udpege en tovholder er, at have en person i centeret som koordinerer og styrer såvel kommunikation, procesplan, opfølgning som afrapportering. Endvidere er det vigtigt, at såvel egne institutioner, de andre centre samt de enkelte koordinatorer har en person (tovholderen), som de kan kontakte hvis de har spørgsmål, har brug for sparring eller skal viderebringe information i forbindelse med målaftalerne. Nedenstående er en vejledning til, hvad man bør overveje i forbindelse med opfølgning, evaluering og afrapportering på målaftalen. Der er ikke tale om en udtømmende liste, men en oversigt, som kan lette processen. Såfremt der er behov for yderligere informationer og sparring, er Styringsenheden gerne behjælpelig. 3

4 2. OPFØLGNING, EVALUERING OG JUSTERING 2.1 Indsamling af data og vurdering De indsamlede data over parametre og milepæle danner baggrund for at vurdere, om bidraget til indsatsen har den nødvendige fremdrift og forventes at føre til de ønskede resultater og effekt. Dataene er ikke viden i sig selv, men et grundlag til at kunne analysere og evaluere, om man når de ønskede resultater og effekter. Opgave Beskrivelse Hvordan Indsamle data Indsaml de nødvendige data, som kan vise, om I har nået de fastsatte parametre og milepæle i målaftalen. Dataene skal vise, om I når den ønskede effekt, eller de resultater, som I ønsker at se på vej hen imod den ønskede effekt. Læs evt. mere om dataindsamling i: Vejledning om fastsættelse af parametre og milepæle samt dataindsamling i målaftalerne på GUFI. Vurdering Foretag en faglig kvalificeret vurdering af, om I forventer at opnå den ønskede effekt på grundlag af de indsamlede data for parametre og milepæle. Fremdrift: Vurder om der er den nødvendige fremdrift i bidraget til indsatsen, som er planlagt Undersøgende spørgsmål: Viser data, at I når de fastsatte milepæle? Kan I på baggrund heraf konkludere, at I forventer at opnå den ønskede effekt? (er parametre og milepæle gode indikatorer for, at I opnår den ønskede effekt?) Målopfyldelse: Vurder om I kan opnå den ønskede effekt Er der evt. behov for anden information? Hvis I ikke når de fastsatte milepæle, hvad er grunden til det: o Er bidrag til indsatsen implementeret som planlagt (tidsmæssigt, omfangsmæssigt m.m.)? o Er der den ønskede sammenhæng mellem bidrag og milepæle for effekten, som er forudsat i målaftalen? o Er der udefra kommende forhold og/eller andre risikofaktorer, som kan forklare, hvorfor vi ikke når de fastsatte milepæle for resultater og effekt? Til inspiration er udarbejdet skabelon til opfølgningsskema (se bilag). 4

5 2.2 Justering af bidrag Hvis vurderingen viser, at der er problemer med at opnå de ønskede resultater og effekter, skal centerchefen vurdere, om det er muligt at tilpasse bidraget indenfor centrets rammer og stadigvæk kunne opnå de ønskede resultater og effekt. Hvis dette ikke er muligt, skal centerchefen indgå i dialog med koordinator om at finde en samlet løsning mellem bidragsyderne til indsatsen. Opgave Beskrivelse Hvordan Justering af bidrag Hvis vurderingen viser, at det ikke er muligt at opnå den ønskede effekt med det nuværende bidrag til indsats, skal centret: Hvis muligt - justere centerets bidrag så centret kan opnå den ønskede effekt. Hvis dette ikke er muligt: Involvere koordinator med henblik på at finde en samlet løsning på tværs af bidragsyderne til indsatsen (og dermed stadigvæk opnå effekten for indsatsen). Involvere direktionen hvis det ikke er muligt at opnå den ønskede effekt for indsatsen Undersøgende spørgsmål: Center: Kan I ændre i måden at gøre tingene på? Inddrage ressourcer fra andre steder? Ændre i praksis, arbejdsgange, fokus m.m.? Hvis ikke, må I bringe det videre til koordinator for indsatsen samt orientere referencedirektør. Koordinator (jfr. vejledning til koordinator) Kan vi sammen finde løsninger på tværs af de bidragende centre, så vi stadigvæk opnår effekten? Er der et center, som kan hjælpe det andet center? Er der centre, som kan justere i deres bidrag? Hvis ikke, må vi bringe det videre til direktionen med henblik på at ændre i effekt, parametre og milepæle. Eller evt. i ressourcer til indsatsen. Direktion (jfr. vejledning til koordinator): Direktionen har en dialog med koordinator om at ændre i målaftalerne for centrene, Hvis det har konsekvenser for direktionens målaftale, bringes det videre til økonomiudvalget. 5

6 3. AFRAPPORTERING 3.1 Bidrag til afrapportering på indsatsen Det er vigtigt, at få forventningsafstemt med koordinator for indsatsen, hvad centret skal bidrage med i forhold til afrapportering på indsatsen. Opgave Beskrivelse Hvordan Rapportering til koordinator Centret skal forventningsafstemme med koordinator om, hvad der skal afrapporteres på vedrørende bidraget til indsatsen, herunder: Udvalgte parametre og milepæle Form, Hyppighed, Tidsfrister Koordinator sørger for at samle bidragene og udarbejde afrapporteringen til direktionen. Afrapporteringen til direktionen sker i en bestemt form og med bestemte tidsintervaller, som fremgår af Vejledning til opfølgning, evaluering og afrapportering på direktionens målaftale koordinator. Undersøgende spørgsmål: Hvad skal I levere til koordinator? Er der formkrav til afrapporteringen? Frekvens - hvor ofte og hvornår skal centeret levere? Detaljeringsniveau f.eks. afvigelser, ændringer mv. Hvornår skal koordinator orienteres f.eks. ved manglende målopfyldelse? 6

7 Opfølgningsdato _ OPFØLGNING Udfyldes for hver af effekterne i centrets bidrag i forbindelse med opfølgning. Titel Hvilken indsats følges der op på? Indsats Ansvarlig Bidrag Hvem har ansvaret for at foretage opfølgningen? Effekt Milepæle Aktuel måling Vurdering Justering/tilpasning Milepæle Aktuel måling Vurdering Justering/tilpasning 7